Update 2/2006 - Für Anwender der BüroWARE ERP und WEBWARE ERP 2

BüroWARE

®

Die Zeitschrift für Freunde und Anwender der BüroWARE®

UPDATE

2.2006

MwSt. 2007

BüroWARE Seminare

BüroWARE Partner

eRECHNUNG-SUITE

BüroWARE Oscar

Steuern Sie problemlos ins Jahr 2007

MwSt. 2007 - Gleich anmelden!

Mit Sicherheit empfehlenswert...

Rechnungsportal spart “maxximale” Zeit...

SoftENGINE prämiert beste Konfigurationen

Sehr geehrte BüroWARE®-Anwender und UPDATE-Leser, eine Neuerung von historischer Bedeutung für das gesamte Wirtschaftsleben steht nicht alle Tage vor der Tür.

Mit der Mehrwertsteuererhöhung von 16 % auf 19 % zum 1. Januar 2007 kommt eine solche Änderung auf uns zu und fordert speziell von Unternehmen eine entsprechende Vorbereitung.

Damit alles glatt über die Bühne geht, sollte man sich im Vorfeld dringend informieren, was es zu beachten und umzustellen gilt. Hierzu finden Sie in der Titelstory (S. 2) wichtige Hinweise und Informationen, z.B. wie SoftENGINE für BüroWARE User sicher stellt, dass der Sprung auf die 19 % MwSt. problemlos genommen werden kann.

Genügend Potential für den Titel einer „Neuerung von großer Bedeutung“ bietet das Rechnungsportal unseres Partnerunternehmens gotomaxx, welches

ein weiteres großes Thema dieser Ausgabe ist. Als Paradebeispiel für „eine Rechnung, die aufgeht“, behandeln wir die gotomaxx Lösung für die elektronische Rechnungszustellung via Web-Portal ausführlich auf Seite 8.

Lesen Sie, welche großen Kosten- und Handling-Vorteile das rechtssichere Verfahren mit sich bringt und wie es sich für nahezu jedes Unternehmen binnen kürzester Zeit mehr als amortisiert.

Weitere mit „Sicherheit“ interessante Tipps, Infos und Berichte finden Sie auch auf den Folgeseiten dieser UPDATE Ausgabe. Apropos Sicherheit: Auf Seite 4 berichten wir über unseren BüroWARE Partner Kerstel Solutions, der sich auf HochverfügbarkeitsserverLösungen spezialisiert hat und diese

auch für BüroWARE Anwender verfügbar gemacht hat.

Ebenso möchten wir Ihnen in dieser Ausgabe einige unserer Kooperationspartner im Portrait vorstellen, mit denen wir zum Teil bereits seit vielen Jahren eng zusammenarbeiten.

Schließlich verdanken wir diesen Partnern, die in BüroWARE integrierten Speziallösungen und Schnittstellen, durch die wichtige Problemlösungen erschlossen werden.

Das Lesen der UPDATE hat für Sie also mehr als einen „Mehrwert“. Viel Spaß bei der Lektüre wünscht Ihnen

Matthias Neumer, Geschäftsführer

BüroWARE® UPDATE

2.2006 Seite 2

„Steuern“ Sie problemlos ins Jahr 2007?

MwSt. 2007

Die Mehrwertsteuererhöhung kommt mit Siebenmeilenstiefeln auf uns alle zu. Insbesondere für Unternehmen heißt dies: Die Umstellung muss reibungslos vom ersten Tag an funktionieren. Alle betroffenen Bereiche innerhalb des Unternehmens sollten den Sprung des Regelsteuersatzes von 16% auf 19% möglichst ohne Hürde nehmen. Dies gilt für die Finanzbuchhaltung wie für die Warenwirtschaft und alle nachgeschalteten Teilbereiche, in denen der Ein- und Verkauf auf neuer Zahlengrundlage erfolgen muss, inklusive der entsprechenden Buchungen. Gut, wenn man hier vorbereitet ist und zentral auf Knopfdruck alle notwendigen Umstellungen bewältigen kann. Sonst wird es ärgerlicher, als die Mehrwertsteuer für sich allein genommen bereits ist.

Gute Vorbereitung tut Not! Damit die Umstellung auf die 19-ProzentMarke am 1. Januar 2007 glatt über die Bühne gehen kann, müssen frühzeitig alle relevanten Stellschrauben dafür justiert sein. Dazu gehört natürlich zunächst, dass man auch exakt weiß, was es hierbei alles zu berücksichtigen gibt, welche Umstellungen an welchen Stellen vorzunehmen sind.

Was wann wo? Eine komplexe Geschichte ...

Das Anlegen eines neuen MwSt.-Schlüssels allein genügt nicht. Was ist mit den Belegen, die Teillieferungen vor dem Jahresende 2006 aufweisen und/oder fakturiert wurden? Was geschieht bei Verrechnungen von Leistungen aus 2006? Fehler bei der Berechnung und Einkalkulation der Mehrwertsteuer müssen in allen zentralen Prozessen vermieden werden, so etwa bei den Stammdaten im Sachkontenstamm, im Steuerschlüsselstamm und in der Kontenzuordnung, bei den Sachkonten im Erlös bzw. Einkaufsbereich, bei den Steuer- und Skontokonten oder beim Wareneingang, Warenausgang und an vielen anderen Stellen. An der Umstellung der Mehrwertsteuer hängt also weit mehr, als der simple Austausch einer einzigen Zahl an nur einer einzigen zentralen Stelle.

Wie am besten buchen?

Die verschiedenen Buchungsoptionen gehören zum lohnenden Feintuning im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuerumstellung. So lässt sich mitunter ein und derselbe Vorgang buchungstechnisch auf verschiedene Weise verwalten.

Das kann Kosten sparen beziehungsweise den Gewinn steigern. Je nach Volumen eines Auftrags oder einer Bestellung kann die wirtschaftlich sinnvolle Datierung der Buchung beträchtlich „zu Buche“ schlagen.

Was ist mit den Preisen?

Auch mit Blick auf die Preisgestaltung und Kalkulation können sich neue Fragen und Probleme ergeben. Was mache ich mit Produkten, die eine hart kalkulierte 99-Cent-Endung auf dem Preisschildchen tragen? Lässt sich der Preis noch wirtschaftlich vertreten? Kann man sich mit Blick auf die Konkurrenz den Sprung von beispielsweise 1,99 Euro auf 2,09 leisten? Lässt sich das an anderer Stelle im Sortiment abfangen?

Nicht gerade unwichtige Fragen, die an dieser Stelle auftauchen können. Frühzeitiger Überblick über den Einfluss der MwSt.-Erhöhung auf die „Preis-Optik“ ist für Unternehmer mehr als empfehlenswert.

BüroWARE Extra-Service zur MwSt.Umstellung BüroWARE Anwender haben bei der Umstellung leichtes Spiel. Anhand einer von SoftENGINE zur Verfügung gestellten Checkliste und mithilfe des BüroWARE Supports durch die betreuenden Fachhändler ist sichergestellt, dass alle Stellschrauben rechtzeitig umgestellt werden.

Eigens zum Thema „Mehrwertsteuerumstellung“ bietet SoftENGINE deutschlandweit gleichfalls Anwenderseminare für Endkunden. Die Termine entnehmen Sie der Seite 3. Deutschlandweit veranstalten wir weiterhin im Rahmen unserer November-Roadshow Informationsworkshops zum Thema „MwSt.2007“ Sicherlich sind wir auch bei Ihnen in der Nähe. Sprechen Sie einfach Ihren betreuenden Fachhändler an oder schauen Sie auf unsere Homepage: www.softengine.de/livetour.php.

Herzlich laden wir Sie ein, sich hier über die Änderungen und Chancen 2007 zu informieren: So können BüroWARE Nutzer also in jedem Fall sicher ins neue Jahr „steuern“.

Auch dies ist ein echter „Mehrwert“ für Anwender der BüroWARE Systeme!

BüroWARE® UPDATE

2.2006 Seite 3

SoftENGINE Anwenderseminare zum Thema „Mehrwertsteuer 2007“ BüroWARE Seminare

SoftENGINE Anwenderseminare zum Thema „Mehrwertsteuer 2007“ finden in Chemnitz und Hauenstein statt.

02.11.2006 (in Chemnitz)

04.12.2006 (in Hauenstein)

12.12.2006 (in Chemnitz)

ANMELDEFORMULAR FÜR ANWENDERSEMINARE Telefax: 06392 995 599 Gemäß den Seminarbedingungen* von SoftENGINE melden wir den bzw. die folgenden Teilnehmer zu diesen Seminaren an.

Veranstaltungstermin: _________________________

Veranstaltungsort: ___________________________

Ihre Kundennummer: ______________ (falls greifbar) 1. Teilnehmer: _______________________________

Position: ___________________________________

2. Teilnehmer: _______________________________

Position: ___________________________________

3. Teilnehmer: _______________________________

Position: ___________________________________

Firma: _____________________________________

Preis pro Seminartag: 350,00 EUR

Straße: ____________________________________

Hotelreservierung:

Ja

Nein

PLZ/Ort: ___________________________________

Einzelzimmer mit Dusche / WC

Preis

Anreisetag: ___.___.___

Doppelzimmer mit Dusche / WC

Preis

Abreisetag: ___.___.___

___________________________

Datum

___________________________

* Seminarbedingungen finden Sie auf der Homepage: www.softengine.de/seminarbedingungen.php

Unterschrift und Stempel

BüroWARE® UPDATE

2.2006 Seite 4

Mit hoher Sicherheit stets zu Diensten!

BüroWARE Partner Kerstel Solutions und die Hochverfügbarkeitlösungen von Stratus Technologies BüroWARE Partner

Informationen: Kerstel Solutions Webergasse 1 DE-79588 Efringen-Kirchen Telefon: 07628942063 Telefax: 07628942064 www.kerstel-solutions.de

Fehler-Eskalation, Systemstörung, eines Hochverfügbarkeitsystems Serverabsturz… Was für den einen - auf Basis von üblichen Clusterlödas Horrorszenario schlechthin be- sungen war dies bis dato technisch deutet, ist für SoftENGINE Partner nicht möglich. Zum anderen ist die und Serverspezialist Kerstel Solu- Stratus-Lösung „besonders kostentions aus Efringen-Kirchen tägliche günstig und qualitativ den üblichen Aufgabe, d. h. den technischen Su- Clustersystemen in punkto Perforper-GAU erst gar nicht entstehen mance, Stabilität und Fehlertolezu lassen und bei auftretenden Stö- ranz für Microsoft Windows-basierrungen einen superschnellen und te Rechnerumgebungen deutlich verlässlichen Support zu bieten überlegen“, unterstreicht Kerstel – rund um die Uhr, jeden Tag. Solutions-Geschäftsführer Ralf Kronen.

Kerstel Solutions setzt hierfür auf das System Stratus ftServer® 4300 Ein ideales Paar der Serie W mit einer unschlagbar Auch SoftENGINE Firmensprechestabilen Verfügbarkeit von 99,999%. rin Corinna Becker unterstreicht Für BüroWARE Nutzer ergibt sich den hohen Qualitätsstandard, den damit zum einen die uneinge- beide Produkte im Zusammenschränkte Möglichkeit zur Nutzung wirken erreichen: „Das ist für BüroWARE Nutzer eine Idealverbindung! Durch das weltweit nutzbare Serviceangebot von Stratus kann auch Kerstel Solutions in wenigen

Minuten auf jedes möglicherweise auftretende Problem reagieren. Die Remote-Hardwareüberwachung und Management-Eskalation des Server-Herstellers helfen, die Serviceleistungen für den Anwender sicherzustellen.“ Neben der Spitzentechnologie in Sachen Serverlösungen überzeugt das Unternehmen aus Süd-Baden durch seine genau auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmten Service-Pakete. Als BüroWARE premium Fachhandelspartner bietet Kerstel Solutions die gesamte Service- und Leistungspalette rund um die BüroWARE. Beratung, Pflege, Installation und individuelle Anpassung der Systeme – auch hier sind hohe Qualität und Hochverfügbarkeit verlässlicher Standard bei Kerstel Solutions.

Empfehlenswert: Komplettbetreuung per HANDSHAKE! BüroWARE Partner

Informationen: HANDSHAKE EDVDienstleistungs GmbH Kardinal-Galen-Strasse 56 DE-47051 Duisburg Telefon: +49 203 30545-0 Telefax: +49 203 30545-30 www.handshake-edv.de

Unter „Vertrag per HANDSHAKE“ versteht man im Allgemeinen eine ziemlich unformatierte, da nichtschriftliche Vereinbarung. In der EDV bezeichnet man mit Handshake den erfolgreichen Kontakt zweier Komponenten. Im Falle unseres BüroWARE premium GoldPartners aus Duisburg steckt allerdings gleich eine ganze Firma dahinter.

Stephan Gehring und Frank Wojtusch gründeten 1995 in Duisburg die HANDSHAKE EDV-Dienstleistungs GmbH, ein klassisches Systemhaus, das seinen Kunden eine EDV-Komplettbetreuung aus

einer Hand bietet. Neben der Konfiguration von PC-Systemen und kompletten Netzwerken gehört vor allem die Implementierung der BüroWARE ERP-Lösungen seit 1995 zu den Kernkompetenzen des autorisierten Vertriebspartners. Sieben Mitarbeiter beschäftigt das IT-Systemhaus inzwischen, wobei allein sechs für die Betreuung der BüroWARE zuständig sind.

Eine stolze Größe hat auch der HANDSHAKE Kundenstamm erreicht. Mehr als 100 Kunden aus 70 verschiedenen Branchen schätzen die Zusammenarbeit mit dem ausgewiesenen BüroWARE Spezialisten. Fundierte Beratung, Zuverlässigkeit in Sachen termingenaue Ausführung und fachgerechte Installation sowie ein vorbildlicher Service haben HANDSHAKE zu einer Top-Adresse für Unternehmen gemacht. Extra-Komfort bietet

der HANDSHAKE Support beispielsweise durch die telefonische Betreuung, einen eigens eingerichteten Update-Server und die Möglichkeit der Fernwartung.

In Sachen BüroWARE verfügt HANDSHAKE als BüroWARE premium GoldPartner über entsprechend umfassende Beratungs- und Betreuungskompetenz zu allen BüroWARE Modulen – von der Warenwirtschaft, über das CRM-Modul, die Finanz-, Lohn- oder Anlagenbuchhaltung bis hin zur Kostenrechnung. Auch die eigens entwickelte Branchenlösung BüroWARE liquid für den Getränkegroßhandel stellt die Kompetenz des Duisburger Unternehmens dar.

Ein vertrauensvoller „Handshake“ mit HANDSHAKE ist somit für Unternehmen rundum empfehlenswert.

BüroWARE® UPDATE

2.2006 Seite 5

Starkes Teamwork für starke Lösungen!

Mit Sicherheit die richtige Wahl SoftENGINE Kooperationspartner in der Übersicht BüroWARE Partner Informationen: www.softengine.de

Über den Tellerrand hinaus denken, planen, Nutzen schaffen für den Anwender – auf dieser grundlegenden Maxime beruht seit je her die SoftENGINE Philosophie. Die gesamte Entwicklungsarbeit in Sachen BüroWARE ist von diesem zentralen Leitgedanken geprägt. Das Ergebnis ist eine kaufmännische Softwarelösung, die auch über den Tellerrand hinaus funktioniert. Umfassende Funktionalität, Flexibilität, individuelle Anpassbarkeit und ganz entscheidend Erweiterbarkeit und Wachstumsfähigkeit sind daher Kennzeichen und besondere Stärke aller BüroWARE Linien.

Ein wichtiger Punkt beim „Über-denTellerrand-schauen“ und „Nutzen schaffen für den Anwender“ ist die gezielte Zusammenarbeit mit Partnern, die durch Ihre jeweiligen Stärken das Ergebnis optimieren, Zusatznutzen schaffen und Wege zu gänzlich neuen, innovativen Lösungen öffnen.

Hinter der BüroWARE stecken solche starken Partnerschaften in der Entwicklung wie auch im Vertrieb. Eine Auswahl unserer Kooperationspartner finden Sie nachfolgend.

Schulmäßig! Lehrmittel-Distributor C&H ...

Ab Mitte 2006 kooperiert SoftENGINE mit der „c&H Ausbildungsmedien Distribution GmbH“ aus Rosenheim. Als einer der großen Distributoren und Lo-

Informationen: C&H Ausbildungsmedien Distribution GmbH www.cuh.de TIA innovations GmbH www.tia.de

gistikcenter für Lehr- und Forschungsmittel im deutschsprachigen Markt hat c&H die SoftENGINE Produktlinie BüroWARE basic ins Vertriebsprogramm genommen. Diese steht nunmehr im c&H-Lehrmittelangebot als beispielhafte ERP-Software für den Unterricht in Schulen und Universitäten (zu stark vergünstigten Konditionen) zur Verfügung. Zu den Hauptarbeitsfeldern bei c&H gehört die enge individuelle Zusammenarbeit mit Softwareherstellern und deren Partnern sowie die Definition von Schulprodukten, Schulpreisen und Lizenzformen in Abstimmung mit den Software-Her-

stellern. Ebenso ist die Schulung von Lehrkräften über das 2003 gegründete hauseigene Lehrerfortbildungs- und Zertifizierungscenter zentraler Punkt in der c&H-Leistungspalette.

TIA innovations GmbH – die Vorreiter in Sachen elektronische Zollabwicklung Mit ihren Software-Lösungen und Dienstleistungen rund um Absatzplanung, Außenwirtschaft und elektronische Im- und Export-Abwicklung steht die TIA innovations GmbH für höchstes, marktführendes Knowhow. Viele namhafte nationale und internationale Unternehmen setzen Softwarelösungen des Böblinger Softwarehauses ein, optimieren damit ihre Import- und Exportabwicklung, ihre Lieferfähigkeit und Lagerbestände.

Insbesondere für ATLAS, das interne Informatikverfahren der deutschen Zollverwaltung, hat TIA mit Blick auf Fortsetzung auf Seite 6

BüroWARE® UPDATE Fortsetzung von Seite 5

BüroWARE Partner Informationen: www.softengine.de

die nahe Zukunft eine passgenaue Softwarelösung („TIA ATLAS AES“) für die digitale Abwicklung des Exports entwickelt. (Ende 2007 ist die vollständige Umstellung auf das digitale Zoll Verfahren ATLAS zu erwarten.) Eben diese TIA-Entwicklung steht nun auch als integrierte Lösung innerhalb der BüroWARE zur Verfügung. Im Rahmen einer Hersteller-Kooperation mit SoftENGINE wurde eigens hierfür eine BüroWARE Schnittstelle geschaffen.

Die TIA innovations GmbH wurde 1978 als Tochterunternehmen der Triumph International AG gegründet und gehört heute zur W+P Gruppe in Stuttgart.

eBay - Partnerschaft auf zertifizierter Basis Immer mehr Unternehmen nutzen eBay inzwischen als Hauptverkaufsplattform für ihren Online-Handel.

BüroWARE Nutzer haben dabei besonders leichtes wie komfortables Spiel. Denn sie können das BüroWARE eBay-Tool „Auktionssteuerung für eBay“ nutzen, das SoftENGINE Partner VSD eigens für den professionellen e-Commerce entwickelt hat.

Das BüroWARE eBay-Tool ermöglicht ein denkbar einfaches, schnelles und komfortables Handling aller für die eBay-Auktionen notwendigen Maßnahmen und Abwicklungsdetails.

Auch der neue Online-Marktplatz „eBayExpress“ (Start Herbst 2006) wird von dem eBay-Tool unterstüzt.

Das hat auch eBay überzeugt, weshalb das BüroWARE eBay-Tool auch offiziell vom Auktionshaus zertifiziert wurde.

Informationen: OXID eSales GmbH www.oxid-esales.de gotomaxx software GmbH www.gotomaxx.de Solution&Trade www.solution.at

Als einer der nächsten großen Schritte in der Kooperation zwischen SoftENGINE und eBay steht die Vertriebspartnerschaft rund um das „eBayBusinessmodell“ an, das sich speziell an Unternehmen richtet und von eBay derzeit forciert auf den Markt gebracht wird. SoftENGINE soll hier mit BüroWARE als einer von fünf großen ERPSoftware-Anbietern mit ins eBay-Boot gehen und über ein bundesweites Fachhändler-Netz die eBay-Businessmodelle Richtung Unternehmen promoten und diese auch betreuen.

Treffpunkt eShop – Toplösung mit OXID Die OXID eSales GmbH zählt zu den führenden Anbietern von e-Commerce-Software. Insbesondere der OXID eShop gehört zum Besten, was der Markt an Lösungen für den OnlineHandel zu bieten hat. Er überzeugt durch vorbildliche Übersichtlichkeit, einfache Bedienungsvorgänge und exzellente visuelle Darstellungsmöglichkeiten für Produkte. Damit trumpft der OXID eShop beim Web-Shop-Betreiber wie beim Kunden, der bequem und schnell die gewünschten Artikel im virtuellen Einkaufswagen hat und ebenso leichtes Spiel hat bei der Bezahlung. Dementsprechend erfreut sich der OXID eShop hoher Beliebtheit und Verbreitung.

Via Schnittstelle bietet BüroWARE eine komfortable, hochkompatible Anbindung von Online-Shops generell.

So lässt sich auch der OXID eShop nahtlos in die BüroWARE Landschaft integrieren. Mit automatisierten Prozessen und der Verknüpfung aller handelsrelevanten Bereiche ermöglicht BüroWARE dem OXID eShop-Inhaber eine effiziente Bedienung seiner Internet-Plattform. Adressprüfungen und automatische Bonitätchecks machen den Internet-Handel für Unternehmer besonders sicher – ganz gleich ob Sie in Ihrem Business B2C oder B2B unterwegs sind. Und was für die BüroWARE-Linien gilt, trifft auch auf den OXID eShop zu: Er wächst mit Ihrem Unternehmen flexibel mit.

Gelebte Synergie – über 10 Jahre Partnerschaft mit gotomaxx Mit der gotomaxx software GmbH verbindet SoftENGINE bereits über 10 Jahre eine dauerhafte, äußerst fruchtbare Partnerschaft. Die Stärken der BüroWARE als hochanpassbare ERPSoftware verbinden sich ideal mit den gotomaxx Business-Lösungen rund um Kommunikation, Archivierung, Signatur, eRechnung und eCommerce.

BüroWARE Anwender profitieren so von hochgradig ausgefeilten, vielfach automatisierten Anwendungen, die als Standard- oder optionale Features in die BüroWARE integriert sind und ein Maximum an Nutzen und Komfort bieten. Ob für die tägliche E-Mail-

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Korrespondenz, für die DokumentenArchivierung oder den elektronischen Rechnungsversand: Die gotomaxx Lösungen sind wertvolle, nicht mehr wegzudenkende Bausteine innerhalb der umfassenden Palette an Lösungen, die BüroWARE als moderne, effiziente Steuerungs- und Verwaltungszentrale für Unternehmen bietet.

Solution&Trade @mobile OFFICE, die Produktreihe des SoftENGINE premium Partners Solution&Trade steht für mobile Datenverarbeitung, die Dank der flexiblen Konzeption nahezu in allen Bereichen des Außen- und Innendienstes einsetzbar ist.

Abgestimmt auf die Module der BüroWARE können Geschäftsprozesse abgebildet und vollzogen werden. @mobile OFFICE ist, im Gesamten betrachtet, ein in sich geschlossenes Wirtschaftssystem, welches Sie in Ihrem mobilen Geschäftsleben unterstützt, ob bei der mobilen Belegbearbeitung oder Inventurerfassung, bei der Kommissionierung oder Zeiterfassung.

Impressum

SoftENGINE GmbH Alte Bundesstraße 10,16 76846 Hauenstein Telefon 0 63 92. 9 95 - 0 Telefax 0 63 92. 9 95 - 5 99 E-Mail info@softengine.de www.softengine.de

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Werkzeugschleiferei Kopp: „PPS System von BüroWARE hat uns erheblich weiter gebracht!“ BüroWARE im Einsatz

Die Werkzeugspezialisten der Kopp-Schleiftechnik GmbH aus dem Odenwald nutzen seit 2001 das flexibel anpassbare PPS-System von BüroWARE. Individualanfertigung von Präzisions-Zerspanungswerkzeugen sowie der dazugehörige Nachschleifservice für Industrie-, Handel- und Handwerksbetriebe bilden das Kerngeschäft.

Durch “bedeutende Steigerung von Effizienz und Schnelligkeit in Verwaltung, Produktion und Logistik sowie eine wünschenswert hohe Flexibilität” macht sich die BüroWARE Lösung für das Familienunternehmen bezahlt.

Werkzeugschleiferei Kopp

Informationen: www.softengine.de/ premium_pps.php

1970 zunächst als reine Werkzeugschleiferei gegründet, hat die KoppSchleiftechnik GmbH aus Lindenfels/Winterkasten ihr Geschäftsfeld im Laufe der Zeit beträchtlich erweitert. Heute gehören die individuelle, auftragsbezogene Entwicklung und Produktion von Zerspanungswerkzeugen für Industrie- und Handwerksbetriebe sowie ein umfassender Nachschleifservice zum Kerngeschäft. Über 500 Stammkunden aus Deutschland und dem benachbarten Ausland bestellen Werkzeuge „made by Kopp“, vorwiegend aus dem Werkzeug- und Maschinenbau, der Luftfahrttechnik, Automobilindustrie und dem Werkzeug-Groß- und Einzelhandel.

Drei “Kopps” leiten den 29 Mitarbeiter starken Familienbetrieb. Technik und Verwaltung liegen bei den Brüdern Jürgen und Achim Kopp, dessen Frau auch für die Finanzbuchhaltung zuständig ist. Für den richtigen Schliff in Sachen Unternehmenssteuerung sorgt die Familie

also höchstpersönlich. Für die hohe Qualität der Produkte und ServiceLeistungen sorgen „maßgeblich unsere hochqualifizierten und motivierten Mitarbeiter“, unterstreicht man einhellig.

Den nötigen Schliff in die EDV “hat uns die PPS Lösung von BüroWARE gebracht”, sagt Achim Kopp. “Wir fertigen überwiegend auftragsbezogen.

Dementsprechend hoch ist die Varianz der Produktions- und Verwaltungsauf-

gaben. Die BüroWARE Lösung kommt uns durch ihr effizientes, einfaches Handling extrem zugute. Wir sparen so eine Menge Zeit und Geld.

Auch in der Korrespondenz und Transportlogistik schätzt man den Komfortgewinn. Achim Kopp: “Die Adressakte etwa ist eine super Sache. Man hat stets sämtliche Kundendaten, Korrespondenzen, E-Mails, Gesprächs- und Besuchsberichte auf einen Klick und Blick zur Hand. Ebenso wertvoll ist für uns im Transport das EAP-Tool.“ Entscheidende Bedeutung misst man darüber hinaus der Betreuung bei.

“Hier haben wir mit dem Team von EST aus Aalen einen wünschenswert kompetenten und serviceorientierten Partner an der Hand.“ www.kopp-schleiftechnik.de

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2.2006 Seite 8

Geht schnell auf: die Rechnung mit der eRechnung-SUITE gotomaxx Rechnungsportal spart „maxximal“ Zeit, Kosten und den Brieföffner eRECHNUNG-SUITE

Das Öffnen von Briefkuverts, das Sortieren von Rechnungen nach Eingangsdatum, Lieferanten und Betragshöhe gehörte bislang in vielen Firmen zu den Lieblingsaufgaben der neuen Azubis im Haus. Mancher Unternehmer muss sich allerdings künftig etwas Kreativeres für seinen Belegschafts-Nachwuchs einfallen lassen. Denn die Rechnungsbearbeitung beginnt demnächst mit einem Mouse-Klick. Vorausgesetzt Sie haben die Möglichkeit entdeckt, Rechnungen auf elektronischem Weg zu versenden und zu begleichen. Das spart nicht nur Zeit, Kosten und den Brieföffner - sondern erfreut auch den Lehrling…

Workflow der gotomaxx eRECHNUNG-SUITE

CFOs sehen großes Optimierungspotential durch digitale Rechnungsabwicklung Haben Sie die Kosten für Ihre Rechnungsstellung und -bearbeitung schon einmal genau erfasst? Wer sich auf den Versuch einlässt, wird wahrscheinlich staunen und nach Alternativen suchen wollen.

Eine Alternative ist die Entwicklung der Rechnungsstellung zu einem komplett digitalisierten Vorgang. Der nutzt Kreditoren und Debitoren gleichermaßen. Will man wirklich Zeit und Kosten sparen, gelingt dies am effektivsten, wenn das angewendete System einen automatisierten Komplett-Workflow bietet. Das heißt: Eine Software muss nicht nur die Bearbeitung der eigenen Rechnungen optimieren, sondern auch eine optimale Verarbeitung beim Empfänger garantieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand: • bedeutend schnellere Rechnungs zustellung, • Einhaltung der Skontozeiträume auf Empfängerseite • schnellere Zahlungseingänge.

Allein durch den Wegfall des Briefportos lassen sich pro Jahr viele (Tausend) Euros sparen - je nach Unternehmensgröße. Durch die Beschleunigung der Bearbeitungsprozesse ermöglichen Sie dem Zahlungspflichtigen, sicherer und Fortsetzung auf Seite 9

Bereitstellung von Belegen in das Online-Portal

BüroWARE® UPDATE Fortsetzung von Seite 8

eRECHNUNG-SUITE Ihre Ansprechpartner bei gotomaxx: Ralph Kurth Markus Siener Tel: 06392-995 230

Informationen: eRECHNUNG-SUITE www.gotomaxx.com/www/ erechnung.php

öfter in den Genuss der Skontierung zu kommen. Eine klassische win-winSituation: Sie bekommen eher ihr Geld und können sogar noch Habenzinsen erwirtschaften - und ihr Handelspartner darf Skonto abziehen.

Das gotomaxx Rechnungsportal garantiert Ihnen und Ihren Geschäftspartnern einen 100-prozentigen Nachweis der Rechnungszustellung sowie erheblich geringere Verwaltungskosten.

Mehr als bemerkenswert: 26 % der CFOs (Chief Financial Officers) sehen laut einer Umfrage von efinancelab* das größte Optimierungspotential im Bereich der Rechnungsstellung.

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Ihr guter Name zählt!

Ohne rechtsgültige elektronische Signatur läuft beim “Electronic Billing Payment & Presentment” (EBPP) aber nichts. Sie ist eine Voraussetzung, um ein automatisiertes Zustellungsverfahren via E-Mail bzw. Webportal überhaupt zu nutzen. Denn auch auf neuen Wegen gilt es, bestehende Regeln und Gesetzesgrundlagen einzuhalten. Mit dem Rechnungsportal von SoftENGINE Entwicklungs- und Kooperationspartner gotomaxx haben Sie diese Voraussetzung erfüllt. Somit gelangt der Empfänger zugleich in den Genuss der Möglichkeit zum direkten Vorsteuerabzug, was ohne entsprechend wasserdichte rechtssichere Signatur nicht der Fall wäre.

Auch SoftENGINE setzt diesen eRechnungs-Workflow nunmehr ein. So erhalten BüroWARE Kunden ihre Wartungsrechnungen fortan als downloadbare eRechnungen, die auf einem Web-Portal bereitgestellt

werden. Eine ausdrückliche Vorabinformation für die Kunden gehört zum „selbstverständlichen Umstellungsservice“ bei SoftENGINE. Vater Staat gefällt’s Das Verfahren der elektronischen Rechnungserstellung und deren Bearbeitung auf der Debitorenseite beschleunigt und optimiert nicht nur sämtliche Abläufe rund um den Rechnungsvorgang. Es ermöglicht zugleich von einer Arbeitsebene aus die Weiterverarbeitung bis hin zur gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung und Abrufbarkeit sämtlicher Belege zu Prüfzwecken. Denn nur wenn ein System diese Voraussetzung erfüllt, wird es von den Finanzbehörden akzeptiert.

Und übrigens: Bereits ab 30,00 EUR monatlich ist ein Einstieg in die Welt des digitalen Rechnungsversandes möglich. Sparen auch Sie “maxximale” Zeit und Kosten. Sprechen Sie doch mal mit ihrem Controller drüber …

*Quelle: efinancelab, FSCM - Pfaff, Skiera, Weiss SAP Press

Lizenz zum Sparen! gotomaxx PDFMAILER Server erhält „Budgetempfehlung“ von PC Professionell Ausgezeichnet!

Informationen: http://www.gotomaxx.de

Das IT-Magazin PC Professionell hat eine breite Palette aktueller Serverlösungen für das Konvertieren von Dateien in das PDF-Format auf den Prüfstand gestellt. Im Rahmen dieses detaillierten Vergleichs erhielt die Lösung unseres Partnerunternehmens gotomaxx eine offizielle „Budgetempfehlung“ der Redaktion. Hauptargument für die Vergabe dieser bedeutsamen

Auszeichnung an den PDFMAILER Professional 3.0.28 Server war neben der hohen Gesamtqualität und der guten Ergebnisse in allen Testbereichen – Funktionalität und Komfort bei der Installation und Anwendung – vor allem die unbegrenzte Userzahl. Hier war der maxx PDFMAILER Server der einzige Kandidat, der ab einer Userzahl von 100 keine weiteren Lizenzgebühren

verlangt. Für Unternehmen mit hohen Userzahlen „das Schnäppchen“!

Testsieger! BüroWARE Warenwirtschaft & VSDKasse auf Platz 1 beim „markt intern Vergleichstest“ zu „Stabilität von ERP-Systemen“ Ausgezeichnet!

Die markt intern Verlags GmbH, branchenübergreifendes Presseorgan und seit über 30 Jahren Spezialist im Bereich „Warenwirtschaftssysteme“ testete kürzlich ERP-Syteme. Hierbei gab es aus BüroWARE Sicht äußerst Positives zu berichten. Denn BüroWARE premium Partner „Hipos Systemhaus“ aus

Söhlde (bei Hildesheim) konnte sich über den 1. Platz freuen, den seine auf Kundenseite installierten BüroWARE Systeme dabei errangen. Die BüroWARE Konstellation aus Warenwirtschaft und Kassensystem verwies die Konkurrenz mit Abstand auf die Plätze.

Der europaweit agierende Verlag für

Wirtschaftsfragen und Mittelstandsvertretung vergab an die ERP-Spezialisten aus Niedersachsen nach detaillierter Auswertung der Anwenderumfrage die Bestnote in der Rubrik „Stabilität des Systems“. Herzlichen Glückwunsch an Reiner Meiss und sein Team vom Hipos Systemhaus!

BüroWARE® UPDATE

2.2006 Seite 10

Bravo! Gewinner der „BüroWARE Oscars“ auf SoftENGINE Sommerevent geehrt BüroWARE Oscar

Oscar-Gewinner Firma MS Solutions GmbH, Herr Christian Müller (3. von rechts) und Andreas Reichmann (1. von Links)

Im Rahmen des SoftENGINE Sommerevents wurden auch in diesem Jahr wieder die „BüroWARE Oscars“ für die besten BüroWARE-Konfigurationen verliehen. Als 1. Gewinner geehrt wurde dabei SoftENGINE Goldpartner MS Solution aus Untersteinach für die Entwicklung der Branchenlösung BüroWARE OIL, die für den Mineralölhandel konzipiert wurde.

Sehr erfreut nahm MS Solutions Geschäftsführer Christian Müller die ehrwürdige Trophäe von Geschäftsführer Dirk Winter und Moderatorin Britta Wiegand entgegen und verriet im Interview noch manches interessante Hintergrunddetail zum Thema Branchenlösung generell: „Wichtige Voraussetzungen für die Entwicklung einer Branchenlösung sind zunächst die genaue Analyse des Bedarfs.

Braucht und sucht die Branche wirklich eine Software-Speziallösung? Ist dies geklärt und der Fall, so sollte man als Programmier- und Entwicklungsbasis am besten eine so umfassend ausgereifte und flexibel Software wie BüroWARE nehmen. Denn nur so kann man einen perfekten SynergieMix aus einer breiten Fülle an Standardfunktionen und umfassenden Möglichkeiten zu Anpassungen und Fortsetzung auf Seite 11

2. Platz: Wolfgang Hocke, Siebert SoftTRADE OHG

3. Platz, Ralf Schüssler, HANDSHAKE GmbH

BüroWARE® UPDATE Fortsetzung von Seite 10

BüroWARE Oscar

Erweiterungen erzielen.“ Den Oscar Nummer 2 heimste sich die Siebert SoftTrade GmbH aus Hünfeld ein mit der Branchenlösung BüroWARE Rent, einer Speziallösung für Unternehmen, bei denen der Verleih und die Vermietung von Gütern den bzw. einen betrieblichen Schwerpunkt bildet. Der dritte Oscar im Bunde ging an die HANDSHAKE EDV-Dienstleistungs GmbH aus Duisburg für die Lösung “BüroWARE Global Logistic”.

Einen Sonderpreis erhielt die I.sys GmbH & Co KG aus Bergen/Rügen, die mit BüroWARE ONPROVE eine komfortable Software für Zimmer- und Kontingent-Reservierungen im Touristik-Bereich entwickelt hat.

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Allen Gewinnern auch von dieser Stelle aus nochmals herzlichen Glückwunsch!

Sonderpreis: Holger Bohn, I.sys GmbH & Co KG

Das BüroWARE Wachstumskonzept!

BüroWARE premium-Partner Netmedia Services macht es vor!

BüroWARE Partner

Das Team um Geschäftsführer Torben Kuhlmann hat binnen kürzester Zeit ein beeindruckendes Wachstum quer durch alle BüroWARE Linien hingelegt.

Gestartet hatte Netmedia Services mit der BüroWARE basic Partnerschaft im September 2005. Mittlerweile ist das Mölsheimer Unternehmen autorisierter BüroWARE premium Partner. Wie Netmedia Services dieses Wachstum erreicht haben, verrät Norbert Kuhlmann in einem Interview mit SoftENGINE.

Informationen: NetMedia Services Network Solution DE-67591 Mölsheim Mandelbrunnen Str. 7 Telefon: 06243 908 410 Telefax: 06243 908 411 www.netmediaservices.de

Wer und was ist Netmedia Services genau?

Unser EDV-Beratungsunternehmen wurde von mir im Februar ‘99 als eigenständiges Unternehmen gegründet. Wir sind seitdem stetig gewachsen und beschäftigen inzwischen drei Mitarbeiter. Unseren Kunden bieten wir individuelle Komplettbetreuungen in den Bereichen kaufmännische Software, Netzwerke, Webdesign und Hardware. Dies sind unsere Spezialgebiete, wobei der Vertrieb von Büro-

WARE mittlerweile zu unserem absoluten Schwerpunkt geworden ist.

Warum haben Sie sich 2005 für die BüroWARE entschieden?

Im Bereich kaufmännische Software lag und liegt der Fokus bei uns vor allem auf den Bereichen Produktion und Onlineshopanbindungen. Denn hier sehen wir auch in Zukunft den größten Bedarf an anpassbaren und flexiblen Warenwirtschaftssystemen.

Somit war dies auch der entscheidende Grund, warum wir uns für die BüroWARE entschieden haben. SoftENGINE bietet uns hier alle Möglichkeiten. Zum einen bietet BüroWARE eine umfassende Funktionalität in den Basisfunktionen, wünschenswert ausgereift und skalierbar. Zum anderen ist BüroWARE dank des hohen Grades der Anpassbarkeit die perfekte Entwicklungs-Plattform für individuelle Kundenlösungen. Das passt ideal auf den Marktbedarf und zu unserer Firmenphilosophie.

Nach dem Start mit BüroWARE basic sind Sie rasant schnell zum BüroWARE premium Partner aufgestiegen. Wie kam es dazu?

Wir hatten sehr schnell Erfolg mit der BüroWARE basic. Die Kunden kamen schnell auf den Geschmack und waren begeistert vom Handling und Komfort der BüroWARE basic. Kein Wunder, dass bei entsprechendem Bedarf auch die höheren Linien medium und premium bei unseren Kunden ins Blickfeld des Interesses gerieten.

Die BüroWARE Welt bietet uns und unseren Kunden jede Möglichkeit, flexibel mitzuwachsen, sobald es der Bedarf eben erfordert. So können wir im ERP-Bereich inzwischen alle Wünsche unserer Kunden erfüllen. Unsere bisherigen Erfahrungen haben somit klar bestätigt, dass wir mit BüroWARE genau die richtige Entscheidung getroffen haben. Die Zahlen sprechen für sich.

BüroWARE® UPDATE

2.2006 Seite 12

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SoftENGINE GmbH • Alte Bundesstraße 10,16 • 76846 Hauenstein

Quell der Erkenntnis für unternehmerische Entscheidungen: BüroWARE EAP 3.0 Data-Mining – das perfekte Analyse- und Planungstool Data-Mining

„Auf diese Infos können Sie bauen!“ In Anlehnung an einen bekannten Werbespruch ließe sich so der Hauptnutzen des Data-Mining für Entscheider in Unternehmen auf den Punkt bringen. Denn Data-Mining liefert Firmenchefs und Verantwortlichen in Unternehmen elementar wichtige Erkenntnisse und Informationen für ihre Entscheidungen und Planungen.

Mittels umfassender und flexibel gestaltbarer Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten „schürft“ (engl. ‚mine’ heißt ‚graben, schürfen’) Data-Mining aus den vorhandenen Firmendaten wahres „Informations-Gold“. Präzise, aktuellste Informationen und Erkenntnisse über Kaufverhalten, Kundenmärkte, Ertragsentwicklungen und vieles mehr sind ein elementare Nutzen für Entscheider.

Gute Data-Mining-Systeme liefern die gewünschten Informationen nach entsprechender Einrichtung automatisiert bzw. auf Knopfdruck sollten auch gewünschte Varianten von Analysen und Auswertungen „ausgespuckt“ werden.

So wird das Data-Mining wünschenswert einfach wie effizient. „Kein Entscheider sollte heutzutage auf dieses wichtige Quell unternehmerischer Erkenntnis noch verzichten, wenn es um die Unternehmenssteuerung geht“, unterstreicht SoftENGINE Geschäftsführer Matthias Neumer.

So hat auch SoftENGINE für BüroWARE ein entsprechendes Tool für Nutzer der kaufmännischen Softwarelinien BüroWARE basic, medium und premium entwickelt. Dieses bietet zum einen alle zentral wichtigen Analyseund Auswertungsmöglichkeiten wie Artikel-, Adress- und Lagerstatistiken sowie differenzierte Auswertungen aus den Bereichen MIS Artikel, MIS

Warengruppen und MIS Gesamt.

Zum anderen ist es dank des hohen Grades der Automatisierbarkeit denkbar komfortabel.

Wie überall, wo sensible Daten im Spiel sind, muss natürlich auch beim Data-Mining der Zugriff möglichst sicher geregelt sein und möglichst flexibel differenzierbar. So lässt sich beim exakt auf die BüroWARE Datenstruktur abgestimmten EAP Data-Mining der Zugriff auf die Firmendaten je Anwender präzise definieren. Welcher Bediener welche Dokumente und Auswertungen im Zugriff hat, lässt sich wahlweise nach den Kriterien „pro Mandant, Bediener, Installation“ und „global“ festlegen.

Mit Sicherheit ist das schnell in-

tegrier- und einsetzbare BüroWARE EAP somit für BüroWARE Anwender ein ideales Instrument, um aus den vorhandenen Daten auf schnellste und bequemste Weise hochwertvolle Informationen und Erkenntnisse zu gewinnen für ihre unternehmerischen Entscheidungen.

Zu BüroWARE EAP-Aktionsangeboten sprechen Sie gern Ihren betreuenden BüroWARE Spezialisten an.

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