La gestión de la información en la Administración Pública del Distrito Capital by Grupo Estudiantil SINERGIA

5° ENCUENTRO NACIONAL DE ESTUDIANTES DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA, DOCUMENTACIÓN, MUSEOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Septiembre 29 de 2008 al 1 de octubre de 2008 Bogotá, D.C.

TÍTULO DE LA PONENCIA La gestión de la información en la Administración Pública del Distrito Capital: retos y oportunidades de los estudios técnicos en función del desarrollo urbanístico y social de Bogotá.

AUTOR Wilson E. Colmenares Moreno*

LÍNEA TEMÁTICA Mesa de trabajo: “Impacto social de las instituciones culturales, fomento a la lectura y formación de ciudadanos” RESUMEN: La información técnica y demás información de contenido académico relacionada con las políticas públicas del Distrito Capital ha tenido un papel vital como recurso estratégico en la toma de decisiones públicas, favoreciendo grandes cambios y desarrollos en la ciudad; convirtiéndose en un recurso clave para el bienestar social, progreso urbanístico y competitividad de Bogotá. A diferencia de lo que podría pensarse, éste tipo de información carece de una reglamentación y política pública que garantice su centralización, acceso, difusión y consulta. El objetivo de este estudio es el de evidenciar la importancia de este tipo de información en los procesos de investigación, desarrollo e innovación (I+D+I) urbana y el de una *

Tecnólogo profesional en Administración de Sistemas de Información y Documentación de la Fundación Universitaria INPAHU (VII semestres), y técnico en Computación y Sistemas de la Escuela Colombiana de Sistemas (IV semestres). En la actualidad adelanta estudios profesionales de Sistemas de Información y Documentación en la Universidad de la Salle y estudios de inglés como segunda lengua en la Universidad Pedagógica Nacional.

adecuada reglamentación y política pública, como bases fundamentales para garantizar una eficiente y optima gestión, acceso, difusión y consulta de los estudios técnicos y demás información de contenido académico relacionado con las políticas públicas del Distrito Capital. El presente artículo nace como producto del estudio de planificación y organización del Centro de Documentación en Políticas Públicas del Distrito Capital, desarrollado por el Instituto de Estudios Urbanos de la Universidad Nacional de Colombia, el cual tenía como objetivo organizar una unidad de información especializada que facilitara el acceso, difusión y consulta de los estudios técnicos y demás información de contenido académico relacionada con las políticas públicas del Distrito Capital. Producto de los hallazgos encontrados en el mencionado estudio y del seguimiento documental de algunas investigaciones que se han adelantado a nivel colombiano y en países como México, España y la Unión Europea sobre la gestión y acceso a la información pública. PALABRAS CLAVE: Administración Pública Distrital, Acceso a la Información Pública, Ciencia de la Información y Documentación, Políticas Públicas, Estudios Técnicos.

La Información de la Administración Pública Distrital La Administración Pública Distrital desde su génesis ha compilado, gestionado y producido información de todo tipo y en diferentes soportes para respaldar y dar constancia de sus funciones administrativas. La evolución natural de este proceso ha sido de pasar de una poca producción de información pública y de su pasivo tratamiento a su desmesurada creación, provocando entre las distintas Administraciones un cierto grado de preocupación por su adecuada gestión. Para el caso colombiano, Bogotá es su Distrito Capital, centro administrativo y político, en los últimos años se ha proyectado como un gran centro metropolitano de la región, que concentra alta población y gran cantidad de servicios de salud, educación, cultura, comunicaciones, recreación, tecnología, finanzas y administración pública. En sus últimos 10 años y debido a sus grandes desarrollos, ha aumentado de manera significativa la producción de información relacionada con las políticas públicas distritales, sobre todo, la de información técnica de contenido académico especializada en los temas de ciudad. Éste tipo de

información es producida en su gran mayoría por universidades, institutos de investigación, observatorios y organizaciones privadas. Una de sus principales características es el papel vital que juega al momento de tomar decisiones públicas, favoreciendo grandes cambios y desarrollos en el Distrito Capital; convirtiéndose en un recurso clave para el bienestar social, progreso y competitividad de la ciudad. Muñoz Cañabate1 opina que la información del sector público, desde una perspectiva general, es toda aquella información que sirve al ciudadano; desde ésta mirada se puede decir que es la información producida en virtud a las funciones y servicios ejercidos por las Administración Pública, derivada de los flujos informativos que se originan entre la Administración y los administrados. A diferencia de la información científica y técnica, cuyos límites vienen marcados por sus propios usuarios, especialistas en cada área de conocimiento (…). Así, por ejemplo, la información pública se podría entender como una auténtica obligación y deber de la Administración Pública, entendiéndose como un fin en sí misma. Refiriéndonos al concepto de documento, que como ya se mencionó es la información en un soporte determinado, el Archivo General de la Nación de Colombia2, define documento oficial como “El que produce, posee o maneja una entidad estatal”. Por otra parte, tradicionalmente ha existido una división entre la información gestionada bajo principios archivísticos y la gestionada bajo principios bibliotecológicos, para este caso García López sostenía lo siguiente: Aquellos documentos de los que se ocupa la Archivística (documentos producidos por las instituciones en el ejercicio de sus actividades propias, como un ente orgánico) y de los que se ocupa la propia documentación como disciplina científica (cualquier otro documento, publicado o no, generado, elaborado o adquirido por cualquier organismo). Distinción que, si bien para cualquier ciudadano que quiera acceder a la información pública (ya sea un expediente administrativo, por ejemplo, el estado en que se encuentra la tramitación de una beca de estudios; o un informe elaborado por un 1

MUÑOZ CAÑABATE, Antonio. Una aproximación a la información del sector público: la información de las administraciones públicas. En: Revista general de información y documentación. Vol. 11, No. 1 (2001); p. 35. 2 COLOMBIA. ARCHIVO GENRAL DE LA NACIÓN. Reglamento general de archivos; 3ª edición. Bogotá, D.C.: Archivo General de la Nación de Colombia, 2003. p. 38.

ente público), puede ser prácticamente irrelevante, pero desde el punto de vista de los profesionales de la información (archiveros, bibliotecólogos, gestores del conocimiento…), no es igual, ya que cada uno trata la información de manera diferente (y por lo tanto su localización y acceso a la misma es distinta), ya se trate de conjuntos documentales orgánicos (como se haría en un archivo), o de unidades que puedan ser analizadas de manera individualizada (como se haría en una biblioteca o en un centro de documentación)3.

De esta manera se podría considerar que en la Administración Pública Distrital se gestionan dos tipos de información: información pública administrativa de índole archivística e información pública de valor académico y de índole bibliotecológico. Para efectos de éste estudio, se le dará un mayor énfasis a la información de índole bibliotecológico.

Información Pública Administrativa de Índole Archivístico Es toda aquella información grabada en un soporte documental, físico o digital, recibida, gestionada y producida por las entidades públicas oficiales en el ejercicio de sus funciones administrativas, financieras, contables, judiciales o informativas; y que son del interés de todos los ciudadanos. Ésta definición incluye: acuerdos, circulares, contratos, convenios, correspondencia, decretos, directrices, informes, estadísticas, peticiones, reclamos, expedientes, leyes, manuales, memorandos, notas, oficios, reglamentos, reportes, resoluciones etc. Información Pública de Valor Académico y de Índole Bibliotecológico Para el caso del presente artículo es el tipo de información objeto de análisis, debido a su valor académico, técnico, científico y cultural. Información que es recibida, gestionada o producida por las entidades públicas oficiales, grabada en un soporte documental, físico o digital; y del interés de expertos, investigadores o especialistas en los temas técnicos relacionados con políticas públicas. Éste tipo de información de alto valor académico es producida en la gran mayoría de los casos por universidades, institutos de investigación, observatorios o entidades privadas que desarrollan investigaciones sobre los temas de ciudad. 3

GARCÍA LÓPEZ, Genaro. El acceso a la información de la administración pública en los Estados Unidos Mexicanos. En: Investigación bibliotecológica. Vol. 21, No. 43 (Jul. – Dic. 2007); p. 109 -110.

Los Flujos de Información en la Administración Pública Distrital La Administración Pública Distrital colombiana está compuesta por: Secretarías, Departamentos Administrativos, Institutos y Entidades, las cuales tienen diferentes objetivos y resultados que cumplir y presentar ante la ciudadanía. Cada entidad recibe, gestiona y produce su propia información de manera independiente para más tarde ser puesta en circulación entre los distintos canales y flujos de información que van de un lado a otro, entre si y su entorno para poder lograr su función pública. Estas entidades transforman y producen altos volúmenes de información, lo cual nos puede llevar a pensar qué su buena, transparente y ágil gestión debe radicar en el adecuado control y tratamiento que se haga de la misma, más aún teniendo en cuenta que éste tipo de entidades reciben altos flujos de información externa, que es procesada en su interior y luego es envida al exterior para la toma de decisiones. Con lo cual se infiere que la Administración Distrital está obligada a planificar sus flujos de información y anticiparse al entorno. Para las entidades distritales la información técnica de valor académico se constituye en un recurso imprescindible, por tal motivo, su máximo aprovechamiento exige que haya una interrelación y flujo entre todas las entidades del distrito que evite su desinformación, lo que exige desarrollar una planeación dinámica que permita gestionar de manera centralizada y trasversal el acceso y consulta de la información técnica de valor académico producida por el entramado administrativo distrital. Antecedentes en Reglamentación y Políticas de Acceso a la Información de las Administraciones Públicas Garantizar un acceso real a la información de la Administración Pública implica desarrollar una robusta reglamentación que se vea materializada en leyes, decretos, resoluciones y acuerdos que le den bases sólidas a la iniciativa. Al respecto en los últimos años han ido apareciendo en diferentes países iniciativas de orden legislativo que buscan dar respuesta a esta obligación de la Administración Pública y derecho de los ciudadanos. En España, por ejemplo, desde 1992 han venido trabajando en el tema, sus primeras iniciativas se ven reflejadas en el Plan de Modernización de la Administración General del Estado y en Libro Blanco para la Mejora de los Servicios Públicos (2000). A su vez las Cámaras españolas han tenido un abultado

marco regulador que ha permitido estructurar las organizaciones internas, y definir su modelo de funcionamiento. En este sentido, la Unión Europea ha desplegado esfuerzos importantes, es el caso del Libro Verde Sobre la Información en el Sector Público en la Sociedad de la Información44. Aspecto importante de éste libro es que destaca que uno de los problemas más significativos del acceso a la información pública no radica en la falta de producción de la misma, sino que el problema fundamental estriba en la falta de una eficiente accesibilidad a la información pública ya existente en las administraciones. En Colombia, una de las primeras iniciativas en materia de gestión y acceso a la información pública, fue dada en el año 2000, con la aprobación del documento CONPES 3072 bajo el título de Agenda de conectividad, entidad que años después expidió una circular para homogenizar la presentación de los contenidos de las entidades públicas en Internet, bajo el nombre de “Políticas y estándares para publicar información del Estado en Internet5” Desde años recientes la Comisión de Políticas para la Gestión de Información en la Administración Pública COINFO, viene trabajando en el denominado Gobierno Electrónico para el periodo 2006 – 2010. “Esta política versa sobre los contenidos relevantes en los diferentes sectores, las responsabilidades y metodologías para mejorar la calidad de información oficial básica, especialmente en la captura de información por parte del Estado, evitando duplicidades de inconvenientes y aclarando responsabilidades6”. Mirando el tema desde una óptica local, el Distrito Capital cuenta con algunas reglamentaciones relacionadas con el tema, es el caso del Decreto 173 del 4 de junio de 2004, "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital". En su artículo primero establece que:

La información del sector público: un recurso clave para Europa, Libro verde sobre la información del sector público en la sociedad de la información. COM (1998). P. 585. 5 GÓMEZ URIBE, Gustavo A. Gestión de contenidos en la administración pública. En: Bibliotecas & tecnologías de la información. Vol. 3, No. 4 (Oct. – Dic. 2006); p. 34. 6 Ibid., p. 34.

Una reglamentación más reciente es el Decreto 514 del 20 de diciembre de 20067, "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.". Una de las principales finalidades del Decreto es establecer las funciones del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital y la adopción de políticas y reglas para desarrollar los procesos y procedimientos propios de la función archivística y de la gestión documental. Aunque se hayan implementado a nivel Nacional y Distrital éste tipo de normativas, el país y más aún para el caso del presente estudio el Distrito Capital, carece de una reglamentación y política pública sólida que garantice una adecuada gestión y acceso a la información pública, ya que la legislación actual tiene escasa incidencia en los procesos informacionales de la Administración Distrital, sobre todo si nos referimos a la información técnica y demás información relacionada con las políticas públicas de la ciudad. Para concluir éste apartado, cabe anotar que una reglamentación y política pública serían las herramientas más fuertes en el mundo democrático que le garantizarían a Bogotá comenzar a pensar en una cultura ciudadana de la información, mediante la adecuada gestión de la información técnica y demás información de contenido académico, ya que éste tipo de herramientas le proporcionarían los objetivos, alcances, estrategias, programas, proyectos y metas a corto, mediano y largo plazo, incluyendo el análisis, evaluación y diseño de sus procesos de gestión, además, le permitiría establecer las normas generales para lograr alcanzar una regulación sistemática en la producción, publicación, conservación, acceso, difusión y consulta de toda la información de la Administración Distrital y sobre todo incluyendo principios bibliotecológicos, ya que hasta el momento el Distrito Capital sólo se ha preocupado en gestionar la información pública distrital bajo principios archivísticos, dejando de lado los principios bibliotecológicos. Los Problemas en la Gestión de la Información Técnica del Distrito Capital El primer problema que enfrenta la gestión, acceso, difusión y consulta de la información técnica y demás información de contenido académico relacionada con 7

COLOMBIA. ALCALDÍA MAYOR DEL DISTRITO CAPITAL. Decreto 514 de 2006, "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público". Bogotá : 2006. 7 p.

las políticas públicas del Distrito Capital es el de su inapropiada concepción y poco reconocimiento de su valor académico por parte de los Gobiernos Distritales e incluso hasta de los mismo investigadores y expertos que la producen. Ya que entre los proyectos informacionales adelantados por el Gobierno Distrital, aún no se le ha dado el estatus que se merece. De manera que ésta tipología de información es desconocida para los investigadores en tanto que desconocen, normalmente, su existencia, logrando acceder a ella si existiesen los medios adecuados. Un problema fundamental es que a nivel Distrital éste tipo de información técnica de valor académico ha sido gestionada, en la mayoría de sus casos bajo principios archivísticos, contemplándola únicamente como información administrativa de soporte financiero, negándole su valor secundario y su valor académico, de interés para los investigadores de información retrospectiva. Por este motivo, es conservada en unidades de información de características archivísticas, impidiendo su adecuada centralización, acceso, difusión y consulta, causando a la ciudad: • • • • • • • • •

Desconocimiento de sus estudios técnicos e investigaciones Duplicidad de contratos de investigación sobre temas ya investigados Discontinuidad en sus estudios técnicos e investigaciones Pérdida y eliminación de sus estudios técnicos Contratos de investigación desarrollados sin fuentes documentales relevantes y actualizadas. Incremento en la cantidad de tiempo dedicado por parte de los investigadores en la búsqueda y recolección de información especializada en los temas de ciudad Inversión de recursos públicos en contratos de investigación innecesarios o ya realizados Evasión de derechos de autor por copia de investigaciones ya ejecutadas Tardanza y dificultad en la publicación de estudios técnicos sobre Bogotá

Dentro de esto mismo, no se debe obviar que todos estos problemas subsisten en una parte, debido a la falta de investigaciones relacionadas con la información pública, posiblemente producto del poco interés de los profesionales de la información y documentación en indagar en éste tipo de fenómenos, lo cual hace que no se evolucione en la materia.

Aquí cabe preguntarse: ¿Cómo hasta ahora han hecho las Administraciones Públicas Distritales para tomar decisiones eficaces y eficientes sin contar con un adecuado acceso y consulta a todos los estudios técnicos y demás información de contenido académico relacionada con las políticas públicas del Distrito Capital ?

Algunas Posibles Soluciones al Entramado Informacional de la Administración Pública Distrital Respecto a los problemas informativos de la Administración Pública, algunos autores los relacionaron con lo que denominaron en su tiempo como el “ecosistema informativo público”. En el cual confluyen varios actores, para el caso de Bogotá, los que producen la información (universidades, investigadores, expertos etc.) y los que la consumen y la deben hacer accesible (La Administración Pública Distrital), con lo cual se quiere mostrar el grado de complejidad al momento de dar soluciones definitivas a la gran diversidad de problemas que se vivencia en este ecosistema informacional, no obstante a continuación se formula como salida conformar proyectos de investigación desde la óptica de la ciencia de la información y la documentación que contribuyan a mejorar la compresión que tiene el Estado sobre el papel que cumple la información técnica en el desarrollo de la ciudad. Algunos de los temas y aspectos que se podrían tener presentes para su correcta formulación serían los siguientes: • Crear y mantener sistemas de comunicación para que la información fluya con rapidez • Desarrollar sistemas de información que apoyen la toma de decisiones (SAD) • Desarrollar sistemas modernos y flexibles de diseminación selectiva de información. Desarrollar una investigación centrada en la descripción y análisis de la información técnica • Diseñar una arquitectura de información técnica acorde con los sectores definidos por el Distrito Capital • Aplicar herramientas Web 2.0 • Diseñar y crear un sistema de información robusto que apoye de manera eficaz y eficiente los procesos de investigación urbana, que le otorgue un estadio superior a éste tipo de investigaciones

• Estandarizar las metodologías de publicación y gestión de la información técnica • Invertir en la creación y mantenimiento de una red de personas que desarrollen una cultura hacia la oferta de información técnica, como parte de una cultura de servicio. • Ver la Internet como una variable importante ya que es un nuevo canal que ofrece más dinamismo a la política informativa de las entidades públicas y privadas

CONCLUSIONES FINALES El Distrito Capital necesita comenzar a pensar en trazar un conjunto de lineamientos que orienten una reglamentación y política pública entorno a la gestión, acceso y difusión de la información técnica y demás información de contenido académico relacionada con las políticas públicas del Distrito Capital, que facilite los procesos informativos y los lleve a un más alto nivel de investigación, desarrollo e innovación (I+D+I). Lineamientos que deben ser formulados por el ente más alto de la Administración Distrital con el fin de garantizar su seriedad, continuidad y cobertura. Apoyado por un grupo interdisciplinario de expertos en el tratamiento de la información, entre los cuales estén los profesionales de la información y la documentación. Finalmente, este estudio posibilitó ver el valor académico que posee la información técnica y además facilitó la posibilidad de identificar posibles temas y aspectos que se deberían tener en cuenta al momento fijar líneas de investigación que permitan problematizar al Distrito Capital y verlo como un fenómeno informacional, en el cual los profesionales de la Información y documentación, y en especial el Bibliotecólogo tiene mucho que aportar al desarrollo de éste campo, ya que las actuales iniciativas en materia de reglamentación, políticas y gestión de la información de la Administración Pública Distrital son adelantas sin la participación de los mismos. La gestión adecuada de la información técnica exige un permanente ejercicio de planeación que permita disponer, programar y articular esfuerzos más estrechos entre la Administración Distrital, universidades, agentes privados y demás investigadores de los temas de ciudad.

Con todo lo anterior y ante tal desafío, se vislumbra un largo camino por recorrer, con muchos obstáculos y muchos problemas y preguntas que surgirán sin respuesta: “Por qué para cada solución, sobre todo en materia informacional, siempre hay muchas preguntas y muchos problemas por resolver”

BIBLIOGRAFÍA

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