BüroWARE
®
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der BüroWARE®
UPDATE
1.2008
Branchen 2008
eCommerce
AddOn-Lösungen
Anwenderbeispiele
Gut zu wissen
Warum Branchenlösungen die bessere Alternative darstellen
„(Sh)Optimale“ OnlineLösungen
Beipielhaft: Unternehmensund Finanzplanung
Verschiedene Branchenlösungen im Einsatz
Wichtig zu wissen: Tipps und Tricks
Sehr geehrte BüroWARE®-Anwender und UPDATE-Leser, zunächst möchte ich Sie recht herzlich zu einem Besuch auf unserem SoftENGINE CeBIT-Stand einladen, der sich in diesem Jahr in der Halle 5 befindet (E04). Erstmals haben wir unsere Messezelte in der ERP-Halle aufgeschlagen, um gemeinsam mit unseren Partnerunternehmen (über 35 an der Zahl) auf zwei Etagen und ca. 450 m2 die aktuellen SoftENGINE und BüroWARE Highlights vorzustellen. Gerne begrüßen wir Sie zu einem persönlichen Gespräch auf unserem Stand oder zu einer unserer täglichen Präsentationen!
Es ist inzwischen weithin bekannt, dass individuell maßgeschneiderte Lösungen – ob als fertig bereitstehende Branchenlösungen oder als exakt nach Bedarf anpassbare Systeme – für viele Unternehmen eine weitaus höhere Rentabilität erbringen als starre Standardlösungen. In unserem UPDATE Titeltbericht gehen wir auf diese Thematik im Detail ein.
Ein Thema steht im Bereich BusinessSoftware auf der diesjährigen CeBIT
Apropos Branchen- und Speziallösungen: Werfen Sie auch einen Blick
2008 unübersehbar im Mittelpunkt: Branchen- und Speziallösungen sind gefragter denn je. Sie bilden den großen Trend auf dem ERP-Software-Markt und dies hat konkrete Gründe.
auf unseren speziellen UPDATE CeBITBeileger. Dort stellen wir unsere Partner und deren spezielle Entwicklungen rund um die BüroWARE vor! Viel Freude beim Lesen und auf der CeBIT 2008 wünscht Ihnen
Matthias Neumer, Geschäftsführer
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Punktgenau operieren: Warum Branchenlösungen besser sind als Standardprogramme SoftENGINE Branchenlösungen BüroWARE Automotive BüroWARE Blech
„Wenn Möglichkeit und Wille sich paaren, entsteht Wirklichkeit.“ Diese Weisheit von Prof. Dr. Peter Cerwenka (*1942, Wien) hat noch immer Bestand. So auch für die Entwickler bei SoftENGINE, die immer wieder neue Wege beschreiten, um Aufgaben- und Problemstellungen noch besser und effizienter lösen zu können. Denn so unterschiedlich in diversen Branchen das Geld verdient wird, so unterschiedlich sind auch die Wege zu ökonomischen Zielen: Herstellen und Lagern, Kaufen und Verkaufen, Arbeitsplätze organisieren und sichern, Expandieren und Gewinne maximieren – all das funktioniert nicht per Patentrezept …
BüroWARE Drink BüroWARE Green BüroWARE Handwerk BüroWARE meat BüroWARE Holzhandel BüroWARE Holus für Tiefkühl BüroWARE Kfz BüroWARE Liquid BüroWARE Media+Print BüroWARE medical BüroWARE Oil BüroWARE Plastic BüroWARE Recycling BüroWARE RENT BüroWARE Reseller BüroWARE room BüroWARE Stahl BüroWARE Tools BüroWARE Toys BüroWARE Vending BüroWARE Versandhandel BüroWARE Vet BüroWARE Wein BüroWARE Zeitarbeit Informationen: www.softengine.de/ branchenloesungen.php
„Standard ist „schön und gut“, aber ... Kaufmännische Software „von der Stange“ macht sicher hier und da eine relativ passable Figur - in den meisten (Anwendungs-)Fällen macht sie aber bei näherer Betrachtung wirklich wenig Sinn. In punkto Effizienz und Wirtschaftlichkeit bleibt eine starre Lösung “standardmäßig“ eher suboptimal. Die Nachfrage nach expliziten Branchenlösungen, die individuelle Anforderungen und Besonderheiten einer Branche optimal berücksichtigen und zugleich mit fremden Systemen höchst kompatibel sind, steigt stetig. Auf diese Marktanforderungen hat SoftENGINE mit einer konsequenten Weiterentwicklung und Spezifikation der BüroWARE reagiert. Das Ergebnis sind branchenspezifische Softwarelösungen, die gewissermaßen als „vorgefertigte ERP-Maßanzüge von der Stange“ daherkommen. Vorteil 1: Diese Branchenlösungen sind weitaus günstiger als Einzelanfertigungen im Bereich Individualsoftware. Vorteil 2: Sie bieten bereits im Auslieferungszustand einen enorm hohen Grad an Passgenauigkeit hinsichtlich Funktionen und Komfort für die jeweilige Branche. Und der für viele Unternehmen wich-
tige Vorteil 3, der bei den BüroWARE Branchenlösungen hinzukommt, ist die Updatekompatibilität. Werden Neuerungen im Kernbereich der BüroWARE vorgenommen, so sind diese problemlos in der jeweiligen Branchenlösung einsetzbar.
lagen in Firmenoptik, ... BüroWARE bietet passgenauen Funktionsumfang und Komfort und lässt sich jederzeit an veränderte Anforderungen anpassen. Kaum eine ERP-Lösung auf dem Software-Markt erlaubt derart weitreichende Anpassungen wie BüroWARE. Darin liegt auch begründet, warum auf Basis der BüroWARE derart viele kreative Software(weiter)entwickler die verschiedensten Branchenlösungen modelliert und zur Marktreife gebracht haben.
Einfacher, schneller, preiswerter … Will sich ein Unternehmen optimal organisieren und Prozesse mit wünschenswerter Effizienz steuern, braucht es eine ERP-Lösung, die den individuellen Gegebenheiten – möglichst bis ins Detail – Rechnung trägt. Software- Quintessenz für den Unternehmer lösungen für Unternehmen müssen vor Sicher mag manches „Pauschalanallem eins können, weiß SoftENGINE gebot“ zu lukrativen Dumpingpreisen Geschäftsführer Matthias Neumer: „Sie zunächst verlocken. Doch das Daily müssen den Arbeitsalltag vereinfachen, Business wird ziemlich schnell die Arbeitsprozesse beschleunigen und Grenzen solcher Systeme offenbaren damit den gesamten Workflow effizi- – und jede zusätzliche Nachrüstung, enter gestalten. Denn unsere Kunden Aufstockung und Veränderung kostet erwarten, dass Softwareprogramme am Ende (mehr) Geld. Da unterscheiauf Dauer Kosteneinsparungen er- det sich die IT nicht von anderen Branmöglichen.“ Sache und Vorteil einer chen. Aus diesem Grunde wurden branchenspezifischen Software, ist es, bereits über 25 BüroWARE Lösungen genau dieses Ziel zu erreichen, so sind entwickelt, die sich im Alltagstest sich Entwickler, Verkäufer und auch An- schon bewährt haben. wender einig. Exakt auf den Branchenbedarf abge- Unsere Lösungen entnehmen Sie dem stimmte Funktionen, auf den einzel- Überblick. Ein Klick und Blick in www. nen User zugeschnittene Bedienober- softengine.de/branchenloesungen. flächen, Screens und Dokumentvor- php lohnt sich!
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Highlights der BüroWARE Generation 5.3 – zum Beispiel ... BüroWARE Generation 5.3
Die neue BüroWARE Generation 5.3 hat ein ganzes Arsenal an weitreichenden Funktions- und Komforterweiterungen im Gepäck. Darüber haben wir bereits in der letzten UPDATE Ausgabe (S.4 – 6) im Detail berichtet – angefangen von den gesteigerten Möglichkeiten zur Individualisierung einer BüroWARE Lösung bis hin zu wertvollen Komfortsteigerungen. In dieser CeBIT-Ausgabe von UPDATE möchten wir beispielhaft drei weitere Highlights unserer Neuerungen herausgreifen. Neue Komfortwelten BüroWARE 5.3 erschließt neue Dimensionen hinsichtlich Funktionalität und Komfort, wie etwa durch... ► die optimierte Belegerfassung! Mussten bislang bei der Belegerfassung mehrere Masken nacheinander ausgefüllt werden – eine manchmal recht unübersichtliche Prozedur – so lassen sich nunmehr kundenindividuell alle wichtigen und interessanten Felder auf einer Maske gemeinsam unterbringen – von den Adressdaten, den Zahlungsinformationen, bis zur Artikelauswahl und der MwSt.-Darstellung. Das vereinfacht und beschleunigt die Belegerfassung rapide. Ebenso fix kann die Belegwandlung (Auftrag in Lieferschein) direkt im Beleg erfolgen. Weiteres Bonbon: Mehrere Belege lassen sich gleichzeitig nebeneinander öffnen – übersichtlich und komfortabel! ► Viele kleine, aber wertvolle Komfortsteigerungen BüroWARE 5.3 erleichtert die Arbeit und Kommunikation durch zahlreiche neue Details. Beispielsweise durch das neue „Schwarze Brett“ gleich beim Login. So erreichen Informationen den Benutzer sofort beim Programmstart. Ebenso wertvoll, gerade innerhalb großer Gebäude, ist der flexible Zugang zur eigenen Arbeitsstation. Ist User X vom Erdgeschoss in Trakt A gerade auf Etage 8 in Gebäude B, so kann er von dort aus über das Netzwerk auf dem Arbeitsplatz des Kollegen seinen eigenen BüroWARE Desktop aufrufen.
Informationen: www.softengine.de
►die rasant beschleunigte Suche Die erheblich komfortabler und differenzierter gewordene Suchtechnik der BüroWARE 5.3 ermöglicht nunmehr eine Volltextsuche mit Autovervollständigung, so u. a. auch bei den Terminbuchungen. In der Spalten-/ Tabellensuche und an vielen anderen Stellen innerhalb der BüroWARE 5.3 öffnet sich nach „Strg S“ ein neues Fenster, wo nur noch der gewünschte Begriff (bzw. mehrere) einzutragen ist, um eine Volltextsuche zu starten. Die Suchabfragen funktionieren bei 1 Millionen Datensätzen genauso schnell wie bei wenigen Datensätzen.
Layout Lagerbuchungen
Neue Suchtechnik
Layout Auftrag
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“(Sh)Optimale” Online-Lösungen Shop/Online-Lösungen
Welch große und zentrale Bedeutung die Online-Vertriebswege heute für viele Unternehmen haben, ist unübersehbar. „Alle Welt“ informiert sich und kauft heute im Internet ein, Hersteller und Vertreiber aller Branchen und Produktwelten bieten ihre Waren in Online-„Verkaufsräumen“ an – ob über eBay, Amazon oder im eigenen Webshop. Angefangen vom Zahnstocher bis hin zur Luxus-Yacht kann man inzwischen so ziemlich alles an der virtuellen Ladentheke bekommen.
Jedem das Seine Für manche Produktanbieter ist ein kleiner Webshop völlig ausreichend, für andere muss es erheblich mehr an Funktionen, Komfort, Automation und speziellen Features sein, damit der Shop funktioniert, damit der OnlineKunde optimal bedient werden kann und der eigene eCommerce-Workflow möglichst effizient abgewickelt wird. Allen Online-Händlern gemeinsam ist: Sie sollten tunlichst darauf achten, dass das gesamte ERP-System nahtlos mit dem Webshop verknüpft werden kann.
À la carte für BüroWARE Nutzer Für die unterschiedlichen Ansprüche bietet der Markt der Webshop-Anbieter die entsprechenden unterschiedlichen Lösungen. Einige, der aus unserer Sicht besten Webshop-Lösungen, haben wir hier für Sie zusammengetragen. Unsere BüroWARE Kooperationspartner im Bereich Webshop-Systeme haben für die unterschiedlichsten Anforderungen Lösungen und Schnittstellen entwickelt, um den Nutzern der BüroWARE ERPSysteme einen „(sh)optimalen“ OnlineVertrieb zu ermöglichen.
Partner & Lösungen Empfehlenswerte Webshop-Lösungen unserer BüroWARE Kooperationspartner ►CosmoShop
www.cosmoshop.de www.ems-datensysteme.de ►Electronic Sales
www.electronicsales.de www.distribution2.com ►hamann-media
www.hamann-media.de www.standardsw.com ►OXID eSales
www.oxid-esales.de www.solconnect.biz ►Pixelsun
www.pixelsun.de www.pa-teamwork.de
Der CosmoShop von der ZAUNZ Publishing GmbH ist wegen seiner Einfachheit in der Bedienung eine sehr beliebte und verbreitete Lösung. SoftENGINE Partner E.M.S. hat für den CosmoShop eine Anbindung an
die BüroWARE geschaffen. Diese Lösung wird im Paket mit den BüroWARE Lösungen als ASP-Modell (Application Server Providing) vertrieben.
Mit dem „es:shop“ bietet die ElectronicSales GmbH eine spezielle WebshopBranchenlösung für Systemhäuser und Reseller. Diese beinhaltet eine direkte Datenanbindung an große Distributoren und sorgt u.a. automatisiert dafür, dass im eShop immer die aktuellsten
Angebote der großen Lieferanten/Distriburoren (wie etwa Ingram Micro oder Actebis) unmittelbar erscheinen. Auch hierzu gibt es zukünftig die BüroWARE Schnittstelle gleich dazu, entwickelt in Zusammenarbeit mit unserem Distributor Distribution2.
Das junge Team von hamann-media hat das kostengünstige, modulare Onlineshop-System „Shopware“ entwickelt. Seine vertriebsstärkende Besonderheit: Es wurde „gezielt auf eine optimale Erfassung durch Google und andere Suchmaschinen“ hin program-
miert und bietet weitere verkaufs- und marketingaktivfördernde Features. Shopware lässt sich mit BüroWARE basic via Schnittstelle nahtlos verknüpfen.
Ob in der Professional Edition oder Enterprise Edition (speziell für den Versandhandel) – die OXID eSales Webshop-Systeme genießen einen exzellenten Ruf und sind weit verbreitet. BüroWARE Partner seidemann: solutions hat mit „sol: connect“ die Shop-
schnittstelle für BüroWARE Nutzer entwickelt.
Der Landauer eCommerce-Experte ist Entwickler des Webshops „flextor“ – ein sehr flexibles eShopsystem, das seine Stärken insbesondere bei komplexeren Projekt-Anforderungen mit detailreichen Online-Abfragen hat. Ideal geeignet ist der flextor eShop
beispielsweise für den Online-Handel mit Textilien. SoftENGINE Partner „pa teamWORK“ hat die flextor-Schnittstelle zur BüroWARE geschaffen.
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Eine sichere Vorbereitung für Bankgespräche und mehr Max!Consult
MAX! Consult ist jetzt als Ergänzung für die sichere Liquiditätsplanung in die BüroWARE integriert. Das freut Chefs, Entscheider, Finanzabteilungsleiter ... Ein fiktives Beispiel: Max Oberhaupt (MO), Inhaber der Frisiersalonkette „HAIRvorragend“, fragt den Leiter seiner Abteilung Buchhaltung/Finanz- und Rechnungswesen Erwin Argus (EA). MO: „Herr Argus, Sie wussten ja bereits, dass wir in Fleißheim demnächst eine weitere Filiale eröffnen wollen, oder?“ EA: Ja, richtig, das hatten Sie im letzten Meeting zur Finanzplanung für 2008 bereits erwähnt. MO: Hierfür benötigen wir nun für die Erstinvestitionen von der Bank noch einen größeren Kredit. Für das Bankgespräch brauche ich jetzt einige Unternehmenskennzahlen und Infos zu unserer Finanz- und Geschäftssituation. Können Sie mit unserem Steuerberater Kontakt aufnehmen, bis wann er uns die entsprechenden Zahlen und Infos übermitteln kann? EA: „Herr Oberhaupt, da habe ich eine gute Nachricht für Sie. Diese ganzen Zahlen und Infos für Analysen, Ratings und Prognosen, die die Bank sehen will, können wir neuerdings ganz schnell inhouse aus unserem System generieren.“ MO: Und wie machen Sie das, wenn ich fragen darf? Bisher mussten wir dafür schließlich immer zu unserem Steuerberater. EA: Das hat mit unserem Warenwirtschaftssystem zu tun. Wir nutzen ja die BüroWARE. Und in unserer BüroWARE Version 5.3 gibt es eine neue Lösung, die heißt MAX! Consult. Das ist eine professionelle Software für die Unternehmens- und Finanzplanung in kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Informationen: Schmale & Schweizer GbR Kaiserstraße 70 76437 - Rastatt Telefon: 07222 - 10 30 50 Telefax: 07222 - 10 30 54 Axel Schmale E-Mail: info@my-max.com www.erfolgs-programme.de
MAX! Consult Navigationsbaum
MO: Und Sie kennen sich mit dem System komplett aus? EA: Allemal gut genug, um die benötigten Zahlen aus dem System heraus zu generieren. Die Bedienbarkeit ist im Vergleich zu anderen Systemen, die ich mir mal angeschaut habe, vergleichsweise einfach. Es kommt natürlich immer drauf an, wie tief man in seinen Analysen gehen will. Aber das Grundsätzliche hat man als Excel-Kenner schnell im Griff, denn das System wurde auf Basis von Excel entwickelt. MO: Ja dann will ich Sie nicht länger aufhalten. Wann kann ich die Zahlen voraussichtlich bekommen? Ich will nämlich einen Termin bei der Bank möglichst noch in dieser Woche machen. EA: Ich denke, das sollte alles innerhalb von einem Tag erledigt werden können. Sie müssen mir nur sagen, welche Zahlen und Infos konkret benötigt werden.
MO: Prima! Die Liste mit den Datenwünschen schicke ich Ihnen gleich per Mail. Nicht nur für Betreiber von Frisiersalonketten ist die Kreditmittelbeschaffung mitunter eine sehr haarige Angelegenheit. Denn seit Basel II sitzt das Geld bei den Banken nicht mehr so locker. Um die Anlieferung valider Unternehmenskennzahlen und fundierter Prognosen kommt man als Unternehmer heutzutage im Bankgespräch nicht mehr herum, wenn es um Kredite geht. Gut, wenn man seine Liquidität da selbst jederzeit sauber im Blick hat, verlässlich planen und die eigene Situation in geforderter Form auf Knopfdruck darstellen kann. Unter www.erfolgs-programme.de ist die neue BüroWARE Ergänzungslösung, das von SoftENGINE Kooperationspartner Schmale & Schweizer entwickelt wurde, in detaillierter Beschreibung zu finden.
MO: Und damit lassen sich die von der Bank geforderten Daten bereitstellen? EA: Exakt, unter anderem dient das Tool eben genau dazu. Aber auch für Inhouse-Analysen, Vermögens-, Erfolgsund langfristige Liquiditätsplanungen. MO: Das hört sich interessant an. Können wir hiermit auch die geplanten Kosten und Erlöse der neuen Filiale mit dem System „durchspielen“, um unsere Entscheidungen absichern zu können. EA: Auch das ist mit MAX! Consult möglich. Gerne können wir das gleich einmal „durchspielen“.
MAX! Consult Planungsassistent
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Auch Romantik und Abenteuer wollen organisiert sein Das Erste Deutsche Baumhaushotel setzt auf BüroWARE®room Fallbeispiel: BüroWARE room
Umgeben von schattigen Wäldern und lichten Wiesen liegt am östlichsten Punkt Deutschlands die Kulturinsel Einsiedel: Ein ungewöhnlicher Freizeitpark ohne Karussells und Riesenräder, aber dafür mit spannenden Schatzsucherspielen, endlosen Tunneln, wilden Schaukeln, lebenden Tieren und dem Ersten Deutschen Baumhaushotel.
Das Erste Deutsche Baumhotel - Der Eingang
Insgesamt fünf Baumhäuser stehen in acht bis zehn Metern Höhe im Wald des Grüngeringelten Abenteuerfreizeitparks. Verschlungene Stege verbinden Sie mit der Feierplattform im Herzen des Hotels. Jedes Baumhaus hat seine eigene Geschichte. Die Inselgeister von Turi Sede (Kulturinsel Einsiedel) hatten es sich als Vorbesitzer sehr gemütlich gemacht. So findet man in Fionas Luftschloss Blümchentapete sowie Wand- und Deckenmalereien. Judka hat Ihr Trollfamilienhaus mit Fellen und dicken Teppichen geschmückt und in Bodelmutzens Geisterschloss geht es mystisch zu.
schaffen, auf der sich Kunst und Kultur abseits von Stadt und Dorf begegnen. Wer wie ein König wohnen will, kann das und zwar mit Stil Damit der Gast der Kulturinsel sein Abenteuer auch wirklich sorgenfrei genießen kann, setzen der Inselkönig Bergamo (Jürgen Bergmann) und sei-
ne Inselgeister beim Hotelmanagement auf BüroWARE®room. Denn auch bei einem Baumhaushotel, Erdhaus oder Tipi-Dorf muss die Reservierung klappen, muss der Inselkönig Rechnungen schreiben, seine Inselgeister pünktlich bezahlen und ordentlich Buch führen. Dafür bietet BüroWARE®room ein speziell auf die Hotelbranche abge-
Und wenn die Baumhäuser ausgebucht sein sollten, gibt es für den schläfrigen Abenteurer noch das große Erdhaus mit Lagerfeuer und Kannibalenbad, das Tipi-Dorf und das Waldsiedlum. Insgesamt bietet Turi Sede etwa 120 müden Häuptern die Gelegenheit sich auszuruhen. Weitere Infos im Netz: www.kulturinsel.com www.hotelsolution.info
Aus den Ideen der „Künstlerischen Holzgestaltung Jürgen Bergmann“ wurde diese ungewöhnliche Oase ge-
Das Erste Deutsche Baumhotel - Der Gast ist König
BüroWARE® UPDATE Fallbeispiel: BüroWARE room
Information: www.kulturinsel.com www.hotelsolution.info www.aci-dresden.de
stimmtes intelligentes Kontaktmanagement, das den Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Alle getätigten Kontakte, ob per Telefon, Fax oder E-Mail, werden zentral registriert und der entsprechenden Adresse zugeordnet – egal ob Gast, Lieferant oder Reiseunternehmen. Dank BüroWARE®room verfügt der Anwender beispielsweise schnell und bequem über alle wichtigen Informationen zu seinen Gästen. Wer wann anreist, wie lange jemand bleibt und welche Wünsche der Gast während seines Aufenthaltes äußert – keine wichtige Information geht verloren und das Gästeprofil ist schnell erstellt. Die Grundlage einer jeden Marketingstrategie. Damit lässt sich gezielter und Erfolg versprechend werben. Von der Trollpforte bis zum Fresstempel Auch im Baumhaushotel weiß man die Stärken der BüroWARE®room zu schätzen. „Die täglichen Arbeiten werden vereinfacht“, betont Dipl.-Ing. Kirk Sievert, Geschäftsführer des BüroWARE Partners ACI EDV-Systemhaus Dresden GmbH. Das Dresdner Unternehmen
hat BüroWARE®room entwickelt. „Von der Reservierung über das Einchecken bis hin zum kompletten Finanzmanagement, alles funktioniert aus einem Guss, alles wird komfortabel abgewickelt über eine durchgängige, leicht verständliche Bedienoberfläche, die man schnell im Griff hat“, verspricht der Software-Entwickler. Die Grundversion von BüroWARE®room bietet eine universell ausgestattete Spezial-
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BüroWARE room
lösung und lässt sich durch individuelle Anpassungen und Ergänzungen noch weiter auf die speziellen Anforderungen eines jedes einzelnen Hauses hin abstimmen. Das integrierte Entwicklungssystem erlaubt passgenaue Funktionserweiterungen, sobald der Bedarf es verlangt – ganz nach bekannter BüroWARE Philosophie.
OXID eFire – alle E-Commerce Services bequem unter einem Hut E-Commerce Services
Information: OXID eSales AG Bertoldstraße 48 79098 Freiburg Telefon: +49(0)761-36889-0 Telefax: +49(0)761-36889-29 E-Mail: info@oxid-esales.com www.oxid-esales.com
Wer einen Online-Shop betreibt, weiß um die Komplexität des Geschehens, um die Anforderungen und Prozesse, die wie am Schnürchen funktionieren müssen. Neben der reinen Shop-Gestaltung und den elementaren Funktionalitäten rund um Bestellen, Bezahlen, Versand, Lieferung, Lagerführung und Datenverwaltung gibt es noch einiges Wichtiges mehr zu berücksichtigen, will man erfolgreich mit dem eShop operieren. Mehr als nur ein schöner Shop ... Der Erfolg hängt maßgeblich von der Nutzung, Bereitstellung und Optimierung weiterer Möglichkeiten und der Shop-Features ab. Diese drehen sich um die Schlagworte Shop- und ProduktPräsenz bei Suchmaschinen, eBay und Affiliate-Partnern, um Kundenakquise, Kundenbindung und -pflege, Datamining, Cross-Sellings und nicht zuletzt Bonitätsprüfungen. Auf gut Deutsch: Möglichst viele Internet-User müssen den Shop möglichst gut und schnell fin-
den. Dazu ist die Präsenz an entsprechend zentralen Stellen vielfach unverzichtbar. Kunden sollten möglichst nicht wegen unnötiger Komfortmängel wie etwa eingeschränkte Auswahl bei den Zahlungsarten den Kauf woanders tätigen. Zusatzverkäufe sollen generiert werden. Und Risikominimierung ist heute im Online-Geschäft ebenfalls ein hochrelevanter Aspekt, der beachtet sein will. Ärger mit schwarzen Schafen lässt sich über Bonitätsabfragen systematisch auf ein Minimum reduzieren, indem etwa bei Negativauskünften automatisiert nur der Zahlungsweg „Vorkasse“ für betreffende Produktinteressenten angeboten wird. Es wird schnell deutlich: Das kann der Online-Shop-Betreiber unmöglich alles selbst machen. Dieses Problem hat auch Roland Fesenmayr, CEO des Freiburger Shopanbieters OXID eSales erkannt und mit seinem Team eine Service-Plattform für Webhändler entwickelt, die alle wünschensund empfehlenswerten Features und Möglichkeiten quasi „auf Knopfdruck“
via Schnittstelle verfügbar macht. Und es geht schnell! In wenigen Schritten können Händler, so Fesenmayr, Zusatzservices in ihren Shop integrieren und dadurch ihren Verkaufserfolg steigern. Neben der eBay-Integration wird auch das Bonitätsprüfungs-Portal „creditPass“ bereits von Shopbetreibern genutzt. In geringen Abständen werden nun weitere Services wie Produkt- und Preissuchmaschinen, Bonuspunkt- und Affiliate-Programme, Newsletter- und Kampagnenmanagement, On-Site Suche, Payment und Inkasso bis hin zu Shop-Controlling zur Verfügung stehen. Der Shopbetreiber kann à la carte auswählen, welche Services er in seinem Shop nutzen will. Ein wahres „eFirewerk“ an Erfolgsoptimierungsoptionen bequem unter einem Hut. Selbstverständlich unterstützt die BüroWARE Schnittstelle sol:connect der Firma seidemann: solutions auch OXID eFire.
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Die HIRSCH Bremer Reinigungs- und Recycling GmbH räumt auf Ein wichtiger Helfer: die Branchenlösung BüroWARE Recycling BüroWARE Recycling
Die „Hirsch Bremer Reinigung und Recycling GmbH“ ist mit ihren Mitarbeitern an drei Standorten in Bremen vertreten. Das inhabergeführte Unternehmen agiert in mehreren Bereichen der Entsorgungs- und Recyclingbranche zugleich. So gehören neben dem Handel mit Metallabfällen, dem Containerdienst mit Entsorgung und Recyceln von Elektronikschrott auch Abbrucharbeiten und die Gehwegreinigung zum Leistungsangebot der Hansestädter.
HIRSCH Bremer Reinigung und Recycling GmbH - Gehwegreinigung
Saubere Lösung war gefragt – auch intern Bei der Suche nach der neuen ERP Software galt es, die verschiedenen bis dahin vorhandenen „SoftwareInseln“ in einem modernen System zu vereinen. Angesichts der Dimension der Aufgabe und der zahlreichen Geschäftsfelder war schnell klar, dass hier nur eine hochleistungsfähige ausgereifte Branchenlösung in Frage kommen konnte. Beim Evaluieren der verschiedenen Systeme stellte sich jedoch ebenso schnell heraus, dass die meisten Standardbranchenlö-
sungen nicht die geforderte Flexibilität mitbrachten, die das Unternehmen unbedingt benötigt, um seine Geschäftsprozesse effizient organisieren zu können. Nur eine kam durch: BüroWARE Recycling Aus allen gesichteten Systemen blieben letzten Endes zwei Anbieter übrig, die alle benötigten Branchenbedürfnisse abdeckten und darüber hinaus auch noch die Möglichkeit boten, diese kundenindividuell anzupassen. Am Ende entschied man sich für
Information: www. hirsch-bremer.de MS Solutions GmbH Robert-Bosch-Str. 4 95369 Untersteinach Telefon: +49 (0) 9225 9514 - 0 Telefax: +49 (0) 9225 9514 - 30 E-Mail: info@ms-solutions-it.de www.ms-solutions-it.de
HIRSCH Bremer Reinigung und Recycling GmbH - Elektronikschrott
BüroWARE Recycling von BüroWARE Partner MS Solutions, da nur hier die Kombination aus Branchenfunktionen, Individualisierung und Updatefähigkeit gegeben war. Hinzu kamen die guten Erfahrungen, die andere Unternehmen aus der Branche mit BüroWARE Recycling bereits gemacht haben. Eben eine für alles Im Rahmen der Einführung der BüroWARE Recycling wurden unterschiedliche Unternehmensbereiche integriert. Es wurden die externen Standorte sowie alle Waagen angebunden und die Archivierungssoftwarelösung inoxisonARCHIVE eingeführt. Alle Datenübernahmen sowie die permanenten Schnittstellen wurden mittels der Schnittstellenentwicklungsumgebung „MS Interface“ realisiert. Mit Hilfe des Connectors zur Kommunikationsplattform Tobit David wurde auch der E-Mail- und Telefaxverkehr in BüroWARE ERP integriert. Alle Systeme sind auf einem „BüroWARE-in-a-Box“ Terminalserver zentral installiert. So freuen sich die Bremer über eine „rundum gute und saubere Lösung“. Mehr zu BüroWARE Recycling unter www.ms-solutions-it.de.
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Bravo und herzlichen Glückwunsch! Ausgezeichnet!
Informationen: seidemann: solutions GmbH Albstraße 52 72764 Reutlingen Telefon: 07121/69509-0 Telefax: 07121/69509-50 E-Mail: info@seidemann.com www.seidemann.com
Für ihr unentgeltliches kreatives Engagement zugunsten des „Reutlinger Spendenparlaments“ (www.spendenparlament-rt.de) wurde das IT-Unternehmen „seidemann: solutions“ jetzt mit dem „Mittelstandspreis für soziale Verantwortung in Baden-Württemberg“ ausgezeichnet. Der Reutlinger SoftENGINE premium Gold Partner erhielt die Silbermedaille mit dem Titel „Sozial engagiert 2007“, verliehen von Bischof Dr. Gebhard Fürst und Wirtschaftsminister Ernst Pfister. seidemann: solutions hat für das Reutlinger Spendenparlament kostenlos eine Website gestaltet und pflegt diese regelmäßig. Darüber hinaus war das Team um Philipp Seidemann bei der Gründung des Reutlinger Spendenparlaments aktiv beteiligt, durch Beratung
und Vermittlung weiterer befreundeter Firmen anderer Branchen. Wir spenden zum Gewinn dieser ehren-
werten Auszeichnung auch an dieser Stelle nochmals nachträglich unsere Anerkennung!
Gut zu wissen – wichtig zu wissen ... Gut zu wissen wichtig zu wissen ...
Immer gut aufbewahren! Unternehmen müssen geschäftsrelevante E-Mails und elektronische Belege (digital erstellte/erhaltene Rechnungen, Angebote, Lieferscheine u. a. m.) für die Finanzbehörde langfristig (10 Jahre) archivieren, und dies in vorgeschriebener Weise bez. Verfahren und Format. Nichtbeachtung wird mit empfindlichen Strafen geahndet. Mehr auf Seite 12. SPAMmaßnahme = SPARmaßnahme Nach einer Studie des Instituts für Marketing und Medien an der Universität Hamburg betragen die Bearbeitungskosten von Spam-Mails in Unternehmen pro Mitarbeiter durchschnittlich ca. 500 Euro pro Jahr. Entsprechend ist daher ein effektiver Spam-Schutz zugleich eine ebenso effektive Kostensenkungsmaßnahme.
Teures Papier Im Bereich „Belegaustausch zwischen Geschäftspartnern“ gehört das elektronische Rechnungshandling („EBPP“- Electronic Bill Presentment and Payment) als Kostensenkungsinstrument zu den großen aktuellen Themen bei Unternehmen. EBPP löst die klassische Rechnung auf Papier ab, denn Versender und Empfänger profitieren in hohem Maße von den schnelleren, sichereren und aufwandsärmeren Prozessen. Hätten Sie gedacht, dass der Empfänger von elektronischen Rechnungen sogar noch mehr von der papierlosen, medienbruchfreien Bearbeitungsmöglichkeit profitiert als der Versender? Untersuchungen vom efinancelab haben ergeben, dass eine Rechnung auf Papier Kosten zwischen 18 und 30 Euro verursacht, bis diese geprüft und bezahlt ist. Es wird günstiger für Körperschaften! Anfang November 2007 ist die Unternehmenssteuerreform mit dem Jahressteuergesetz verabschiedet worden. Zu den wichtigsten wissenswerten Neuerungen für 2008 gehören u. a.: - Senkung des Körperschaftssteuersatz wird von 25 auf 15 Prozent - Einbehaltene Gewinne werden auf Antrag (!) mit nur noch 28,25 Prozent besteuert - Die Gewerbesteuermesszahl wird für alle Unternehmen auf 3,5% festgesetzt.
Neue Richtlinien bei der Lohnsteuer Mit dem Jahr 2008 ergeben sich manch positive Veränderungen für den Lohnsteuerzahler, zum Beispiel: - Reisekosten: Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit gelten fortan allesamt als „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ und sind dementsprechend absetzbar. - Fahrten nach auswärts: Die Drei-Monats-Frist für die Anerkennung von Fahrtkosten bei längeren vorübergehenden Tätigkeiten auswärts fällt weg, nur bei den Verpflegungskosten gilt sie weiter. - Bei Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit werden auch Fahrten innerhalb der 30km-Grenze steuerlich wie Dienstreisen behandelt. So können diese mit der günstigeren Dienstreisepauschale abgerechnet werden. - Für Arbeitgeber: Der verpflichtende (ab 10 Mitarbeitern) oder freiwillige Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber entfällt ab 2008 komplett. Neues bei der Einkommenssteuer 2008 Beachtung verdienen beispielsweise folgende Punkte: - die eingeschränkte Abzugsfähigkeit von Sonderausgaben bei Versorgungsleistungen bei Vermögensübergabe - die Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (2010 werden die Lohnsteuerkarten letztmals auf Karton ausgestellt.) - die Umstellung der Kapitalertragssteuer-Anmeldung auf das elektronische Verfahren.
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Einen guten Ruf aufge“bau“t – „Lerch Bau- und Industriebedarf“... BüroWARE Rent
Die Walter Lerch Bau- und Industriebedarf GmbH & Co. KG ist seit 1975 ein erfolgreicher und etablierter Spezialanbieter für Schalungen, Gerüste und Absturzsicherungen. Die Produkte werden sowohl vermietet als auch verkauft. Dabei werden qualifizierte BERATUNG und SERVICE immer groß geschrieben. In den vergangenen Jahren hat auch der Export in fast alle Regionen der Welt einen stetigen Anteil zum Firmenerfolg beigetragen.
Walter Lerch Bau- und Industriebedarf GmbH & Co. KG
Die Schwesterfirma Thomas Lerch Bauund Industriebedarf e. K. – gegründet 1997 – vermietet und verkauft weitere Geräte und Maschinen für das Bauhaupt- und Baunebengewerbe, so u. a. Förder-, Mauer- und Sicherheitstechnik. Einen wichtigen Teilbereich bildet dabei für das im Frankfurter Stadtteil Griesheim ansässige Unternehmen das Thema Sicherheit – sowohl für die aktiv am Bau Beschäftigten als auch für Passanten, die z. B. durch Auffangschirme vor eventuell herabfallenden Gegenständen geschützt werden.
Information: Drimalski & Partner GmbH Ortesweg 11 36043 Fulda Telefon: 06 61 - 90 20 3-0 Telefax: 06 61 - 90 20 3-33 E-Mail: info@drimalski.com www.drimalski.com
Intern baut man bei Lerch auf die Branchenlösung BüroWARE RENT Eine Branchensoftware zu finden, die allen Unternehmensbereichen gerecht wird und der Unternehmensleitung die ständige Transparenz über die aktuelle Unternehmenssituation gibt, ist heute wichtiger denn je. „Unser altes System konnte unsere Anforderungen nicht mehr erfüllen“, so der Firmeninhaber und Geschäftsführer Thomas Lerch. „Die Entscheidung für ein neues Programm haben wir uns nicht leicht gemacht und uns mit einer ganzen Reihe von Systemen am Markt beschäftigt.“ Erbaulich umfassend und flexibel ... Das neue Programm sollte alle Vorteile einer Standardlösung bieten und trotzdem flexibel und leicht auf die spe-
ziellen Anforderungen hin anpassbar sein. „Besonders wichtig für uns ist die Vermietung, da diese den Großteil des Tagesgeschäfts dar- und besondere Anforderungen an ein Programm stellt. Auch alle Spezialfälle sollten dargestellt werden können, z. B. Verkäufe aus laufenden Mieten mit der Möglichkeit der automatisierten Mietanrechnung sowie die automatische Aufteilung von Rücklieferungen auf verschiedene Vorgänge. Gleichzeitig wollten wir ein optimales CRM, eine einfache Schnittstelle zu MS Office sowie alle Dokumente direkt aus dem Programm heraus faxen oder per E-Mail versenden. Mit BüroWARE RENT haben wir die optimale Lösung gefunden. Die meisten unserer Anforderungen waren bereits im Standard realisiert, denn die BüroWARE RENT wurde aus der Praxis der Baumaschinen- und Baugerätevermietung heraus entwickelt und umfasst alle Funktionen des täglichen Ablaufs. ... auch bei Sonderwünschen Unsere zusätzlichen Anforderungen trafen auf sehr positive Resonanz beim BüroWARE Partner Drimalski & Partner GmbH aus Fulda. Das Team kannte unsere Branche schon sehr gut, da konnten wir auf einer Ebene diskutieren. Wir hatten uns vor der Entscheidung viele andere Lösungen angeschaut, die waren als Standardlösung entweder zu unflexibel oder als Individualsoftware
noch weit von dem entfernt, was in BüroWARE RENT schon längst realisiert war. Da hätten wir die Katze im Sack gekauft“, schmunzelt Thomas Lerch, „und die Kosten waren unüberschaubar“. Hat sich gelohnt! Nach einem Jahr BüroWARE Erfahrung zieht der Geschäftsführer eine überaus positive Bilanz: „Meinen Mitarbeitern und mir ging die Arbeit schon kurz nach der Einführung einfach von der Hand. Vieles geht wesentlich schneller als früher. Und wenn es doch mal Probleme gibt, finden wir gemeinsam mit Drimalski schnell eine Lösung, sie sind immer für uns da.“ „Das Beste ist: Bei uns kommen jeden Tag neue Anforderungen und Wünsche dazu, die von Drimalski kontinuierlich im Standard umgesetzt werden, um das Programm noch attraktiver zu machen. BüroWARE RENT von Drimalski & Partner basiert auf dem Standard ERP-System BüroWARE der Firma SoftENGINE. Dadurch ist aus unserer Sicht auch künftig eine breite Produktweiterentwicklung garantiert, von der wir profitieren.“, merkt Thomas Lerch an. Weiterführende Informationen zu BüroWARE RENT unter www.drimalski. com.
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„Läuft wie geschmiert“ – die elektronische Rechnungsstellung mit „maxx Portal“ bei der Edgar Schall GmbH eBilling Lösungen
Der Vertrieb von Castrol Schmierstoffen und DELO Industrieklebstoffen sind das Kerngeschäft der Edgar Schall GmbH aus Offenbach. Als offizieller „Castrol Service Center Südwest“ und DELO Stützpunkthändler verfügt Schall über einen eigenes Lager von Schmier- & Klebstoffen und beliefert Kunden aus ganz Südwestdeutschland mit dem hauseigenem Fuhrpark und Paketdienst. Im Jahr 1991 als Handelsvertretung gegründet, beschäftigt die heutige GmbH durchschnittlich ca. 60 Mitarbeiter, davon 30 festangestellt und 30 als Aushilfskräfte.
Schmieren, kleben, ... Vorteil für die Kunden der Offenbacher ist, so Geschäftsführer Edgar Schall: „Markenprodukte und Service gibt´s bei uns aus einer Hand. Ob Bestellung, Beratung bei speziellen Problemen oder Service vor Ort – unsere Ansprechpartner sind stets für unsere Kunden da. Dies gilt auch für generelle Fragen zum Thema ‚Schmierstoffe’, die oft die wirtschaftliche Fertigung, Arbeitssicherheit oder Umweltverträglichkeit betreffen.
Information: www.gotomaxx.de
... und alles, was dazu gehört Die Edgar Schall GmbH liefert nicht nur Produkte, sondern übernimmt „auch die gesamte technische Betreuung im Bereich Kühlschmierstoffe, d.h. die technische Überwachung sowie die Reinigung der Kühlschmierstoffbehälter und Umlaufsysteme“, erläutert Schall. Neben den genannten Unernehmensschwerpunkten gehört seit kurzem auch die industrielle robotergestützte Lohnverklebung zum Leistungsangebot. Aber die Rechnungen kommen digital ... Seit kurzem nutzt Schall für die Rechnungsstellung an Kunden den
elektronischen Weg und setzt dabei auf das maxx PORTAL XML inklusive eingebundener Signaturlösung für die rechtssichere Rechnungsbereitstellung (EBPP). Und das „läuft wie geschmiert“, freut man sich dort über „die einfachere und schnellere Rechnungsstellung und die beträchtlichen Kosteneinsparungen.“ Aber auch die „guten Anpassungsmöglichkeiten des Portals hinsichtlich Optik und Funktionalität“ werden als Vorteil der gotomaxx Lösung hervorgehoben. Das maxx PORTAL XML erlaubt die Integration der Firmenoptik in die automatisiert erzeugten elektronischen Belege. Alternativ zur Bereitstellung der Rechnungsbelege auf dem Portal bietet die gotomaxx Lösung auch die Möglichkeit, Rechnungen rechtssicher signiert im PDF-Format per E-Mail zu versenden. Der Tippp kam von MS Solutions In Kontakt mit dem maxx PORTAL XML kam Schall über die Empfehlung des betreuenden IT-Unternehmens „MS Soltution“ aus Untersteinach bei Kulmbach. MS Solution Geschäftsführer Christian Müller hatte mit seinem Team bei Schall auch die ERP-Branchen-
Edgar Schall GmbH
lösung BüroWARE Oil implementiert und „uns die Integration der flexibel nutzbaren gotomaxx Lösung aufgrund der genannten Vorteile empfohlen“, berichtet Edgar Schall. „Und wir können heute nur sagen: Das war ein sehr guter Tipp.“ Neben maxx PORTAL XML für den digitalen Belegversand nutzt die Edgar Schall GmbH auch maxx ARCHIV, die gotomaxx Lösung für die rechtskonforme Langzeitaufbewahrung von elektronischen Belegen sowie den maxx PDFMAILER Server zur unternehmensweiten Erstellung und Versendung von Angeboten und Auftragsbestätigungen per PDF.
Edgar Schall GmbH
BüroWARE® UPDATE
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Leseranschrift: SoftENGINE GmbH Alte Bundesstraße 10,16 76846 Hauenstein Telefon 0 63 92. 9 95 - 0 Telefax 0 63 92. 9 95 - 5 99 E-Mail info@softengine.de www.softengine.de
SoftENGINE GmbH • Alte Bundesstraße 10,16 • 76846 Hauenstein
Termine 2008! SoftENGINE und BüroWARE auf Messen ... Termine 2008
Besuchen Sie uns und unsere Partner auf einer der Messen, an denen wir in 2008 als Aussteller teilnehmen! Hier bietet sich immer eine ideale Gelegenheit zum persönlichen Gespräch und zum Kennenlernen der zahlreichen BüroWARE Lösungen, AddOn-Produkte und weiterer Lösungen unserer Kooperationspartner. Wir freuen uns auf Ihren Besuch am Messestand!
16.03. - 18.03.2008 25.09. - 27.09.2008 26.09. - 27.09.2008 28.09. - 01.10.2008 01.10. - 02.10.2008 15.10. - 18.10.2008 21.10. - 24.10.2008 21.10. - 25.10.2008 12.11. - 14.11.2008
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Die Pflicht ruft! Elektronische Belege sind form(at)gerecht zu archivieren. Der kommende Standard: „PDF/A“ Der kommende Standard: PDF/A
Informationen: www.gotomaxx.de
PDF/A
Competence Center
Es ist bekannt: Unternehmen müssen geschäftsrelevante Dokumente langfristig zugriffsbereit archivieren. Früher geschah dies ausschließlich in Papierform und füllte ganze Aktenordnerschränke. Heute müssen elektronische Belege für die Finanzbehörde in einem digitalen Archiv über 10 Jahre abrufbereit bleiben, archiviert in einem vorgeschriebenen Format. Hier zeichnet sich die PDF-Formatvariante „PDF/A“ als neuer ISO-Standard für die elektronische Langzeit-Archivierung ab. Bei gotomaxx jetzt auch Standard Aus diesem Grund hat SoftENGINE Entwicklungspartner gotomaxx jetzt seine komplette PDF-Produktpalette auch mit der Formatoption „PDF/A“ ausgestattet. Unternehmen haben so mit den gotomaxx Lösungen die gesamte Palette der benötigten Funktionen verfügbar, um Belege direkt als PDF/A-Datei zu erzeugen, zu versenden, zu signieren und zu archivieren. Mit maxx PDFMAILER XML steht ein
umfassendes Outputmanagement inkl. PDF/A-Konverter zur Verfügung, mit maxx PORTAL XML das komfortable Onlineportal zur rechtssicheren Bereitstellung von PDF/A-konformen Belegen über das Internet. Und mit maxx ARCHIV Mail & Print ist zugleich eine PDF/A-konforme Archivierungslösung an Bord. Durch diese Erweiterung um die PDF/A-Komponente sind die gotomaxx Lösungen für das elektronische Rechnungshandling (EBPP) zugleich up to date in Sachen „rechtsgültige Archivierung“. Besser gleich alles richtig machen! Apropos „Archivierungspflicht für elektronische Dokumente“ im Ganzen: Diese fordert von Unternehmen die präzise Einhaltung umfassender Auflagen. Und empfindliche Strafen drohen bei Nichteinhaltung. Hier schützt Unwissenheit nicht vor Strafe. Es genügt bei Weitem nicht, die Belege einfach wie gewohnt zu speichern und in einem Dateiordner zu sammeln. „Die Sache ist weitaus
anspruchsvoller und verlangt eine umfassende professionelle Lösung“, erläutert SoftENGINE Geschäftsführer Matthias Neumer. „Diese Lösung sollte möglichst alle erforderlichen Einzelanforderungen und Steps der Prozesskette automatisiert in einem Workflow abdecken. Ein Flickwerk aus Einzellösungen für die verschiedenen Aufgaben ist nicht nur aufwändiger und anfälliger, sondern unterm Strich meist bedeutend teurer.“ Alles in einem Daher hat sich gotomaxx auf die Entwicklung eines Gesamtsystems konzentriert, das alles leistet, was Unternehmen für die saubere Abwicklung des Belegversandes und des vorgeschriebenen elektronischen Archivierungsprozesses benötigen. Und da gehört eben auch die PDF/A-Option als ein kommender Standard dazu. Gut für den Anwender.