ORGANIZANDO DOCUMENTOS DIGITAIS NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS DO DISTRITO FEDERAL
Versão 1.0 23 de setembro de 2011
PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Diários Associados no Distrito Federal
1. 2. 3. 4. 5.
O PROJETO CONCEITOS BÁSICOS METODOLOGIA APLICAÇÃO NO NCP OFICINA PRÁTICA
PROJETO DE GESTﾃグ DE DOCUMENTOS DIGITAIS Diﾃ｡rios Associados no Distrito Federal
1. O PROJETO
PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Diários Associados no Distrito Federal
OBJETIVO Implementar no Grupo Diários Associados no Distrito Federal uma política de gestão de documentos digitais por meio de instrumentos – diretrizes, normas e padrões – que assegurem e racionalizem a produção, o acesso e a preservação de documentos confiáveis em ambiente legal.
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Visão geral do Programa
O PROJETO NO PROGRAMA MEMÓRIA DIÁRIOS ASSOCIADOS
PROJETO DE GESTﾃグ DE DOCUMENTOS DIGITAIS Diﾃ｡rios Associados no Distrito Federal
PRINCIPAIS PASSOS
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O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais. AS CONSEQUÊNCIAS • • • • •
Dificuldade de recuperação de dados, ocasionando perda de tempo e retrabalho; Perda de documentos; Documentos sem valor e/ou duplicados ocupando espaço nos servidores; Retenção de documentos pelos colaboradores e Perda da memória institucional.
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O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais. Formou-se, portanto, uma massa documental digital acumulada que ocupa cerca de
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em nossos servidores Este valor encontra-se desatualizado, pois as estatísticas foram elaboradas na fase inicial do projeto.
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2. CONCEITOS BÁSICOS
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DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO Informação em suporte físico ou digital produzida e/ou recebida por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades.
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ATIVIDADE FIM É aquela que está diretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO e COMPARTILHAMENTO E COMERCIALIZAÇÃO DE CONTEÚDO. Estas atividades geram documentos como termos de uso de conteúdo, e-mails com solicitações de clientes, pedidos de parceria, etc. ATIVIDADE MEIO É aquela que está indiretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS. Estas atividades geram documentos como currículos de candidatos a funcionários, manual de identidade visual da empresa, solicitação de compra de passagens aéreas, etc.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS Arquivo Corrente Nele, encontram-se documentos utilizados com frequência pela pessoa ou setor que o produziu ou recebeu. Devem ficar sob custódia do setor que o produziu. Arquivo Intermediário São encontrados documentos com baixa frequência de uso, mas que necessitam ser guardados para fins probatórios. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central. Arquivo Permanente Fazem parte deste arquivo, documentos preservados indefinidamente por conterem informações históricas e/ou de caráter vital para a instituição; também é conhecido como “arquivo histórico”. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
A planta-baixa do prédio de uma empresa foi fundamental no momento da construção do mesmo. Este documento, portanto, estava em sua fase corrente.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
Após o término das obras, sua guarda é fundamental para eventuais reformas, reparos e vistorias prediais. Este documento, portanto, está em sua fase intermediária.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
Supondo que a empresa mude-se para outro prédio, a guarda desta planta-baixa não terá nenhuma serventia prática, mas deverá ser guardada para preservar a história da instituição. Este documento não servirá mais para os fins em que foi criado. Estará portanto, em sua fase permanente.
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GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS São procedimentos e operações técnicas para gerir os documentos corretamente. Isso inclui sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento durante as três idades documentais.
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ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT Conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos usado para captar, gerenciar e preservar informações não estruturadas (aquelas que não estão em banco de dados).
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3. METODOLOGIA
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METODOLOGIA 5. Aquisição e implantação de uma ferramenta de ECM: métodos a definir. 4. Implementação de gestão arquivística de documentos digitais: capacitação de funcionários e organização dos acervos. 3. Levantamento da produção documental: entrevistas e diagnóstico dos servidores. 2. Análise da Estrutura Organizacional, Funções, Macroprocessos e Atividades. 1. Criação de política de gestão de documentos digitais
Projeto de Gestão de Documentos Digitais Diários Associados no Distrito Federal
METODOLOGIA 1.
Criação de política de gestão de documentos digitais:
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METODOLOGIA 2.
Análise das funções, estrutura organizacional, macroprocessos, processos e atividades executadas pelos D.A DF.
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METODOLOGIA 3.
Levantamento da produção documental: entrevistas com os responsáveis por cada área, diagnóstico dos servidores e mapeamento de processos.
Capta as atividades e seus documentos e os organiza em um fluxograma.
MACROPROCESSO
FUNÇÃO
ATIVIDADE PROCESSO
DOCUMENTO
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METODOLOGIA
4.
Desenvolvimento do Plano de Classificação;
instrumento de distribuição de documento em classes elaborado a partir do mapeamento de processos. No caso dos documentos digitais, a árvore de diretórios será um reflexo do mesmo.
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METODOLOGIA 5.
Desenvolvimento da Tabela de Temporalidade e Destinação;
instrumento que compreende o documento de acordo com sua fundamentação jurídica ou administrativa e dá o parecer quanto à sua destinação: guarda permanente ou eliminação.
PRAZO DE GUARDA CÓDIGO
CLASSIFICAÇÃO
211.3
Contratos de parceria com veículos nacionais
DESTINAÇÃO
Arquivo Corrente
Arquivo Intermediário
Eliminação
Enquanto estiver em vigência
10 anos
x
Guarda Permanente
OBSERVAÇÕES De acordo com a política de Contratos dos Diários Associados
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METODOLOGIA 6.
Criação de política de instalação de comissões:
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METODOLOGIA 7.
Capacitação de comissões setoriais que formarão multiplicadores para a gestão arquivística de documentos; Criação da Comissão Central
Criação das Comissões Setoriais Capacitação das Comissões Setoriais
Multiplicação do conhecimento
Funcionários da D.A Press envolvidos no projeto
Representantes de cada área, diretoria ou empresa dos D.A DF
Representante de cada empresa ou diretoria dos D.A DF
Demais colaboradores
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ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÃO CENTRAL
•
Indicar representantes das Comissões Setoriais da área que representa;
•
Avaliar, adequar e aprovar as propostas do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais elaborados pelas Comissões Setoriais junto ao Arquivo Central.
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ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÕES SETORIAIS •
Multiplicar o conhecimento adquirido nas oficinas para os demais colaboradores;
•
Participar da entrevista de levantamento de produção documental da sua área;
•
Propor critérios para auxiliar o Arquivo Central na elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais;
•
Acompanhar os trabalhos de organização dos documentos digitais de sua área;
•
Transferir o arquivo intermediário e permanente para o Arquivo Central.
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4. A APLICAÇÃO NO NCP
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APLICAÇÃO NO NCP
1.
Análise da estrutura organizacional, funções, macroprocessos e processos da D.A Press:
FUNÇÃO
MACROPROCESSO
PROCESSO
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APLICAÇÃO NO NCP 2.
Construção do Plano de Classificação do NCP:
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APLICAÇÃO NO NCP 3.
Criação de um novo diretório no servidor S-fs1:
antigo
novo
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APLICAÇÃO NO NCP 4.
Criação da nova árvore de diretórios do NCP no novo servidor:
Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir da data desta oficina devem ser salvos neste diretório obedecendo a esta estrutura.
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APLICAÇÃO NO NCP
FUNÇÃO
MACROPROCESSO
PROCESSO
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APLICAÇÃO NO NCP 5.
Construção da Tabela de Temporalidade do NCP:
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ACESSO
EXCLUSÃO
CRIAÇÃO OU RECEBIMENTO
RECUPERAÇÃO
SALVAMENTO
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SOBRE O ACESSO A DOCUMENTOS Para garantir acesso e dar segurança à informação institucional, trabalhamos com níveis de acesso que garantirão a segurança dos nossos documentos nos servidores. São eles:
Independentemente do nível de acesso, os usuários dos servidores devem possuir responsabilidade sobre todos os seus atos.
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SOBRE A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS Todos os documentos digitais devem a identidade visual da D.A Press e dos Diários Associados. Consulte o Manual de Identidade Visual da D.A Press e veja os padrões dos Diários Associados na intranet:
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SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS Os documentos devem obedecer à seguinte nomenclatura:
sigla_espécie_assunto_data
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SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS Exemplo:
dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_23set11 Se necessitar atualizar o documento no mesmo dia, utilize a terminação “_v2”, “_v3”, etc., por exemplo: dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_23set11_v2
É permitido o uso de: -Caracteres minúsculos; -Siglas institucionais; -Underline (_)
Não é permitido o uso de: -Caracteres especiais (.?“/>\<*|’º;:{}@&[]); -Acento, espaço, cedilha, abreviatura e algarismo romano -Caracteres maiúsculos
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SOBRE O SALVAMENTO DOS DOCUMENTOS Nos diretórios do servidor, os três primeiros níveis das pastas serão estáticos, ou seja, não devem sofrer alteração. Os três posteriores são dinâmicos e podem sofrer alteração de acordo com a demanda.
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SOBRE A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS A navegação nas pastas será intuitiva e de acordo com as funções e atividades da área. Se mesmo assim, não encontrar o documento, basta utilizar o sistema de busca do próprio Windows.
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SOBRE A EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS Os funcionários que possuírem perfis de administrador, serão os responsáveis por comandar a avaliação da massa documental acumulada de sua área, bem como da exclusão dos documentos que já tiverem cumprido seu prazo de guarda de acordo com a Tabela de Temporalidade.
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MASSA DOCUMENTAL DIGITAL ACUMULADA DO NCP NO SERVIDOR
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A MASSA DOCUMENTAL DIGITAL ACUMULADA NO SERVIDOR DO NCP Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir desta oficina devem ser salvos (ou migrados) para o novo servidor. Todo o legado já produzido deverá ser migrado conforme o cronograma abaixo. 3 vistorias serão realizadas para verificar o cumprimento dos prazos. 1ª: 24 de outubro
3ª: 23 de dezembro
2ª: 23 de novembro
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5. OFICINA PRÁTICA
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EXERCÍCIO Renomeie os seguintes documentos:
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EXERCÍCIO Agora salve-os no lugar correto de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade:
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INSTRUMENTOS No primeiro nível do novo servidor, estará armazenado o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos:
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INSTRUMENTOS Você receberá por Outlook: -o endereço eletrônico do Guia de Gestão de Documentos Digitais:
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INSTRUMENTOS Você receberá por Outlook: -o endereço eletrônico para acesso a esta apresentação de slides:
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INSTRUMENTOS Você receberá por Outlook: -um link com o endereço eletrônico do questionário. Basta responder as perguntas e clicar no botão de enviar. É muito importante a participação e as sugestões de cada um, pois, a partir disto podemos aprimorar um projeto de grande importância para a empresa.
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TRABALHE MELHOR!