Office Administrator/November 2012

Fourteenth Issue

November, 2012

E-Magazine: officeadmagazine@gmail.com http://www.administraciondeoficinas.blogspot.com

El presente material está elaborado con fines puramente académicos y de orientación general.

La mayoría de las imágenes pertenecen a fuentes externas y fueron obtenidas de la Internet, a través del servicio de búsqueda Google-Image, para ser usadas como ilustración y decoración. Office Administrator es una publicación gratuita.

Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.

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Gestión del

Engagement

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Escucha Efectiva

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El Tiempo pasa...

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Office Fashion Makeup After office

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Ecológicas

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Las Tarjetas de Presentación

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Technology

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Living Style / El vino

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Hola a tod@s: Bienvenidos otra vez a una nueva emisión de su Revista Digital “Office Administrator”, correspondiente al mes de Noviembre del año 2013.

Una emisión en la que nuevamente trataremos el importante tema de la escucha efectiva que ha pasado de ser una cualidad a una competencia laboral en verdad muy buscada por los Gestores Humanos de las organizaciones actuales.

Vamos a explorar, la Gestión del Engagement, en qué consiste y por qué es tan importante comprometerse con los objetivos de nuestra organizaciones, no sólo para ayudarlas a alcanzarlos, sino también, para revalorizarnos como profesionales Le estaremos dando una mirada a ese importante instrumento de Imagen Profesional que son las Presentación, y como lograr que las mismas siempre trabajen a nuestro favor.

Como siempre, espero que esta emisión, contribuya a proporcionarles las herramientas necesarias para un desempeño laboral y personal exitoso. ¡Disfrútenla!

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Ta r j e t a s

a i n a v l i S

de

Son muchas las organizaciones modernas que tratan, a través de la Gestión por Compromiso, de crear una verdadera estructura organizacional con valor estratégico, logrando, en algunos casos, resultados impresionantes.

En una traducción pura y simple de este concepto, del inglés al español, no podríamos abarcar en toda su extensión lo que, verdaderamente, se quiere significar cuando en materia de gestión empresarial, se habla de “Engagement”.

Pasión, orgullo de pertenecer, identificación real, lealtad, productividad; en fin, compromiso en sí, tanto con el mejor desempeño de su trabajo, como con la empresa y uno mismo como profesional; todos esos componentes envuelven y describen lo que es el “Engagement”.

Y aunque pueda considerarse como un Intangible, existe una clara relación entre éste y los resultados empresariales.

Estudios recientes han demostrado que aquellas empresas donde los colaboradores demuestran un mayor nivel de “Engagement”, también registran un mayor nivel en los resultados positivos en cuanto a productividad; pero, para lograr esto se requiere de la definición de claras políticas estratégicas.

Cuando se habla de Gestionar el “Engagement”, se hace referencia a la medición y puesta en marcha de medidas que generen ventajas competitivas por medio de la ejecución de políticas que incentiven el trabajo en equipo, empoderen la toma de decisiones, pongan en ejecución planes de desarrollo, así como programas de apoyo y reconocimiento personal; todo lo cual debe desarrollarse a través de claras medidas estratégicas que abarquen todo el grupo de colaboradores.

Cuando se incentiva la participación general mediante políticas que envuelven a toda la planilla de colaboradores, el sentido y la actuación de los que tienen “Engagement” influye en el proceder de los demás; pero cabe destacar, que en el éxito de esta gestión la participación del líder es esencial.

Un liderazgo efectivo es imprescindible, para garantizar el éxito de las políticas para el desarrollo del personal, ya que en muchas ocasiones las empresas cuentan con empleados comprometidos, pero que se ven desmotivados por las acciones de sus líderes, por lo que una Gestión de Engagement, definida estratégicamente por la organización, es el método más efectivo para alinear los objetivos de todos los colaboradores con los de la institución.

Compromiso no es = Lealtad La lealtad en las organizaciones se basa en la rentabilidad mutua, o sea, tanto del colaborador como de la empresa.

El Compromiso, es la característica personal e individual basada, fundamentalmente, en sus conocimientos, valores, filosofía de vida, objetivos y creencias; la cual se forma en su entorno familiar, sus estudios y relaciones interpersonales.

Los colaboradores comprometidos logran un desarrollo balanceado entre lo personal y lo profesional.

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ara sernos sinceros, dependiendo del interés que tengamos en un tema determinado, prestaremos mayor o menor atención, es normal. Pero si queremos desarrollar una comunicación efectiva con nuestros semejantes, no podemos darnos el lujo de ser selectivos al escuchar.

En el trabajo, la capacidad de escucha efectiva puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso profesional, ya que a través de la misma puede mejorar su eficiencia y productividad.

En orden de convertirse en un mejor oyente, primero deberá identificar qué tipo de oyente es la mayor parte del tiempo.

Entre estos tipos podemos mencionar: 1, El Que Pretende Escuchar. Es aquella persona que no hace el más mínimo esfuerzo por poner atención a lo que se le dice. Podría incluso hasta simular que participa de la conversación pero si se le pregunta ¿qué se ha dicho? No podrá responderle ni una palabra. Quien acostumbra a practicar este tipo de escucha en el trabajo, pierde la mitad de la información que se le está suministrando y por ende, no puede realizar un trabajo realmente eficiente.

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El Oyente Selectivo. Es parecido al que Pretende Escuchar; con la diferencia de que en algún punto de la conversación; cuando digan algo que le interese, pondrá atención verdaderamente, dejando de prestarla en cuanto pierda el interés. Al igual que en el caso anterior, este tipo de oyente se pierde parte de la información que le están suministrando; y por tanto le faltarán piezas importantes para desempeñarse con efectividad.

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El Oyente Atento. Es aquel que busca, conscientemente, prestar atención a lo que se le dice, tanto así, que se pierde el mensaje no verbal que transmite el emisor, el cual es esencial para comprender el mensaje en toda su extensión.

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El Oyente Interactivo. Estos son los que, en el proceso de comunicación, prefieren el rol de emisores. Escuchan lo que se les está diciendo pero ansiosos por interrumpir para expresar sus propias ideas sobre el tema sin importarles en realidad las ideas de los demás. Como es lógico suponer, este tipo de oyente dificultad el proceso de comunicación efectiva por cuanto impide que se realice una efectiva retroalimentación.

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El Oyente Empático. Es aquel que realmente presta atención a lo que se le está diciendo y a los signos no verbales de comunicación. Son capaces de responder, adecuadamente, llegado su turno porque han escuchado verdaderamente. Con estos el procedo de retroalimentación resulta enriquecedor y productivo.

Una vez que haya identificado qué tipo de oyente es la mayor parte del tiempo; entonces, podrá trabajar en desarrollar y mejorar sus habilidades de escucha activa. Éstas les ayudarán a enfocarse en lo que se le dice, permitiéndole contar con todas las piezas de información necesarias para la realización de su trabajo y la toma de decisiones efectivas.

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para lucir un maquillaje espectacular; sino que también ayudaran a protegerla de las inclemencias del tiempo que tanto nos afectan.

Cada tipo de piel exige un cuidado distinto, por lo que debemos asegurarnos de escoger los productos adecuados, tomando esto en consideración.

Cuando hablamos de maquillaje, tan importante como la calidad de los mismos, y su adecuación al horario y ocasión en que lo vamos a llevar, son los pasos previos que debemos dar antes de su aplicación.

Y es que de nada nos sirve darnos un súper maquillaje si nuestra piel no está preparada para llevarlo y esto significa limpia y acondicionada.

Antes de proceder a maquillarnos debemos asegurarnos de limpiar nuestro cutis, utilizando los productos indicados para nuestro tipo específico.

Luego debemos tonificar y proteger, utilizando la dosis adecuada de protector solar y humectante.

Tanto las pieles grasas como las secas, son muy sensibles a los cambios climáticos, los cuales las afectan mucho más que a las normales, por lo que el acondicionamiento de las mismas, antes de la aplicación del maquillaje, ayuda a que el mismo, no sólo tenga una duración más prolongada; sino también a que se destaque su calidad y pulcritud.

Recuerde, ya sea su cutis normal, graso o seco; el acondicionamiento del mismo en cuatro sencillos pasos: limpieza, tonificación protección y humectación; es el factor principal para garantizarle una piel sana, libre de impurezas y, por supuesto, le permitirá llevar un maquillaje bien aplicado, por mucho más tiempo.

Estos sencillos pasos no sólo acondicionarán nuestra piel

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ce ta no pare is v ra e m ri A p picero e un la distinto d ero cuando p ordinario; descubres e h c tu s e l lees e forma o de una d a lt u s T re el de PILO r la u c ta c el espe con ir u que c o n t r ib te; y es n ie b m a io m ed P, son los 2 B s ro e ic de los lap hechos s ro e s m pri plástica s a l l bote . recicladas asemeja, a rm fo Su otella te, una b n e m a is c pre es lo ara agua, a la plástica p e ue te vien larlo primero q p m l conte mente a s de su diseño á pero, adem terísticas que rac e otras ca r: n e ti te s é de compra ma, ra ri o p h a la ri a te a ym opción na buena le hacen u rmite una e p e u q ualidad de alta c l e g ta  Tin te; ida, brillan u fl ra tu con ri c es a escritura n u ra a p ómodo ajustado c e rr a g A  nos; ambas ma 

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Este edificio es conocido como EcoARK (El Arca Ecológica) está ubicado en Taipei y fue construido con 1.5 millones de botellas plásticas recicladas.

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Éstas forman parte de la imagen de un profesional, y tanto su diseño como su utilización deben estar contemplados dentro de las Políticas de Gestión de Imagen Corporativa.

Las Tarjetas de Presentación son la representación gráfica de la calidad profesional de un individuo, y en ellas deben aparecer las informaciones imprescindibles para un contacto eficaz con el mismo.

Ya que deben utilizarse en un contexto puramente profesional, éstas son diseñadas siguiendo las normas que rigen las Políticas de Imagen Empresarial de cada organización; en su diseño, deben responder a unos lineamientos generales como son: Tamaño: El tamaño estándar de las mismas es de 9 x 5 cms.

Datos: Logo-Nombre y Dirección de la empresa; título y nombre del portador; cargo, teléfonos, correo electrónico Colores: la selección de estos debe responder a tres criterios importantes: 1) Como es lógico, a los colores institucionales, ya que estas deben estar acordes con la identidad y la imagen de la corporación de la cual se trate; 2) En su defecto, a colores relacionados con la rama o área de trabajo; recuerde, los colores y formas de una tarjeta para un Diseñador Gráfico no deberían ser los mismos que los de la de un Médico o un Abogado, por ejemplo; 3) Sobriedad y elegancia, ya que la selección del mismo debe contribuir a transmitir credibilidad. Siempre que sea posible, escriba las informaciones de contacto en color negro.

Tipografía: El tipo de fuente y su tamaño deben ir acordes con los del membrete de la organización.

Recuerde siempre, que cuando usted entrega una Tarjeta de Presentación, está transmitiendo su imagen como profesional, por tanto:      

Debe cuidar que la misma no se estruje ni se ensucie, para lo cual le recomendamos portarlas en un tarjetero; Entréguelas siempre al inicio de una reunión y a todos desconocidos con los que converse; Páselas con la mano izquierda; Imprímalas en papel y tinta de buena calidad; En lo posible trate de no imprimirlas por ambas caras; Actualícelas periódicamente, no las entregue con tachaduras ni borrones.

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unque usted no lo crea, según estudios realizados recientemente para determinar los niveles de seguridad de los internautas, existe un alto porcentaje de usuarios, más del 25% de estos, que utilizan claves de cuatro dígitos como códigos de acceso a sus cuentas personales.

Según este estudio, la utilización de cuatro dígitos sólo permite un máximo de 10,000 combinaciones numéricas, siendo la fecha de nacimiento del usuario uno de los códigos más utilizados, debido a su facilidad para recordarla.

Es por esto que les exhortan a ser creativos a la hora de inventar su clave de seguridad (alternando la utilización de letras mayúsculas y minúsculas, con números y símbolos; buscando una extensión mayor a los cuatro dígitos) para evitar, en el futuro, ser víctimas de los delincuentes.

¿Sabía usted que estudios recientes en el Área de Higiene y Seguridad en las Oficinas han demostrado que uno de los focos con más alta concentración de bacterias, en estos espacios de trabajo, son los teclados de los computadores?

Pues sí.

Resulta, que cuando volteamos nuestros teclados y los sacudimos un poco, no es raro que de éste, caigan sobre el escritorio, todo tipo de partículas que van desde polvo hasta restos de alimentos; lo que los convierte en potenciales criaderos de bacterias.

Estos plantean, además, unas cuantas sugerencias sencillas, con el fin de evitar que los teclados se conviertan en focos de transmisión de enfermedades, las cuales van desde: 

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Limpie regularmente su área de trabajo con antibacteriales; utilice una lata de aire comprimido para ayudarse en la limpieza del teclado; Acostúmbrese a utilizar los cobertores impermeables para teclados, que evitarán que los restos de suciedad se alojen entre las teclas; No ingiera alimentos sólidos en su espacio de trabajo; Si está afectado de algún virus gripal, trate de desinfectar sus manos con gel antibacterial, antes de utilizar su teclado y siempre que sus manos entren en contacto con algún tipo de mucosidad.

Cambie su teclado, cada vez que la acumulación de residuos dentro del mismo sea muy evidente.

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