ORGANIZANDO DOCUMENTOS DIGITAIS NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS DO DISTRITO FEDERAL
06 de dezembro de 2011
PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Diários Associados no Distrito Federal
A APLICAÇÃO NA D.A PRESS
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 1.
Análise da estrutura organizacional, funções, macroprocessos e processos da D.A Press:
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 2.
Criação de um novo diretório no servidor S-fs1:
antigo
novo
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 3.
Construção do Plano de Classificação de todos os núcleos:
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 4.
Construção da Tabela de Temporalidade de cada um dos núcleos:
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APLICAÇÃO NO NCP 5.
Criação da nova árvore de diretórios da D.A Press no novo servidor:
Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir da data desta oficina devem ser salvos neste diretório obedecendo a esta estrutura.
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ACESSO
EXCLUSÃO
CRIAÇÃO OU RECEBIMENTO
RECUPERAÇÃO
SALVAMENTO
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SOBRE O ACESSO A DOCUMENTOS Para garantir acesso e dar segurança à informação institucional, trabalhamos com níveis de acesso que garantirão a segurança dos nossos documentos nos servidores. São eles:
Independentemente do nível de acesso, os usuários dos servidores devem possuir responsabilidade sobre todos os seus atos.
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SOBRE A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS Todos os documentos digitais devem a identidade visual da D.A Press e dos Diários Associados. Consulte o Manual de Identidade Visual da D.A Press e veja os padrões dos Diários Associados na intranet:
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SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS Os documentos devem obedecer à seguinte nomenclatura:
sigla_espécie_assunto_data
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SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS Exemplo:
dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_23set11 Se necessitar atualizar o documento no mesmo dia, utilize a terminação “_v2”, “_v3”, etc., por exemplo: dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_23set11_v2
É permitido o uso de: -Caracteres minúsculos; -Siglas institucionais; -Underline (_)
Não é permitido o uso de: -Caracteres especiais (.?“/>\<*|’º;:{}@&[]); -Acento, espaço, cedilha, abreviatura e algarismo romano -Caracteres maiúsculos
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SOBRE O SALVAMENTO DOS DOCUMENTOS Nos diretórios do servidor, os três primeiros níveis das pastas serão estáticos, ou seja, não devem sofrer alteração. Os três posteriores são dinâmicos e podem sofrer alteração de acordo com a demanda.
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SOBRE A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS A navegação nas pastas será intuitiva e de acordo com as funções e atividades da área. Se mesmo assim, não encontrar o documento, basta utilizar o sistema de busca do próprio Windows.
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SOBRE A EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS Os funcionários que possuírem perfis de administrador, serão os responsáveis por comandar a avaliação da massa documental acumulada de sua área, bem como da exclusão dos documentos que já tiverem cumprido seu prazo de guarda de acordo com a Tabela de Temporalidade.
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MASSA DOCUMENTAL DIGITAL ACUMULADA NOS SERVIDORES
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A MASSA DOCUMENTAL DIGITAL ACUMULADA NOS SERVIDORES Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir desta oficina devem ser salvos (ou migrados) para o novo servidor. Todo o legado já produzido deverá ser migrado conforme o cronograma abaixo. 3 vistorias serão realizadas para verificar o cumprimento dos prazos. 1ª: 4 de janeiro
3ª: 29 de fevereiro
2ª: 31 de janeiro
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INSTRUMENTOS Você receberá por Outlook: -o endereço eletrônico do Guia de Gestão de Documentos Digitais:
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TRABALHE MELHOR!