Organiziranje javnih dogodkov – Kako načrtovati, da česa ne pozabimo? (demo)

organiziranje javnih DOGODKOV Kako naÄ?rtovati, da Ä?esa ne pozabimo?

Tone Lesnik, Mojca Perat, Matej Cepin

zbirka

Vodim, torej sem

CIP - Kataložni zapis o publikaciji Narodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana 005.7:351.752.22/.23 LESNIK, Anton Organiziranje javnih dogodkov : kako načrtovati, da česa ne pozabimo? / Tone Lesnik, Mojca Perat, Matej Cepin. - Ljubljana : Salve, 2014. - (Zbirka Vodim, torej sem) ISBN 978-961-211-752-8 1. Perat, Mojca 2. Cepin, Matej 274415616

Kazalo 1 Uvod.....................................................................................................3 2 Kaj je dogodek? ............................................................................5 3 Zakaj organiziramo dogodek?..................................................9 4 Načrt dogodka..............................................................................13 5 Kdo bo sodeloval?...................................................................... 19 6 Oblikovanje in vodenje delovne skupine............................25 7 Opredelitev ciljne skupine dogodka.......................................31 8 Kraj in mesto dogodka............................................................. 37 9 Čas dogodka................................................................................43 10 Formalnosti in predpisi........................................................... 47 11 Finance...........................................................................................55 12 Odnosi z javnostmi.................................................................... 61 13 Priprava gradiva za dogodek................................................ 77 14 Priprava prostora.................................................................... 85 15 Tik pred izvedbo.........................................................................95 16 Scenarij izvedbe dogodka......................................................99 17 Vrednotenje dogodka in poročanje o njem.................... 105

“Ne skrbite preveč, koliko ljudi bo prišlo na dogodek, ki ga organizirate. Naredite vse, kar je v vaši moči, da jih z vabilom osebno nagovorite. Potem se veselite tistih, ki so prišli in jim posvetite vso pozornost. Ti so namreč pravi in dragoceni.”

(Povzeto po načelih skupinskega procesa ‘Odprti prostor’, Harrison Owen, Open Space Technology)

1 Uvod

Celotno življenje posameznika si lahko predstavljamo kot niz dogodkov, ki se nam pač dogajajo oziroma zgodijo. Čeprav večina dogodkov v našem življenju najbrž ni vnaprej načrtovana, nekatere vendarle načrtujemo, tako v osebnem, še pogosteje pa v družbenem življenju. Pri tem je pomemb­no, kako se lotimo dela, da bo dogodek dobro pripravljen in uspešno izveden. Ker gre za kompleksen in raznovrsten proces, smo avtorji v pričujoči knjižici zbrali vse odločilne prvine, na katere morajo biti organizatorji dogodkov pozorni. Pri tem so nam zelo koristili odgovori organi­zatorjev dogodkov Socialnega tedna, ki so jih podali na osnovi posebnega vprašalnika. Prav njim, čeprav ne samo njim, je ta knjižica namenjena in verjamemo, da jim bo prišla prav. Pri morebitni izboljšavi njene vsebine v prihodnosti pa nam bodo koristili predvsem mnenja in predlogi njenih bralcev na podlagi uporabe v praksi.

Tone Lesnik

3

2

Kaj je dogodek?

Človek je bitje odnosov, bitje skupnosti. Radi pripadamo in pripadamo različnim skupnostim. Razmislite o svoji identiteti ali, bolje rečeno, o svojih identitetah. Kdo ste? Oče/mati? Hči/ sin? Ljubljančanka, Slovenec, Korošica, delavka, katoličan, novinarka, športnik … Vsaka od teh besed ima v ozadju neko skupnost, neke druge ljudi, s katerimi vas nekaj druži. Tako lahko pripadamo svoji družini, državi, naddržavni tvorbi, kakršna je Evropska unija, kraju, verski skupnosti, osebam s podobnimi hobiji …

Nekatere skupnosti so majhne in dokaj zaprte (družina, prijateljska klapa), druge so zelo velike in ohlapnejše (npr. Evropska unija). Med tema dvema ekstremoma pa obstaja široka paleta t. i. vmesnih skupnosti. Skupnosti, ki so med javnim in zasebnim. Skupnosti, v katerih se združujejo ljudje s podobnimi interesi, značilnostmi, željami, pa vendar med seboj tako različni. Te vmesne skupnosti višajo kakovost naših življenj.

Preko teh skupnosti pogledamo v svet. Preko njih širimo svoja obzorja, krepimo socialne mreže. Postajamo soodgovorni in ni nam vseeno, kaj se dogaja okoli nas.

Kako živijo vmesne skupnosti? Osnovo za njihovo delovanje tvorijo neformalni medosebni stiki. Tisti nenarejeni, ko nas življenje pač združi. Kot na primer starši dveh otrok, ki se dnevno srečujejo v vrtcu in se skozi čas spoprijateljijo.

Pomembna pa je tudi formalna plat odnosov, ki tem daje veljavo, trdnost, simbolni pomen, omogoča zavzemanje stališč in

5