Proyecto 4

Universidad de la Salle

PROYECTO 4 “NUTRIENSERES S.A” Profesor: Allan Ulate Araya Estudiante: Silvia M. Castro Delgado

FECHA DE ENTREGA: 18 DE JUNIO DE 2015

I.

Introducción

La administración es el proceso de coordinar las actividades de varias personas, en una organización, para obtener resultados previstos, en forma eficaz y eficiente. Es un proceso: o sea un conjunto de fases y actividades ordenadas de manera secuencial.

Para lograr que una empresa funcione adecuadamente, debe sectorizar sus funciones en distintas áreas, las cuales se encargan de llevar a cabo objetivos específicos, los cuales en conjunto dan como resultado el funcionamiento de la empresa.

El departamento de gerencia, mercadeo, finanzas, producción y recursos humanos son ejemplos fundamentales de las áreas que debe tener una empresa.

La responsabilidad global del desarrollo eficiente de las actividades empresariales en estas cinco áreas, es exclusiva del empresario ya que es el quien tiene que dar el ejemplo y trabajar con responsabilidad y empeño para que se cumplan los objetivos planificados, y motivar al personal a participar activamente en el crecimiento y desarrollo empresarial. A continuación se definen de manera general estas cinco áreas.

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II.

Áreas de una empresa

1. Gerencia El área de gerencia se refiere a las personas de la organización que planifican, organizan, dirigen y controlan las tareas de los demás. Esos directivos son quienes se encargan de “administrar”, o sea de lograr resultados eficaces y eficientes mediante el trabajo del resto del personal. En la práctica, y sobre todo en los más modernos modelos de gestión, esa división no es tan tajante: es frecuente que los directivos realicen cierta cantidad de tareas operativas y que los operadores tomen parte en alguna medida de las tareas administrativas (Arnoletto, 2014).

Es frecuente representar a las organizaciones mediante la figura de la pirámide. En su base están los operarios, quienes ejecutan materialmente las tareas operativas y no tienen mando sobre otros. Los supervisores, o directivos de primer nivel, dirigen y controlan directamente el trabajo de los operarios. Luego se ubican los mandos medios, que supervisan a los supervisores; y en la cumbre de la pirámide se ubica la alta dirección, máxima responsable de la organización en su conjunto. Dentro de las funciones de la gerencia se pueden citar (Arnoletto, 2014). 

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Planificación: Consiste en establecer los objetivos de largo, mediano y corto plazo (o metas) de la organización, y en especificar los cursos de acción que se seguirán para conseguirlos. Debe haber coherencia entre los diversos niveles temporales de objetivos, los cuales por otra parte debe ser concretos, claros, y de ser posible, cuantificables, para poder luego hacer comparaciones con los resultados. Incluye también el análisis de los recursos necesarios, su adecuación y disponibilidad; y todo ello se debe concretar finalmente en planes, programas y presupuestos.

Organización: Consiste en diseñar y determinar funciones y tareas, establecer unidades operativas, departamentos, divisiones, etc., y definir los circuitos y modalidades de la comunicación entre esas unidades.

Dirección: Consiste en orientar los esfuerzos de todos los empleados de la organización, inclusive los directivos, hacia la obtención de las finalidades organizativas. La función directiva se relaciona con los objetivos permanentes, de largo plazo, de la organización; y con los cambios constantes del contexto con el que la organización está vitalmente relacionada. La función de dirección se ocupa también de la selección del personal que desempeñará los cargos diseñados, de su integración al conjunto de la empresa, de la orientación de su trabajo, capacitación y motivación, estableciendo el sistema de liderazgo que resulte más adecuado, así como el esquema de sus remuneraciones y promociones, vale decir, de todo lo relacionado con la gestión de los llamados “recursos humanos”.

Control: Consiste en procurar que todo se haga según las previsiones, asegurando la obtención de los objetivos de la organización, mediante la comparación de los resultados reales con los resultados esperados, para definir el nivel de ajuste o de divergencia entre ambos, y emprender las acciones correctivas que reencaucen la situación. La función de control está, pues, estrechamente vinculada con la función de planificación. No se pueden controlar resultados sin

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previsiones previas, y no se pueden establecer nuevas metas sin controlar los resultados anteriores.

Análisis de problemas: En toda organización, constantemente se están produciendo problemas, incidentes y dificultades. Hay que detectarlos, analizarlos, buscar sus causas, establecer su importancia y prioridad, para buscar su solución e implementarla.

Toma de decisiones: Frente a los problemas u oportunidades que plantea el entorno, hay que plantear las diversas alternativas de cursos de acción posibles, valorarlas según diversos criterios, sopesar opiniones y consejos, y en definitiva elegir una, tomar la decisión y finalmente llevarla a cabo.

Comunicación: Los directivos, para analizar problemas y tomar decisiones, necesitan mucha información proveniente de otros niveles de la organización, que pueden obtener si tienen adecuados canales de comunicación. Lo mismo ocurre cuando deben informar sobre las decisiones que toman, para crear bases de consenso y de encuadre disciplinario a los fines de su puesta en práctica.

2. Mercadeo El mercadeo en una empresa se puede definir como la actividad humana encaminada a satisfacer las necesidades y deseos por medio del proceso de intercambio el cual suele consistir en que una parte ofrece dinero a otra a cambio de un bien o servicio (Facultad de Contaduría y Administración, 2006).

Una empresa no puede prescindir en absoluto del intercambio, pues su supervivencia depende de éste.

El punto de partida del área de mercadeo es determinar las necesidades y deseos humanos. El concepto de mercadotecnia se puede poner en práctica por medio de la llamada mezcla mercadológica: plaza, precio, promoción y producto. Cualquier compañía está irremediablemente condenada al fracaso si no la considera dentro de su estrategia agresiva de trabajo (Facultad de Contaduría y Administración, 2006).

Las actividades que implica la mercadotecnia contribuyen, en forma directa o indirecta, a la venta de los productos de una empresa. Así, no sólo ayudan a ésta a vender sus productos ya conocidos, sino también crean oportunidades para realizar innovaciones en ellos. Esto permite satisfacer en forma más completa las cambiantes necesidades de los consumidores (Facultad de Contaduría y Administración, 2006).

Entre las funciones de mercadeo podemos mencionar (Careto, 2007): 

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Investigación de mercados: La responsabilidad principal de este departamento es crear un proceso sistemático de obtención de información, con la finalidad de servir a la gerencia a tomar decisiones para señalar planes y objetivos del área mercadológica.

Planeación y desarrollo de producto: La responsabilidad de este departamento es preparar, de acuerdo con las normas y procedimientos aprobados por la dirección, los proyectos para el desarrollo de nuevos productos; así como analizar, estudiar y sugerir innovaciones en la línea actual, según la necesidad de ventas, de mercado o de competencia. Incluye la determinación del empaque, envase, etiqueta y marca.

Distribución y logística: Tiene la responsabilidad de llevar un control del almacenamiento y traslado de las mercancías hasta el cliente o consumidor final, según sea el caso, así como de organizar los embalajes y el despacho de acuerdo con pedidos, y planear la utilización más eficiente de los medios de transporte.

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Ventas: Este departamento tiene como objetivo desarrollar la fuerza de ventas de la empresa a través de los canales de distribución establecidos, para lograr la transferencia de productos y servicios de acuerdo con políticas y métodos definidos. Asimismo, tiene a su cargo la elaboración de los planes de acción por productos, clientes, zonas y vendedores.

Comunicación, la cual incluye la publicidad y la promoción: Le corresponde mantener siempre activo el contacto empresa-cliente-consumidores mediante una acción que contribuya a crear, estimular y sostener la imagen de la empresa y sus productos, para facilitar el desarrollo de una más productiva actividad de ventas.

3. Finanzas En la administración de cualquier organización productiva o de servicios es indispensable tomar dos decisiones fundamentales en lo que a dinero se refiere: la inversión y el financiamiento. La estructura financiera consiste en los diferentes capitales de que dispone la empresa y el empleo que hace de ellos y se El área de finanzas se encarga del óptimo control, manejo de recursos económicos y financieros de la empresa, esto incluye la obtención de recursos financieros tanto internos como externos, necesarios para alcanzar los objetivos y metas empresariales y al mismo tiempo velar por que los recursos externos requeridos por la empresa sean adquiridos a plazos e intereses favorables.

Gerencia de finanzas Ocupa un lugar importante en la empresa, ya que en la actualidad no sólo debe llevar un registro actualizado de las operaciones pasadas, sino que participa en los pronósticos de las operaciones y en una planeación hacia el futuro. El ejecutivo en finanzas profundamente involucrado en la administración del capital de trabajo incluye actividades como crédito y cobranza, sistemas contables y operaciones, contactos con bancos y preparación de presupuestos, entre otras. Así, podemos dividir el área de finanzas en dos grandes funciones: contraloría y tesorería. 

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Contraloría: en este departamento se llevan a cabo las siguientes funciones: o Planeación para el control o Información e interpretación de los resultados de operación de la situación financiera o Administración de impuestos o Informes al gobierno o Coordinación de la auditoría interna o Protección de los activos de la empresa o La nómina Tesorería: en este departamento se llevan a cabo las siguientes funciones: o Establece programas para la obtención de capital o Mantiene un mercado adecuado para los valores de la mercancía o Mantiene las fuentes adecuadas de préstamos, es decir, guarda relaciones con los bancos o Se responsabiliza en el aspecto financiero de las transacciones con bienes raíces o Controla el crédito y la cobranza de las cuentas a favor de la compañía o Determina la mejor opción para invertir los fondos de la compañía 4

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Formulación de los presupuestos de efectivo Administración de seguros y fondos de pensión

4. Producción El área de producción es particularmente necesaria dentro de una empresa ya que es la encargada de trasformar la materia prima en productos y servicios terminados. Para lograr esto, emplea los recursos humanos, económicos y materiales (herramientas y maquinaria) que sean necesarios para alcanzar el producto terminado.

El producto es la razón de ser del área de producción y es donde se interrelacionan la mercadotecnia con producción. La ingeniería se puede definir como “la actividad humana y profesional de implementar el conocimiento científico para lograr la conversión eficiente de los recursos naturales en beneficio de la humanidad”. Esta tarea requiere de las siguientes subfunciones: investigación, desarrollo, diseño, construcción, estudio y medición del trabajo, estudio de métodos, fabricación y reparación de herramientas y equipo (Facultad de Contaduría y Administración, 2006). Está formada, generalmente, por las siguientes funciones (Fucci, 1999):   

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Ingeniería de producto: encargada del desarrollo de productos y especificaciones necesarias para su elaboración.

Ingeniería de proceso: define el proceso adecuado para cada producto y sus modificaciones. Prepara las hojas de ruta y determina tiempos de proceso y dotaciones necesarias.

Ingeniería industrial: esta función agrupa todas las tareas necesarias para el planeamiento de instalaciones, herramientas, accesorios, necesidad de mano de obra, etc. Es decir, se ocupa de la sistematización de los elementos físicos que constituyen el sistema productivo, para alcanzar la cantidad y calidad de producción deseadas, al costo mínimo.

Planeamiento y control de la producción: es responsable del planeamiento, la programación, la preparación, el lanzamiento y la supervisión del cumplimiento del programa de materiales, mano de obra, instalaciones, instrucciones y todos los elementos adicionales necesarios para que estén disponibles en las fechas en que se requieren para cumplir con el programa de producción.

Fabricación: sector responsable de la fabricación de los productos y de las partes componentes.

Abastecimiento: esta función está constituida por todas las tareas necesarias para la obtención, en tiempo y calidad adecuados, de los materiales, suministros, servicios y equipos necesarios para todo el sistema productivo.

Control de calidad: en esta función se concentran las tareas destinadas a establecer límites aceptables de variación de los atributos de un producto y a informar el estado en que se mantiene el producto dentro de estos límites.

Ingeniería de planta: esta función se ocupa del diseño, especificación y mantenimiento de los edificios, equipos e instalaciones de servicio necesarias para fabricar el producto.

Seguridad industrial: encargada de prevenir y minimizar los riesgos para la salud de los trabajadores.

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5. Recursos Humanos El recurso humano de una empresa se define como el conjunto de empleados que la constituyen. Los empleados se caracterizan por desempeñar un determinado conjunto de tareas relacionadas con la producción de bienes y servicios (Canal, 2013).

Recursos humanos es el área encargada de la dirección eficiente y efectiva del recurso humano de la empresa. Básicamente se encarga de buscar y contratar a los trabajadores de la empresa.

Sin embargo ésta es una definición muy sencilla de su actividad, porque lo cierto es que esta área es tremendamente importante en cualquier empresa ya que es la que se encarga de buscar a los mejores profesionales y de gestionar todo lo relacionado con ellos. Dentro de las funciones del departamento de recursos humanos podemos citar. 

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Empleo: es el departamento que tiene por objetivo lograr que todos los puestos sean cubiertos por personal idóneo, de acuerdo con una planeación de recursos humanos. Dicha función está respaldada por un adecuado proceso de reclutamiento, selección, inducción e integración del personal, así como la promoción, vencimiento de contrato de trabajo y transferencia del mismo.

Además, es el departamento que tiene el primer y el último contacto con el personal que trabaja en la empresa.

Administración de sueldos y salarios: es su responsabilidad que todos los trabajadores sean justa y equitativamente compensados mediante sistemas de remuneración racional del trabajo y de acuerdo con el esfuerzo, eficiencia, responsabilidad y condiciones de trabajo de cada puesto. La administración de salarios deberá basarse en los tabuladores estructurados sobre valuaciones de puestos y los datos resultantes de encuestas de los mercados de trabajo que afecten a la organización, teniendo en cuenta los salarios mínimos legales vigentes en cada región de la República donde tenga sucursales la organización.

Relaciones laborales: Es el departamento que tiene como responsabilidad principal lograr que las relaciones existentes entre la dirección y el personal (como la satisfacción en el trabajo y las oportunidades de progreso del trabajador) sean desarrolladas y mantenidas conciliando los intereses de ambas partes. En él encontramos las siguientes subfunciones: comunicación, contratación colectiva, disciplina, motivación, desarrollo del personal y entrenamiento.

Servicios al personal: este departamento tiene como objetivo satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la organización y tratar de ayudarles en problemas relacionados con su seguridad y bienestar personal. Las funciones principales por desarrollar en esta área son las siguientes actividades: recreativas, seguridad, protección y vigilancia.

Planeación de recursos humanos: Este departamento tiene como objetivo realizar estudios tendientes a la proyección de las necesidades de la organización en el renglón del personal, con sus consecuentes requerimientos de programas de capacitación y desarrollo.

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III.

Bibliografía

Arnoletto, E. (2014). Fundamentos de la Administración de Organizaciones. Obtenido de EUMED Enciclopedia Virtual: http://www.eumed.net/libros-gratis/2014/1395/#indice Canal, P. (2013). Definición y funciones de un Departamento de RRHH. Obtenido de Todo Startups: http://www.todostartups.com/bloggers/definicion-y-funciones-de-un-departamento-de-rrhh-poriebschool Careto,

J. (2007).

Introducción a la Administración.

Obtenido http://uprointroadmon.blogspot.com/2007/06/reas-funcionales-de-la-empresa.html

de

Facultad de Contaduría y Administración. (2006). Áreas Funcionales. Obtenido de Universidad Autónoma de México.

Fucci, T. (1999). La estructura de producción de una empresa. Enfoque Tradicional. Obtenido de Universidad Nacional de Luján: http://www.unlu.edu.ar/~ope20156/pdf/estructura.pdf

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