THE
YELLOWEST
¿Qué es
Zonalito?
Como todas las familias, nuestra Yellowest Family necesita reunirse cada cierto tiempo. Es por eso que, al iniciar cada semestre hacemos un Zonalito en el que podemos integrarnos con los newbies y acompañarlos en su proceso de inducción y adaptación. De igual manera, como somos oldies, es un espacio para reconectarnos con nuestro comité, su maravillosa cultura organizacional y el propósito de nuestra organización.
¿Por qué un
OC?
El objetivo principal de conformar un OC para Zonalito es que queremos planear y ejecutar un evento 100% sostenible para todos los miembros de nuestra Yellowest Family. Es por eso que confiamos a este equipo la responsabilidad directa de la planificación, organización, dirección y control de todo lo que respecte a Zonalito 2019.1.
EB
Coach OCP OCVP
Log
OCVP
Finanzas
OCVP
DX
OCVP
DE
OCVP
ER
Timeline
Launch APPs: Diciembre 23 DDL APPs: Diciembre 31 OCP Interview: Enero 2 OCP Announcement: Enero 3 OC Announcement: Enero 3
Package APP
1. PERFIL En la primera página de tu aplicación debe ir tu perfil. Este debe estar compuesto por: tu mejor foto, nombre completo, información de contacto (correo, teléfono, perfil de IG y FB), una breve presentación personal (carrera, edad, hobbies, etc.) y tu valor organizacional favorito, junto a una pequeña descripción del por qué. 2. CUESTIONARIO GENERAL Responde la totalidad del cuestionario general presentado más adelante. 3. CUESTIONARIO ESPECÍFICO Responde las preguntas del cuestionario específico del rol al que aplicas. 4. CHALLENGE Graba un vídeo de, máximo 3 minutos, en el que nos cuentes qué es AIESEC para tí, por qué quieres hacer parte del OC Zonalito 2019.1 y qué expectativas tienes del evento y del equipo. Adjunta el link en la página de tu perfil.
Package APP
- Tamaño de fuente mínimo: 10 pt. - Tu aplicación debe ser en formato PDF, máximo 7 páginas, en las que se incluya perfil, cuestionario general y cuestionario específico (puedes agregar portadas para diferencias cuestionario general y cuestionario específico, estas no se contarán dentro de las 7 páginas) - El DDL de la aplicación es el XX de diciembre del 2018 a las 11:59 p.m. Cualquier aplicación que llegue después del DDL, por razones técnicas, fallas del computador o del internet, no será aceptada, sin excepciones. - El link del video de tu challenge debe direccionar sin ningún inconveniente. - Debes enviar el PDF de la aplicación con el siguiente nombre: "NombreApellido_OC_Zonalito_20191" - Envía tu aplicación a los correos: vd.icx@aiesecandes.org y shaken.moreno@aiesec.net
JOB
Description
OCP
El OCP es el responsable de crear la herramienta de track o seguimiento de todo el equipo organizador. Este debe asegurar una buena conferencia para el OC, los delegados y el Conference Team (OC+EB+Chair). Además el OCP debe garantizar un evento 100% sostenible y trabajar de la mano con el OCVP ER para asegurar patrocinios y donaciones en el evento.
OCVP
Log
Responsable de todas las necesidades logísticas del evento, tales como el venue, equipaje, transporte, comida, materiales, audiovisuales y los requerimientos de cada sesión. También es el encargado de garantizar el flujo armonioso de cada sesión, dando cumplimiento a la agenda en términos de tiempo y materiales.
OCVP
Finanzas
Responsable de garantizar la sostenibilidad del evento. Debe velar por la ejecución del presupuesto del evento, así como también, por medio de la planeación y ejecución de actividades de fundraising, garantizar que el evento tenga ingresos diferentes al pago del fee. Debe trabajar junto con el OCP y el LCVP Finanzas para velar porque se utilicen los recursos de la mejor forma y garantizar los ingresos. Debe entregar el reporte financiero al finalizar el evento.
OCVP (DX) Digital Experience
Responsable de crear y bajar de forma apropiada la identidad de Zonalito, entendiendo que ésta debe estar acorde a la cultura organizacional del comité y lo que busque transmitir la EB por medio del evento. Debe encargarse de toda la difusión (campaña de expectativa, booklets, piezas, etc.) del evento, para que tanto oldies como newbies se interesen y quieran aplicar. Trabaja de la mano de DE para la asistencia de los delegados. Su sinergia con ER es fundamental para difundisión patrocinadores y con Finanzas para difusión de eventos fundrasing.
OCVP
Responsable de conseguir empresas o startups interesadas en patrocinar el evento realizando donaciones, in cash e in kind. El enfoque de las alianzas debe ser hacia la reducción de costos en materiales, transporte, audiovisuales y demás cosas necesarias para la logística; sin embargo, también artículos que hagan que la experiencia de los delegados sea mejor, por medio de comida, bebida o cualquier tipo de patrocinador que quiera regalar alguno de sus productos a los delegados.
ER
OCVP (DE) Delegate Experience
Está encargado del registro, atención y comunicación directa con los delegados. Debe proponer soluciones rápidas y efectivas a cada situación que se presente respecto a los delegados, así como garantizar un plan de riesgos y una buena experiencia.
QUESTIONNAIRE
1 2 3
Menciona 3 fortalezas y 3 debilidades al momento de trabajar en equipo. ¿Cuál de esas fortalezas te hace único al momento de contribuir al grupo? ¿Por qué cosa en especial te gustaría que este Zonalito fuera recordado, siendo que es una de las primeras oportunidades para empezar a vivir nuestro Yellowest Movement? Si no quedas electo al cargo al que aplicas, ¿en cuál otro te gustaría estar? ¿Por qué?
QUESTIONNAIRE
1 2 3 4
OCP
El Conference Team se encuentra conformado por la EB, el/la chair y el OC. El OCP está encargado de ser el puente de comunicación entre ambos lados para garantizar el éxito del evento. Como OCP, ¿cuáles serían tus prioridades a tocar con El Conference team? Menciona 3 estrategias que permitan tocar dichas prioridades, siendo una de estas la implementación de Team Standards para el Conference Team. Partiendo de lo vivido en el último Zonalito (Yellowest Zonalito), haz una lista de lo que continuarías haciendo y lo que no. ¿Cómo harás seguimiento al OC (funciones) y a la EB (sesiones)? Diseña una herramienta que te permita estar al tanto y garantizar un alto porcentaje de cumplimiento. Caso: Estamos en el primer día de Zonalito y suceden las siguientes situaciones al mismo tiempo: - Dos miembros del OC están enfermos y deben dormir. - Los EB members que no tienen sesiones están ocupados terminando sus sesiones. - Uno de los dos video beams no está funcionando ¿Cuál sería tu plan de acción ante esta situaciones?
OCVP
Log
1 2
Idea 3 estrategias para que cada sesión sea organizada en términos de tiempo, contenido y materiales.
3
Propón 3 posibles temáticas para la integración de la noche. Describe los retos y riesgos logísticos de cada opción y el plan de acción necesario para su realización.
¿Cómo actuarías frente al hecho de que los buses y el lugar del evento te cancelan dos días antes del evento? Describe un plan de acción
OCVP
1 2 3
Finanzas
Desarrolla 2 ideas de fundraising que puedan traer ingresos al OC y garantizar un evento sostenible. Diseña un presupuesto aproximado para el evento en 3 escenarios: pesimista, optimista y realista. Quedan dos semanas para el evento y ves que, por asistentes, este está reportando pérdidas. ¿Cómo incentivar la asistencia al evento si la membresía comenta que no tiene dinero?
OCVP (DE) Delegate Experience
1 2 3 4
OCVP (DX) Digital Experience
Haz un timeline describiendo cómo organizarías y ejecutarías la campaña de expectativa para el evento Desde tu rol, ¿cómo asegurarías el cumplimiento de la meta de aplicantes? ¿Cuál es el plus innovador que tendrías en tu rol de OCVP DX para hacer de este Zonalito un evento inolvidable? Crea un gif, pieza o video (más 15 seg.) donde muestres la línea gráfica que propodrías para el evento. Explícala.
1
Menciona cuál sería el Wow Moment de cada día de la conferencia, teniendo en cuenta que debes ser sostenible al planearlos, es decir, no generar más gastos. Sé creativo, innovador y piensa en tus sinergias
2
¿Cómo te gustaría que los delegados vivieran su experiencia en Zonalito, haciendo que lo recuerden por siempre? Describe lo que debería ser su experiencia desde que se monten al bus hasta volver a Bogotá. ¿Cómo lo asegurarás?
3
Diseña una dinámica de Sugar Cubes diferente a la tradicional, sin dejar de lado la importancia de esta tradición AIESECa.
OCVP
1 2 3
ER
¿Cómo le venderías el evento a un externo? Además de describir la estrategia, redacta un discurso de ventas para llamadas, correos y chats. ¿Qué tipos de empresas crees que te apoyarían en el evento? Contacta 5 por, al menos, 3 canales diferentes. Adjunta evidencias Haz una lista de materiales que se buscarían por parte de donaciones o patrocinios, nombra 5 empresas que contactarías para tal fin
Contact List Manuel Viloria LCP electo +57 301 3462621 vd.icx@aiesecandes.org
Diego Diaz OCP Zonalito 2018.1 +57 314 594 3576
ShakĂŠn Moreno LCVP PM electa +57 300 856 3955 shaken.moreno@aiesec.net
Juan Pablo AbaĂşnza LCVP F&LM electo +57 314 489 8560 juanpablo.abaunza@aiesec.net
Santiago Lara OCP Zonalito 2018.2 +57 314 594 3576
Natalia Vega Conference Manager AIESEC en Colombia +57 300 216 3901
SI NO ES
ENTONCES ?
cuando?