Excellence Magazine - Edição 6 by SoftExpert Software

SoftExpert

Excellence Magazine Melhores práticas e casos de sucesso em Excelência na Gestão

Edição 6

SoftExpert completa 25 anos e amplia presença global

Artigos em destaque

Casos de sucesso

Empresa sem papel: Motivos e dicas para você se tornar “paperless”

Caso de Sucesso: Clamper aumenta eficiência da Gestão de Documentos

A automação de processos como fator-chave para o aumento de produtividade das empresas

Gomes da Costa automatiza rotinas e aprimora Gestão de Documentos e Ativos com SoftExpert

Sumário Caso de Sucesso: Gomes da Costa

automatiza rotinas e aprimora Gestão de Documentos e Ativos com SoftExpert

Lean Enterprise: a gestão enxuta em busca da excelência pág.

SoftExpert completa 25 anos e amplia presença global pág.

Os pilares para a criação de um programa

Caso de Sucesso: Drogaria Araújo diminui

Caso de Sucesso: Comau adota solução da

26 A automação de processos como fator-chave para o aumento de produtividade das empresas

de compliance de sucesso

em 50% o tempo dedicado às auditorias

SoftExpert e reduz em 60% risco de falhas

A gestão de riscos durante a epidemia do coronavírus

Empresa sem papel: Motivos e dicas para

SoftExpert inaugura nova sede no México

você se tornar “paperless”

pág.

Especialista em Kanban fala sobre os benefícios da metodologia pág.

Caso de Sucesso: Clamper aumenta eficiência da Gestão de Documentos

Caso de Sucesso: Sonda Colômbia integra a gestão de indicadores e riscos

Expediente SoftExpert Excellence Magazine - Edição 6 Direção: Marco Hintz Edição/Revisão: Juliana Palaoro Comunicação Visual: Pablo Tavares Fotos: Arquivo e divulgação Contato: marketing@softexpert.com Os textos, matérias ou artigos contidos nesta publicação não podem ser copiados ou reproduzidos, no todo ou em partes, sem a autorização prévia da SoftExpert.

Editorial Um convite à leitura Em sua sexta edição, a Excellence Magazine tem um caráter especial, afinal a SoftExpert acaba de completar 25 anos. Mesmo em tempos difíceis de enfrentamento ao novo coronavírus, não podemos deixar de recordar esta data: 1º de fevereiro de 1995. De lá para cá, muita coisa mudou: mudamos de sede, desenvolvemos soluções, enfrentamos muitos desafios. Evoluímos. E os resultados alcançados nos fazem crer que estamos no caminho certo, cientes de que os desafios futuros serão ainda maiores. A primeira edição de 2020 está repleta de novidades e conteúdos interessantes, como casos de sucesso, artigos e entrevistas. O aniversário de 25 anos da SoftExpert e a sua presença global é o tema da reportagem especial desta edição. Separamos alguns casos de sucesso de companhias que são referência em seus segmentos, como Gomes da Costa, Drogaria Araújo, Clamper, Comau e Sonda Colômbia. A inauguração da nossa filial no México é outro destaque. Entre as novidades da edição, você vai poder acompanhar uma entrevista especial. Conversamos com Ana Soares, ela é especialista em metodologias ágeis e traz dicas importantes sobre Kanban. Selecionamos também alguns artigos que podem ampliar o seu conhecimento e inspirar você: Gestão de riscos durante a epidemia do coronavírus; Empresas sem papel: motivos e dicas para você se tornar um paperless; Os pilares para a criação de um programa de compliance de sucesso; Lean Enterprise: a gestão enxuta em busca da excelência. Boa leitura!

Mensagem do CEO Seja muito bem-vindo à edição que marca os 25 anos de existência da SoftExpert.

além de outros na América Latina, incluindo algumas das maiores empresas em seus segmentos de atuação como o Aeromexico, Grupo Lala, Coppel e Arca Continental no México,

Este não é um ano de celebração, mas sim de reflexão, equilíbrio

Sonda no Chile, Banco Mundo Mujer na Colômbia, Grupo Gloria

e mudanças em nossas vidas pessoais e profissionais,

no Peru, dentre outros.

aplicando-se ainda às organizações em geral.

Antes de finalizar seu segundo ano, a subsidiária americana

Esta crise pandêmica sem precedentes está impactando

também está em ritmo acelerado, concretizando negócios com

profundamente o setor econômico mundial e seus reflexos

importantes grupos em distintos setores estratégicos, como

ainda estão longe de atingir o auge.

defesa, automotivo, ciências da vida e alimentício, a exemplo da

Não existe outro caminho que não seja o de buscarmos soluções criativas para adaptação e prosperidade que

Adma, Exedy, General Dynamics, Covercraft e Fritolay. Somos uma empresa inovadora e focada em crescimento e

irradiem em todo o ecossistema organizacional, e assim,

liderança. Com este pensamento transformado em

encontrar um novo patamar de crescimento sustentável

estratégias e ações consistentes, somado a uma postura

para nossos colaboradores, acionistas, clientes e

resiliente ao longo dos anos, conquistamos um produto

fornecedores.

diferenciado e à frente do seu tempo. Com tudo isso, e essa

Seguindo esta missão, e com iniciativas postas em marcha que antecederam e desconheciam este terrível momento, a SoftExpert firmou alicerces importantes, centrados em uma estratégia de crescimento adaptável e menos vulnerável a crises em geral.

jornada rumo a todas as partes do planeta, objetivamos não apenas um crescimento acelerado e menos vulnerável a crises, como também sonhamos com a liderança global nos mercados e nichos em que atuamos. Para finalizar esta mensagem, destaco dois pontos importantes

Entre estes alicerces está a globalização, não apenas de

nesta estratégia, que reforçam alguns valores da empresa.

seus produtos e serviços, mas também de suas operações.

O primeiro deles é a valorização do capital humano, por meio da

Além de avançar na já consolidada estratégia de expandir

promoção de diversos talentos internos com elevado potencial e

sua rede de canais ao redor do mundo, a empresa também

comprometimento para liderarem estas operações ao redor do

constituiu unidades próprias em vários continentes.

mundo.

Este movimento, que apresentou seus primeiros resultados

O segundo é a gestão financeira responsável, que transformou

práticos em 2017, esteve centrado em regiões de maior potencial

seus próprios lucros acumulados ao longo da última década em

econômico e/ou com cenários e mercados mais favoráveis para

investimentos para a estruturação de todas estas novas

a SoftExpert.

empresas ao redor do mundo, sem nenhuma dependência de

Assim, escolhemos o México como marco inicial desta longa jornada, onde constituímos a primeira subsidiária e, desde

instituições financeiras ou investidores externos. Deixo um agradecimento especial ao nosso time de

então, é neste país onde validamos grande parte das

profissionais, aos nossos clientes e parceiros, que apostaram

práticas e modelos, multiplicados nas demais unidades.

com a SoftExpert neste sonho e que, com muito suor, lágrimas e

Expandimos as operações no continente americano com a

alegrias, tornou-se realidade: we are experts and global!

abertura da subsidiária nos USA, e entramos com força na Europa com a abertura de unidades próprias na Espanha, Alemanha, Reino Unido e Itália.

Ainda em 2020, vamos

inaugurar duas novas operações já formalmente constituídas, sendo a primeira na França e a segunda em Singapura, esta última marcando a nossa entrada no continente Asiático. Para os próximos cinco anos, esperamos manter esta estratégia em ritmo acelerado, atingindo a consolidação territorial global, com a abertura de novas operações na Ásia, incluindo China, Austrália, Rússia, Índia, Coreia do Sul, Japão e Indonésia, além do início de operações próprias também na África e no Oriente Médio. Esta estratégia já demonstra resultados práticos surpreendentes. Em menos de três anos de atividade da SoftExpert México conquistamos mais de 50 clientes no país,

Ricardo Lepper - CEO SoftExpert

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Planos de ação inteligentes

Caso de Sucesso

Gomes da Costa automatiza rotinas e aprimora Gestão de Documentos e Ativos com SoftExpert

Gomes da Costa (GDC) é a maior fabricante de sardinhas da América Latina. A empresa iniciou suas atividades em

1954 e hoje possui uma fábrica de processamento de pescados, uma fábrica de embalagens e o centro de distribuição, localizados na cidade de Itajaí (SC).

DESAFIO A operação da GDC contava com muita documentação em papel, com aprovação por meio de assinatura manual, o que ocasionava uma série de desvios. Além disso, as solicitações de manutenção não eram gerenciadas de forma centralizada, o que prejudicava a confiabilidade das informações e muitas vezes gerava retrabalho.

“Com a implementação do SoftExpert Workflow e do SoftExpert Manutenção, temos o gerenciamento total das manutenções corretivas e preventivas em todas as nossas unidades. A ferramenta nos permite ainda mensurar o ganho e saber de imediato quem é o responsável pelo trabalho, prazo e controle de periodicidade”, comenta Daison Dutra, Gerente de Engenharia e Manutenção na Gomes da Costa.

A SOLUÇÃO Para enfrentar estes desafios, a GDC adotou os componentes Ativo, Desempenho, Documento, Formulário, Inspeção, Insumo, Manutenção, Plano de Ação, Problema, Processo, Projeto, Solicitação e Workflow, do SoftExpert Excellence Suite, uma plataforma para a excelência na gestão, aprimoramento de processos e conformidade regulamentar com mais de 40 componentes nativamente integrados que compõem 12 soluções corporativas.

OS RESULTADOS Com o SoftExpert Suite, a companhia do setor de alimentos automatizou processos, aprimorou a gestão de documentos e do seu programa de manutenção. A ferramenta também ajuda a manter as certificações ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS

Com a solução para gestão de documentos, alcançamos a automatização de rotinas, que era realizada por meio de controles paralelos, com acompanhamento em tempo real de pendências no fluxo da documentação. Hoje, tudo é padronizado e temos controle das revisões dos documentos, normas e procedimentos, além de uma redução significativa de gaps de aprovações e validações. Jessica Ribeiro, analista de SGI na Gomes da Costa.

18001 da Gomes da Costa. Com os processos automatizados, o tempo que antes era dedicado ao preenchimento de planilhas foi reduzido em 50%. Hoje, o SoftExpert Suite é utilizado por mais de 650 pessoas em todos os setores da empresa e controla mais de 92 mil documentos. Além disso, já foram implementados mais de 1400 planos de ação e executadas mais de 2200 atividades de manutenção preventiva por meio da plataforma da SoftExpert. As solicitações de agora são realizadas de forma integrada em um único canal, o que simplificou toda a gestão das atividades. 7

Artigo especial

Lean Enterprise: a gestão enxuta em busca da excelência

O conceito atual de competitividade

processo de globalização e a evolução

Estruturas organizacionais extremamente

econômica de países emergentes, como

hierarquizadas e departamentais inconscientemente

China, Índia, Brasil e Rússia, aguçam atualmente

estabelecem relações de poder, onde os processos

ainda mais a já intensa competitividade

internos que levariam à agregação de valor e

internacional.

consequentemente à manutenção sustentável da

O foco estratégico associado à excelência operacional passou a representar o binômio de sucesso de qualquer organização ou nação para sua viabilidade sustentável de longo prazo. A ética socioambiental e a gestão de ativos não tangíveis permeiam estes dois fatores, estabelecendo limites claros para o convívio com o meio externo, determinando em muitos casos a perenidade existencial de seus sistemas. Nunca nossos modelos mentais foram tão demandados a adaptações, forçando-nos a revisões contínuas de conceitos e paradigmas, sob pena de resultar numa exclusão natural dos fluxos evolutivos a que somos expostos, como indivíduos ou como grupos sociais. As competências técnicas e metodológicas não são mais suficientes, precisando ser complementadas pelas competências sociais, que passam muitas vezes a exercer papel-chave em todas as relações humanas.

instituição são sobrepostos por atividades e comportamentos que só geram desperdícios de tempo e recursos. Pode-se dizer que esta é uma das principais causas dos desastres organizacionais noticiados nos últimos anos. Grandes corporações chegam ao limite da existência porque o sistema de gestão não é capaz de, consistentemente, remover os desperdícios, muitas vezes óbvios nos processos internos, e se adaptar de forma rápida e eficaz às demandas de performance da área de negócios em que estão inseridas. Podermos encontrar, no entanto, empresas que apresentam performance de excelência e mantêmse em constante e positiva evolução. Nestas organizações o valor a ser criado, definido pelo foco estratégico, é viabilizado por processos internos de excelência, sob os quais times de colaboradores atuam de forma a constantemente aperfeiçoá-los e adaptá-los, garantindo, assim, sua evolução sustentável.

A gestão enxuta - mudança de modelo mental

histórico conceito de gestão “Lean” (melhor tradução para o português – Gestão Enxuta) é bem conhecido em vários setores industriais e ultimamente também em alguns setores de serviços. O fenômeno japonês pós-guerra e o êxito inequívoco da Toyota foram as bases para estudos sobre esta nova abordagem de administração de negócios. No final dos anos 80, um grupo de professores do MIT, liderado pelos professores James Womak e Daniel Jones, após extensa pesquisa de campo, lançaram o “Best-seller” mundial “A Máquina que Mudou o Mundo”, já traduzido em mais de 20 idiomas. Apesar de se tratar de experiências vinculadas à indústria automotiva, ficou desde então claro que sua aplicação poderia ser expandida para vários setores, mesmo aqueles não produtivos e para todos os processos da organização, migrando a abordagem do “Lean Manufacturing” para o “Lean Enterprise”. Em 1981 J. Womack e D. Jones lançaram mais uma obra determinante para a compreensão do “Lean Management”, tentando esclarecer alguns equívocos de interpretação, que reduziram o conceito ao uso de ferramentas e métodos, que, aplicados individualmente, geraram ainda mais desperdícios e imobilismo adaptativo às empresas. Mesmo atualmente, existem dificuldades surpreendentes em relação ao uso real desta abordagem gerencial. O livro “The Toyota Way” tenta reforçar aspectos tácitos do sucesso desta empresa, esclarecendo que não se trata apenas do uso consequente de metodologias, mas, sim, de uma mudança substancial do modelo mental da gestão do negócio. Quebras de paradigmas importantes, como da adaptação do sistema departamental funcional para uma organização orientada por processos e o alinhamento incondicional das ações operacionais ao foco estratégico do negócio em busca da criação sustentável do valor, redefinem a relação de poder convencional para uma postura de trabalho em time e valorização do potencial humano, sintetizado no binômio: Competência e Motivação. Esta nova forma de vivenciar o ambiente interno da organização traz, em si, elementos simples, mas que tiram da região de conforto todos os seus membros, provocando a formação de um ambiente mais integrador e com capacidade adaptativa eficaz. Estamos falando de aspectos tácitos, que passam por uma reformulação individual e coletiva, formando realmente uma cultura organizacional flexível e robusta, induzindo todos a se posicionarem em relação aos fatos do dia a dia. A viabilização prática deste conceito de gestão visa a redução de complexidade e o aumento do grau de consciência e autodisciplina em relação aos seus princípios básicos. 10

Princípios básicos do “Lean”

s princípios básicos do “Lean” funcionam como

Um grande problema enfrentado é a tendência de se

catalisadores da forma de pensar de todos

usar a estrutura departamental, e não processual,

aqueles que têm a intenção de seguir neste caminho.

para o desdobramento de metas, em função da não visualização clara do inter-relacionamento dos

Pode-se encontrar nas bibliografias sobre o assunto inúmeras abordagens para o tema, mas experiências em várias empresas

produtos dos diversos processos e sua convergência para o valor a ser agregado, gerando-se, assim, o conhecido fenômeno de “conflitos de metas”.

mostram que podemos usar os seguintes

Um desdobramento de metas eficaz deve se basear

quatro princípios fundamentais:

na cadeia de processos da organização, eliminando

Ÿ Foco no Valor Ÿ Orientação por Processos Ÿ Trabalho em Time Ÿ Melhoria Contínua

o tremendo desperdício de tempo de discussões e administração de conflitos de subgrupos internos. Mesmo que esta abordagem processual não ocorra num primeiro momento, a definição de valor a ser agregado e seu respectivo desdobramento em metas mensuráveis (“Policy Deployment”) deixa ao

O Foco no Valor é o primeiro e talvez o mais decisivo

menos evidente a definição do que é desperdício.

princípio do “Lean Management”, pois nele

Desperdício é todo recurso (material, tempo,

determina-se a conexão, o foco estratégico da

energia, etc) que não contribui para a agregação de

organização com os processos internos e,

valor ou não dá suporte para sua geração de forma

consequentemente, com as ações cotidianas.

perene.

A definição do Valor deve sempre contemplar as

O Foco no Valor traz a primeira necessidade da

perspectivas dos “Stakeholders” da empresa ou

gestão visual, pois, se os objetivos definidos no

instituição, tais como acionistas, clientes, sociedade,

desdobramento de metas não forem comunicados a

meio ambiente, e ser definida de forma clara e

todos os membros dos times, que na prática

inequívoca.

executam e otimizam os processos em questão, não

Para que este valor seja realmente passível de ser

será possível o monitoramento para seu alcance.

acompanhado é necessário seu desmembramento

Uma vez definido e desdobrado o valor a ser criado,

em outras grandezas (métricas), de forma a permitir

fica evidente a necessidade da identificação dos

o estabelecimento de metas e um sistema de

processos que o viabilizam.

controle de sua evolução, garantindo assim o

Sem o princípio da Orientação por Processos, o foco

alinhamento do foco de longo prazo com o de curto

no valor tende a se reduzir à forma de gestão que se

prazo da empresa.

convencionou chamar Gestão por Objetivos.

O Desdobramento de Metas é uma metodologia que

Apesar da relativa simplicidade da lógica desta

permite a todos os níveis de processos da

abordagem, a orientação por processo tem se

organização o acompanhamento sistemático da

mostrado a maior barreira na construção do novo

parcela inerente do valor a ser agregado.

modelo mental “Lean”.

É nela que se reescreve a relação de poder na organização, transferindoa do conceito funcional e departamental, onde o gesto é confundido com a figura do “chefe”, para a abordagem do gestor entendido como um “coach”, com a responsabilidade de conhecer e coordenar o time para atuar no processo e atingir seus objetivos pré-determinados. A definição de processo muitas vezes representa um fator importante para a desmistificação deste princípio. Processo é simplesmente uma sequência de atividades, com entradas e saídas definidas, que geram um produto ou serviço. Entendendo-se a organização como um conjunto de processos que convergem, sem desperdício, para a agregação de valor pré-definida pelos "Stakeholders", o gestor deixa de ser o definidor de tarefas e assume o papel de líder adaptativo da organização. Para que os processos possam ser devidamente gerenciados pelo líder e seu time, é importante observar os seguintes pontos: 1. Todos os processos devem ser devidamente mapeados e visualizados. 2. Toda atividade deste processo deve ser padronizada e ter suas entradas e saídas claramente definidas. 3. Nenhum processo deve ser executado sem que haja uma demanda pelo produto ou serviço por ele gerado. 4. Todas as atividades devem ser executadas com disciplina processual, observando-se as competências e os recursos por elas demandadas. 5. A sequência de atividades deve permitir o valor fluir de forma unidirecional, evitando-se retornos e retrabalhos. 6. Todo processo deve objetivar a geração do produto ou serviço com o nível de qualidade esperado, entregando-o no momento demandado pelo cliente, com o menor custo possível. Cria-se, portanto, a segunda necessidade de visualização e padronização, agora sobre os processos da organização. Da mesma forma que no caso do Desdobramento de Metas, a visualização do fluxo e agregação de valor ("Value Stream Map") e a consequente padronização de suas atividades facilita a comunicação e estabelece a base para o processo adaptativo de melhoria contínua, necessária à perenidade da organização. O exercício do mapeamento de processos em time, utilizando-se a ferramenta de visualização VSM ("Value Stream Map"), anteriormente utilizada apenas sobre os processos de manufatura, extrapola para os demais processos da empresa o poder de aprender a enxergar os desperdícios e eliminá-los de forma conseguinte e comprometida. Talvez seja este mecanismo o mais poderoso para a formação do modelo mental da gestão enxuta, criando uma organização capaz de aprender continuamente. 12

O terceiro princípio da gestão "Lean" trata do fator

ser analisado de forma preventiva até mesmo na

humano, traduzido no trabalho em time. É através do

formação acadêmica dos novos profissionais.

compartilhamento de competências e motivação das

Conhecimentos atualmente não considerados em

pessoas que atuam nas atividades de um processo,

ementas no sistema de ensino de nível técnico e

que se vivencia o sistema "Lean".

universitário, como o WSM, Desdobramento de

O nível de maturidade de um time e

Metas, Análise de Causas Raízes, TPM, FMEA,

consequentemente o seu nível de autonomia estão

DRBFMA, Padronização de Trabalho,

diretamente vinculados à responsabilidade sobre os

Comunicação, Assertividade, etc., passam a ser

valores a serem criados pelos processos onde

fundamentais para o sucesso de profissionais que

atuam.

desejam ingressar em uma organização "Lean".

Quando este time ainda é capaz de gerenciar o

O modelo de gestão de recursos humanos precisa ser também ampliado, observando-se a intrínseca dependência de conhecimentos tácitos e explícitos com o clima motivacional da organização.

próprio processo de melhoria, podemos dizer que é autogerenciável. Apesar do conceito de autogerenciamento ter sido amplamente difundido na última década, raramente se observa na prática sua real utilização. A liderança ainda exerce, independentemente da cultura organizacional ou regional, um papel fundamental no sistema de gerenciamento enxuto.

O quarto princípio "Lean" estabelece a demanda interna incondicional pela excelência, onde toda a organização busca a melhoria contínua de seus processos, liberando ao mesmo tempo a criatividade e a autodisciplina processual de todos os colaboradores.

Com o trabalho em time, se estabelecem na organização novos papéis, quebrando forçosamente a visão departamental e funcional. Os papéis da liderança e de membro em time trazem uma nova contextualização para a gestão de competências e de motivação de todas as pessoas envolvidas, reforçando a individualidade e contribuindo decisivamente para a eliminação do individualismo, que em muitos casos é a principal causa raiz de vários desperdícios. Uma mesma pessoa pode exercer vários papéis em vários momentos, passando de "coach" funcional a membro de time, dependendo de suas competências e do processo onde está inserido. Este entendimento reflete-se no perfil demandado

Apesar da possibilidade quase infinita de aperfeiçoamento processual, seja através da introdução racional e objetiva de novas tecnologias (de manufatura, de informação, de produto, etc.) ou do aumento de performance dos membros dos times, por meio de uma gestão de competências e motivação, pode-se inicialmente definir as seguintes classes de desperdícios: Ÿ

Retrabalho

Falta de qualidade

Estoques

Movimentações desnecessárias

Atividades desnecessárias (entrada = saída)

Esperas

Desmotivação e competências inadequadas

dos colaboradores de uma organização, devendo

Apesar de originalmente estes fatores terem sido identificados nos processos de manufatura, eles estão também presentes em processos chamados administrativos. Para uma estruturação sistemática do processo de melhoria contínua sugere-se o uso da ferramenta A3 (utilizada originalmente pela Toyota). Através do mapeamento do estado atual podem-se identificar melhorias significativas do processo e estruturar a migração para um estado futuro de uma forma ordenada e padronizada, fazendo com que o próprio time, não só se comprometa conscientemente com o novo sistema, mas também monitore sua efetividade através das métricas previamente definidas. Outras técnicas, preventivas ou corretivas, tais como 6 sigma, 5 Porquês, KPT, etc., usadas para identificação de causas raízes de variação de performance podem ser adicionadas à visão processual, desdobrando-se em projetos convergentes para o aperfeiçoamento do processo. O princípio de melhoria contínua espontânea deve ser suportado pela organização e ser um dos pilares para o sistema de reconhecimento e motivação dos colaboradores, observando-se sempre a convergência para o desdobramento de metas e mantendo-se a coerência com o foco no valor.

A origem do sistema Toyota de Produção, berço da gestão "Lean", baseou-se em técnicas há muito tempo conhecidas no mundo industrial, mas o grande diferencial foi exatamente a consequência e disciplina com que foram empregadas, criando-se um sistema integrado para a geração e fluxo de valor, em contínua busca pela excelência. Daí pode-se extrair as principais características de um líder "Lean": 1. Autodisciplina 2. Consequência 3. Busca incondicional pela melhoria de performance A lógica "Lean" é relativamente simples. O que faz realmente a diferença entre o sucesso e o insucesso de seu uso é a atitude das pessoas que nele atuam.

Para facilitar o início desta jornada, sugerimos o seguinte processo: Ÿ

Defina o Valor a ser gerado por sua organização contemplando seus principais "Stakeholders".

Defina e padronize os processos para criá-los.

Defina e gerencie as competências e a motivação do time que executa estas atividades.

Visualize a demanda e só produza o que for demandado.

Melhore continuamente seus processos, buscando sempre a excelência através da eliminação dos desperdícios.

Comemore com seu time os resultados obtidos.

A liderança "Lean" A implantação de um sistema de gestão enxuta de negócios ("Lean Enterprise") demanda um novo perfil de liderança. Muitas barreiras surgem neste caminho, sobretudo aquelas referente à adaptação a um modelo mental que quebra paradigmas extremamente enraizados na forma de pensar ocidental.

Sobre o autor Jose Mauro Pelosi é sócio fundador da Katalyse Gestão de Negócios, engenheiro mecânico pela UFRJ e mestre em administração de empresas, com ênfase na organização ágil e melhoria contínua. Dedicou grande parte de sua carreira ao Grupo Bosch. Ocupou o cargo de vice-presidente executivo do Departamento de Ferramentas Elétricas, responsável global pelas operações de manufatura e logística. Coordenou diversas iniciativas envolvendo Lean, alcançando resultados significativos na receita e na lucratividade da empresa. 14

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Artigo especial

Os pilares para a criação de um programa de compliance de sucesso R

egulamentações decorrentes de boas práticas de mercado, nacional e internacional, além de normas administrativas e legais, tornaram prioritários os esforços para a criação de programas de compliance (conformidade/integridade), seja pela necessária aderência regulamentar, ou pela confiança nos resultados que podem ser alcançados através deles. Dada a natureza complexa do compliance e do gerenciamento de riscos, temos empresários e gestores constantemente desafiados a criar programas multifacetados e atualizados com as constantes alterações regulamentares, visando garantir segurança e transparência nas informações e controles, além de obrigações justas em todos os níveis da organização. Entretanto, desenvolver um programa de conformidade adequado à cultura única e exclusiva de cada empresa é realmente uma tarefa árdua e que se entrelaça com uma cadeia de altos riscos. São poucos os espaços para dúvidas e equívocos quando tratamos da conformidade operacional, e menores ainda quando pensamos na conformidade das relações trabalhistas. Diante desse cenário desafiador, os responsáveis pelo compliance são instigados a gerenciar uma série de responsabilidades para estabelecer uma base adequada à criação de um plano bem-sucedido. Para isso, são necessárias orientações úteis sobre elementos essenciais, como a determinação de um orçamento, o apoio e a estruturação das lideranças e o treinamento de uma equipe. Entender como abordar cada um dos aspectos fundamentais de um programa efetivo de compliance é essencial para se projetar o tipo adequado de programa, visando a robustez e valorização da organização. O fracasso em qualquer desses itens resultará em um programa falho e possivelmente com baixa ou nenhuma eficácia. Frente a essa complexidade, que até hoje acarreta dúvidas sobre o caminho a ser percorrido, deixaremos de lado questões técnicas como a redação do código de ética, políticas e formulários, para expor logo abaixo um guia resumido e prático com dicas importantes sobre por onde começar a criação de um programa de compliance e quais passos seguir, adotando o seguinte mote: “comece bem, termine forte”.

Orçamento inteligente: determine seus

Naturalmente, quanto maior a receita da sua

gastos

empresa e/ou quanto mais pessoas ela empregar, maior deverá ser o seu orçamento do programa, pois

Orçamento é um tema delicado em qualquer área de uma organização, mas é especialmente sensível

maiores serão o volume de operação, trabalho e riscos envolvidos.

quando pensamos no desenvolvimento de um departamento de conformidade, por ser visto como

Também é importante aproveitar soluções que geram

“um gasto difícil de ser justificado” segundo a visão

eficiências de conformidade e retornam o maior valor

de muitos empresários.

para seu investimento. A inovação tecnológica pode

Por diversas vezes, a conformidade é vista como uma área de alto custo do negócio, que tende a

auxiliar sua instituição a compensar os crescentes custos de conformidade.

crescer à medida que os elementos reguladores se

Através da terceirização e do sistema de parceria

tornam mais sofisticados e os riscos evoluem. De

comercial, a organização que prefere focar suas

fato, o custo médio anual de manutenção de um

energias no core business da sua atividade, poderá

programa de conformidade pode ser significativo,

se beneficiar com um orçamento mais estratégico e a

porém, há um outro lado dessa moeda que justifica o

redução dos altos custos.

investimento. O programa de integridade se “paga” quando passa a evitar a ocorrência de riscos, por meio da prevenção e mitigação, evitando a concretização de prejuízos ou os minimizando. O custo da prevenção é menor que o custo do reparo.

Pontos de apoio: Como obter suporte da liderança Todos os membros gestores são pontos críticos para

Para que esse orçamento do programa de conformidade seja delimitado a base das necessidades e realidades individuais da organização, ele deverá ser formulado com o exame de vários fatores, incluindo:

formação de um programa de conformidade bemsucedido. Eles não apenas dão o tom da cultura de conformidade de sua organização (tone at the top), como também exercem o poder de decisão para aprovação das estratégias, sistemas, ferramentas, treinamentos e orçamento do programa. Além disso,

Receita da empresa;

Número de funcionários (incluindo potenciais novos contratados);

eles compartilham uma grande carga de responsabilidade caso a instituição viole algum dos regulamentos operacionais.

Complexidade do seu negócio;

Exposição ao risco inerente;

diretores desempenham um papel essencial no

Tempo necessário para atividades de

programa de conformidade, ganhar o apoio deles é

conformidade, como coleta e análise de

extremamente importante, embora não

dados, criação de relatórios, identificação de

necessariamente fácil. A melhor maneira de abordar

exposição a riscos, leitura de notícias, preparação para exames, etc.; Ÿ

Como o nível gestor, executivo e o conselho de

esse esforço é manter sua equipe de liderança totalmente informada sobre os assuntos do

Custo das ferramentas e recursos

programa de conformidade e comunicar claramente

necessários;

os problemas importantes a serem enfrentados,

Custo de treinamento.

como: 17

Fatores de risco: verifique se você está transmitindo

das leis e normas aplicáveis. Por isso é importante

informações precisas e oportunas sobre o risco

garantir que o treinamento seja fornecido a todos,

inerente associado ao seu mercado, bem como o

iniciando pelos líderes no topo da cadeia diretiva e

risco individual decorrente de potenciais pontos

terminando nos colaboradores operacionais e

fracos de conformidade em sua instituição;

terceirizados.

Objetivos: Para ilustrar a abordagem estratégica do seu programa de conformidade, defina os objetivos que deverão ser atingidos em curto, médio e longo

Treinamento de equipes: decidindo como

prazo, documentando a fixação de ações, os

fornecer qualidade ao seu programa

responsáveis e as datas;

Conforme já abordamos em artigos específicos, o

Responsabilidades departamentais: Como a

sucesso do seu programa de conformidade depende

conformidade é uma tarefa de toda a organização,

das pessoas que contribuem para isso. Por essa

será necessário detalhar como cada departamento

razão que a conformidade operacional não é

desempenhará o papel fixado. Certifique-se de designar responsabilidades específicas com base nas funções departamentais, e de comunicar como essas atividades afetarão as metas gerais do programa;

alcançada em um silo, devendo ser perseguida como um esforço coletivo e influenciável por todos os indivíduos da organização. Decidir como construir sua equipe é um aspecto fundamental para o programa de compliance, e a melhor estratégia é a divisão em 7 níveis de treinamento.

Verdades da análise: Seus líderes devem entender a importância de analisar e documentar verdadeiramente as informações coletadas, pois essa é uma das melhores maneiras de detectar as disparidades e identificar os potenciais de perda. Assegure-se de que seus esforços para conseguir o apoio gerencial incluem a comunicação dinâmica sobre os reais resultados analisados, evitando “maquiar” os levantamentos de irregularidades. A análise não pode ser vista como “caça às bruxas”, mas sim com uma oportunidade de se encontrar e

Para isso, o primeiro ponto da construção de sua equipe é garantir que todos em suas áreas recebam treinamento regular. Toda a instituição precisa entender o programa de conformidade, o que se dará por meio de treinamento relacionado com normatizações internas (código de conduta, formulários, políticas, etc.), externas (leis, normas, portarias, etc.), ofertando aos destinatários muitas informações gerais e a educação específica para cada função. Certifique-se de que sua abordagem de treinamento de conformidade inclui:

corrigir erros; Ÿ

Treinamento: É o grande responsável por alinhar as

Comunicações formais que descrevam o que é permitido por suas políticas, como regras para

estratégias da instituição financeira com as leis e

recusar o cadastro de parceiros ou requisitos

regulamentos. O programa de compliance envolverá

para documentação de arquivos;

a aprovação de políticas, revisão de relatórios de exceção, compreensão de registros de reclamações, revisão de atas do comitê de conformidade e aprovação de grandes empréstimos. Esse nível de responsabilidade requer um conhecimento prático

Formas de rastrear e medir a compreensão do treinamento, para que sejam aplicadas reciclagens periódicas nos pontos mais nebulosos e incompreendidos;

Repercussões por não comparecer ao

especializadas de conformidade com empresas que

treinamento ou por não passar em avaliações de

já carregam a expertise externa necessária pode ser

compreensão, visando assegurar o interesse na

uma das táticas mais eficazes para lidar com as

aderência e cumprimento das regras;

principais tarefas de conformidade e economizar

Recursos e ferramentas que abordam

dinheiro em longo prazo.

adequadamente as regulamentações atuais e as necessidades de conformidade em evolução; Ÿ

Treinamento de sensibilidade para ajudar a evitar a discriminação de funcionários que lidam diretamente com candidatos e clientes, se aplicável.

Orientações finais Vimos nessa breve análise que o estabelecimento de um programa de conformidade envolve vários desafios para os responsáveis, que já acabam sobrecarregados com cronogramas de tributação

Outro aspecto da estruturação é determinar se

e responsabilidades complexas, deixando de lado

você precisa criar uma equipe interna ou utilizar

questões operacionais e de planejamento,

recursos de terceiros para abordar as tarefas e

relacionadas com orçamento, apoio e treinamento.

responsabilidades extras, necessárias para um programa de conformidade bem-sucedido. São necessárias pessoas adicionais para garantir eficiência e precisão, ou essa função pode ser terceirizada para evitar a sobrecarga?

Essas questões de âmbito técnico do programa de compliance, relacionadas com leis, normas, regras e políticas, são mais maçantes e complexas, pois variam conforme a atividade operacional de cada organização. Por isso, antes de mergulhar neste

Muitos diretores de conformidade e equipes de

esforço, é essencial preparar-se com as

gerenciamento perceberam que parcerias com

informações e recursos mais valiosos para

especialistas permitem que suas instituições

orientá-lo na direção certa.

reduzam o risco e os custos de conformidade. A terceirização das tarefas demoradas e das funções

Sobre o Autor Rafael Leon Urbano de Oliveira é advogado, formado pelo Mackenzie, especialista em Direito e Processo do Trabalho pelo Mackenzie, Master em Gestão de Riscos e Compliance pela Trevisan. Tem certificações em: Gestão Estratégica - Balanced Scorecard pela Fundação Bradesco; Gestão de Riscos baseado em Banco de Dados pela ABED; Direito Societário - Governança Corporativa pela FEBRAFITE; membro certificado da Ethical Alliance. Consultor de empresas e controller jurídico desde 2011, atuando no gerenciamento e melhorias de processos internos de empresas de diversos segmentos, bem como na implementação de programas de GRC e LGPD. Atual Diretor da Leon Consultoria Empresarial e Legal Controller da Scania Latin America.

Caso de Sucesso

Drogaria Araújo diminui em 50% o tempo dedicado às auditorias

Drogaria Araújo é a maior rede de drogarias de Minas Gerais. Com 113 anos de história, a empresa tem sede em Belo Horizonte e conta com 300 lojas em 27 cidades do estado. Além das lojas, possui moderno Laboratório de Manipulação e eCommerce, atendendo a 50 milhões de clientes por ano.

DESAFIO Como o plano de expansão da Drogaria Araújo previa a abertura de 20 novas lojas a cada seis meses,

produtividade na execução das auditorias e melhor gestão dos planos de ação, bem como a gestão das não conformidades.

identificou-se a necessidade de um processo de

O material oriundo das apurações é utilizado como

auditoria mais ágil e focado, com maior controle e

ferramenta de melhoria e fomenta a gestão de risco

acompanhamento das melhorias e ações propostas

pelas áreas envolvidas da empresa.

para as áreas da empresa. Juntando o processo de apuração in loco e envio de relatórios, eram gastos em média 14 horas.

OS RESULTADOS Após as parametrizações realizadas com auxílio da

A SOLUÇÃO

tecnologia da SoftExpert, o tempo foi reduzido em pelo menos 50%, proporcionando muito mais

Para enfrentar estes desafios, a Drogaria Araújo

agilidade e diminuindo o trabalho manual em todo o

adotou os componentes de Auditoria, Processo,

processo. Com o sistema parametrizado, são

Problema, Formulário, Analytics, Documento e Plano de Ação do SoftExpert Suite. A solução é utilizada por mais de 7.000 usuários. O SoftExpert Suite facilitou a construção de painéis

realizadas pelo menos duas auditorias por ano em cada loja. Em média são registradas 580 não conformidades e 70 planos de ação por mês. Antes era impossível atingir esses números.

personalizados que trouxeram ganhos de

Com a solução da SoftExpert, além do aumento da agilidade na realização da apuração in loco e da redução no tempo de entrega dos relatórios para os responsáveis das áreas, conseguimos contar com uma elaboração do plano de ação no sistema dando visibilidade de prazos e andamento das ações para os envolvidos. Hoje conseguimos acompanhar resultados, tratativas propostas, cumprimento de prazos pelas lideranças das áreas auditadas e, principalmente, a implantação das ações para solução de não conformidades. Juliana de Oliveira Costa - Coordenadora de Auditoria

Artigo

SoftExpert completa 25 anos e amplia presenรงa global Acelerando investimentos no mercado internacional, companhia se prepara para inaugurar unidade em Singapura

o ano em que completa 25 anos, a SoftExpert – fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa – comemora ascensão e amplia sua participação global no mercado de soluções. Com presença em 40 países, por meio de unidades próprias e rede de parceiros, a empresa projeta abrir subsidiárias em todos os continentes, com o objetivo de ficar cada vez mais perto dos clientes, como por exemplo, a unidade em Singapura, que será inaugurada este ano. Estabelecer alianças estratégicas em diversos nichos de mercado é outra aposta da Companhia. Em 2019, a SoftExpert firmou parceria com a Kodak Alaris e Baker Tilly, empresas líderes globais.

cenário internacional e não ficaríamos operando somente no mercado interno. Temos uma ferramenta muito aderente às demandas das empresas estrangeiras na busca pela excelência na gestão de seus negócios, mostrando para o mundo a qualidade da tecnologia que produzimos no Brasil, avalia Ricardo Lepper, CEO da SoftExpert.

Entre os grandes clientes já conquistados estão a unidade da japonesa Yorozu Automotive nos Estados Unidos, a Pfizer na Colômbia, a operação da polonesa Selena na Espanha, a Veolia Water Technologies no Canadá, a fornecedora de peças automotivas Penne na Bélgica e a Teknorot na Turquia, maior fabricante europeu de peças de suspensão e direção para automóveis de

Há alguns anos, dentro do nosso planejamento estratégico, definimos que olharíamos para o

passageiros.

SoftExpert em números Para entregar soluções que são utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de atuação, a companhia conta com 345 colaboradores no Brasil e 34 nas filiais internacionais, além de 245 parceiros em todo o mundo. Atualmente, a SoftExpert tem unidades nos Estados Unidos, México, Espanha, Itália, Reino Unido, Alemanha e França, além da sede no Brasil. Ao todo mais de 2 mil empresas e 300 mil usuários utilizam as soluções SoftExpert ao redor do mundo. Somente em 2019, a Companhia conquistou 189 clientes, sendo 40% deles no exterior. Para 2020, a expectativa é conquistar 120 novos clientes fora do Brasil. “Queremos levar nossa solução para todos os cantos do mundo. Enxergamos no mercado externo um grande potencial consumidor da nossa ferramenta e estamos consolidando ano após ano nosso crescimento orgânico na Europa e na Ásia porque queremos ficar cada vez mais próximos dos nossos clientes”, afirma Lepper.

Subsidiárias Representantes

O objetivo de tornar a SoftExpert uma empresa líder global no seu segmento continua firme para os próximos anos, com a expectativa de novas parcerias e unidades de negócio! 23

Caso de Sucesso

Comau aumenta eficiência operacional e reduz em 60% risco de falhas com SoftExpert

Comau é uma multinacional italiana que faz parte do grupo FCA, um dos maiores players mundiais do setor automotivo, que inclui marcas como Fiat, Jeep, Alfa Romeo, Chrysler, Dodge, Maserati e outras. Líder mundial no fornecimento de produtos e soluções avançadas de automação industrial, conta com um portfólio de robôs industriais e colaborativos, logística autônoma, tecnologia vestível, sistemas automatizados para linhas de produção, soluções digitais e interconectadas, centros de usinagem, serviços especializados de manutenção industrial e facilities. A companhia está há 45 anos no mercado, atuando em 14 países, com 32 filiais, 5 centros de inovação, 14 plantas operacionais e mais de 9 mil colaboradores.

DESAFIO A compilação das informações, análises e resultados sobre o desempenho dos serviços levava, em média, 7 dias para serem gerados. Os mais de 50 contratos implantados em 12 estados brasileiros, geravam informações utilizando 25 ferramentas/planilhas por local, em um total de 500 documentos por mês. A Comau buscava monitorar os processos e contratos em todas as suas etapas, por meio de um método estruturado e automatizado. O gerenciamento da unidade de negócios Service, assim como os processos e as informações de desempenho eram realizados em planilhas e a comunicação feita por e-mail.

A SOLUÇÃO A SoftExpert Excellence Suite foi disponibilizada

Hoje temos um acompanhamento confiável do desempenho dos contratos, com identificação de problemas e falhas de forma ágil, ação assertiva para soluções e sugestões de melhorias. Conseguimos reduzir o risco de falhas em 60%, conforme dados das últimas auditorias do SGQ, na aplicação correta e completa, criando uma cultura organizacional focada na Qualidade, conscientizando usuários e gerentes, além de auxiliar na manutenção da certificação ISO 9001. Cláudia Regina Comunian, Analista QMO da Comau Brasil

para 220 usuários de diversas áreas, com diferentes níveis de segurança e gestão. Por meio da ferramenta, é possível acessar portais dinâmicos, onde há informações relevantes para cada nível, podendo ser conectados, inclusive, via smartphones. O projeto contou com a implantação dos componentes: Auditoria, Processo, Formulário Incidente, Problema, Desempenho, Documento, Risco, Questionário e Plano de Ação.

OS RESULTADOS Com a solução da SoftExpert, a Comau aumentou a eficiência e o controle da sua operação, além de reduzir o risco de falhas. A ferramenta auxilia também na manutenção da certificação ISO 9001. 25

Artigo

A gestão de riscos durante a pandemia do coronavírus Vicky Yu viu os efeitos do coronavírus em primeira mão. Neste artigo, ela compartilha lições aprendidas, buscando auxiliar as organizações que precisam se proteger do surto.

Lições para profissionais de gestão de risco e conformidade Desde o início do coronavírus na China, no final de dezembro de 2019, muitas empresas chinesas ou multinacionais que possuem escritórios na China enfrentam situações de estresse para lidar com seus próprios funcionários e com as regulamentações governamentais. Como profissional de conformidade atualmente na China, tenho algumas dicas sobre como os profissionais de risco e conformidade podem criar um sistema para lidar com toda a situação de maneira mais robusta.

Um sistema de gerenciamento de emergência é essencial

Embora seja impossível prever todos os riscos em potencial (ainda mais em uma pandemia como essa), a criação de um sistema de gerenciamento de emergências ajudará as empresas a estarem organizacionalmente preparadas para responder a uma emergência, o que é essencial para evitar o pânico entre os funcionários. Um sistema de gerenciamento de emergências permitirá que os funcionários saibam com quem podem entrar em contato em caso de emergência, quem é a primeira pessoa responsável em caso de emergência e o nível de autoridade que ele/ela possui para responder à situação. Dada a rapidez e a dramática evolução da situação do coronavírus, as empresas na China não tiveram tempo a perder. Se a decisão de comprar máscaras para seus funcionários não fosse tomada rapidamente, a empresa poderia não ter encontrado máscaras disponíveis para venda. Para impedir a propagação do vírus, muitos regulamentos do governo local incluem requisitos de governança. Por exemplo, o governo municipal de Shenzhen exige que: Toda empresa tenha um sistema para prevenir e controlar o vírus em suas instalações com pessoal designado responsável pela implementação; A empresa tenha políticas que incentivem funcionários migrantes a trabalhar em casa. Outros governos provinciais têm regulamentos semelhantes que exigem uma governança mais rígida durante a emergência. Portanto, é necessário discutir minuciosamente como estabelecer um sistema que se encaixe na governança da empresa e no contexto local. É melhor evitar que todo mundo vá ao CEO para obter ajuda em caso de emergência.

Atender aos regulamentos governamentais pode ser desafiador O surto de coronavírus não deu tempo suficiente para ninguém se preparar. As empresas agiram de

forma mais reativa, de acordo com os regulamentos do governo. Portanto, conhecer os regulamentos nacionais e locais mais recentes é essencial para definir e planejar mudanças para os negócios e garantir a conformidade. Para retardar a propagação do vírus, o governo central anunciou a prorrogação do feriado do Ano Novo Chinês em 26 de janeiro. Diante da situação, o feriado que era de apenas quatro dias, terminou somente no dia 30 de janeiro. Nesse caso, se uma empresa não conseguisse seguir à risca os regulamentos do governo, elas poderiam chegar à conclusão de que não tinham tempo suficiente para reorganizar os horários de trabalho e informar seus funcionários. O acompanhamento das regulamentações de diferentes governos provinciais e municipais torna a situação ainda mais complicada. Como o vírus afeta diferentes províncias e cidades de maneira diferente, cada órgão de governo lida com as regulamentações de maneira diferente. Por exemplo: A província de Hubei basicamente parou o serviço de transporte público e proibiu viagens de Hubei para outras províncias; As províncias de Jiangsu, Xangai e Guangdong anunciaram que as empresas não poderiam retomar o trabalho antes de 10 de fevereiro, a menos que o retorno fosse aprovado de outra forma. Para retomar o trabalho após 10 de fevereiro, as empresas localizadas na cidade de Shenzhen precisaram comprovar que possuíam um sistema de emergência e recursos adequados (como máscaras e álcool) para combater o vírus. O simples cumprimento de todos esses requisitos pode ser um pouco exagerado, especialmente para empresas com suas principais funções de conformidade ou RH em países que não a China, sem mencionar todo o trabalho que fazem para garantir a conformidade. Para multinacionais com escritórios na China, é recomendável ter pelo menos uma pessoa localmente encarregada de conhecer todos os regulamentos locais, e que esteja apta a preencher todos os documentos exigidos pelo governo, em um trabalho conjunto com o RH. Novamente, é por isso que é importante contar com um sistema estabelecido, que permita lidar mais facilmente com as situações de emergência.

Mesmo na adversidade, o RH precisa garantir a conformidade

que os colaboradores trabalhassem em casa de 3 a 7 de fevereiro e prometeram compensá-las de acordo com as legislações, quando disponibilizasse respostas claras.

A área de RH das empresas deve estar muito ocupada durante esse surto, porque havia muitas perguntas sobre a retomada do trabalho, salários e afastamentos, devido à extensão do feriado do Ano Novo Chinês. Como mencionado, existem vários governos provinciais que proibiram a retomada do trabalho antes de 10 de fevereiro. Desde que o feriado do ano novo chinês terminou em 2 de fevereiro, as pessoas estavam preocupadas com a forma como isso afetaria seus salários de 3 a 7 de fevereiro, se estes não fossem considerados dias úteis.

Para empresas de investimento estrangeiro na China, isso pode ser um pouco confuso e complicado. Ao apoiar essas empresas, organizações como a Câmara de Comércio Americana (AmCham) na China publicaram diretrizes para seus públicos. Por exemplo, este artigo da AmCham se concentrou em prós e contras legais durante o surto de coronavírus, e a Câmara de Comércio Britânica da China coletou avisos e políticas oficiais em seu artigo. Mais uma vez, podemos ver que o RH precisa de muita dedicação e energia para responder ao surto - particularmente quando se trata de lidar com mudanças constantes e em pouco tempo, ao mesmo tempo em que atendem a diferentes requisitos de conformidade.

Pessoalmente, quando soube das notícias, entrei em contato com RH para obter esclarecimentos sobre o salário e a organização do trabalho durante esses dias, para que eu pudesse planejar minha agenda com antecedência. Dada a situação única (o adiamento da retomada do trabalho raramente foi usado pelos governos locais), eles não tiveram uma resposta clara para minhas perguntas salariais no mesmo dia. Imagine todos os outros funcionários que, como eu, devem ter corrido para o RH em busca de respostas sobre seus salários. Devido à extensão do feriado, o RH estava sob pressão. Para reduzir a turbulência causada pelo feriado prolongado, algumas empresas permitiram

Ninguém poderia prever o que um surto de vírus significaria em termos de conformidade, nem saberíamos como estar totalmente preparados. Espero que possamos fazer melhor da próxima vez e minimizar os danos que isso possa causar a nós mesmos e aos nossos negócios. Embora diferentes empresas tenham estratégias diferentes, acredito que um sistema de emergência associado a uma forte função legal e de conformidade do RH pode diminuir os danos.

Sobre o autor Vicky Yu é gerente de qualidade e conformidade da Asia Quality Focus, e atua com foco nas soluções anticorrupção e de monitoramento interno da empresa. Com ampla experiência no desenvolvimento de negócios, Vicky tem uma compreensão profunda dos clientes e tem como objetivo trazer a mentalidade do foco no cliente para o contexto do compliance. Sediada em Shenzhen, China, Vicky vê a conformidade como um elemento-chave para permitir um relacionamento confiável e sustentável entre empresas, funcionários e clientes.

Excelência e

Conformidade na

Gestão de

Processos O SoftExpert BPM melhora a visibilidade e o controle dos processos de negócio por meio de uma solução amigável e focada nas pessoas (human-centric). A solução estimula a melhoria contínua dos processos por toda a organização. Ela gerencia todas as etapas do seu ciclo de vida, desde a modelagem e otimização até a automação, execução e monitoramento. Proporcionando um melhor entendimento do negócio, maior agilidade nos processos e um maior impacto dos negócios sobre o planejamento estratégico, a solução de gestão de processos da SoftExpert permite que as pessoas trabalhem de forma mais eficiente, melhora a orquestração de processos complexos e sustenta os objetivos de negócio com informação em tempo real.

Gestão de Documentos e Registros

Modelagem e Análise de Processos

Gestão de Riscos e Controles

Gestão de Formulários

Gestão de Incidentes

Gestão de Planos de Ação

Gerenciamento do Desempenho

Business Intelligence

A solução da SoftExpert é muito importante para o nosso negócio. Atualmente, a ferramenta está automatizando vários requisitos de gestão: controle de documentos, ação corretiva/preventiva, calibração, gestão estratégica e indicadores de performance. Isso levou a ferramenta a ser adotada por todas as plantas do grupo CSN. Rafael Carvalho Lara Especialista em Garantia da Qualidade - CSN PR

www.softexpert.com.br vendas@softexpert.com 0800 723 9901

Conhecimento

Empresa sem papel: motivos e dicas para você se tornar “paperless”

uitas empresas cuidam dos negócios com pouco mais que um laptop, um smartphone e uma impressora. Para chegar até este ponto, a vida em um escritório já percorreu um longo caminho, passando por máquinas de escrever barulhentas e equipamentos de fax complicados. Mas isso não significa que chegamos no ponto final deste processo. Quanto papel passa pelo seu escritório todos os dias? Você fatura e paga contas pelo correio? Você costuma imprimir documentos importantes e arquivá-los manualmente? Você imprime relatórios ou apresentações e edita com uma caneta? Você recolhe assinaturas e arquiva contratos em fichários por anos? Se você respondeu sim a duas ou mais dessas perguntas, você ainda é um grande consumidor de papel. Mas não se preocupe, você está dentro da média global.

Por que ser paperless?

Aproximadamente 300 milhões de

custo. O dinheiro e o espaço economizados

toneladas de papel são produzidas

poderiam ser utilizados para outra coisa mais

todos os anos. São muitas árvores.

importante.

Quando você adiciona a pegada de carbono associada à redução,

Economize dinheiro

fabricação e ao transporte dos produtos finais (para não mencionar os efeitos do

O papel pode custar apenas alguns centavos por

desmatamento), cada folha de papel tem

folha, mas seus acessórios somam muito mais. Uma

um alto custo ambiental. Fazer a sua

impressora de boa qualidade, cartuchos de tinta

parte para preservar florestas e combater as mudanças climáticas é

caros e receptáculos de armazenamento, como armários de arquivo e caixas de arquivo podem custar centenas de dólares por ano.

claramente o principal benefício de reduzir ou eliminar o uso de papel em sua empresa.

Seja ágil

No mundo de hoje, você não pode dizer a um cliente:

É claro que também existem motivos

“Desculpe, o arquivo está no escritório”. Você

comerciais bastante convincentes.

precisa responder a um e-mail, retirar um documento

Veja alguns deles:

e enviar uma fatura em qualquer momento e de qualquer lugar. Se você trabalha com base no papel, isso simplesmente não é possível.

Economize tempo Considere o fator segurança Cópias impressas de documentos requerem gerenciamento e manutenção. Se você mantiver registros em papel, arquivar e procurar arquivos pode levar mais tempo e energia mental do que você imagina.

Se seus documentos importantes são baseados em papel, você terá um grande problema caso seu escritório seja atingido por um incêndio, inundação, assalto ou outro desastre. Uma das principais razões pelas quais muitas empresas estão adotando

Aproveite melhor seu espaço

soluções baseadas na nuvem é a segurança. Tudo pode ser criptografado para proteção e os backups são feitos regularmente, tornando os seus

Espaço também é dinheiro. Seja em sua empresa ou

documentos praticamente intocáveis e infinitamente

em um armazenamento terceirizado, o m² tem um

seguros.

Como se tornar paperless?

O que realmente pode ser feito para que você elimine o papel de sua operação diária? Aqui estão algumas dicas.

Converta arquivos em papel para digital

Crie uma estratégia para digitalizar todo o seu “estoque” de arquivos em papel. Uma digitalização simples pode ser apenas uma foto, mas se você precisa indexar alguma informação, talvez seja necessária uma outra tecnologia para lhe apoiar nesta tarefa. Depois, destrua documentos confidenciais e mantenha documentos e relatórios antigos do PowerPoint para serem usados como papel de rascunho para anotações, listas e rabiscos.

Estruture seu novo sistema de organização digital

software baseado em nuvem. Seus dados são seguros e fáceis de acessar. Existem diversos aplicativos úteis disponíveis no mercado. Procure uma solução que satisfaça suas necessidades de forma ampla, permitindo possíveis expansões para outras áreas de negócio futuramente.

Avalie seus processos internos e externos Avalie tudo o que você recebe em papel ao longo de um mês. Quando for possível, registre-se para receber notificações por e-mail ou por sistemas online. Avalie também todos os seus processos internos. Encontre alternativas digitais para trâmites que ainda são feitos por papel (soluções em software também podem ajudar aqui).

Assine documentos digitalmente Você é tão eficiente quanto seu sistema de arquivamento eletrônico. Pense em como você acessa arquivos intuitivamente. Você pode configurar pastas para cada cliente ou cada tipo de projeto, com subpastas por projeto por exemplo. Seja consistente quando se trata de manter seu sistema de arquivamento.

Use a nuvem

A maioria dos países possui leis que tornam contratos assinados eletronicamente tão legalmente válidos quanto os assinados com caneta e papel. Existem várias maneiras fáceis de criar uma assinatura em seu computador (como a DocuSign, por exemplo). Procure um serviço de assinatura digital disponível e se assegure que o software que você escolheu para armazenar e gerenciar seus documentos seja compatível com ele.

Da contabilidade ao gerenciamento de projetos e aos pagamentos, não há nada mais conveniente que o

Sobre o autor Tobias Schroeder - Especialista em Gestão Estratégica pela UFPR. Analista de negócios e mercado na SoftExpert, fornecedora de software para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

Artigo

SoftExpert inaugura sede no México

oftExpert inaugura nova sede no México. A iniciativa vem como estratégia para solidificar ainda mais o crescimento sustentável da companhia no país. Atualmente, a SoftExpert México conta com mais de 20 colaboradores em áreas como comercial, suporte e serviços, que atendem aproximandamente 100 clientes, tais como: Aeromexico, Mahle, Grupo Villacero, Servicio de água de Monterrey, SC Johnson e Ferrocarriles Suburbanos. Segundo o Country Manager da SoftExpert México, Roberto Carlos Ferrer, a abertura do escritório no país foi um passo importante no plano de expansão internacional da companhia. Há 3 anos a unidade vem contribuindo para o fortalecimento da SoftExpert no México e outros países hispânicos que gerencia, além de promover uma maior proximidade com os clientes e canais da região. “Com o aumento no número de clientes, a equipe também cresceu e sentimos a necessidade de um espaço mais amplo e moderno para acomodar melhor nossos colaboradores. O novo local foi escolhido pensando na expansão da unidade para os próximos anos”, destaca Ferrer.

Artigo

A automação de processos como fator-chave para o aumento de produtividade nas empresas Buscando formas mais eficientes de realizar atividades, muitas organizações se apoiam na prática de automatizar processos para alavancar o desempenho dos negócios e garantir o alcance de resultados melhores. Por meio de processos automatizados, atividades até então executadas de forma manual passam a ser realizadas de forma eletrônica e assim os colaboradores podem dedicar mais tempo às tarefas estratégicas e de maior valor agregado. De modo geral, isso se traduz em custos menores e um melhor aproveitamento do tempo, resultado em maior eficiência e produtividade.

Apesar dos benefícios, automatizar processos requer cuidados Automatizar processos pode trazer muitos ganhos para a empresa. No entanto, nem sempre isso é viável e soluciona todos os problemas. Esta prática requer planejamento, definição de objetivos e prioridades. Negligenciar estas etapas e cair na tentação de simplesmente sair automatizando tudo pode levar a outros problemas. Processos extremamente simples ou com baixa frequência de execução, muitas vezes, não são bons candidatos para automação. Apesar da possibilidade de obter melhorias, o esforço que precisa ser aplicado nesses casos pode não valer a pena. Geralmente é difícil demonstrar aos gestores o alcance de resultados significativos e isso pode acabar inviabilizando outros projetos semelhantes no futuro. Também existem situações em que os custos para automação excedem os benefícios. É preciso avaliar bem os processos pois, nesses casos, se o retorno sobre o investimento é muito baixo, a automação se torna inviável. Em alguns casos, a automação cria barreiras para os clientes. Ao invés de facilitar, ela acaba deixando o cliente desapontando, fazendo com que sua experiência seja muito negativa. Nesses casos, também é necessário ponderar até que ponto é interessante automatizar um processo.

Afinal, que tipo de processo pode ser automatizado? Agora que você já conhece os aspectos que sinalizam quando a automação é inviável, conheça também algumas características de processos que representam boas alternativas para as iniciativas de automação.

confiáveis. Por mais que a automatização eleve a robustez de processos complexos, começar a transição pelos processos mais simples facilita muito. Eventuais desvios podem ser contornados mais rapidamente sem causar transtornos na empresa toda. Os resultados também podem ser comprovados em pouco tempo. Tendo um caso de sucesso é mais fácil viabilizar junto aos gestores a aprovação de outras iniciativas semelhantes.

2. Processos com grande incidência de erros Os fluxos de trabalho normalmente permeiam várias áreas e envolvem diversas pessoas até a produção de um resultado final. Este cenário, aliado aos mecanismos de controles manuais, pode ser uma grande fonte de atrasos, erros e de retrabalho, gerando custos desnecessários para a empresa. A automação pode prevenir estas situações, dando mais qualidade ao processo.

3. Processos que por natureza são lentos Existem alguns processos que esbarram em questões legais. Para avançar, dependem de ações externas que fogem ao controle da empresa. A automatização evita que as informações se percam e tornem o processo ainda mais lento.

4. Processos dispersos Alguns processos de negócio estão “espalhados”. Desde o início até a finalização, as informações tramitam entre planilhas e diversos sistemas diferentes. Estas características dificultam o acompanhamento, o controle de prazos e de responsabilidades. Muitas vezes é possível dar agilidade aos processos com estas características, centralizando tudo em um único workflow.

5. Processos com workflow rígido no ERP 1. Processos repetitivos Comece com processos mais “curtos”, com atividades repetitivas, mas que precisam ser

E, por fim, existem processos que até estão implementados no ERP, porém, por meio de um workflow muito rígido. Geralmente envolvem 35

solicitações que, de acordo com as características, precisam ser encaminhadas para diferentes atribuições de aprovação. É comum que os ERPs ofereçam pouca flexibilidade para definição dessas competências. Nestes casos, trazer o processo para uma plataforma especialista em automação pode oferecer uma série de ganhos.

qualquer funcionário, o processo passa pelo analista de compras para verificação de orçamentos anteriores ou estoques existentes e então segue para a aprovação da gerência, podendo ser desdobrado em subprocessos de autorização e de compras. Principais responsáveis, regras e sequência de atividades sendo representadas visualmente.

Agora que você já sabe quais processos automatizar em sua empresa, saiba mais sobre o BPM - Business Process Management, ou em português: Gestão de Processos de Negócio. O BPM pode ser definido como uma estratégia para gerenciar e melhorar o desempenho de um negócio, por meio da otimização contínua de processos de negócio em um ciclo fechado de modelagem, execução, medição e melhoria. As atividades de BPM abrangem a concepção e a descoberta por meio da implantação e do gerenciamento da execução de processos de negócios dentro de uma estrutura de governança apropriada.

Vamos conhecer as principais etapas desta estratégia de maneira mais detalhada:

Temos a primeira versão de um processo de compras! Por meio de um diagrama conseguimos entender de forma mais clara o processo e também submetê-lo a questionamentos. O modelo está apropriado? Existem pontos de sobrecarga (gargalos)? Todas as áreas relevantes estão incluídas no processo?

Etapa 2 – Automação do processo Um processo devidamente diagramado tem seu valor. Mas e agora? Para dar o próximo passo o uso

Etapa 1 – Modelagem do processo de negócio

da tecnologia é fundamental. O conceito sobre o que

Nesta etapa ocorre a modelagem do processo, ou seja, uma descrição da sequência de atividades, seus fluxos e seus responsáveis. Normalmente,utiliza-se uma notação padrão para a elaboração deste diagrama, a mais utilizada é a BPMN (Business Process Management Notation).

é BPM está enraizado ao suporte tecnológico. Tratase de traduzir o processo modelado em algo que possa ser executado. Em nosso exemplo, se um pedido de compra for maior do que R$1.000,00, o processo exige uma aprovação da gerência. Um sistema de BPM vai interpretar esta regra e direcionar a atividade para o aprovador. O responsável pela atividade recebe suas

Vamos ver um exemplo real: Um processo de pedido de compra de material ou serviço, presente na maioria das organizações, é um exemplo. Depois de uma solicitação feita por 36

tarefas em sua caixa de entrada. Ele pode então dar sequência ou retornar/reprovar determinada tarefa sem se preocupar com as regras de negócio que estão sendo conduzidas pelo sistema.

A complexidade da automação também precisa considerar o volume de execuções. Ou seja, de instâncias de um processo, que ocorrem na maioria das vezes simultaneamente. Isso poderia ser uma dificuldade para uma gestão manual ou individualizada, mas é uma tarefa simples para um sistema de BPM.

E outro ponto importante dentro desta etapa de automação são as integrações. Sabemos que informações importantes podem estar distribuídas em outras fontes e sistemas dentro da organização. Informações que podem ser fundamentais para as regras de negócio dos processos modelados. É importante ter fácil acesso a estas informações, independente da tecnologia utilizada.

Etapa 3 – Medição e análise do processo Depois de ter automatizado um processo com um sistema, você precisa identificar seus principais indicadores de desempenho (KPI), por exemplo:

Quantos pedidos de compra existem em cada etapa?

Qual o tempo médio para finalização da compra?

Qual o tempo médio para aprovação de um pedido de compra?

Qual é a carga de trabalho de cada pessoa? Existe alguma sobrecarga?

Medir e analisar os processos são passos fundamentais para o BPM. Desta forma, você pode saber, com certeza, o quão bem cada processo está funcionando e onde estão os problemas. Como resultado, você sabe onde usar melhor seus recursos, seu tempo e dinheiro.

Etapa 4 – Melhoria e aprimoramento Os números nos ajudam a detectar oportunidades de melhoria. Mas eles só serão úteis se estas melhorias

forem realmente implementadas. Ajustes nas cargas de trabalho, redistribuição de recursos e eliminação de atividades que não agregam valor são exemplos de melhorias que podem ser implementadas para aprimorar o desempenho de um processo.

Essas alterações precisam ser dinâmicas, mas não sem controle. O conceito de revisão é um grande aliado nesse processo. As alterações são realizadas e documentadas, e a nova revisão só passa a entrar em vigor depois de aprovada e homologada. Enquanto isso, os usuários podem visualizar e executar a versão vigente. Em nenhum momento o processo fica indisponível.

Resumo Então, o que é o BPM? O BPM (Business Process Management), em português: Gestão de Processos de Negócio, é uma disciplina (metodologias + tecnologias) para automatizar e melhorar os processos de negócios que sustentam suas operações.

Vimos que simplesmente não é possível crescer fazendo a gestão de processos de negócio manualmente. Ferramentas como o e-mail ou planilhas de Excel são soluções temporárias. As planilhas de Excel se tornam ingerenciáveis com o aumento do volume. Algo semelhante acontece com os e-mails. Consequentemente, você precisa de uma ferramenta apropriada para gerenciá-los.

Todos os processos podem ser melhorados e aprimorados, e o BPM é seu principal aliado nessa jornada. Te convido a conhecer o SoftExpert BPM, uma solução que facilita e orienta a modelagem, automação, análise e revisão dos seus processos, além de oferecer inúmeros benefícios.

Caso de Sucesso

Clamper aumenta eficiência da Gestão de Documentos 38

Clamper, empresa referência nacional em dispositivos de proteção contra surtos elétricos, melhorou a eficiência do gerenciamento de seus documentos. A empresa atua no segmento de produtos e soluções para proteção de equipamentos eletroeletrônicos contra danos causados por raios e surtos elétricos tanto em indústrias de grande porte, quanto em residências. A Clamper está há mais de 27 anos no mercado de pesquisa, desenvolvimento e fabricação de DPS – Dispositivos de Proteção contra Surtos. A companhia já ultrapassou a marca de 30 milhões de produtos vendidos em mais de 20 países.

DESAFIO Segundo Thaciane Santos, Analista de Qualidade da Clamper, a companhia buscava uma ferramenta para aprimorar a gestão de documentos, aumentar a eficiência da operação e eliminar a utilização de papel.

SOLUÇÃO A companhia adotou SoftExpert Documento, uma solução para o gerenciamento de documentos eletrônicos e todo o ciclo de vida de conteúdo. A ferramenta foi implementada pela parceira comercial da SoftExpert, a TNX Brasil, nos setores administrativo e de produção, e hoje atende a todas as áreas da empresa.

OS RESULTADOS De acordo com a Analista de Qualidade, Thaciane Santos, a solução é a base para o gerenciamento de documentos da Clamper e sem ela poderia perder o controle, correndo o risco de extraviar documentos e informações importantes. "O SoftExpert Documento é uma ferramenta eficiente no que se refere à Gestão de Documentos. Possui uma interface de fácil entendimento, além de um sistema de busca simples e objetivo. Facilita o controle de elaboração, revisão e publicação de todos os documentos da empresa, pois permite registrar as alterações feitas, escolher os participantes do processo de publicação, definir os usuários com permissão de acessos aos documentos e ainda a vinculação de documentos dependentes entre si. É uma ferramenta prática e imprescindível para qualquer empresa”, avalia Thaciane.

O SoftExpert Suite é a base para a gestão de documentos da Clamper e sem ele poderíamos perder o controle. É uma ferramenta eficiente, prática e imprescindível para qualquer empresa. Thaciane Santos - Analista de Qualidade na Clamper

Entrevista

Especialista em Kanban fala sobre os benefícios da metodologia! Você conhece o método Kanban? Quer saber como aplicá-lo em sua área?

anban é uma metodologia de controle e gestão do fluxo de produção, pautada na utilização de cartões que indicam o andamento de um projeto. Também recebe o nome de gestão visual, em razão do uso de cores como sinalizadores e por ser extremamente visual e intuitivo. Para saber mais sobre o Kanban, como este método pode ajudar a sua empresa ou em quais áreas ele pode ser utilizado, confira abaixo a entrevista com a especialista em Kanban, Ana G. Soares! Ana G. Soares é Consultora Kanban Certificada (AKC), Kanban Trainer Oficial (AKT), graduada em Ciência da Computação e mestranda em Administração na UDESC. Atua como Professora Universitária de pós-graduação de Métodos Ágeis em Santa Catarina e em Barcelona via EAD. 40

1) Como surgiu o termo Kanban?

Somente com o Kanban na parede ou em uma TV é possível visualizar tudo o que as pessoas estão

O método Kanban veio da Teoria das Restrições e do

produzindo e, consequentemente, conseguimos ver

sistema Toyota de produção, lá eles usam o

quanto tempo leva essa produção intelectual.

pensamento Lean (enxuto) para otimizar partes do processo, evitar estoques e desperdícios. Hoje, muitas pessoas conhecem apenas o Kanban de fábrica da Toyota, que utiliza cartões (verde,

4) Quais os benefícios de se utilizar o

vermelho e amarelo) para gerenciar o estoque e tê-lo

Kanban?

de forma enxuta. O David Anderson levou um tempo para adaptar estes modelos, entre 2002 e 2006, dentro da Microsoft.

Quando você utiliza o Kanban, além de melhorar a comunicação entre a equipe, a liderança e o cliente, é possível visualizar todo o estoque que estava somente na cabeça das pessoas ou no computador. O time entende a importância de criar um pedaço do

2) Com foi o seu primeiro contato com o

sistema e disponibilizar para o cliente o mais rápido

método?

possível para ter feedback do que está sendo feito, se está no caminho correto e atendendo às

Meu primeiro contato foi em 2012. Eu trabalhei

expectativas dele e do mercado.

remotamente por mais de um ano como gerente de projetos baseados em metodologias ágeis. Nossas equipes eram dos Estados Unidos, da Bolívia e Índia. Lembro que dois destes grupos trabalhavam em

5) Como os métodos ágeis se relacionam

conjunto e toda a comunicação e o controle das

com os tradicionais? (Ex.: Gestão de

demandas eram feitos por Kanban.

Projetos, Gestão de Processos) Um dos métodos tradicionais mais conhecido por mim é o PMI, que foi fundado em 1969 para

3) Como este método pode ajudar

identificar inicialmente práticas de gerência comuns

as empresas? Qualquer área pode

nos projetos por meio das indústrias. Neste modelo

utilizá-lo?

de chão de fábrica, as pessoas precisam ser especialistas na sua área e fazer somente o que foi

Qualquer área que aplica o trabalho do

designado a elas, não existe entrega em etapas. No

conhecimento pode utilizar. Além da TI, marketing,

desenvolvimento de software, por exemplo, às vezes

administrativo, contabilidade, vendas, RH, dentre

um projeto levava no mínimo um ano para ser

outras. O trabalho do conhecimento é a antítese de

entregue por completo. Como consequência, as

uma atividade de produção repetitiva, o

necessidades do mercado e do cliente já tinham

desenvolvimento de software é diferente da

mudado e todos os lados ficavam insatisfeitos.

manufatura, pois quando chegamos em uma fábrica visualizamos todo o estoque que está lá. Quando

Por conta da revolução industrial, o nosso modelo

entramos em uma área de tecnologia, por exemplo,

educacional segue ainda da mesma forma, aos 18

nós não conseguimos enxergar a produção.

anos você precisa escolher uma área da faculdade e

depois se especializar em algo. Muitos de nós nos

em conjunto facilita o engajamento. Cada Kanban é

tornamos especialistas em algo e com a chegada

único, tenha um momento com o time para refletir e

das “fábricas de software” estes métodos foram

implementar a melhoria contínua do trabalho.

copiados para dentro das empresas de tecnologia. No Kanban precisamos de pessoas mais generalistas para poder atuar em toda a cadeia de

7) Quais as tendências para os próximos

produção e principalmente nos gargalos (aonde o

anos em termos de metodologias ágeis?

trabalho encontra-se acumulado). O Kanban está ganhando mais força nas equipes O método ágil ficou conhecido em 2001 por meio de

que já estão usando o framework Scrum e se

um encontro de 17 pessoas que trabalhavam de

deparam com cerimônias e regras que já não

formas diferentes, porém eles tinham os mesmos

servem mais para eles quando atingem um certo

fundamentos (filosofia de trabalho), e decidiram

grau de maturidade. O Kanban é menos prescritivo e

escrever uma espécie de grito de guerra para os

mais customizável.

novos processos de desenvolvimento de software. Os valores do Manifesto Ágil são:

Business Agility também é uma palavra que tomou força por meio do Gartner, que todos os anos divulga

– Indivíduos e interação entre eles mais que

tendências. Porém, o core das metodologias ágeis

processos e ferramentas;

sempre foi pessoas e negócios. É necessário ter

– Software em funcionamento mais que documentação abrangente;

muito cuidado com as buzzwords do mercado, pois para quem conhece as origens, algumas coisas não são novidades e sim apenas um novo termo trazido

– Colaboração do cliente mais que negociação de

pelo mercado, seja por conta de novas certificações

contratos;

ou dos novos livros.

– Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Outro tema que tem sido um paradoxo é os diferentes tipos de métodos ágeis em Escala, ao

fonte: https://agilemanifesto.org

mesmo tempo em que a escala significa adicionar complexidade, por ser mais prescritivo (com mais regras), talvez não seja mais ágil. Em paralelo a isso,

6) Quais são os principais desafios para quem está iniciando com o Kanban?

tendências com foco nas pessoas vêm ganhando força, como o Management 3.0 do Jurgen Appelo.

Você poderia sugerir algumas estra-

Agora que você sabe tudo sobre Kanban, não perca

tégias para quem quer implantar o

mais tempo, aproveite as nossas dicas e comece a

sistema em uma área? O principal desafio é começar. Todo mundo quer a mudança, mas ninguém quer mudar. Apenas comece. Materialize as fases do processo do seu time em um papel de rascunho, mostre para as pessoas da equipe e pergunte o que elas acham. Não imponha a mudança, quando você constrói algo 42

aplicá-lo em seu negócio! Se você está interessado em garantir agilidade para sua equipe sem perder o controle das atividades, conheça o SoftExpert Kanban! Os especialistas da SoftExpert estão preparados para entender suas necessidades e propor a melhor forma de implementar a ferramenta!

Caso de Sucesso

Sonda Colômbia integra a gestão de indicadores e riscos A Sonda é uma empresa com mais de 45 anos no mercado e é um dos principais “players” latino-americanos na área de serviços de Tecnologia da Informação. A multinacional opera em 10 países e 3.000 cidades, com cerca de 22 mil colaboradores diretos e mais de 5 mil clientes corporativos.

DESAFIO As auditorias, os indicadores e riscos eram gerenciados de forma descentralizada, o que dificultava o acompanhamento dos resultados e a implementação dos planos de ação. A companhia buscava uma solução que permitisse integrar estas gestões, trazendo uma visão global dos resultados, com informações seguras e atualizadas em tempo real.

A SOLUÇÃO Com a implementação da SoftExpert Suite, todas as informações estratégicas são controladas de forma centralizada. Atualmente, toda a organização gerencia as auditorias e os riscos por meio da plataforma. Os indicadores de desempenho e as ações corretivas são administradas de forma integrada pelos componentes SoftExpert Desempenho e SoftExpert Plano de Ação.

OS RESULTADOS Com a solução da SoftExpert, os gestores agora têm uma visão clara e confiável dos resultados. Com as informações centralizadas, a Companhia consegue um controle preciso, além de garantir a conformidade. Os indicadores são gerenciados de forma mais sofisticada, inclusive com os desdobramentos multidimensionais, onde o cálculo de alguns itens é mais complexo. Além disso, é possível administrar não apenas os resultados das operações da Sonda, mas também todos os indicadores associados aos serviços prestados para terceiros.

A SoftExpert Suite é uma plataforma de gestão integrada com potencial ilimitado. Graças à implementação da solução, foi possível centralizar e controlar todas as informações associadas a indicadores, riscos e auditorias em toda a organização. O plano de ação da solução atende tanto às ações para o tratamento de riscos quanto às ações de melhoria. Isso facilita que os líderes de processos e gestores de suporte definam e consultem informações de forma intuitiva e segura, garantindo a geração de planos de ação de acordo com os resultados obtidos. Gabriel Ojeda, Especialista em Soluções e Produtos para Automação de Processos e Gestão de Conteúdos Corporativos da Sonda Colômbia.

Conhecimento A SoftExpert constantemente realiza webinars gratuitos que se propõem a cobrir temáticas relacionadas as mais diferentes gestões. As apresentações são realizadas por especialistas em suas áreas e abordam conceitos, levantam problemas e oferecem propostas de soluções para diversos desafios

Webinars

ligados a implementação da excelência na gestão. Para assistir aos eventos já realizados, visite nosso site.

Dispomos também de um repositório com um grande número de artigos, escritos por especialistas renomados, nacionais e internacionais, que abordam os mais variados temas sobre aprimoramento de processos e a excelência na gestão, e apresentam propostas de solução que podem ajudá-lo a vencer os desafios

White Papers

específicos de sua organização. Conheça em nosso site.

Os eBooks produzidos pela SoftExpert trazem respostas para seus problemas de forma simples, didática e visual. Eles reúnem e sintetizam as melhores práticas existentes no mercado para superar os desafios diários na gestão, além de

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No Excellence Blog compartilhamos dicas, conhecimento, conceitos, desafios e propostas de soluções ligadas às melhores práticas em gestão.

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