Dictamen 11.588 año 2009

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honorarios presentación informes acceso información pública NÚMERO DICTAMEN 011588N09 NUEVO: NO RECONSIDERADO: NO ACLARADO: NO APLICADO: NO COMPLEMENTADO: NO

FECHA DOCUMENTO 05-03-2009 REACTIVADO: SI RECONSIDERADO PARCIAL: NO ALTERADO: NO CONFIRMADO: NO CARÁCTER: NNN

DICTAMENES RELACIONADOS Aplica dictámenes 39451/97, 12473/2002, 46985/2007 39192/2005, 28704/81

Acción_

FUENTES LEGALES ley 18834 art/11 inc/fin, ley 18845 art/6, ley 20285 art/7 lt/d dfl 29/2004 hacie, ley 20285 art/tran

MATERIA Cuando se establecen en los contratos a honorarios el deber de presentar informes periódicos, éstos serán obligatorios para la persona contratada, debiendo ser exigidos

por

la

Administración

y

fiscalizado

por

Contraloría

General.

La

documentación relativa a esos contratos debe ser mantenida indefinidamente, salvo que la misma información estuviese consignada en libros, tarjetas individuales o en sistema de microcopia o micrograbación de documentos, en cuyas situaciones se podrán destruir los antecedentes en los plazos señalados. Asimismo, a partir de la vigencia de la ley 20285, los órganos de la Administración del Estado que indica, deberán mantener a disposición del público, a través de sus sitios electrónicos, la planta de personal con sus correspondientes remuneraciones

DOCUMENTO COMPLETO

N° 11.588 Fecha: 05-III-2009 Se ha dirigido a esta Contraloría General el señor Presidente de la Comisión Investigadora de Asesorías Efectuadas en Diferentes Reparticiones Gubernamentales de la Cámara de Diputados, solicitando un pronunciamiento en relación con la obligación que tendrían las personas contratadas a honorarios de rendir informes periódicos y con el tiempo que la documentación relativa a esas convenciones debe ser mantenida por el organismo de que se trate.

Sobre el particular, es necesario hacer presente que de conformidad con lo prescrito en el inciso final del artículo 11 de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, "Las personas contratadas a honorarios se regirán por las reglas que establezca el respectivo contrato y no les serán aplicables las disposiciones de este Estatuto".

En relación con el anotado precepto legal, esta Entidad Fiscalizadora ha señalado, entre otros, en sus dictámenes N°s. 3.451, de 1997; 12.473, de 2002 y 46.985, de 2007, que las personas que prestan servicios a la Administración del Estado sobre la base de honorarios, no poseen la calidad de funcionarios públicos y tienen como única norma reguladora de sus relaciones con ella el propio convenio, el que constituye el marco jurídico que determina sus derechos y obligaciones.

Por lo anterior, las reglas que en tales convenciones estipulen las partes, constituyen, tanto para la Administración como para el prestador del servicio, el marco vinculante de sus correspondientes derechos y obligaciones.

En estas condiciones, los informes periódicos parciales y/o los informes finales que, según se haya estipulado, deban presentar las personas contratadas a honorarios, han de traducirse en documentos escritos, los que constituirán un antecedente cuya entrega debe ser exigida por la Administración y fiscalizada por esta Contraloría General, tal como se manifestara en el dictamen N° 39.192, de 2005.

Por consiguiente, puede señalarse que atendido que las disposiciones que se estipulan en los contratos a honorarios constituyen el marco jurídico para los contratantes, en el evento de establecerse el deber de presentar informes periódicos, aquéllos serán obligatorios para la persona contratada y deberán ser exigidos por el órgano pertinente en la oportunidad y modalidad que se haya establecido en el respectivo convenio.

Ahora, en lo que se refiere al tiempo que la documentación relativa a las contrataciones en análisis debe ser mantenida por el organismo de que se trate, cabe puntualizar que de acuerdo con lo previsto en el numeral 1, del Título III, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de esta Contraloría General, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos, es de conveniencia mantener los documentos relativos a personal indefinidamente, salvo que los antecedentes del caso se encuentren registrados en libros o tarjetas individuales, lo que permitiría prescindir de los documentos que daten de cinco años, conservándose sólo aquellos cuya información no se encuentre consignada en la forma enunciada.

Además, debe tenerse presente que de conformidad con lo preceptuado en el inciso tercero del artículo 6° de la ley N° 18.845, que establece sistema de microcopia o micrograbación de documentos, podrá procederse a la destrucción de los documentos que sean microcopiados o

micrograbados, una vez transcurridos diez años desde dicho proceso si se tratare de instrumentos públicos o cinco años si fueren privados, con las salvedades que se indican.

Asimismo, resulta necesario destacar que según lo dispuesto en el artículo 7°, letra d) de la ley N° 20.285, sobre acceso a la información pública -que entrará en vigencia en el mes de abril próximo, de acuerdo con su artículo transitorio-, los órganos de la Administración del Estado que se indican, deberán mantener a disposición permanente del público, a través de sus sitios electrónicos, la planta del personal y el personal a contrata y a honorarios, con las correspondientes remuneraciones.

Finalmente y a propósito del marco en el cual se inserta la consulta indicada, conviene advertir que las conclusiones del presente pronunciamiento, en relación con los aludidos informes, se encuentran en armonía con lo informado por esta Contraloría General a través de su Informe Final N° 03/2007, de 7 de enero de 2008 -Sobre examen efectuado a los contratos a honorarios suscritos por Gendarmería de Chile- y del oficio N° 5.293, de 2009, sobre seguimiento de las observaciones formuladas en aquél, tenido a la vista por la Comisión Investigadora solicitante en su informe de cierre de fecha 4 de abril de 2008.