Guia de Gestão de Documentos Digitais by Sérgio Coletto

GDD

GUIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Brasília | Agosto | 2011 3ª edição Versão Piloto para o Núcleo de Clientes e Parceiros da D.A Press

3ª EDIÇÃO REVISTA E AMPLIADA

DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL D.A Press Diretor-Presidente Evaristo de Oliveira Diretor Vice-Presidente Executivo Mauro Nakao Diretor Vice-Presidente Comercial Paulo César Oliveira Marques Superintendente Vânia Caldas D.A Press Memória Equipe Técnica Sérgio Coletto | Maria Luiza Batista Revisão Vânia Caldas Imagens Sérgio Coletto

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO .............................................................................................

O PROJETO.....................................................................................................

1) SOBRE A FUNÇÃO, A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, OS MACROPROCESSOS, AS ATIVIDADES E OS DOCUMENTOS..................................................................

2) SOBRE A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS.............................................................

3) SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS......................................................

4) SOBRE O ACESSO E A SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS....................................

5) SOBRE A EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS........................................................... 6) SOBRE A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS..................................................... ANEXO I – GLOSSÁRIO.....................................................................................

ANEXO II – ESPÉCIES DOCUMENTAIS................................................................

ANEXO II – SIGLAS INSTITUCIONAIS.................................................................

BIBLIOGRAFIA / CONTATO................................................................................

APRESENTAÇÃO Dentro de outras atribuições, a D.A Press Memória gerencia os documentos administrativos1 produzidos pelo Grupo Diários Associados no Distrito Federal. A fim de acompanhar as mudanças tecnológicas que vêm acontecendo nas empresas, identificamos uma necessidade latente à atual realidade: transpor o valor que damos aos documentos convencionais (em papel) para os documentos digitais. Tem-se por “documento” informação sobre qualquer suporte, seja ele convencional (em papel) ou binário (digital). Uma instituição moderna produz e acumula documentos digitais de várias espécies, tipos e formatos, resultantes de suas atividades, projetos e ações. Esta produção e acúmulo de informação geram, por sua vez, uma grande massa de documentos digitais que, como um arquivo físico convencional, necessitam de tratamento técnico e lugar adequado para armazenamento. Só assim é possível acessá-los rapidamente quando convier. A tendência de utilização deste novo suporte é uma realidade mundial. Um notável aumento da massa documental acumulada 2 em nossos servidores de arquivo 3, evidenciou a necessidade de criação de critérios e padrões para otimizar a gestão da informação 4. Medidas como estas tornam um conjunto documental mais organizado e acessível, além de contribuir para a preservação da memória institucional 5. Contamos com a sua colaboração para o sucesso deste projeto!

Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte – físico ou digital. 2

Volume de documentos digitais acumulados sem tratamento técnico adequado.

Nó de uma rede que proporciona aos usuários a ela conectados um conjunto de discos de armazenamento de documentos digitais. 4

São procedimentos e operações técnicas para gerir os documentos corretamente. Isso inclui sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento durante as três idades documentais. 5

Coleção, digital ou em papel, que capta e preserva a memória intelectual de uma organização; repositório institucional. 5

O PROJETO Primeiramente, para a organização destes documentos, realizamos um diagnóstico dos conteúdos salvos nos servidores de cada área. Em seguida, por meio de entrevistas, questionários e mapeamento de processos, levantou-se a produção documental de cada área. Com estas informações, criou-se um modelo de organização lógico e personalizado, validado junto às áreas envolvidas no processo: o Plano de Classificação6. Após estabelecer critérios, uma Comissão Central com representantes de cada Diretoria foi criada. Esta é incumbida de acompanhar e validar o processo de organização. Para atuar no trabalho diretamente, indicou representantes de cada área: as Comissões Setoriais. Os funcionários escolhidos foram capacitados por meio de oficinas, para organizar a massa documental digital acumulada7 de suas respectivas áreas e serão os responsáveis pela multiplicação do conhecimento adquirido para os demais. Durante a organização, os componentes das Comissões Setoriais supervisionarão as ações e verificarão se os documentos organizados pela equipe não estão de acordo com os critérios estabelecidos para: a criação, classificação, salvamento, recuperação e eliminação tal qual ensinados nas oficinas de capacitação. O Guia de Gestão de Documentos Digitais deverá ser utilizado diariamente pelos funcionários componentes das Comissões Setoriais, como instrumento de auxílio na organização dos servidores e na multiplicação do conhecimento. Orientamos também que este seja apresentado aos novos funcionários que, eventualmente, forem contratados durante – e após – a realização do Projeto. A seguir, você encontrará registrados, os critérios, padrões e procedimentos para a gestão de arquivos digitais do seu setor que o auxiliarão desde a inclusão de um documento até sua recuperação e possível eliminação. Bom uso!

Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos,

elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise dos documentos por ela produzida. 7

Volume de documentos acumulados sem tratamento técnico adequado. 6

1) SOBRE A FUNÇÃO, A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, OS MACROPROCESSOS, OS PROCESSOS, AS ATIVIDADES E OS DOCUMENTOS A estrutura organizacional de uma empresa é definida por meio das funções que esta possui. O Núcleo de Clientes e Parceiros da D.A Press, por exemplo, existe porque uma das funções desta empresa é o Compartilhamento e Comercialização de Conteúdo, que possui os macroprocessos Gestão do Sistema D.A Press, Gestão da Memória Organizacional, Projetos e Consultoria Técnica, Gestão de Clientes e Gestão de Parcerias. Estes dois últimos macroprocessos, por sua vez, dividem-se em 3 processos: Venda Receptiva, Venda Ativa e Atendimento a Parceiros, que possuem várias atividades.

A definição das funções, estrutura organizacional, macroprocessos, processos e atividades possibilita situar os documentos com mais segurança dentro de uma empresa. Também ajuda a explicar por que um documento foi produzido, que área o produziu, e como ele é utilizado – um passo essencial para organizá-los. 2) SOBRE A CRIAÇÃO DE UM DOCUMENTO Um documento, normalmente, é criado de forma espontânea para dar suporte ou registrar o início, andamento ou finalização de determinada atividade em uma área. Neste presente Guia, tratamos exclusivamente daqueles criados ou armazenados em suporte digital. 7

Para garantir a preservação e o acesso às informações, recomenda-se que todos os documentos digitais recebidos ou produzidos pela sua área sejam salvos no servidor, no diretório adequado. Esta medida torna as atividades muito mais eficientes. Um acervo de documentos digitais bem organizado proporciona: •

Economia de espaço digital8;

•

Ganho na produtividade;

•

Eliminação da duplicidade de trabalho;

•

Facilidade de acesso aos documentos arquivados;

•

Otimização nos fluxos de trabalho;

•

Facilidade no compartilhamento das informações e

•

Preservação da memória institucional.

Dica: ao criar um documento digital, certifique-se se o modelo que está utilizando segue a atual identidade visual9 da empresa. Documentos produzidos no contexto atual, mas com logomarcas de outras épocas dos Diários Associados não serão considerados autênticos.

As logomarcas da D.A Press bem como sua forma correta de utilização encontram-se no Manual de Identidade Visual da D.A Press, armazenado no servidor. Já as do Grupo Diários Associados, na intranet no endereço:http://www.diariosassociados.net/, conforme figura abaixo:

Espaço disponibilizado para armazenamento de documentos nos servidores de arquivos. É um sistema de elementos- marca, logotipo, cor, uniformes, identificação de veículos e produtos, indicadores visuais, placas de sinalização etc. – que caracterizam visualmente uma organização. 9

3) SOBRE O SALVAMENTO DE DOCUMENTOS Devem-se

salvar

todos

documentos

institucionais

nos

servidores.

Porém,

primeiramente, é necessário certificar-se do lugar correto de salvamento. Este deverá respeitar uma estrutura pré-estabelecida de pastas e subpastas, construída de acordo com a função, a estrutura organizacional, os macroprocessos e as atividades de cada área, já definidas durante a implantação do projeto. No caso do NCP, esta está ilustrada na figura abaixo:

Note que há quatro níveis pré-definidos de pastas. Os três primeiros (relacionados à função, aos macroprocessos e aos processos da sua área) são os chamados “estáticos”, e não devem sofrer alterações; já o outro nível (relacionado à atividade) é chamado de “dinâmico”, podendo, sim, sofrer alterações de acordo com as mudanças da sua área. Mais dois níveis dinâmicos podem ser criados de acordo com a necessidade da sua área. Observe a figura a seguir:

Para auxiliá-lo a tarefa de salvamento de documentos, elaborou-se um Plano de Classificação10, que elenca todos os documentos digitais produzidos ou recebidos pela sua área. Além do campo “Diretório” corresponder exatamente ao nome do diretório em que o documento deve ser salvo, há o campo “Código”, que também corresponde à pasta em que deve ser salvo no servidor. Consulte o Plano de Classificação antes de salvar qualquer documento no servidor:

Após observar o endereço de salvamento correto do documento em questão, deve-se nomeá-lo corretamente para facilitar a busca e o acesso ao documento. Lembre-se que cada documento possui uma única classificação, logo, só poderá ser salvo em apenas um lugar. Todos os documentos digitais recebidos ou produzidos pela área deverão ser nomeados conforme quadros a seguir:

sigla_espécie_assunto_data sigla

espécie

assunto

data

sigla da área

guia, contrato, ficha,

campo livre. Você

a data de criação do

produtora do

projeto, ofício,

poderá definir a

documento. Utilizar o

documento. Para

relatório, e-mail,

palavra-chave que

padrão DDmêsAAAA.

ter acesso à lista

norma, etc. Consulte a

melhor identifique o

Se necessário, utilize “0”

de siglas, consulte

tabela das espécies

documento;

antes do dia. O mês

o Anexo I deste

documentais no Anexo

recomendamos utilizar

deve ser sempre

Guia.

II deste Guia.

o título do documento.

abreviado pelas três primeiras letras, por exemplo: jan, fev, mar, etc.

Para ter acesso ao Plano de Classificação, consulte os representantes da Comissão Setorial da sua área. 10

É permitido o uso de: caracteres minúsculos siglas institucionais underline (_)

Não é permitido o uso de: caracteres maiúsculos acento, espaço, abreviatura e algarismo romano caracteres especiais (?“/>\<*|’º;: {}@&[]);

Exemplo:

dap_guia_gestao_de_documentos_digitais_11ago2011 Dica: não salve documentos pessoais nos servidores. Vídeos, músicas, fotos e textos que nada tem a ver com a rotina da empresa devem ser guardados no Disco Rígido dos próprios computadores ou em mídias removíveis.

4) SOBRE O ACESSO E A SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS Para uma eficiente gestão de documentos digitais devemos considerar, em primeiro lugar, a integridade da informação. Cuidados especiais, como a adoção de restrições de acesso, modificação e exclusão, influenciam diretamente no conteúdo dos documentos. Para garantir acesso e dar segurança à informação institucional, trabalhamos com níveis de acesso que garantirão a segurança dos nossos documentos nos servidores. São eles:

Administração

Alimentação

Consulta

cria pastas, lê, imprime, salva, altera e exclui documentos lê, imprime e salva documentos lê e imprime documentos

Independentemente do nível de acesso, os usuários dos servidores devem possuir responsabilidade sobre todos os seus atos.

5) SOBRE A EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS Durante

implantação

Projeto,

funcionários

que

administrador, serão os responsáveis por comandar a avaliação

possuírem

perfis

da massa documental

acumulada de sua área, bem como da exclusão dos documentos que já tiverem cumprido seu prazo de guarda de acordo com a Tabela de Temporalidade e Plano de Destinaçaõ 12 que foi construída juntamente com o Plano de Classificação em parceria com o representante de sua área na Comissão Central.

Dica: Além dos documentos descritos na Tabela de Temporalidade, aconselhamos a exclusão direta de documentos corrompidos 13 e duplicados. Lembre-se também que, ao excluir um documento no servidor, este não é enviado para a Lixeira e as chances de recuperação são quase nulas, por isso, esta ação deve receber atenção dobrada!

6) SOBRE A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS Após a implantação do Projeto em sua área, os documentos serão agrupados em pastas e subpastas de acordo com a estrutura organizacional, as funções, os macroprocessos e as atividades da sua área. Se, porventura, não encontrar o documento almejado e 11

Processo de análise de documentos arquivísticos que estabelece seus prazos de guarda (quantos tempo devemos mantê-lo em nosso arquivo) e sua destinação (se vamos guardar permanentemente ou excluir), de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 12

Instrumento, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda dos documentos, levando em consideração sua guarda permanente ou exclusão. Estas informações virão com o Plano de Classificação. Para ter acesso a ele, consulte os representantes da Comissão Setorial da sua área. 13

Documento que, por motivos técnicos, é impossibilitado de ser aberto. 12

desconfiar de que ele tenha sido salvo por engano em outra pasta, você poderá utilizar o sistema de busca do Windows para vasculhar todo o servidor: 1. Clique sobre o comando Pesquisar localizado no menu Iniciar;

2. Vá em “Clique aqui para utilizar o Search Companion”:

3. Clique em pesquisar “Todos os arquivos e pastas”:

4. Clique em “Usar opções avançadas de pesquisa”:

5. Marque o servidor de arquivos da sua área no campo Examinar:

6. Há dois campos de pesquisa: no primeiro, serão buscados documentos que possuírem em seu título a palavra ou frase digitada. No segundo, o corpo do documento é que será varrido. Não devem ser utilizados caracteres especiais. Veja um exemplo de busca em andamento:

Dica: você pode escrever o nome completo do arquivo caso o saiba, como pode também digitar parte do nome e inserir um asterisco (*) no final. Assim, o sistema de busca localizará todos os arquivos que iniciam com o nome fornecido. 15

ANEXO I GLOSSÁRIO Destinação - Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para a guarda permanente ou eliminação. Eliminação - Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente. Função - Conjunto de atividades exercidas para a consecução dos objetivos. Gestão da documentação: São procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Gestão da informação: Conjunto de atividades relacionadas com o ciclo da informação em uma organização o qual inclui a coleta, processamento, armazenamento, fluxo, recuperação da informação e o seu uso efetivo, geralmente com o apoio de sistemas automatizados. Macroprocesso - Agrupamento de atividades afins, correspondendo a uma modalidade da respectiva função. Instrumento - Meio ou recurso disponível para auxiliar na gestão documental. Massa Documental Acumulada - Volume de documentos acumulados sem tratamento técnico adequado. Mapeamento de Processos - Técnica utilizada para identificar e representar sequências de processos, subprocessos, atividades e tarefas da organização. Organicidade - Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Plano de Classificação - Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise dos documentos por ela produzida. 16

Plano de Destinação - Esquema no qual se fixa a destinação dos documentos de acordo com a Tabela de Temporalidade. Política de Gestão Arquivística de Documentos - Conjunto de ações, procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Tabela de Temporalidade - Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Tratamento Técnico - Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e conservação de conjuntos documentais.

ANEXO II ÉSPECIES DOCUMENTAIS

Espécie

Ordem

Advertência

Pauta

Apostila

Plano

Apresentação

Planta

Artigo

Projeto

Ata

Proposta

Aviso

Quadro

Boletim

Questionário

Carta

Relatório

Catálogo

Roteiro

Certificado

Tabela

Circular

Termo

Comprovante

Teste

Contrato Convenção Convite Cronograma Currículo Dossiê Escala Ficha Folder Folha Formulário Guia Índice Informativo Laudo Leiaute Lista Listagem Manual Memorando Mensagem Norma Nota Ofício 18

ANEXO III SIGLAS INSTITUCIONAIS

Acervo Físico Imagético

AFI

Aqui Betim

Aqui BE

Aqui BH

Aqui DF

Aqui Maranhão

Aqui MA

Aqui PE

Banco de Notícias Selecionadas Centro de documentação e pesquisa ( DP) Comissão Interna de Prevenção de Acidentes Correio Braziliense Diários Associados Diários Associados Logística Diários Associados Press

BNS CEDOC CIPA CB DA DALOG DAPRESS

Diário da Borborema

Diário de Natal

Diário de Pernambuco

Diretoria de Comercialização e Marketing

DICOM

Diretoria de Redação

DIRED

Diretora de Tecnologia

DITEC

Diretoria Estatutária

DIEST

Diretoria Financeira

DIFIN

Diretoria Industrial

DIIND

Diretoria Jurídica

DIJUR

Diretoria de Rádio

DIRAD

Estado de Minas

Fundação Assis Chateaubriand

FAC

Gerência de documentação e arquivo (EM)

GEDOC

Jornal do Commercio

JCOM

Núcleo Administrativo

NAF

Núcleo de Comunicação

Núcleo de Clientes e Parceiros Núcleo de Gestão de Acervos Documentais

NCP NGAD

Núcleo de Gestão do Sistema

NGS

Núcleo de Pesquisa e Produção

NPP

O Imparcial O Norte Projeto de Gestão de Documentos Digitais

OIMP ON GDD

Projeto de Recuperação do Acervo Fotográfico

PRAF

Revista Ragga

RAGGA

Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do

SESMT

Trabalho Superintendência de Gestão de Pessoas

SUGEP

Superintendência de Tecnologia

SUTEC

TV Alterosa

TV Brasília

PARA SABER MAIS: BOERES, Sonia A. de Assis e ARELLANO, Miguel A. Márdero. Políticas e Estratégias de Preservação de Documentos Digitais. Disponível em: http://www.cinform.ufba.br/vi_anais/docs/SoniaMiguelPreservacaoDigital.pdf. Acesso em 24 de julho de 2008. CUNHA, Murilo B.; CAVALCANTI, Cordélia R. O. Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos, 2008. LEMOS, Aline Morais. Política de Segurança da Informação. Rio de Janeiro,2001. 26p. Monografia de Graduação de curso de Administração. Universidade Estácio de Sá, 2001. LUZ, André Ricardo. Normas arquivísticas e padrões de descrição de metadados aplicados à preservação do Patrimônio Arquivístico Digital. In: Congresso Nacional de Arquivologia, 2004, Brasília. Os arquivos no século XXI: políticas e práticas de acesso às informações, 2004. CONTATOS PARA DÚVIDAS: E-mail: gdd.dadf@gmail.com Outlook: D.A Press – Gestão de Documentos Digitais. Ramal: 1142. Responsáveis: Maria Luíza Lopes, Sérgio Coletto e Vânia Caldas.