maxximum - Zeitschrift für Anwender der gotomaxx-Produkte by SoftENGINE GmbH

Ausgabe 2.2013

Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der gotomaxx-Produkte

News

Referenz

Social PDF

YouTube

Social PDF=PDFMAILER

computeruniverse über PDFPayment

Workshop: Wie Sie PDFs auf Facebook und Twitter posten

gotomaxx Videos auf YouTube ansehen

X-Mas

Frohe Weihnachten

Digitaler Informationsaustausch im Umbruch Es ist noch gar nicht allzu lange her, da löste die E-Mail den Briefversand ab. Inzwischen rollt die zweite Welle der digitalen Kommunikation – in Gestalt der ssozialen Netze – auf uns zu. Speziell im privaten Umfeld graben „Social Postings“ dem klassischen E-Mail-Versand langsam das Wasser ab. Gründe hierfür gibt es viele: Soziale Netze sind einfach zu bedienen und man erreicht mit einem Klick unzählige Adressaten. Dank mobiler Internetverbindungen und der steigenden Beliebtheit von Smartphones, sind Nutzer quasi ständig vernetzt. Im geschäftlichen Umfeld ist der Erfolg von Social Media hingegen

differenziert zu betrachten: Zwar werden Soziale Netze bei Marketingkampagnen berücksichtigt, doch bei der Korrespondenz fällt ihre Bedeutung eher gering aus. Das ist weniger ein Generationsproblem, sondern liegt meist daran, dass geschäftliche Themen meist komplexer sind als private Erlebnisse. Grund genug für uns, die Lücke zu schließen: Mit der „Social PDF“ und dem PDFMAILER können Unternehmen mit wenigen Klicks PDFDokumente bei Facebook, Twitter & Co. veröffentlichen. Das Schöne dabei: Die Bedienung unterscheidet sich dabei nur unwesentlich vom gewohnten Ablauf des PDFMAILERS.

In dieser Ausgabe der maxximum zeigen wir Ihnen, wie die Sache mit der Social Extension genau funktioniert. Wussten Sie eigentlich, wie bequem man sich dank Internet über aktuelle Trends und neue Technologien informieren kann? Lehnen Sie sich zurück, entspannen Sie sich und schauen Sie sich unsere Videos auf YouTube an. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihr gotomaxx Team

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Als das PDF Social Media lernte PDFMAILER Social Extension

Soziale Netze gewinnen in der Unternehmenskommunikation zunehmend an Bedeutung. Doch wer Dokumente bei Facebook & Co. veröffentlichen will, kommt schnell ins Schwitzen. Der neue gotomaxx PDFMAILER nimmt Anwendern die Arbeit ab: Ein Mausklick genügt, um Bilder oder PDF-Dokumente zu verteilen. Wie das Ganze funktioniert, erklärt ein kleines fiktives Beispiel.

Der PDFMAILER ergänzt soziale Posts um PDF-Dokumente. Im Geschäftsleben sind gute Kontakte das A und O. Das weiß auch Peter Müller. In unserer Geschichte ist er der Geschäftsführer eines erfolgreichen Handelsunternehmens. Frühzeitig erkannte er die Bedeutung des Internets als Handelsplattform, er ist auf allen wichtigen Online-Marktplätzen präsent und betreibt einen gut gehenden Webshop. Ein abwechslungsreiches Geschäft, das ihn immer wieder vor neue Herausforderungen stellt. Deshalb verlässt er sich auf ein Experten-Netzwerk aus Steuerprofis, Anwälten, Mitarbeitern und kompetenten Kollegen aus anderen Unternehmen. Mit den meisten steht er täglich über Facebook, XING oder LinkedIn in Kontakt. Jetzt möchte er zu der Idee für eine neue Werbekampagne gern ihre Meinungen einholen. Normalerweise müsste er jetzt unzählige E-Mails schreiben. Ob die Nachricht auch gelesen wird, ist ungewiss. Denn nicht immer werden E-Mails zeitnah abgerufen, und wenn viel los ist, gehen einzelne Nachrichten auch mal unter. „Das sollte einfacher gehen …“, grübelt Müller. Recht hat er. Und Glück dazu: Bereits seit Längerem setzt sein Unternehmen den PDFMAILER ein, um PDF-Dokumente und signierte elektronische Rechnungen per E-Mail zu versenden. Erst kürzlich las er, dass man mit dem PDFMAILER auch Dokumente über soziale Netze verteilen kann. Schnell ist das Update installiert und Herr Müller startklar.

Mit dem PDFMAILER ins soziale Netz Das Erste, was ihm auffällt, ist ein neues Aufklappmenü in der Symbolleiste des PDFMAILERs: die Social Extension. Bevor es ans Eingemachte geht, muss die Software zunächst wissen, über welches soziale Netz das Dokument verteilt werden soll. Dies lässt sich beim PDFMAILER per Voreinstellung regeln. Hier genügen wenige Klicks, um Facebook, Twitter & Co. zuzuordnen. Da PDF-Dokumente – wegen der freiwilligen Selbstbeschränkung der Anbieter – meist nicht direkt hochgeladen werden können, muss Müller auf einen Cloud-Speicher ausweichen. Hierfür wählt er bei der Konfiguration zum Beispiel Dropbox oder Google Drive aus. Ein, zwei Klicks – und veröffentlicht Jetzt kann es losgehen: Peter Müller öffnet sein Kurzkonzept und ruft wie gewohnt den Druckdialog des PDFMAILERs auf. Doch anstatt die PDF-Datei per E-Mail zu versenden, öffnet er in der Symbolleiste das Aufklappmenü der Social Extension. Hier wählt er Facebook aus, da die meisten Adressaten auf diesem Kanal aktiv sind. Ein kleiner Assistent unterstützt ihn dabei, sein Dokument zu veröffentlichen. Mehr als das Passwort muss er dafür nicht eingeben. Der PDFMAILER konvertiert das Kurzkonzept ins PDF-Format und legt es im Cloud-Speicher ab. Anschließend wird der Link zum Dokument gemeinsam mit einer „Thumbnail“ – einer Mini-Vorschau

im Bildformat – dem Post hinzugefügt. Jetzt muss Peter Müller nur noch den Text schreiben. Im unteren Abschnitt des Dialogs befindet sich ein kleines Weltkugel-Symbol. Ein Klick darauf öffnet ein Aufklappmenü, über das sich die Empfänger zuordnen lassen. Wird niemand ausgewählt, veröffentlicht der PDFMAILER den Beitrag für alle „Follower“. Zum Schluss noch ein Klick auf „Teilen“ und das Kurzkonzept ist veröffentlicht. Viele Vorteile für Geschäftsleute Ein Konzept über Social Media zur Diskussion zu stellen, hat für Peter Müller gleich mehrere Vorteile: • Dank Smartphones sind immer mehr Menschen ständig in sozialen Netzen unterwegs. Über Nachrichten, Posts oder Profiländerungen werden sie sofort informiert. Viele seiner Partner und Bekannten schenken Statusmeldungen aus den sozialen Netzen inzwischen mehr Beachtung als dem Posteingang der E-Mail-Software. • Für Anwender ist es komfortabler, auf einen Post zu reagieren, als eine EMail zu schreiben. Peter Müller hat gemerkt, dass die Zahl der Rückmeldungen bei einem Post höher ausfällt. • Ein Post kann durchaus eine Eigendynamik entfalten. Auch diesmal klinken sich nach den ersten Antworten weitere Nutzer ein, um über sein Konzept kon-

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Wenige Angaben genügen, um den PDFMAILER mit sozialen Netzen zu verbinden. struktiv zu diskutieren. Bei einer E-Mail wäre dies schlicht unmöglich gewesen. Peter Müller findet, die Social Extension zum PDFMAILER ist eine tolle Idee. Er hat weniger Zeit benötigt, um sein Konzept an Partner und Mitarbeiter zu verteilen. Er hat schnell Antworten bekommen und es ist ihm sogar gelungen, eine konstruktive Diskussion anzufachen – deren Ergebnisse in das Papier einfließen. Gleichzeitig zeigt er, dass er sich mit den Neuen Medien intensiv auseinandersetzt. Das wirkt modern und professionell.

• Werbekampagnen finden künftig nicht mehr allein in Print- und OnlineMedien statt, sondern auch im SocialMedia-Umfeld: Kampagnenmotive erscheinen als JPEGs direkt im Nachrichten-Stream oder als Querverweis auf ein PDF-Dokument. Wird Kunden und Interessenten ein Mehrwert – etwa in Form exklusiver Angebote – geboten, vernetzen sie sich gern mit dem Handelsunternehmen. Langfristig spart Müller dadurch bares Geld. • Dank der Social Extension braucht

Peter Müller Hintergrundinformationen zu Veranstaltungen nicht mehr aufwendig per Hand zu verteilen. Über soziale Netze sind Teilnehmer schnell ausgesucht und mit einem PDF-Link ebenso schnell informiert. • Künftig muss Müller keine teuren Kampagnen fahren, um beispielsweise Restbestände loszuwerden. Es genügt, eine Liste zu erstellen, die Preise kräftig zu kürzen und mithilfe des PDFMAILERs die Gemeinde der Follower zu informieren.

Die nächsten Projekte Der Erfolg der kleinen Aktion bringt Peter Müller auf neue Ideen. Er denkt intensiv darüber nach, wie sich die Effizienz der Social Extension für andere Aktivitäten nutzen lässt. So beschließt er, bei der Markt- und Unternehmenskommunikation soziale Kanäle künftig stärker zu berücksichtigen. Schließlich werden seine Mitarbeiter dank des PDFMAILERs nicht mehr zusätzlich belastet: Fazit Kleines Tool, große Wirkung – die Social Extension steht in der Tradition nützlicher gotomaxx Ideen: einfach zu verstehen und kosteneffizient. Häufig sind Themen aus dem Geschäftsumfeld zu komplex und damit zu umfangreich für ein SocialMedia-Post. Mit dem neuen PDFMAILER genügt es, den Inhalt kurz anzureißen – und auf ein PDF-Dokument zu verweisen. Und das ohne großen Zeitaufwand. Die gute Nachricht zum Schluss: Die Social Extension ist ab sofort in allen Varianten des PDFMAILERs enthalten – also auch in der kostenlosen Free-Version.

Auf YouTube sind wir der Star gotomaxx & SoftENGINE im Internet

Kennen Sie schon Ben und Tine? Nein? Dann lernen Sie die beiden auf YouTube kennen. Im neuesten gotomaxx Video erklären sie in etwas mehr als einer Minute, wie die Sache mit dem QR-Code-Payment funktioniert. Dieses und viele andere Videos finden Sie im gotomaxx Kanal unter www.youtube. com/gotomaxxsoftware.

Weitere interessante Clips steuert SoftENGINE bei. SoftENGINE informiert per Video über aktuelle Trends am ERPMarkt, neue Innovationen oder Veranstaltungen. Zu finden bei YouTube unter www.youtube.com/user/SoftENGINEGmbH.

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Wachstumspotenzial um bis zu 20 Prozent Referenzbericht computeruniverse

Die Abwicklung telefonischer Bestellungen war für die computeruniverse GmbH bislang aufwendiger als der komfortable Bestell- und Bezahlvorgang per Klick im Webshop. Ein Zahlungsverfahren, das ähnlich einfach und schnell wie die Online-Bezahlung per PayPal ist, gab es für telefonische Bestellungen nicht. Jetzt bereicherte der Online-Händler seinen Service mit der PDF-Payment-Erweiterung zum PDFMAILER und bietet seinen Offline-Kunden ab sofort eine noch umfangreichere Servicebetreuung.

Wer im Internet nach Computer- und Elektronikartikeln stöbert, stößt schnell auf computeruniverse. Der 1999 gegründete Online-Händler gehört zu den ersten Adressen am Markt. Ein Erfolg, den das Unternehmen mit wettbewerbsfähigen Preisen und einer hohen Servicequalität erreicht hat. Beleg hierfür sind Zertifikate namhafter Institutionen wie Trusted Shops oder EHI. „Wir legen viel Wert auf höchste Qualitätsund Sicherheitsstandards. Das gilt sowohl für unsere Webseite als auch für interne Prozesse. So profitieren unsere Kunden zum Beispiel vom kostenlosen Käuferschutz“, unterstreicht Tim Wacker, Teamleitung Kundenservice bei der computeruniverse GmbH. Die 170 Mitarbeiter des Unternehmens betreuen ein Portfolio von etwa 130.000 Artikeln. Das eigene Versandlager umfasst eine Fläche von 4.000 qm. Kein komfortables Offline-Zahlungsverfahren

gotomaxx im Internet www.youtube.com/user/gotomaxxsoftware/videos

Lange Zeit war für computeruniverse das Bezahlverfahren beim Telefonverkauf umständlicher und dadurch langsamer als beim Online-Shopping. Da der Bestellvorgang des Webshops nicht durchlaufen wird, stand kein Zahlungsverfahren zur Verfügung, das eine schnelle Abwicklung unterstützt. „Bis jetzt haben wir per E-Mail Rechnungen versendet, die anschließend per Vorkasse bezahlt wurden. Das war zeitaufwendig für unsere Kunden und für uns. Mit der PDF-Payment-Erweiterung zum PDFMAILER lässt sich diese Prozesslücke schließen – kostengünstig, bequem und sicher“. Besserer Service bei Telefonbestellungen Heute erstellt computeruniverse PDF-Rechnungen mithilfe des PDFMAILERS. Die Programmerweiterung PDF-Payment ergänzt das Dokument um einen elektronischen Zahlungsbeleg. Relevante Zahlungs-

informationen werden dabei aus der Rechnung übernommen. Ein Mausklick leitet Kunden dann direkt auf das Portal eines Zahlungsanbieters. computeruniverse kooperiert dabei mit PayPal. Aus Sicht von Teamleiter Wacker ist das Verfahren ein klarer Wettbewerbsvorteil: „Mit dem PDF-Payment können wir unsere Kunden nicht nur beraten, sondern die Bestellungen gleich annehmen – ohne wertvolle Zeit zu verlieren.“ Spürbares Umsatzplus erwartet Bereits kurz nach der Einführung wickelt computeruniverse rund 250 Zahlungsvorgänge pro Monat via PDF-Payment ab – Tendenz stark steigend. „Jeder, der ein PayPal-Account besitzt, findet sich sofort zurecht. Das Verfahren ist schnell und absolut unkompliziert“, betont Tim Wacker. Der PDFMAILER beweist, dass sich auch Offline-Bestellungen sicher, schnell und zuverlässig abwickeln lassen. Dementsprechend hoch liegt künftig die Messlatte. „Wir erwarten, dass der Offline-Umsatz mit dem neuen Zahlungsverfahren um bis zu 20 Prozent steigt“, erklärt der Teamleiter.

Besuchen Sie gotomaxx auch im Internet auf verschiedenen Plattformen: