SoftENGINE Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der BüroWARE® und der WEBWARE
Sonder-UPDATE „E-Bilanz“
Sehr geehrte Damen und Herren, der Herbst steht vor der Tür und damit neigt sich auch das Wirtschaftsjahr 2012 für viele Betriebe dem Ende zu.
Ihnen in dieser Sonderausgabe der Update alles Wissenswerte rund um das Thema E-Bilanz zusammengestellt.
Der Jahreswechsel ist traditionell der Zeitpunkt, an dem neue Steuerregeln in Kraft treten. Brandneu ist die elektronische Bilanz – kurz E-Bilanz – zwar nicht, doch für das ausgehende Steuerjahr 2012 entfaltet sie erstmals ihre Wirkung.
Informieren Sie sich, • was die E-Bilanz ist, • was für Sie als Unternehmen zu tun ist und • welche Stichtage Sie zu beachten haben, wenn Sie auf die E-Bilanz umsteigen.
Damit auch Sie im Vorfeld informiert sind und nicht überrascht werden von den neuen Regelungen, haben wir
Wer hilft? Wenn Sie Fragen haben oder Ihnen noch etwas unklar ist,
unterstützt Sie selbstverständlich Ihr SoftENGINE Partner oder Sie gehen online: www.softengine.de/ebilanz Herzlichst, Ihr
Matthias Neumer Geschäftsführer
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Fakten und Infos zur E-Bilanz Fakten und Infos
Seit Jahren wird über Pro und Kontra der E-Bilanz diskutiert. Fakt ist – sie kommt. Bei vielen Unternehmen herrscht große Unklarheit darüber, welche Auswirkungen die E-Bilanz für das eigene Unternehmen hat. Im Folgenden soll dargestellt werden, mit welchen Auswirkungen zu rechnen ist.
Neue Kontenrahmen/Taxonomie in BüroWARE 5.52 Zunächst kurz zu den Grundlagen der E-Bilanz Bereits mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz vom 20.12.2008 wurde der § 5b EStG eingeführt. Dieser Paragraph regelt die elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnungen an die Finanzämter. Die Übermittlung selbst wird oft als EBilanz bezeichnet. Die Auswirkungen der E-Bilanz betreffen jedoch nicht die Übertragung, sondern die neuen Vorschriften, wie die Bilanz zu strukturieren ist. Die Details der E-Bilanz wie beispielsweise persönlicher und sachlicher Anwendungsbereich, Übermittlungsformat und Taxonomie werden im BMF-Schreiben vom 28.09.2011 geregelt. Betrachten wir die Vorschriften genauer. Wer muss eine E-Bilanz abgeben? Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1 EStG, § 5 EStG oder § 5a
EStG ermitteln, sind zur Übermittlung ihrer Bilanz und ihrer Gewinn-und-Verlust-Rechnung durch Datenfernübertragung verpflichtet. Das sind: • Land- und Forstwirte, • Gewerbetreibende und • Selbständige, soweit diese ihren Gewinn nicht nach der Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Erstellung nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften verpflichtend ist oder freiwillig erfolgt. Vereinfacht gesagt, wer bisher eine Bilanz erstellt hat, muss auch zukünftig eine Bilanz erstellen und diese elektronisch übertragen oder übertragen lassen. Diese Verpflichtung besteht unabhängig von der Rechtsform und der Größenklasse des Unternehmens. Was muss in elektronischer Form abgegeben werden? Auch hier herrscht viel Unklarheit. Wenn von E-Bilanz gesprochen wird, ist im Regelfall nicht nur die Bilanz
selbst, sondern auch alle damit in Zusammenhang stehenden Bestandteile gemeint. Das sind: • Bilanz • Gewinn-und-Verlust-Rechnung • Ergebnisverwendung • Kapitalkontenentwicklung (für Personengesellschaften/Mitunternehmerschaften) • steuerliche Gewinnermittlung • steuerliche Modifikationen (insbesondere Umgliederung/Überleitungsrechnung) • Detailinformationen zu Positionen (Kontensalden zu einer Position) Zusätzlich zu den aufgeführten Positionen können weitere Angaben freiwillig übermittelt werden. Diese freiwilligen Angaben sind folgende: • Haftungsverhältnisse • Eigenkapitalspiegel • Kapitalflussrechnung • Anhang • Anlagespiegel • Lagebericht
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BüroWARE unterstützt bei der Vorbereitung der E-Bilanz BüroWARE & E-Bilanz
Die Pflicht zur Übermittlung betrifft nicht nur die Bilanzen zum Jahresabschluss, sondern auch alle folgenden Bilanzen: • Eröffnungsbilanzen sowie Sonderund Ergänzungsbilanzen • Aufgabebilanzen in Fällen der Betriebsaufgabe und der Betriebsveräußerung • Bilanzen, die bei Wechsel der Gewinnermittlungsart oder in Umwandlungsfällen aufgestellt werden • Zwischenbilanzen bei Gesellschafterwechsel • Liquidationsbilanzen nach § 11 KStG Im Zusammenhang mit der E-Bilanz wird auch häufig der Begriff „Taxonomie“ gebraucht. Es stellt sich die Frage, was Taxonomie eigentlich ist. Im bereits erwähnten BMF-Schreiben vom 28.09.2011 ist auch die Taxonomie mit enthalten. Unter Taxonomie versteht man das Datenschema für die Jahresabschlussdaten. Es handelt sich um die Definition verschiedener Positionen einer Bilanz oder einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung und deren Zuordnung entsprechend ihrer Beziehungen. Nähere Informationen erhalten Sie auf: www.softengine.de/ebilanz Ab wann ist die E-Bilanz anzuwenden? Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen, kann und für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2012 beginnen, muss elektronisch übertragen werden. Es muss also erstmalig im Jahr 2014 für das Jahr 2013 übermittelt werden. Bei abweichenden Wirtschaftsjahren muss das Jahr 2013/2014 erstmalig übermittelt werden. Welche Auswirkungen ergeben sich nun für die Unternehmen? Die festgelegten Gliederungen und einzelnen Bestandteile der Bilanz werden in einigen Positionen detaillierter sein als bisher, andere Positionen, die aus unternehmerischen Gründen sehr detailliert gebucht wurden, müssen zusammengefasst werden. Es ist also in jedem Fall mit Aufwendungen zu rechnen, die weniger die Übertragung selbst als vielmehr die Organisation der Finanzbuchhaltung betreffen. So gibt es beispielsweise neue Kontenrahmen, die sich je nach Gesellschafts-
form unterscheiden. Eine Übersicht finden Sie auf www.softengine.de/ebilanz. Da die Finanzverwaltung detailliertere Informationen fordert, sind neue Konten einzurichten und diese auch entsprechend zu buchen. Bei der Übermittlung werden sogenannte Mussfelder und Auffangpositionen unterschieden. In den Taxonomien als Mussfelder bezeichnete Felder müssen zwingend gefüllt sein. Gibt es keine Entsprechung in der betrieblichen Buchhaltung, muss „NIL“ („Not In List“) übertragen werden - also die Kennzeichnung, dass diese Position in der Bilanz nicht vorhanden oder gefüllt ist. Für manche „Mussfelder“ ist ein unmittelbarer Kontennachweis erwünscht. Jedem dieser besonders gekennzeichneten „Mussfelder“ sind einem oder mehreren Konten des Fibu-Kontenrahmens zuzuordnen. Das bedeutet, dass zusätzlich Auszüge aus der Summen-/Saldenliste der in diese Position einfließenden Konten mitgeliefert werden sollen. Anzugeben sind nach dem BMF-Schreiben Kontonummer, Kontobezeichnung und Saldo zum Stichtag. Wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung an die Taxonomie anpassen, werden die meisten Ihrer Konten den entsprechenden Mussfeldern entsprechen. Konten, die nicht den Mussfeldern entsprechen, fließen in sogenannte Auffangpositionen. Die Finanzverwaltung will nach eigener Aussage Eingriffe in das Buchungsverhalten der Unternehmen vermeiden. Deshalb enthält die Taxonomie ebendiese Auffangpositionen. In die Auffangpositionen fließen Werte der Konten ein, die nicht den Feldern der Taxonomie
zugeordnet werden können. Es ist zu vermuten, dass sich die Anzahl der Auffangpositionen in den nächsten Jahren verringert. Außerdem wird befürchtet, dass erhöhte Nachfragen der Finanzbuchhaltung erfolgen, wenn zu viele Auffangpositionen genutzt werden. Treffen Sie also eine Grundsatzentscheidung. Passen Sie Ihren Kontenrahmen und Ihr Buchungsverhalten an die Taxonomie an oder wollen Sie nur Mindestanforderungen erfüllen, indem Sie nur wenige Mussfelder, dafür aber viele Auffangpositionen elektronisch übertragen? Mögliche Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz sollten bei der Entscheidung, ob man sich für die E-Bilanz auf eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung oder für die Übermittlung einer eigenständigen Steuerbilanz entscheidet, einbezogen werden. Sollte man sich gegen das Festhalten an der Einheitsbilanz und für das mögliche Steuergestaltungspotenzial im Rahmen einer unabhängigen Steuerbilanzierung entscheiden wollen, könnte die Lösung mit Blick auf eine möglichst effiziente Handhabung der E-Bilanz in der Einführung einer integrierten Steuerbuchführung liegen. BüroWARE unterstützt bei der Vorbereitung der E-Bilanz In der BüroWARE Version 5.52 sind bereits die neuen Kontenrahmen als Referenzkontenrahmen enthalten. Damit ist es Ihnen möglich, neue Konten konform zur Taxonomie anzulegen und für bestehende Konten die Eigenschaften und deren Einordnung in die Taxonomie zu überprüfen und zu ändern.
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Dadurch erreichen Sie eine hohe Übereinstimmung Ihrer Konten mit der Taxonomie. Ihre Umsätze und Salden können Sie mithilfe des BüroWARE DATEV-Exports an Ihren Steuerberater übermitteln. Dieser kann dann Ihre Daten weiterverarbeiten, ggf. noch Umbuchungen aus steuerlicher Sicht vornehmen und nach Erstellung der Bilanz diese elektronisch an die Finanzbehörden übertragen. Alternativ können Sie die Daten über die Schnittstelle „Infobridge E-Bilanz“ direkt an ein E-Bilanz-Tool übergeben. Im Tool „E-Bilanz für BüroWARE“ werden die Daten inklusive der mit übergebenen Taxonomie dargestellt, können umgebucht, ausgewertet und an die Finanzbehörden übertragen werden. Dabei ist „E-Bilanz für BüroWARE“ nicht nur für die Übertragung der Bilanz nutzbar, sondern leistet noch eine Vielzahl anderer Dienste. So ist die Übertragung der Bilanz für die Veröffentlichung ein wichtiger Punkt. Besonders interessant ist jedoch die Möglichkeit, mithilfe dieses Tools eine Vielzahl von Auswertungen erstellen und drucken zu können, die in dieser Form in BüroWARE nicht vorhanden sind. Falls Sie BüroWARE Versionen ab Version 5.3, aber kleiner als 5.52 einsetzen, ist die Möglichkeit der Datenübergabe an „E-Bilanz für BüroWARE“ ebenfalls möglich. Die Taxonomie ist in diesen BüroWARE Versionen noch nicht ver-
Assistent zur Übergabe der Daten an das Tool „E-Bilanz für BüroWARE“
„E-Bilanz für BüroWARE“ mit übergebenen Konten und Salden fügbar. Trotzdem können Sie Ihre Umsätze und Salden übertragen. Im Tool „E-Bilanz für BüroWARE“ können Sie nach der Übertragung die Zuordnung der Steuerbilanzkonten zur
Gliederung der Taxonomie vornehmen. Das ist dann lediglich eine (einmalige) Fleißaufgabe, die Sie nach Fertigstellung immer wieder nutzen können.
Zuordnung der Konten zur Taxonomie im Tool „E-Bilanz für BüroWARE“