Manuais Sesc Memórias
Práticas de preservação e guarda da documentação institucional
Acervo audiovisual
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Serviço Social do Comércio
Administração Regional no Estado de São Paulo
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Apresentação
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O documento audiovisual
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Avaliação
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Higienização
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Descrição e Notação
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Guarda
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Anexo 1: Estados de Conservação
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Anexo 2: Glossário
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Apresentação
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Implantado e coordenado pela Gerência de Estudos e Desenvolvimento (GEDES), o Sesc Memórias foi criado, em 2006, para reunir, sistematizar e disponibilizar a documentação produzida e/ou acumulada pelo Sesc, com o propósito de preservar o seu patrimônio histórico e disseminar sua memória institucional. Assim, o processo de salvaguarda dos materiais – tanto os de conteúdo programático quanto os vinculados à própria existência das Unidades e órgãos da Administração Central – busca contribuir para a reflexão acerca do trabalho desenvolvido pelo Sesc, nos programas Educação, Saúde, Cultura, Lazer e Assistência. Volta-se, também, à promoção de pesquisas e de produção de conhecimentos, na medida em que oferece ao público interno e externo informações qualificadas, reforçando a memória como um valor a ser cultivado. O conjunto dos Manuais Sesc Memórias: práticas de preservação e guarda da documentação institucional contém orientações acerca dos procedimentos adotados em relação à transferência, tratamento técnico, organização, guarda e formas de acesso ao acervo. Elencando várias etapas envolvidas na administração e gestão documental – “Diagnóstico e Recolhimento”, “Acervo Gráfico-textual”, “Acervo Fotográfico”, “Acervo Audiovisual” e “Procedimentos e Tratamentos de Entrevistas em História Oral” – os manuais dão relevo para um adequado e constante aproveitamento dos recursos informacionais.
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O documento audiovisual
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Considera-se documento audiovisual o registro – suporte e informação – no qual a imagem em movimento e o som, separadamente ou combinados, são as linguagens predominantes utilizadas para inscrever e transmitir determinado conteúdo. Portanto, ele necessita de dispositivos tecnológicos para a sua captação e reprodução. Tanto o suporte no qual a informação está inscrita quanto o equipamento utilizado para sua produção e acesso compreendem os meios audiovisuais. O conjunto da produção audiovisual do Sesc São Paulo engloba o registro das ações programáticas desenvolvidas pela instituição e demais atividades relacionadas, como obras, reformas e inaugurações de Unidades, entrega de premiações etc. Valendo-se de diferentes suportes (películas cinematográficas, fitas magnéticas, discos ópticos) e formatos (bitolas em Super 8, 16mm e 35 mm, U-Matic, VHS, Betacam, DVCam, Rolo, K-7, dentre outros), esses materiais são produzidos pelas Unidades, pelo Centro de Produção Audiovisual (CPA), pelo Sesc Digital e pelo Sesc TV. Os diversos suportes e formatos utilizados no Sesc São Paulo ao longo de sua história possibilitam compreender, também, a trajetória dessa produção audiovisual. As opções tecnológicas, narrativas e estéticas observadas na utilização de um determinado equipamento – ou mesmo a adoção de técnicas de gravação e edição empregadas num certo período – contribuem para a compreensão acerca do modo como a instituição esteve atenta às inovações presentes na área, fazendo uso desses recursos para a construção de sua identidade. Desse modo, os meios fazem-se tão importantes quanto a informação neles armazenada.
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Exemplo de suportes e formatos em audiovisual que integram o acervo do Sesc Memórias: Do canto superior esquerdo, em sentido horário: película cinematográfica em 35mm, disco de vinil, fita de Rolo, fita DAT, Fita K7, MD, fita VHS, fita U-Matic, DVD e película cinematográfica em 16mm
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Avaliação
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1 Para mais informações sobre o processo de recebimento de documentação do Sesc Memórias, ver o Manual Práticas da Documentação e Guarda da Documentação - Diagnóstico e Recolhimento
Documentos recém-chegados1 ao Sesc Memórias são inicialmente armazenados em uma sala de tratamento intermediário, organizados a partir de sua Unidade ou órgão de proveniência. Na etapa seguinte, a triagem, apenas documentos produzidos em decorrência das atividades fim do Sesc São Paulo ou pelo Departamento Nacional do Sesc são selecionados para futuramente compor o acervo.
Sala de guarda intermediária
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Para a avaliação da documentação audiovisual são realizadas as seguintes ações: 1 Reprodução das fitas magnéticas e dos discos ópticos para verificar se a inscrição no estojo corresponde ao conteúdo gravado
Exemplo de documento audiovisual com identificação
Exemplo de documento audiovisual sem identificação
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2 Identificação do conteúdo das fitas e discos ópticos por meio da reprodução nos equipamentos
Equipamentos
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Sala do Audiovisual
Higienização
A incorporação do material ao acervo é antecedida por sua higienização, a fim de prolongar a vida útil e evitar a contaminação do acervo já tratado. Tem por objetivo a remoção de sujidades, esporos de fungos e acréscimos causadores de contaminação química e biológica (adesivos, grampos metálicos etc.). Os procedimentos básicos são:
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1 Higienizar o invólucro com pano branco seco, para a retirada de poeira e sujidades presentes nos estojos. 2 Verificar sinais de deterioração, incidência de fungos e/ou outro tipo de contaminação no suporte e na emulsão. 3 Separar o material deteriorado e/ou contaminado para envio à empresa especializada (limpeza e recuperação). 4 Rever periodicamente as fitas e os equipamentos: reproduzir e rebobinar regularmente as fitas, como forma de garantir a integridade do suporte e da informação, bem como o funcionamento dos equipamentos.
Estojo de fita magnética empoeirado
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Exemplo de documento contaminado (fungos)
Para a realização destes procedimentos são utilizados os seguintes equipamentos e materiais: • • • • • • • •
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mesa de higienização pano branco pincéis espátulas pinças sopradores mata borrão álcool isopropílico
O manuseio dos documentos durante a higienização requer o uso obrigatório de Equipamentos de Proteção Individual (EPI), com o objetivo de preservar a integridade física destes documentos e evitar que se tornem vulneráveis a riscos de novos danos, bem como atuar numa perspectiva de promoção e proteção à saúde das pessoas envolvidas. Os materiais utilizados são: • • • • • • •
aventais descartáveis luvas de látex ou vinil óculos de proteção luvas de tecido máscaras cirúrgicas máscaras guarda-pó máscaras semifaciais para vapores ácidos
Higienização de documento audiovisual
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Descrição e notação
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Os documentos audiovisuais são descritos de acordo com suas especificações. As informações são registradas em planilha utilizando-se os seguintes campos descritivos: • Número da fita: suporte onde encontra-se o documento. • Unidade / Ano: Unidade produtora do documento e ano em que foi realizada a atividade. • Período: período de produção do documento. • Título / Nome da Atividade: nome atribuído ao documento. • Atividade: caracteriza-se pela ação que originou o documento, podendo ser um show, uma palestra, um torneio etc. • Descritores Onomásticos: nomes de pessoas envolvidas nas atividades. • Suporte: material sob qual as informações são registradas, podendo ser disco óptico, filme, fita magnética ou disco de vinil. • Posição no Suporte: faixa ou tempo (em minutos e segundos) indicativo da localização do documento no suporte. • Técnica de Registro: corresponde a forma de captação, podendo ser filmagem ou gravação. • Cromia: Cor ou PB. • Estado de conservação: classificação do estado físico da documentação (vide anexo 1). • Notação: numeração utilizada para indicar a localização do documento dentro do acervo.
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Guarda
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1 Acondicionar de acordo com o suporte, o formato e o tamanho das fitas, diretamente nas estantes de aço, na posição vertical, ou em caixas-arquivo de polipropileno. 2 Armazenar as fitas magnéticas, os discos ópticos e os rolos de películas cinematográficas em reserva técnica, de modo a manter o controle e o monitoramento dos índices de temperatura em 20ºC e a umidade relativa (UR) em 50%. Adotam-se esses procedimentos para diminuir ou retardar o processo de deterioração desses materiais, cuja composição físico-química normalmente os tornam mais frágeis e com maior risco de perda diante de um armazenamento inadequado.
Armazenamento de documento audiovisual em mobiliário de aço, na posição vertical
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Armazenamento de documento audiovisual em caixas-arquivo de polipropileno
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Reserva Técnica
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Anexo 1: Estados de conservação
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Bom
Não apresenta qualquer tipo de infestação; suporte estável permitindo a identificação do conteúdo.
Regular
Pode apresentar ponto de tensão (área amassada); situações que possam comprometer as informações registradas, mas é possível identificar (mesmo parcialmente) o conteúdo, ainda que apresente chuviscos, chiados, perdas momentâneas de imagem/som.
Ruim
Impossibilidade de identificar o conteúdo da fita em decorrência de qualquer tipo de infestação que possa comprometer o acervo (fungo, inseto). Incluem-se fitas com Síndrome do Vinagre, torcidas, encolhidas, que não deverão ser colocadas no equipamento (especificar no campo Observações).
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Anexo 2: Glossário
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Acervo
Conjunto dos documentos sob a guarda de uma instituição.
Acondicionamento
Invólucro utilizado para garantir a proteção dos documentos.
Conservação
Conjunto de medidas adotadas para retardar ou diminuir o processo de deterioração de um documento.
Diagnóstico
Mensuração quantitativa e qualitativa e observação do estado de conservação dos documentos, tendo em vista o planejamento das etapas posteriores do trabalho.
Documento
Unidade de registro das informações, independentemente do suporte ou do formato utilizados.
Emulsão
Camada de partículas magnéticas necessárias para o armazenamento da informação na fita.
Formato
Conjunto das características físicas que determinam a apresentação de um documento.
Guarda
Armazenamento dos documentos em reserva técnica
Higienização
Remoção mecânica de sujidades e resíduos que colocam em risco a integridade do suporte
Inventário
Descrição detalhada que possibilita a identificação do documento e sua localização no acervo
Preservação
Conjunto de medidas adotadas tendo em vista a salvaguarda de um acervo e/ou de bens culturais
Recolhimento
Processo de transferência dos documentos do local de produção para o local de guarda.
Suporte
Material – físico ou digital – no qual as informações estão registradas.
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Tipo documental
Classificação de um documento a partir da função que cumpriu em determinada atividade, levando em consideração o seu contexto de produção
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