The Function of the Executive by Smakprov Media AB

338s Galerie one 80gr bulk 1,08 rygg = 18 mm

C H E S T E R

The Functions of the Executive

Best.nr 47-08946-8

Tryck.nr 47-08946-8-00

The Functions of the Executive

Chester Irving Barnard (1886–1961) var under många år chef för New Jersey Bell Telephone Company, USA, och utgick från sina egna erfarenheter när han åstadkom en genomarbetad teori om stora, komplexa organisationer.

I. B A R N A R D

The Functions of the Executive är en klassiker inom organisationsteorin, som nu för första gången ges ut i svensk översättning. Boken skrevs under USA-depressionen och gavs ut 1938, men har en prägel av allmängiltighet bortom tid och rum. Boken fortsätter ännu idag att inspirera till diskussion och debatt, och är en standardreferens i otaliga artiklar och böcker inom företagsorganisation och management. Boken anses utgöra grunden för den välkända stakeholder theory, en allmänt vedertagen organisationsteori, som på svenska brukar kallas intressentmodellen. The Functions of the Executive innehåller både teori och personlig reflektion, och analyserar grunderna för målinriktad samverkan inom organisationer av skilda slag och storlek. Den inbjuder även till eftertanke om hur en chef får organisationen att lyckas eller leder den till sönderfall och upplösning. Barnard betonar ledarens personliga etik som grund för att både organisationen och de krafter som bär upp den ska nå fastlagda mål. The Functions of the Executive är en bitvis provocerande bok och författaren väjer inte för filosofiska frågor som huruvida människan har fri vilja eller lyder under en obeveklig determinism.

C H ES TER

I. B A R N A R D

The Functions of the Executive I

SVENS K

ÖVER S Ä TTNING

INNEHÅLL Översättarens kommentar............................................................. 7 Författarens förord......................................................................... 10 Del I I. II. III. IV. V.

Inledande överväganden avseende samverkande system Inledning............................................................................ Individen och organisationen.......................................... Fysiska och biologiska begränsningar i samverkande system................................................................................ Psykologiska och sociala faktorer i samverkande system................................................................................ Principerna för agerande i samverkan...........................

21 26 40 55 63

Del II VI. VII. VIII. IX.

Formella organisationer: teori och struktur Definition av formell organisation.................................. 80 Teorin för formell organisation....................................... 96 Komplexa, formella organisationers struktur............... 109 Informella organisationer och deras relation till formella organisationer.................................................... 126

Del III X. XI. XII. XIII. XIV.

Formella organisationers beståndsdelar Specialiseringens grunder och former........................... 138 Incitamentens ekonomi.................................................... 149 Auktoritetsteori................................................................. 170 Beslutsmiljö....................................................................... 192 Läglighetsteori................................................................... 206

Del IV XV. XVI. XVII. XVIII.

Organisationsfunktioner i samverkande system Ledningsfunktionerna...................................................... 220 Ledningsproceduren......................................................... 239 Ledarskapsansvarets natur............................................. 261 Avslutning.......................................................................... 287

Appendix Tankar i dagliga angelägenheter................................................... 302 Index ............................................................................................. 325

The Function of.indd 6

09-01-09 08.08.33

ÖVERSÄTTARENS KOMMENTAR NÅGOT OM CHESTER BARNARD Chester Irving Barnard (1886–1961) började år 1909 arbeta på statistikavdelningen vid American Telephone and Telegraph Company. Han hade då studerat vid Harvard 1906–1909 utan att avlägga någon examen. Barnard arbetade nästan i 40 år vid AT&T. År 1927 blev Barnard chef för dotterbolaget New Jersey Bell Telephone Company. Efter sin karriär inom affärslivet var Barnard chef för Rockefeller Foundation och under åren 1952–1954 ordförande för National Science Foundation. Barnards litterära produktion består – förutom ett par artiklar 1922 och 1925 – av två böcker och ett förord i en tredje bok. Den första av hans två böcker kom att bli en långlivad bestseller som ännu – mer än 70 år efter utgivningen – fortsätter att attrahera stora skaror och stimulerar till diskussion och kurser på forskarnivå. Det är svårt att som läsare förhålla sig neutral till Chester Barnards The Functions of the Executive och omdömena har under årens lopp växlat. Boken skrevs under USA-depressionen på 1930-talet, men denna bakgrund har Barnard dolt i sin framställning, som har en prägel av allmängiltighet bortom tid och rum. Bokens omslag i den första upplagan pryds av en heraldisk bild i guldtryck med det latinska ordet VERITAS (dvs. sanning) i versaler. Barnard torde i sin bok delvis ha byggt på tankar hos Mary Parker Follett (1868–1933), som var socialarbetare, konsult och författare av böcker om demokrati, human relations och management och som Barnard också refererar till. Några kända uttryck emanerar från henne: konfliktlösning, auktoritet och makt och ledarskapets uppgift. Hon förordade vad som på 1930-talet var moderniteter: ömsesidiga relationer och maktdelning med inflytande från de anställda. The Functions of the Executive är tveklöst en klassiker inom området organisationsteori och en hyllning presenterades i form av 30-årsutgåvan år 1968 (den nionde upplagan) med ett långt inle7

The Function of.indd 7

09-01-07 14.59.29

Ö V E R S Ä T TA R E N S K O M M E N TA R

dande förord av Kenneth R. Arrow. Två år senare utkom boken Organization theory – From Chester Barnard to the Present and Beyond med bidrag från åtta välrenommerade forskare inom området. Berömmet är i boken översvallande och Barnard ses som en föregångsman inom organisationsteorin trots att han inte var akademisk forskare utan en praktikens man. I andra vågskålen ligger Charles Perrows Complex organiza tions – a critical essay, som utgavs första gången 1972 och har följts av nya upplagor. Perrows ansats är den kritiske, analyserande vetenskapsmannens och bokens avsnitt om Barnard rubricerar han med ”Barnard’s company town”. Fördelen med att läsa Barnards första 60 sidor ”halvfilosofiskt resonemang” är enligt Perrow att man får en inblick i grunden för det mesta av organisationsteori. En grundsten i Barnards förhållningssätt är att organisationer är överlägsna individer därför att organisationer är rationella, me dan individer är irrationella. Alltså kan inte organisationer bestå av människor – enligt Barnard utgörs de i stället av samverkande krafter och logiska procedurer. Perrow påtalar ett antal inkonse kvenser i Barnards framställning och redogör även för hur Barnard själv fungerade i sin chefsroll som Director of Emergency Relief i New Jersey under en del av USA:s depression på 1930-talet. Dessutom finns en bok om Chester Barnard, skriven av William Wolf, med titeln The basic Barnard, utgiven 1974. Det här är den första svenska översättningen av The Func tions of the Executive, denna klassiker inom organisationsteorin, en standardreferens i mängder av artiklar och böcker inom detta område. Boken gavs ut redan 1938 och har således över 70 år på nacken, men inspirerar fortfarande till diskussion och debatt. Boken är komplex och erbjuder ingen lätt läsning och Barnard uttrycker sig ofta på ett mångtydigt sätt. Det är en högt uppsatt företagschef, som förmedlar en utpräglat personlig uppfattning i sitt synsätt på människor och styrning av människor i organisationer. Men Barnard behandlar även klassiska filosofiska frågor, exempelvis huruvida människan har fri vilja eller lyder under en obeveklig determinism.

The Function of.indd 8

09-01-07 14.59.29

Ö V E R S Ä T TA R E N S K O M M E N TA R

The Functions of the Executive har givit upphov till en betydande mängd kommentarer och referenser i den engelskspråkiga litteraturen. Chester Barnards synsätt kom även att påverka det som på svenska betecknas intressentmodellen. Den blev i Sverige känd genom systemteoretikern och nestorn inom organisationsteori, Eric Rhenman (1932–1993), som i Företaget som ett styrt system (1964) gav följande definition: ”Ett system är en samling enheter, här kallade komponenter, med vissa beteendeegenskaper och där mellan komponenterna och mellan dessas egenskaper råder vissa samband, här kallade relationer.” Enligt Rhenmans synsätt betecknar intressenterna ”de individer eller grupper, som är beroende av företaget för att förverkliga sina egna personliga mål och av vilka företaget samtidigt är beroende”. Företagsledningens roll beskrivs som ”att uttolka situationens krav och genomföra en sådan balansgång mellan intressenternas ofta motstridiga anspråk, som även gör det möjligt för organisationen att bevara och öka sina resurser och sålunda överleva”. I Sverige har Chester Barnards filosofi kring organisationer under senare tid rönt föga uppmärksamhet i diskussion och debatt. Men bokens budskap utgör ett synsätt på ledarrollens funktioner, som sedan lång tid tillbaka torde förmedlas på många kurser och seminarier för ledare och chefer. Som översättare har man att förhålla sig till ett litterärt framställningssätt med över 70 år på nacken. Översättningsarbete är inte primärt ett kreativt arbete utan syftar till att troget återge originaltexten i översatt skick. Det är tillåtet att vid behov arrangera ordföljden, syntaxen och eventuellt i någon mån stilen, men originalet skall översättas fullständigt och noggrant – utan uteslutningar, tillägg, parafraser och tillrättalägganden. Det är författaren som skall framträda och komma till tals – inte översättaren. Christer Westermark

The Function of.indd 9

09-01-07 14.59.29

FÖRFATTARENS FÖRORD Den här boken är en reviderad och utökad version av manuskriptet med samma titel som togs fram för åtta föreläsningar i november och december 1937 vid Lowell Institute i Bolton. Kännedom om den utgångspunkt från vilken en aktivitet av detta slag utgått är emellanåt till nytta för läsaren; det kan därför vara av intresse att jag kortfattat relaterar de omständigheter som har föranlett mig att skriva boken. Äran att få en inbjudan från doktor A. Lawrecnce Lowell inföll vid en tidpunkt då jag försenat läste domaren Cardozos Yale-föreläsningar om ”Den juridiska procedurens natur”. Sammanträffandet väckte ett försök att i samlad form presentera några hypoteser, som jag successivt konstruerat under åtskilliga år, angående ledningsfunktionerna som specialiserade funktioner i det vi känner till som ”organisationer”. Om dessa funktioner skall beskrivas på ett adekvat sätt måste beskrivningen göras i termer av organisationens egen natur. Jag prövade under det gångna året att skissera en del av en organisationsteori i ett försök att stimulera andra att ägna sig åt ämnet. Utan intresse och uppmuntran från Wallace B. Donham, dekanus vid Harvard Graduate School of Business Administration och hans kollegor – professorerna Cabot, Henderson, Mayo och Whitehead – skulle jag förmodligen inte ha försökt att skriva en essä över detta ämne. Jag har många gånger noterat att chefer kan förstå varandra med få ord när man diskuterar väsentliga organisationsproblem, förutsatt att frågorna framställs utan att vara beroende av teknologierna inom deras respektive områden. Detta är en slående sanning, faktiskt i synnerhet observerbar när människor från helt olika fält diskuterar sådana frågor. Det beror inte på någon allmän nomenklatur eller allmän studie av organisationssystem. Tills helt nyligen har det överhuvudtaget funnits föga litteratur som kunde tjäna som allmän grund för förståelse och den är föga känd och inte av så stort intresse för de flesta högre chefer. Dessutom, om frågorna inte betraktas som praktiska utan som teoretiska problem, så förefaller den allmänna förståelsen undantagslöst att 10

The Function of.indd 10

09-01-07 14.59.29

F Ö R FAT TA R E N S F Ö R O R D

försvinna, precis som den gör om diskussionen återfaller i illust rationer från deras respektive teknologier. Likväl tycks präster, militärer, regeringstjänstemän, universitetsfolk och personer från vitt spridda affärsområden – när man inte är medveten om att man försöker diskutera organisationer som sådana – ha visat en förståelse eller snarare en känsla som är helt och hållet likartad. För mig har det länge förefallit möjligt att det finns allmängiltiga karaktäristika om organisation, såsom påverkan, förståelse, utvärderingar och begrepp, verkande hos personer med skicklighet i organiserande inte enbart i nutid utan även hos tidigare generationer. Detta har även uppfattats av noggranna och skarpsinniga observatörer och forskare. Men av det jag känner till som avhandlats om organisationer finns inget, som gör det på ett sätt som förefaller mig överensstämma med antingen min egen erfarenhet eller med den förståelse som finns implicit i beteendet hos dem som är erkända som skickliga i utövande tillämpning eller som ledare av organisationer. En del utmärkt arbete har gjorts för att beskriva och analysera organisationers yttre karaktäristika. Detta är viktigt, men påminner om deskriptiv geografi, där fysik, kemi, geologi och biologi saknas. Det behövs mer än organisationers topografi och kartografi för att förstå ledningsfunktionerna; dessutom krävs kunskap om art och beskaffenhet hos de krafter som är i omlopp och om sättet på vilket de verkar. Vidare har sociologer, socialpsykologer, ekonomer, statsvetenskapsmän och historiker, såsom jag uppfattat deras arbete, beskrivit många av de fenomen som dessa krafter resulterat i och givit en del förklaringar, men jag har funnit föga överensstämmel se mellan dem. Det har alltid förefallit mig som om samhällsvetenskaperna – oavsett infallsvinkel – enbart nått ytterkanten på organisationen och sedan dragit sig tillbaka. De tycks mig sällan känna samordningsprocedurerna och beslutsprocedurerna som ligger bakom åtminstone en stor del av de fenomen som man beskriver. Än viktigare var att det saknades en hel del insikt i formella organisationer som det viktigaste särdraget i samhälleligt liv och som varande den huvudsakliga strukturella aspekten på 11

The Function of.indd 11

09-01-07 14.59.29

F Ö R FAT TA R E N S F Ö R O R D

samhället som sådant. Sedvänjor, folkseder, politiska strukturer, institutioner, attityder, motiv, benägenheter och instinkter diskuterades i sin helhet, men bron mellan å ena sidan generaliseringarna i samhällsstudien och å andra sidan de breda lagrens agerande som generaliseringarna relaterade till tyckte jag inte hade tagits med. Jag misstänker att sökandet efter organiserandets allmänna egenskaper har förhindrats av den långa historien av tänkande kring statens och kyrkans natur. Centrum för dessa tankar relaterar till auktoritetens ursprung och natur. Dess konsekvenser tycks vara en legalism som förhindrar erkännandet av viktiga fakta om organisationer i samhället. Ingen organisationsteori som står i motsatsställning till lagens doktriner kan accepteras om den inte även förklarar dessa doktriner. Doktrinen om nationerna som källa och ursprung för formella organisationer i samhället – den relevanta doktrinen i juridisk teori för alla former av sammanslutningar som kommuner, universitet, affärsföretag, arméer – är inte förenlig med teorin om att alla nationer är baserade på organisationer. Men den senare hypotesen kan inte accepteras såvida den inte förklarar såväl nationernas förekomst som deras uppenbara dominans i vissa avseenden över de organisationer från vilka de uppstår. Sålunda fann jag mig själv i en återvändsgränd. Å ena sidan teorier som beaktade viktiga aspekter av det organiserade samhället, men var otillfredsställande då de konfronterades med teorier om nationen. Å andra sidan de senare teorierna, som i hög grad misslyckades, även när de bestod av ändlösa tillämpningar i rättsliga beslut, med att förklara de mest elementära erfarenheter av organiserad strävan. Förvirringen som följde av dessa överväganden bemästrades delvis först genom att händelsevis läsa Ehrlichs Fundamental Prin ciples of the Sociology of Law. Tesen i denna studie är att all lag uppkommer ur den formella och särskilt den informella förståelsen av människorna som samhälleligt organiserade och så långt dessa bruk och insikter formuleras i faktisk lag och kungöres genom lagstiftande församlingar är ”lagen” enbart formuleringen. Dess källa är inte regelskapare, lagstiftare eller domstolar hur dessa än 12

The Function of.indd 12

09-01-07 14.59.29

F Ö R FAT TA R E N S F Ö R O R D

må vara konstituerade utan människor, organiserade i familjer och sammanslutningar av olika slag. Även om hans framställning är överdriven, vilket Vinogradoff anser, och hans framställning bara är ett alternativ till andra rättsliga teorier, som Pound säger i sin inledning till den engelska översättningen av Ehrlich, så kvarstår det faktum att åtminstone denna forskare som anses kompetent inom sitt område har ett synsätt som i stora drag är överensstämmande med förhållandena som jag upplevt dem. Näst efter frågan om auktoritet som en orsak till förvirring beträffande organiserande skulle jag placera utvecklingsförloppet för ekonomiskt tänkande de senaste 150 åren och överdrifter i de ekonomiska faserna hos mänskligt beteende, som de tidiga formuleringarna av ekonomisk teori gjorde alltför lägliga. Genom att utgå från nyttan av att ur socialt handlande abstrahera just den aspekt vi kallar ”ekonomi”, hämmade relativt utvecklade teorier, som så effektivt konstruerats av Adam Smith och hans efterföljare, intresset för de faktiska samhällsprocedurer inom vilka ekonomiska faktorer enbart är en fas och man överbetonade i hög grad ekonomiska intressen. Detta var kopplat med att utesluta ett adekvat övervägande av motiv i ren ekonomisk teori, en materialistisk filosofi grundad på utilitarism och en allmän förekomst av mycket felaktiga föreställningar om intellektets plats skilt från de emotionella och psykologiska procedurerna i socialt handlande. Allt detta betydde och betyder fortfarande i mångas tankar att människan är en ”ekonomisk människa” som bär ett fåtal ickeekonomiska bihang. Det förefaller mig att ett sådant synsätt tvingade fram – kanske förväntades tvinga fram – ett bortseende från konkret, specifikt lokal organisation och individens relation till den som den sociala platsen för agerande, vare sig det gäller ekonomi eller inte. Åtminstone detta kan jag hävda: fastän jag tidigt klargjorde effektivt beteende i organisationer, så började jag inte förrän långt senare, då jag hänfört ekonomisk teori och ekonomiska intressen till en andrahandsplats – likväl oumbärlig – att förstå organisationer och mänskligt beteende i dem. Jag anser inte bara att icke-ekonomiska organisationer – såsom politiska, utbildnings- och religiösa – ock13

The Function of.indd 13

09-01-07 14.59.29

F Ö R FAT TA R E N S F Ö R O R D

så förekommer och är av stor betydelse; jag anser med särskild hänvisning till affärsorganisationer att icke-ekonomiska motiv, intressen och procedurer är, i likhet med de ekonomiska, grundläggande i beteendet från styrelsen till sista man. Det motsatta synsättet är nästan alltid implicit och ofta explicit i uttalanden, inte enbart från affärsfolk utan även hos arbetare, politiker, statsmän, yrkesfolk, lärare och även präster. Som ett resultat härav måste effektivt ledarskap baseras på intuitioner som är korrekta, trots att doktrinen förnekar dess riktighet. Jag tror att vi mycket ofta försöker att åstadkomma social integrering med hjälp av metoder införda av en falsk logik ända till den gräns som sunt förnuft och erfarenheter tillåter. Det konkreta resultatet av denna erfarenhet och dessa övertygelser är denna bok. Behovet av den ligger i den förvirring och osäkerhet som nu vidlåder ämnet och den utsträckning i vilken speciellt människors ändamålsenliga och konstruktiva aktiviteter i dagens samhälle styrs av formella organisationer. Behovet beror också på relationerna mellan sådana organisationer och samhället i övrigt och på den utsträckning i vilken formella organisationers aktiviteter, jämfört med institutioner och andra abstrakta företeelser i samhällslivet, tillhandahåller sociala systems struktur och procedurer. Formellt är detta arbete indelat i fyra delar, men i viss mening består det av två korta avhandlingar. Den ena är en redogörelse för en teori om samarbete och organisation och utgör den första halvan av boken. Den andra är en studie över ledares funktioner och arbetsmetoder i formella organisationer. Dessa två ämnen som lämpligen kan särskiljas för vissa ändamål, är i sin konkreta tillämpning och i handlande oskiljbara. Det är möjligt att jag inte tillräckligt har tagit i beräkning att detta inte är uppenbart för många och att jag av det skälet inte tillräckligt klarlagt bokens enhetlighet. Tvärtom kan bokens två halvors helt olika egenart bidra till en falsk känsla av de två ämnenas åtskillnad. I den första halvan har jag försökt att komprimera så långt tillämpligt all den kunskap som jag kommit att tänka på, här 14

The Function of.indd 14

09-01-07 14.59.29

F Ö R FAT TA R E N S F Ö R O R D

rörande från de vetenskaper som befattar sig med villkoren för socialt beteende. Det kommer att slå läsaren, som det gjort mig, att detta fält kan mycket väl lämnas till dem som har den erforderliga vetenskapliga erfarenheten och lärdomens lämpliga tekniker. Det väsentliga berättigandet för min studie är att denna kunskap, för ifrågavarande syften, måste uttryckas i organisationstermer. Det är inom detta fält som jag under trettio år haft en ingående och kontinuerlig erfarenhet. De som äger en allmän kunskap och den erforderliga vetenskapliga träningen har vanligtvis inte sådan erfarenhet. Många av de svårigheter som läsaren kan möta i första halvan av boken är emellertid inte helt beroende på insatsens pionjärkaraktär. De är inbyggda i komplexiteten hos konkreta samverkande system. P. W. Bridgeman noterar att ”totaliteten av situationerna som vi konfronteras med inklusive samhället i dess ekonomiska, politiska, estetiska och religiösa aspekter, är enormt mer komplexa än de situationer som presenteras i någon väl definierad vetenskaplig aktivitet såsom fysik eller kemi1”. Det förefaller mig helt i sin ordning att upphöra med att uppmuntra förväntningen att människors beteende i samhället kan bli något mindre än den mest komplexa studie som vi kan inrikta våra tankar på. Hur önskvärd klarhet och enkelhet i formuleringen än må vara, är det inte önskvärt att undervärdera svårigheterna vare sig i observation och experiment eller i konstruerande av hypoteser som kan visa sig användbara. Vi bör inte heller bli missledda, vilket jag tror de flesta av oss är, av den relativa enkelhet med vilken de flesta av oss klarar av att anpassa oss till världen. Vi har mindre förståelse av vad vi gör, hur och varför vi gör det, än pitchern2 i baseboll – och i hans fall finns det inte ännu i hela världen den anatomiska, fysiologiska, neurologiska och psykologiska kunskapen – och kanske inte den matematiska tekniken, som är nödvändig för att

1 P.W. Bridgeman, The Intelligent Individual and Society (New York: The Macmillan Co., 1938) sid. 10. 2 En basebollterm. Pitchern eller kastaren är den som sätter igång varje spel med att kasta bollen från en pitcherplatta. (Översättarens anm.)

The Function of.indd 15

09-01-07 14.59.30

F Ö R FAT TA R E N S F Ö R O R D

under några sekunder förklara utan att någonsin ha hört dessa termer. Emellertid kan vissa av dem vars interesse för grundläggande teori är begränsat finna det önskvärt att börja med den andra halvan av boken vid kapitel X. Det är en framställning i mycket allmänna termer av funktionerna, procedurerna och väsentliga problem för chefen eller för ledningen av organisationer och för styrningen av samverkande system. Den är huvudsakligen grundad på personliga erfarenheter och observation, fastän vid formulering av materialet har teorin från bokens första hälft och hjälp från andra böcker varit nödvändig. Jag är medveten om några av bristerna i denna presentation av ämnet som jag inte kunnat korrigera. Med hänsyn till det faktum att jag förmodar presentationen i vissa avseenden är ny brister det i klarhet och illustrationer, i synnerhet till följd av att den är riktad till så många grupper med vitt skilda attityder och erfarenheter. De flesta förtydliganden från modern verksamhet innehåller tyvärr teknologier som kräver omfattande förklaring. Telefon växelexemplet i kapitel V tydliggör detta. Dessutom är denna behandling ofullständig och oavslutad i många avseenden; många år och många personer skulle behövas, tror jag, för att komplettera eller slutföra en sådan studie. Än mer beklagar jag misslyckandet att uttrycka känslan av organisation, den dramatiska och estetiska känsla som överskrider möjligheterna till framställning i ord, och som huvudsakligen härrör från den nära, inrotade, engagerade erfarenheten. Det är uppenbart att många saknar intresse för vetenskaplig organisation, eftersom de har glömt bort konsten att organisera och inte uppfattar de väsentliga elementen. De går miste om strukturen i symfonin, dess kompositions konstfärdighet och skickligheten i dess framförande eftersom de inte kan höra tonerna. Utskrifter av min Cyrus Fogg Bracket-föreläsning som gavs vid Princeton University den 10 mars 1936 delades ut till åhörarna vid Lowell Institute i första hand som stöd för förståelsen av förhandenvarande kapitel XIII och XIV. Det återges här som ett appendix i samma syfte och eftersom det allmänt förklarar vissa aspekter 16

The Function of.indd 16

09-01-07 14.59.30

F Ö R FAT TA R E N S F Ö R O R D

hos ledares beteenden, i synnerhet deras mentala procedurer vilka inte behandlats tillräckligt i huvudtexten. För tålmodig och effektiv hjälp är jag mycket tack skyldig major Edward S. Johnston, U.S.A., som noggrant läst de tidigare manu skripten och givit mig både nyttig kritik och mycket illustrerande material. Jag är speciellt tacksam mot Lawrence J. Henderson, Abbott och James Lawrence, professor i kemi vid Harvard University, som med stora uppoffringar av tid har givit mig ovärderliga råd i många frågor om metod och nödvändig hjälp och uppmuntran gällande framställningen i sin helhet. Det är också ett nöje att protokollföra min uppskattning av den outtröttliga handräckningen från min sekreterare, fröken Lillian Whitney, som inte blott effektivt producerade de successiva upplagorna av manuskriptet, utan även så kraftfullt organiserade de talrika enskildheterna i mina angelägenheter så att denna studie blev möjlig. C. I. B. South Orange, New Jersey 15 juli 1938

The Function of.indd 17

09-01-07 14.59.30

The Function of.indd 18

09-01-07 14.59.30

DEL I

INLEDA NDE ÖV ERVÄG A NDEN AVSEENDE SA M V ER K A NDE SYSTEM

The Function of.indd 19

09-01-07 14.59.30

För en armés effektivitet beror delvis på ordningen och delvis på generalen; men huvudsakligen på den senare, eftersom han inte beror på ordningen men ordningen beror på honom. Alla föremål, både fiskar och fåglar och växter är ordnade tillsammans på något sätt, men inte på samma sätt; och systemet är inte sådant att det inte finns någon relation mellan ett ting och ett annat. Det finns en bestämd förbindelse. Allt är ordnat mot ett slutresultat; men arrange manget är som i ett hushåll, där de fria personerna har den minsta friheten att handla slumpmässigt och har alla eller de flesta av sina handlingar förutbestämda för sig, medan slavarna och djuren har föga allmänt ansvar och handlar för det mesta slumpmässigt. Aristoteles – Metafysik

The Function of.indd 20

09-01-07 14.59.30

KAPITEL I

INLEDNING Trots alla synpunkter i litteraturen om samhällsreformer till följd av oron i dagens samhälle, finner man praktiskt taget ingen hänvisning till formella organisationer som den konkreta samhällsprocedur genom vilka samhällets handlingar i stor utsträckning verkställs. Denna konkreta procedur är nästan helt ignorerad till och med som en faktor när det gäller alla sociala villkor eller samhällssituationer. Exempelvis sägs i den aktuella litteraturen om arbetsförhållanden, politik, organisationer etc. inte av någon av de olika grupperingar som diskuterar ämnet något om nödvändigheten av organiserat arbete eller om ledningsfunktionerna och kopplingen till organisationer. Om man läser sir Josiah Stamps senaste bok, The science of Social Adjustment, en stimulerande och inträngande undersökning om orsakerna till störningen av den samhälleliga jämvikten, så finner man knappast en enda rad som visar på förekomsten av formella organisationer, trots författarens flitiga kontakter med sådana; inte ett enda förslag som gäller studiet av dem som ett av de viktiga områdena för vetenskaplig forskning syftande till en mer adekvat anpassning av samhället till ändrade förhållanden. För mig framstår denna brist på uppmärksamhet som att lämna ett vitalt organ utanför anatomin eller dess funktioner utanför fysiologin. Omsorgsfullt studium av människors observerbara handlingar i vårt samhälle – deras rörelser, deras tal och de tankar och känslor som tydliggörs i handlingar och tal – visar att många och stundom de flesta handlingar bestäms eller styrs av männi skors koppling till formella organisationer. Detta är helt uppenbart sant beträffande sådana handlingar som utförs av personer som är anställda eller hemmafruar och upptar kanske en fjärdedel 21

The Function of.indd 21

09-01-07 14.59.30

DEL I. INLEDANDE ÖVERVÄGANDEN AVSEENDE SAMVERKANDE SYSTEM

av deras tid, men flertalet människor är under sina ”icke-arbetstimmar” medlemmar av eller deltagare i andra organisationer. Om man inkluderar familjer, företag med fler än en anställd, olika kommunala bolag, självständiga eller delvis självständiga politiska beslutsorgan, regeringsenheter, sammanslutningar, klubbar, sällskap, samfund, gillen, utbildningsinstitutioner, religiösa grupper etc. uppgår antalet formella organisationer i USA till åtskilliga miljoner och det är möjligt att antalet är större än hela befolkningen1. Förmodligen är det få personer som tillhör färre än fem eller tio sådana organisationer och många tillhör femtio eller fler. Deras individuella beteende domineras, inskränks eller betingas direkt av dessa relationer. Dessutom finns det under den korta perioden av en dag eller en vecka många miljoner formella organisationer av kort varaktighet, några timmar som mest, som inte är namngivna och sällas ses som organisationer. För närvarande kan formella organisationer snarare beskrivas än noggrant definieras. De viktigaste är sammanslutningar av samverkande krafter till vilka det är möjligt och brukligt att ge fastställda namn, som har befattningshavare eller erkända ledare, som har åtminstone ungefärligt angivna skäl till sin existens – såsom regeringar, regeringsdepartement, kyrkor, universitet, arbetstagarorganisationer, industriföretag, symfoniorkestrar och fotbollslag. Formella organisationer är den form av samarbete mellan människor som är medveten, avsiktlig och målinriktad. En sådan samverkan är allestädes närvarande och numera ofrånkomlig och den kontrasteras vanligtvis enbart med ”individualism” som om det inte funnes någon annan form av samverkan. Dessutom är mycket av det vi uppfattar som pålitligt, förutsebart och stabilt så uppenbart ett resultat av formellt organiserade krafter att man gärna tror att organiserad kraft normalt är framgångsrik och att misslyckande är onormalt. Denna illusion är dessutom ur vissa synvinklar nyttig, om än med avsevärd försiktighet, i många av 1 Beräkningen av möjligheter är helt enkelt en komplex övning i permutationer och kombinationer och skulle ge kvantiteter av astronomisk storlek. En viss indikation ges på sid. 121 när endast mycket små grupper beaktas.

The Function of.indd 22

09-01-07 14.59.30

ka p itel I . I N L E D N I N G

våra viktiga angelägenheter, åtminstone under det vi kallar ”normala” förhållanden. Men i själva verket är framgångsrik samverkan i eller genom formella organisationer det onormala tillståndet och inte det normala. Det som dag från dag observeras är de framgångsrika överlevarna bland oräkneligt många misslyckanden. De organisationer som vinner varaktig uppmärksamhet, av vilka nästan alla är i bästa fall kortlivade, är undantagen, inte regeln. Det kan med fog sägas att den moderna civilisationen karaktäriseras av den betydande återstod av organisationer som existerar vid varje tidpunkt, men det innebär inte att de specifika organisationerna vid detta tillfälle har existerat eller kommer att existera länge. På samma sätt kan inses att existensen av en population inte nödvändigtvis innebär lång livslängd utan enbart en balans mellan födslar och konstant återkommande dödsfall. De flesta former av samverkan misslyckas i försöket eller dör i barndomen eller är kortlivade. I vår västliga civilisation är det enbart en formell organisation, den romerska katolska kyrkan, som gör anspråk på en avsevärd ålder. Några få universitet, några få nationella regeringar eller formellt organiserade nationer är mer än två hundra år gamla. Många städer är något äldre men få andra kollektiva organisationer har existerat mer än ett hundra år. Oförmåga att samverka, misslyckad samverkan, misslyckande att organisera, upplösning, sönderdelning, förstörelse av organisationen – och omorganisation – är karaktäristiska realiteter i den mänskliga historien. Detta är knappast omtvistat. Förklaringar av dessa realiteter brukar vanligtvis hänvisa till den mänskliga naturens ondska, till egoism, till den stridslystna instinkten, till ”bedrägliga” eko nomiska system eller till kampen för mat och brister i tillgången på mat. Mer specifika förklaringar hänvisar till strukturella brister – ”systemfel” – eller till felaktig funktion, brist på solidaritet eller anda, dåligt ledarskap eller dålig styrning. Vilken som helst av dessa svagheter kan finnas, men roten till instabilitet och begränsad livslängd hos formella organisationer ligger i krafter utanför dem. Dessa krafter förser organisationerna med det material 23

The Function of.indd 23

09-01-07 14.59.30

DEL I. INLEDANDE ÖVERVÄGANDEN AVSEENDE SAMVERKANDE SYSTEM

de använder, men begränsar också organisationens handlingar. Organisationens överlevnad beror på vidmakthållande av en jämvikt av komplex karaktär i en ständigt växlande miljö bestående av fysiska, biologiska och sociala råämnen, element och krafter som påfordrar återanpassningar i organisationens inre procedurer. Vi skall behandla arten av de externa villkor, som påkallar an passningar, men fokus för vårt intresse är procedurerna genom vilka anpassningarna verkställs. Ledningsfunktionerna, som behandlas i den senare delen av denna avhandling, gäller styrning, ledning, kontroll och administ ration i formella organisationer. Dessa funktioner utövas inte enbart av höga tjänstemän i sådana organisationer utan av alla dem som befinner sig i chefspositioner oavsett nivå. I storskaliga och komplexa organisationer är det chefernas assistenter som, fastän de inte själva är ledare, är verksamma i utförandet av dessa funktioner. Därtill kommer att i många sammanhang är ansvaret för auktoritativa beslut placerat i organiserade grupper såsom lagstiftande församlingar, styrelser, kommittéer och i sådana fall kan dessa grupper sägas ha ledningsfunktioner. Å andra sidan är det inte ovanligt att höga tjänstemän i organisationer, fastän de uppfattas som ledare och bekläder viktiga positioner, utövar få eller oväsentliga ledningsfunktioner; åtminstone en del av det arbete som utförs av alla chefer är inte av ledningsnatur av det slag som vi behandlar. Det skall anmärkas att de funktioner, som denna studie fokuserar på, enbart i stora drag påminner om de mest framträdande sysslorna hos de flesta personer som kallas chefer och att vi inte kommer att vara begränsade av konventionella titlar eller av speciella definitioner av ordet ”chef/ledning”. Inte heller kommer vi att vara begränsade till ledningsfunktionerna i industriella eller kommersiella organisationer. Tvärtom ligger alla kategorier eller typer av formella organisationer inom ramen för observationer för våra syften. Arten och procedurerna i sådana organisationer bestämmer vilka ledningsfunktionerna är och hur de skall utföras. Fastän vi i första hand skall ha stora eller viktiga organisationer i åtanke finns det också många andra for-

The Function of.indd 24

09-01-07 14.59.30

ka p itel I . I N L E D N I N G

mella organisationer av föga betydelse eller varaktighet som även kräver uppmärksamhet. Innan dessa procedurer diskuteras måste emellertid viss tid ägnas åt att analysera och definiera de nyttjade termerna. I enlighet därmed kommer den första halvan av denna bok, som inleds med ett avsnitt om preliminära överväganden avseende samverkande system, att ägnas utvecklingen av en teori om formella organisationer i ett försök att skapa ett begreppsmässigt schema som kan utgöra ett användbart verktyg i studien av eller diskussionen om konkreta organisationers problem. Med detta grundläggande schema klart fastlagt kommer den andra halvan av boken att mer i detalj ta upp den formella organisationens beståndsdelar, ledningsfunktionernas förhållande till dem och slutligen vilka uppgifter ledningsfunktionerna har då det gäller en samverkans överlevnad.

The Function of.indd 25

09-01-07 14.59.31

KAPITEL II

INDIVIDEN OCH ORGANISATIONEN Jag har funnit det omöjligt att fördjupa mig i studiet av organisationer eller i människors beteende i förhållande till dem utan att stöta på några frågor som enkelt kan formuleras. Exempelvis ”Vad är en individ?”, ”Vad menar vi med en person?”, ”I vilken utsträckning kan människor styra sina val och ha en fri vilja?” Frestelsen är att undvika sådana svåra frågor och lämna dem till filosofer och vetenskapsmän som sedan århundraden fortfarande debatterar dem. Det visar sig emellertid snabbt att även om vi söker undvika att ge definitiva svar på sådana frågor så kan vi inte undgå dem. Vi svarar implicit på dem i allt vi säger om mänskligt beteende och, vilket är än viktigare, alla slags människor, särskilt ledare och chefer, agerar på basis av grundläggande antaganden eller attityder till dem fastän man sällan är medveten om att man gör det. Till exempel, när vi försöker oss på att övertyga andra att göra vad vi önskar så antar vi att de har förmågan att bestämma om de vill eller inte. När vi tillhandahåller utbildning eller träning så antar vi att utan sådan kan människor inte göra vissa saker, dvs. deras förmåga att välja kommer att vara mer begränsad. När vi ställer upp regler, föreskrifter, lagar – som vi avsiktligt gör i stora mängder – så antar vi rent principiellt att såvitt gäller deras innehåll är de som påverkas styrda av krafter utanför dem. Betydelsen av dessa observationer kanske framträder klarare om man beaktar den stora begreppsmässiga skillnaden avseende ”individen” – för att ta ett ord – i diskussioner om samarbete och om organisationer och deras funktioner. Å ena sidan uppmärksammas den fristående, särskilde, unike, individuelle personen 26

The Function of.indd 26

09-01-07 14.59.31

The Functions of the Executive ISBN 978-91-47-08946-8 Copyright © 1938 and 1968 by The President and Fellows of Harvard College. Copyright © 1966 by Grace F. Noera Barnard. Svensk copyright © 2009 Liber AB. Published by arrangement with Harvard University Press. Published by arrangement with Loud Literary Agency, Sweden Översättning: Christer Westermark Redaktör: Anders Abrahamsson Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Upplaga 1:1 Sättning: LundaText AB Teckensnitt: Brödtext och rubriker, Cheltenham. Tryck: Sahara Printing, Egypten 2009

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

The Function of.indd 4

09-01-07 14.59.28

338s Galerie one 80gr bulk 1,08 rygg = 18 mm

C H E S T E R

The Functions of the Executive

Best.nr 47-08946-8

Tryck.nr 47-08946-8-00

The Functions of the Executive

I. B A R N A R D

C H ES TER

I. B A R N A R D

The Functions of the Executive I

SVENS K

ÖVER S Ä TTNING