Excellence Magazine - Edição 7 by SoftExpert Software

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Excellence Magazine Melhores práticas e casos de sucesso em Excelência na Gestão

Edição 7

Transformação Digital com Segurança: Sua empresa está preparada?

Artigos em destaque:

Casos de sucesso:

BPM + RPA: Levando a automação de processos para outro nível

Nidec Global Appliance aprimora relacionamento com clientes utilizando solução global da SoftExpert

LGPD: Entrevista exclusiva com Neifer França, especialista em sistemas de gestão e certificações

Hypofarma integra ERP com SoftExpert Suite e avança na transformação digital

Sumário

Case de Sucesso: Nidec Global Appliance aprimora relacionamento com clientes utilizando solução global da SoftExpert

Sessão conhecimento: BPM + RPA: Levando a automação de processos para outro nível

Sessão conhecimento: SoftExpert fecha parceria com Agapys para projetos de RPA

LGPD: Especialista em sistemas de gestão e certificações fala sobre os impactos nas organizações

Artigo Especial: ISO 27001: A melhor ferramenta para LGPD, IOT e Indústria 4.0

Case de Sucesso: Hypofarma integra ERP com SoftExpert Suite e avança na transformação digital

Artigo Especial: Gestão de Fornecedores: Mais do que uma relação de compra e venda

Case de Sucesso: Portonave otimiza processos e mantém certificações com solução da SoftExpert

Artigo especial: Como tornar seus fornecedores sustentáveis? pag.

Case de Sucesso: Empresas otimizam gestão integrando ERPs ao SoftExpert Excellence Suite pag.

Case de Sucesso: Corsan aumenta produtividade em 25% ao automatizar processos de TI com SoftExpert pag.

Case de sucesso: CTG Brasil integra processos e potencializa gestão com Solução BPM da SoftExpert pag.

Expediente SoftExpert Excellence Magazine - Edição 07 Direção: Marco Hintz Edição/Revisão: Juliana Palaoro | Luciano Gulgen Comunicação Visual: Helen Comin | Pablo Tavares Fotos: Arquivos e divulgação Contato: marketing@softexpert.com Os textos, matérias ou artigos contidos nessa publicação não podem ser copiados ou reproduzidos, no todo ou em partes sem a autorização prévia da SoftExpert.

Editorial

Um convite à leitura A Excellence Magazine chega à sua sétima edição e traz a Transformação Digital como tema central. Sem dúvidas, 2020 foi um dos anos mais desafiadores em todo o mundo e nos mostrou que a aceleração dos projetos de digitalização passou de diferencial competitivo para condição básica de sobrevivência nas organizações, que precisaram rever suas práticas para se adaptarem a este novo cenário imposto pela pandemia. Para falar sobre este cenário cheio de desafios, mas também de muitas oportunidades para o mundo corporativo, a edição de 2021 está recheada de artigos produzidos por especialistas parceiros das mais variadas áreas de gestão, de diversos países do mundo, além de casos de sucesso de grandes organizações. A entrevista pingue-pongue sobre os impactos da LGPD nas organizações é o destaque da edição. Conversamos com o especialista em sistemas de gestão e certificações, Neifer França, que esclareceu algumas dúvidas sobre a lei 13.709, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que veio com o objetivo de aumentar a responsabilidade das empresas sobre a forma como lidam com informações pessoais, evitando abusos e o uso dos dados para fins não autorizados. Para falar sobre os impactos da inovação nas organizações, separamos alguns casos de sucesso de companhias que são referência em seus segmentos e que contam com o apoio da tecnologia para transformar seus negócios. Entre os cases, você poderá acompanhar, nesta edição, como a Nidec Global Appliance aprimorou o relacionamento com seus clientes, conhecerá algumas empresas que otimizaram a gestão integrando ERPs ao Suite, como a Corsan aumentou a produtividade em 25%, além de conferir de que forma a CTG Brasil e a Portonave otimizaram processos com a solução da SoftExpert. Selecionamos também alguns artigos que podem ampliar o seu conhecimento e inspirar você: Como tornar seus fornecedores sustentáveis; BPM + RPA: Levando a automação de processos para outro nível; Gestão de Fornecedores: mais do que uma relação de compra e venda; ISO 27001: a melhor ferramenta para LGPD, IOT e Indústria 4.0.

Boa leitura!

Programas de qualidade, aprimoramento de processos e conformidade corporativa não precisam ser geridos de forma isolada nos vários departamentos de sua organização.

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Mensagem do CEO

Olá, querido leitor. Uma mudança de comportamento imposta em nossas vidas pessoais e profissionais neste último ano, por conta dos sucessivos lockdowns e do isolamento social, foi seguramente a virtualização das nossas relações e ações. Surpreendidas por este novo “modus operandi”, as organizações têm transformado em regime emergencial as suas operações e as entregas de seus produtos e serviços. O que antes exigia a necessidade de relação interpessoal ou de intervenção humana foi transformada ao máximo em ações virtuais e robotizadas. Esta mudança nos hábitos das relações de trabalho e de consumo intensificaram o tema conhecido como “Transformação Digital”, e que já estava em ascensão mesmo antes da pandemia. Para cumprir este objetivo, diversas tecnologias desempenham um papel de destaque, como o ECM – Enteprise Content Management, para obtenção do escritório sem papel ou paperless, o BPM – Business Process Management, para a digitalização de processos e atividades, e o RPA – Robotic Process Automation, para a execução de procedimentos operacionais sem a intervenção humana. Todas estas se somam e se complementam, além de integrar-se com todos os sistemas transacionais e de gestão necessários para a execução das operações fim-a-fim de uma empresa, em conformidade com seu ramo de atividade e regulamentação aplicável. E para atingir esta transformação digital efetiva, todas as informações das organizações e das pessoas que interagem em seu ecossistema também foram igualmente

pulverizadas de meios físicos e materializadas integralmente no mundo cibernético. O valor destas informações e, consequentemente, os passivos financeiros provocados por vazamentos ou furtos delas, tornaram-se um divisor de águas entre a sustentabilidade financeira ou não da maioria das organizações. E por conta disto, outra avalanche desencadeada sobre este novo planeta digital tratase da segurança destas informações, onde as organizações precisam garantir a proteção absoluta dos dados armazenados em seu ambiente, que sejam estes provenientes de suas próprias operações, bem como de pessoas e de outras empresas que orbitam em seu negócio. Esta edição está especialmente recheada de conteúdos que abordam esta “dobradinha digital” de desafios que estão mobilizando a atenção e investimentos das áreas de TI das organizações em geral. Excelente leitura!

Ricardo Lepper - CEO da SoftExpert

Case de Sucesso

Nidec Global Appliance aprimora relacionamento com clientes utilizando solução global da SoftExpert Com mais de 15 mil colaboradores distribuídos em 9 países, a Nidec Global Appliance fabrica e comercializa produtos para aplicações comerciais e residenciais, incluindo soluções de refrigeração, motores para máquinas de lavar, secadoras e lavadoras de louça, assim como componentes para sistemas de aquecimento, ventilação e ar-condicionado. A divisão é parte da Nidec Corporation, líder global na fabricação de motores e componentes para uma ampla variedade de indústrias, com sede no Japão.

DESAFIO A Nidec precisava de uma solução que possibilitasse o gerenciamento das solicitações de clientes de forma global. A especialista em suporte técnico da área de Qualidade da Nidec Global Appliance, Laiz Maia, comenta que a companhia precisava de um sistema de fácil acesso a todas as plantas do grupo. “Buscávamos um sistema online que documentasse todas as ações realizadas para análise de causa raiz e plano de ação”, conta.

A SOLUÇÃO O projeto contempla os componentes SoftExpert Workflow, Problema, Formulário e Analytics, que agora são utilizados pelos times da Qualidade em todas as plantas da companhia. Além disso, outras áreas que também estão em contato com os clientes utilizam a solução, como Logística, Assistência Técnica, Vendas e Manufatura.

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Os resultados alcançados são de extrema relevância para o relacionamento entre a Nidec Global Appliance e os seus clientes, garantindo que, com soluções eficazes, a percepção seja cada vez mais positiva em relação aos produtos e processos da companhia.

OS RESULTADOS Agora, segundo Laiz, por meio da solução SoftExpert Excellence Suite, todas as unidades conseguem, de forma fácil, acessar as solicitações de clientes criadas em detalhes, com planos de ação e causas definidas. A especialista também comenta sobre a agilidade na criação e configuração de novos usuários no sistema. “Hoje, todos os colaboradores que necessitam têm acesso ao software. Se um novo usuário for criado, ele aparecerá automaticamente no sistema, basta configurar a licença de permissão e, em dois minutos, ele estará navegando na ferramenta. Esta rapidez no processo é um grande diferencial”, afirma. Outro destaque é a possibilidade de os usuários acessarem o sistema via celular ou tablet, permitindo, por exemplo, em uma visita ao cliente, que o engenheiro da qualidade de clientes faça o registro de uma solicitação em tempo real, utilizando a câmera do celular para fazer fotos e vídeos, diretamente na ferramenta.

Laiz Maia, especialista em suporte técnico da área de Qualidade da Nidec.

Artigo Especial

Como tornar seus fornecedores sustentáveis? Com as limitações de recursos naturais, o aumento do aquecimento global e a população em busca de uma equidade social, a sustentabilidade tem sido um assunto que está em alta. A sustentabilidade ficou conhecida no relatório de Brundtland, em 1987, realizado pela Comissão Mundial sobre Meio Ambiente e Desenvolvimento, onde o conceito de desenvolvimento sustentável foi definido como “um desenvolvimento que satisfaz as necessidades presentes, sem comprometer a capacidade das gerações futuras de atenderem as suas próprias necessidades”.

Com o passar dos anos, os problemas com questões ambientais e sociais impulsionaram as pressões governamentais e as exigências dos consumidores para integrar a sustentabilidade nos negócios. Um dos marcos que está estimulando o desenvolvimento sustentável é a Agenda 2030 da ONU (Organização das Nações Unidas), que ocorreu em 2015, com a participação de 193 Estados-membros da ONU, com o objetivo de definir um plano de ação para erradicar a pobreza, proteger o planeta e garantir que as pessoas alcancem a paz e a prosperidade.

Neste sentido, as empresas têm um papel fundamental para atingir esses objetivos. Para integrar a sustentabilidade nas organizações um conceito que é bastante utilizado é o Triple Bottom Line (TBL), desenvolvido por John Elkington, onde as empresas devem considerar simultaneamente questões econômicas, ambientais e sociais. Porém, para que elas se tornem sustentáveis, todos os membros da sua cadeia de suprimentos devem adotar essas práticas e os fornecedores são um dos elos mais críticos. Esta criticidade se deve ao fato de eles participarem diretamente no processo produtivo da empresa, fornecendo serviços ou materiais/peças e, com isso, representarem aproximadamente 50% do faturamento das companhias brasileiras. Portanto, ter uma gestão de fornecedores eficiente é essencial para não trazer ônus para as empresas. Mas, como tornar os fornecedores sustentáveis? A seguir, mostraremos três ações que auxiliarão as empresas a mudarem o seu patamar.

Mudança na gestão de fornecedores

área de compras tem uma função importante no relacionamento com fornecedores, com isso, este setor deve ter uma gestão que envolva as atividades de avaliação e seleção, de monitoramento de desempenho e de desenvolvimento de fornecedores. Porém, tornar fornecedores sustentáveis é uma atividade um pouco complexa, o que exige realizar uma mudança cultural e comportamental na área de compras. A primeira delas é engajar a diretoria e a gerência de compras sobre a importância de ter fornecedores sustentáveis, mostrando os benefícios e quais são os riscos caso não possua fornecedores sustentáveis, pois as empresas são responsáveis pelos seus fornecedores e qualquer ação indevida pode impactar na reputação da empresa. A segunda é ter uma área de compras capacitada para ter fornecedores sustentáveis.

Onde os funcionários devem ter: • Competência de pensamento sistêmico; • Conhecimento básico de sustentabilidade; • Comunicação transparente; • Conhecimento básico em gestão de fornecedores; • Gerenciamento de contratos. Além disso, a empresa deve investir em treinamentos que desenvolvam:

Inclusão de critérios sustentáveis • Gestão de Relacionamento com fornecedores; • Aplicação de ferramentas de gestão de fornecedores;

• Desenvolvimento de fornecedores sustentáveis; • Auditar fornecedores sustentáveis; • Monitorar fornecedores sustentáveis.

Com a área de compras capacitada em sustentabilidade, o próximo passo é incluir critérios sustentáveis na gestão de fornecedores, ou seja, é necessário incluir questões ambientais, econômicas e sociais nesta gestão.

Os critérios ambientais podem envolver:

Os critérios econômicos podem envolver:

• Sistema de gestão ambiental;

• Custo do material/serviço;

• Design ecológico;

• Prazo de pagamento;

• Embalagem ecológica;

• Prazo de entrega;

• Controle de poluição;

• Pontualidade de entrega;

• Controle do uso de recursos naturais;

• Qualidade do material/serviço;

• Gerenciamento de resíduos;

• Capacidade de fornecimento;

• Gerenciamento de ruídos;

• Capacidade técnica;

• Reuso e reciclagem;

• Referências de clientes;

• Logística verde;

• Avaliação de risco de fornecimento;

• Certificação ISO 14001.

• Certificação ISO 9001.

Os critérios sociais podem envolver: • Condições de trabalho;

• Saúde ocupacional e segurança do trabalho;

• Interesses e direitos dos trabalhadores;

• Reputação;

• Reclamações de questões éticas e legais;

• Responsabilidade social;

• Salário e horas trabalhadas;

• Influência na comunidade local;

• Trabalho infantil e escravo;

• Certificação ISO 26000 ou SAE 8000.

Não é necessário que todos esses critérios citados sejam exigidos dos fornecedores, porém é importante que os critérios estejam alinhados com a estratégia da empresa. Além disso, esses critérios devem ser incluídos em todas as atividades da gestão de fornecedores, nas etapas de avaliação e seleção, monitoramento de desempenho e de desenvolvimento. Uma forma que pode auxiliar no desenvolvimento de fornecedores sustentáveis é utilizar as normas como apoio. A norma ISO 14001, que envolve a dimensão ambiental e o principal objetivo é ter um sistema de gestão ambiental, a norma ISO 9001, que envolve a dimensão econômica, onde o principal objetivo é ter uma gestão de qualidade e as normas ISO 26000 e SAE 8000, que envolvem a dimensão social e o principal objetivo é garantir a responsabilidade social.

Relacionamento de parceria

or fim, com uma área de compras capacitada e com uma gestão com critérios sustentáveis, é fundamental a empresa ter um relacionamento de parceria com seus fornecedores, para engajá-los a serem sustentáveis.

A primeira ação é ter uma comunicação transparente com seus fornecedores no início do fornecimento. Esta ação pode ser realizar uma reunião de integração ou ter um manual do fornecedor para passar todas as “regras do jogo” e para que o fornecedor possua conhecimento em como será durante o seu fornecimento. A segunda ação é ter um monitoramento durante o fornecimento, que consiste em indicadores para apresentar o desempenho do fornecedor relacionado aos critérios monitorados e, a partir disso, realizar reuniões periódicas para estreitar o relacionamento e se preciso realizar plano de ação e auditorias para verificar o processo de fornecimento. A terceira ação é ter um programa de desenvolvimento de fornecedores, que consiste em ficar mais próximo dos fornecedores estratégicos da empresa e desenvolvê-los no que eles possuem baixo desempenho. Por último, ter um programa de reconhecimento no fechamento dos resultados. Esta é uma ação importante para engajar os fornecedores na estratégia da empresa.

Sobre a Autora Bianca Bette Torres é engenheira química, especialista em engenharia da qualidade, com certificação green belt pela UNIMEP. Auditora líder ISO 9001 pela SGS, possui conhecimento nas normas ISO 14001, ISO 22000, ISO 45000 e IATF 16949. Sua carreira contempla passagem pela Raizen, onde atuou no gerenciamento de fornecedores e na implementação de um sistema de monitoramento de desempenho de fornecedores de serviços.

Sessão Conhecimento

BPM + RPA: Levando a automação de processos para outro nível Saiba mais sobre BPM e RPA, e conheça as vantagens de utilizar essas duas tecnologias em conjunto.

A transformação digital não pode ser alcançada simplesmente estalando os dedos. Felizmente, as empresas podem contar com ferramentas para ajudá-las nesta longa jornada. Os sistemas de gerenciamento de processos de negócio (BPMS) estão desempenhando um papel importante nas iniciativas de transformação digital. Conforme novas tecnologias surgem no mercado, as empresas estão descobrindo novas oportunidades para se tornarem mais ágeis. Um exemplo é a Automação Robótica de Processos (RPA), que está cada vez mais popular. É uma nova tecnologia que permite às companhias aumentar a produtividade e a eficiência por meio da automação.

Os mercados de BPM e RPA em números Um estudo recente, conduzido pela Grand View Research, estima que o mercado de BPM deve atingir US$ 23,04 bilhões até 2024. De acordo com o Gartner, até o final de 2022, 85% das grandes organizações terão implantado alguma forma de RPA, resultando em investimentos de US$ 2,4 bilhões.

Quais são as diferenças entre BPM e RPA? Muitas empresas têm dúvidas sobre a escolha de BPM ou RPA para seus projetos, vendo-os como concorrentes. Embora conceitualmente sejam distintas, as tecnologias BPM e RPA são complementares e, quando implantadas em conjunto, fornecem uma base robusta para permitir a transformação digital em toda a organização. A automação dos processos está ajudando as empresas a executar tarefas e tomar decisões, fazendo o trabalho avançar do início ao fim. Enquanto o BPM se concentra em impactar toda a organização, automatizando e melhorando fluxos de trabalho, o RPA se concentra nas tarefas repetitivas geralmente encontradas no início de um processo. O BPM tem uma abordagem ponta-a-ponta, o que significa que, embora o RPA possa fazer parte de uma iniciativa de automação, ele não pode substituí-la. O objetivo do BPM é ajudar as empresas a melhorar seus processos, para que possam aumentar a produtividade, tornando-se mais eficientes e preparadas para responder rapidamente às novas demandas do mercado. Pode impactar funcionários e clientes, trazendo retornos significativos para a empresa. O principal componente dessa estratégia é o software de BPM (BPMS), que fornece uma “caixa de ferramentas” para ajudar a melhorar os processos de negócio e a impactar os resultados organizacionais. O BPMS fornece ferramentas como modelador de processos, mecanismo de workflow, formulários eletrônicos e análise de dados. Ao trabalhar em conjunto, essas ferramentas revelam gargalos, ajudando as empresas a entender as ações que precisam ser tomadas e mostrando por qual direção seguir para otimizar as estratégias de negócio.

A Automação Robótica de Processos, ou simplesmente RPA, nada mais é do que uma ferramenta de software onde robôs podem ser criados e configurados com regras de negócios para realizar tarefas repetitivas, substituindo o esforço humano. Com a automação baseada na interface do usuário, “robôs” imitam exercícios humanos, como fazer login em aplicativos ou copiar dados de uma planilha e colá-los em um software corporativo. A maioria das soluções RPA é intuitiva e conta com uma interface amigável, não exigindo um “Engenheiro de TI” para operá-la. O RPA cabe como uma luva em empresas com processos altamente transacionais e que exigem muita mão de obra. O RPA ajuda a aumentar a velocidade na execução das atividades, consumindo menos tempo e dinheiro.

BPM

RPA

Plataforma corporativa

Aspecto de Tecnologia

Propósito da Automação

As plataformas de BPM fornecem componentes para modelagem de processos, automação dos fluxos de trabalho, formulários eletrônicos e análises de dados para ajudar a aumentar a eficiência dos negócios e obter melhores resultados em toda a empresa.

Otimiza tarefas específicas

Integra o esforço humano

Substitui o esforço humano

Os processos de negócio são redesenhados, removendo gargalos, conectando departamentos e aumentando a produtividade em toda a organização.

Evita que os funcionários tenham que realizar tarefas manuais e repetitivas; baseado em condições, onde decisões complexas não são necessárias.

Atua em nível estrutural

Implementação

Impacto nos negócios

Atua diretamente na estrutura de funcionamento da empresa; pode exigir mais tempo e recursos técnicos dedicados, dependendo da complexidade dos processos e da profundidade das integrações.

Profundo e Transformacional Grandes ganhos podem ser alcançados em produtividade, eficiência, conformidade, além de economia de dinheiro.

As plataformas RPA permitem configurar robôs para realizar tarefas do dia a dia, que normalmente seriam realizadas por um funcionário da empresa.

Atua em nível superficial Não requer codificação e treinamento extensivo. O RPA pode ser implementado sem interromper os processos organizacionais atuais.

Rápido e Imediato Os resultados podem ser identificados rapidamente, mas o RPA nem sempre pode abordar diretamente a causa dos processos ineficientes.

BPM e RPA: Tecnologias complementares BPM e RPA não são abordagens conflitantes. Eles têm objetivos comuns em termos de melhoria de desempenho e eficiência, para que possam ser implementados e cooperar enquanto trabalham juntos. O RPA pode desempenhar um papel crucial no aumento dos resultados da implementação de BPM. As empresas nem sempre dispõe de tempo e de recursos suficientes para implementar um processo totalmente automatizado. Da mesma forma, é difícil para qualquer companhia contar com processos em que a interação humana não seja necessária. BPM e RPA são as duas faces da mesma moeda. Quando implementadas juntas, elas podem agregar muito mais valor ao negócio do que apenas uma poderia oferecer. 14

SoftExpert fecha parceria com Agapys para projetos de RPA A expectativa é gerar mais de 100 oportunidades de negócio na América Latina nos três primeiros anos. A SoftExpert, empresa líder de mercado em soluções para a gestão integrada da conformidade, inovação e transformação digital, firmou parceria com a Agapys, empresa especializada em RPA (Robotic Process Automation) e inteligência artificial. Com o objetivo de aumentar a competitividade dos produtos e gerar maior valor agregado ao cliente, a integração entre o SoftExpert Suite e o RPAIdea Agapys unirá a robotização de processos com soluções de excelência na gestão e conformidade empresarial. Enquanto o SoftExpert Suite impacta toda a organização, automatizando e melhorando fluxos de trabalho, o RPA evita que os funcionários tenham que realizar tarefas manuais e repetitivas, sob o risco de falhas de execução e tomadas de decisão. Emanuele Bergui, CEO da Agapys, explica que a tecnologia RPA executa tarefas rotineiras, por meio da interação com a interface de usuário, da mesma forma que uma pessoa faria, porém até cinco vezes mais rápido, com redução de custos operacionais, de desvios de processo e de retrabalhos gerados por falhas humanas.

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Emanuele Bergui, CEO da Agapys

O RPAIdea Agapys em conjunto com a Suite da SoftExpert entregará agilidade, assertividade e possibilitará que os colaboradores, que atualmente executam tarefas repetitivas, desenvolvam-se para a execução de tarefas cada vez mais estratégicas em suas empresas. Para o diretor comercial da SoftExpert, Hermínio Gonçalves, a parceria irá alavancar negócios e propiciará entregas ainda mais completas aos clientes que estão investindo em inovação.

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Hermínio Gonçalves, Diretor Comercial da SoftExpert

O trabalho em conjunto com a Agapys trará competitividade, uma vez que são soluções complementares que fornecem uma base robusta, permitindo a transformação digital em toda a organização. O próximo passo desta parceria é o desenvolvimento conjunto de ofertas para facilitar não só a venda, mas também a compreensão do cliente sobre a solução e a proposta de valor entregue. A nova aliança reforça a estratégia da SoftExpert que já conta com cerca de 250 parceiros globais para incremento de sua oferta.

Case de Sucesso

Empresas otimizam gestão integrando ERPs ao SoftExpert Excellence Suite Grupo Level, Imepel e Frigg Florestal destacam o aumento de produtividade e a redução de custos dentre os resultados alcançados com as soluções integradas. 16

DESAFIO

ada vez mais, o mercado exige maior flexibilidade e rapidez de resposta por parte das empresas. E as companhias que investem em tecnologia, por meio da integração de sistemas, saem na frente. Afinal, ter os dados e as informações em mãos com praticidade é algo que pode elevar o potencial competitivo das empresas, que muitas vezes estão atuando com suas equipes em home office.

A Imepel, maior fabricante de rolos para transportadores contínuos no Brasil, buscava uma solução que proporcionasse um controle rápido e dinâmico das atividades em andamento. De acordo com o gerente de processos, Júlio Cota, os processos na Companhia eram controlados por planilhas em Excel ou e-mails, sem qualquer padrão ou integração entre os setores, o que ocasionava perdas de informações e atrasos por esquecimento.

O Grupo Level, por exemplo, integrou seus sistemas de gestão com a solução SoftExpert Suite. O grupo, que tem o maior e-commerce de pneus do Brasil, o Pneustore, e conta com 22 filiais espalhadas pelo País, buscava uma solução que pudesse automatizar os processos, eliminando a quantidade excessiva de e-mails que transitavam no Centro de Serviço Compartilhado (CSC).

“Não sabíamos a quantidade exata de instâncias em andamento e muito menos tínhamos conhecimento sobre quantos processos diferentes existiam na empresa”, lembra Júlio.

Já na Frigg Florestal, o desafio era ter maior controle da gestão de documentos. A Companhia buscava uma solução que pudesse automatizar os processos internos, além de facilitar o gerenciamento de documentos arquivados.

A SOLUÇÃO

o Grupo Level, a solução SoftExpert Suite foi integrada ao ERP Protheus e ao sistema da Sênior. O Líder de Processos do Grupo, Caio da Silva, conta que na área financeira foram criados fluxos de recebimento e pagamento. A companhia também desenvolveu um processo de reembolso de viagens e foram automatizados fluxos de auxílio-educação e férias, otimizando as atividades e proporcionando maior controle. Todas as áreas da companhia são impactadas pela solução, com destaque para os departamentos do CSC como: Gente e Gestão, Departamento Pessoal, Contas a Pagar, Contas a Receber, entre outros.

“Atuando de maneira integrada, as ferramentas padronizam tarefas e melhoram a gestão da organização, possibilitando que os profissionais dediquem mais tempo às questões estratégicas”, pontua Caio.

O projeto de implementação da solução SoftExpert Suite, na Imepel, contemplou a automação de mais de 20 processos, que são executados por toda a empresa, desde o administrativo até as áreas operacionais. A solução foi integrada com o sistema SAP, onde são abertas instâncias de acordo com o cadastro efetuado no ERP. 17

“A diretoria utiliza o sistema não apenas para acompanhar em tempo real os números do SAP Business One, no SoftExpert Analytics, mas também para aprovar e acompanhar solicitações dos gerentes. Já a Controladoria e a Contabilidade, por exemplo, gerenciam prazos de Contratos e Certidões Negativas (CNDs) por meio do SoftExpert Documento”, afirma Júlio Cota, da Imepel. Na Frigg, o SoftExpert Excellence Suite foi integrado ao ERP TOTVS, automatizando uma etapa do processo de contas a pagar. “Tínhamos um outro sistema e a migração para a solução da SoftExpert foi motivada visando uma melhor rastreabilidade dos dados e das informações. Com isso, os principais fluxos existentes entre as áreas foram mapeados, tendo em vista a integração dos módulos com outros sistemas”, afirma o gerente de TI da Frigg, Hercilio José Rosa Júnior.

OS RESULTADOS

Caio, do Grupo Level, lembra que foram criados fluxos de recebimento e pagamento no setor financeiro. “Construímos um processo para controlar recebíveis de fundos, bem como fazer as cobranças automáticas e, em quatro meses de ativação, tivemos uma recuperação de R$ 250 mil”, conta. Além disso, por meio da integração com o ERP Protheus, parte do processo de lançamentos de títulos que antes era manual e demandava cerca de 10 horas/mês, agora é totalmente automático. Com a implementação da solução também foi desenvolvido um processo de reembolso de viagens, no qual

De acordo com Júlio Cota da Imepel, o uso da solução proporciona um controle rápido e dinâmico dos processos em andamento, uma vez que o sistema informa líderes e liderados sobre suas atividades, que podem ser acompanhadas a qualquer hora e em qualquer lugar.

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Os profissionais estão cada vez mais preparados para desenvolver suas respectivas atividades, sem desperdiçar tempo buscando informações espalhadas com outros profissionais ou em outros ambientes”, comenta o gerente de processos, Júlio Cota.

o grupo conseguiu reduzir R$15 mil/ano, gastos anteriormente com uma solução específica para tal atividade. Caio também conta que o fluxo de programação de férias criado na suíte foi integrado ao sistema da Sênior, onde todos os gestores conseguem fazer as programações e consultas em tempo real, eliminando os controles em Excel.“Com as informações visíveis, o risco de descumprimento dos prazos foi praticamente extinguido. Além disso, as programações de férias que antes precisavam ser feitas com 60 dias de antecedência, agora podem ser programadas em até 15 dias”, declara.

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A ferramenta trouxe um sentimento de organi-

zação e padronização para o grupo. Hoje, conseguimos eliminar processos manuais e focar em questões estratégicas”, afirma Caio da Silva, Líder de Processos do Grupo.

Hercilio, da Frigg, conta que agora os gestores e seus departamentos possuem acesso ágil aos fluxos e documentos em uma única ferramenta, facilitando o controle e otimizando os processos, por meio dos componentes Documento, Solicitação e Workflow. Outro ponto positivo foi a diminuição no tempo gasto por diretores e demais executivos na aprovação e no acompanhamento de solicitações.

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Como resultado, foi possível elaborar diversos indicadores e também substituir o uso de planilhas. O acesso a uma base de dados e a consulta de processos agilizaram o tempo de resposta para diversas questões e necessidades”, afirma o gerente de TI da Frigg, Hercilio José Rosa Júnior.

Aprimore processos, automatize tarefas, facilite a comunicação e aumente a produtividade com o SoftExpert eTeams

Artigo Especial

LGPD Especialista em sistemas de gestão e certificações fala sobre os impactos nas organizações

lei 13.709 conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) veio com o objetivo de aumentar a responsabilidade das empresas sobre a forma como lidam com informações pessoais, evitando abusos e o uso dos dados para fins não autorizados. Assim toda empresa que colete, processe, armazene ou transmita dados pessoais e sensíveis deve adotar medidas cuidadosas e reforçadas de governança para não sofrer as consequências da lei.

Para falar mais sobre o tema, entrevistamos o especialista em sistemas de gestão e certificações, Neifer França.

Neifer França Diretor da QMS Certification Services (Americas), Auditor Líder nas normas de sistemas de gestão. Membro de grupos técnicos da ABNT, ISO e QMS Internacional. Especialista em sistemas de gestão e certificações.

A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020. Qual o seu principal objetivo? Alinhada às principais legislações de proteção de dados pessoais do mundo, como a europeia General Data Protection Regulation (GDPR), a LGPD visa garantir às pessoas naturais a plena titularidade sobre seus dados pessoais, prevenindo o uso indevido por empresas ou outras pessoas. Sem uma legislação que defina um marco legal, informações pessoais podem ser usadas de forma a expor ou discriminar indivíduos, em muitos casos, com o objetivo de obter lucro. Em um mundo cada vez mais digital, direitos sobre seus dados são direitos sobre sua própria vida.

Qual o cenário no Brasil quanto à Segurança das Informações no meio corporativo? Comparando a Segurança da Informação nos processos de auditoria no Brasil e exterior, é possível perceber que as práticas adotadas nas grandes corporações são similares e baseadas em padrões exigentes. Historicamente, países europeus têm uma preocupação com a questão da privacidade em si mais pronunciada, até porque a GDPR passou a vigorar há mais tempo. Já os EUA tem uma preocupação maior com riscos corporativos.

É importante considerar que o cenário da Segurança e Privacidade da Informação está evoluindo muito rapidamente, tanto pelo crescimento das demandas sociais como pela própria inovação. Este é um fenômeno mundial. Contudo, empresas brasileiras de pequeno e médio porte encontram como desafio adicional o custo no Brasil, tanto no que se refere a contratação de profissionais, já que a competição pelos talentos é global, como na redução dos investimentos em recursos tecnológicos. O nível de conscientização entre as empresas varia bastante, tanto no Brasil quanto no exterior, mas a escassez de pessoas e recursos é menor nos países desenvolvidos.

Com base na sua experiência, quais são os principais problemas que você encontrou nas empresas em relação à Segurança da Informação? Empresas em processo de certificação, em geral, já lidaram com o principal problema, a conscientização em relação aos riscos e possíveis impactos da materialização destes riscos para a organização. Embora este processo de conscientização das empresas esteja evoluindo em ritmo acelerado, uma parte expressiva das empresas ainda não desenvolveu esta percepção. Outro desafio é acompanhar o ritmo acelerado da evolução tecnológica, regulatória e conceitual e a complexidade inerente às disciplinas relacionadas. 21

Você acha que as empresas estão preparadas o suficiente para a LGPD? O que falta? Há uma longa jornada pela frente. As empresas que estão atuando efetivamente no preparo para a LGPD estão ainda bastante focadas nos aspectos jurídicos. Contudo, esta preparação significa uma atuação ainda mais complexa e ampla do ponto de vista gerencial e tecnológico. Vale destacar que a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) foi recém-criada e as regulamentações específicas e sanções, bem como a jurisprudência, ainda estão em fase embrionária. Lei, práticas, tecnologia e sociedade terão que evoluir em conjunto.

Quais áreas da empresa são impactadas pela LGPD? Potencialmente, todas. Da portaria ao call center, do marketing às finanças, do jurídico ao TI. A LGPD impõe às empresas um nível de governança sobre os dados para o qual a grande maioria das empresas não está adaptada. Há uma grande mudança cultural em curso.

Quais são as principais competências requeridas para a função de DPO e como um profissional pode desenvolvê-las? O Data Protection Officer (DPO) é um profissional de nível executivo, multidisciplinar, que precisa conciliar competências regulatórias, de governança e tecnológicas, bem como ter condição de atuar com independência e imparcialidade próximo ao nível estratégico da organização. A combinação de especialização acadêmica e treinamentos profissionais é o caminho para o desenvolvimento destas competências.

Dada a forma como as empresas lidam com os dados pessoais, o que elas precisam fazer para se adequar à LGPD? A forma mais direta de preparar a empresa para a LGPD é através do desenvolvimento e implantação de um sistema de gestão da privacidade da informação,

como o padronizado pelas normas ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 27701. O primeiro passo para uma empresa iniciante no assunto é investir em conhecimento para as posições tática e estratégica sobre o assunto.

Além da LGPD, que outras normas e regulamentações podem ajudar as empresas com temas relacionados à proteção de dados? As normas da família ISO/IEC 27001 são a principal referência. A ISO/IEC 27701 trata especificamente da privacidade de dados pessoais. As boas práticas de segurança da informação estão, em geral, alinhadas com estas normas.

Como você acredita que conceitos como big data e inteligência artificial podem contribuir com a segurança dos dados? Já contribuem. As ameaças e vulnerabilidades podem ser identificadas e respondidas a partir do aprendizado colaborativo em nível global. Ferramentas tecnológicas de vanguarda efetivamente se utilizam de regressões estatísticas e aprendizado de máquina para mitigar os riscos e responder às ameaças relacionadas à segurança da informação.

Quais são suas expectativas sobre o futuro da privacidade de dados? A percepção da privacidade de dados e dos direitos dos titulares dos dados pessoais tende a conquistar a mesma relevância dos demais direitos conquistados pela sociedade. Para as empresas, dados serão o mais valioso ativo administrado. Em um futuro próximo, as empresas serão avaliadas, incluindo nisto seu valor de mercado, principalmente pelo valor intrínseco do conjunto de ativos de informação administrado e dos processos e tecnologias para a administração destes ativos. De certa forma, isto já está ocorrendo.

Artigo Especial

ISO 27001: A melhor ferramenta para LGPD, IOT e Indústria 4.0 Tecnologia é uma maravilha, mas como tudo na vida, existem bônus e ônus. Antes de falar de forma séria sobre o tema deste artigo, vou fazer um resumo sobre porque ele é importante: A ISO 27001 é a Norma que serve para proteger você e o seu negócio do Tom Cruise descendo pendurado do telhado dentro da sua sala de TI para roubar os dados da sua empresa (quem lembra de Mission: Impossible)? Depois dessa confissão de idade, vamos ao que interessa: 23

mpresas de todos os portes e segmentos de negócio estão lidando com profundas mudanças trazidas pelo que se convencionou chamar de Transformação Digital (TD) e Indústria 4.0. As inovações por trás destes dois conceitos parecem trazer uma miríade de possibilidades, abrindo verdadeiros “portais interdimensionais” em termos de atendimento ao cliente, aumento de escala e visibilidade para os negócios.

Por ele, qualquer dispositivo – qualquer um mesmo – pode ter um endereço IP para prover alguma funcionalidade. As

soluções

para

problemas

humanidade parecem estar limitadas a um único fator: nossa capacidade de imaginação. Como se Thanos entrasse na nuvem de computadores e estalasse os dedos, negócios nascem e morrem todos os dias, envolvendo milhões de pessoas, bilhões de dólares e

Processos tradicionais foram digitalizados. Praticamente tudo pode ser feito com o auxílio de um smartphone, tablet ou PC. Mesmo que o seu produto ou serviço não seja tecnologia, a experiência do cliente para ter acesso a ele tem que ser – ou então você já era.

sonhos infinitos. Vivemos em um mundo interconectado – e, por isso mesmo, perigoso. Toda essa maravilha tecnológica, porém, abre uma inédita categoria de problemas cada vez

Por outro lado, se o seu negócio é manufaturar ou montar produtos, você sabe há bastante tempo que trabalhar de forma lean (enxuta) é crítico para a sua sobrevivência. Gerar valor para o cliente usando o mínimo possível de recursos, evitando os desperdícios, é o mínimo que se espera, através da automação de processos e da IoT (Internet of Things ou Internet das Coisas). IoT é, provavelmente, o conceito mais importante dentro do universo da Indústria 4.0.

mais importante e que afeta todos os negócios: os Riscos de Segurança da Informação. Tendo em vista que a mágica da TD e IoT se dão em um ambiente interconectado, a exposição a este ambiente atrai também aqueles que usam a rede mundial de computadores com intenções criminosas. Basta que um único computador de sua empresa esteja conectado à internet para que ela esteja, de alguma forma, vulnerável a ataques.

De acordo com dados do CERT.br (Centro de Estudos para Resposta e Tratamento de Incidentes em Computadores), somente em 2018 mais de 676.000 incidentes foram reportados à entidade. Estes incidentes, de diversos tipos, mostram como o risco cibernético pode afetar as Organizações: • 58,77% constituem Scan: varredura feita por hackers para identificar potenciais alvos. A isto chamamos “explorar vulnerabilidades”, e disso muitas vezes resulta o crime, por exemplo, de sequestro de dados. • 23,42% são DoS – Denial of Service: O hacker usa um computador ou rede de computadores para tirar do ar a operação de um serviço, computador ou rede, através de envio de infinitas solicitações de serviço ao servidor. • 6,09% são incidentes web: Ataques específicos a servidores ou páginas na Internet. • Outros 5,78% se materializam como worms: robôs que propagam códigos maliciosos, como vírus, por exemplo. • 5,57% constituem fraudes: Mecanismos de engenharia social, como phishing, obtém de forma ilegal dados de pessoas e empresas para cometer crimes (dados pessoais, senhas bancárias e de cartões de crédito, senhas de acesso a sistemas críticos...).

E as vítimas dos cyber-ataques não são apenas as grandes empresas. Muito pelo contrário. Em reportagem da Revista Veja de 21/02/2018, a McAfee informava que o Brasil perde, por ano, US$ 10 bilhões em decorrência de crimes cibernéticos. Um dos crimes mais comuns é o de sequestro de dados. Em 2016, nada mais nada menos que METADE das empresas do Brasil já tinham sofrido ataques deste tipo, conforme reportagem do Valor Econômico, de 02/03/2017. Eu vivi de perto uma situação dessas com um de meus clientes, há poucos meses. Faltando duas semanas para a sua Auditoria de Manutenção de terceira parte, recebo uma ligação: “François, precisamos cancelar a auditoria”. Eu, surpreso, já que isso é bastante incomum, perguntei: “Mas por que? O que aconteceu?”. A resposta veio na forma de uma voz fraca e seca: “É que invadiram os servidores da empresa, criptografaram os dados e agora estão pedindo resgate”. Simples assim. A empresa ficou sem poder acessar seus dados, teve que contratar uma outra empresa especializada em tentar resolver esse tipo de problema.... e por aí vai. Nessa hora, não adianta chamar os Vingadores. Os crimes cibernéticos afetam as empresas de muitas formas negativas. Entre elas: • Interrupção de operações; • Comprometimento de ativos críticos; • Exposição de informações sensíveis ou sigilosas. As consequências desses ataques também podem ser enormes: • Perda de clientes; • Perda de imagem e reputação ; • Processos judiciais, multas e autuações.

Somente em 2018 ocorreram mais de 676.000 incidentes de segurança da informação, de acordo com o cert.br

Consequências de cyber-ataques incluem: perda de clientes, perda de imagem, reputação e processos judiciais. 25

Além disso, surpreende saber que quem pratica esses crimes pode estar muito mais perto do que você imagina. A maioria dos ataques têm origem dentro da própria Organização. Tudo isso, é claro, custa dinheiro. Muito dinheiro. Lembram do caso do vazamento de dados do Facebook? Em 2018, 87 milhões de dados pessoais foram parar indevidamente nas mãos de terceiros. De uma hora para a outra, a rede social perdeu BILHÕES de dólares em valor de mercado. Para complicar ainda mais a vida das Organizações no Brasil, a nova LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados prevê a responsabilização das empresas por danos causados a terceiros em decorrência de vazamento de dados pessoais. As Empresas Precisam Melhorar a Segurança da Informação – Olha a ISO 27001 aí, gente! Esse Novo Mundo da tecnologia, rico em alternativas para que as empresas criem mais valor, requer proteção. E, paradoxalmente, as empresas só se dão conta disso quando o ladrão já entrou pela janela... Ter na empresa um responsável por cyber-security não é suficiente para garantir aos seus clientes, stakeholders e demais partes interessadas que as suas informações estão seguras. É aí que entra a Certificação de Terceira Parte em Segurança da Informação. A ISO/ IEC 27001: 2013 é uma Norma de Sistemas de Gestão focada em implementar, manter e melhorar um Sistema de Gestão de Segurança da Informação. Ela já é a quarta Norma com maior número de certificações no mundo, atrás apenas da ISO 9001 e ISO 14001 (dados da ISO Survey 2018). Sua implementação é fundamental para que a sua empresa possa demonstrar a terceiros que seus dados e informações estão seguros.

Segurança da Informação é o conceito de que um ativo de informação sensível (como definido pela Organização) deve apresentar três atributos: 1. Confidencialidade – o ativo de informação só deve ser acessado por aqueles autorizados a isso. 2. Integridade – o ativo de informação deve permanecer íntegro, livre de interferências que alterem a sua veracidade. 3. Disponibilidade – o ativo de informação deve estar disponível para uso, quando e como requerido pelas partes interessadas, respeitados os dois atributos anteriores. A grande vantagem da ISO/ IEC 27001:2013 é que ela permite que a Organização organize as suas práticas e processos focados em garantir segurança às suas informações. E ela não é uma norma que se aplica somente a empresas de tecnologia. Muito pelo contrário – ela se aplica a qualquer tipo de empresa. 26

Veja alguns exemplos: • Indústria química: Estou desenvolvendo um novo produto químico revolucionário para o meu mercado. Como impedir que isso não caia nas mãos dos meus concorrentes? • Saúde: Meu hospital guarda cadastros e prontuários de pacientes críticos. Como impedir o acesso indevido a esses dados? • Geração e Distribuição de Energia: Nosso sistema de controle de energia opera a geração de energia e a sua distribuição através de uma aplicação interconectada. E se alguém invadir e tomar o controle dessa operação? • Tecnologia: Meu e-commerce tem uma enorme base de dados com informações pessoais dos clientes. E se isso vazar? • Serviços Financeiros: Nosso banco opera milhões de transações por dia, por onde circulam dados críticos como senhas de cartão de crédito, saldos bancários, números de conta... como fazer com que esses dados sejam impenetráveis?

Segurança da Informação é um conceito que tem valor para qualquer tipo de empresa – por isso a ISO 27001 é tão importante. A ISO 27001, como qualquer outra norma de Sistema de Gestão da ISO, está estruturada com base em um conjunto de requisitos que têm a intenção de implementar um PDCA (ciclo Check-Act) robusto para a gestão da segurança da informação. Resumidamente, estes requisitos podem ser traduzidos em perguntas para a Organização responder: • Contexto da Organização - Quais são as questões externas e internas relevantes para a

Segurança da Informação? Quais são as partes interessadas e seus requisitos de segurança? Qual será o alcance deste sistema de gestão? • Liderança Como a Direção insere a Segurança da Informação no direcionamento estratégico? De que forma ela espera que as pessoas se comportem com relação a este tema? Como ela assegura os recursos para que a Segurança da Informação seja implementada? • Planejamento - Quais são os riscos existentes para a Segurança da Informação? Como tratar estes riscos? Que objetivos devem ser alcançados com a Segurança da Informação? • Suporte - Que recursos e competências são necessários para que a Segurança da Informação seja implementada, mantida e melhorada de forma eficaz? Como comunicar as questões relevantes de Segurança da Informação para a Organização e partes interessadas? • Operação - Que processos devem ser implementados para garantir que o planejamento e os objetivos sejam alcançados? • Avaliação do Desempenho - O que deve ser medido e monitorado para saber se o sistema de gestão está sendo eficaz? Como avaliar os processos de forma independente e analisar criticamente o seu desempenho? • Melhorias - O que fazer se houver problemas? Como devem ser corrigidos? Onde o sistema pode melhorar? Mas a parte mais legal da ISO 27001 é que ela é uma das poucas Normas ISO de Sistemas de Gestão que possui um Anexo Normativo – é o Anexo A: Objetivos de Controle e Controles (de Segurança da Informação). O “pulo do gato” é a Organização saber usar este anexo para determinar quais são os controles aplicáveis ao seu Sistema de Gestão de Segurança da Informação, levando em conta o alcance (escopo) do sistema de gestão e o seu contexto. 27

É também neste anexo que se percebe que os controles de segurança da informação vão muito além de software e hardware de TI. O Anexo A apresenta um total de 114 controles que potencialmente podem ser aplicados à Segurança da Informação na empresa. Quem determina quais são os controles aplicáveis é a própria Organização, documentando essa informação no SoA – Statement of Applicability ou Declaração de Aplicabilidade.

e estar em conformidade com a LGPD, a ISO 27001 deve fazer parte das suas considerações. Cada vez mais, o tema Segurança da Informação adquire importância estratégica para os negócios. Está na hora de sair da mesa das crianças e se sentar à mesa com os adultos.

Obviamente que o SoA deve guardar coerência com as necessidades de Segurança da Informação determinadas pela Organização (e suas partes interessadas) em seu processo de análise de riscos. Resumidamente, os grupos de controles do Anexo A da ISO/ IEC 27001:2013 são os seguintes: • Políticas de Segurança da Informação; • Estrutura Organizacional para Segurança da Informação; • Segurança em Recursos Humanos; • Segurança na Gestão de Ativos; • Controle de acesso (lógico);

Sobre o autor François Martinot é um profissional com mais de 25 anos de experiência em Modelos de Gestão, Qualidade, Excelência, Tecnologia e Liderança.

• Segurança física e ambiental; • Segurança nas Operações; • Segurança nas Comunicações; • Aquisição, desenvolvimento e manutenção de sistemas; • Relacionamento com fornecedores; • Gestão de Incidentes de Segurança da Informação; • Aspectos de Segurança da Informação na Gestão de Continuidade de Negócios;

É um dos instrutores, consultores e auditores mais respeitados do mercado, tendo participado de diversos projetos em países como Brasil, EUA, Chile e Argentina. François já treinou centenas de auditores e é auditor líder das Normas ISO 27001, ISO 27701, ISO 22301, ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

• Compliance em Segurança da Informação; Por tudo isso, se você quer ser bem-sucedido na Transformação Digital da sua Organização, ou entrar com sucesso na era da Indústria 4.0,

Atualmente ocupa o cargo de gerente de projetos pela Bushidô Business Academy.

Excelência e conformidade na Gestão de Processos O SoftExpert BPM melhora a visibilidade e o controle dos processos de negócio por meio de uma solução amigável e focada nas pessoas (human-centric). A solução estimula a melhoria contínua dos processos por toda a organização. Ela gerencia todas as etapas do seu ciclo de vida, desde a modelagem e otimização até a automação, execução e monitoramento. au Proporcionando um melhor entendimento do negócio, maior agilidade nos processos e um maior impacto dos negócios sobre o planejamento estratégico, a solução de gestão de processos da SoftExpert permite que as pessoas trabalhem de forma mais eficiente, melhora a orquestração de processos complexos e sustenta os objetivos de negócio comple com informação em tempo real.

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A solução da SoftExpert é muito importante para o nosso negócio. Atualmente, a ferramenta está automatizando vários requisitos de gestão: controle de documentos, ação corretiva/preventiva, calibração, gestão estratégica e indicadores de performance. Isso levou a ferramenta a ser adotada por todas as plantas do grupo CSN.

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Rafael Carvalho Lara Especialista em Garantia da Qualidade - CSN PR

www.softexpert.com.br | vendas@softexpert.com | 0800 723 9901

Case de Sucesso

Corsan aumenta produtividade em 25% ao automatizar processos de TI com SoftExpert

A Companhia Riograndense de Saneamento (Corsan) é responsável pelo abastecimento de água e tratamento de esgoto no Rio Grande do Sul, atendendo aproximadamente 6 milhões de gaúchos. A companhia conta com cerca de 5.500 colaboradores e atua em 317 municípios do estado.

DESAFIO

A SOLUÇÃO

Dada a complexidade e o tamanho da companhia, a área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) da empresa, que tem sua área operacional terceirizada, precisava de uma ferramenta que permitisse a customização de fluxos de trabalho para suas demandas e que fosse completa seguindo os padrões do ITIL (Information Technology Infrastructure Library). O gerente do projeto na Superintendência de TIC da Corsan, Jader Fraga Vieira, conta que devido à ausência de uma ferramenta robusta, a plataforma de chamados era usada exclusivamente pela equipe de TIC. Assim, para que o funcionário pudesse solicitar suporte, era preciso entrar em contato com a Central de Serviços para registrar o pedido. “Quando a empresa terceirizada era trocada, o software também era substituído, trazendo dificuldades de migração de dados históricos. Além disso, a cada mudança, havia a necessidade de treinamentos, adaptações e capacitações, tanto para as equipes internas, quanto externas. Durante este período, foram identificadas diversas falhas e impeditivos, demonstrando claramente a necessidade de a companhia ter sua própria ferramenta de gestão de TIC”, lembra.

Vieira explica que a escolha da solução ITSM (I.T Service Management) ocorreu principalmente pela flexibilidade e completude da ferramenta. “Levando em consideração que o SoftExpert Suite já estava em uso dentro da companhia em diversos módulos, teríamos uma plataforma de gestão integrada com informações de diversas áreas, sem a necessidade de aluguel ou aquisição de um novo software para isto. Em termos financeiros, entendeu-se que era economicamente viável dada a eficiência de processos operacionais e a redução do volume de impressões.” A implementação, que durou aproximadamente seis meses, foi realizada pela equipe da ITSX, empresa parceira da SoftExpert. “O apoio da consultoria foi fundamental, pois o consultor tinha conhecimento e experiência com ITIL, auxiliando-nos com questões de regras de negócio. Além disso, a flexibilidade que a ferramenta como um todo nos proporcionou, por meio do cruzamento entre dados e procedimentos específicos da nossa empresa com o ITIL, permitiu a aplicação das melhores práticas de TIC no dia a dia da companhia”, complementa Vieira.

OS RESULTADOS Entre os benefícios apontados por Vieira, ele destaca a economia, tanto operacional, com a otimização dos processos, quanto financeira, com o controle de indicadores. “Tivemos uma redução média de três dias no tempo de atendimento dos chamados. Isso proporcionou, inclusive, um aumento significativo na satisfação dos nossos usuários. Quanto à produtividade, estima-se um aumento de 20 a 25%, levando em consideração a redução no tempo de execução dos chamados”, declara.

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O que mais nos surpreendeu enquanto equipe foi a agilidade de implantação dos processos na ferramenta, pois a implementação da solução era uma urgência para nossa superintendência, e conseguimos atingir e cumprir os prazos estabelecidos. Estamos um passo mais próximos da sonhada ISO. Jader Fraga Vieira Gerente do projeto na Superintendência de TIC da Corsan.

Case de Sucesso

Hypofarma integra ERP com SoftExpert Suite e avança na transformação digital Há 70 anos no mercado, a Hypofarma é uma indústria farmacêutica mineira, especializada em medicamentos injetáveis para o segmento hospitalar, que conta com um parque industrial de 17 mil metros quadrados e cerca de 500 colaboradores. 32

DESAFIO

A SOLUÇÃO

Atuando em um setor extremamente regulamentado, a farmacêutica identificou a necessidade de automatizar e integrar seus processos, já que muitas atividades eram manuais, realizadas por meio de formulários em papel, com assinaturas físicas, planilhas Excel e e-mails, o que dificultava o controle das ações e a rastreabilidade dos documentos, gerando gargalos, atrasos e retrabalhos.

A Hypofarma deu um passo importante no processo de transformação digital ao integrar seu ERP ao SoftExpert Excellence Suite, facilitando a rastreabilidade dos produtos, otimizando os atendimentos e centralizando o controle das informações. A implementação foi feita pela TNX, empresa parceira da SoftExpert.

O gerente de TI da Hypofarma, Giulio Chiabi, lembra que não era possível acompanhar a situação dos processos de Registro de Não Conformidade (RNC), Controle de Mudança (CM) e Registro de Ocorrência de SAC (ROST) em tempo real e a visibilidade do andamento dos planos de ação, gerados a partir desses processos, era deficiente. “Por envolver formulários em papel, o devido controle da documentação demandava elevado esforço e a rastreabilidade deixava a desejar. Além disso, o não cumprimento de prazos dos planos de ação era frequente por não contarmos com ferramentas de gestão com notificações de tarefas pendentes e atrasos”, conta.

Para Chiabi, os rigorosos processos de controle de documentos, a digitalização de fluxos e a rastreabilidade total provida pela SoftExpert foram fatores preponderantes para que a Hypofarma implantasse a suíte em suas operações. Ele comenta que a solução proporciona visibilidade total sobre o andamento dos fluxos e as ações em execução, com acompanhamento online de prazos e status. “Com a implantação dos componentes Processo, Problema e Formulário, o andamento dos processos e dos planos de ação passaram a ser gerenciados em tempo real. Nenhuma tarefa ou ação fica pendente de execução sem o conhecimento dos responsáveis e gestores”, pontua. Atualmente, as áreas que utilizam a solução são: Garantia da Qualidade, Produção Farmacêutica, Desenvolvimento de Produtos, Controle de Qualidade, Desenvolvimento Analítico, Engenharia e Manutenção, Logística, Assuntos Regulatórios, RH e TI. Chiabi reforça também como a gestão dos processos críticos de Qualidade em uma plataforma web é fundamental, principalmente em tempos de trabalho remoto. “A utilização de formulários eletrônicos, fluxos de processos automatizados e assinaturas eletrônicas garantiu a integridade de dados e a devida rastreabilidade, permitindo que nossos colaboradores executem suas atividades independentemente do local físico”, afirma. 33

OS RESULTADOS O gerente de TI da Hypofarma, Giulio Chiabi, conta que os requisitos de rastreabilidade e integridade de dados, exigidos pelas normas regulatórias da Anvisa, foram atendidos em todas as etapas de validação do sistema. “Deste modo, temos total confiabilidade de que nossos medicamentos estão sendo produzidos dentro dos mais rigorosos critérios de segurança e eficácia”, comenta. Chiabi reforça ainda que a implantação da solução representou um divisor de águas na jornada de transformação digital da empresa e afirma que as novas iniciativas de automação de processos serão direcionadas prioritariamente à plataforma SoftExpert. “A integração desenvolvida com nosso ERP ampliou as possibilidades de compartilhamento de informações entre as ferramentas, tornandoas soluções entrelaçadas para melhoria de nossos processos”.

“

A nossa produtividade foi impactada positivamente, uma vez que passamos a atuar de modo proativo e com mais efetividade nas tomadas de decisões, fundamentadas em informações confiáveis providas pelos dashboards de gestão. Como responsável por esta implantação, me orgulho bastante de estarmos hoje em um degrau superior na escalada evolutiva de aplicação da tecnologia nos processos de negócio da Hypofarma.

Com a automatização, que incluem workflows, assinaturas e formulários eletrônicos, a companhia também reduziu em 30% o consumo de papel. Além disso, os processos e planos de ação passaram a ser gerenciados em tempo real, gerando notificações frequentes aos responsáveis pelas ações e, consequentemente, potencializando a gestão dos fluxos de registro de não conformidade, o controle de mudanças e o registro de ocorrências de SAC.

Giulio Chiabi Gerente de TI na Hypofarma.

Excelência e

Conformidade na

Gestão de

Riscos O SoftExpert GRC é uma solução robusta e 100% web que oferece suporte aos processos de governança, gestão de riscos e conformidade na organização. Ela permite que as organizações integrem efetivamente a execução da estratégia de negócios com as práticas de conformidade e gestão de riscos. Como resultado, os gestores trabalham para o atingimento de suas metas tendo o suporte da gestão de riscos e garantindo conformidade com as políticas corporativas, leis e regulamentações, como SOX, COSO, COBIT e ISO 31000. A solução integra todos os principais elementos de GRC – riscos, políticas, leis/regulamentos, eventos de perda, indicadores de risco, indicadores de desempenho, problemas, avaliações, planos de ação e auditorias.

Optamos pelo SoftExpert GRC pois o software permite a integração das práticas de conformidade e gestão de riscos com a gestão de processos, facilitando a tomada de decisões. Não imaginávamos que a solução pudesse impactar tanto no dia a dia da organização. Com a automação dos processos no setor de contas a pagar, reduzimos o volume de impressão da empresa em 75%, revela.

Márcio Luiz Cabral - Gerente do escritório de processos do Banco Semear

Gestão de Riscos e Controles

Gestão de Incidentes

Gestão de Documentos e Registros

Gestão do Desempenho

Modelagem e Análise de Processos

Gestão de Testes

Gestão de Planos de Ação

Gestão de Projetos e Serviços

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Artigo Especial

Gestão de Fornecedores: Mais do que uma relação de compra e venda A

s primeiras experiências de compra que me recordo são de quando minha mãe me pedia para ir à feira livre, que acontecia semanalmente em frente ao prédio onde morávamos. Geralmente ela me passava uma lista detalhada com todos os itens, mas quando eu chegava lá a confusão era certa. Havia, no mínimo, umas três barracas para cada fruta ou legume, cada uma com um preço diferente e na maior parte das vezes a negociação era fechada literalmente no grito. Ainda que o produto não fosse o melhor, a barraca em que o vendedor gritava mais, vendia mais. A simpatia também era um ponto importante e isso fez com que, com o tempo, eu comprasse dos vendedores que eu tinha feito amizade e geralmente os mais engraçados.

Hoje, trabalhando em Compras, percebo que muitas vezes ainda somos tentados a conduzir uma negociação como se estivéssemos em uma feira livre, focando apenas no preço ou sendo seduzidos pela habilidade do vendedor. No entanto, um processo de aquisição é muito mais complexo do que isso e deveria olhar com mais cuidado para a gestão e o relacionamento com seu fornecedor. Uma relação sustentável com ganhos para ambas as partes deve priorizar mais do que preço, sendo assim, gostaria de citar alguns pontos:

Estratégia

Sistema de Qualidade

Frequentemente implementamos uma série de iniciativas desordenadas e fazemos escolhas sem ter uma estratégia estruturada para as diversas aquisições que temos em nossa empresa. Tratar todas as categorias da mesma forma nem sempre é a melhor alternativa. Priorizar a regra básica de buscar três cotações e fechar o menor preço pode não ser o ideal em todos os casos. Talvez em uma categoria onde tenhamos muitas opções com o mesmo padrão de qualidade, serviço e entrega, possamos seguir este modelo de negociação, mas é primordial entender:

Um dos pontos básicos a ser avaliado é o Sistema de Qualidade da sua empresa e se ele tem capacidade para gerir o seu portifólio de fornecedores. Um bom sistema de Qualidade deve ser proativo e com requisitos claros para o fornecimento. Além dos critérios de aderência a normas e requisitos como licenças e certificações, um sistema eficaz deve também considerar a saúde financeira do fornecedor e o risco que uma relação comercial pode impactar em ambas as partes. Cada vez mais, a imagem da empresa e o seu compromisso com Sustentabilidade, Relações Sociais e Processos anticorrupção são pontos críticos em uma relação comercial. O custo de um escândalo somente é mensurado após sua incidência e é função da área de compras estar atento a isto. Hoje, dispomos de ferramentas melhores e mais eficazes para uma boa gestão de um sistema de Qualidade. Utilizar tecnologias de informação como portais e sistemas de SRM é mandatório para que se consiga processar toda a informação necessária para uma avaliação eficiente.

1. As peculiaridades de cada produto e serviço; 2. A oferta no mercado; 3. A sua força e complexidade na cadeia de Suprimentos; 4. A importância para o seu negócio. Partindo do pressuposto que tais exigências foram definidas e qual será o relacionamento com o fornecedor, é importante definir se teremos fornecedores exclusivos ou múltiplos e qual a periodicidade com que faremos novas consultas ao mercado. A empresa deve avaliar se vale a pena investir no desenvolvimento de um fornecedor e depois substituí-lo após 1 ano, tendo apenas o preço como critério. Uma estratégia eficaz deve ser feita com uma visão de médio e longo prazo, com ações e planos por categoria de compra. Utilizar ferramentas para isto é fundamental. Matriz de Kraljic, A3 Estratégico e Canvas são ótimas maneiras e podem ser utilizadas de forma combinada, mas com o objetivo de que quanto mais detalhes conseguir desdobrar na categorização de fornecedores, pela importância e complexidade, mais informações terá para planejar as ações de forma efetiva.

Capacidade de Inovação Uma característica de nossos tempos é a velocidade em que as inovações ocorrem e como as barreiras entre as empresas estão diminuindo para buscarem soluções conjuntas. No momento da contratação e na relação com fornecedores, é importante avaliar a capacidade de inovação do fornecedor e como ele pode trabalhar em conjunto para novas tecnologias e soluções. Esperamos dos fornecedores mais do que a entrega de produtos e serviços, queremos a resolução dos problemas. Este é o espírito que uma relação deve ter, e entender a capacidade do fornecedor para isto pode ser o principal ponto para uma relação de êxito. Algumas ações como eventos de Supplier´s day e Hackathon são importantes para estimular e reconhecer a inovação na cadeia de Suprimentos. O desafio é balancear as inovações juntamente com as políticas da empresa, para que critérios de exclusividade e competividade não entrem em conflito com soluções inovadoras. É sempre importante valorizar os fornecedores que trazem as iniciativas.

Comunicação e Gestão por Indicadores Quando temos uma boa estratégia e critérios definidos para um sistema de gestão de fornecedores, devemos implementar um processo contínuo de avaliação por indicadores. Um sistema de avaliação de fornecedores tem o propósito de transmitir para os dois lados de uma negociação (Contratante e Fornecedor) qual é o termômetro da relação. É recorrente um desalinhamento de expectativas. Por diversas vezes presenciei situações de reclamações do contratante em que o fornecedor não estava ciente dos fatos, e o pior é quando conclusões sobre problemas são atribuídas a fornecedores sem que ele tenha a oportunidade de participar da

investigação. Por isso que um processo de avaliação deve ser realizado por toda a empresa, pois todos possuem fornecedores com transparência e isonomia. Esta atribuição não deve se limitar à área de Compras ou Qualidade. Os sistemas são essenciais para que, se uma expectativa não for atendida, seja descoberta a causa e o problema seja sanado, em um processo a quatro mãos. Uma relação saudável com fornecedor está pautada em dados e fatos e quanto mais consistente for isso, menor será o espaço para avaliações subjetivas e sentimentais.

Time de Compras Preparado O fator mais importante neste processo de gestão e relacionamento com fornecedores são as pessoas. Ter um time estratégico de compradores é um dos maiores desafios, pois muda o conceito tradicional de foco em custo, para foco em agregar valor estratégico ao negócio. Em uma relação estratégica falamos mais de projetos do que de negociações, já que é necessário ter uma visão maior dos riscos, tempos e sustentabilidade de cada relação. Saber compreender as restrições e dificuldades de quem está do outro lado da mesa e aprofundar as negociações, buscando o melhor para a cadeia como um todo, é uma habilidade que os compradores precisam adquirir. Os compradores são geradores de valor e precisam ter a cada dia foco maior em relações duradouras. Em um mercado competitivo com muita oferta e excesso de informação, a decisão de compra deve ser cada vez mais estratégica e com uma visão a longo prazo. A boa notícia é que as empresas desejam cada dia mais participar deste processo e oferecer mais do que um produto ou serviço. A Gestão de Fornecedores tem a missão de coordenar estas ações e desenvolver todas as partes de uma relação comercial. Precisamos ter em mente que toda relação duradoura e saudável requer tempo e boa vontade de ambas as partes. Isto serve para amizades, casamentos e fornecedores. Se continuarmos tratando as negociações como se estivéssemos em uma feira livre, pode ser que no final do dia sobre somente pepinos.

Otávio Nunes Gerente de suprimentos na Gomes da Costa. Formado em Administração de Empresas pelo Mackenzie, com pós-graduação em Logística Empresarial e MBA em Gestão de Projetos. Possui mais de 20 anos de experiência em Supply Chain, atuando nas áreas de Melhoria Contínua e e-Procurement. Black Belt em Lean Six Sigma com ampla experiência em projetos de melhoria e ganho de produtividade.

Case de Sucesso

CTG Brasil integra processos e potencializa gestão com Solução BPM da SoftExpert A

CTG Brasil é uma empresa da China Three Gorges Corporation, maior produtora de energia hidrelétrica do mundo, com presença em mais de 40 países. A companhia opera 12 usinas hidrelétricas (UHEs) e duas pequenas centrais hidrelétricas (PCHs), além de deter participações em outras três UHEs e 11 parques eólicos.

DESAFIO A Companhia buscava uma ferramenta que suportasse a gestão unificada de ações relacionadas à área de geração de energia. O gerente do Sistema de Gestão Integrada e Qualidade na CTG Brasil, Jacques Vigato, conta que a principal expectativa estava relacionada ao gerenciamento integrado das atividades, visando melhorar a gestão e as métricas da companhia. “O sistema anterior era descentralizado, dificultando a interação entre as áreas. Além disso, não tínhamos uma ferramenta que consolidasse todas as nossas informações e acabávamos utilizando muitas planilhas para controle”, lembra.

A SOLUÇÃO De acordo com Vigato, a escolha da solução foi feita após realização de benchmarking com diversas empresas. “Os fatores que pesaram para a escolha da solução foram: ela já ser utilizada por outras companhias do setor, ter flexibilidade necessária para atender aos requisitos internos, ser modular, possibilitar a utilização para outras iniciativas da empresa e ser acessível ao usuário final”, comenta. O SoftExpert BPM é utilizado por toda a área de geração de energia da companhia, que inclui os setores de Saúde & Segurança, Meio Ambiente, Sistema de Gestão Integrado, Patrimônio, Engenharia, Operação & Manutenção e Engenharia Civil & Segurança de Barragens. O projeto já está sendo expandido para a área de Comercialização de Energia. Além disso, a companhia irá implantar os módulos de gestão de indicadores e gestão de documentos.

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O projeto tinha um cronograma desafiador quanto ao prazo, mas graças às facilidades da ferramenta e à parceria entre as empresas, conseguimos concluir. Em dois meses de utilização, já temos mais de 800 ações sendo gerenciadas na ferramenta e estamos avaliando a expansão desse módulo para outras áreas, além da implantação de outros componentes, sempre focando na melhoria da nossa gestão e na excelência operacional.

OS RESULTADOS A CTG Brasil tinha uma série de requisitos que precisavam ser atendidos, como interface amigável e de fácil utilização, notificação aos usuários de acordo com as regras de negócio e que se adequasse às diferentes necessidades da área de geração de energia, auxiliando a gestão de todos os níveis. Vigato conta que quando os profissionais começaram a utilizar a ferramenta, visualizaram outras oportunidades, como a criação de portais customizados para gestão e a criação de acessos personalizados, com dashboards que facilitam a visualização dos gestores.

Jacques Vigato Gerente do Sistema de Gestão Integrado na CTG Brasil

Case de Sucesso

Portonave otimiza processos e mantém certificações com solução da SoftExpert Há

13 anos no mercado, a Portonave - líder em Santa Catarina e um dos maiores terminais portuários do Brasil - já recebeu sete mil navios e movimentou cerca de oito milhões de contêineres. Com uma infraestrutura de 400 mil m² de área, em Navegantes - Santa Catarina, o Terminal Portuário destaca-se na movimentação de contêineres, contribuindo tanto para o escoamento da produção brasileira e de outros países da América do Sul, quanto para o ingresso, no País, de matérias-primas e mercadorias produzidas no exterior.

DESAFIO A Portonave precisava de uma solução que entregasse mais agilidade e confiabilidade na recuperação de informações durante a execução e o monitoramento dos processos, bem como apoiasse no atendimento de requisitos legais e regulamentares do negócio. O Analista de Sistema de Gestão Integrado da Portonave, Carlos Leandro Assini, conta que a Portonave buscava um fornecedor que apresentasse um pacote de soluções que atendesse ao máximo às necessidades da Companhia. “Vivíamos um desgaste proveniente das falhas das ferramentas de gestão anteriores, por isso, fomos buscar no mercado uma empresa referência, que fornecesse confiabilidade à gestão corporativa e otimizasse os processos, e encontramos a SoftExpert”, reforça.

A SOLUÇÃO Por meio dos componentes Plano de Ação, Analytics, Documento, Formulário, Desempenho, Problema, Processo, Projeto, Solicitação, Controle de Atividades e Workflow, a solução SoftExpert Suite, utilizada por todas as áreas da companhia, permite flexibilidade e integração de processos, centralizando informações em um só lugar. Futuramente, a empresa pretende implementar os componentes Auditoria e Risco, já adquiridos no pacote inicial. Com a otimização dos recursos, a mão de obra antes aplicada às atividades de gestão, agora foi incorporada a novos processos como gestão de ideias (projetos, melhorias e mudanças), responsabilidade da equipe e automatização de novos processos.

OS RESULTADOS

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Com a automatização dos processos, conseguimos reduzir o tempo de execução das tarefas, assim como diminuir falhas e retrabalhos, resultando em mais eficiência. Além disso, a solução é uma forte aliada na manutenção das certificações ISO 9001, ISO14001, ISO45001, OEA (Operador Econômico Autorizado) e ISPS Code (International Ship and Port Facility Security Code)

Carlos Leandro Assini

Analista de Sistema de Gestão Integrado da Portonave.

Para Assini, a parceria entre o SoftExpert Excellence Suite e a Portonave representa uma nova fase na gestão de governança do Terminal. “O que implantamos até o momento e o que enxergamos de possibilidades com a solução nos dão a certeza que o sistema contribuirá em muito para o sucesso da empresa em nível nacional, internacional e dentro do grupo do qual fazemos parte”, destaca. 43

Conhecimento

Webinars

A SoftExpert constantemente realiza webinars gratuitos que se propõem a cobrir temáticas relacionadas as mais diferentes gestões. As apresentações são realizadas por especialistas em suas áreas e abordam conceitos, levantam problemas e oferecem propostas de soluções para diversos desafios ligados a implementação da excelência na gestão. Para assistir aos eventos já realizados, visite nosso site.

White Papers

Dispomos também de um repositório com um grande número de artigos, escritos por especialistas renomados, nacionais e internacionais, que abordam os mais variados temas sobre aprimoramento de processos e a excelência na gestão, e apresentam propostas de solução que podem ajudá-lo a vencer os desafios específicos de sua organização. Conheça em nosso site.

eBooks

Live on-line Demonstration

Excellence Blog

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Os eBooks produzidos pela SoftExpert trazem respostas para seus problemas de forma simples, didática e visual. Eles reúnem e sintetizam as melhores práticas existentes no mercado para superar os desafios diários na gestão, além de otimizar seu tempo na busca de soluções, oferecendo uma alternativa clara para a sua necessidade. Baixe-os gratuitamente em nosso site.

Quer entender na prática porque mais de 300.000 usuários de 2.000 organizações em mais de 40 países utilizam as soluções SoftExpert para garantir os mais elevados níveis de eficiência, qualidade e inovação para seus produtos, serviços e processos? Mensalmente a SoftExpert apresenta o “Live on-line Demonstration” (LOD), programa de demonstrações on-line de seus produtos e soluções. As inscrições são gratuitas. Acompanhe a agenda em nosso site.

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