Технологія прийняття управлінських рішень І. Вступ. Організаційний механізм управління, якщо його порівняти з двигуном, має мотиваційний привід і секретний ключ запалювання. У принципі, даний організаційний механізм і ритм його реалізації у всіх навчальних закладах однаковий. Але якщо це так і даний процес в наших школах уніфікований, то це означає, що зміст і характер управління для всіх шкіл також повинні бути однаковими, схожими один на одного як брати-близнюки. Чи це так? Те, що всі ми брати по крові педагогічній, яка тече в наших жилах, і брати по нещастю однотипних проблем, що звалюються на наші голови, - це безсумнівно. І те, що схожі наші системи управління, оскільки вони народжуються від одних принципів, - це також факт. Але думати й розмірковувати однаково і одноманітно, ухвалювати абсолютно схожі рішення ми не будемо ніколи. І справа не тільки в тому, що ми маємо різний досвід управління. «Опыт, сын ошибок трудных», лише допомагає нам у наступній, схожій або аналогічній ситуації, бути готовими прогнозувати можливі варіанти розвитку подій. А суть питання в тому, наскільки кожний здатен приймати адекватні й ефективні управлінські рішення. Саме управлінські рішення є тим головним секретним ключем запалювання, що закладений у нашому двигуні внутрішкільного управління. Чому саме таке порівняння? Оскільки саме з іскрою осяяння, інсайту можна порівняти той момент, коли нарешті ми знаходимо потрібне рішення у тій чи іншій ситуації. Саме від ухвалення рішення «заводиться мотор» всього управління і починається його рух по управлінському циклу. Що ж таке управлінське рішення і в чому його секрет? Спробуємо розібратися. ІІ. Визначення поняття. Кожна людина протягом життя приймає безліч рішень, проте в організаціях процес ухвалення рішення виконує суттєвішу роль, ніж у приватному житті особистості. Рішення, що приймаються в організації, впливають на життя багатьох людей і відрізняються значною складністю. Здорового глузду і досвіду керівників недостатньо для ухвалення раціональних рішень. Необхідна наявність спеціальних знань. Рішення – це вибір альтернативи (словник). Під «рішенням» розуміють творчий процес вибору однієї або декількох альтернатив із багатьох можливих варіантів дій, спрямованих на досягнення поставленої мети. Отже, управлінське рішення – це програма дій адміністрації школи, вчителів, учнів, допоміжного персоналу. Існує декілька видів класифікації управлінських рішень. Їх розподіляють за функціональним змістом, характером задач, рівнем ієрархії управління, за строком тощо. Адже і самі рішення бувають різні: розумні й не дуже; спущені зверху, і щоб без питань; «перестраховочными», щоб про всяк випадок; «однограбельные»;
ухвалені за принципом «щоб ще можна придумати з даного питання, адже треба ж щось написати у рішення», тобто для інспекторів і методистів, що будуть перевіряти. А якими ж вони повинні бути, ці рішення? ІІІ. Вимоги до управлінських рішень (мозковий штурм). Мозковим штурмом визначаються вимоги до управлінських рішень, які, на думку присутніх на занятті, є вагомими для забезпечення його якості. Науковці визначають такі вимоги: 1. Обґрунтованість: необхідність ухвалення його на базі максимально повної і достовірної інформації; повний аналіз інформації; врахування теорії, наукових поглядів і пошук на цій основі нових підходів до вирішення проблеми. 2. Своєчасність – рішення не повинно ні відставати, ні випереджувати потреби і задачі навчального закладу як системи. Майкл Фуллан у своїй книзі «Нове розуміння реформ в освіті» серед стилів управління, що негативно впливають на психологічний клімат в колективі визначає само випереджуючий. Тобто той, що визначає дуже високі стандарти: «робіть як я і негайно!». Отже, в такому випадку, педагогів завжди обганяють і вони морально знищуються. 3. Управлінські рішення мають бути чітко сформульованими, тобто мають стисло і зрозуміло відображати зміст проблеми і способи її розв'язання (дуже часто ми маємо справу з так званими декларативними рішеннями), називати конкретних осіб, відповідальних за ті чи інші напрямки та види діяльності, конкретні результати, термін, протягом якого проблему треба вирішити. 4. Управлінські рішення мають бути реальними для виконання, тобто враховувати наявність умов для розв'язування тих чи інших проблем (фінансовоматеріальна база, науково-технічні можливості, людські ресурси, час для виконання тощо). 5. Управлінські рішення повинні обов'язково передбачати механізм контролю виконання (звіти адміністрації та конкретних осіб на засіданнях педагогічних і шкільних рад, атестаційних комісій, проведення фронтальних перевірок, відвідування уроків тощо), оскільки сам факт прийняття рішення ще не гарантує обов'язкового його виконання, а відсутність контролю за недостатньої саморегуляції працівників не забезпечуватиме регламентованої та своєчасної діяльності. Робота в групах. У кожній групі обираються ті позиції, що відповідають вимозі «дієвість управлінського рішення» . IV. Технологія прийняття управлінських рішень. 1. Гра
Учасники об’єднуються в групи. У кожній групі призначається лідер. Групи отримують завдання – придумати протягом 2 хвилин гру, яку б вони могли провести з усіма іншими. Питання групам: 1. Хто був лідером? (може статися так, що призначений лідер був один, а реально - інший) 2. Чи залучав лідер всіх членів групи до діяльності і обговорення? Як конкретно? 3. Як було прийняте рішення (яким чином, хто що говорив, як інші погодились сказали чи промовчали, хто перший сказав, що хай так і буде)? Дана вправа чітко ілюструє технології прийняття управлінських рішень, які розрізняє сучасна теорія менеджменту - інтуїтивну та раціональну. Простішою технологією прийняття рішень є інтуїтивна схема якої представлена на схемі: Реєстрація (усвідомлення) проблеми керівником Селекція рішень, які містить пам'ять суб'єкта управління Прийняття рішення
За яких умов спрацьовує інтуїтивна технологія? За наявності досвіду прийняття рішень в аналогічних (подібних) ситуаціях, що накопичив даний суб'єкт управління, й визначає саме рішення. Отже, якщо в минулому накопиченому досвіді суб'єкта управління не було прийнято аналогічних рішень, імовірність прийняття помилкового рішення зростає. Перевага інтуїтивної технології полягає у швидкості прийняття рішень, а основний недолік - у значній імовірності помилки. Зараз давайте спробуємо пригадати, яким чином приймають рішення досвідчені керівники, з досвідом яких ми знайомі. /. Діагностування проблеми - це виявлення проблеми, встановлення ступеня її важливості на підставі наявної інформації, чітке і зрозуміле формулювання проблеми, її оцінювання. Адже процес прийняття рішення схожий на блукання у лісі і не у простому, а сильно заболоченому. І завжди є небезпека ув’язнути у деталях. При цьому деталі і факти, звичайно важливі, але й підступні. Вони затягують з головою і не дають можливості піднятися, щоб побачити орієнтири, куди йти далі. Тому, коли ми відправляємося у цю подорож треба пам’ятати, що без компасу, який
показує вектор мети, управлінське рішення може не відбутися. Якщо проблема знаходиться в одному місці, а її рішення шукається в іншому, проблема ніколи не буде вирішена. 2. Накопичення інформації про проблему - пошук, збір, вивчення ін формації, аналіз фактів, виявлення суперечностей, труднощів. 2. Розробка альтернативних варіантів - пошук, складання переліку та опис усіх можливих варіантів дій, які забезпечують вирішення проблемної ситуації. Цей етап можна розділити на окремі підетапи: • визначення можливих варіантів рішення, їх обґрунтування; • визначення виду рішення (наказ, рекомендації, план тощо); • визначення осіб, відповідальних за виконання рішення; • забезпечення умов для виконання рішення. 4. Оцінка альтернативних варіантів. Зміст цього етапу полягає в перевірці кожної знайденої альтернативи за запитаннями: - Чи є альтернатива реалістичною? - Чи відповідає вона можливостям закладу? - Чи є прийнятними наслідки її реалізації? 5. Прийняття рішення. На цьому етапі здійснюється порівняння альтернатив за очікуваними ефектами їх реалізації та вибір кращої альтернативи. Отже, раціональна схема прийняття рішення має вигляд: Діагностування проблеми Накопичення інформації з проблеми Розробка альтернативних варіантів Оцінка альтернативних варіантів Прийняття рішення Треба відмітити, що в сучасному менеджменті існує багато моделей вибору того чи іншого варіанту управлінського рішення. З деякими з них ви можете ознайомитися (додаток 1) Про що ця вправа? Чи корисно було пригадувати що робили? Чи є щось вам незнайоме у самому процесі прийняття рішень? V. Отже, як виявилося всі ми знаємо вимоги до рішень, намагаємося використовувати раціональну технологію прийняття управлінських рішень, але коли доходе до справи… Чому ж всі ці знання, які ми маємо не спрацьовують у конкретних ситуаціях? Спробуємо розібратися. Вправа «Робота з «неякісною інформацією». Кожна група отримує матеріли – підсумки внутрішкільного контролю з певного питання (додаток 2), але дана інформація є «неякісною» (про що групам
не повідомляється). Задача: прийняти рішення на підставі цієї інформації. Групи працюють, потім презентують свої рішення. Питання: 1. Чи прийняли ви управлінське рішення з питання підвищення мотивації до навчання? 2. Чи відповідають вони вимогам? 3. З чим пов’язані, в даному випадку труднощі у визначенні можливих рішень? Висновок – основні причини відсутності дієвих управлінських рішень: відсутність повної інформації (як повинно бути і як є); відсутність аналізу даної інформації, визначенні причин проблеми, тобто її структуруванні (чому є не так, як ми хочемо); рішення, що приймаються спрямовані не на усунення причини проблеми, а на збільшення обсягу роботи. У шкільному житті виникає багато аналогічних ситуацій, але не всі вони можуть бути вирішені аналогічно. І досвід виходу із попередніх проблем повинен допомагати не автоматизмом у штампуванні рішень, а глибиною занурення у сутність задачі. VІ. Фактори, що впливають на вибір технології прийняття управлінських рішень. Рішення – це завжди вибір альтернативи. Але ще є альтернатива вибору між авторитетом влади і владою авторитету (Любов Плахова). Що впливає на цей вибір? Як ми побачили під час гри, це може бути індивідуальне прийняття рішення. Ви все придумуєте самі або приймаєте чиюсь пропозицію, висловлену вам наодинці. Плюси такого ходу очевидні. Це виграш у часі, відсутність необхідності якихнебудь організаційних зусиль на цьому етапі. Спосіб більш ніж допустимий для вирішення оперативних проблем. Проте цей спосіб має істотні мінуси при вирішенні стратегічних проблем, які мають довгострокові наслідки для життя організації. Головне - недостатня мотивація виконавців при втіленні ухваленого керівником рішення. Ніхто, як правило, відкрито не заперечує, але істотного ентузіазму, мотивації немає. Необхідно створювати систему контролю (а це вже втрата часу, відвернення ресурсів і ін.). Тобто, при одноосібному вирішенні ви виграєте час на початку, але втрачаєте його потім. Якщо ви хочете набагато підняти рівень мотивації виконавців і забезпечити автоматичний розвиток процесу (мрія будь-якого керівника), необхідно зробити так, щоб вони були залучені до процесу ухвалення рішення. При цьому слід пам'ятати, що дорослі, як і діти, люблять ігри, хоча і соромляться це відкрито визнавати. Відчуття причетності збільшує прихильність ідеї, і ви зможете розраховувати на більший рівень ентузіазму і його тривалість, зовсім не безмежну. Хоча не будуйте ілюзій відносно того, що підлеглі надзвичайно зацікавлені в участі в управлінні. Практика показує, що це далеко не завжди так. Для деяких організацій це може суперечити культурі, що склалася, зі всіма наступними наслідками. Проте виграш очевидний. При цьому на початку ви витратите більше зусиль на організацію процесу, але заощадите їх потім за рахунок того, що процес контролю за виконанням може бути спрощений і носитиме інший характер.
Отже, стиль вирішення проблеми (прийняття рішення) залежить від співвідношення – якість-згода. Якщо якість рішення набагато важливіша, ніж згода його виконувати, то рішення приймається самостійно керівником, відповідно до тієї інформації, яка у нього є. Якщо важливіша згода – це колективне прийняття рішень. Однаково важливі і якість, і згода – рішення приймає керівник, використовуючи думки підлеглих. Ні якість ні згода не є критично важливими – «штампування» рішень. VІІ. Побудови схеми. Скажіть будь ласка, чи можна вважати схему, яку ми намалювали, коли розбирали технологію прийняття рішень, повною і закінченою? 1. Аналіз ситуації 8. Контроль й оцінка
2. Діагностування проблеми
7. Реалізація рішення
3. Накопичення інформації
6. Прийняття рішення
4. Розробка альтернатив 5. Оцінка альтернатив
Як бачите, ми отримали ті ж самі функції управління тільки в одному флаконі. Управлінське рішення, яке прийняте, - це плід роздумів. А якщо це плід, то його треба посадити у здобрений ґрунт. Поливати і слідкувати за його ростом і розвитком, прибирати бур'яни, які заважають сходам. І треба пам’ятати, що збирати врожай від плоду роздумів буде можливо тільки після наполегливої роботи всього «агрономічного» колективу. Навіть після того, як рішення остаточно введене в дію, процес ухвалення рішень не може вважатися повністю завершеним, оскільки необхідно ще переконатися, чи виправдовує воно себе. Для цього й існує етап контролю. Зверніть увагу, процес контролю за виконанням рішення, здебільше, виглядає як констатація факту. Проте, даний контроль виконує процесі функцію зворотного зв'язку. На цьому етапі проводиться оцінка наслідків рішення або зіставлення фактичних результатів з тими, які керівник сподівався отримати. Не слід забувати, що рішення завжди носить тимчасовий характер. Термін його ефективної дії дорівнюється періоду відносної постійності проблемної ситуації. За його межами рішення може перестати давати ефект і навіть перетворитися на свою протилежність — не сприяти вирішенню проблеми, а загострювати її. У зв'язку з цим основна задача контролю — своєчасно виявляти зменшення ефективності рішення й необхідність у його коректуванні або ухваленні нового рішення. Крім того, здійснення цього етапу є джерелом накопичення і систематизації досвіду в ухваленні рішень.
Проблема контролю управлінських рішень вельми актуальна. Можна ухвалити немало розумних і корисних рішень, але без раціонально організованої системи контролю виконання вони залишаться в «надрах діловодства» і не дадуть очікуваного ефекту. VІІ. Підсумок Безумовно, управлінське рішення живе за законом функцій управління. А ось наскільки те або інше управлінське рішення правомірне і має право на життя, чи буде воно ефективно в даних умовах і конкретних ситуаціях, чи своєчасне воно і обґрунтовано, чи підведені під це рішення продумані підстави нормативноправового, фінансового, матеріально-технічного, кадрового і технологічного, мотиваційного і організаційного забезпечення, доведеться кожного разу вирішувати вам, вашій управлінській команді. І ось у цьому і полягатиме секрет управлінського рішення, якщо, зваживши «все і вся», заглянувши вперед і озирнувшись назад, ви саме сьогодні і зараз, і ні хвилиною пізніше, приймете обґрунтоване, продумане, узгоджене, реально здійсниме і вашим колегам зрозуміле рішення. ДОДАТОК 1 Методи оцінки альтернатив Назва Метод балансу
Сутність Автори Аркуш паперу ділиться навпіл, ліворуч записуються переваги, Б. Франклін праворуч - негативні риси
Метод Тарасова
Аналізуються варіанти рішення з 4-х позицій: найближчі позитивні результати, позитивні результати в перспективі, найближчі негативні результати, негативні наслідки в перспективі. На підставі співставлення робиться вибір
Матричний метод
Кількісна шкала від 0 до 10. Кожному варіанту надається Група німецьпевна кількість балів. Підрахунок показує оптимальний ких вчених варіант Створення моделей (формалізація результату, вибір критеріїв)
Метод моделювання Метод альтернативної оцінки Метод номінативної і кількісної школи Метод експертної оцінки
Доцільність варіантів визначається однозначними відповідями «так» чи «ні» щодо відповідних наслідків Оцінюються варіанти за словесною шкалою: добре - 2, відмінно - 1, задовільно - 3 або бальною: 1бал, 2 бали, 3 бали Вибираються компетентні судді, які оцінюють варіанти за номінальною чи кількісною шкалою. Вибираються найбільш позитивно оцінені варіанти
X. Бьюме О. Ернст Німецькі вчені Б. Швальбе X. Швальбе
ДОДАТОК 2 Відповідно до наказу № ___ від ____ з 09.03. по 17.03. у школі вивчалося питання вдосконалення умов, що сприяють підвищенню рівня мотивації навчальної діяльності.
Була визначена мета, а також поставлені наступні задачі: 1. Оцінити діяльність учителя щодо формування позитивної мотивації в учнів. 2. Визначити рівень мотивації діяльності учнів. Об'єктом дослідження були навчальні заняття як провідна форма в діяльності учителя і учня, анкетування учнів і вчителів. Всього було відвідано 23 уроки, різні за змістом, темі, структурі. Було відмічено, що на високому рівні формують, узагальнюють і закріплюють знання учнів більше 60% вчителів, що на 10% більше, ніж у попередньому навчальному році. Всі учителі, що проводили уроки, показали свою професійну майстерність. Діяльність учителя щодо формування позитивної мотивації в учнів оцінювалася як на уроці, так за результатами анкетування. Такі учителі, як _________________________ показали добре володіння прийомами цілепокладання, методами мотивації. На більшості уроків виклад навчального матеріалу характеризується яскравістю, образністю, емоційністю, використовується життєвий досвід учнів, але особливо хотілося б відзначити уроки таких педагогів, як ______________________. Для успішного формування мотивації педагогами використовується цілий ряд різних груп методів мотивації. Матеріали спостережень і анкетування говорять про те, що найпоширенішим методом в педагогічній діяльності є метод заохочення діяльності учнів. Його використовують майже всі педагоги. Але дуже доречно, вміло спостерігалося його використання на уроці _________. Метод осуду використовують близько половини вчителів, хоча, за свідченням анкет, учителі використовують його значно частіше у практиці роботи. Використання навчально-пізнавальної гри як емоційного методу формування мотивації вносить в урок невимушеність й інтерес. Цими якостями і відрізнялися уроки _______________________. У групі пізнавальних методів учителі віддають перевагу такому методу, як опора на життєвий досвід учнів. Такі педагоги, як ____________________ показали уміле поєднання даного методу з декількома іншими і в результаті отримали високу оцінку своєї роботи. Але, на жаль, спонукання до пошуку альтернативних рішень й інформування про обов'язкові результати використовується педагогами в практиці надто рідко. Досить часто на уроках створюється ситуація взаємодопомоги, яка сприяє формуванню соціальної активності учнів. Майже зовсім відсутній у практиці роботи такий метод, як рецензування, за допомогою якого педагог може формувати уміння оцінювати як свої знання, так і чужі. З метою визначення рівня мотивації учнів на уроках велося спостереження за діяльністю учнів. Учні проявляють пізнавальну активність до навчальної діяльності, майже на всіх уроках спостерігається співпраця учня й учителя. Тільки близько 50% учнів проявляли потребу в пізнанні нового матеріалу. Результати анкет показують, що учні: початкових класів вважають за краще займатися спортом (63%), ходити в школу (83%), не люблять працювати на уроці і дивитися телевізор (17%); середньої ланки віддають перевагу урокам математики, З (80%), менше
подобаються уроки англійської мови, історії, і фізкультури (20%); старшої ланки віддають перевагу математиці, біології (50%), менше подобаються уроки англійської мови, історії, географії і трудового навчання (30%).
Використана література: Дерлоу Д. Ключові управлінські рішення. Технологія прийняття рішень: Пер. з англ. – К.: Всеувито, Наукова думка 2001. – 242 с. – (Сер. "Усе про менеджмент"). Карамушка Л. М. Психологія управління закладами середньої освіти: Монографія. – Київ: Ніка-центр, 2000. – 332 с Колпаков В.М. Теория и практика принятия управленческих решений: Учеб. пособие. – К.: МАУП, 2000. – 256 с.: ил. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: Учеб. – М.:Дело, 2000. – 392 с. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1992. – 702 с. Пометун О., Середяк Л., Сущенко І., Янушевич О. Управління школою, що змінюються. Порадник сучасног директора. – Тернопіль: Видавництво Астон, 2005. – 192 с. Ременников В.Б. Разработка управленческого решения: Учеб. пособие для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 140 с. Румянцева З.П. и др. Общее управление организацией: принципы и процессы: 17модульная программа для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 3. – М.: «ИНФРА-М», 1999. – 336 с. Смирнов Э.А. Управленческие решения. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 264 с. – (Серия «Вопрос-ответ»). Фатхутдинов Р. А. Управленческие решения: Учебник. 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 283 с. Шевцова С. Техника принятия управленческих решений / Журнал «Директор школы», 1994, №5 Юкаева В.С. Управленческие решения: Учеб. Пособие. - М.: Аудит, Издательский дом "Дашков и КО", 1999. - 292 с.