Ausgabe 2011
Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte
gotomaxx live
Referenz
eSignatur
Öko-Logos
Referenz
Rechnungsversand
papierfrei ÖKOSIEGEL
gotomaxx als Aussteller auf der CeBIT und der SoftENGINE Business Convention
Bürokavalier EdelmannMit der E-Rechnung in den verdienten Feierabend
Portokosten nicht nur senken, sondern komplett einsparen
elektronische Rechnungen- der Umwelt zuliebe
Dirty Jerz GmbHDie Rechnung zum Shirt kommt aus dem Internet
Sehr geehrte Leserinnen und Leser, sehr geehrte Anwender/innen der gotomaxx Produkte, unsere Umwelt ist ein hohes Gut. Sie ist unersetzlich und sollte uns deshalb besonders am Herzen liegen. Das gilt nicht nur für Verbraucher, sondern auch für Organisationen.
von Unternehmen, Organisationen und Behörden schlummern, überflüssig. Offene Formate – wie etwa PDF – sorgen dafür, dass man die Daten auch noch Jahre später auf den unterschiedlichsten Endgeräten lesen kann.
Bei den großen Themen ist unser Umweltbewusstsein bereits ausgeprägt: Wir trennen unseren Müll, fil- Die Lösungen von gotomaxx sind tern Emissionen und schaffen Atom- nicht nur einfach zu nutzen, sie sind kraftwerke ab. Doch Umweltschutz – wie der PDFMAILER Free und der fängt bei kleinen Dingen an. So ist Signaturdienst signaturen-kostenfrei. jedes Blatt Papier immer auch eine de – teilweise sogar gratis. Einfacher Ressource. Deshalb ist es so wichtig, kann Umweltschutz kaum funktioniemöglichst wenig davon zu verbrau- ren. chen. Und weil das so ist, gibt es von Mit elektronischen Dokumenten und gotomaxx zwei neue Öko-Siegel. Auf E-Rechnungen wird ein großer Teil Geschäftspapier oder Webseiten der Papierberge, die in den Archiven platziert, werben sie für die Umwelt-
freundlichkeit elektronischer Dokumente. Unternehmen und Organisationen unterstreichen damit ihr Umweltbewusstsein und regen Geschäftspartner sowie Verbraucher zum Mitmachen an. Wir hoffen, auf diese Weise noch mehr Menschen für diese Idee zu gewinnen. Machen Sie mit und schützen Sie mit gotomaxx die Umwelt! Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen
Matthias Neumer Inhaber gotomaxx software GmbH
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gotomaxx auf der SoftENGINE Business Convention 2011 Im Bann der Signatur SoftENGINE Business Convention 2011
Dass elektronische Rechnungen helfen, Geld zu sparen, ist allgemein bekannt. Dass sich damit die Kosten der Rechnungsstellung komplett einsparen lassen, ist hingegen neu. Kein Wunder, dass der Gratis-Signaturdienst signaturen-kostenfrei.de bei seiner Premiere auf der SoftENGINE Business Convention auf großes Interesse stieß.
Auch wenn sich die konjunkturelle Lage deutlich verbessert hat, stehen viele Branchen unter einem enormen Wettbewerbsdruck. Lösungen, mit denen sich Geschäftsprozesse effizienter und kostengünstiger gestalten lassen, gehörten daher zu den Trendthemen der diesjährigen SoftENGINE Business Convention.
Dabei rücken vor allem Verwaltungsprozesse verstärkt in den Fokus. Gerade in den oft aufwendigen, papierbasierten Abläufen steckt ein enormes Rationalisierungspotenzial. Reges Interesse an GratisE-Rechnungen Entsprechend hoch war das Interesse an den gotomaxx Produkten eRechnungsportal für den signierten, rechtssicheren Rechnungsversand und PDFMAILER für den elektronischen
Belegaustausch. Den meisten Zuspruch erhielt jedoch der kostenfreie Signaturdienst signaturen-kostenfrei. de. Dabei handelt es sich um ein Add-on zum PDFMAILER, das erstmals auf der Business Convention der Öffentlichkeit vorgestellt wurde. Der werbefinanzierte Service funktioniert auch mit der Gratis-Version von PDFMAILER. „Mit gängigen E-Rechnungs-Angeboten können Unternehmen ihre Abrechnungskosten lediglich senken. Bei signaturen-kostenfrei.de entfallen sie komplett“, betont Simon Götz, Technical Consultant bei der gotomaxx GmbH, den Unterschied. Wie gut die Idee bei den Kongressbesuchern ankam, zeigten die vielen Neuanmeldungen. So einfach wie ausdrucken Beim gotomaxx Vortrag im Plenum des IT-Kongresses ging es nicht nur um die
Kosten des elektronischen Rechnungsversands, sondern vor allem um die einfache Handhabung. Bei der Live-Demo benötigte Simon Götz nur wenige Klicks, um eine Rechnung ins PDF-Format zu konvertieren und mit der erforderlichen Signatur im eRechnungsportal bereitzustellen. „Im Zusammenspiel mit dem PDFMAILER funktioniert signaturen-kostenfrei.de wie ein Druckertreiber. Anwender können die Software selbst installieren und aus jedem Programm heraus einsetzen“, erklärt der gotomaxx Produktmanager. Dabei sei es völlig egal, ob die Rechnungen mit einer betriebswirtschaftlichen Software oder einer Textverarbeitung erstellt werden. Der Signaturprozess bleibt der gleiche. So einfach kann es sein, Kosten zu senken.
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Mit der E-Rechnung in den verdienten Feierabend Referenz: Bürokavalier
Als Werner Edelmann seinen Versandhandel Bürokavalier gründete, ahnte er noch nichts von seinem rasanten Geschäftserfolg. Kurze Zeit später verhagelte ihm das stetig steigende Rechnungsvolumen regelmäßig den Feierabend. Mithilfe der gotomaxx eRechnung gelang es ihm, die Abrechnung weitgehend zu automatisieren. Heute kann er sich nach Geschäftsschluss wieder anderen Dingen widmen. Das kostete viel Zeit und noch mehr Geld. Und abends musste ich oft bangen, ob ich den Rechnungslauf rechtzeitig schaffe“, erinnert sich Werner Edelmann. Durch Recherchen stieß er auf die gotomaxx eRechnung und stellt seitdem den Rechnungsversand schrittweise auf die elektronische Rechnung um. Die Befürchtung, dass seine Kunden die elektronische Rechnung nicht annehmen würden, bewahrheitete sich nicht. Im Gegenteil. Mit seiner Leselupe bewaffnet beugte sich Werner Edelmann über die Broschüre mit dem vielsagenden Titel „Steuertipps für behinderte Menschen“ und stockte plötzlich. Dort stand, dass blinde Unternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind. Das brachte den sehbehinderten Verkäufer aus der Büroartikelwirtschaft auf eine Idee:
weiter verrechnen können, wie etwa Bildungseinrichtungen und Verbände e.V., soziale Träger oder das Gesundheitswesen. Das Konzept schlug sofort ein. Bereits im Gründungsjahr stand Werner Edelmann vor einem Wachstumsproblem: Wie sollte er nur die rasant steigende Auftragszahl auf Dauer bewältigen?
Der Steuervorteil würde es ihm erlauben, hochwertige Produkte mit professioneller Beratung und gutem Service zu kombinieren – und trotzdem wettbewerbsfähig zu sein. Kurzerhand gründete er den auf Bürobedarf und Gebäudeausstattung spezialisierten Versandhandel Bürokavalier. Seine Zielgruppe: Institutionen, die ihre Vorsteuer nicht ans Finanzamt
Rechnungsstellung schnell gemacht Er tat das, was die meisten Manager tun: Er suchte nach Wegen, seine Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Besonders fiel ihm dabei der hohe manuelle Aufwand für die Rechnungsstellung auf. „Ich habe die Rechnungen zu hunderten gedruckt, eingetütet, frankiert und zur Post gebracht – und das alles ohne Auto.
Impressum
maxximum November 2011
Auflage: 5.000 Erscheinungsweise: 2 x pro Jahr Herausgeber: gotomaxx software GmbH Alte Bundesstr. 10/16 76846 Hauenstein Tel: 0049-6392-995 100 Fax: 0049-6392-995 599 E-Mail: presse@gotomaxx.de Internet: www.gotomaxx.de
Konzeption / Realisation: Matthias Neumer, Corinna Müller, Eva Stadelmann, gotomaxx GmbH Layout / Grafik: DotCom Internet Consulting Fotos: Hersteller, Bildarchive Die Inhalte dieser Seiten wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine
30 Kunden erhalten Ihre Rechnungen mittlerweile per E-Mail – und täglich kommen drei neue dazu. „Die gotomaxx eRechnung war schnell installiert, arbeitet zuverlässig und versteht sich mit allen gängigen Windows-Programmen“, begründet der Bürokavalier-Chef die Produktwahl. Bessere Work-Life-Balance Mit der elektronischen Rechnung gelang es Werner Edelmann, die Laufzeit der Rechnungsstellung erheblich zu reduzieren. Da keine Materialund Portokosten anfallen, sanken gleichzeitig die Prozesskosten. Die eingesparte Arbeitszeit investiert er heute in den Ausbau seines Geschäfts. „Die E-Rechnung hat ein innovatives, fortschrittliches Image. Und sie ist für behinderte Menschen barrierefrei“, freut sich Werner Edelmann.
Gewähr übernehmen. Alle im Text erwähnten Produktnamen oder -bezeichnungen sind geschützte Markenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber. Der Nachdruck von Texten ist nur nach Rücksprache mit gotomaxx erlaubt. © by gotomaxx GmbH Fragen oder Anregungen? presse@gotomaxx.de
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E-Rechnung für lau signaturenkostenfrei.de
Die Verwaltung birgt erstaunliche Sparpotenziale. Besonders hohe Kosten verursacht der traditionelle Rechnungsversand mit seinen vielen Arbeitsschritten. Sie lassen sich mit dem Gratis-Signaturdienst signaturen-kostenfrei.de nicht nur senken, sondern sogar komplett einsparen. Man kann es also drehen und wenden, wie man will: Ganz ungeschoren kommt man bei der Rechnungsstellung nicht davon. Anders sieht es beim GratisSignaturdienst signaturen-kostenfrei.de aus. Der Service ist kostenlos, schnell installiert und leicht zu bedienen. Einfach zu bedienen Die Verbindung zu Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und kaufmännischer Software schafft der PDFMAILER. Um eine Rechnung zu signieren, genügt es, die betreffende Option im Druckdialog des PDF-Konverters auszuwählen. Anschließend wird das Dokument ins PDF-Format konvertiert, dem gotomaxx eRechnungsportal übergeben, dort signiert und zur Abholung bereitgestellt. Der Rechnungsempfänger erhält per E-Mail einen Link, über den sich die signierte E-Rechnung herunterladen lässt. Im Unterschied zur kostenpflichtigen gotomaxx eRechnung ist signaturenkostenfrei.de werbefinanziert. Der Signaturdienst lässt sich mit allen Versionen des PDFMAILERS nutzen – auch mit dem PDFMAILER FREE. Fazit Am aufwendigsten ist bei signaturenkostenfrei.de die schriftliche Anmeldung. Im Betriebsalltag ist der Service ebenso einfach wie der Druck auf Papier – keine umständliche Installation, kein Einarbeiten in neue Abläufe. Freiberufler, kleine und mittelständische Betriebe können auf diese Weise mühelos die Nebenkosten der Rechnungsstellung komplett einsparen. Wenn sich Unternehmen, Freiberufler oder Selbstständige die verauslagte Umsatzsteuer vom Finanzamt wieder holen wollen, müssen sie bestimmte Regeln einhalten. So sollten Rechnungen den formellen Anforderungen der Finanzbehörden entsprechen. Bei elektronischen Rechnungen wird zusätzlich ein Authentizitätsnachweis erwartet. Das ist in der Regel eine rechtlich anerkannte Signatur. Hierfür ist eine aufwendige
Sicherheits-Infrastruktur erforderlich, die sich nur für sehr große Unternehmen rentiert. Für alle anderen gibt es Dienstleister. Kostenlose Signaturen Mit elektronischen Rechnungen entfallen zwar Material-, Porto- und ein Teil der Prozesskosten, doch an deren Stelle rücken Transaktionsgebühren sowie mitunter auch Lizenz- und Implementierungskosten. Hinzu kommt eine mitunter langfristige Vertragsbindung.
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Die Rechnung zum Shirt kommt aus dem Internet Referenz: Dirty Jerz
Das Modeunternehmen Dirty Jerz GmbH investierte viel Zeit in den traditionellen Rechnungsversand. Der Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung entlastete die Mitarbeiter und half dem Unternehmen, Versandkosten zu sparen. Heute laden rund 300 Kunden ihre Rechnung aus dem gotomaxx eRechnungsportal herunter – und das, sooft sie wollen.
Als Marc Ecko Mitte der achtziger Jahre in der Garage seiner Eltern zum Spaß ein paar T-Shirts mit Graffiti verschönerte, ahnte er vermutlich nicht, dass daraus zwei Jahrzehnte später eines der erfolgreichsten Modeunternehmen für Streetwear entstehen sollte. Labels wie „*eckō unltd.“, „Zoo York“ oder „Cut&Sew“ stehen für das Lebensgefühl mehrerer Generationen – eine gute Mischung aus Underground und Subkultur, gerne etwas provokant. Marc Ecko verkauft in 45 Länder und erzielte 2004 einen Umsatz von rund einer Milliarde Euro. Die Tochtergesellschaft Dirty Jerz GmbH mit Sitz in München ist für den Vertrieb sowie die Produkt- und Markenpflege aller Marken der Marc Ecko Enterprises in Zentral- und Osteuropa zuständig. Das Modeunternehmen bedient im Wholesale-Bereich die unterschiedlichsten Kunden, von großen Katalog-Versandhäusern bis zum kleinen Hip-Hop-Store. Im eigenen Retail setzt sie dabei auf einen Mix aus eigenen Marken-Stores,
innovativen Betreiber-Partnermodellen, Outlets und Online-Stores. Kosten sparen leicht gemacht Rechnungen und Auftragsbestätigungen versendete Dirty Jerz lange Zeit – entgegen dem Markenimage – eher konservativ: mit der Post. „Wir haben die Papiere fleißig gefaltet, eingetütet, frankiert und zur Post geschleppt“, erinnert sich Christian Krieger, Geschäftsführer bei Dirty Jerz. Ein aufwendiges, teures und entsprechend langatmiges Verfahren. Das Modeunternehmen suchte deshalb nach einer Option, den Prozess der Rechnungsstellung zu automatisieren. Die Technologie sollte nicht nur einfach zu bedienen und kostengünstig, sondern auch beherrschbar sein. Dirty Jerz entschied sich für die gotomaxx eRechnung. Der Signaturdienst klinkt sich wie ein Druckertreiber in das Windows-Betriebssystem ein und lässt sich unabhängig von der eingesetzten Software nutzen. Beim „Druck“ werden die Rechnungen in ein PDF konvertiert, dem
gotomaxx eRechnungsportal übergeben, dort signiert und den Kunden zum Download bereitgestellt. Ein simples Verfahren, über das Dirty Jerz heute mehr als 300 Geschäftspartner abrechnet. „Mit der gotomaxx eRechnung sparen wir Zeit und Geld. Ebenso wichtig ist jedoch, dass wir unseren Kunden einen besseren Service bieten“, unterstreicht Christian Krieger. Da die Auftragsbestätigungen und Rechnungen im Rechnungsportal online archiviert werden, sind sie permanent „griffbereit“ und lassen sich bei Verlust jederzeit erneut herunterladen. Rentable Investition Für Dirty Jerz hat sich der Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung binnen kürzester Zeit rentiert. „Sinkende Kosten und die steigende Produktivität bei der Faktura sind entscheidende Pluspunkte. Die gesparte Zeit ist in anderen Bereichen sinnvoller investiert. Und auch unser Customer Service wurde deutlich entlastet“, freut sich Geschäftsführer Krieger.
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Der Umwelt zuliebe Papierfreier Rechnungsversand
Die Umwelt steht in Deutschland hoch im Kurs. Grüne Technologien werden von Verbrauchern und Geschäftspartnern wohlwollend zur Kenntnis genommen. gotomaxx wirbt deshalb mit zwei neuen ÖkoLogos für die Akzeptanz elektronischer Rechnungen.
Rechnungsversand
papierfrei ÖKOSIEGEL Vielen Menschen liegen wohl vor allem drei Dinge am Herzen: Kinder, Tiere und der Umweltschutz. Wer hier mit guten Nachrichten punkten kann, bleibt bei Geschäftspartnern positiv in Erinnerung. In Ermangelung thematischer Nähe tun sich viele Unternehmen damit allerdings schwer. Doch zum Umweltschutz kann jeder etwas beitragen.
Weitere Informationen: www.gotomaxx.com/ PDFMAILER-Oekologos
Ineffiziente Prozesse belasten die Umwelt Ein gutes Beispiel hierfür ist der Papierverbrauch: In Deutschland beläuft sich der jährliche Bedarf auf rund 23 Millionen Tonnen. Statistisch gesehen verbraucht jeder Deutsche damit etwa 243 Kilo Papier pro Jahr. Tatsächlich entfällt der größte Teil des Volumens auf Unternehmen, Organisationen und Behörden. Schuld daran sind vor allem mangelndes Problembewusstsein und ineffiziente, papierbasierte Geschäftsprozesse.
Eine unbefriedigende Situation, die unsere Umwelt belastet: Mit der wachsenden Nachfrage nach Holz steigt die weltweite Rodung der Wälder. Schon jetzt sind 18 Prozent der Kohlendioxid-Emissionen auf den Rückgang der Waldgebiete zurückzuführen. Hinzu kommen umweltbelastende Produktionsverfahren, bei denen unter anderem Chlor und chemische Aufheller eingesetzt werden. Öko-Logos als Botschafter Ein probates Mittel im Kampf gegen Papierberge sind elektronische Rechnungen. Sie helfen nicht nur, Papier zu sparen, sondern lassen sich auch wesentlich effektiver verarbeiten und recherchieren. Und, was noch wichtiger ist: Die elektronische Rechnungsstellung ist mit wenig Aufwand realisiert. Zugunsten der Umwelt auf digitale Workflows umzusteigen, ist jedoch nur eine Seite der Medaille. Ebenso wichtig ist es, über den
Schritt zu reden, um Geschäftspartner aufzuklären und Verbraucher zum Nachahmen zu animieren. „Der Umweltschutz genießt bei uns einen hohen Stellenwert. Unternehmen, die sich entsprechend verhalten, sammeln Sympathiepunkte. Große Werbekampagnen sind hierfür gar nicht nötig, oft reichen kleine Denkanstöße bereits aus“, unterstreicht Matthias Neumer, Geschäftsführer von gotomaxx. Besonders gut für den Transport einfacher Botschaften eignen sich Siegel. gotomaxx entwickelte gleich zwei ÖkoLogos: eines für Unternehmen, die vollständig auf den papierlosen Rechnungsversand umgestiegen sind und eines für jene, die teilweise noch papierbasiert arbeiten. Umweltfreundlich und fortschrittlich Auf der Unternehmenswebseite, in Firmenpräsentationen oder auf Briefformularen platziert, betonen die Öko-Logos den umweltfreundlichen Charakter der E-Rechnung. Das positive Image der „grünen Technologie“ strahlt dabei auch auf das jeweilige Unternehmen aus. „ERechnungen gelten nicht nur als umweltverträglich, sondern wirken gleichzeitig modern, kompetent und effizient“, betont Matthias Neumer. Anwender der gotomaxx eRechnung können die gotomaxx Öko-Logos ab sofort kostenfrei nutzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Internet unter www.gotomaxx.de.
Rechnungsversand
papierfrei ÖKOSIEGEL
gotomaxx auf der CeBIT 2012 (6.-10. März 2012) Mehr Effizienz in der Verwaltung CeBIT 2012
Der Kostendruck zwingt Unternehmen zu mehr Verwaltungseffizienz. Auf der CeBIT 2012 präsentiert gotomaxx mit dem PDFMAILER, dem eRechnungsportal und dem neuen Signaturdienst signaturenkostenfrei.de gleich drei Lösungen für einen schnellen, kostengünstigen und einfachen Umstieg auf elektronische Geschäftsprozesse.
Der erste Höhepunkt des neuen Jahres ist traditionell die CeBIT im März. Als Stammgast der weltgrößten IT-Fachmesse ist gotomaxx auch nächstes Jahr
wieder dabei. „Die CeBIT ist für uns eine gute Gelegenheit, neue Technologien einem breiten Publikum vorzustellen. Sie gehört zu den wichtigsten Terminen
im Messekalender“, erklärt Johannes Bisson, Technical Consultant bei der gotomaxx GmbH. Mit an Bord sind diesmal nicht nur die aktuellen Versionen
Seite 7 2011 des PDFMAILERS und des gotomaxx eRechnungsportals, sondern auch der Gratis-Signaturdienst signaturenkostenfrei.de. Der neue Service steht auf der CeBIT erstmals im Rampenlicht einer internationalen Fachmesse.
Weitere Informationen: CeBIT 2012 - Halle 5 / Stand D18
Weder bei der Installation noch bei Einrichtung und Betrieb ist der Rückgriff auf Spezialisten erforderlich:
Elektronische Dokumente liegen im Trend Schwerpunkt des Messeauftritts ist die Effizienz in der Verwaltung. Der stete Kostendruck zwingt viele Unternehmen dazu, eingespielte Arbeitsabläufe neu zu überdenken.
• Der PDFMAILER verwandelt Dokumente aller Art ins PDF-Format. Er ist mit zahlreichen Businessfunktionen ausgestattet. Hierzu gehören beispielsweise der direkte E-MailVersand, die Massenverarbeitung großer Dokumentenvolumen oder die automatische Zuweisung elektronischer Briefbögen bei der PDFErstellung.
Zur Disposition stehen vor allem papierlastige Verfahren wie etwa die Rechnungsstellung oder die schriftliche Kommunikation per Fax und Brief. Schnellere Hardware, die einfache Handhabung und ein zunehmend entspanntes Verhältnis zu Online-Diensten haben in den letzten Jahren die Akzeptanz elektronischer Dokumente deutlich erhöht.
• Über das gotomaxx eRechnungsportal lassen sich rechtssicher signierte Rechnungen erstellen. Die signierten Rechnungen werden im eRechnungsportal veröffentlicht und können von Geschäftspartnern heruntergeladen werden. Die mitgelieferten Rechnungsdaten lassen sich direkt in der Unternehmenssoftware weiterverarbeiten.
Auf der CeBIT demonstriert gotomaxx einfache Lösungen für die Umstellung auf elektronische Geschäftsprozesse.
• Der Gratis-Signaturdienst signaturen-kostenfrei.de ist die diesjährige Messeneuheit. Der werbefinanzierte
Service erlaubt speziell Freiberuflern und kleinen Betrieben einen bequemen Einstieg in die E-Rechnung – ohne finanzielle Risiken. Die gotomaxx GmbH stellt gemeinsam mit SoftENGINE in der Halle 5 am Stand D18 aus.
Mit PDFMAILER mehr aus der ERP-, CRM- und WawiSoftware holen Mehr aus der ERP, CRM und Wawi
Die PDF-Erstellung in Verbindung mit einer Business-Software ist komplexer als „nur“ eine PDF-Datei zu erzeugen.
Alleine der Aufwand, um der PDF-Datei einen Namen zu geben und diese an einem dafür vorgesehenen Ort abzulegen oder zu archivieren, sind wiederkehrende Arbeitsschritte, die aufwendig, nervig und fehleranfällig sind.
Noch komplexer wird es, wenn die Datei als PDF-Angebot, PDF-Mahnung oder PDF-Rechnung an einen Kunden versendet werden soll. Dann wird es erforderlich, eine Email zu schreiben, die E-Mail Adresse einzufügen, den Betreff zu formulieren, den Bodytext zu erstellen und die PDF-Datei an die Mail anzuhängen. Letztlich alles Standardvorgänge, die Zeit, Geld und Nerven kosten.
Weitere Informationen: www.gotomaxx.com /PDFMAILER-ERP
PDFMAILER kann diese Vorgänge automatisieren. Die Datei wird einfach per Druckjob automatisiert benannt und am vorgesehenen Ort abgelegt oder archiviert.
Beim Mailversand wird während des Druckvorgangs die korrekte E-Mail Adresse aus der Warenwirtschaft übernommen, der Betreff eingebunden und der Bodytext erstellt. Der Versand kann ohne Benutzereingriff oder per „Send“-Button im E-Mailclient erfolgen.
Unter dem Strich - PDFMAILER optimiert die Vorgänge rund um die Druckausgabe aus jeder Software, spart so Zeit und reduziert Fehler. Egal, ob auf einem Arbeitsplatz oder als kostengünstige Serverlösung für alle PC-Arbeitsplätze in einem Netzwerk.
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Lieferantenanbindung mit minimalem Aufwand Referenz: Gaster Wellpappe
Sichere Verpackungen für sensible Produkte und Teile sind das Metier der Gaster Wellpappe GmbH & Co. KG. Als der schwedische Industriekonzern ABB um elektronische Rechnungsstellung bat, ließ sich der kundenorientierte Produktionsbetrieb nicht lange bitten. Heute profitieren Mitarbeiter und Unternehmen von der einfachen Handhabung und den niedrigen Kosten. In der globalen, arbeitsteiligen Wirtschaft legen Produkte und Teile oft lange Strecken zurück. Viele von ihnen sind hoch sensibel und benötigen spezielle Verpackungen. Dann kommt die Gaster Wellpappe GmbH & Co. KG ins Spiel: Das Traditionsunternehmen fertigt seit mehr als 100 Jahren individuelle Verpackungsmittel für die Industrie. „Unsere Stärken sind das technische Know-how unserer Mitarbeiter und unsere Flexibilität. Mit modernster Technik entwickeln wir konstruktive Produkte für unsere Kunden“, erklärt Peter Ciron, Werksleiter im Werk Augsburg bei Gaster Wellpappe. Produziert wird an drei Standorten mit rund 140 Mitarbeitern. Mit wenig Aufwand zur eRechnung Der Trend zur unternehmensübergrei-
fenden Prozessintegration in vertikalen Lieferketten macht auch vor der Verpackungsindustrie nicht halt. Vor allem Kunden aus Handel und Industrie erwarten von ihren Zulieferern immer häufiger elektronische Rechnungen. Der schwedische Industriekonzern ABB richtete für seine mittelständischen Zulieferer hierfür eigens ein Rechnungsportal auf Basis der gotomaxx eRECHNUNG ein. Die Installation eines einfachen Portaldruckertreibers genügte, um die Gaster Wellpappe in den eRechnungs-Prozess einzubinden. Kunde zufrieden, Kosten gespart Heute werden alle Rechnungen an ABB über den Portaldruckertreiber an das gotomaxx Rechnungsportal versendet, dort signiert und dem Rechnungseingang von ABB übermittelt. Zu jeder Rechnung werden die Rechnungsdaten im „iDoc“Format automatisch mitgeliefert. Dadurch lassen sich die eRechnungen der
Gaster Wellpappe im System von ABB direkt weiterverarbeiten. „Für uns liegen die Vorteile vor allem im schnellen, einfachen Rechnungsversand. Die Kosten pro Vorgang sind deutlich günstiger als beim Brief. Und natürlich haben wir auch etwas für die Kundenbindung getan“, unterstreicht Peter Ciron. Ihn hat vor allem das einfache System überzeugt. „Wir konnten die gotomaxx eRECHNUNG mit minimalem Aufwand in Betrieb nehmen. Eine Einarbeitung der Mitarbeiter war praktisch nicht erforderlich. Und gab es einmal eine Frage, stand uns der kompetente Support von gotomaxx Rede und Antwort“, ergänzt der Werksleiter. Weitere Informationen finden Sie hier: www.gotomaxx.com