www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
Werken met Google Docs
Ideaal voor het onderwijs
Eenvoudig, handig en gratis!
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Ter informatie Google Account maken Google Docs, hoe en wat? Google Docs als tekstverwerker Google Docs delen Meer Google Docs‌ Aflsuitend
Afbeelding 1. Voorbeeld van Google Docs
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
1. Ter informatie Het werken met Google Docs is gratis en dat maakt het extra interessant voor organisaties om hier gebruik van te maken. In het (basis)onderwijs wordt veel geld betaald aan de licenties van Microsoft Office. Dat geld kan makkelijk bespaard worden‌ Google Docs is een online dienst van Google. Dat betekent dat het altijd online te bereiken is. Thuis, op het werk, op school of elders. Met Google Docs kunnen opgemaakte documenten, spreadsheets en presentaties aangemaakt worden, die online worden opgeslagen. De dienst is vergelijkbaar met de betaalde programma's Word, Powerpoint en Excel van Microsoft. De tekstverwerker van Google Docs heette vroeger Writely. Om van Google Docs gebruik te kunnen maken, is er een zogenaamd Google Account nodig. De aangemaakte documenten en spreadsheets worden online opgeslagen, en kunnen ook met andere Google-accounts-gebruikersworden gedeeld, en realtime online tegelijk worden bewerkt, waarbij men elkaars wijzigingen direct op het scherm ziet verschijnen. In juli 2007 is Google Docs & Spreadsheets voorzien van een nieuw uiterlijk. Voor het gebruik maken van Google Docs is het noodzakelijk om een account te hebben bij Google Gmail. Dit wordt uitgelegd in hoofdstuk 2. De twee grootste voordelen van Google Gmail: de opslag van twee gigabyte (iets meer, want Google geeft je 2440 megabyte!) en het geruststellende gegeven dat spam en virussen door Google tot vrijwel nul gereduceerd zijn, terwijl je daar zelf niets voor hoeft te doen. Dat het programma daarnaast altijd bliksemsnel reageert en je mail net zo flitsend doorzoekbaar blijft met de zoektechniek van Google. Bovendien zitten er meer voordelen aan. Echter blijft deze uitleg beperkt tot het werken met Google Docs in basisonderwijs. Dit neemt niet weg dat het ook te gebruiken is in het voortgezetonderwijs. Daarnaast kan het ook handig zijn voor verenigingen en organisaties die samen iets willen delen. Denk bijvoorbeeld aan de notulen van een vergadering of een affiche dat verspreid moet worden. Of een logo van de club dat voor bepaalde mensen beschikbaar is.
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
2. Google account maken Alvorens een uitleg gemaakt kan worden is het noodzakelijk om een account aan te maken bij Google.
Het aanmaken van een account spreekt grotendeels voorzichzelf.
Afbeelding 2. Het aanmaken van een Google-account. Met Google Gmail ben je niet beperkt tot 1 mailadres. Het is zelfs mogelijk emailadressen van andere diensten (zoals hotmail) of je eigen mailadressen (zoals info@jounaam.com) op de dienst aan te sluiten. Je vult gewoon de gegevens in die gevraagd worden. Dit is een groot voordeel voor mensen met veel verschillende mailadressen: zakelijke mensen, maar ook gewone mensen die voor hun vrienden en voor hun werk een apart mailadres hebben of mensen die voor het school ook nog een apart adres gebruiken. Voor problemen en vragen met Google Gmail klik hier. Middels de instellingen (na het aanmaken van een account) is het zinvol om de taalkeuze te selecteren. De taal die gekozen wordt is namelijk ook de taal die standaard ingesteld staat als tekstverwerker.
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
3. Google Docs, hoe en wat? Hieronder is het beginscherm te zien van Google Docs.
De aanwezige documenten
Afbeelding 3. Start Zoals te zien is op afbeelding 3 is er al een document. Alle documenten die gemaakt worden komen in een lijst en zijn direct beschikbaar. In een later stadium zullen we laten zien dat ze makkelijk en eenvoudig in een mapje kunnen geplaatst worden waardoor alles overzichtelijk blijft. Het document wat hierboven te zien is, is niet te zien bij een nieuw account!
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
Op afbeelding 4 is te zien hoe we starten met een het maken van een document. We gaan meteen een document aanmaken om te laten zien het werkt. Klik op “document� en we kunnen direct beginnen met typen in een nieuw document. Het uiterlijk is bij hetzelfde als Microsoft Word, of een andere tekstverwerker, wat het erg makkelijk maakt. Nu is het mogelijk om het document te maken en te bewaren.
Document om te beginnen
Afbeelding 4. Een document om te beginnen.
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
4. Google Docs als teksverwerker De balk is hetzelfde als Microsoft Word!
Het document is opgeslagen, maar heft nog geen naam.
Klik om de naam te wijzigen.
Afbeelding 5. Tekstverwerker. Op afbeelding 5 is te zien dat de tekstverwerker hetzelfde uiterlijk heeft als Microsoft Word of Abiword of een andere tekstverwerker. Dit maakt het eenvoudig om te beginnen met typen en het verwerken van tekst. Het fijne is dat het document regelmatig automatisch opgeslagen wordt. Echter is het wel zinvol om zelf nog eens op “Nu Opslaan” of “Save now” te klikken. Op de afbeelding is te zien “saved”. De naam van het document kan gewijzigd worden. Afhankelijk van de instelling van de taal, zoals bij het aanmaken van een account is gedaan, is de taal Engels of zoals is ingesteld. In dit voorbeeld is de taal (nog) Engels.
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
Het document een naam geven.
Afbeelding 6. Document een naam geven. Het document dat gemaakt is kan direct worden opgeslagen op de computer. Dit hoeft niet! Het document blijft bestaan in het account dat gemaakt is. Wel is het mogelijk om het te downloaden in verschillende formaten. Het document kan dan op de computer als PDF worden opgeslagen… Ideaal voor documenten die aangeboden worden en niet gewijzigd kunnen worden!
Opslaan (als…).
Afbeelding 7. Document opslaan (als…).
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
5. Google Docs delen De documenten die gemaakt zijn kunnen eenvoudig gedeeld worden. Opslaan op de computer is dus niet nodig! De documenten die gedeeld worden zijn voor anderen te lezen en/of te bewerken.
Share (delen).
Afbeelding 8. Eenvoudig delen met andere gebruikers van Google Gmail.
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
Let op! Delen lukt alleen met personen die ook een Google Gmail-account hebben! Het is mogelijk om te kiezen met wie het bestand gedeeld wordt.
Delen: laten zien of laten bewerken.
Afbeelding 9. Laat anderen bewerken of kijken naar het document.
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
6. Meer Google Docs‌
Afbeelding 10. Organiseren. De documenten kunnen eenvoudig in verschillende mappen gestopt worden. Zo is het makkelijk om bijvoorbeeld een document wat gedeeld wordt in een speciale map te zetten. Overzichtelijk organiseren is eenvoudig door de naam van de map te wijzigen. Omdat Google Docs door iedereen gebruikt kan worden zijn er talloze mensen die een sjabloon willen delen. Dat heeft als voordeel dat er gekozen kan worden uit verschillende sjablonen. Zo is het makkelijk om een leuke opmaak te hebben zonder zelf allemaal te puzzelen. Op afbeelding 11 is te zien dat er veel voorbeelden zijn die geheel gratis (!) worden aangeboden. Ook is het mogelijk om zelf een sjabloon te delen!
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
Afbeelding 11. Sjablonen... Naast genoemde voorbeelden kan Google Docs ideaal zijn voor het maken van een vragenlijstje… Een Formulier biedt de mogelijkheid om digitaal een enquête of quiz aan te bieden. En de gegevens van de enquête of quiz worden automatisch opgeslagen! En het is zelfs mogelijk om mensen per email uit nodigen om het formulier in te vullen. Op afbeelding 12 is een voorbeeld te zien. En ook teken behoort tot de mogelijkheden. Eenvoudig een afbeelding maken en vervolgens de afbeelding invoegen in een bestaand tekst-document. Op afbeelding 13 en 14 zijn voorbeelden van tekeningen te zien. De tekening op afbeelding 14 is ingevoegd!
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
Afbeelding 12. Voorbeeld van een formulier.
Afbeelding 13. Voorbeeld van een tekening.
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
Afbeelding 14. Een tekening ingevoegd in een tekstbestand.
www.Sjaboe.nl Werken met Google Docs. Versie 1.0 2 januari 2011 Voor vragen en opmerkingen: Sjaboe@home.nl
7. Afsluitend Beginnen aan Google Docs is gratis, makkelijk en erg handig als men samen iets wil delen. Google Docs heeft ook een opvolger. Het nieuwe delen is Google Wave. Voor dit alles is een account bij Google Gmail nodig. De voordelen van een account zijn enorm. Van gratis kalender tot en met het delen van documenten.
En voor mensen met een Android-smarttelfoon is het nog eenvoudiger. Dan wordt het account gekoppeld aan de smarttelefoon en is alles direct te zien en te beheren. Webadressen: Tourguide: http://www.google.com/google-d-s/intl/nl/tour1.html Google Wave: http://wave.google.com Gmail: http://gemail.com
Voor Voor Voor Voor
vragen en opmerkingen: organisaties en scholen die een eigen HandOut of instuctie willen: meer informatie omtrent het gebruik vaan Google-producten: toepassingen in het onderwijs:
Email: Sjaboe@home.nl Website: www.Sjaboe.nl