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Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.
2nd Issue
November, 2011
C
Cultura Organizacional: Diseñe sus espacios de Oficinas para crear la Cultura Organizacional que desee. Aaay, si los escritorios pudiesen hablar… Cuando la Capacidad para Organizar un Escritorio no es un elemento confiable para la evaluación del Personal ¡Tips! Office Fashion Viernes Casual
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El Tiempo Pasa… La Oficina del Futuro GADGETS:
Tecnología Fashion Social Media: Sus aportes en el Área Profesional
Ecológicos ¿Sabe usted lo que es un COO? ¡Tips! El Regalo Empresarial.
Hola a Todos: Esta publicación abarca temas muy variados, relativos a la administración de empresas y el desarrollo laboral de los diferentes tipos de colaboradores de oficinas. La organización de los espacios de trabajos es vista desde la perspectiva de las tendencias actuales, dando un espacio a la flexibilidad en la estructuración de los procesos para así incentivar la creatividad, todo sin olvidar la Imagen Organizacional.
Nueva vez, esperamos que ésta sea de su agrado y sobre todo, les sirva de ayuda en su desarrollo profesional. Bienvenidos, nueva vez.
a i n a v l i S
Cultura Organizacional Diseñe sus Espacios de Oficinas para crear la Cultura Organizacional que desee Debido a los tantos factores que se conjugan en su conformación, resultaba imposible pensar que estos se pueden llegar a controlar de tal forma, que den como resultado la cultura organizacional ideal. Hasta ahora, para los gestores administrativos, su única incidencia real sobre la cultura de sus organizacion es, descansaba en el aspecto estratégico definido por sus objetivos, políticas, misión, visión, valores, estrategias, filosofía, etc.; la otra parte, la que tenía que ver con el componente humano que daba vida a esas estrategias apenas sí podía ser conducida para, por lo menos, lograr alcanzar los objetivos que se habían propuesto. Se daba por un hecho, el que en la cultura organizacional resultante, pesaban mucho más y eran más definitorias, las características individuales aportadas por cada uno de sus miembros; y por esto, por ser tan propias y particulares, era casi imposible moldearlas en su totalidad; de hecho, se tenía como buena y válida la idea de que debido a estas particularidades presentadas por su cultura, cada organización era diferente, incluso, a las demás de su propio nicho.
Todo es cuestión de Percepción Según un estudio realizado por Grand Rapids Business Journal, el 80% de las empresas, se percibe en modo muy distinto al cual es en realidad. Esto encuentra su explicación en que en la mayoría de los casos, los ejecutivos asumen que una vez que han definido su estructura organizacional; establecido sus objetivos; e implementados sus procedimientos de ejecución y control; la Cultura O r g a n i z a c i o n a l , automáticamente, se adhiere a estos, lo que les da como resultado la cultura que buscan; y aquí es donde se encuentra el fallo, porque lograr que converjan las habilidades y actitudes de los colaboradores con aquello que es necesario hacer para alcanzar los objetivos propuestos, es la parte más difícil de toda estrategia organizacional. Pero aún hay más, y es que no es sino hasta el final, llegado el momento de evaluar los resultados y se descubre que la organización no ha logrado alcanzar los objetivos propuestos, cuando los ejecutivos se dan cuenta de que algo ha fallado. Según estos investigadores, el peso de la Cultura
Organizacional en el logro de los objetivos de una empresa se debe valorar de manera distinta a la utilizada hasta ahora, partiendo de la idea de que es un factor automáticamente adaptable; ya que sobre ésta descansa gran parte del proceso de ejecución de las estrategias empresariales.
Las soluciones a los problemas generados por la Cultura Organizacional de las empresas están, no sólo en lograr una positiva convergencia entre los objetivos individuales de los colaboradores con las estrategias de dirección; sino también, a través de aspectos mucho más palpables, como sería, el diseño estratégico de los espacios de trabajo. Para esto es necesario tener presente en todo momento: 1. El grado de incidencia de las funciones que se ejecutarán en cada uno de los espacios de trabajo, para el alcance de los objetivos. 2. Que estos espacios, además de responder a las estrategias de la empresa, sean adaptables a las necesidades de los colaboradores y los clientes. 3. Que en ellos se mezclen las áreas privadas con las públicas, en respuesta a la naturaleza de las funciones a realizarse en los mismos. 4. Y sobre todo, establecer vías formales que incentiven una comunicación fluida entre todos los miembros de la empresa, en especial en lo referente a las estrategias y a lo que se espera de cada uno de ellos. Éstas son sólo algunas de las consideraciones a tenerse presentes al diseñar los espacios de oficinas, con un enfoque dirigido a los objetivos. Ésta es un área donde las opciones son ilimitadas y puede convertirse en una nueva herramienta para la estructuración de una mejor Cultura Organizacional, mucho más acorde con los objetivos propuestos por cada empresa.
Cuando la Capacidad para Organizar un Escritorio no es un Elemento Confiable de Evaluación del Personal Sin lugar a dudas, la forma en que usted organiza su escritorio expresa mucho, no sólo sobre sus competencias profesionales; sino también, acerca de su personalidad, sus valores y estilo de vida; pero, muchos expertos en Teorías Organizacionales y Ciencias de la Conducta aplicadas a la Gestión de Personas en el Ambiente Empresarial, han coincidido al afirmar que la mayoría de los profesionales tienden a manipular la forma en que organizan sus espacios de trabajo para transmitir la imagen que ellos desean y más les convienen; manejando así, la idea que los demás puedan formarse sobre ellos. Un estudio realizado por investigadores de la Universidad de Texas en Austin-EE.UU., arroja muy interesantes conclusiones acerca de lo que generalmente se esconde tras un escritorio; ya sea excesivamente ordenado o desorientadoramente desarreglado. Para estos, el arreglo de los escritorios dice mucho más de la personalidad de sus ocupantes que de su preparación y capacidad profesional; por lo que exhortan a los evaluadores de personal a profundizar un poco más en sus estudios y a no dejarse engañar por la apariencia de los escritorios. En estos aspectos, encontraron pistas interesantes como que: 1.
Aquellos empleados que tienen un bol de mentas en sus escritorios tienden a ser extrovertidos y mucho más abiertos a la interacción social;
2.
3. 4.
5.
Que las personas que se dedican a trabajos creativos y poco rutinarios, tienden a tener escritorios desorganizados; Que un escritorio perfectamente organizado, no siempre es reflejo de un empleado eficiente; Que contrariamente a lo que se haya podido creer con anterioridad, un reloj ubicado a la vista del colaborador indica que éste es un empleado responsable en su trabajo, no que este desesperado por salir de él; Que lo ideal es que exista un equilibrio justo entre el orden y el desorden.
Es por éstas, entre otras muchas razones, que sugieren a los ejecutivos y evaluadores de personal, el buscar por aquellas características más personales que podrían conducirles a una valoración mucho más acertada del colaborador.
Entre estas características mencionan: 1.
2.
3.
Los Gritos de Identidad: aquellos objetos personales que buscan asegurar la pertenencia del poseedor a algún lugar en específico: fotos, recuerdos, colecciones personales, etc. Pistas Inadvertidas: aquellos rastros que pasan inadvertidos aún para los mismos colaboradores y que son indicadores de su conducta y sus hábitos. Los Reguladores de sentimientos y pensamientos: son la forma en que construimos nuestro ambiente para incentivarnos a ciertos tipos de sentimientos, conductas y pensamientos determinados.
En esencia, estos investigadores han logrado identificar, cuatro tipos de colaboradores, de acuerdo a su capacidad de orden o desorden, dependiendo de cómo lo veamos, y en estos casos tenemos: 1.
Los Sádicos del Desorden: aquellos colaboradores que son extremadamente organizados con el único propósito de hacer sentir mal a sus compañeros que no lo son tanto.
2.
El Maestro del Desorden: Aquellos que funcionan exitosamente en un ambiente extremadamente desorganizado.
3.
Los Hipócritas del Orden: Aquellos que falsifican el orden organizando sus cosas en pilas muy bonitas, y escondiendo lo que no pueden organizar.
4.
Los Equilibradamente Organizados. Aquellos que normalmente tienen su escritorio organizado y cada cosa tiene y ocupa su lugar; aunque de vez en cuando, presenten etapas de desorden; las que son sólo eso, períodos momentáneos.
PONGA ORDE N EN
SU ESCRITOR IO
Haga todo lo posible para su escritorio ordenado:
A pesar de esto, los investigadores advierten que vivimos en una sociedad, profesionalmente, obsesionada por el orden; donde cualquier mínimo error que cometa un empleado desorganizado, será atribuido al desorden en que trabaja y por ende, a su incapacidad para realizar adecuadamente las funciones a su cargo; por lo que exhortan a los colaboradores de oficinas a mantener sus espacios de trabajo en un orden adecuado y funcional.
No permita q ue sus docum entos se acumulen en su escritorio ; Utilice carpetas u or g a nizadores en colores difer entes, para s eparar las tareas realiz adas, las por realizar; lo que debe ser remitido a otras oficinas y lo que esta lis to para archivar. No abra carp eta sobre ca rpe ser posible, complete prim ta; de er tarea antes d e iniciar la sig o una uiente.
mantener
s.
Casual Friday TG Friday. Gracias a Dios es Viernes Aunque muchas empresas no tienen establecido un código de vestuario para el colaborador de oficinas, se inclinan por una manera formal de vestir, apropiada para el ambiente de trabajo y las funciones que en él se realicen; así como a la percepción de profesionalidad y credibilidad que desean transmitir a sus clientes; otras, por el contrario, utilizan los Uniformes como parte de su Imagen Corporativa, y tienen establecido en sus política laborales lo que es conocido como el “Casual Friday”. La Política del “Viernes Casual”, permite a los empleados, ese día asistir a sus puestos de trabajo vistiendo de manera menos formal, con el fin de aligerar las tensiones de la semana.
Pero esta flexibilidad, no puede ir en contra de las Políticas de Identidad e Imagen Organizacional que rigen la empresa; por lo que no debe entenderse como la libertad de ponerse lo que cada quien quiera, aunque no sea lo apropiado. A la hora de vestir casual, los colaboradores de oficinas deben siempre tener presente que aún están en sus puestos de trabajo, por lo que la moderación y adecuación deben estar primar en todo lo que elijan.
Para evitarse, ciertas incomodidades, muchas empresas les proporcionan a sus colaboradores el vestuario que deberán utilizar ese día; si éste no fuera su caso, entonces, en cuanto al guardarropa femenino, le recomendamos:
Siempre elegir camisas y blusas de corte clásico; en colores sólidos; Los estampados y texturas deben ser discretos y llevarse siempre en la parte de arriba; Si su empresa le permite llevar pantalones en jeans, denim o dril, combínelos con una blusa larga o si ésta es corta, lleve además un blazer; en caso de no llevar un blazer, nunca se faje las blusas dentro del pantalón cuando use jeans muy ajustados. Las faldas y vestidos son una excelente alternativa para el viernes casual; pero debe siempre tener en cuenta el largo. Y los zapatos, deberán estar siempre acordes con vestuario que lleve y la estación del año; pero, cuando use jeans, no se le ocurra calzar tenis.
En el extremo superior derecho de esta imagen, tenemos a cuatro de las seis mujeres consideradas como Pioneras en la Programación de Computadoras en los Estados Unidos. Éstas especialistas en matemáticas fueron reclutadas por el ejército norteamericano durante la II Guerra Mundial para calcular manualmente la trayectoria de las bombas, luego en 1946 programaron el ENIAC; Primera Computadora Eléctrica.
F
uturo, pareciera ser la palabra o período en el tiempo que nunca llega; pero cuando nos referimos a los Espacios de Oficina, éste ya está aquí. La Tecnología de la Información y las Comunicaciones, se ha encargado de proporcionar esta aproximación en el tiempo debido a que los actuales colaboradores de oficina se caracterizan por su uso y hasta su abuso, en ciertas ocasiones. El colaborador de oficinas actual es altamente interactivo, apegado a las redes sociales, el internet y los teléfonos inteligentes; por lo que, generalmente, no se siente satisfecho ni motivado ejerciendo sus funciones en un ambiente laboral tradicional. El diseño de las oficinas de hoy está mucho más orientado hacia la flexibilidad y a permitir la fluidez de la comunicación entre sus ocupantes; lo cual incrementa, además, la creatividad. Entre las características que ya se pueden apreciar en las oficinas de hoy, tenemos:
La Oficina del Futuro
Mayor cantidad de cubículos y áreas de escritorios abiertas y/o compartidas. Conexiones Wi-Fi y VoIP para facilitar la movilidad de los espacios de trabajo. Espacios de oficinas inteligentes en los cuales reconocen a sus ocupantes y ajustan la temperatura y la luz, a su llegada. Utilización de equipos activados mediante la tecnología biométrica y la radiofrecuencia, con el fin de incrementar la seguridad, especialmente, en espacios de trabajo compartidos. Mayor utilización de laptops y discos portátiles, los cuales permiten llevar el trabajo a donde sea necesario.
Interconexión, movilidad, interacción, comunicación, tecnología son algunas de las palabras que caracterizan al colaborador de oficinas actual y el espacio de trabajo debe responder a éstas, para permitirle desarrollar su creatividad a plena capacidad.
Tecnología Fashion
tiene ejor si m s e “Todo luetooth”. ORY B THE ANG B G I THE B
SUS APORTES EN EL ÁREA PROFESIONAL REDES SOCIALES, ésta es una expresión que escuchamos a diario; aún en los lugares y momentos más insospechados todo mundo parece tener algo que opinar sobre ellas o, a través de ellas. De manera subrepticia se insertaron en la sociedad; por medio de los jóvenes y hoy en día, parece no existir un solo sector que no haya sido penetrado por alguno de estos medios electrónicos de comunicación masiva. Pero, ¿Qué ventajas aportan estos medios para los profesionales? Pues, luego de pensar en sus características lógicas como el bajo o inexistente costo, la inmediatez de la comunicación y la eliminación de las fronteras; nos queda reflexionar sobre el impacto social que éstas causan al ser, entre otras cosas, un medio directo de información sobre acontecimientos que prácticamente están ocurriendo al momento mismo de darse a conocer. Pero, además, estas redes se han convertido en un excelente medio de comunicación empresarial, permitiendo en muchas ocasiones la gestión completa de reuniones, o cualquier otro tipo de evento, enlazando a los participantes desde cualquier punto del país o del mundo; su participación en el lanzamiento de productos y como herramienta para la medición del posicionamiento tanto de estos como de la propia empresa, ha sido muy ponderada por los gestores de marketing quienes ven en estas redes la forma más económica y directa de llegar a los consumidores.
Por esto no es de extrañar que, desde artistas hasta políticos, todos, se hayan abierto un espacio en las redes sociales para la interacción directa con el público; y es que éstas tienen una influencia tal que son capaces de propagar un mensaje, a nivel mundial, en muy pocos minutos, generando toda una oleada de opiniones y hasta incentivando acciones sociales. Es bueno que aquellos ejecutivos que aún no se han insertado en el uso de estas aplicaciones tecnológicas, y todavía las ven como una moda juvenil; analicen más profundamente las oportunidades que éstas tienen para ofrecerles no sólo como herramientas de comunicación y marketing; sino también, como un sistema organizacional capaz de generar sólidas respuestas en la sociedad.
¿Qué es Eficiencia Energética? Se conoce con este término a la relación existente entre la cantidad de energía consumida y los productos y servicios finales obtenidos.
¿Sabías Qué? L os d et er g en t e s q u e c om ún m en te u ti li z a m os contienen c i e rtos ingr edientes de r ell en o entre los q ue se pued en encontrar plá stico molido y fósforo; los cuales son utilizados para peso y volumen. Una cosa más, s e acumulan en la superficie y nunca se lleg an a disolver. LC
Las empresas internacionales han logrado extrapolar con éxito ciertos términos relacionados al Management norteamericano; por lo que no es raro encontrar en nuestras organizaciones personas que sustenten ciertos títulos en inglés como CEO, General Manager, Office Assistant, Assistant Manager Production, Assistant Programmer, etc.; pero, ¿ha escuchado usted hablar de los Chief Operating Officers? Para muchos los Chief Operating Officers, son los que realizan el trabajo atribuido a los CEO, su mano derecha y la izquierda, cuando es necesario, y aunque la crisis los sacó, momentáneamente de la estructura de las organizaciones tradicionales; esta misma crisis se ha encargado de volverlos a reinsertar, y su papel en la organización moderna ahora parece no tener límites. La Revista Harvard Review (2009), tipifica los COO en cinco formas, dependiendo de su nivel de influencia y las responsabilidades a su cargo: 1. 2. 3. 4. 5.
El que Ejecuta. Responsable de vigilar el cumplimiento de los lineamientos estratégicos de la organización. El Agente de Cambio. Aquel contratado para realizar la tarea específica de guiar la empresa, a través de un proceso de cambio estructural u organizacional. El Mentor. Aquel que debido a su experiencia y conocimientos en determinada área, es contratado para asistir y asesorar al CEO, sobre todo si el segundo es muy joven. El Heredero Aparente. El ejecutivo joven con todas las posibilidades de llegar a ser CEO; pero que no cuenta con la experiencia necesaria en áreas claves como la capacidad de toma de decisiones y el trabajo a presión. Se nombran en estos puestos para comprobar su eficiencia. El Jugador más Valioso. Es aquel ejecutivo valioso para la empresa, que ya ha agotado su tiempo en el puesto que desempeña; pero que la organización no quiere perder, y mucho menos a manos de un competidor.
No se confunda al traducir al español este título, no estamos hablando de un Jefe de Operaciones; la posición de Operation Manager no alcanza a representar la cobertura real, en responsabilidad, poder y autoridad, que el cargo de COO, representa dentro de la empresa moderna, ya que éste es el ejecutivo responsable de la ejecución y control de todas las actividades estratégicas de la organización y reporta directamente al ejecutivo u organismo de mayor autoridad dentro de la misma. Su presencia responde a necesidades estratégicas claves, ya que una sola persona no puede hacerse cargo del volumen de operaciones, tanto grandes como pequeñas, que se generan, actualmente, y que convirtieren al COO en una respuesta obligada ante:
1. El crecimiento y complejidad de las organizaciones que impiden que una sólo persona pueda administrarla exitosamente; 2. El aumento en el volumen de la información y la capacidad de interconexión que representan las tecnologías de las comunicaciones; hacen necesaria la existencia de una persona capaz de funcionar exitosamente con ellas; 3. Uno de los puntos críticos para el éxito de una empresa radica en la aceptación y adaptación, por parte de sus colaboradores, de las estrategias y políticas delineadas por la administración, principalmente, si éstas están orientadas hacia el cambio, ya sea de la estructura operativa u organizacional, lo se hace necesaria la participación de una persona con la autoridad para dirigir estos cambios y controlar sus resultados.
En el ambiente empresarial, los regalos pueden convertirse en un dolor de cabeza, tanto para los ejecutivos como para sus asistentes. Elegir con propiedad aquello que mejor represente la empresa y al mismo tiempo, demuestre nuestro aprecio por contar con la amistad o asociación de trabajo con el destinatario; supone un cuidadosa reflexión en la cual inciden muchos factores. Muchas organizaciones tienen prediseñada una serie de artículos, generalmente promocionales, los cuales utilizan como obsequio para sus visitantes y relacionados; pero ¿qué sucede cuando estos no alcanzan a demostrar lo que realmente queremos? Debemos siempre tener presente que los regalos empresariales son detalles en los que va incluida la imagen de la organización. Nos sirven para indicar nuestro deseo de permanecer posicionados en la mente de quien es objeto de nuestra atención; que valoramos la relación desarrollada entre ambos. Por estas razones, no son algo que se pueda elegir a la ligera; por lo que al momento de seleccionarlos es conveniente considerar, ¿a quién van dirigidos?, sus gustos personales, el tiempo de relación con nuestra empresa; el nivel de la relación, y hasta dónde queremos extenderla. Pero, ya de manera más general, a la hora de elegir un regalo empresarial, además de lo anteriormente mencionado, deberá tomarse en consideración:
Que el objeto elegido cumpla con los propósitos de la empresa; Si causará el impacto deseado;
Si refleja una imagen positiva de nuestra empresa; Si contribuye a lograr el posicionamiento de la empresa en la mente de quien lo va a recibir.
Luego de elegido el regalo, recuerde que la envoltura y la presentación, son tan importantes como él mismo; por lo que es necesario que tenga el mismo cuidado al elegir la forma en que será presentado y entregado. Y por último, tenga siempre presente, que el costo del regalo no siempre es lo que importa; en significación, a éste siempre le ganan la originalidad, la delicadeza de su presentación; el buen gusto al elegirlo; la creatividad y la exclusividad.
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