S E U R E S SA TA PA H T U U
Kuinka tilaus täyttyy? Teksti Mikael Heikinheimo, Pieta Peltovuori Valokuvat Mikael Heikinheimo
Mitä Seuressa tehdään tilauksen täyttymisen eteen? Mitä tapahtuu ennen ja jälkeen sen hetken, kun tilaaja kirjaa Keikkanettiin tarpeen työvuoroon, lyhyeen sijaisuuteen tai kuukausipalkkaiseen työsuhteeseen? Tilauksen täyttyminen on prosessi, joka saa alkunsa jo rekrytointivaiheessa ja huipentuu oikeaan ihmiseen, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan.
Seurella on perustamisestaan vuodesta 1990 lähtien ollut yksi perustehtävä, joka ei kolmen vuosikymmenen aikana ole miksikään muuttunut: asiakkaan henkilöstövajeen täyttö, oli kyseessä sitten lyhyt yhden työvuoron mittainen sijaisuus tai pidempi määräaikainen tehtävä. Työelämä ja työnteko ovat samalla aikavälillä kokeneet valtavia muutoksia, mutta työvoiman tarve ei ole kadonnut. Ensimmäiset Seureen saapuneet tilaukset vastaanotettiin aikoinaan puhelimitse ja kirjattiin ruutupaperille. Tilaus- ja työntekijämäärät olivat murto-osia verrattuna tämän päivän volyymiin. Jokainen tilaus täyttyi käsityönä – soittokierroksen saattelemana. Kuten niin monelle elämänalueelle, automaatio on tullut kiinteäksi ja aina vain kasvavaksi osaksi myös henkilöstövuokrausta. Nykyään tilausten teko ja täyttyminen on Seuressa keskittynyt Keikkanettiin. Tämä on mahdollistanut työvoiman tarpeen ja tekijän tehokkaan kohtaamisen. Valtaosa kaikista tilauksista täyttyykin automaatiolla, asiakkaan Keikkanettiin lisäämänä ja työntekijän sieltä suoravaraamana.
Reservi henkilöstövuokrauksen kivijalkana Tilauksen täyttymisen tärkein edellytys on riittävä ja ammattitaitoinen työntekijäreservi, joka taataan paitsi sitouttamalla olemassa olevia myös rekrytoimalla jatkuvasti uusia työntekijöitä. Pohja tulevan tilauksen täyttymiselle luodaankin jo rekrytointivaiheessa, jonka aikana uusi työntekijä perehdytetään Keikkanetin käyttöön sekä vuorojen ja pidempien työsuhteiden hakemiseen, varaamiseen ja ehdottamiseen. Rekrytoinnin yhteydessä varmistetaan, että tarvittavat luvat, työ- ja tutkintotodistukset ovat kunnossa sekä osaaminen työn vaatimalla tasolla. Seuressa tehdään jatkuvasti työtä sen eteen, että olemassa oleva reservi olisi aina tietoinen tarjolla olevista työmahdollisuuksista. Työntekijöitä kehotetaan pitämään omat tietonsa ajan tasalla ja esimerkiksi laajentamaan työskentelyalueitaan, jotta soveltuvat vuorot ja työsuhteet olisivat aina heidän löydettävissään. Sisäisessä viestinnässä nostetaan eri työkohteita reservin tietoisuuteen ja monipuolisilla koulutuksilla kannustetaan ylläpitämään ja kartuttamaan ammatillista osaamista.
10
Tilauksen anatomia Oikein tehty tilaus on paras tae sen täyttymiselle. Olennaista onkin, että tilaukselle on kirjattu kaikki vähimmäistiedot, kuten päivämäärä, työvuoron alku- ja loppuaika, työskentelynimike sekä mahdolliset työvuorossa tarvittavat erikoistaidot. Kuukausipalkkaisessa yli 16 päivää kestävässä tilauksessa tulee lisäksi olla merkittynä viikkotuntimäärä. Työntekijän kannalta arvokasta informaatiota ovat erityisesti lisätietokenttään kirjatut tarkennukset esimerkiksi työnkuvasta tai työpäivän sisällöstä. Riittävillä lisätiedoilla on usein suora vaikutus siihen, varaako työntekijä vuoron vai ei. Muokkaaminen on mahdollista niin kauan, kun tilauksesta ei ole lähetetty ehdotuksia tai sille ei ole kiinnitetty työntekijää. Olemalla yhteydessä Seureen, tilausta voidaan tarvittaessa muokata vielä ehdotusten jälkeenkin. Tilaus näkyy Keikkanetissä automaattisesti kaikille soveltuville työntekijöille, joilla on määriteltyjä kriteerejä vastaava osaaminen erikoistaitoineen ja jotka ovat käytettävissä tilauksen ajankohtana. Tilaukselle kirjattu työvuoron alkuaika määrittää sen, mihin asti tilaus on varattavissa tai ehdotettavissa. Kaikista yksittäisistä työvuoroista noin 60 prosenttia täyttyy suoravarauksella ja neljännes työntekijän ja kohteen etukäteen sopimina. Täyttymätön tilaus voidaan ottaa Seuressa käsittelyyn. Tarvittaessa varmistetaan, että
vaadittavat tiedot on kirjattu oikein ja että tilaus on löydettävissä sekä varattavissa. Tilausta voidaan tarjota myös suoraan halutuille työntekijöille työvuoroehdotuksilla. Poissaolonsa keikkalaisten tulee aina ilmoittaa Seureen. Mikäli tilaukselle jo kiinnitetty työntekijä on poissa esimerkiksi sairaustapauksen vuoksi, työvuoro avataan uudelleen hakuun Seuren toimesta. Täyttyneestä tilauksesta lähetetään sähköpostilla vahvistusviesti tilaajalle. Täyttymisen ja vahvistusviestin välillä voi olla viivettä; reaaliaikaisen tilanteen näkee aina Keikkanetistä.
Tilausten käsittelyyn on valjastettu suuri joukko osaajia. Hanna Uutela työskentelee Seuressa henkilöstökonsulttina, ja hänen työpalettiinsa kuuluu muun muassa erikoissairaanhoidon tilausten käsittely.
Kuukausipalkkainen tilaus täytetään parhaalla mahdollisella osaajalla Eniten käsityötä Seuressa tehdään yli 16 päivää kestävien kuukausipalkkaisten tilausten kanssa, jotka täytetään soveltuvien työntekijöiden jättämien työvuoroehdotusten pohjalta. Kuukausipalkkaiset tilaukset eivät siis täyty automaattisesti, ellei kyseessä ole työntekijän ja kohteen etukäteen sopima työsuhde. Näissäkin tapauksissa Seuresta ollaan tarvittaessa yhteydessä molempiin osapuoliin ja esimerkiksi rekrytoidaan työntekijä. Eri toimialojen kuukausipalkkaisten tilausten käsittely on Seuressa keskitetty henkilöstökonsulteille, joilta löytyy usein kyseisen toimialan vaatimaa osaamista ja ymmärrystä. Konsultti käy läpi ehdotuksen jättäneet työntekijät ja seuloo näiden joukosta tilaukseen soveltuvimman henkilön. Mikäli sopivaa työntekijää ei löydy, konsultti käyttää harkintaa sen suhteen, onko aikaa odottaa lisää ehdotuksia vai ryhdytäänkö tekijää hakemaan reservistä. Mikäli työntekijäreservistäkään ei sopivaa henkilöä tilaukselle löydy, voidaan tehtävä laittaa ulkoiseen hakuun. Tällöin tilauksesta tehdään Seuressa rekrytointitoimeksianto. Vaihtoehtoisesti tilaajan kanssa voidaan keskustella vaadittavien osaamiskriteerien muuttamisesta, tilauksen alkuajan siirtämisestä tai sen pilkkomisesta lyhyemmiksi sijaisuuksiksi. Kuukausipalkkaisesta työsuhteesta sovitaan työntekijän kanssa aina puhelimitse. Samalla käydään läpi työsuhdeasiat ja varmistetaan vielä työntekijän soveltuvuus sekä sitoutuminen tehtävään. Kuukausipalkkaisesta työsuhteesta tehdään aina kirjallinen sopimus Keikkanettiin.
Henkilöstökonsultti Mika Friman vastaa Seuressa osaltaan varhaiskasvatuksen tilauskannasta.
Tilaajan tarkistuslista Lisää tilaukselle vain tilauksen kannalta pakolliset erikoistaidot. Erikoistaitojen lisääminen rajaa tilauksen näkyvyyttä, koska työntekijät, joilta lisätty erikoistaito puuttuu, eivät tilausta näe. Kirjaa Lisätieto työntekijälle -kenttään tiedot vuoron sisällöstä. Työntekijälle kuvauksesta on suuri apu vuoroa varatessa ja riittävät lisätiedot vaikuttavat usein suoraan siihen, varaako työntekijä vuoron vai ei. Lukitsemalla tilauksen piilotat sen näkyvyyden eli tilaus ei mene yleiseen hakuun. Ehdota automaattisesti -toiminto lähettää työvuoroehdotuksen kolmelle poolisi työntekijälle. Voit tilata kerrallaan useamman työntekijän kirjaamalla Henkilömäärä-kohtaan haluamasi määrän.
11