Programa Servicios Complementarios Zona 4 Boyac谩 - Casanare - Norte de Santander - Santander
M贸dulo
1
Componente Empresarial - Administrativo MinAgricultura Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
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La asociatividad como estrategia para el desarrollo del Distrito
M贸dulo
1
Componente Empresarial - Administrativo
MinAgricultura Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
sociedad de ingenieros
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MinAgricultura Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Ruben Darío Lizarralde Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural
Programa Servicios Complementarios Zona 2 Boyacá - Casanare - Norte de Santander - Santander
Aníbal Fernández de Soto Camacho Viceministro de Desarrollo Rural Hernán Miguel Román Calderón Viceministro de Asuntos Agropecuarios
DIRECCIONES TERRITORIALES INCODER BOYACÁ – TUNJA
Gloria Inelda Gutiérrez Martín CASANARE – YOPAL
Marcela Villada Hernández Rey Ariel Borbón Ardila Gerente General
NORTE DE SANTANDER – CÚCUTA
Hernando Londoño Acosta Subgerente Adecuación de Tierras
Germán Gómez García
Yineth Esperanza Guarnizo Rojas Directora Técnica Administración de Distritos
SANTANDER – BUCARAMANGA
Solange Montoya Silva
Fernando Páez Jaimes Apoyo Supervisión Convenio SIAS - INCODER
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Fidel Castillo Blanco Presidente SIAS - Director del Convenio Camilo Alberto Cabeza Sanabria Coordinador Técnico Convenio Soyla Johana Mazo Pabón Asistente de Dirección Ejecutiva Blanca Manrique Dirección de Contenidos Equipo Técnico William Genaro Parra Serrano Cecilio Sandoval Pérez Antonio Armando Siachique José Enrique Araque Peñaloza Angélica Sofía Burgos Jure Carlos Urley González Castro Carlos Abel Rosero Montenegro Germán Mecón Naranjo Luis Martín Uribe Torres Jorge Humberto Castillo López Edición riátiga creatividad & estrategia www.riatigacreatividad.cu.cc Christian Riátiga Novoa Diseño y Concepto Gráfico
“Distritos de Adecuación de Tierras, eje central del Desarrollo Rural”
Esta publicación fue elaborada por la Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander -SIAS- dentro del Convenio de Apoyo No 0549 de 2013, Programa Servicios Complementarios Zona 2, Boyacá, Casanare, Norte de Santander, Santander. Su reproducción parcial puede hacerse citando la fuente y respetando los derechos de autor, la reproducción total deberá contar con la autorización de la Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander.
Ludwing Rios Caballero Ilustraciones Copyright 2013 Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander 1a edición 4.000 ejemplares Bucaramanga - Colombia 2013
MinAgricultura Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
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Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Misión
Presentación Institucional
Formular, Coordinar y Evaluar las políticas que promuevan el desarrollo competitivo, equitativo y sostenible de los procesos agropecuarios forestales, pesqueros y de desarrollo rural, con criterios de descentralización, concertación y participación, que contribuyan a mejorar el nivel y la calidad de vida de la población colombiana
Visión Entidad líder en la formulación, gestión y coordinación de las políticas agropecuarías, pesqueras, forestales y de desarrollo social rural, que propendan por su armonización con la política macroeconómica y por una ejecución descentralizada, concertada y participativa
Objetivo Social El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural tiene como objetivos primordiales la formulación, coordinación y adopción de las políticas, planes, programas y proyectos del Sector Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural. (Decreto 2478/99, artículo 2)
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3 Componente Empresarial - Administrativo
MinAgricultura
Misión Ejecutar políticas de desarrollo rural, en coordinación con las comunidades e instituciones públicas y privadas relacionadas con el sector agropecuario, forestal y pesquero, facilitando el acceso de los pobladores rurales a los factores productivos y sociales, para contribuir a mejorar su calidad de vida y al desarrollo socioeconómico del país.
Visión
Presentación Institucional
Componente Empresarial - Administrativo
4
Para el año 2019, el INCODER será reconocido como la entidad líder en la ejecución de políticas de desarrollo rural de manera participativa, competitiva, equitativa y sostenible.
Dirección Técnica de Administración de Distritos 1. Promover la organización de las asociaciones de usuarios de los Distritos de Adecuación de Tierras y proporcionarles asesoría jurídica y asistencia técnica para lograr su reconocimiento e inscripción y tramitar las concesiones de agua. 2. Emitir concepto sobre la viabilidad de la solicitud de reconocimiento e inscripción de las asociaciones de usuarios de los distritos de adecuación de tierras y tramitar y remitir toda la documentación al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 1380 de 1995. 3. Asesorar y acompañar a las Direcciones Territoriales en la ejecución de programas de capacitación a las asociaciones de usuarios para que asuman directamente la responsabilidad de administrar, operar y conservar las obras en sus respectivos Distritos. 4. Vigilar, controlar e imponer medidas coercitivas a las asociaciones de usuarios para que adecuen sus acciones y comportamientos a las directrices y normas de operación y manejo.
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5 Componente Empresarial - Administrativo
5. Coordinar la implementación de políticas, estrategias y programas relacionados con la operación, conservación y rehabilitación de los distritos de adecuación de tierras. 6. Proponer criterios para la preparación de los presupuestos anuales de administración, operación, conservación y rehabilitación de los distritos de adecuación de tierras. 7. Asesorar a las Asociaciones de Usuarios y a las Direcciones Territoriales para la elaboración de los presupuestos de funcionamiento y el análisis para establecer la estimación de las tarifas que deben cobrarse a los beneficiarios. 8. Expedir o aprobar los presupuestos de funcionamiento que presenten las asociaciones de usuarios u organismos administradores. 9. Calcular los costos de la construcción, rehabilitación o ampliación de los Distritos de Adecuación de Tierras para efectos de aplicar las fórmulas que se establezcan para la recuperación de tales inversiones a cargo de los beneficiarios, la cuota del subsidio y las tarifas básicas y de aprovechamiento de servicios. 10. Acompañar el proceso de concertación para la recuperación de las inversiones de acuerdo a los parámetros establecidos y la suscripción de las actas de compromiso, pagarés y demás documentos que se acuerden por parte de los usuarios. 11. Ejercer las acciones necesarias para la liquidación y el cobro de las cuotas de recuperación de las inversiones. 12. Asesorar a las Direcciones Territoriales para realizar el seguimiento y evaluación de los distritos de adecuación de tierras en operación. 13. Participar en la definición de los criterios generales para la transferencia de los distritos a las Asociaciones de Usuarios, o para la entrega en concesión. 14. Asesorar a las Direcciones Territoriales para realizar el seguimiento y evaluación de los Distritos de Adecuación de Tierras. 15. Participar en la implementación del modelo de gestión de información en la entidad y desarrollar las competencias necesarias para implementar el plan estratégico de información y tecnología. 16. Participar en la formulación de políticas, estrategias, plan indicativo, plan de desarrollo administrativo, plan operativo anual, proyecto de presupuesto de inversión y funcionamiento, plan estratégico y los demás programas relacionados con la planeación de la entidad, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los lineamientos del Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes, y del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. 17. Las demás funciones que le sean asignadas y que por su naturaleza le correspondan.
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La Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander -SIAS- es una organización de carácter gremial, establecida en agosto de 1977, como una sociedad sin ánimo de lucro y de derecho privado, de interés colectivo, autónoma, con patrocinio propio, la cual funciona de conformidad con la Constitución Nacional, las Leyes de la República de Colombia sus estatutos y demás disposiciones sobre la materia, consolidada con el firme propósito de fortalecer y dinamizar el desarrollo del sector agrícola en Santander.
Presentación Institucional
Componente Empresarial - Administrativo
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El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural por medio de la Secretaria de Agricultura de Santander nos ha acreditado como Entidad Prestadora de Servicios de Asesoría y Asistencia Técnica Directa Rural EPSAGRO y estamos inscritos como Organización Gestora Acompañante (OGA) del Proyecto Apoyo Alianzas Productivas (PAAP) del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
Misión La Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander SIAS, esta orientada expresamente a generar soluciones a los problemas de desarrollo agropecuario, agroindustria, forestal y agroforestal, en el ámbito nacional e internacional.
Visión Para el año 2015, la Sociedad de Ingenieros A gronomos de Santander SIAS, utilizando un enfoque de cadena de valor, será un ente local, regional, nacional e internacional, gracias a los niveles de excelencia de su gestión técnica y operativa; a su capacidad para responder por el manejo del medio ambiente; de los recursos naturales y del potencial humano vinculado y perteneciente al sector agropecuario, agroindustrial, agroforestal y forestal .
¿ Qué es el
Programa Servicios Complementarios?
Apoyo a las asociaciones * Ley 41 de 1993 / Art. 21
Con el fin de vincular las comunidades a los procesos de adecuación de tierras y obtener su asentamiento en la formulación, ejecución, financiación y amortización de las inversiones en proyectos de adecuación de tierras, el INCODER tendrán la obligación de consultar a los posibles beneficiarios y obtener su compromiso con la realización de tales actividades. Concluidos los estudios y establecida la conveniencia técnica, económica, ambiental y social de realizar el respectivo proyecto, promoverá la creación de la asociación de usuarios, la cual será el interlocutor válido frente a la gestión oficial. El INCODER deberá proporcionar a la asociación asesoría técnica y jurídica, hasta lograr su reconocimiento e inscripción en el Ministerio de Agricultura.
¡Importante! “Se entiende por adecuación de tierras, la construcción de obras de infraestructura destinadas a dotar un área determinada con riego, drenaje o protección contra inundaciones, con el propósito de aumentar la productividad del sector agropecuario. La adecuación de tierras es un servicio público.” * Ley 41 de 1993 / Art. 3
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7 Componente Empresarial - Administrativo
El objetivo general del Programa Servicios Complementarios es fortalecer, capacitar y apoyar a las Asociaciones de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras, con el propósito de reactivar y/o rediseñar las actividades agrícolas y pecuarias promoviendo el desarrollo productivo de manera eficiente y sostenible. El programa contempla la implementación de actividades o acciones interinstitucionales, públicas y privadas, orientadas al fortalecimiento de los componentes organizativos, administrativos, operativos y de conservación y desarrollo productivo de los Distritos de Adecuación de Tierras.
Componentes
Componente Empresarial - Administrativo
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Empresarial Administrativo
Social Organizacional
“Fortalecer la base y la estructura de dirección y control de la organización con el fin que la asociación maneje de m a n e r a e fi c i e n te , e qu i t a t i va y sustentable el distrito, de igual forma d a r a c o n o c e r l o s d i fe r e n t e s esquemas empresariales que se pueden implementar que permitan el funcionamiento como empresa competitiva”.
“Sensibilizar, socializar temáticas de formación personal, de trabajo en equipo, empoderamiento de sus problemas y soluciones, el sentido de la organización, toma de decisiones entre otras que for talezcan a la comunidad usuaria del distrito y su región”.
Productivo Ambiental
Programa Servicios Complementarios
“Fomentar la diversificación de la producción agropecuaria considerando el uso del suelo, las condiciones agroecologicas, entre otros aspectos técnicos y las necesidades del mercado nacional e internacional. De igual forma Impulsar e implementar la cultura del uso de los recursos naturales como son el agua, el suelo, el aire y las especies vegetales y animales que hacen parte del ecosistema del distrito”.
Comercial Crediticio
“Fomentar el valor agregado a los productos agropecuarios que ofrece el distrito con el propósito de satisfacer las necesidades de l o s c o n s u m i d o r e s a c to r e s determinantes en la dinámica de comercialización. Capacitar a los usuarios y a su estructura organizativa sobre diferentes posibilidades de acceder al crédito y otros programas de financiación con los que cuenta el sector empresarial”.
Presentación
5
Capitulo 1
9
Asociación de usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras. ¿Que es una Asociación de Usuarios? Constitución de las Asociaciones Funciones de las Asociaciones Quienes son los Usuarios Marco legal colombiano en adecuación de tierras. Estructura empresarial de la Asociaciones Principios y valores corporativos Estrategias competitivas de las Asociaciones Beneficios de asociarse
11 12 17 19 20 22 23 27 29
Capítulo 2 Herramientas para la administración, operación y mantenimiento de los Distritos de Adecuación de Tierras.
33
Administración Estructura administrativa Estructura organizacional Qué es la contabilidad y para qué sirve Formularios contables Los impuestos Desarrollo organizacional La planeación participativa Planeación estratégica Planeación operativa
34 34 35 37 38 42 45 48 49 58
Capítulo 3 Oferta Institucional
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9 Componente Empresarial - Administrativo
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Contenido
*
Presentación Apreciado Usuario:
También queremos recordarle que el éxito de este programa se fundamenta en la aplicación de los conocimientos adquiridos y en la participación activa como usuario a través de la Asociación de cada distrito y así, aunando esfuerzos contribuir en el for talecimiento, consolidación y empoderamiento de las Asociaciones de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras
El contenido de esta cartilla corresponde al módulo 1, Componente Empresarial - Administrativo y está estructurada como un documento de aprendizaje, que permitirá adquirir conocimientos que se reforzarán a través de los talleres y eventos de formación para la transferencia de aprendizaje, por intermedio de los profesionales vinculados al desarrollo del Programa Servicios Complementarios.
Ing. Fidel Castillo Blanco Director Convenio
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11 Componente Empresarial - Administrativo
En el marco del desarrollo del “Programa Servicios Complementarios”, el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural–INCODER- y la Sociedad de Ingenieros Agrónomos de Santander –SIAS- , le hacen entrega de esta cartilla con el fin de que adquiera conocimientos básicos sobre herramientas para la administración, operación y conservación de los Distritos de Adecuación de Tierras.
*
¿ Qué buscamos ?
Componente Empresarial - Administrativo
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“Fortalecer la base y la estructura de dirección y control de la organización con el fin que la asociación maneje de manera eficiente, equitativa y autosustentable el distrito, de igual forma dar a conocer los diferentes esquemas empresariales que se pueden implementar que permitan el funcionamiento como empresa competitiva”. (Convenio de Apoyo No 0549 de 2013, Programa Servicios Complementarios )
La asociación es una oportunidad de participación y de trabajo en equipo para el bienestar de todos.
¿ Qué lograremos ?
La base de datos de los usuarios.
Conocer El marco legal colombiano sobre la adecuación de tierras.
Fortalecer
Al final de este módulo, la asociación y sus miembros estarán en capacidad de:
La estructura organizacional y empresarial.
Conocer Identificar Las ventajas e importancia de la asociatividad para la ejecución de proyectos productivos.
La oferta institucional existente en el área de influencia del distrito.
Obtendremos nuevas herramientas para la autosustentabilidad del distrito Programa Servicios Complementarios - Zona 4
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Actualizar
Capítulo
1
Asociación de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras
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Asociación de Usuarios
de Distritos de Adecuación de Tierras
Socialización Altogrande, Asoprounión, Asonegavita, El Rosal // Norte de Santander
ASOCIACIÓN DE USUARIOS. Los usuarios de un Distrito de Adecuación de Tierras estarán organizados, para efectos de la representación, manejo y administración del Distrito, bajo la denominación de asociación de usuarios. Todo usuario de un Distrito de Adecuación de Tierras adquiere por ese solo hecho la calidad de afiliado de la respectiva asociación y, por lo mismo, le obligan los reglamentos y demás disposiciones que se apliquen a dichos organismos y a sus miembros. (Ley 41 de 1993 / art. 20)
¿QUIÉN ES CONSIDERADO USUARIO DE UN DISTRITO? E s u s u a r i o d e u n D i s t r i to d e Adecuación de Tierras toda persona natural o jurídica que explote en c a l i d a d d e d u e ñ o , te n e d o r o poseedor, acreditado con justo título, un predio en el área de dicho Distrito. En tal virtud, debe someterse a las normas legales o reglamentarias que regulen la utilización de los servicios, el manejo y conservación de las obras y la protección y defensa de los recursos naturales. (Ley 41 de 1993 / art. 5)
¡Tenga en Cuenta! “El usuario de un Distrito de Adecuación de Tierras, será solidariamente responsable con el propietario del predio, de las obligaciones contraídas por servicios con el Distrito en el respectivo inmueble.”. * Ley 41 de 1993
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Constitución de las
Asociaciones de Usuarios
de Distritos de Adecuación de Tierras
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Las Asociaciones de usuarios de distritos de adecuación de tierras están llamadas a liderar la actividad económica agropecuaria el el área de influencia del distrito. Para que exista una Asociación de Usuarios de Distritos de Adecuación de Tierras, debe constituirse legalmente y obtener la personería jurídica, para lo cual se deben llenar los siguientes requisitos:
1.
2.
Acta de la Asamblea de Constitución y elección de dignatarios.
Estatutos y constancia de su aprobación por la Asamblea de Asociados.
3. Relación de Asociados con su respectiva identificación y dirección domiciliaria.
Efectuado el reconocimiento de la Personería Jurídica y su correspondiente inscripción, el expediente de la Asociación será remitido al INCODER, para efectos de su inspección, control y vigilancia.
¡Importante! “La Subgerencia de Adecuación de Tierras revisa los documentos y si se encuentran ajustados a la normatividad se emite un concepto de viabilidad que es enviado al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, entidad que expide la Resolución de Personería Jurídica”. * Ley 41 de 1993
¿Cómo se realiza la Asamblea de Constitución de una Asociación de Usuarios?
1. Convocatoria a la asamblea general de usuarios.
2. Se organiza un orden del día.
¡Importante! Las listas de asistencia a las asambleas generales de usuarios deben contener: Nombre y apellido. Dirección y teléfono
a) Llamada a lista y verificación del quórum. b) Elección del presidente y secretario de la reunión. c) Elección de la Junta Directiva de la Asociación. d) Lectura y aprobación de Estatutos. f) Proposiciones y varios. g) Firma del acta por el presidente y secretario.
del domicilio. Número de cédula. Firma.
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El Acta
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Es una relación escrita de lo tratado, acordado o sucedido en una asamblea, junta o reunión previamente convocada.
La emisión de un acta proporciona testimonio o constancia oficial de un hecho. El acta equivale a una certificación de lo tratado o acordado en la asamblea y en las reuniones de la Junta Directiva.
¿Qué debe contener? 1. Fecha, hora de inicio y sitio de la asamblea 2. Orden del día (temas a tratar) 3. Llamada a lista para verificar el quórum 4. Desarrollo del orden del día. 5. Se debe anotar de manera resumida todo lo que se comente y se acuerde. 6. Al finalizar el acta se debe firmar por el presidente y el secretario.
Los Estatutos
Los Estatutos de las Asociaciones de Usuarios, entendidas como entidades sin ánimo de lucro, están regidos por disposiciones internas que estructuran el marco de acción, funcionamiento y desarrollo en los objetivos, la toma de decisiones, la designación de administradores y órganos de fiscalización y la disolución y liquidación.
Los Estatutos deben contener Razón social, domicilio y ámbito de operaciones. Objeto social y actividades. Condiciones para la admisión de usuarios y retiro. Derechos y deberes de los Asociados.
Normas para: Registro General de Usuarios. Convocatoria a asambleas ordinarias y extraordinarias. Junta Directiva. Representación Legal. Constitución e incremento patrimonial. Normas para fusión, disolución y liquidación. Procedimiento para reforma de estatutos. Disposiciones sobre destinación de bienes una vez disuelta y liquidada la asociación. Las demás condiciones necesarias para asegurar el cumplimiento de su objeto.
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Para efectos de su organización,funcionamiento, designación de sus miembros, entre otros, las Asociaciones de Usuarios, además de la normatividad vigente, se rigen por los estatutos que son aprobados mediante Asamblea General de Usuarios.
Funciones
de las Asociaciones * Ley 41 de 1993
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Administrar, operar y mantener los Distritos de manera que permita el aprovechamiento de las obras.
Promover la ejecución de proyectos de Adecuación de Tierras dentro de su comunidad.
Ejercer representación y vocería de todos los usuarios.
Presentar para el estudio y aprobación los presupuestos de administración, operación y conservación del distrito.
Velar por la correcta ejecución de las obras y la utilización de los recursos financieros y técnicos previstos para el proyecto.
Cada día es una oportunidad de aprender y mejorar mi Asociación
Calidad de Usuarios de un Distrito de Adecuación de Tierras
Propietario es toda persona con Los
Usuarios pueden ser
Poseedor es toda persona con dominio del predio, pero sin título real.
Tenedor es la persona que vive en un predio, pero sin título real, ni dominio (arriendo, servidumbre, aparcería u otros)
Las habilidades y valores de las personas son un punto clave que agrega energía y hace más efectivo y humano el trabajo en equipo
¡Importante! “Los Usuarios de un Distrito de Adecuación de Tierras deben someterse a las normas legales, reglamentarias que regulen la utilización de los servicios, el manejo, conservación de las obras, la protección y defensa de los recursos naturales”. * Ley 41 de 1993
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título real y dominio de un predio.
Marco Legal Colombiano
en Adecuación de Tierras
Constitución Política de Colombia Art. 65 y 365
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Decreto
Leyde41 1993
1380
3759
Regula la construcción de obras de adecuación de tierras, con el fin de mejorar y hacer más productivas las actividades agropecuarias, velando por la defensa y conservación de las cuencas hidrográficas.
Establece requisitos para el reconocimiento e inscripción de las Asociaciones de Usuarios de los Distritos de Adecuación de Tierras
Por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural – INCODER, y se dictan otras disposiciones.
Decreto
de 1995
Acuerdo
de 2009
Resolución
1881
193
1399
Reglamenta parcialmente la Ley 41 de 1993
Define los lineamientos para establecer las tarifas aplicables a los Usuarios de los Distritos de Adecuación de Tierras.
Define los criterios generales para la entrega de los Distritos de Adecuación de Tierras para su administración, operación y conservación.
de 1994
*
Decreto
entre otras disposiciones
de 2009
de 2005
Leyde41 1993
En virtud de la Ley de Adecuación de Tierras, Ley 41 de 1993, el INCODER tiene la obligación de promover la participación, organización de los usuarios, brindarles capacitación, asesoría y ejercer vigilancia y control.
Componente Empresarial - Administrativo
25 Capacitar a las asociaciones de usuarios para que asuman directamente la responsabilidad de administrar, operar y conservar las obras en sus respectivos distritos.
Promover la organización
Incentivar la participación
de las Asociaciones de Usuarios de los proyectos y/o Distritos.
de las comunidades beneficiarias durante el desarrollo de sus proyectos y/o distritos.
Vigilar y Controlar a las asociaciones de usuarios para que adecuen sus acciones a las directrices y normas de la adecuación de tierras del país.
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Estructura empresarial de las Asociaciones
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Socialización La Capilla - Asobarroblanco // Boyacá
Ser empresario implica trabajar en equipo, tomar las decisiones adecuadas y utilizar los recursos eficientemente para lograr los objetivos comunes.
Talento Humano
Asociados
Mercadeo y Comercialización
Clientes y Consumidores
Administración y Finanzas
Equipo de Administración
Asociación como
Empresa
Producción
Trabajo en equipo
Principios y Valores Corporativos
Aplicados a las Asociaciones Son las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta de una comunidad.
Trabajo en equipo: Fortalece la asociatividad en torno a objetivos comunes, incrementando la capacidad productiva y la calidad del trabajo. Crea un ambiente armónico haciendo posible la autoevaluación, optimizando los resultados.
Desarrollo Comunitario: Establecer programas de apoyo a los usuarios en formación, salud y recreación y todos los que contribuyan a su bienestar social y emocional.
Mejoramiento continuo: Se aplican todos los procedimientos técnicos e instrumentos gerenciales que le permitan responder oportunamente a los cambios del entorno. Aquí están implicados los deberes de los miembros relacionados con la competencia, diligencia y calidad.
Calidad: Compromiso personal buscando la excelencia en la prestación de los servicios con el objetivo de satisfacer las expectativas del cliente interno y externo
Oportunidad: Cumplimiento oportuno y con calidad de las funciones derivadas del servicio ofrecido.
Eficacia: Planificación orientada a resultados en la realización de las actividades fruto del trabajo.
Eficiencia: Uso racional de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles.
Universalidad: Atención igualitaria a todas las personas, sin ninguna discriminación.
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Valores Corporativos
Los valores corporativos se convierten en la cultura de la organización.
Valores Corporativos
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Transparencia: Las acciones se realizan de forma ética y pública, con una gestión clara que comunica sus resultados.
Liderazgo: Unidad de propósitos orientada desde la dirección, donde los asociados están involucrados en la búsqueda de los objetivos.
Compromiso: Con los clientes, los consumidores y con la calidad en los productos y servicios que produce la organización.
Respaldo: Personal competente y experimentado, proveedores comprometidos y tecnología moderna, generando confianza en los clientes y permanencia en el mercado.
Honestidad: Usuarios con cualidades y calidades humanas generan confianza y respeto en el mercado, fortaleciendo la asociación.
Actitud positiva: Compromiso de los usuarios para fortalecer la asociación y mejorar el desempeño.
Amigables con el medio ambiente: Comprometida con la conservación y mejoramiento de las cuencas hidrográficas, uso racional y eficiente del agua, respeto con los ecosistemas y prácticas ambientales sostenibles.
Agricultura y desarrollo rural: Contribuyendo con el mejoramiento de la producción agrícola sostenible y competitiva, mejorando la calidad de vida de sus asociados, dentro del objetivo de auto sostenibilidad del distrito.
Servicio al cliente: Es la condición para lograr progreso y desarrollo de la asociación, se deben centrar los procesos, actividades y procedimientos en el cliente.
Actividad
1. Escribo los cinco valores corporativos más sobresalientes de mi asociación
1. 2. 3. 4. 5. 2. La historia de mi Asociación
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29 Componente Empresarial - Administrativo
1. Descubra los valores corporativos de su asociación 2. Haga una reseña histórica de su Asociación
Estrategias Competitivas de las Asociaciones
Componente Empresarial - Administrativo
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Formación de
capital humano: En aspectos organizacionales, empresariales, comerciales y productivos, que permitan fortalecer la asociatividad.
Mejoramiento de la
eficiencia del distrito: Para lograr mayor productividad y competitividad, a partir de la consolidación de la prestación de servicios que garanticen la operatividad manejo y conservación del distrito.
Fortalecimiento de la
comercialización: Mediante el acompañamiento en la búsqueda de alternativas para mejorar los procesos de comercialización y la capacidad de negociación y la generación de valor agregado.
Taller Revisión del estado de mi distrito y mi asociación Nombre del Distrito:
Actividades Agropecuarias:
Fecha de creación del distrito: ¿Que temas de capacitación nos darán fortaleza como organización?
En mi zona, ¿Qué actividades ambientales fortalecen mi asociación?
¿Cómo puedo fortalecer la producción de mi asociación?
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Componente Empresarial - Administrativo
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Ubicación:
Actividad Qué beneficios recibo actualmente de la Asociación?
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Qué beneficios me gustaría recibir?
Cómo ve su Asociación en el futuro?
Hemos logrado las bases para la sostenibilidad de nuestra asociación, es hora de trabajar por ella
Taller
Reviso el estado legal de mi Asociación
Lista de Chequeo Nombre Asociación: Representante legal: Asociación constituida
SI
NO
Estatutos aprobados
SI
NO
Fecha de creación
SI
NO
Estructura administrativa
SI
NO
Asociación constituida
SI
NO
Que tanto conozco mi asociación Quienes conforman la Junta Directiva de mi Asociación?
Que actividades puedo aportar en la Asociación?
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Capítulo
2
Herramientas para la
Administración, Operación y Mantenimiento de los Distritos de Adecuación de Tierras
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Administración La administración es un conjunto de acciones encaminadas a convertir un objetivo en realidad para el bien común. Toda administración necesita orden, recursos (dinero, infraestructura y equipos, entre otros) y personas que trabajen en un verdadero equipo. Sólo así, la administración estará al servicio de la organización, es decir, nos ayudará a guiar la vida de nuestra organización utilizando todos los recursos disponibles.
Estructura administrativa
Estructura Organizacional
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Para administrar un sistema de riego debemos tener una estructura básica, o sea una forma de organizarnos con responsabilidad para que todo funcione bien. En sistemas de riego pequeños puede ser una estructura sencilla: pocas personas que cumplan varias funciones, pero en sistemas grandes se necesitan hacer muchos trabajos, entonces se precisan más personas.
Estructura Distrito Pequeña Escala
Estructura Gran Escala
Asamblea General
Asamblea General Revisor Fiscal
Junta Directiva Junta Directiva Tesorero
Fiscal Gerente Secretaria Tesorero
Secretaria
Asamblea General
Estructura Organizacional
Está conformada por todos los asociados, siendo el máximo órgano de decisión de la administración y sus decisiones son obligatorias para todos. Se pueden reunir ordinaria o extraordinariamente y son convocados por la Junta Directiva. Generalmente, la asistencia de la mitad de los asociados hábiles es válida para tomar decisiones.
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Por regla general toda asociación debe tener un revisor fiscal, que debe ser un contador público titulado y sus funciones son señaladas en los estatutos. Básicamente ejerce control sobre las cuentas y dineros de la Asociación.
Junta Directiva Grupo de representantes de la Asamblea General, elegidos por sus cualidades personales y formación, los cuales establecen las directrices de la asociación y nombran al gerente. Sus funciones se establecen en los estatutos.
Gerente Es el Representante Legal de la asociación, es quien planea las actividades, se reúne con los clientes, se encarga de la comercialización, establece contratos, controla el recurso humano, vigila el buen uso de la infraestructura y evalúa los registros contables.
Tesorero Es quien debe llevar los registros contables de la Asociación y rinde informes sobre el manejo del dinero.
¡Tenga en Cuenta! Esta es una estructura básica, adicionalmente, dependiendo del tamaño del distrito, se crearán comites de trabajo con funciones específicas establecidas por la Asamblea General en los estatutos de cada Asociación.
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Componente Empresarial - Administrativo
Revisor Fiscal
Estructura del personal y algunas de sus funciones
Componente Empresarial - Administrativo
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Fontanero 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Registrar caudales. Limpiar los desarenadores en el canal principal. Engrasar compuertas. Abrir válvulas, sifones pequeños. Recorrer el canal principal. Abrir válvulas. Pintar compuertas y sifones según el manual de operaciones.
Contador 1.Llevar registros de las entradas y salidas del dinero. 2.Hacer balances, informes, etc.
Comités de apoyo (para distritos de gran escala) 1. Técnico 2. Comercial 3. Social 4. Crédito 5. Ambiental 6. Conciliación ... entre otros.
La participación activa en la Asociación ayuda a garantizar la calidad de los productos y servicios ofrecidos. Por lo tanto es importante conocer los estatutos y espacios de participación en la Asociación
Que es la contabilidad y para que sirve La contabilidad registra en libros adecuados todas las operaciones económicas que realiza la organización.
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La situación económica de la organización. Cuánto dinero ha entrado y cuánto dinero ha salido. Cuánto dinero en efectivo tiene la organización. Si hay pérdidas o ganancias. Con qué artículos o bienes cuenta la organización. Cómo presentar informes precisos sobre el movimiento del dinero.
Si no hay una buena contabilidad se presentan una serie de problemas:
Los usuarios no conocen si la organización ha ganado o perdido dinero, esto ocasiona desconfianza y dudas entre los usuarios. Se abandonan los trabajos y la organización se debilita. Se desconoce si la dirección está manejando adecuadamente el dinero. La organización puede paralizarse, hasta llegar a desaparecer.
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La contabilidad es útil y necesaria para saber:
Formularios Contables. La información del movimiento económico hay que escribirla en los formularios adecuados. Los datos no deben confiarse a la memoria, deben registrarse de inmediato en el lugar correcto. Lo ideal (en caso de contarse con los recursos necesarios) sería utilizar programas computarizados de contabilidad.
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Los formularios más importantes son el libro de caja, recibos, facturas, entre los más importantes.
Libro caja. Es el formulario que registra las entradas y salidas del dinero en efectivo y debe llevarse a diario. Como usted ve en el ejemplo, hay que anotar todo lo que ingresa y lo que se gasta, explicando bien en el libro cuál es el motivo. Para cambiar a la siguiente página del Libro Caja, se hace necesario trasladar el saldo final a la nueva página y continuar con las anotaciones.
Recibos y facturas.
Un RECIBO debe contener:
Son documentos que se entregan o se reciben cada vez que se hace una transacción. Nos sirven como soporte o respaldo al momento de recibir o de entregar dinero en efectivo o artículos.
·Nombre de la persona que paga. ·Fecha. ·Cantidad en números y letras. ·Detalle de la compra o entrega del dinero o de artículos. ·Número de la Cédula de identidad. ·Firma de quien recibe el dinero. ·Sello de la organización, si se tiene.
modelo de
Recibo de
Caja
Modelo de
Factura
Un FACTURA debe contener: ·Nombre o razón social del proveedor con su dirección. ·Fecha de compra. ·Registro Único Tributario del contribuyente (RUT) o cédula de identidad. ·Número de la factura impresa. ·Detalle de la compra de artículos, cantidad, valor unitario y total, especificar el IVA (si el artículo es gravado), y descuentos si los hay.
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隆Importante! Se debe cumplir con lo establecido por la DIAN para la impresi贸n de la factura. Tanto en recibos como en facturas no se debe admitir borrones ni tachones. Estos documentos deben ordenarse separando los recibos y /o facturas, seg煤n sea que hayan sido entregados o recibidos.
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Otras herramientas contables
Comprobante de Egreso Letra de Cambio
Cheque
Herramientas contables
Recibo de Consignaci贸n
Cuentas por Pagar
Los Impuestos Son contribuyentes las personas naturales (es decir, individuales) y/o agrupaciones que realicen actividades económicas.
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Los impuestos que están obligados a declarar las Asociaciones de Usuarios son: Impuesto al valor agregado (IVA). Las retenciones en la fuente (RF)
Impuesto al valor agregado (IVA). Ninguna Asociación de Usuarios paga este impuesto por pertenecer al sector agrícola. Pero si están obligadas a declarar cada seis meses el IVA, por el cobro de tarifas de agua y venta de sus productos.
Retención en la fuente (RF). Las Asociaciones deben hacer varios tipos de retenciones los cuales cambian cada año fiscal. Los valores más comunes son: 3,5 % sobre el valor bruto de la compra 10 % por servicios profesionales cuando son contratados por la Junta 4 % por arriendos 6 % por servicios.
¡Tenga en Cuenta! Cuando hay ingresos de dinero en la organización de riego, ya sea por pago de multas, cuotas, tarifas, nuevos ingresos, reingresos, pago de transferencia de herederos, aportes, donaciones, etc., el gerente debe depositarlo en forma inmediata en una cuenta abierta en algún banco de la localidad o del centro poblado más cercano.
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La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIANes una entidad estatal técnica y autónoma, encargada de controlar la aplicación correcta de los impuestos por parte de los contribuyentes.
¡Tenga en Cuenta!
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Todo ingreso o pago debe ser registrado en cada cuenta. Por ejemplo, el pago de tarifas hay que registrarlo en el DEBE de la cuenta Tarifas, que se identifica con un número o código contable. Así mismo se hace con las demás cuentas, que pueden ser, Multas, Cuotas, Aportes, etc. Cuando hay egresos o salidas de dinero, si son cantidades pequeñas, puede hacerse en efectivo, pero toda persona que reciba dinero de la Asociación de Usuarios, por más pequeña que sea la cantidad deberá firmar un recibo, en el que constará claramente el motivo por el que recibe el dinero, el nombre y el número de cédula de identidad. Si las cantidades son mayores, los pagos se harán con cheque y previa la autorización del Representante Legal de la Asociación de Usuarios o su Junta Directiva. Todas estas salidas de dinero, ya sea en efectivo o en cheque, deben registrarse en la Contabilidad de la Asociación de Usuarios, en las cuentas contables respectivas. Los registros contables que se hacen en forma permanente nos sirven para saber cómo es el estado financiero de la organización, o sea cómo están las cuentas, qué nos dicen los números. Por ejemplo: ¿entró más dinero del que gastamos?... entonces ¿cuánto nos sobró?, ¿gastamos más de lo que había entrado?, ¿en qué debemos ahorrar la próxima?, etc.
Desarrollo Organizacional
La planeación es clave para el proceso administrativo. Es un conjunto de acciones que toda organización hace para cumplir los objetivos y las metas establecidas.
para que
sirve
Planear
Permite organizar las actividades y las acciones concretas y visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas. Por ejemplo: ¿Qué hay que hacer primero, qué después? ¿Cuánto tiempo necesitamos para cada cosa? ¿Con qué recursos contamos?
Define las funciones y las responsabilidades de la organización y de los beneficiarios. Por ejemplo: ¿qué debe hacer cada usuario, cada dirigente, cada miembro de la Junta Directiva?.
Ayuda a preparar un trabajo consciente, evitando las improvisaciones.
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La Planeación
Unifica criterios cuando se plantean los objetivos y metas.
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Refleja las políticas y los procedimientos para la ejecución de las actividades.
Para que
sirve
Planear
Organiza la utilización de los recursos institucionales y comunales.
Sirve para prevenir dificultades y planear posibles soluciones.
Es un instrumento para el control, seguimiento y evaluación de las actividades, de las metas y objetivos.
¡Recuerde! Siempre la planeación debe ser flexible y no una camisa de fuerza.
Planifiquemos nuestra asociación
Pero además, es indispensable planear para poder mirar nuestra organización y preguntarnos, entre otras cosas:
¿Qué hacemos? (cuáles son nuestras tareas, nuestras actividades).
¿Qué queremos lograr y alcanzar? (nuestros objetivos y metas).
¿Cómo nos organizamos ? (planificamos las cosas, improvisamos, etc).
¿Con qué contamos ? (recursos, capacidades de los usuarios, etc).
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Dijimos que nuestra organización necesita de una buena administración y de una buena planeación para funcionar bien.
¿Cómo nos comunicamos ? (cómo nos enteramos las cosas, por medio de quién quiénes, a tiempo o destiempo, etc),
Componente Empresarial - Administrativo
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¿Con quiénes trabajamos ? (dirigentes, compañeros, técnicos, otras instituciones, etc),
¿Cuáles son nuestros puntos positivos ? (nuestras mayores fortalezas),
¿Cuáles son nuestros lados negativos o nuestros límites actuales?
¿Qué cosas de afuera nos ayudan o nos perjudican?
¡Importante! Una vez que vamos respondiendo estas cuestiones con claridad y verdad, podremos tomar decisiones correctas para orientar la acción y el futuro de la organización.
Planeación Estratégica
PASO 1
PASO 3
Reflexionar y Diagnosticar
Matriz de Planeación
PASO 2 Plantear FODA quiere decir: F: O: D: A:
Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas
PASO 1: Reflexionar y Diagnosticar Reflexionar y diagnosticar la situación interna y las condiciones externas a la organización. Es decir, buscar lo fuerte y lo débil al interior de la organización, así como las oportunidades y las amenazas que pueden venir de fuera. Esta reflexión es hacer el FODA.
Realizar el FODA permite a la organización reflexionar para: Definir las orientaciones de la organización. Definir prioridades y mejores acciones
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Mirada Interna a la Asociación
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Fortalezas
Debilidades
Situaciones internas positivas para lograr los objetivos de la asociación.
Puntos débiles que entorpecen el desarrollo normal de las actividades provocando el avance lento o no avance de los objetivos.
Los usuarios asisten a las
No existe un sitio para que se
reuniones convocadas. La Asociación tiene un estatuto y un reglamento. Los usuarios están capacitados.
reúna la asociación. No se pagan cumplidamente las tarifas. Falta conocimiento de la misión, visión y objetivos de la asociación.
En la formulación de estrategias, es importante conocer tanto el interior de nuestra Asociación como los factores externos que la afectan. Usar las Fortalezas para aprovechar las Oportunidades. Aprovechar las Oportunidades para subsanar nuestras Debilidades Identificar las Amenazas para evitar su efecto con nuestras Fortelzas
Relaciones con el medio externo Amenazas Problemas sociales, económicos o políticos de la región o el país.
Oportunidades Aspectos positivos del entorno en el que estamos ubicados. Presencia de instituciones con las
que se puede trabajar. Trabajo coordinado con el Municipio. Posibilidad de financiamiento para obras comunitarias.
Problemas económicos de la región. Mal estado de las vías. Invierno generalizado. Situación del sector agrícola.
¡Recuerde qué! El diagnóstico es una acción que nos permite reconocer y analizar datos para determinar cual es la situación ante un problema que se presenta y permite juzgar realmente que es lo que está pasando.
PASO 2: Plantear La Visión: Son las aspiraciones a largo plazo que queremos para nuestra organización. Responde a las preguntas: ¿Cómo quisiéramos que sea nuestra organización en el futuro? ¿grande, pequeña? ¿Queremos una organización grande que dé servicios completos y de calidad?, etc.
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Señala para qué estamos como organización. Por ejemplo: una junta de usuarios está para garantizar un buen servicio de riego.
Los Objetivos: Lo que queremos lograr en la organización. Ejemplo: Que todos los usuarios de riego paguen puntualmente sus tarifas.
PASO 3: Matriz de Planeación Cuadro estratégico para orientar las tareas a seguir en la organización. Después del diagnóstico hay que planear para resolver los problemas que se detectaron o mejorar lo que ya venimos haciendo.
¡Diseñar estrategias es planear! Una estrategia, es un conjunto de acciones que deben pensarse y ejecutarse de manera coordinada y paso a paso, con el fin de lograr los objetivos propuestos. La planeación se hace en cuadros en los que vamos anotando los datos. Línea de base: significa la situación actual de la organización. Línea meta: significa la situación deseada a futuro. Fuentes de verificación: son los documentos, las instituciones o cualquier otro medio que nos ofrezca la información que necesitamos.
Estrategia Aprovechar los programas de asistencia técnica para mejorar la organización administrativa de la asociación y su productividad.
Objetivos Mejorar la estructura administrativa y los procesos de la Asociación, haciéndola más productiva.
Actividades
Indicador
Tiempo
Capacitación en procesos administrativos.
Número de personas capacitadas
3 meses
Capacitación en mercadeo y comercialización
Número de personas capacitadas
5 meses
Diseño de el plan de acción de la Asociación
Número de planes diseñados
1 mes
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La Misión:
Actividad Definamos las bases de nuestra Asociación
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Escriba en pocas palabras la VISIÓN, MISIÓN Y DOS OBJETIVOS de su organización, contestando las siguientes preguntas: Visión 1. ¿Qué queremos como organización?
Misión 2. ¿Para qué estamos constituidos?
3. ¿Para quién trabajamos?
Objetivos 4. ¿Qué queremos lograr?
5. ¿Qué debemos resolver?
Actividad
Análisis Interno Fortalezas
Debilidades
1.
1.
2.
2.
Análisis Externo Oportunidades
Amenazas
1.
1.
2.
2.
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Le invitamos a hacer un pequeño ejercicio de diagnóstico interno y externo. Piense en la Asociación de la que forma parte y complete el cuadro escribiendo dos for talezas, debilidades, oportunidades y amenazas:
Iniciemos nuestro proceso de planeación
Programación presupuestal para determinar tarifas en los distritos de adecuación de tierras
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Para poder administrar, operar y mantener un Distrito de Adecuación de Tierras es necesario pagar por mano de obra, equipos, instalaciones, y materiales. Si el dinero que se necesita para pagar estos items no es provisto por el gobierno u otra agencia, es necesario entonces que la organización a cargo del distrito obtenga los fondos necesarios para el trabajo.
Un método generalmente aceptado para recolectar fondos de los beneficiarios es cobrar una suma de acuerdo al agua transportada, mantenimiento de la infraestructura, garantizar la disponibilidad del líquido. Este valor se basa generalmente en estos factores:
El costo de obtener el agua, en el pago que se deba hacer a otra institución, o por el bombeo del agua.
El costo de administrar, operar y mantener el sistema de riego.
El costo de establecer un fondo de emergencia, que pueda ser usado en casos extraordinarios.
El costo anual para devolver la inversión del sistema de distribución.
Los fondos necesarios para pagar las inversiones de capital.
¡Recuerde qué!
Si es que el dinero recolectado de los usuarios es usado en el proyecto La eficiencia del personal a cargo de administración, operación y mantenimiento
Si es que los usuarios han sido informados en qué se usarán los fondos obtenidos
Establecimiento del canon de agua Asuntos críticos en el análisis del establecimiento de precios del agua. El impacto de los precios del agua en el ingreso de los agricultores.
La equidad practicada por la organización en la recaudación de las tasas.
El monto de contribuciones indirectas hechas por los agricultores en forma de impuestos
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Lo ideal es que los distritos de riego sean autosuficientes, es decir, que los usuarios pagaran los costos de la administración, operación, conservación y mantenimiento. Se demuestra que la eficiencia en el uso del agua por los usuarios, es directamente proporcional a la cuota volumétrica por servicio de riego; esto es, un distrito con la cuota muy baja desperdiciará más agua que otro en el que dicha cuota sea mayor.
El precio del agua
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El precio del agua y la disponibilidad de ésta influirán en su demanda. En una zona agrícola determinada, el precio social del agua no depende del costo de la proporción del servicio, sino de su productividad como recurso que participa en los procesos productivos.
Métodos de pago Las tarifas o cuotas por servicio de riego suelen ser fundamentalmente de tres tipos:
a) Por superficie, semestral o anual: La estimación de esta tarifa es relativamente sencilla y se obtiene dividiendo los gastos del distrito, sean anuales o semestrales, entre el área beneficiada
b) Por volumen, con sus variantes: Se cobra directamente por unidad de volumen utilizado, en forma indirecta, otras veces por riego, bajo la suposición de un volumen medio utilizado en cada riego.
c) Mixtas: Se cobra una cuota fija por área que tiene cada predio y otra variable en función del volumen que utiliza el usuario.
¡Importante! Los ingresos que genere el distrito favorece su sostenibilidad y la de las Asociaciones, satisfaciendo las necesidades de sus asociados para mejorar su calidad de vida.
Entidades adscritas y vinculadas De conformidad con su misión, las entidades adscritas y v i n c u l a d a s a l M i n i s te r i o d e a g r i c u l t u r a , o f r e c e n p ro g r a m a s y a p oyo s a l o s p ro d u c to r e s r u r a l e s p a r a s u p e r a r l a p o b r e z a , alcanzar la competitividad y mejorar la calidad de vida de los productores.
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www.minagricultura.gov.co
www.incoder.gov.co
www.ica.gov.co
www.sena.edu.co
www.finagro.gov.co
www.bancoagrario.gov.co
www.corpoica.gov.co
Otras entidades de apoyo al sector agropecuario Municipios Departamentos Corporaciones Autónomas Regionales Gremios
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Notas y Apuntes
Importante Para recordar y tener en cuenta
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