Office Administrator - December 2012 by Silvania Guzman Muñoz

Fifteenth Issue

December, 2012

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El presente material está elaborado con fines puramente académicos y de orientación general. La mayoría de las imágenes pertenecen a fuentes externas y fueron obtenidas de la Internet, a través del servicio de búsqueda Google-Image, para ser usadas como ilustración y decoración. Office Administrator es una publicación gratuita.

Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.

Reprografía— El Talón de Aquiles de las Organizaciones

El Tiempo pasa…

Comunicación no Verbal

Ecológicas

Lecciones de Management por Televisión

Office Fashion—Makeup—El Corrector

Fiestas Organizacionales

Technology

Hola a Tod@s: Antes que nada les deseo muchas felicidades en estas fiestas de Navidad. Esta edición es un recorrido por diversos aspectos de la Administración de Oficinas, directamente, relacionados con su proceso de Gestión. Destacamos de manera especial los temas sobre los Sistemas Reprográficos los cuales se han convertido en uno de los desperdiciadores de recursos empresariales, más costosos de la actualidad; así también el de las Fiestas Organizacionales, las que podrían significar un serio problema profesional si nos olvidamos de su propósito y origen reales

a i n a v l Si

Desde siempre, el Sistema Reprográfico de las empresas ha sido una de sus mayores debilidades estratégicas, principalmente, por los altos costos que representan para las mismas los gastos en suministros y material gastable, y la consecuente capacidad de generación de desperdicios que estos conllevan. Considerados como un punto clave dentro de la Administración de Oficinas, los Sistemas Reprográficos adsorben gran parte de la atención de los Administradores en tres puntos esenciales:   

Imagen Organizacional Ahorro en los Costos Producción Gestión de Desperdicios

Imagen Organizacional El material impreso en las organizaciones, junto con sus colaboradores y el producto o servicio que éstas ofertan, se constituye en su carta de presentación más importante. La calidad de los mismos debe ser el respaldo garantizado de las acciones que éstas pretenden comercializar, por lo que la adquisición de los materiales y equipos que garanticen la misma es parte importante de la Gestión Estr até gica de la Ima gen Organizacional.

Ahorro en Producción

los

Costos

Primeramente, las organizaciones buscan minimizar costos con la adquisición de equipos eficientes, ya sean estos multifuncionales o no, que respondan a sus necesidades puntuales y que por sobre todas la cosas contribuyan a ahorrar energía y consumibles. Esta selección, en muchos casos, también dependerá, del volumen y tipo de operaciones; y el espacio disponible y tamaño de cada organización; en Segundo lugar, a través de los consumibles o el material gastable, reconociendo que estos pueden constituirse en el principal foco de producción de desperdicios de estos Sistemas, su eficientización va a depender, tanto de las políticas de administración de los mismos como de su calidad, las que combinadas contribuyen a generar mejores formas de utilización. Gestión de Desperdicios La gestión de desperdicios en las oficinas está muy ligada a las de presupuesto y desempeño organizacional. Una parte importante de esta gestión se concentra en la prevención, la cual se refleja en las políticas de utilización y mantenimiento; en la compra de equipos de bajo

consumo de energía y adaptados para la utilización de suplementos, como en el caso de la tinta, que sean recargables o reusables. Otra parte, en la calidad y procedencia de los suministros, la cual contribuye, indiscutiblemente, tanto a la reducción de los desperdicios como a optimización de la calidad del trabajo impreso. Siempre que sea posible es recomendable la utilización de productos hechos con materiales reciclados; pero también, reciclar los desperdicios es importante ya que esto propiciará un ciclo de retroalimentación que le permitirá, a su vez, sacar el máximo beneficio de los suplementos. Es bueno destacar que, hoy en día, es tan importante ejecutar una adecuada Gestión de los Sistemas Reprográficos que ya existen empresas especializadas en crear este tipo de sistemas a medida, es decir, dependiendo de las necesidades particulares de cada organización; para lo cual, luego de un estudio de FADO de esta área de una determinada empresa, presentan un proyecto con las alternativas de soluciones más viables para la misma, las que podrían abarcar desde compra de equipos más efectivos y creación de redes de trabajo; hasta políticas para la optimización del uso de los equipos y su mantenimiento.

Reprografía: Arte o ciencia de obtener una o más copias de un documento original. Sistemas Reprográficos: Conjunto de técnicas que permiten reproducir un documento

CHESTER

La Comunicación no verbal economiza el contacto, haciendo mucho más precisos los mensajes y aportando una gran cantidad de “Feedback” al interlocutor. El rictus de la cara, el patrón y frecuencia de las miradas, la propia postura corporal, son aspectos de un modelo de interacción conocido como Comunicación no Verbal. La Comunicación no Verbal es el proceso de comunicación que se realiza a través del envío y recepción de mensajes, sin la utilización de palabras; es decir, mediante el uso de gestos, signos, símbolos y señales. En este tipo de comunicación, el cuerpo y el espacio, son los principales elementos que permiten transmitir información emocional acerca del interlocutor, por lo que se hace necesario estar conscientes de los gestos que se hacen al hablar, ya que los mismos podrían estar transmitiendo un mensaje totalmente opuesto al que se desea emitir. Su importancia es tal que, para muchos, ha pasado de ser un simple refuerzo conversacional a convertirse en un tipo de comunicación en sí misma; la cual es capaz de definir el desarrollo futuro de nuestras relaciones interpersonales. La gestualidad de una persona debe ser coherente en su totalidad, ya que la misma es la portadora de la carga emocional del mensaje transmitido y tiene especial incidencia en la forma en que éste es interpretado. Para ser conscientes del mensaje que emitimos a nivel gestual debemos tomar en consideración aspectos como las expresiones faciales, movimientos corporales, el espacio personal, el tacto, la mirada, el tono y ritmo de la voz, que son los elementos a través de los cuales se desarrolla este tipo de comunicación; estudiarlos, y hacer esfuerzos conscientes para con la práctica continua, eliminar aquellos gestos subconscientes que podrían estar entorpeciendo el éxito en nuestras interrelaciones, ya sean personales o laborales.

Los Produc tos orgánicos no sólo se han ganado un espacio en las estanterías de los mercados; sino que también en la actualidad existen aquellos que se dedican exclusivamente a la venta de este tipo de productos.

Puedo decir sin apenarme que soy una fanática de la Televisión. Desde muy temprana edad ese “aparato” entró a formar parte de mi vida y nunca más salió; lo siento por aquellos que lo satanizan, y es que para mí resulta una cómoda forma de entretenimiento e información; y creo que, a la hora de sacarle un buen provecho, la clave está en saber discernir entre los programas que cuentan con una producción de calidad y los que no la tienen. Esto me ha volcado hacia la Televisión por Cable – ya veremos más adelante qué pasa con la Digital – donde la variedad de programas es mucho más amplia permitiendo un mayor menú de opciones para elegir. Últimamente, he notado un gran cambio en los Programas de Realidad o “Reality Shows”, y es que los más recientes, lejos de buscar la entretención del televidente a través de banalidades puras y simples, han dado un giro hacia los emprendimientos, el desarrollo de Proyectos y el Management. Muchos de los más interesantes y atractivos, tienen en común el haber sido producidos por empresas como Management TV, RealTV Network, Bravo Network o Spike TV; son transmitidos a través de diferentes canales como A&E, TLC, Fox Life, E-Entertaining Television, Discovery H&H e Infinito, por mencionar sólo algunos. Estos programas están claramente orientados a mostrar a los telespectadores las tantas experiencias cotidianas a las que se enfrentan empleados y empleadores para mantener a flote sus empresas, identificando problemas puntuales y aportando soluciones viables. Aunque las producciones van destinadas a áreas muy específicas; las premisas en las que basan las estrategias de gestión y técnicas operacionales que en ellos se implementan, para sacar adelante determinados negocios, fácilmente pueden ser transferidas a cualquier otra área con igual éxito. Entre las muchas opciones que encontrarás puedo recomendarte: De igual forma, llevan a sus protagonistas a hacerse cargo de forma seria y responsable de un negocio o sus vidas, no sólo para que superen los inconvenientes por los que atraviesan en ese momento, sino también, para garantizar su sostenibilidad en el tiempo. 9

Presenta en esta temporada a la nada sencilla Tabatha Coiffed en su programa Tabatha Takes Over, quien de manera muy franca y directa se hace cargo de negocios al borde de la quiebra y lleva a sus d u e ñ o s y administradores, no sólo a hacerse cargo de estos, sino también a poner en orden sus vidas y su futuro.

Los programas de esta televisora están destinados a mejorar la calidad de vida del espectador en diferentes áreas; sin dejar a un lado el componente del entretenimiento. Aquí destaca de manera peculiar Niñas Consentidas, donde la prestigiosa experta en finanzas canadiense Gail Vaz-Oxlade, les enseña a jóvenes mujeres cómo hacerse cargo de sus finanzas.

Entre las oferta de este tipo tenemos Bar Rescue donde el experto en bares John Taffer, con la ayuda de un equipo de conocedores en diversas áreas que van desde el diseño de interiores, diseño gráfico y mercadeo, y Bartenders hasta Chefs, pasa a hacerse cargo de un bar casi en quiebra modificando no sólo los espacios sino también la oferta, imagen, el servicio y el sistema de administración.

En este canal destaca Operación Rescate (Operation Repo); en éste el televidente no sólo verá a un grupo de familiares y amigos dedicados de manera burda al mundo de los embargos y la recuperación de todo tipo de bienes dejados de pagar por sus adquirientes; verá también la lucha de Luís, el jefe del grupo, por lograr que su empresa pase a formar parte de una corporación y los cambios organizacionales y operacionales a los que deberán ajustarse para alcanzar este objetivo mientras realizan su trabajo.

e tación d s e a t s e el de e l menú resante. Desd su e o t c e asp inte en En este es realmente don Ramsay o de z r n televisió del Chef Go uien en el pla sado a a r q c u ; a d boca tmares ar un casi fr o por h g i N d v Kitchen ana busca lle l éxito; pasan uiere de m e adq s s una las vía allejera uisitos c a a e t id n m a q restaur de la co través de ex ntes; n o d , t e la e Eat Str s gourmet a ocinas ambu e un u c t a n t o d n un es idos e over Boss, d propia d n e v platillos ar a Underc cognito en su era in eg de prim ra r a hasta ll a trabajar de ic if t iden a s pa jefe pas con el fin de ortaleza f y s a empres s debilidade ia. u s nc e mano onsecu c n e s la trabajar

En este canal la oferta es totalmente fuera de lo común. Empezando por Billy el Exterminador, donde se exploran las experiencias de un negocio familiar dedicado al exterminio de bichos; pasando por Shipping Wars, donde un grupo informal de acarreadores se disputan, a través de la internet, los contratos de las más inusuales cargas; la mejor oferta gana la puja, llegar a destino ya es otra cosa; hasta el famosísimo Storage Wars, donde un grupo de cazadores de subastas se disputan los mejores almacenamientos para abastecer sus empresas personales, mientras hablan de sus experiencias en el negocio.

Aunque diferentes en su estructura y propósitos, todos estos programas tienen en común la forma en que toman a una persona, negocio o proyecto y, a través de pasos claros, van identificando el o los problemas que les afectan, aportando soluciones creativas y viables que les permitan un desarrollo saludable.

Como su nombre lo indica, son los productos creados para corregir u ocultar pequeñas imperfecciones de nuestra piel. Estos son aplicados antes que la Base para ayudarse en su difuminación e integrarse con ésta. Sin dejar de lado el asunto de la Marca, a la hora de elegir el Corrector más apropiado, debemos tener en cuenta : 1. 2.

Tipo y color de piel; Tipo de imperfección;

Dependiendo de nuestras necesidades tenemos una amplia gama y tipos de texturas que nos permitirán, lograr con éxito escoger aquella que nos permita lucir una piel perfecta y un maquillaje natural. Una vez que ya sabes cual es el más adecuado a tu tipo de piel (en barra-líquidocremoso-lápiz); enfócate en aquello que deseas ocultar (ojeras, barros, espinillas, manchas); en este caso tenemos:

2. 3. 4. 5.

6. 7.

Blancos: para ocultar áreas rojas e iluminar la mirada; Rosas: éste es ideal para pieles opacas ya que funciona como iluminador, principalmente, de las blancas

En sentido general, si no estas segura de cuál elegir, siempre puedes optar por uno parecido al de tu tono de piel; el cual te ayudará a ocultar todas estas imperfecciones, siempre que no sean muy profundas.

1. Verdes: se utilizan para ocultar alteraciones rojizas de la piel (espinillas-venas en la nariz o mejillas-cicatrices y rasguños); Amarillos: cubren ojeras con tonos morados; Azules: ayudan a las mujeres negras a obtener pieles más parejas y a ocultar las imperfecciones naranjas de los autobronceadores; Naranjas: son para ser aplicados en pieles muy blancas o tan transparentes que las venas azules sean notoria; Morados: ideales para las asiáticas o pieles aceitunadas;

En cuanto a su presentación: Los Líquidos son fáciles de aplicar, aunque su nivel de cobertura es medio; los en Barra, son densos y tienen una mayor duración de aplicación así como una cobertura más eficaz de las imperfecciones, ideales para pieles grasas; en Crema: son considerados el punto medio entre el Líquido y la Barra, aunque no tienen una duración muy prolongada son muy efectivos a la hora de retocar el maquillaje; los Lápices, son ideales para reforzar el maquillaje de los labios

Aunque su aplicación dependerá de su presentación; es recomendable utilizar una esponja para maquillaje o el dedo anular para ayudarse en su distribución y difuminación. Recuerda que la función del corrector es simplemente camuflar las imperfecciones, no eliminarlas, por lo tanto debes ser muy cuidadosa a la hora de aplicarlo, ya que si excedes la cantidad podrías terminar con el efecto no deseado.

Parties At the Office Las Fiestas Organizacionales son inevitables, principalmente, en estas festividades de Navidad; pero no debemos olvidar que éstas continúan siendo Eventos Empresariales. Sabemos que los Eventos Empresariales son definidos por ciertos formalismos que buscan, por sobre todas las cosas, mantener y preservar tanto la identidad como la imagen de la institución. Por esta razón, no podemos creernos que en las fiestas de la empresa podemos comportarnos como lo haríamos en cualquier fiesta personal, donde todo está permitido; ya que esto podría llevarnos a mostrar un comportamiento inadecuado que afecte, significativamente, nuestra imagen profesional.

Las Fiestas Organizacionales son compromisos a los cuales no debemos faltar sin una excusa valedera. Éstas responden a las Políticas de Gestión Humana, definidas por la empresa con el fin de crear un ambiente y cultura organizacionales positivos, y es por esto que el comportamiento de los participantes en las mismas es tan importante, ya que el mismo, no sólo podría crear una mala impresión personal, que ya es mucho, sino también comprometer su posición en la organización; al tiempo que podría afectar la imagen de la misma si estuviesen presentes colaboradores y relacionados externos. A la hora de asistir a una Fiesta Empresarial es bueno que tenga pendiente, que puede pasar un rato agradable sin necesidad de afectar su credibilidad personal y/o profesional, para lo cual puede guiarse por los siguientes consejos:

 

Respete las normas de la invitación: tipos de vestuario, RSVP, con pareja o sin pareja, etc.; Aunque la invitación no lo especifique, vístase de manera adecuada para la ocasión. Recuerde que más que una fiesta es un compromiso profesional;  Sea puntual o en su defecto, trate de no llegar mucho tiempo después de la hora a la que esté pautado el inicio;  Salude a todos por igual;  Evite deber y/o comer en exceso;  Muestre moderación al bailar;  Agradezca a los organizadores su invitación; despídase al salir.

Por último, algo que le ayudará a asistir con éxito a una Fiesta Organizacional, es asegurarse de recordar, que éstas son personas con las que se tendrá que reencontrar, nuevamente, en un ambiente totalmente distinto, por lo que es importante dejar en ellas una buena impresión. 12

EL CODIGO QR Fue creado en 1994 por la compañía japonesa Denso Wave, subsidiaria de Toyota, para el registro de los repuestos de la planta de fabricación de dicha empresa; pero luego su uso se hizo muy popular en Japón, como alternativa a los códigos de barra. Su nombre en inglés Quick Response, obedece al deseo de sus creadores de que estos sean leídos a alta velocidad. En esencia, estos son códigos de barra bidimensionales creados a partir de una matriz de puntos, que les permite el almacenamiento de grandes cantidades de información.

¿CÓMO DESCOD IFICAR UN CÓDIGO QR? 1. Desde su teléf ono móvil de sc a rg ue cualquie r aplica ción gratuita para es canear Cód igos QR. 2. Lueg o, esca nee el Código que de see descifrar y listo.

En la actualidad, resulta común encontrarlos en libros, páginas digitales, empresas de servicios; además, muchos teléfonos inteligentes incluyen lectores gratuitos. De igual forma, hay páginas de Internet que ponen a disposición de los usuarios generadores gratuitos de Códigos QR, los cuales son fáciles de utilizar.

MICROBLOGGINS (NANOBLOGGINGS) Medios interactivos que permiten una comunicación (enviar y publicar mensajes en formato de multimedia) con un máximo de 140 caracteres. El uso de Microbloggings se ha popularizado muchísimo entre los jóvenes, por ser una forma ágil y rápida de comunicar mensajes cortos, con fines tan variados como los deseos de los usuarios. Luego del éxito de Twitter, surgieron, entre otros: Jaiku, Yammer, Pownce y los conocidos como Microbloggings Corporativos como el ComInCorp, medio de comunicación social colaborativo, sencillo y dinámico que mejora la comunicación interna de las organizaciones permitiendo el intercambio de mensajes cortos, de hasta 160 caracteres, haciendo la comunicación más fluida; llegando a sustituir los mensajes por Intranet.

Trending Topics: palabras claves más usadas, en Twitter, en un momento determinado.

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