Guía ilustrativa by Shirley Pinto

GuĂa Ilustrativa

GUÍA ILUSTRATIVA “generalidades

de la organización documental”

Instructora: Nora teresa cristancho

Aprendiz de gestión administrativa: Shirley julie pinto Ficha: 1193217

CENTRO INDUSTRIAL DEL DISEÑO Y LA MANUFACTURA FLORIDABLANCA 2017

Introducción Esta guía ilustrativa contiene los diferentes temas y normas referentes a la Organización Documental, partiendo de la importancia de la gestión documental y explicando conceptos básicos sobre documentos, ciclo vital de los documentos y todo lo referente a la documentación. También se encontrará, los elementos primordiales para el archivo, cuadros y tablas de retención documental y su aplicación. Todo lo anterior se hace de acuerdo a lo que dispone la Ley, como la Ley de Transparencia y la Ley General de Archivo. Conocer todo lo relacionado a la organización documental nos garantiza el éxito en cuanto al manejo que se le da a los documentos, es decir, como se deben clasificar, ordenar, etc. Identificar cada uno de los temas anteriormente nombrados facilita a los trabajadores el acceso a la información de la empresa, como se deben conservar los documentos. Esta guía la elaboré, con ayuda del material de apoyo suministrado por la instructora líder, con los ejercicios hechos en la formación como cuadros sinópticos, talleres, actividad de reflexión inicial y con los ejemplos que proporciona la página del Archivo General de la Nación.

Tipos de archivadores Los archivadores son muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos podemos encontrar los siguientes tipos:

Vertical

Horizontal

Mecánico

folderama

giratorio

electrónico

Estantes

archivador rodante

Planoteca

ELEMENTOS EN LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Dentro de la organización y clasificación de documentos en los diferentes tipos de archivo, es indispensable utilizar una serie de elementos que apoyarán el trabajo archivístico. Estos elementos son:

Sello fechador

reloj radicador

Gancho legajador

Carpetas colgantes

Sobre manila

grapadora industrial

carpetas archivo lateral

rรณtulos y marbetes

Reflexiรณn inicial

Taller documento

¿Por qué es importante la Gestión documental en una empresa?

Para empezar la Gestión documental es aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen de nuestra empresa. En una empresa debe implementarse de la forma adecuada, ya que no sólo va a influir en los gastos que tiene que soportar nuestra empresa, sino que además tiene que tener un fuerte componente de seguridad. Nos encontramos en un escenario en el que las empresas no sólo van a acceder a enormes beneficios (ahorrar dinero, tiempo y trabajo), sino que en una primera etapa va a suponer una importante inversión en recursos y tiempo.

Razones para optimizar la gestión documental 

Abaratamiento: La digitalización de los documentos con lleva una reducción drástica en los costes de producción, distribución y conservación, que pueden variar entre el 20 al 40% respecto

al almacenamiento físico. 

Mejorar la calidad del servicio al cliente: Al automatizar la gestión documental se mejora la relación con el cliente ya que se automatiza y garantiza la entrega de la información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que desee.



Incremento de la eficiencia: Se aumenta la eficacia de los empleados y la automatización de los procesos nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.



Mejora de la productividad: La productividad de las empresas se incrementa al no tener que localizar documentos físicos que requiere de más tiempo y esfuerzo, evitando las contingencias que pueden producirse cuando un documento se traspapela o directamente se pierde.

¿Qué son Los documentos?

Son soportes materiales que contienen informaciĂłn y que tienen como fin transmitir conocimientos o ideas. Pueden ser fĂsicos electrĂłnicos.

DOCUMENTO de archivo: Es la información recogida y guardada para su verificación, por una organización o un individuo en la mejora de sus acciones o responsabilidades legales. Además, registra la información original recogida por un individuo o sujeto en conocimiento a sus actividades, tienen valor fiscal o legal, administrativo, económico, histórico o cultural y científico, por lo que debe ser de centro de preservación.

Características de los documentos de archivo Consiste en la identificación de los archivos por series documentales; en donde se refleja la empresa productora de los documentos y a la dependencia o división de donde son originarios, en cumplimiento de un procedimiento administrativo.

Documento electrónico: Documento que es determinado por un modelo electrónico y su contenido está codificado por una clase de código digital que puede ser leído por señaladores de magnetización. Por ejemplo, los documentos en Adobe, ZIP, entre otros.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

SERIADO: los documentos son el resultado de acciones determinadas por funciones y se da uno a uno en un orden natural

AUNTENTICIDAD: es la capacidad que tiene el documento de probar su originalidad , es decir, su origen y autor.

CARACTERíSTICAS DOCUMENTO DE ARCHIVO

CARÁCTER DE OBJETIVIDAD: registran hechos tomados del acontecer inmediato, se producen de acuerdo a las actividades de la entidad.

CARÁCTER DE UNICIDAD: es cuando no se producen docuemntos en grandes cantidades de un mismo ejemplar.

Caracteres de los documentos • Se refieren al contenido del documento y son:

INTERNOS

EXTERNOS

• Entidad Productora: El autor del documento. • Origen Funcional: La razón, función o actividad, por la cual se produce el documento y el trámite a que está sometido para entrar en vigencia. • Formulario y cláusulas para su elaboración: disposición de los datos que deben estar contenidos en él. • Data tópica y crónica: lugar y fecha donde fue producido el documento. • Contenido sustantivo: Es el tema, negocio o asunto de que trata el documento.

• Determinan la materialidad del documento y son: • Clase: Es el medio por el cual se trasmite el mensaje: • Tipo: Unidad mínima que reúne las características necesarias para ser considerado documento. • Formato: Configuración física del documento, depende de la materia, soporte,y manipulación para crearlo • Forma: Se refiere a si es original, copia, minuta, borrador. • Cantidad: Es la cantidad de copias que se producen de un mismo documento.

Ejemplo de caracterĂsticas internas y externas

Clasificación de los documentos Consiste en dar una distribución intelectual y jerárquica a los documentos, agrupándolos en grandes conjuntos. Sin embargo, dicha agrupación no es física como tal sino puede ser solo intelectual, la cual es asociada a la gestión de las organizaciones. Por ende, la importancia de la clasificación se basa en saber agrupar los documentos de un fondo, de tal forma que se encuentren documentos de lo más amplio a lo más específico, según los principios de procedencia y de orden original. Es entonces que en este proceso se fijan y se reconocen las series que se ajustan al fondo, a la sección y subsección, según la estructura y el nivel jerárquico en las funciones de la organización.

Ciclo vital de los documentos Consiste en las etapas o fases por las cuales debe pasar un documento archivístico, de forma sucesiva, desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos para su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. ELABORACIÓN O RECEPCIÓN

ELIMINACIÓN

UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

ETAPAS DEL Ciclo vital de los documentos ELABORACIÓN O RECEPCIÓN

UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

ELIMINACIÓN

Es donde inicia la circulación de documentos en una empresa. Estos documentos entran a ser parte de los Archivos de Gestión.

Se conservan los documentos de valor permanente, o donde se describe su origen, dearrollo y estructura dependiendo su valor legal.

Se determina según su valor legal, técnico, histórico o cientifico. Pero si pierden su valor se eliminan sin dejar información en otros soportes.

Tipología documental

Tipología de documentos Es el tipo de documento que se genera según la actividad e información.

E información.

DOCUMENTOS CONTABLES: registros que son el soporte de actividades comerciales en una empresa.

DOCUMENTOS ESPECIALES: aquellos que por sus contenidos o condiciones físicas.

cobran caracteres diferentes en forma y expresión. CORRESPONDENCIA COMERCIAL: escritos producto de la actividad mercantil de una empresa.

DOCUMENTOS LEGALES: aquellos que por su misma naturaleza cobran un valor de prueba para demostrar un suceso o hecho.

empresa.

prueba para demostrar un clases DE ARCHIVOS, según ciclo vital suceso osu hecho.

Se realiza como fuente importante y fundamental para el proceso de desarrollo del Ciclo vital de los documentos, y se clasifica de la siguiente manera: • conservan la documentación todavía en trámite y aquella otra que, aun después de finalizado el procedimiento administrativo, está sometida a continua utilización y consulta administrativa por las ARCHIVO DE mismas oficinas. GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HÍSTORICO

• Se manejan los documentos que siguen teniendo información valiososa pero que son de uso poco usual.

• es donde se trasladan los documentos de archivo central, que han perdido su vigencia pero pueden seguirse usando.

Valor documental Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios). VALOR ADMINISTRATIVO

VALOR CONTABLE

VALOR DOCUMENTAL

VALOR HISTÓRICO

VALOR LEGAL

VALOR VALOR PRIMARIO

VALOR JURÍDICO

VALOR SECUNDARIO

VALORES DOCUMENTALES:

Valor administrativo: Es aquel que posee un documento para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema.

Valor contable: Es aquel que posee un documento que sirve de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras.

Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.

Valor jurídico: Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas.

Valor legal: Es aquel documento que sirve de testimonio ante la ley.

Valor primario: Es aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable

Valor Secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene utilidad histórica y social.

Vigencia Documental: Periodo de guarda de la documentación en el ciclo vital de los archivos.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PLANEACIÓN

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

PRODUCCIÓN

TRANSFERENCIA

VALORACIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE

ORGANIZACIÓN

Normativa de la organización documental

Ley 594 de 2000

Establece reglas y principios qué regulan la función archivística del estado, en ella se establecieron unos artículos que le permiten a entidades públicas o privadas guiarse y llevar una adecuada gestión archivística.

Título i artículo 2. Ámbito de la aplicación

comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la misma.

Artículo 3. definiciones

Archivo

Son un conjunto de documentos conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos .

Archivo Publico

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de interés público.

Archivo Total

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de Archivo

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función Archivísticas

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente

Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades.

Patrimonio Documental

Son documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Tabla de Retención Documental

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Artículo 4. Principios del archivo

Aprovechamiento y Manejo

Modernización

Racionalidad e interpretación

Fines de archivos

Administración y Acceso

Importancia de archivos

Dirección y coordinación

Institucionalidad e Instrumentalidad

Responsabilidad

título ii. Sistema nacional de archivos artículo 5. Sna, organos asesores, ejecutadores y coordinadores:

• conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí.

Quién lo integra? • El Archivo General de la Nación,archivo de entidades territoriales y archivo de entidades del Estado.

•Modernización y homogenización,Propiciar cooperación e integración de archivos,Promover sensibilización de archivos históricos

Definición

Artículo 6. De los planes y programas

Qué busca?

Qué harán entidades integrantes del SNA? • Llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.

Quienes la formulan? • las instituciones archivisticas de cuerdo a planes de desarrollo, entidades territoriales y plan del sectorial del ministerio.

A quién corresponde la coordinación? • De conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias corresponde al Archivo General de la Nación

Título iii.categorización de los archivos publicos Artículo 7. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:

Archivo General de la Nación

Archivo General del Departamento

Archivo General del Municipio

Artículo 8. Los archivos desde el punto de vista territorial se clasifican en:

Archivo General del Distrito

Archivos de orden nacional Archivos territorios indigenas

Archivos de orden departam ental

Archivos entidades que se creen por Ley

Archivo de orden distrital

Archivo de orden local

Archivos de orden metropolitano Archivos de orden municipal

Artículo 9. Los archivos según la organización del estado:

Archivos de rama ejecutiva

Archivo de rama legislativa

Archivo de rama judicial

Archivo organos de control

Artículo 10. Obligatoriedad de los articulos 8 y 9:

Archivo organismos autonomos

LEY 39 DE 1981 (3 de abril) ARTICULO 2o. Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta la copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional, que garantice su reproducción exacta y correcta conservación.

Título iv. Administración de archivos • Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación , dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, DEFINICIÓN para el eficiente funcionamiento de los archivos.

ARTÍCULO 11.

ARTÍCULO 12.

• Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.

• Responsabilidad.

ARTÍCULO • Instalaciones para los archivos. 13. ARTÍCULO • Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. 14. ARTÍCULO • Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. 15. • Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las ARTÍCULO entidades públicas. 16,

ARTÍCUL • Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. O 17. ARTÍCLO • Capacitación para los funcionarios de archivo 18. ARTÍCUL • Soporte documental. O 19. ART´´IC • Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. ULO 20.

Título v. gestión de documentos

ARTICULO 22: Procesos Archivísticos

ARTÍCULO 26: Inventario documental

ARTÍCULO 25:Documentos notariales, contables que están regulados por el Ministerio de la Cultura

ARTÍCULO 23: Los documentos se clasifican en: Archivo de gestión, central y histórico.

ARTÍCULO 24: Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las tablas

Título vi. Acceso y consulta de documentos ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición.

ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

Título ix. Archivos privados ARTÍCULO 36.

Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios

ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.

ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico.

ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural.

ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos

ARTÍCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

Ley 1712 de 2014 Título i. disposiciones generales

ARTÍCULO 1. El objeto de la presente ley es regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

ARTÍCULO 2o. PRINCIPIO DE MÁXIMA PUBLICIDAD PARA TITULAR UNIVERSAL. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley.

ARTÍCULO 3o. OTROS PRINCIPIOS DE LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO PROCEDENCIA

PRINCIPIO DE BUENA FE

PRINCIPIO DE FACILITACIÓN

•Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley.

•En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.

•En virtud de este principio los sujetos obligados deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.

•De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias y sin exigir expresión de causa o motivación PRINCIPIO DE NO para la solicitud. DISCRIMINACIÓN

•Según este principio el acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar PRINCIPIO DE valores adicionales al costo de reproducción de la información. GRATUIDAD

PRINCIIO DE CELERIDAD

PRINCIPIO DE EFICACIA

•Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y servidores públicos.

•El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales.

•Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en PRINCIPIO formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos CALIDAD DE de gestión documental de la respectiva entidad.

INFORMACIÓN

ARTÍCULO 4o. CONCEPTO DEL DERECHO. En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente.

ARTÍCULO 5o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital.

ARTÍCULO 6o. DEFINICIONES:Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen. -nformación pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal. -Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado. -Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos

TÍTULO II.DE LA PUBLICIDAD Y CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN ARTÍCULO 7o. DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN. En virtud de los principios señalados, deberá estar a disposición del público la información a la que hace referencia la presente ley, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica. ARTÍCULO 8o. CRITERIO DIFERENCIAL DE ACCESIBILIDAD. Con el objeto de facilitar que las poblaciones específicas accedan a la información que particularmente las afecte, los sujetos obligados, a solicitud de las autoridades de las comunidades, divulgarán la información pública en diversos idiomas y lenguas y elaborarán formatos alternativos comprensibles para dichos grupos. ARTÍCULO 9o. INFORMACIÓN MÍNIMA OBLIGATORIA RESPECTO A LA ESTRUCTURA DEL SUJETO OBLIGADO. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva en los sistemas de información del Estado o herramientas que lo sustituyan: La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, la ubicación de sus sedes y áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención al público

ARTÍCULO 10. PUBLICIDAD DE LA CONTRATACIÓN. En el caso de la información de contratos indicada en el artículo 9o literal e), tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces ARTÍCULO 11. INFORMACIÓN MÍNIMA OBLIGATORIA RESPECTO A SERVICIOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONAMIENTO DEL SUJETO OBLIGADO. Todo sujeto obligado deberá publicar la siguiente información mínima obligatoria de manera proactiva: Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención. ARTÍCULO 12. ADOPCIÓN DE ESQUEMAS DE PUBLICACIÓN. Todo sujeto obligado deberá adoptar y difundir de manera amplia su esquema de publicación, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley.

ARTÍCULO 13. REGISTROS DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN. Todo sujeto obligado deberá crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de: a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligado; b) Todo registro publicado; c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público. ARTÍCULO 14. INFORMACIÓN PUBLICADA CON ANTERIORIDAD. <Artículo corregido por el artículo 1 del Decreto 1862 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos obligados deben garantizar y facilitar a los solicitantes, de la manera más sencilla posible, el acceso a toda la información previamente divulgada. Se publicará esta información en los términos establecidos por el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011. ARTÍCULO 15. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.

ARTÍCULO 16. ARCHIVOS. En su carácter de centros de información institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos.

ARTÍCULO 17. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Para asegurar que los sistemas de información electrónica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la información pública, los sujetos obligados deben asegurar que estos: a) Se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la entidad.

b) Gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas administrativos del sujeto obligado; c) En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos

Título iii. EXCEPCIONES INFORMACIÓN

ARTÍCULO 18. INFORMACIÓN EXCEPTUADA POR DAÑO DE DERECHOS A PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS. <Artículo corregido por el artículo 2 del Decreto 1494 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito

ARTÍCULO 19. INFORMACIÓN EXCEPTUADA POR DAÑO A LOS INTERESES PÚBLICOS. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional: a) La defensa y seguridad nacional

ACCESO

ARTÍCULO 20. ÍNDICE DE INFORMACIÓN CLASIFICADA Y RESERVADA. Los sujetos obligados deberán mantener un índice actualizado de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados o reservados, de conformidad a esta ley. El índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación.

ARTÍCULO 21. DIVULGACIÓN PARCIAL Y OTRAS REGLAS. <Artículo corregido por el artículo 3 del Decreto 1494 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> En aquellas circunstancias en que la totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción contenida en la presente ley, debe hacerse una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable.

ARTÍCULO 22. EXCEPCIONES TEMPORALES. La reserva de las informaciones amparadas por el artículo 19 no deberá extenderse por un período mayor a quince (15) años.

ARTÍCULO 23 . INAPLICABILIDAD DE LA RESERVA. <Texto del proyecto de ley no publicado en el Diario Oficial> <Artículo INEXEQUIBLE>

Título iv. DE LAS GARANTÍAS AL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN ARTÍCULO 23. FUNCIONES DEL MINISTERIO PÚBLICO. El Ministerio Público será el encargado de velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la presente ley.

ARTÍCULO 24. DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN. Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información de cualquier sujeto obligado, en la forma y condiciones que establece esta ley y la Constitución.

ARTÍCULO 25. SOLICITUD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. Es aquella que, de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede hacer cualquier persona para acceder a la información pública.

ARTÍCULO 26. RESPUESTA A SOLICITUD DE ACCESO A INFORMACIÓN. <Artículo corregido por el artículo 1 del Decreto 1494 de 2015. El nuevo texto es el siguiente:> Es aquel acto escrito mediante el cual, de forma oportuna, veraz, completa, motivada y actualizada, todo sujeto obligado responde materialmente a cualquier persona que presente una solicitud de acceso a información pública. ARTÍCULO 27. RECURSOS DEL SOLICITANTE. Cuando la respuesta a la solicitud de información invoque la reserva de seguridad y defensa nacional o relaciones internacionales, el solicitante podrá acudir al recurso de reposición, el cual deberá interponerse por escrito y sustentando en la diligencia de notificación, o dentro de los tres (3) días siguientes a ella. ARTÍCULO 28. CARGA DE LA PRUEBA. Le corresponde al sujeto obligado aportar las razones y pruebas que fundamenten y evidencien que la información solicitada debe permanecer reservada o confidencial. En particular, el sujeto obligado debe demostrar que la información debe relacionarse con un objetivo legítimo establecido legal o constitucionalmente. ARTÍCULO 29. RESPONSABILIDAD PENAL. Todo acto de ocultamiento, destrucción o alteración deliberada total o parcial de información pública, una vez haya sido objeto de una solicitud de información, será sancionado en los términos del artículo 292 del Código Penal.

Título v. vigencia y medidas de promoción

ARTÍCULO 30. CAPACITACIÓN. El Ministerio Público, con el apoyo de la sociedad civil interesada en participar, deberá asistir a los sujetos obligados y a la ciudadanía en la capacitación con enfoque diferencial, para la aplicación de esta ley.

ARTÍCULO 31. EDUCACIÓN FORMAL. El Ministerio de Educación, con el apoyo de la sociedad civil, deberá promover que en el área relacionada con el estudio de la Constitución, la instrucción cívica y el fomento de prácticas democráticas obligatorias para las instituciones educativas privadas y públicas, de conformidad con el artículo 41 de la Constitución Política, se incluya información sobre el derecho de acceso a la información, sus principios y sus reglas básicas.

ARTÍCULO 32. POLÍTICA PÚBLICA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN. El diseño, promoción e implementación de la política pública de acceso a la información pública, estará a cargo de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

ARTÍCULO 33. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente ley rige a los seis (6) meses de la fecha de su promulgación para todos los sujetos obligados del orden nacional. Para los entes territoriales la ley entrará en vigencia un año después de su promulgación. La presente ley deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Acuerdo 002 de 2014 Se establecen criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivos.

capítulo i. generalidades ARTÍCULO 1°. Finalidad del expediente. El expediente además de ser la esencia de las actuaciones de la administración, pues reúne de manera orgánica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de un mismo trámite o actuación y se acumulan de manera natural reflejando el orden en que dicho trámite es ejecutado, es la base de la organización archivística sobre la cual se establecen las series y subseries documentales que conforman un archivo. ARTÍCULO 2°. Ámbito de aplicación. El presente Acuerdo aplica a todas las entidades públicas en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000. ARTÍCULO 3°. Definiciones. Con el fin de facilitar la aplicación de las normas contenidas en el presente Acuerdo, a continuación se definen algunos de los términos objeto de reglamentación: a). Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. b). Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.

Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, ó valor científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. d). Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización. f). Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo.

Capítulo ii. Del expediente de archivo

ARTÍCULO 4°. Obligatoriedad de la conformación de los expedientes y unidades documentales simples. Todas las entidades públicas están obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e integridad, así como a conformar las unidades documentales simples en el caso de documentos del mismo tipo documental.

ARTÍCULO 5°. Creación y conformación de expedientes. Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad y las tablas de retención documental, desde el primer momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia y prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales.

ARTÍCULO 6°. Identificación expediente. Las personas responsables de gestionar los trámites o actuaciones en una determinada dependencia u oficina, deben identificar los expedientes de acuerdo con los elementos propios del sistema de descripción adoptado por la entidad, así como las normas y directrices impartidas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 8°. Organización de los expedientes y unidades documentales simples. Las entidades públicas deben organizar expedientes o unidades documentales simples, los cuales a su vez se agruparán en series o subseries documentales dentro de una misma dependencia, de acuerdo con el principio de procedencia.

ARTÍCULO 9°. Descripción del expediente. Las entidades públicas deben emplear métodos y sistemas informáticos para la descripción y ubicación física de los expedientes conservados en sus archivos, especificando su localización, de acuerdo con las normas de descripción establecidas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 13°. Del respeto del principio de orden original. En la ordenación interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el principio de orden original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo, es decir que no se puede realizar ninguna intervención en la ordenación interna de los expedientes, una vez estos han sido cerrados y transferidos a los archivos centrales o históricos.

ARTÍCULO 10°. Cierre del expediente. El cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos: a. Cierre administrativo: Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo que le dio origen. b. Cierre definitivo: Una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase se pueden agregar nuevos documentos.

ARTÍCULO 14°. De la intervención de expedientes cerrados o transferidos. Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohíbe la foliación o refoliación así como la eliminación de documentos, la unificación de expedientes de procedencias diferentes o la separación de documentos.

ARTÍCULO 11°. Transferencias primarias y secundarias. Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicación de las tablas de retención documental y la elaboración de inventarios documentales; solo podrán transferirse los expedientes que una vez cerrados, han cumplido su tiempo de retención en la respectiva etapa o fase de archivo; la transferencia se debe llevar a cabo por series o subseries documentales.

ARTÍCULO 15°. De la depuración de expedientes cerrados. La depuración de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del presente Acuerdo, deberá ser autorizada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según sea el caso y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la cual se tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación: a. Copias idénticas de un mismo documento de archivo. b. Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible. c. Documentos de apoyo.

ARTÍCULO 12°. Organización de documentos al interior de los expedientes y unidades documentales simples. Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no fuera posible, se organizarán en el orden en que se incorporan al expediente.

ARTÍCULO 16°. Digitalización de expedientes. Las entidades públicas podrán llevar a cabo procesos de digitalización de los expedientes físicos con fines de consulta o preservación, para lo cual deberán adoptar las directrices establecidas por el Archivo General de la Nación relacionadas con la digitalización certificada o con valor probatorio.

Capítulo iii. Del expediente electrónico

ARTÍCULO 18°.

ARTÍCULO 17°. Creación y conformación de expedientes electrónicos de archivo. Las entidades públicas podrán utilizar diferentes medios electrónicos y tecnologías de la información, para la creación, conformación y gestión de sus expedientes, durante todo su ciclo de vida.

Foliación electrónica. Además de lo establecido en el artículo 59 de la Ley 1437 del 2011, las entidades públicas deberán implementar mecanismos para el foliado de los documentos electrónicos, de forma que se garantice la integridad y autenticidad del expediente y los documentos que lo conforman, a partir de los siguientes requisitos:

ARTÍCULO 22°. Conformación de unidades documentales simples. Para los documentos electrónicos que conforman series documentales simples, también aplicará lo establecido en los artículos 3° al 13° del presente Acuerdo.

ARTÍCULO 23°. Cierre del expediente electrónico. Las entidades públicas deberán utilizar mecanismos electrónicos seguros, para garantizar la integridad y autenticidad en el cierre de los expedientes, tales como estampados de tiempos, firmas digitales, índice electrónico, los cuales deberán ser preservados en el tiempo; así como otros mecanismos o procedimientos que se creen en el futuro, de acuerdo con los avances de la tecnología.

ARTÍCULO 19°. Índice electrónico. Las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan llevar un índice electrónico de sus expedientes electrónicos, el cual deberá: a). Permitir la identificación de la totalidad de los documentos que conforman un expediente.

ARTÍCULO 24°. Transfer encias secundarias de los expedientes electrónicos. Para la transferencia de expedientes electrónicos a los archivos generales del orden municipal, distrital, departamental y al Archivo General de la Nación, se deberán atender las disposiciones expedidas por el Archivo General de la Nación sobre esta materia.

ARTÍCULO 20°. Identificación y gestión del expediente electrónico. Las entidades públicas deberán adoptar las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, para la identificación y gestión de los expedientes electrónicos de archivo.

ARTÍCULO 25°. De la depuración o intervención de expedientes electrónicos. En el caso de expedientes electrónicos se prohíbe cualquier intervención al expediente en cualquier etapa de su tramitación, así como la selección o depuración de documentos.

ARTÍCULO 21°. Descripción documental del expediente electrónico. Los expedientes electrónicos se deben describir desde su tramitación, teniendo en cuenta las normas internacionales de descripción archivística, los estándares y normas adoptados por el Archivo General de la Nación y las políticas sobre interoperabilidad que reglamente el Gobierno Nacional.

ARTÍCULO 26°. Preservación a largo plazo del expediente electrónico o digital. En la preservación de los expedientes electrónicos se deberán aplicar las directrices establecidas en el artículo 29 del Decreto 2609 de 2012 y demás normas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nación.

Capítulo iv. Disposiciones finales

ARTÍCULO 27°. De las series documentales simples. Los documentos que conforman series documentales simples podrán, de acuerdo con sus características, ser archivadas utilizando entre otros los siguientes métodos: a. Tomos, siguiendo las directrices que imparta el Archivo General de la Nación.

cARTÍCULO 28°. Expedi ente Virtual. Durante la etapa activa se podrán gestionar electrónicamente los documentos de archivo simultáneamente en diferentes sistemas de información, simulando un expediente electrónico único mediante mecanismos tecnológicos de consulta y visualización, garantizando el vínculo archivístico entre los documentos del mismo trámite o actuación

ARTÍCULO 29°. De la reserva de documentos. De acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, con los documentos que por mandato de la constitución o de la Ley tengan el carácter de reservado y obren dentro de un expediente, se hará un cuaderno o expediente separado, el cual se conservará integrado al expediente principal.

ARTÍCULO 30°. De la consulta de expedientes. De acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva.

Acuerdo 005 de 2013 capítulo i. Establece criterios para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos. Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

fARTÍCULO 31°. Vigencia y derogatoria. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

capítulo i. generalidades

Artículo 1°. Ámbito de aplicación. El presente acuerdo aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

Artículo 2°. Marco conceptual. Las definiciones correspondientes a los términos técnicos incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento General de Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la Nación.

Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa.

Artículo 4°. Obligatoriedad de la organización de los archivos. Todas las entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Capítulo ii. Clasificación documental

Artículo 5°. Clasificación documental. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental simple.

Artículo 6°. Clasificación documental en los archivos de gestión. Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental (TRD), deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación

Artículo 7°. Clasificación documental en el archivo central. Todas las entidades del Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad.

Artículo 8°. Clasificación documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo Histórico. Atendiendo a la conformación de los archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los municipios, distritos y departamentos, podrán crear y conformar el Archivo General Territorial en concordancia con el artículo 5° del Decreto número 2578 de 2012. Cuando no se hayan creado Archivos Generales Territoriales, y ante la imposibilidad de realizar transferencias secundarias, las entidades públicas deberán conformar archivos históricos institucionales, para conservar sus acervos históricos y facilitar su consulta para el público.

Capítulo iii. Ordenación documental

Artículo 9°. Ordenación documental. Las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

Artículo 10. Principios de la ordenación documental en las entidades del Estado. Las áreas responsables de la gestión documental, deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y las demás directrices, políticas y normas que expida el Archivo General de la Nación, así como las que establezca en su ámbito el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso.

Capítulo iv. Descripción documental

Artículo 11. Obligatoriedad de la descripción documental. Las entidades del Estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural.

Artículo 12. Descripción colectiva de los fondos. La descripción documental, obedece a un proceso sistemático que debe ser realizado en las diferentes fases del archivo, iniciando con el registro y radicación oficial en las áreas de gestión documental o quien haga sus veces en la entidad y continuando durante la fase de archivo de gestión, hasta su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda.

Artículo 13. Archivos históricos en poder de entidades privadas. El Archivo General de la Nación podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con Academias de Historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven y administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, para desarrollar procesos de descripción documental y lograr su recuperación y consulta a través de la Red Nacional de Archivos, de manera que sus fondos documentales se pongan a disposición de toda la ciudadanía.

Artículo 14. Consulta en línea de los instrumentos de descripción documental. Las entidades del Estado que conserven y administren archivos históricos públicos. privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, deben desarrollar procesos de descripción documental que permitan el acceso, la consulta y la visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas web.

Artículo 15. Descripción documental de actos administrativos, contratos, y otras series documentales y expedientes compuestos. Las diferentes entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción para la consulta en línea de sus actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos de expedientes siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Artículo 16. Acceso, consulta y visualización de los fondos documentales. Los Archivos Generales Territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de espacios de difusión y consulta de sus fondos a través de las página web de los municipios, distritos y departamentos, cuando no se disponga de los citados medios tecnológicos, se debe publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo General Territorial o Archivo Histórico institucional según corresponda

gArtículo 17. Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o archivos históricos institucionales. Las entidades que por jurisdicción o competencia transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos.

Artículo 18. Pautas generales para la descripción documental. A continuación se describen de manera general los aspectos a tener en cuenta en el desarrollo de procesos de descripción documental, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo.

Capítulo v. sistemas automatizados de descripción documental Artículo 20. Utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.

Artículo 21. Compatibilidad e interoperabilidad. En la adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción, conservación, organización, administración, control, acceso y preservación de los documentos de archivo, se debe garantizar que dichas herramientas tecnológicas sean compatibles e interoperables con el sistema de gestión documental de la misma entidad y los de otras entidades públicas.

Artículo 22. Transferencia de información. Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de información al Sistema de Archivo General de la Nación y los archivos generales territoriales, en concordancia con lo dispuesto en los Decretos 2578 del 2012 y 2609 de 2012.

Capítulo vi. Disposiciones finales

Artículo 23. Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de contratos de organización, custodia o administración documental. Cuando las entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización, digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos, independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA)

Artículo 24. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión do documentos. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer mecanismos para el cumplimiento de lo establecido en el presente acuerdo, dirigidos a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.

Artículo 25. Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros sistemas. El Archivo General de la Nación colaborará con las Superintendencias y los Ministerios en el desarrollo de la normatividad que deba expedirse en esta materia, para les entidades privadas bajo la competencia de control y vigilancia de estos organismos.

Artículo 26. Vigencia y derogatoria. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Principios archivísticos Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.

PRINCIPIO PROCEDENCIA

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y la integridad, carácter seriado de los documentos.

Establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Agrupaciones documentales FONDO: unión de documentos organizados y tramitadospor un agente en el ejercicio de sus funciones.

SECCIÓN:unión de documentos correspondidos entre sí que se relacionan con subdivisiones administrativas o de funciones del sujeto obligado.

SUBSECCIÓN: subsecciones están conformadas por documentos agrupados en series y subseries documentales.

AGRUPACIÓN DOCUMENTAL SERIE: unión de tipos de documentos o expedientes generados por un producto en el desarrollo de un proceso determinado.

SUBSERIE: formadas por unidades documentales

UNIDADES DOCUMENTALES: unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación.

Ejemplos de Agrupaciones documentales: Fondo

sección y subsección

Serie y subserie

Unidades documentales Simples

complejas Historia Clínica

Ejercicio agrupación documental:

Organización documental Es un proceso que busca mejorar la calidad dentro de las empresas. Allí está la comunicación interna como la externa, siendo éstas una parte fundamental para llegar a generar información elemental en la competitividad de la institución.

¿Cómo funciona la organización documental?

Clasificar Consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el establecimiento de agrupaciones documentales

Ordenar Establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación

Organizar Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo

ORDENACIÓN Documental Es un establece un bosquejo sobre la secuencia de los documentos, después de la debida clasificación, según el proceso en el tiempo. Este procedimiento finaliza con el espacio físico de los documentos, mediante unidades de instalación como son las cajas, paquetes, legajo o carpetas, a partir de las series establecidas.

PRINCIPIO

DEFINICIÓN

 Simplicidad

Sistema sencillo

 Expansión

La inclusión de nuevos documentos bajo el sistema de ordenación elegido.

Acciones de ordenación documental: Revisar relación de unidades documental es

Conformar y abrir expedientes

Reconocer los expedientes

Aplicar ordenamien to de los expedientes

Tipos de ordenación documental:

Foliación

ORDENACIÓN CRONOLÓGICA:

se fundamenta en la fecha de los documentos; empezando con el año, luego mes y día.

ORDENACIÓN NÚMERICA:

Se trata de adjuntar a cada expediente o documento un número de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento localizador.

Cronológica ORDENACIÓN DOCUMENTAL:

ORDENACIÓN ALFABÉTICA:

numérica establece un bosquejo sobre la secuencia de los documentos, después de la debida clasificación, según el proceso en el tiempo.

Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a personas y a entidades públicas y privadas.

alfabética

Clasificación documental Consiste en la identificación de los documentos que se deben conservar o generar en las instituciones para el apoyo a las gestiones administrativas y por su grado de importancia en la información que contienen.

Acciones de clasificación documental: Reconocer procesos del manual de funciones

Foliar y actualizar inventarios de transferencia

Implementaión de TRD

Separar documentos de apoyo

Conformar unidades documentales de cada área

Reconocer tipos documentales de series

Foliación Proceso de enumerar cada uno de los documentos de las series y subseries documentales, advirtiendo para ello la numeración de los folios en la parte superior derecha. Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o complejas, estén perfectamente ordenadas. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que antes de foliar es necesario hacer valoración primaria, la cual consiste en analizar si los documentos responden al trámite o a los tipos documentales de la respectiva serie documental, si existe duplicidad.

Cuadro de clasificación documental Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación, conformado a lo largo de historia institucional del Archivo General de la Nación. Permiten la clasificación y descripción archivística en la conformación de las agrupaciones documentales.

Características de los cuadros de clasificación documental Es un instrumento Estos cuadros, se basan en principios archivísticos (procedencia y orden original), y para ellos se basa en las siguientes características:

DELIMITACIÓN:

• Cada fondo debe estar asignado a una única entidad de procedencia, de manera que quede claramente delimitada del resto de la documentación del archivo.

UNICIDAD:

• La edad de los documentos no debe considerarse como criterio de clasificación, los documentos deberán estructurarse independientemente de la fecha de creación.

ESTABILIDAD:

SIMPLIFICACIÓN:

• El cuadro de clasificación debe tener una estructura permanente y estable en el tiempo que refleje funciones de entidad de procedencia y permita la flexibilidad para albergar funciones o cambios que se den en la entidad.

• Para mantener una estructura flexible y permanente, el cuadro de clasificación debe estar regido por su simplicidad.

Tablas de retención documental Las Tablas de Retención Documental es un grupo de funciones administrativas y técnicas para una adecuada planificación, administración y organización de los documentos, a partir de su inicio hasta su disposición concluyente, con la esencia de suministrar su manejo y preservación. Este proceso se realiza por medio de un formato definido por la ley, que comprende un listado de series y sus adecuados tipos documentales originados o recogidos en las oficinas (archivo de gestión) y se les determina el periodo de duración en cada fase del ciclo vital de los documentos y su práctica final.

Ejemplos de trd:

¿Por qué son importantes las trd? La implementación de las T.R.D. es importante para el manejo y control de la información, ya que se relaciona su periodo de retención y sirve de apoyo para racionalizar los procesos, es decir:

Facilitan manejo de información.

Ayudan al soporte para racionalizar los procedimientos administrativos.

Ayudan a la racionalización documental.

Reglamentan ltransferencias de ldocumentos en letapas de archivo.

Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Avalan elección y subsistencia de ldocumentos duraderos.

Proporcionan revisión y disposición a documentos por los periodos de retención estipulados.

DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVISTICO AYUDAN A:

Distribución de la documentación.

Colaboran con el control de la producción y diligencia documental.

Acceder a la utilización total de los documentos.

Proporcionan la organización de los escritos desde la conceptualización de archivo total.

Ejemplos:

Etapas de las trd: Las TRD se dividen en las siguientes etapas:

Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Análisis e interpretación de la información recolectada.

Seguimiento y actualización de las TRD.

ETAPAS

Aplicación.

Elaboración y presentación de la TRD para su aplicación.

ETAPA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 1. COMPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL: ETAPA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad, (decretos, acuerdos y resoluciones). Estructura interna y vigente de la entidad, manuales de funciones y procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y acto administrativo de creación, de grupos y asignación de funciones. 2. ENTREVISTA CON LOS PRODUCTORES DE LOS DOCUMENTOS DE LA INSTITUCIÓN: Identificación y definición de unidades documentales. Análisis de la producción y trámite de documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Identificación de valores primarios de la documentación.

ETAPA Análisis información recolectada Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos. Valoración y Selección documental, basándose en la Encuesta Estudio Unidad Documental.

ETAPA elaboración y presentación de trd Elaboración de propuesta de TRD teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia.

ETAPA aplicación, actualización de trd

seguimiento

Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando, fecha de la cual son de obligatorio cumplimiento, instructivo para su aplicación, normas para la organización de los archivos de gestión que concuerde con TRD de cada oficina. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las TRD, y el archivo General de la Nación por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.

aplicación de las trd según el acuerdo 039 de 2002

PASOS PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRd: PASO 1. Elabore los separadores para cada una de las series y subseries de conformidad con la información que suministran las TRD, de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

En cada separador se registra claramente el código y nombre de la respectiva serie y subserie documental, según sea el caso.

PASO 2.

Identifique y agrupe en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retenciรณn Documental.

Paso 3.

Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas), los documentos, teniendo en cuenta su fecha de producciรณn o trรกmite. De esta forma estarรก aplicando el Principio de Orden Original.

Paso 4. Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la siguiente información: Código de la oficina, Código Serie y Subserie y a continuación el nombre de expedientes. Tenga presente que dentro de cada carpeta, se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta por expediente para un asunto o contenido, proceda a abrir una nueva carpeta identificada con la información señalada anteriormente.

Paso 5. Ordene cada uno de los expedientes perteneciente a una serie o subserie documental, utilizando el sistema de ordenación que facilite la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación existentes son: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico, etc.

Paso 6.

Adelante la foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda, en forma legible y sin enmendadura, empezando por el documento más antiguo y así sucesivamente.

Paso 7. Ubique físicamente los expedientes (carpetas) que forman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la tabla de retención de la dependencia.

Paso 8.

Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes.

Paso 9. Levante el inventario documental, diligenciando para tal fin el Formato Único de Inventario Documental.

Paso 10. Una vez organizado el archivo de la dependencia a partir de la implementación de la tabla de retención, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series, dicho documento se constituye en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO, que son aquellos de carácter general y que como su nombre lo indica sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no constituyen documentos de archivos.

Paso 11. Se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención que están dados para el Archivo de Gestión de la dependencia, en las respectivas tablas, precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina.

¿Qué son documentos de apoyo? Son aquellos documentos que se conservan en las instituciones como guía o apoyo a las gestiones administrativas, contienen información muy importante, la cual es primordial para el funcionamiento de la empresa. Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales, resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la información que reside, incide en el desempeño de funciones específicas de las tareas administrativas. Éstos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman parte de las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central, por ser de carácter externo.

Ejercicio estudio de caso ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo? Empieza a diagnosticar todos los archivos, determinando si tiene inventarios, cuadros de clasificación y tablas de retención documental, posteriormente los clasifica bajo el principio de procedencia, en el cual cada documento debe estar situado en las unidades administrativas del que procede, teniendo en cuenta la observación de las series y subseries de cada expediente.

¿Cuáles son las causas que originaron esta situación? Las causas generadoras del problema son: Falta de conocimiento y capacitación de los trabajadores en cuanto al manejo documental. Falta de reconocimiento de la estructura orgánica de la empresa. Falta de interés en sus documentos. Falta de orden y lugar para su organización documental. Falta de TRD. Mala implementación y desconocimiento de la normatividad Falta de unidades de conservación adecuadas.

¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo? Si se debe aplicar el Ciclo Vital ya que este, nos ayuda a identificar la importancia del mismo para la compañía, por consiguiente, podemos asociar el tiempo generado del documento y de esto deducimos cuales documentos pertenecen al archivo de gestión, archivo central y por último el archivo histórico. Debe gestionarlo a través de las tablas de retención documental y los valores con los que cuenta el documento.

¿Cómo debe ser archivados esos documentos? Los documentos deben ser archivados en formatos que no modifiquen el documento, es el mismo procedimiento al archivar los documentos físicos cambia es la forma y formato e identificando las características.

¿Cómo se debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información? Con la identificación del cuadro de clasificación documental, además el organigrama de la empresa nos ayuda a tener una mejor ubicación dentro de la misma y de esta manera se acceda con facilidad a la información luego de aplicar las TRD.

¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

Ayudan a la racionalización documental.

Facilitan el manejo de la información.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Avalan la elección y subsistencia de documentos que tienen forma duradera.

Reglamentan las transferencias de documentos en distintas etapas de archivo.

¿Cuál es el Gran Reto de Arnulfo? Debe lograr poner en orden su empresa y documentos e implementar un sistema de gestión documental, el cual le permita tener mejor accesibilidad y control de documentos, teniendo en cuenta que deben contratar más personal para terminar de organizar la documentación de acuerdo al tiempo establecido.

Proporcionan revisión, disposición de documentos por periodos retención estipulados.

¿Cree usted que la Gestión Documental es la base para el desempeño de una empresa? Por supuesto que si, por que son las actividades administrativas tendientes a la planificación, procesamiento y manejo de la documentación producida y recibida como el objetivo principal de conservar todos los expedientes.

Glosario c

PATRIMONIO

ARCHIVO PRIVADO

DOCUMENTAL

Acumulación y unión de documentos de propiedad.

Acumulación unión de documentos que por su valor histórico tiene gran importancia.

SECCIÓN

FONDO

Unión de documentos correspondidos entre si que se relacionan con subdivisiones administrativas

Unión de documentos organizados y tramitados por un agente en el ejercicio de sus funciones.

ORDENACIÓN NUMÉRICA

ARCHIVO Es la acumulación y unión y documentos de cualquier fecha, forma y soporte material

Adjuntar a cada expediente o documento u numero de manera consecutiva.

SERIE

ARCHVO PÚBLICO Acumulación y unión de documentos de propiedad.

DOCUMENTOS DE APOYO

Por la información que contiene incide en el desempeño de funciones especificas de la tareas administrativas.

Unión de tipos de documentos generados por un producto en desarrollo de un proceso. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordenación interna de un documento que conserva la organización durante la prestación del servicio activo.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO Son aquellas que por su valor para la historia es de beneficio público

PRINCIPIO DE RPOCEDENCIA Respetar y conservar el documento, según la actividad que lo genero y la dependencia de su producción

ORDENACIÓN ALFABETICA

ORDENACIÓN CRONOLÓGICA

Expedientes y documentos relativos a personas y a entidades publicas y privadas.

Se fundamenta en la fecha de los documentos, empezando con el año, luego mes y día.

BibliografÃa http://www.oi2.es/images/ss-2.png https://1.bp.blogspot.com/4GT3_pKz5vo/V6S5IRT8QII/AAAAAAAAAGA/3t_2xrXjQtcNQgiy03QiRHuEda_H8UjkQCLcB/s1600/G. png http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf http://bpac.asamblea.gob.ni/iconos/carpeta.png http://4.bp.blogspot.com/-1SZqgu-nH_g/UUTLbPe80vI/AAAAAAAAABE/KfPM02sNjQ/s1600/factura-electr%C3%B3nica-300x231.jpg http://previews.123rf.com/images/cthoman/cthoman1507/cthoman150703838/42751200-Unailustraci-n-de-dibujos-animados-de-un-documento-de-negocios-a-pie--Foto-de-archivo.jpg http://4.bp.blogspot.com/woTH741fJeI/UUesqr6sjeI/AAAAAAAAAHw/prRdlzBf5eU/s640/1aa.jpg http://2.bp.blogspot.com/y6rARG8hzrw/URxIF_vsVSI/AAAAAAAAAE0/oaC2z5v_ja0/s1600/FORMATO+TABLA+DE+RETENCIO N+DOC..png https://es.slideshare.net/sergioaus/tablas-de-retencin-documental-3035007 https://www.pymesyautonomos.com/tecnologia/por-que-es-bueno-la-gestion-documental http://4.bp.blogspot.com/fwq6q5f46y4/TzBx7h6BSGI/AAAAAAAAAE0/vQ7Tk7Rfo0Y/s1600/1278638497_104127070_1Fotos-de--Legalizacionredaccion-traduccion-apostillas-de-documentos-en-general1278638497.jpg http://cdn3.computerhoy.com/sites/computerhoy.com/files/styles/fullcontent/public/prac ticos/organizar_cab.jpg?itok=xO6G08pW https://us.123rf.com/450wm/limbi007/limbi0071209/limbi007120900022/15118235-orangedibujos-animados-b-squeda-personaje-en-las-carpetas.jpg?ver=6 http://slideplayer.es/5394112/17/images/11/Principio+de+Orden+Original.jpg http://3.bp.blogspot.com/jr8QPK0CPV8/U0NAgP6oTlI/AAAAAAAAACQ/tR5Tk5m6sDw/s1600/jkh.gif http://maderkit.com.co/archivos/contenido/puntos_de_venta/colombia/jamar.png http://userscontent2.emaze.com/images/9d6cd471-0e02-4012-944e-032ec67dbd99/335c6273bb39-46b5-b49a-0425c332a5ba.png http://3.bp.blogspot.com/-

jVPeTWvdAPs/UE1EgAqnrWI/AAAAAAAAABA/XnjVhhyWqUc/s640/Clasificacion+Documental.gi f https://lauracogua.files.wordpress.com/2016/03/d0917-medico_carpetas.jpg?w=290&h=222 http://4.bp.blogspot.com/zwNfK0F7z3o/UkmxQYlgV7I/AAAAAAAAABs/jjG5kC1XD6w/s1600/Imagen1.png https://nrobinsongarcia.wordpress.com/2013/12/27/que-es-y-como-elaborar-un-cuadro-declasificacion/ http://www.archivogeneral.gov.co/inventario-documental file:///C:/Users/Domotica/Downloads/MANUAL_APLICACION_TABLAS_RETENCION_DOCUMENTAL_AL CALDIA_BARRANQUILLA.pdf https://www.google.com.co/search?q=imagen+glosarios&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved =0ahUKEwiIqpO_k4TUAhVHPiYKHbD3D08Q_AUICigB&biw=1600&bih=799#imgrc=RH7g9icr4cVjZM: http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/p/glosario-archivistico.html