maxximum_november_2010 by SoftENGINE GmbH

Ausgabe 2.2010

Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte

PDFMAILER 5.0

PDFMAILER 5.0 – die neue Version überzeugt mit Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit

STARTER-KIT

eRECHNUNG STARTER-KIT innerhalb eines Tages zur elektronischen Rechnung

eRECHNUNG

eRECHNUNG im Einsatz und Vertrieb – Kunden und Partner im Fokus

gotomaxx live

gotomaxx live – auf der CeBIT und der SoftENGINE Business Convention

Weihnachten

Frohe Weihnachten wünscht das gesamte gotomaxx Team

Sehr geehrte Leserinnen und Leser, sehr geehrte Anwender/innen der gotomaxx Produkte, trotz des erfreulichen Wirtschaftsaufschwungs stehen viele Unternehmen unter einem hohen Kostendruck. Da sind neue Ideen und schnelle Lösungen gefragt. Vor allem die Verwaltung birgt ein erhebliches Rationalisierungspotenzial, wie etwa das Rechnungsmanagement zeigt.

Das Potenzial elektronischer Rechnungen ist unbestreitbar. So dürften künftig immer mehr Unternehmen über Änderungen im Rechnungslauf nachdenken. Mit dem gotomaxx STARTER-KIT für eRechnungen haben wir das passende Einstiegspaket parat.

Nach einer Studie der Unternehmensberatung interim 2000 werden derzeit 80 bis 90 Prozent aller eingehenden Rechnungen in Papierform bearbeitet. Und das, obwohl man nach einer weiteren Studie des Marktforschungsinstituts eFinanceLab mit elektronischen Rechnungen zwischen 7 und 15 Euro pro Vorgang einsparen kann. Beim Versand sind es immerhin noch zwischen 1,50 und 4 Euro.

Stärker verbreitet, aber nicht minder effektiv ist die Verteilung digitaler PDF-Belege. Ein beliebtes Programm – der PDFMAILER – ist soeben in der Version 5 erschienen. Zugriff, Verarbeitung und Verteilung von Dokumenten sind jetzt noch einfacher und komfortabler als jemals zuvor. Wie effizient die gotomaxx Lösungen im praktischen Einsatz sind, zeigen

unsere Praxisberichte zur elektronischen Rechnung der Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH sowie der Stadtverwaltung Wesseling. Wenn Sie wollen, verschaffen Sie sich persönlich ein Bild von uns. Besuchen Sie uns im März 2011 auf der CeBIT oder im August auf der SoftENGINE Business Convention. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen

Matthias Neumer Inhaber gotomaxx software GmbH

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PDFMAILER 5.0 - Einfacher Wechsel auf Version 5 PDFMAILER 5

Rundumerneuerung beim PDFMAILER: Die beliebte PDF-Produktfamilie geht mit neuen Funktionen und einer völlig überarbeiteten Webseite in Runde 5. Über einen Wartungsvertrag können Sie problemlos auf die neue Version umsteigen.

Bei der Entwicklung des PDFMAILER 5 stand vor allem die Benutzerführung im Fokus. PDFs lassen sich jetzt noch schneller und einfacher erstellen: • Office-Dokumente können direkt aus dem Windows-Dateiverzeichnis heraus konvertiert werden • Bestehenden PDFs lassen sich mit wenigen Handgriffen weitere Seiten hinzufügen • Miniaturansichten sorgen bei größeren PDF-Dokumenten für mehr Übersicht – sie können beliebig sortiert, geändert oder gelöscht werden

Information: www.pdfmailer.de Tel.: 06392 - 995100

Ein wichtiger Vorteil des PDFMAILER 5 Professional betrifft die Corporate Identity: Firmen können ihr digitales Briefpapier als Vorlage hinterlegen und jedem neuen PDF automatisch in der Vorschau zuordnen. Das sorgt – ganz ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand – für einen einheitlichen Marktauftritt. Die Neuerungen beim PDFMAILER 5 Server betreffen vor allem die elek-

tronische Verteilung der PDF-Dokumente. Sie werden im Rahmen der Konvertierung bei Bedarf auf • FTP-Servern, • Webservern oder • SharePoint-Servern veröffentlicht. Zudem beherrscht der PDFMAILER 5 Server die Massenverarbeitung beliebig vieler OfficeDokumente ins PDF-Format. Zeitgleich mit der Version 5 des PDFMAILER ging die neu gestaltete Produktwebseite ans Netz. Kurze, prägnante Texte, klare Strukturen und eine erfrischende Gestaltung sorgen dafür, dass Kunden und Interessenten die gesuchten Informationen schneller finden. Schauen Sie doch einmal rein: www.pdfmailer.de Anwender älterer Programmversionen können übrigens problemlos upgraden. Voraussetzung ist lediglich ein Wartungsvertrag. Was dabei zu beachten ist, erklärt Ihnen gerne der gotomaxx Vertrieb: 06392-995100.

Impressum maxximum November 2010 Auflage: 5.000 Erscheinungsweise: 3 x pro Jahr Herausgeber: gotomaxx software GmbH Alte Bundesstr. 10/16 76846 Hauenstein Tel: 0049-6392-995 100 Fax: 0049-6392-995 599 E-Mail: presse@gotomaxx.de Internet: www.gotomaxx.de Konzeption / Realisation: Matthias Neumer, Corinna Müller, gotomaxx GmbH Layout / Grafik: DotCom Internet Consulting Fotos: Hersteller, Bildarchive Die Inhalte dieser Seiten wurden mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte können wir jedoch keine Gewähr übernehmen. Alle im Text erwähnten Produktnamen oder -bezeichnungen sind geschützte Markenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber. Der Nachdruck von Texten ist nur nach Rücksprache mit gotomaxx erlaubt. © by gotomaxx GmbH Fragen oder Anregungen? presse@gotomaxx.de

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Funktionsübersicht der PDFMAILER Versionen mit den Neuerungen in der Version 5.0 PDFMAILER 5

PDFMAILER Standard

PDFMAILER Professional

PDFMAILER Server

PDF erzeugen

JPEG erzeugen

TIFF erzeugen

Print-to-RTF

Druckaufträge kombinieren

Drucker-Weiterleitung

Passwortverschlüsselung

Grafik Downsampling

Virtuelles Briefpapier

Mehrere Briefbögen

Workflow

– mit Steuerzeichen

– mit Parameterdatei

– Skriptsteuerung

Dokumenteninformation

– Autor

– Titel

– Thema

– Stichwörter

Rechteverwaltung für Customizing

Globale Netzwerkverteilung

Outputmanagement

Inhaltsverzeichnisse

Office-Integration

Druckvorschau

FTP-Anbindung

MS-SharePoint-Anbindung

Kontextgesteuerte PDF-Erzeugung

PDFs zusammenfassen

Office-Dokumente im Batchlauf verarbeiten

Dokumente per Konsolenaufruf verarbeiten

Briefpapier per Ausgabedialog erzeugen

Grafik hinzufügen

Miniaturansicht

Dokumente in Druckkontext hinzufügen

Neuerungen 5.0

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gotomaxx STARTER-KIT für eRechnungen Innerhalb eines Tages E-Rechnungen versenden eRECHNUNG STARTER-KIT

Der PDFMAILER ist ideal, um Dokumente aller Art im PDF-Format zu verteilen. Für umsatzsteuerrechtlich signierte Rechnungen ist hingegen das gotomaxx eRECHNUNGs-Portal zuständig. Mit dem gotomaxx STARTER-KIT für eRechnungen können Sie Ihren Rechnungsversand innerhalb eines Tages umstellen.

Mit dem PDFMAILER ist es einfach, Dokumente per E-Mail zu verteilen. Das spart Zeit, Druck- und Portokosten. Doch auch für den PDFMAILER gibt es eine Grenze: Rechnungen dürfen nicht einfach als PDF verschickt werden, wenn der Empfänger die enthaltene Vorsteuer steuerlich geltend machen will. Stattdessen ist eine rechtssichere Signatur zwingend vorgeschrieben.

Information: Tel.: ++49.6392 - 995.100 www.gotomaxx.de/ erechnung-starterkit

E-RECHNUNG leicht gemacht Zum Glück gibt es eine kostengünstige, einfache Alternative. Das gotomaxx eRechnungs-Portal ist schnell erklärt: Rechnungen werden wie gewohnt ausgedruckt – allerdings nicht auf dem Drucker, sondern über den gotomaxx Portaldruckertreiber. Dieser erstellt aus der Rechnung ein PDF und extrahiert die Rechnungsdetails (zum Einlesen in die Empfängersoftware) auf Wunsch in einer zusätzlichen XML-Datei. Beides wird automatisch an das gotomaxx eRechnungs-Portal geschickt, dort signiert und veröffentlicht. Anschließend können Kunden die PDF-Rechnungen herunterladen

und die XML-Daten in ihre Unternehmenssoftware übernehmen und auf diese Weise wertvolle Zeit und Ressourcen sparen. Mit „Geld-Zurück-Garantie“ Mit dem gotomaxx STARTER-KIT für eRechnungen stellen Sie Ihren kompletten Rechnungsversand innerhalb eines Tages um*. Wir begleiten jeden einzelnen Installationsschritt, übernehmen die Integration in die vorhandene Unternehmenssoftware und stehen Ihnen auch nach dem Start mit Rat und Tat zur Seite. Sollte bei der Umstellung tatsächlich etwas nicht klappen, erhalten Sie Ihr Geld zurück! Weitere Informationen finden Sie unter www.gotomaxx.de Überblick: Die Vorteile der gotomaxx eRECHNUNG Die gotomaxx eRECHNUNG senkt für Versender und Empfänger die Prozess-, Porto- und Materialkosten. Vorteile für Versender: • keine Portokosten • keine Materialkosten

• sofortige Übermittlung, schnellerer Zahlungseingang • geringer Arbeitsaufwand Vorteile für Empfänger: • schneller Rechnungsdurchlauf • rechtzeitiger Skontoabzug • kein Öffnen, kein Scannen, keine Doppeleingaben • direkter Import der Rechnungsdaten • keine Verarbeitungsfehler *

Nach erfolgter Zusendung der Signaturdaten per

PostIdent-Verfahren.

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Die Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH setzt auf eRECHNUNG Mithilfe der Hausbank zu mehr Liquidität eRECHNUNG

Wenn Buchhändler und Verlage die Dienste der Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH, kurz „MVB“, in Anspruch nehmen, können Sie Ihre Rechnung später elektronisch im Internet abholen. Von dem umweltfreundlichen, effizienten Verfahren profitieren beide Seiten – etwa in Form von sinkenden Material- und Prozesskosten. Die MVB profitiert ferner vom verkürzten Rechnungslauf, der sich positiv auf die Liquiditätslage auswirkt. Den entscheidenden Tipp für die Umsetzung bekam die MVB von dem Electronic-Banking-Team der Frankfurter Sparkasse.

Allen Unkenrufen zum Trotz entwickelte sich der deutsche Buchmarkt in den letzten Jahren positiv. Selbst im Krisenjahr 2009 – zu einer Zeit, als andere Branchen knietief im Minus standen – legten die Verkaufszahlen um beachtliche 0,8 Prozent zu. Ein Erfolg, den sich auch die MVB – Marketing- und Verlagsservice des Buchhandels GmbH – ans Revers heften kann. Die Tochtergesellschaft des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels unterstützt Handel und Verlage bei der Vermarktung. Neben traditionellen Methoden, wie etwa Verlagsverzeichnissen, spielt dabei das Internet eine immer größere Rolle. „Unsere Buch- und E-Book-Portale haben in jüngster Vergangenheit stark an Bedeutung gewon-

nen“, berichtet Silvia Lena, Prokuristin bei der MVB.

haben uns überzeugt“, begründet sie die Entscheidung.

Von der Sparkasse kam der entscheidende Tipp Wer die Dienstleistungen der MVB in Anspruch nahm, konnte bislang eine traditionelle Papierrechnung aus der Eingangspost fischen. Doch das hat sich geändert, seit das Unternehmen auf elektronische Rechnungen umgestiegen ist. „Den entscheidenden Tipp bekamen wir von unserer Hausbank, der Frankfurter Sparkasse“, verrät Silvia Lena.

Die Vorteile liegen auf beiden Seiten Seit November 2009 können Buchhändler und Verlage ihre eRechnungen aus dem gotomaxx Portal herunterladen. Der Schritt hat sich aus Sicht von Silvia Lena binnen kürzester Zeit ausgezahlt: „Wir sparen nicht nur Porto- und Materialkosten, sondern verbesserten gleichzeitig unsere Servicequalität. Schließlich sorgen elektronische Rechnungen auch auf Kundenseite für effiziente Prozesse.“

Im Herbst 2009 entschied sich die MVB für das Online-Rechnungsportal „gotomaxx eRECHNUNG“. „Die schnelle, kostengünstige Inbetriebnahme und die Flexibilität des Rechnungsportals

Die MVB profitiere dabei vor allem vom verkürzten Rechnungslauf, der sich darüber hinaus positiv auf die Liquiditätslage auswirke.

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Elektronischer Rechnungseingang senkt Verwaltungskosten bei den Stadtwerken Wesseling eRECHNUNG

Lange Zeit sendeten die Stadtwerke und städtischen Entsorgungsbetriebe der Stadtverwaltung Wesseling Papierrechnungen zu. Doch damit ist jetzt Schluss. Mit dem Umstieg auf elektronische Rechnungen gelang es, den gesamten Rechnungslauf effizienter zu gestalten. Seitdem profitiert die Stadtverwaltung von sinkenden Bearbeitungskosten und nachvollziehbaren Verwaltungsabläufen.

Firmendarstellung Die Stadt Wesseling liegt mit ihren rund 36.000 Einwohnern am linken Rheinufer zwischen den Städten Köln und Bonn. Bekannt ist die Kleinstadt vor allem als Industriestandort: Chemieriesen wie Evonik oder Dow Chemical haben hier Standorte. Trotzdem muss die Stadtverwaltung angesichts knapper Kassen ihre Verwaltungsverfahren auf Einsparpotenziale abklopfen. Dabei fiel die aufwendige Verarbeitung eingehender Rechnungen bei den Stadtwerken Wesseling GmbH und den Entsorgungsbetrieben der Stadt Wesseling (EBW) auf. „Die Rechnungen kamen per Post und wurden von unseren Mitarbeitern manuell erfasst. Das war aufwendig und fehleranfällig“, erinnert sich Manfred Hummelsheim, Leiter Finanzen bei der Stadtverwaltung Wesseling.

Den Zuschlag erhielt die einfachste Lösung Mithilfe elektronischer Rechnungsläufe sollten Verwaltungskosten gespart, Durchlaufzeiten verkürzt und potenzielle Fehler vermieden werden. Bei der Umsetzung kam das gotomaxx eRechnungs-Portal zum Zuge. „Mit der gotomaxx Lösung konnten wir unsere Ziele schnell und einfach realisieren. Zudem war der technische und finanzielle Aufwand gering“, begründet Bernhard Hadel, Erster Beigeordneter und Kämmerer der Stadtverwaltung Wesseling, die Entscheidung. Effiziente, kostengünstige Verwaltungsprozesse Heute hinterlegen beide städtischen Betriebe ihre Rechnungen in elek-tronischer Form auf dem gotomaxx eRechnungs-Portal. Die Mitarbeiter der Stadtverwaltung laden dann die Dokumente im signierten PDF-Format zur Prüfung herunter. Ist alles in Ordnung, werden

die zugeordneten Rechnungsdaten im XML-Format in das IT-Verwaltungsverfahren für städtische Grundstücke eingelesen. Manuelle Eingaben sind nicht mehr erforderlich. „Die aufwendige Datenerfassung können wir uns sparen. Gleichzeitig entfallen bei den Rechnungsversendern Versand- und Materialkosten. Das gotomaxx Rechnungsportal ist also eine Win-win-Situation für alle Beteiligten“, freut sich Bernhard Hadel. Das hohe Automatisierungsniveau habe auf beiden Seiten zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt. „Und das bei einem äußerst geringen Aufwand für die Infrastruktur“, ergänzt Manfred Hummelsheim.

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gotomaxx auf der SoftENGINE Business Convention gotomaxx live

Information: www.softengine.de/ business-con2011

Am letzten August-Wochenende fand in Landau/Pfalz die erste SoftENGINE Business Convention, der Kongress zur kaufmännischen Unternehmensorganisation, statt. Auf dem Fachkongress konnten sich Anwender und Interessenten einen Tag lang über die neuesten Technologien rund um die verschiedenen Unternehmenslösungen informieren.

Schwerpunkt Prozessoptimierung In diesem Jahr im Trend lagen die Themen Integration und Prozessoptimierung. Eine gute Gelegenheit für gotomaxx, aktuelle Technologien wie den PDFMAILER 5 oder das gotomaxx eRechnungs-Portal einem größeren Publikum zu präsentieren. Der Erfolg konnte sich sehen lassen: Der Messestand war ebenso gut besucht wie die

Vorträge zum eRechnungsmanagement. Gleiche Zeit, selber Ort Da überrascht es kaum, dass der gotomaxx Stand auf der Business Convention 2011 bereits fest gebucht ist. Nutzen Sie die Chance und nehmen Sie unsere Lösungen persönlich unter die Lupe. Natürlich werden wir auch 2011 das Op-

timierungspotenzial elektronischer Rechnungen und Belege in unseren Vorträgen erläutern. Die SoftENGINE Business Convention findet am letzten AugustWochenende in der Jugendstil-Festhalle zu Landau/Pfalz statt. Sichern Sie sich am besten schon jetzt Ihre Karte für den 27.08.2011: www.softengine.de/business-con2011.

gotomaxx auf der CeBIT 2011 - Hannover, wir kommen CeBIT 2011

Information: www.gotomaxx.de/cebit

Vom 1. bis zum 5. März 2011 findet in Hannover die alljährliche Computermesse CeBIT statt. Die weltweit größte Ausstellung für Lösungen aus Informations- und Kommunikationstechnologie steht dieses Mal unter dem Motto „Die Zukunft des digitalen Zeitalters“. Da dürfen wir mit unseren Lösungen zum elektronischen Beleg- und Rechnungsmanagement natürlich nicht fehlen. Als Stammgast der CeBIT schlagen wir auch dieses Mal unsere Zelte auf dem 400 qm großen Partnerstand der SoftENGINE GmbH in Halle 5 auf. Im Mittelpunkt des Messeauftritts stehen das gotomaxx eRechnungs-Portal und der PDFMAILER 5.0. Schwerpunkte sind in diesem Jahr zum Beispiel die Zusammenarbeit mit ERP-Systemen wie SAP und BüroWARE oder das Einsparpotenzial elektronischer Rechnungen. Vereinbaren Sie am besten schon jetzt einen Termin. Wir senden Ihnen dann Ihre persönliche Freikarte für die CeBIT umgehend per Post zu. Weitere Informationen finden Sie unter www.gotomaxx.de/cebit.

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gotomaxx Partner im Fokus Frankfurter Sparkasse punktet bei Firmenberatung gotomaxx Partner

Mit einer Bilanzsumme von mehr als 17,6 Milliarden Euro ist die Frankfurter Sparkasse die viertgrößte Sparkasse Deutschlands. Das Kreditinstitut beschäftigt in seinen 98 Filialen und Betreuungscentern rund 1.850 Mitarbeiter. Mit 26 Selbstbedienungszentren und 171 Geldautomaten verfügt die Frankfurter Sparkasse über das dichteste Servicenetz in der Rhein-Main-Region.

Mehr als nur Geld Viele kleine und mittelständische Unternehmen schätzen nicht nur die finanz-, sondern auch die betriebswirtschaftliche Expertise der Frankfurter Sparkasse. Deshalb hat das Geldinstitut das Beratungsangebot deutlich erweitert und arbeitet beim Thema eRechnungsManagement eng mit gotomaxx zusammen. „Die meisten Unternehmen su-

chen gezielt nach Zukunftsinvestitionen, die sich schnell rentieren“, unterstreicht Norbert Krost, zuständig für den Bereich Electronic Banking bei der Frankfurter Sparkasse. „Dabei rückt die Kostensenkung zwischen Geschäftspartnern in den Fokus. Das gilt besonders für die elektronische Rechnung mit ihrem hohen Einsparpotenzial“, ergänzt sein Mitarbeiter Reinhold Dörr.

Das Interesse ist groß Die Firmenkunden der Frankfurter Sparkasse begrüßen das erweiterte Beratungsangebot zum Rechnungsmanagement. Das bestätigt die positive Resonanz der zahlreichen Unternehmen, die in den letzten Monaten das gotomaxx eRechnungs-Portal genauer unter die Lupe genommen haben.

Frohe Weihnachten & alles Gute für 2011 Das gesamte gotomaxx Team wünscht Ihnen und Ihrer Familie ein frohes und besinnliches Weihnachtsfest und ein erfolgreiches Jahr 2011!