Digital (issuu) palencia

M A N U A L ADMINISTRATIVO - FINANCIERO

PAR A L A COO RDINA DO RA DE LA JUV ENTUD DEL MUNICIP IO D E PALE NCIA, DEL DEPARTAMENTO DE GUATEMAL A Elaborado por: Fundaci贸n Paiz para la Educaci贸n y la Cultura

ÍNDICE

I N T R O D U C C I Ó N .................................................................................................... 05 Antecedentes del proyecto..................................................................................................05 Justificación de la ampliación del proyecto.........................................................................06 Población objetivo...............................................................................................................06 Coordinadoras de la juventud de los municipios de Palencia y Villanueva ........................07 M A N U A L A D M I N I S T R A T I V O - F I N A N C I E R O .......................................08 Objetivo general..................................................................................................................08 Objetivos específicos...........................................................................................................08 ORGANIGRAMA FUNCIONAL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.................................................09 1. Organigrama funcional...................................................................................................09 P R O C E S O S A D M I N I S T R A T I V O S ................................................................11 1. Administración de bienes y servicios...............................................................................12 2. Activos fijos......................................................................................................................12 3. Materiales y útiles de oficina...........................................................................................16 4.Servicios...........................................................................................................................16 5. Uso de instalaciones y horarios de trabajo......................................................................17 6. Bodega............................................................................................................................17 7. Uso de vehículos..............................................................................................................18 8. Autorización de viáticos...................................................................................................20 9. Combustible....................................................................................................................21 10. Contrataciones de personal...........................................................................................22 11. Uso de gafete institucional............................................................................................23 12. Remuneraciones...........................................................................................................24 13. Permisos y vacaciones...................................................................................................24 14. Registro y administración de información.....................................................................26 15. Elaboración de informes................................................................................................27

P R O C E S O S F I N A N C I E R O S ................................................................................29 16. Presupuesto.....................................................................................................................30 17. Políticas contables de ingresos........................................................................................30 18. Donaciones......................................................................................................................31 19. Alianzas estratégicas........................................................................................................32 20. Fondo rotativo (caja chica)................................................................................................33 21.Bancos..............................................................................................................................34 22. Conciliaciones bancarias..................................................................................................35 23. Pago de proveedores.......................................................................................................36

A N E X O S ...........................................................................................................................37 P E R F I L D E P U E S T O S .............................................................................................40 24. Registro de control de inventario.....................................................................................50 25. Tarjeta responabilidad mob., Eq. Y materiales.................................................................50 26. Cuadro comparativo para compra por cotización.............................................................51 27. Carta de justificación de proveedor precalificado............................................................52 28. Sello de razonamiento y autorización de facturas............................................................53 29. Contraseña de pago.........................................................................................................53 30. Formato de convenio de colaboración.............................................................................54 31. Nota de satisfacción de donación recibida.......................................................................57 32. Informe y control de uso de vehículo...............................................................................58 33. Formato reembolso de combustible................................................................................58 34. Boleta de solicitud de vehículo........................................................................................59 35. Boleta de trámite contable...............................................................................................59 36. Formato solicitud y autorización viáticos gt.....................................................................60 37. Formato sol. Y aut. Viáticos exterior..................................................................................61 38. Formato de perfil para un puesto de trabajo....................................................................62 39. Formato de sol. Y aut. Permisos y vacaciones...................................................................63

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

4 Realización

A na Isabel Lóp ez

Revisión

C laudia Navas Dangel | Karen Bethanco u r t

Diseño Sophía Ar razola | Ale Guerra

Gracias a:

C olaboradores de las coordinadoras de l a J u v e n t u d d e P a l e n c i a y V i l l a n u e v a .

F undación Paiz para la Educación y la C u l t u r a

I tziar Sagone

Directora Ejecutiva

I ris Figueroa

Coordinadora de Administración A na Castillo

Coordinadora de Educación y Proyeción Social

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

INTRODUCCIÓN

ANTECEDENTES DEL PROYECTO “De la población de 15 a 24 años que podría trabajar (PET)1, el 44% (1.4 millones de jóvenes) cae en la categoría de inactivos, es decir, jóvenes que no tienen trabajo y no lo buscan activamente. Sin embargo, solo 46.8% está conformado por estudiantes a tiempo completo, lo cual deja un remanente de jóvenes sin trabajo y sin estudio que equivale al 53.2% de la (PEI)2 (737,440 jóvenes)3”.

Fundación Paiz para la Educación y la Cultura a trabajado por más de 40 años en programas educativos, culturales y artísticos que apoyan en desarrollo de la comunidad. El arte, la educación y la cultura son elementos fundamentales en el desarrollo y la transformación de los seres humanos. Por ello, todos los programas en los que trabaja tienen como base estos componentes, habiendo creado a través del tiempo una metodología propia.

La Agencia Americana para el Desarrollo (USAID a través del programa “USAID/ Proyecto Prevención de la Violencia -VPP- /RTI” y Fundación Paiz han firmado un convenio de cooperación para brindar oportunidades a jóvenes que por distintos factores no tienen acceso a la educación, ni al trabajo.

El programa ha brindado la oportunidad a los jóvenes de tener una carrera técnica, además de darles apoyo por medio de clases de arte y tutorías que reciben constantemente, lo que ha derivado en un mejor desempeño en sus estudios. Se cuenta con varias experiencias de éxito de cambios positivos en sus vidas. Además han tenido la oportunidad de participar en diferentes actividades culturales, lo que ha permitido una formación integral. A su vez, han realizado prácticas en diferentes empresas y como resultado varios ya cuentan con un trabajo remunerado debido a su buen desempeño.

Se han concretado alianzas de colaboración con instituciones públicas y privadas que tienen programas complementarios lo que a permitido el fortalecimiento del programa, ampliando los servicios que se le otorgan a los beneficiados y a la comunidad.

1

Población en Edad de Trabajar

2

Población Económicamente Inactiva

3

INE (2011): Encuesta Nacional de Condiciones de Vida (Encovi). Instituto Nacional de Estadística, Guatemala

5

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

JUSTIFICACIÓN DE LA AMPLIACIÓN DEL PROYECTO Dado que localmente existen iniciativas de apoyo a la niñez y juventud, se hace imprescindible la creación de una iniciativa multisectorial que agrupe a las organizaciones, instituciones y empresas comprometidas con el desarrollo de las poblaciones de los Municipios de Palencia y Villa Nueva.

De esta cuenta se creó la Coordinadora de la Juventud, su funcionamiento contribuirá a cumplir con los objetivos planificados por los municipios. A nivel nacional esta iniciativa contribuye al cumplimiento de los objetivos 24 y 45 de la Política Nacional de Juventud 2010-2015.

POBLACIÓN OBJETIVO Para definir el marco de la población meta del programa, es importante definir en este contexto a la Infancia en Exclusión (social) debe entenderse el proceso y el conjunto de estados deficitarios, en cantidad y calidad, motivados por el empobrecimiento económico y el deterioro psicofísico y relacional de los niños y de su entorno, que les impide el acceso a recursos y entornos necesarios para su desarrollo integral y adecuada socialización, con la consiguiente pérdida de posibilidades de participación y movilidad en la sociedad.6

6

El proyecto pretende alcanzar a niñas, niños y adolescentes (NNA), residiendo en áreas del municipio que requieren de algún soporte para minimizar las oportunidades de riesgo para su desarrollo pleno. Palencia y Villa Nueva cuentan con una población de 60,2027 y 527,1748 respectivamente, según estimaciones y proyecciones de población del año 2002. Siendo una población mayoritariamente joven. Este esfuerzo articulado tendrá un alto impacto en la calidad de vida de sus pobladores.

4

Obj 2: "Promover las condiciones adecuadas para la inserción laboral de la juventud, fortaleciendo las competencias de los jóvenes".

5

Obj 4: "Garantizar el acceso de las y los jóvenes a la recreación, la cultura y el deporte, con el fin de enriquecer su calidad de vida, convivencia social y su identidad cultural, procurando la consolidación de la cultura de paz".

6

Lázao González, I (coord), et.al. (2013) "Abriendo el debate acerca de los procesos de vulnerabilidad y exclusión de la Infancia. Hacia un sistema de

información temprana sobre la infancia en exclusión. Cuadernos para el Debate No. 7 3, UNICEF Comité Español, Huygens Editorial, Madrid.

8

INE (2013): "Caracterización Departamental de Guatemala 2012. Instituto Nacional de Estadística,Guatemala.

9

INE (2013): "Caracterización Departamental de Guatemala 2012. Instituto Nacional de Estadística, Guatemala.

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

COORDINADORAS DE LA JUVENTUD DE LOS MUNICIPIOS DE PALENCIA Y VILLA NUEVA Las Coordinadoras de la Juventud buscan fomentar el liderazgo, el emprendimiento y el uso positivo del tiempo libre con programas de formación técnica, artística, deportiva, cultural, y de participación ciudadana: Música (marimba, guitarra, hip hop, coro y flauta), Artes visuales (pintura, dibujo y escultura), Programas deportivos (futbol y basquetbol), Formación técnica en computación cursos formativos (locución, fotografía, emprendimiento, y participación ciudadana).

Grupos de jóvenes voluntarios en la comunidad.

Cada uno de los cursos cuenta con una metodología específica, acompañamiento y un componente transversal en valores.

7

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

MANUAL ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Este Manual describe las operaciones que integran los procedimientos administrativos y financieros en orden secuencial y lógico de ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la Coordinadora; para unificar, supervisar y hacer más eficientes las rutinas de trabajo.

Ayuda a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y de pasos innecesarios dentro de los procesos, para eficientar la labor administrativa y contable, así como, la evaluación de controles internos.

8

Es una herramienta que busca ser una referencia permanente y que se podrá ajustar o modificar según las propias necesidades y contextos durante la continuidad y desarrollo de la Coordinadora.

OBJETIVO GENERAL Pontenciar los procesos organizativos de la Coordinadora de la Juventud del municipio de Palencia para mejorar su respuesta local, promoviendo la transparencia y la participación comunitaria.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Establecer la estructura administrativa y financiera de la Coordinadora de la Juventud.

Enmarcar las actividades de la Coordinadora en el marco regulatorio del sistema municipal y de las organizaciones que aporten donaciones o recursos.

Favorecer a través de esta estructura la búsqueda de recursos que favorezcan el liderazgo comunitario, la continuidad de los programas y proyectos establecidos en el plan de trabajo.

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

ORGANIGRAMA FUNCIONAL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Para tener un visión esquemática de cada una de las acciones que se deben de realizar, se presenta el organigrama funcional y la descripción de los puestos de trabajo de quienes estarán cumpliendo el desarrollo con el presente manual.

Coorporacuón Municipal y/o Instituciones Donantes

9 Director de la Coordinadora de la Juventud

Asistente del Director

Coordinador Administrativo

Coordinador de Formación Artística

Coordinador de Formación Deportiva

Coordinador de Formación Técnica

Coordinador Psico-social

Asisitente Administrativo

Maestros de área

Maestros de área

Maestros de área

Maestros de área

PERFIL DE PUESTOS

Adjunto en

Anexos

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

PROCESOS ADMINISTRATIVOS 11

Cualquier adquisición con fondos de la Municipalidad deberá ajustarse a las políticas de compra dentro del marco regulatorio del Manual de Administración Financiera Municipal MAFIM, del Sistema Integrado de Administración y Control del Ministerio de Finanzas Públicas de Guatemala.

En caso se realice la adquisición de bienes y servicios a través de donaciones o fondos de organizaciones de cooperación deberá ajustarse a las políticas y procedimientos estipulados en este documento, dando la oportunidad de ajustarse a las necesidades de las organizaciones donantes, siempre y cuando no afecte el buen funcionamiento y la transparencia de los procesos.

P ADMINISTRATIVOS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

1

ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1.1. POLÍTICAS GENERALES: Los bienes y servicios deberán ser adquiridos con justificación técnica y con la autorización del jefe inmediato superior, dependiendo del tipo de compra, lo autorizará el Director de la Coordinadora.

Todos los activos e insumos son de uso exclusivo para el cumplimiento de los planes y objetivos que debe de cumplir la Coordinadora, y bajo ningún motivo deberán ser utilizados para otros propósitos ajenos a los anteriormente mencionados. Queda prohibido el uso de los recursos de forma personal.

Cada colaborador debe de ser responsable del buen uso y cuidado de los recursos que están bajo su cuidado.

12

2

ACTIVOS FIJOS

Se refiere a los egresos por compra o construcción de bienes de capital que aumentan el activo en un período dado, siendo estos los bienes físicos, construcciones y/o equipos que sirven para producir otros bienes o servicios, no se agotan en el primer uso que de ellos se hace, tienen una duración superior a un año y están sujetos a depreciación.

P ADMINISTRATIVOS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

2.1. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Adquisición de activos: La adquisición de activos fijos se realizará de acuerdo a las necesidades, disponibilidad presupuestaria y según el plan de trabajo anual. En caso fuera donación de alguna institución se registrará como tal, bajo los mecanismos establecidos por el donante, misma que deberá estar respaldada por documentos en donde se haga saber cantidad, estado de la donación y valuación económica si fuera posible.

Dependiendo del monto de la compra, deberá estar respaldada por los documentos necesarios (cotizaciones, garantías, razones de la compra a determinada empresa, firma de autorización de la compra y cualquier otro documento que sea requerido contablemente). Las cotizaciones se requieren para hacer una selección equitativa y así evitar cualquier mala interpretación al momento de requerir la compra o servicio de determinado proveedor, únicamente autoriza el Director de la Coordinadora en la siguiente forma: Compras menores de Q. 500.00: solo autorización.

Compras de Q.501.00 a Q. 5,000.00: Se requerirá solamente una cotización.

Compras menores de Q. 10,000.00 y menores de Q. 5,001.00: Se requerirán dos cotizaciones.

Compras mayores de Q. 10,000.00 y no sobrepase los Q. 90,000.00 proceso de proveedor pre-calificado: Proceso de proveedor pre-calificado (se realizarán 3 cotizaciones y evaluación por parte de la Administración de la Coordinadora). Será aprobado el Director.

Se prohíbe la aceptación de comisiones o regalías por parte de cualquier miembro de la organización y/o Junta Directiva con el fin de favorecer a un proveedor en particular. En caso se diera esta situación, tendrá que asumir las consecuencias de dichos actos.

Los activos valorados en menos de Q. 1,000.00 serán reportados como materiales.

Todos los activos con un valor mayor a Q. 1,000.00 serán codificados e incluidos en el inventario.

El inventario físico deberá estar actualizándose constantemente y se hará una revisión intensiva, antes del cierre contable anual haciéndose las correcciones, ajustes y depreciaciones que sean necesarias en base a los porcentajes que se establecen por ley. La responsabilidad del inventario está a cargo del administrador de la Coordinadora, con la colaboración con el asistente administrativo.

P ADMINISTRATIVOS

13

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

Los equipos y materiales de apoyo que serán de uso y responsabilidad del personal contratado9, deberán trabajarse a través de tarjetas de responsabilidad, en caso sean donados, o bien, del Estado. En caso sean de Gobierno, las tarjetas son autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y se llevarán bajo los lineamientos correspondientes.

En la tarjeta se detallará los insumos que serán entregados a cada uno de los colaboradores al momento que inicien labores en la institución, la cual deberá estar actualizada con los cargos y descargos que sean necesarios en el pasar del tiempo. Al finalizar la relación laboral, el encargado del inventario deberá hacer la revisión y recepción del mismo y hacer los ajustes respectivos y los faltantes que en caso se dieran, con las respectivas consecuencias de reposición del colaborador que se retira.

La baja de activos dentro del inventario deberán ser justificadas por el responsable del bien y autorizadas por el administrador de la Coordinadora. Se informará al responsable del inventario para hacer el descargo respectivo, tanto en el mismo como en la tarjeta de responsabilidad personal del responsable del bien.

Queda prohibida la venta de activos. Si por alguna razón se diera el caso del cierre de la Coordinadora, se deberán otorgar en donación.

14

2.2. PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES: Para solicitar cotizaciones a proveedores se deberán estandarizar las características de los bienes, suministros o servicios que se estarán adquiriendo para que el análisis pueda realizarse con información homogénea y equitativa. Contando con las cotizaciones, se preparará un cuadro comparativo con las características de cada insumo y concluyendo con un análisis y recomendación de lo que se deberá adquirir. De preferencia se contará con fotografías de los insumos cotizados.

Para la realización de la compra se deberá preparar un expediente por parte del asistente administrativo que contará con los siguientes documentos previamente autorizados: Cotización de 3 proveedores Cuadro comparativo de las opciones que se presentan en las cotizaciones10. Incluirá análisis y recomendación de la compra a través del Formato de Cuadro Comparativo de Compra por Cotizaciones.

Tendrá el Vo.Bo. del coordinador de área que solicita el insumo.

9 10

TARJETA RESPONABILIDAD MOB., EQ. Y MATERIALES (Tabla 2) CUADRO COMPARATIVO PARA COMPRA POR COTIZACIÓN (Tabla 3)

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

Si en caso es proveedor precalificado, deberá contar con carta en donde se justifica la compra a través de dicho proveedor (Carta de Justificación de Proveedor Precalificado)11. Se exceptúan los casos de proveedores que se encuentran precalificados por el Ministerio de Finanzas Públicas, en el caso de compras a través de fondos de la Municipalidad.

El expediente deberá ser trasladado al administrador de la Coordinadora para su análisis y recomendaciones.

Se trasladará el expediente a la dirección de la Coordinadora para su aprobación.

Para la realización del pago, consultar la sección de Pago a Proveedores.

N O T A : Para compras con fondos de la Municipalidad se deberá trabajar a través de los procesos descritos en el MAFIM.

2.3. DESCUENTOS: Los descuentos que se logren a través de negociaciones o apoyos por parte de empresas, deberán presentarse dentro del cuadro comparativo de análisis de cotizaciones, dando las justificaciones de las ventajas o desventajas de uno u otro proveedor, para facilitar la toma de decisión.

2.4. INGRESO A INVENTARIO: Una vez realizada la compra deberá revisarse físicamente por parte del coordinador de área que solicitó el insumo, si son los que se especificaron en la cotización y cumplen con todos los estándares solicitados, de lo contrario deberán ser devueltos para que se obtengan los requeridos.

Una vez recibido de manera satisfactoria, deberá cargarse al inventario.

11

CARTA DE JUSTIFICACIÓN DE PROVEEDOR PRECALIFICADO (Nota1)

P ADMINISTRATIVOS

15

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

3

MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: La compra de materiales y útiles de oficina será responsabilidad del asistente administrativo con el Vo.Bo. del administrador del proyecto y la aprobación final del director. Se realizará en base a la solicitud realizada por cada coordinador de área. Se ajustará la compra a la normativa de los montos establecidos en los activos fijos.

4

SERVICIOS

16

Los servicios que se requieran para la realización de actividades de la Coordinadora: alquiler de espacios físicos, alimentación, transporte, mantenimiento de equipo, etc. se ajustarán a la normativa de montos establecidos en los activos fijos, en cuanto a presentación de cotizaciones.

Al momento de concluir el servicio contratado o bien que se recibiera en calidad de donación por parte del proveedor o de alguna institución, se deberá de presentar una nota por parte del Coordinador de área, en donde indica que fue recibido a satisfacción y cuantificando el valor para proceder por parte del director a realizar una carta de agradecimiento por el apoyo recibido.

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

5

USO DE INSTALACIONES Y HORARIOS DE TRABAJO Cada colaborador es responsable del buen uso, mantenimiento y orden del espacio físico que ocupa para llevar a cabo su trabajo.

Las horas de trabajo son de 9:00 a 17:00 horas de lunes a viernes. A excepción de actividades especiales que se acuerde realizar fuera de este horario o en fines de semana.

Los colaboradores apoyarán con horas de voluntariado para actividades fuera del horario establecido, tomando en cuenta las presentaciones artísticas o deportivas que se realizan como parte del desarrollo integral de los jóvenes. Serán sin pago adicional, pues todos los puestos se consideran de responsabilidad.

Si un colaborador debe permanecer en horarios fuera del regular deberá solicitar autorización al administrador del proyecto.

17

6

BODEGA

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: La bodega estará bajo la responsabilidad del Administrador de la Coordinadora en colaboración con el asistente administrativo. Deberá contarse con un programa de ingreso/egreso (hojas electrónicas) que contendrán los insumos codificados y con tarjeta del mismo. Deberá hacerse uso del proceso entra primero/sale primero.

Cada artículo se ingresará al sistema a través de un Registro de Control de Inventario, la que se llenará por cada artículo, en donde se realizará una descripción del estado del artículo, modelo, color, serie, su estado, cantidades, descripción, fecha de compra, nombre del proveedor, etc.

P ADMINISTRATIVOS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

Al momento de ser extraído un insumo de la bodega deberá tenerse la autorización del administrador o bien el director del proyecto.

Se deberá descargar el insumo del sistema para ser extraído, de la hoja de Registro de Control de Inventario en donde fue ingresado en su momento.

Si el egreso del insumo es en calidad de préstamo, el encargado de bodega deberá ser el responsable de asegurarse que ingrese nuevamente en buenas condiciones, una vez haya sido utilizado. En caso contrario se deberán deducir responsabilidades.

El asistente administrativo deberá presentar un informe mensual de la bodega al administrador de la Coordinadora.

El administrador de la Coordinadora, deberá realizar una revisión del inventario12 físico anual, y hacer los ajustes y descargos que sean necesarios. El informe de inventario será presentado al director para su conocimiento.

18

7

USO DE VEHÍCULOS

7.1. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: El vehículo contará con seguro contra terceros.

El vehículo es de uso exclusivo de la Coordinadora y para hacer diligencias propias de sus actividades.

No es permitido el préstamo del vehículo a otras personas ajenas a la Coordinadora.

El piloto del vehículo deberá contar con licencia vigente y conducir de modo responsable, respetando las leyes de tránsito.

El piloto será el responsable de mantener limpio el vehículo.

12

REGISTRO DE CONTROL DE INVENTARIO (Tabla 1)

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

El piloto será el responsable por las infracciones en que incurriera mientras está conduciendo el vehículo. La Coordinadora no se responsabilizará por accidentes o daños personales causados por negligencia del cumplimiento a las leyes de tránsito.

En caso de un accidente por responsabilidad del piloto, él se hará cargo del pago de deducible del seguro.

El piloto deberá llevar control del kilometraje y combustible del vehículo por cada viaje realizado.

La coordinación de los traslados que realizará el vehículo está bajo la responsabilidad del asistente del director de la Coordinadora. Los encargados de área deberán avocarse a esta persona para hacer las coordinaciones respectivas con la anticipación razonable.

El piloto deberá llevar control de los servicios e informar con anticipación que es necesario realizarlo al asistente del director para hacer los arreglos respectivos.

La revisión del cumplimiento de lo anteriormente mencionado estará a cargo del asistente administrativo de la Coordinadora.

Para solicitar el vehículo deberá completarse un formato y entregarlo a la asistente del director.

Para el uso del vehículo por parte de un colaborador, deberá completar la Boleta de Solicitud de Vehículo a la asistente administrativo para que coordine el horario de uso.

7.2. EN CASO DE ACCIDENTE:

El piloto deberá llamar a la aseguradora y al administrador de la Coordinadora e informarle de la situación.

El proyecto no asumirá responsabilidad en caso que:

• El piloto esté en estado de ebriedad • No contar con licencia vigente • Fuga del piloto (solo en caso que su vida corra peligro).

P ADMINISTRATIVOS

19

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

7.3 EN CASO DE ROBO O ASALTO: Preservar la vida Entregar lo que le soliciten los agresores.

Llamar al administrador de la Coordinadora para informarle de la situación.

Presentar una denuncia ante el Ministerio Público por parte del piloto.

Presentar la constancia de denuncia a la aseguradora por parte del administrador.

8

AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS

20

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS:

Para el cumplimiento de diligencias propias de su desempeño, los colaboradores de la Coordinadora podrán gozar de viáticos para realizarlas.

El cálculo de viáticos se realizará considerando la situación particular de cada solicitante, el lugar a donde se dirija, la actividad que realizará y el tiempo de ejecución.

Se deberá completar el Formulario de Solicitud y Autorización de Viáticos para Guatemala14 o para el Extranjero15 , según sea el caso.

El cálculo de los viáticos respectivos estará bajo la responsabilidad del administrador, quien les dará el Vo.Bo. y serán autorizados por el director.

14 15

FORMATO SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN VIÁTICOS GT (Tabla 10) FORMATO SOL. Y AUT. VIÁTICOS EXTERIOR (Tabla 11)

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

Se entregarán los viáticos en un cheque del cual se deberá guardar copia para el momento de liquidar.

Para liquidar los viáticos es necesario tener las facturas por los gastos realizados con los datos que correspondan la Coordinadora. Todas las facturas deberán estar razonadas (Sello para Razonamiento de Facturas16) en la parte de atrás.

Los viáticos deberán ser liquidados en un máximo de 5 días hábiles posterior al regreso del colaborador y el único responsable de hacer la liquidación es quien recibió los mismos.

Los viáticos serán liquidados con el formulario de Datos para trámite contable que deberá completarse.

Solamente en casos justificados se hará reembolso de gastos realizados fuera del monto total de los viáticos otorgados.

Se deberá hacer un depósito por la devolución si fuera el caso, a la cuenta de la Coordinadora o a donde corresponda, entregando copia de la boleta de depósito al administrador.

En caso los viáticos sean desembolsados por otra institución, deberá de regirse a la tabla de viáticos vigente para su liquidación.

21

9

COMBUSTIBLE

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Los colaboradores podrán hacer uso de su vehículo para realizar visitas y diligencias para el cumplimiento de sus responsabilidades y obligaciones.

Cada colaborador deberá de anotar en el Formato de Reembolso de Combustible 17 los siguientes datos: fecha, lugar de origen del traslado, motivo del viaje, kilometraje inicial, lugar de destino, kilometraje final, kilómetros recorridos (kilometraje final - kilometraje inicial), monto autorizado (dependerá del cilindraje del vehículo), de depreciación (por ejemplo: Q. 0.54 x km para vehículo de 1600 cc), monto

16 17

SELLO DE RAZONAMIENTO Y AUTORIZACIÓN DE FACTURAS (Tabla 4) FORMATO REEMBOLSO DE COMBUSTIBLE (Tabla 7)

P ADMINISTRATIVOS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

total, Vo.Bo., firma del colaborador que solicita el reintegro, firma de autorización del jefe inmediato superior que autoriza el desembolso.

Se deberá adjuntar una factura razonada a nombre de la Institución que esté dando los fondos, número de NIT y dirección exacta. En la parte de atrás deberá contener el sello de razonamiento de facturas en donde se deberá completar la información que se requiera.

Ambos documentos deberán entregarse al asistente administrativo para realizar el reintegro.

Los reembolsos se efectúan únicamente por medio de cheque o transferencia. Si es en efectivo se reembolsa de caja chica montos menores a Q.250.00.

10

CONTRATACIONES DE PERSONAL

22

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Cuando cada área requiera la contratación de un colaborador, ésta deberá estar presupuestada, justificada y aprobada por el Director de la Coordinadora. El Coordinador de área deberá preparar un perfil del puesto que quiere contratar, el que deberá ser discutido y aprobado por el Director de la Coordinadora. Una vez aprobado deberá agregarse a los documentos de descripción de puestos de este manual.

El completar el Formato de Perfil para un Puesto de Trabajo18 deberá contener la descripción general del puesto, descripción específica de funciones del puesto, responsabilidades y perfil académico. Además deberá reflejar la vocación para trabajar en proyectos sociales y de servicio a la comunidad.

Para la contratación de un colaborador en planilla, el encargado de área deberá ingresar la solicitud respectiva al momento de elaborar el presupuesto de año siguiente, al final del año anterior.

No está permitido la contratación de familiares en línea directa dentro de la Coordinadora.

18

FORMATO DE PERFIL PARA UN PUESTO DE TRABAJO (Tabla 12)

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

El proceso de contratación deberá ser claro y transparente. Se convocará a referidos, y en caso no se encuentre a la persona indicada, se procederá a hacer un anuncio a través de diversos medios de divulgación.

Para cubrir la plaza se presentarán varios CVs de personas que llenen el perfil por su experiencia, capacidad y conocimiento del puesto que se desea cubrir.

Dentro de los CVs que se reciben se seleccionarán a los 3 que tengan las mejores capacidades.

Se procederá a una entrevista con el coordinador de área y el director para conocer su desenvolvimiento, presencia y capacidad para desarrollar el puesto en cuestión.

Previamente a la contratación deberá confirmarse las referencias que presente en su CV. Con toda la información antes mencionada conjuntamente el director y el coordinador de área decidirán a quien contratarán.

11

USO DE GAFETE INSTITUCIONAL

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Cada colaborador contará con un gafete que lo identificará como colaborador de la Coordinadora de la Juventud.

El gafete incluirá la fotografía y nombre completo del colaborador, área de la Coordinadora donde trabaja y cargo que desempeña.

El gafete deberá prepararse por parte de la asistente del director y será la responsable de entregarlo a todos los colaboradores.

Los colaboradores deberás hacer uso del gafete durante su horario de trabajo, así como en actividades extra -curriculares fuera de las instalaciones de la Coordinadora.

P ADMINISTRATIVOS

23

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

12

REMUNERACIONES

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Este tema se regirá por el sistema de contratación de la Municipalidad, o bien, por las políticas contratación de la institución o empresa donante, que vaya a colaborar con la Coordinadora en la contratación de recurso humano para su buen funcionamiento.

R E M U N E R A C I O N E S : Para el pago de las remuneraciones mensuales de los funcionarios

y empleados municipales, se podrá efectuar a través de acreditamiento en cuenta para lo cual se abrirán cuentas personales en los bancos del sistema y, por medio de autorizaciones del Director de la AFIM o Tesorero, se abonarán a estas cuentas con el monto de sus remuneraciones mensuales.

En los casos que otras organizaciones donantes sean quienes paguen los honorarios a los colaboradores, el proceso se regirá a las políticas de dicha organización.

24

13

PERMISOS Y VACACIONES

Los permisos y vacaciones se deberán ajustar a las políticas de contratación de la Municipalidad o bien del donante que esté interesado en cubrir salarios del personal. Para tener una mejor coordinación y control de los beneficios del personal se describen a continuación políticas y procedimientos:

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Cada colaborador deberá solicitar anticipadamente permisos para ausentarse en horario de oficina por actividades médicas, familiares o de otra índole. Deberá completar el Formato19.

Podrá informar verbalmente o por escrito a su inmediato superior para que conozca las razones de la misma. El colaborador deberá hacer una nota escrita que deberá entregar al administrador para su conocimiento.

En caso de ausencia por enfermedad deberá informar telefónicamente a su inmediato superior. Podrá ausentarse sin certificación médica por dos días, si se extendiera el plazo deberá presentarla. En el caso de los colaboradores contratados en relación de dependencia, deberá suspenderse si falta por más de 3 días y hacerse el respectivo papeleo para que sea atendido por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS).

Cada colaborador deberá presentar el formulario de solicitud de vacaciones a su inmediato superior para su autorización.

Luego deberá entregar el formulario autorizado al director.

Posteriormente deberá entregar el formulario con las autorizaciones previas al Administrador de la Coordinadora para su conocimiento y archivo en el expediente del colaborador.

El colaborador deberá guardar una copia del formulario para su control.

Los colaboradores que están en relación de dependencia deberán de gozar de preferencia la totalidad de días de vacaciones que le correspondan según la ley. Para fines netamente personales podrá reservar un máximo de 5 días, los cuales deberá de el período gozar en el período que corresponde. En caso no hayan sido gozados, estos no serán acumulables para el siguiente período.

Para los colaboradores que estén trabajando bajo contrato por honorarios, podrán gozar de los días que por políticas propias de la Coordinadora, de la Municipalidad o bien del donante, tengan para períodos largos de feriado y que cierren sus instalaciones como la época de Navidad o Semana Santa, que sean adicionales a los días autorizados por ley.

Habiendo cumplido los pasos necesarios dentro de la Coordinadora para la autorización de permisos o vacaciones, deberá ser informado el donante que cubra el pago correspondiente al salario del colaborador.

FORMATO DE SOL. Y AUT. PERMISOS Y VACACIONES (Tabla 13)

19

P ADMINISTRATIVOS

25

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

14

REGISTRO Y ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Cualquier documento o carta oficial deberá ser revisada, firmada o autorizada por el director.

Los documentos deberán ser recibidos por la asistente del director y deberá tener un libro de conocimientos, en donde anote la información general del mismo, guardando el original para el archivo general de la Coordinadora y una copia será entregada al interesado.

El coordinador de área será el responsable del resguardo de su correspondencia o documentos que entren y salgan de su área.

Cada encargado de área será el responsable del archivo de su competencia.

26

Todas las comunicaciones por medios digitales, serán realizadas a través del correo electrónico institucional de cada colaborador.

Cada colaborador deberá mantener sus archivos digitales diferenciados en su computadora y en una carpeta general con el nombre de la Coordinadora. Deberá hacerse back-up mensual en las computadoras de los colaboradores, en donde se extraerá la información y documentos de la carpeta general del proyecto.

Cualquier material de divulgación y publicidad que se prepare deberá ser revisado por el director para que cuente con la misma línea de información general que se quiera dar al público.

Deberán adaptarse y cumplirse las políticas y líneas gráficas que utilicen los donantes y la Municipalidad a través de sus respectivas oficinas de Comunicación y/o Relaciones Públicas.

Se deberá cuidar la forma gráfica de las publicaciones que se realicen para que sea homogénea y se usen los colores que identifiquen a la Coordinadora.

15

ELABORACIÓN DE INFORMES Mensualmente se hará entrega de informes de avance y ejecución por parte de cada uno de los coordinadores de área al director. Deberá contener los formularios de asistencia de los jóvenes beneficiados, ejecución de la planificación anual, metas alcanzadas y retos por alcanzar, observaciones y cualquier otra información requerida por el director. Esto con el fin de tener información anticipada para el informe final del año y para la memoria de labores.

En caso se deban hacer informes de ejecución de donantes, se deberán realizar en base a la solicitud y formatos que requieran.

Los informes deberán estar soportados con información como fotografías, listas de asistencia, hojas de visita y/o coordinación.

Los informes financieros deberán ser presentados con la misma periodicidad, y reflejando la información acumulada de ingresos, egresos y saldos, por cada una de las fuentes de financiamiento.

P ADMINISTRATIVOS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

29

PROCESOS FINANCIEROS

Los procesos financieros de la Coordinadora Municipal de la Juventud se regirán bajo los parámetros de la Manual de Administración Financiera Municipal (MAFIN), en el caso de fondos municipales y bajo las políticas de financieras y contables de las instituciones donantes, para fondos recibidos de esas organizaciones.

P FINANCIEROS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

16

PRESUPUESTO

El anteproyecto de presupuesto para ser presentado al alcalde, se elaborará con todo el equipo de la Coordinadora, buscando cumplir con el plan estratégico municipal relacionado al tema de juventud y prevención de la violencia, y las necesidades particulares de la Coordinadora; bajo los parámetros de la Unidad de Administración Financiera Municipal (AFIM) y de la Ley Orgánica de Presupuesto del Estado.

Deberá trasladarse información sobre estimaciones y recaudaciones de ingresos a la AFIM La ejecución presupuestal estará regida por las políticas del MAFIM, en el caso de fondos municipales.

Y en el caso de instituciones donantes, por los procedimientos y políticas propias de la organización.

En apoyo a la organización propia de la Coordinadora, a continuación se presentan políticas y procedimientos contables para el funcionamiento general:

30

17

POLÍTICAS CONTABLES DE INGRESOS

Todos los fondos provenientes de donaciones u otras fuentes deberán ser amparados por un convenio de colaboración en el que las partes describirán las responsabilidades, obligaciones y beneficios, así como, los acuerdos de manejo y administración de fondos.

Los fondos gestionados en carácter de donación ingresarán a través de la Municipalidad, bajo los procesos y pasos respectivos, y se informará al donante el marco legal bajo el cual se deben de recibir para ejecutar los fondos, y a su vez el donante indicará las políticas propias para hacer los ajustes necesarios para el cumplimiento y transparencia del manejo de ambas instituciones.

Los fondos deberán serán registrados de manera inmediata al momento de recibirse, bajo los procesos municipales respectivos.

P FINANCIEROS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

Todos los gastos o desembolsos deberán ser registrados inmediatamente al momento de realizarse.

En caso de recibir fondos de donación siempre deberá hacerse recibo por donación autorizados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) por el valor otorgado a la Municipalidad y a nombre de la institución o persona que entrega el aporte.

Los intereses que generen las cuentas bancarias deberán ser registrados en la contabilidad municipal para uso de los gastos propios de la Coordinadora.

Los fondos municipales no usados durante el período presupuestal correspondiente, deberán de ser trasladados al presupuesto de año siguiente, si las políticas municipales lo permiten. En caso fueran fondos por donaciones, informarle al donante de qué manera se utilizarán, o proceder a la devolución según lo indique el convenio suscrito.

18

DONACIONES

31

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Toda relación que se tenga con organizaciones o instituciones deberá ser amparada a través de un Convenio de Colaboración20, detallando los acuerdos que ambas partes persiguen y la vigencia del mismo. Este convenio deberá ser firmado por los representantes legales de cada una de las instituciones.

El perfil de las instituciones con las que se trabajará deberá ser transparente, que tenga una imagen de respeto ante la comunidad y que se caracterice por realizar actividades económicas o de otro tipo dentro del marco de la ley.

Se deberá comunicar periódicamente a las organizaciones donantes de los beneficios que se logren con su apoyo, las actividades que se realizan y el alcance de la colaboración, a través de informes de avance y resultados.

Se dará seguimiento constante de las obligaciones y responsabilidades de la Coordinadora con los donantes suscritas en el Convenio de Colaboración.

20

FORMATO DE CONVENIO DE COLABORACIÓN (Nota 2)

P FINANCIEROS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

Se deberá cuantificar el aporte en especie que se le otorgue a la Coordinadora para preparar un recibo de donación de parte de la Municipalidad. El responsable de recibir la donación deberá completar una Carta de Satisfacción21 para poder emitir el recibo de donación.

El recibo deberá emitirse dentro del mes en el que se recibió el beneficio.

En caso de recibir la donación en efectivo, deberá hacerse el depósito de manera inmediata al momento en que se reciba, y emitir de la misma manera el recibo por donación a la organización colaboradora durante el mes que se recibió.

Deberá registrarse en la contabilidad de la Coordinadora.

19

32

ALIANZAS ESTRATÉGICAS

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Se deberá de observar que las instituciones con las que se acuerden alianzas estratégicas cuenten buenas referencias en la comunidad y en el país en general; de honorabilidad y de buena imagen en el rol que desempeñen.

Se deberá hacer un convenio de colaboración entre la Coordinadora y la institución colaboradora en donde se detalle claramente las responsabilidades, obligaciones y beneficios de las partes.

Se deberá realizar alianzas de cooperación mutua en base al plan de sostenibilidad y buscando el cumplimiento de los objetivos de la Coordinadora y su presupuesto de ejecución anual.

21

NOTA DE SATISFACCIÓN DE DONACIÓN RECIBIDA (Nota 3)

P FINANCIEROS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

20

FONDO ROTATIVO (Caja Chica)

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: Los fondos rotativos creados de conformidad con el Acuerdo del Concejo Municipal, serán administrados como se establece en las normas y procedimientos específicos para estos.

El fondo rotativo es un anticipo destinado a la ejecución de gastos utilizado como un procedimiento de excepción para agilizar los pagos urgentes o de poca cuantía, y no constituye un incremento a las asignaciones presupuestarias. Su liquidación se realizará al final de cada año.

Estos fondos no podrán exceder de un monto de QUINCE MIL QUETZALES (Q. 15,000.00), con el cual se podrán adquirir bienes o contratar servicios hasta por un valor de UN MIL QUINIENTOS QUETZALES (Q.1,500.00), debiendo para el efecto, cumplir con los requisitos que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento y demás leyes y disposiciones aplicables. Las compras mayores a esta cantidad, se realizarán a través de orden de compra.

Se formaliza con la entrega de fondos a un funcionario autorizado, con el fin de que se realicen gastos de funcionamiento e inversión.

Las reposiciones del fondo, se realizarán durante el transcurso de la ejecución del presupuesto de cada ejercicio anual, para lo cual deberá solicitar a la Contabilidad el reintegro de las sumas rendidas.

La constitución de fondos rotativos no afecta el presupuesto, solo se registra contablemente.

Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores. La existencia de fondos y valores, cualquiera que sea su origen, deberá estar sujeta a comprobaciones físicas mediante arqueos sorpresivos periódicos, practicados por las autoridades financieras de la Municipalidad.

Los auditores internos realizarán evaluaciones independientes de los procesos aplicados a la administración de los fondos rotativos, para determinar su eficiencia y efectividad, así como de conformidad con la normativa vigente.

Los ingresos que ser reciban deberán contabilizarse de manera inmediata.

Si fuera necesario, los colaboradores podrán recibir dinero para la realización de actividades propias de la Coordinadora, el cual deberán liquidar al administrador del proyecto al finalizar la actividad. El valor máximo a desembolsar será de Q. 1,000.00.

P FINANCIEROS

33

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

Todos los pagos deberán tener el Vo.Bo. del administrador y autorizados por el director.

Es prohibido la realización de préstamos personales del fondo rotativo de donación a los colaboradores.

21

BANCOS

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS. Toda cuenta bancaria debe ser aprobada según Artículo 107 del Código Municipal.

RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS. Los funcionarios municipales titulares o suplentes designados para el manejo de fondos de la Municipalidad deben ser acreditados legalmente ante las instituciones financieras autorizadas por la Superintendencia de Bancos.

34

FIRMAS MANCOMUNADAS. Las cuentas de cualquier tipo que éstas fueren, deben llevar firmas mancomunadas para la autorización de los débitos y créditos correspondientes.

PROGRAMACIÓN DEL PAGO DE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS. El área de Tesorería, es responsable de integrar las necesidades de efectivo de las demás unidades y preparar la programación de los pagos.

La periodicidad será definida en función de las necesidades.

PAGOS CON CHEQUE. A excepción de los pagos por fondo rotativo y fondos en avance temporales, todos los desembolsos se efectuarán mediante la emisión de cheque voucher, o en su defecto a través del sistema bancario en concordancia con el Sistema Integrado de Administración Financiera.

SISTEMA BANCARIO. Cuando aplique, el área de Tesorería, a través de medios electrónicos, podrá conectarse con los bancos del sistema, con el objeto de tener un control de recaudaciones, gastos y cualquier otra transacción autorizada que se realice en el movimiento de fondos municipales.

Proveedores o acreedores.

La Tesorería podrá emitir las autorizaciones respectivas a los bancos del sistema, para que estos acrediten las cantidades a las cuentas individuales.

P FINANCIEROS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

22

CONCILIACIONES BANCARIAS

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: El proceso diario de la conciliación bancaria tiene como objetivo obtener la situación financiera disponible de la Tesorería, que será el resultado del movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos.

Es la comparación de todos los movimientos de ingresos y egresos que se generan en el Libro de Bancos por cada una de las cuentas bancarias que tenga la Municipalidad y sus Empresas aperturadas en el Sistema Bancario, contra los estados de cuenta que el banco genera con los registros de recursos, pagos y transferencias de la Municipalidad y sus Empresas.

Muestra el detalle de movimientos registrados en Libros, operados por el Banco y que no se encuentren registrados o viceversa (depósitos, cheques, órdenes bancarias, notas).

PAGO POR MEDIO DE CHEQUE VOUCHER. El proceso diario de la conciliación bancaria tiene como objetivo obtener la situación financiera disponible de la Tesorería, que será el resultado del movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos. Para lograr este objetivo, el proceso de Conciliación Bancaria, compara los movimientos de créditos y débitos de la Cuenta Única del Tesoro Municipal ó de otras cuentas bancarias especiales que se aperturen con información de los estados de cuentas bancarios que emitirá el banco, con los registros de recursos, pagos y transferencias registrados en el Libro Bancos, generará la aplicación del registro de recursos y gastos, y establecerá en forma diaria, el saldo disponible de la Tesorería por cuenta corriente y finalmente la situación financiera total.

PAGO A TRAVÉS DE LOS BANCOS DEL SISTEMA. Desde los Bancos se envían vía electrónica transacciones de débito y crédito, las cuales son cargadas en el Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal para efectuar el cruce de información con el movimiento registrado en el Libro de Bancos.

Se graban o trasladan los movimientos de las cuentas corrientes y sus saldos en el libro de bancos, así como los movimientos bancarios no conciliados.

Se efectúa el cruce de información para determinar posibles errores y ajustar los saldos en bancos en el Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal.

La conciliación bancaria operará con las transacciones bancarias del mes registradas por el Banco, los registros generados por el Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal no conciliados, y los movimientos de las cuentas corrientes de la Tesorería.

P FINANCIEROS

35

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

Si la conciliación determina diferencias se elaborarán los correspondientes asientos de ajuste.

Se generarán listados después de la conciliación con los nuevos saldos de las cuentas corrientes, los movimientos bancarios conciliados, los registros hechos en el Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal ya conciliados, los ajustes efectuados y otros listados para análisis de la ejecución del gasto a través de bancos.

En el caso de fondos de donantes, se ajustarán los procesos a las políticas financieras y contables de las organizaciones.

23

PAGO DE PROVEEDORES

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS: 36 Se deberá determinar un día de la semana y hora establecida para recibir facturas de proveedores.

El proveedor deberá presentar la factura con letra legible y con los datos completos, correctos y claros.

Caso contrario se le solicitará que haga las correcciones respectivas. Todas las facturas deberán estar razonadas en la parte de atrás por parte del Coordinador de área que solicitó el insumo, para corroborar que el valor y calidades son las correctas.

Se adjuntarán las facturas al expediente que contendrá todo el proceso de cotización y los documentos que justifiquen la compra. El asistente administrativo será el responsable de realizar este proceso para el Vo.Bo. del Coordinador Administrativo.

Al momento de recibir la factura se entregará una contraseña22 en donde se incluye la fecha para recibir cheque o bien información de la realización de transferencia electrónica.

El asistente administrativo recibe las facturas y gestiona la firmas de autorización para iniciar el proceso de pago.

En caso de pago a proveedores a través de fondos municipales, se harán conforme el ordenamiento del MAFIM.

22

CONTRASEÑA DE PAGO (Tabla 5)

P FINANCIEROS

Anexos

PERFIL DE PUESTOS

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

24.REGISTRO DE CONTROL DE INVENTARIO (Tabla 1)

Registro2de2Control2de2Inventario Nombre2de2la2Institución:0Coordinadora0de0la0Juventud0de0Palencia Nit: Período: del: al: Nombre2Proveedor: Descripción2del2artículo2(Características0físicas0que0describan0completamente00el0Bien,0como0Nombre0del0Bien,0 Marca,0Modelo,0No.0de0Serie,0Color,0etc.):2 Artículo: Código2del2artículo: Referencia2No.: Existencias2máximas:Existencias2mínimas: Método:00PEPS No.

Fecha

Entrada Cantidad

Precio2Unit.

Salida Costo2Total

Cantidad

Precio2Unit.

Existencias Costo2Total

Cantidad

Precio2Unit.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 NOTA: Este formato deberá contener toda la información solicitada para ser procesado.

50

25. TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE M O B I L I A R I O, E Q U I P O Y M AT E R I A L E S .

Costo2Total

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

26.CUADRO COMPARATIVO PARA COMPRA POR COTIZACIĂ“N (Tabla 3)

51

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

27.CARTA DE JUSTIFICACIÓN DE PROVEEDOR PRECALIFICADO (Nota 1)

! !

52

CARTA%DE%JUSTIFICACIÓN%DE%PROVEEDOR%PRECALIFICADO% ! !

Guatemala,! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ___________________________________________!! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Señores! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

ADMINISTRACIÓN!! ! ! ! ! ! ! ! ! !

COORDINADORA!DE!LA!JUVENTUD!PALENCIA!! ! ! ! ! ! !

Presente!! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Estimados!señores:! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Por!este!medio!se!hace!constar!que!el!proveedor:!!______________________!es!experto!en:! ______________________________________________________________! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ____________________________________________________________________________________________________________________________ _______________.! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

A!continuación!informo!del!motivo!de!la!elección!de!este!proveedor! único/especialista:______________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________ ____________.! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Por!lo!anteriormente!expuesto,!el!Director!de!la!Coordinadora!de!la!Juventud!de!Palencia!autoriza!la! contratación!de!este!especialista!para!llevar!a!cabo!el!trabajo.! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Agradeciendo!la!atención!a!la!presente!les!saludo!cordialmente,! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! _______________________________!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ! ! ! ! ! !

Firma! ! ! ! ! ! ! ! ! _______________________________! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Nombre! _______________________________! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Cargo! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

!

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

28. SELLO DE RAZONAMIENTO Y AUTORIZACIÓN DE FACTURAS (Tabla 4)

53

29. CONTRASEÑA DE PAGO (Tabla 5)

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

30.FORMATO DE CONVENIO DE COLABORACIÓN (Nota 2) CONVENIO)DE)COLABORACIÓN)) A)SUSCRIBIRSE)ENTRE)COORDINADORA)DE)LA)JUVENTUD)DE)PALENCIA)Y)EL) CENTRO)CULTURAL)DE)MALASIA) ' En'la'Ciudad'de'Guatemala'a'los'cuatro'días'del'mes'de'noviembre'del'año'dos'mil'trece,' comparecemos' A)) Sara' Pérez' Serán' de' treinta' y' seis' (36)' años' de' edad;' sexo' femenino;' casada;'nacionalidad'guatemalteca;'me'identifico'con'DPI'No.'un'mil'novecientos'noventa' y'dos'(1992)'noventa'y'tres'mil'ochocientos'sesenta'y'nueve'(93669)'cero'uno'cero'uno' (0101),' extendido' en' el' Registro' Nacional' de' las' Personas,' del' Municipio' de' Guatemala,' Departamento' de' Guatemala,' República' de' Guatemala;' actuando' en' mi' calidad' de' Directora'de'la'Coordinadora'de'la'Juventud'de'Palencia,'Guatemala,'según'consta'en'el' acta'dos'mil'catorce'guión'veinticinco'2014U25'de'la'Corporación'Municipal'del'Municipio' 54

de'Palencia,'Guatemala,'señalo'como'lugar'para'recibir'notificaciones''la'catorce'avenida' treinta' y' tres' guion' treinta' y' dos' zona' uno' (14' avenida'' 33U32' zona' 1),' de' Palencia,' Guatemala''B))Francisco)Mejía)González)de'treinta'y'cinco'(35)'años'de'edad,'casado,'sexo' masculino,' nacionalidad' guatemalteca,' comerciante,' con' ' domicilio' en' la' ciudad' de' Guatemala,'me'identifico'con'DPI''dos'mil'seiscientos'cuarenta'y'ocho'(2648)'ochenta'y' ocho'mil'quinientos'ochenta'y'dos'(88582)'cero'uno'cero'uno'(0101),'actúo'en'calidad'de' Presidente' de' la' Junta' Directiva' y' Representante' Legal' del' Centro' Cultural' de' Malasia' calidad'que'acredito'con'el'acta'notarial'en'la'que'consta'mi'nombramiento,'autorizada'en' esta' ciudad' el' nueve' (9)' de' mayo' de' dos' mil' (2000)' por' la' notaria' Amaranta' Méndez' Benítez,'señalo'como'lugar'para'recibir'notificaciones'la'sexta'avenida,'veinte'guión'cero' dos' zona' cuarenta' (6ª' Avenida,' 20U02' Zona' 40)' de' la' ciudad' de' Guatemala.' Los' comparecientes' aseguramos' ser' de' los' datos' consignados,' encontrarnos' en' el' libre' ejercicio' de' nuestros' derechos' civiles' y' que' por' el' presente' acto' celebramos' CONVENIO' DE' COLABORACIÓN,' de' conformidad' con' las' siguientes' cláusulas.' PRIMERA:) ANTECEDENTES:) A)) La' Coordinadora' de' la' Juventud' de' Palencia,' Guatemala' inició' sus' actividades' en' la' década' de' los' años' dos' mil' con' el' fin' de' contribuir' al' cambio' social' a' partir'del'desarrollo'de'programas'educativos,'culturales'y'artísticos'para'niños'y'jóvenes.'

Página'1'de'3' '

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

El'objetivo'inicial'fue'buscar'un'espacio'en'donde'los'jóvenes'pudieras'ocupara'su'tiempo' ocioso' en' actividades' artísticas' y' culturales' que' complementaran' su' educación' escolar.'

Con'el'pasar'del'tiempo'la'Coordinadora''se'constituyó'formalmente'una'institución'que' ha' ido' creciendo' y' ampliando' sus' servicios' y' su' principal' enfoque' ha' sido,' mejorar' las' capacidades' de' jóvenes' de' Palencia' para' prepararlos' para' la' empleabilidad' a' través' de' cursos' técnicos,' artísticos,' culturales' y' académicos,' ampliando' sus' conocimientos' y' preparándolos'para'los'retos'laborales'a'los'que'se'enfrentarán.'B)'El'Centro'Cultural'de' Malasia,'es'una'Asociación'no'Lucrativa,'constituida'conforme'a'las'leyes'de'la'República' de'Guatemala'el'ocho'de'diciembre'de'1920'y'es'una'unidad'especializada'en'cooperación' cultural'y'educativa.'SEGUNDA:) OBJETIVO) GENERAL.) El'Objeto'del'presente'convenio'es' establecer' la' colaboración' entre' la' Coordinadora' de' la' Juventud' de' Palencia' y' El' Centro' Cultural' de' Malasia,' para' cubrir' gastos' culturales' y' artísticos' en' especie' hasta' por' un' monto'de'Q.'20,000.00'por'parte'del'Centro'Cultural.'TERCERA:)DE)LAS)OBLIGACIONES)DE) AMBAS)PARTES:'A)'La'Coordinadora'de'la'Juventud'de'Palencia'se'compromete'a'realizar' actividades'culturales'en'Palencia'y'en'las'oficinas'centrales'del'Centro'Cultural'de'Malasia' para'dar'a'conocer'las'actividades'culturales'que'realizan'los'jóvenes'de'la'Coordinadora.'

B))El'Centro'Cultural'de'Malasia'se'compromete'a:'Pagar'en'efectivo'a'la'Coordinadora'de' la' Juvetud,' los' gastos' por' actividades' culturales' hasta' por' un' monto' de' Q.' 20,000.00' durante'los'meses'de'noviembre'y'diciembre'del'año'en'curso.''Los'pagos'deben'hacerse' directamente'a'los'proveedores'de'la'Coordinadora'en'un'término'no'mayor'a'quince'días' hábiles.' ' Los' proveedores' deberán' emitir' las' facturas' a' nombre' de' ' Centro' Cultural' de' Malasia'con'NIT''dos'millones''quinientos'treinta'y'cinco'mil'ciento'veintitrés'guión'nueve' (2535123U9)' y' dirección' ' Ciudad' de' Guatemala.' ' El' Centro' Cultural' de' Malasia,' hará' entrega'de'las'copias'de'facturas'y'cheques'cobrados'como'evidencia'de'su'compromiso.'

CUARTA:)PLAZO)DEL)PRESENTE)CONVENIO:'El'presente'convenio'tiene'un'plazo'del'mes' de'noviembre'al'15'de'diciembre'de'dos'mil'trece.'QUINTA:)CASOS)NO)PREVISTOS:'Toda' controversia' surgida' de' la' interpretación,' aplicación' y' cumplimiento' de' este' Convenio,' cualquier' otra' disposición' o' modificación,' se' realizarán' a' ' través' de' cartas' de' entendimiento.''SEXTA:)CAUSAS)DE)TERMINACIÓN:'El'presente'convenio'podrá'darse'por'

Página'2'de'3' '

55

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

terminado'por'incumplimiento'de'las'partes'de'manera'anticipada,'de'común'acuerdo'o' con'un'aviso'por'escrito'de'cualquiera'de'las'partes,'con'treinta'días'de'anticipación'de'la' fecha' prevista.' SÉPTIMA:) ACEPTACIÓN.' Las' partes' en' las' calidades' con' que' actuamos,' manifestamos' la' aceptación' al' presente' convenio' en' todas' y' cada' una' de' sus' cláusulas.'

Leído' íntegramente' el' presente' convenio' y' bien' enterados' de' su' contenido,' objeto' y' validez,'procedemos'a'firmarlo'en'el'mismo'lugar'y'fecha'de'su'inicio.' ' ' ' ____________________________' ' ) ) ' 56

'

) Francisco)Mejía)González)

Sara Pérez Serán

Directora'de'la'Coordinadora' ' ' ' ' de'la'Juventud'de'Palencia.'

Departamento'de'Guatemala' '

'________________________________'

'

Representante'Legal'' Centro'Cultural'de'Malasia' ) '

' ' ' ' '

Página'3'de'3' '

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

31.NOTA DE SATISFACCIÓN DE DONACIÓN RECIBIDA (Nota 3)

EJEMPLO NOTA DE SATISFACCIÓN DE DONACIÓN RECIBIDA

Guatemala, ___________________

Licenciado Agapito Fernández COORDINAODR ADMINISTRATIVO COORDINADORA DE LA JUVENTUD DE PALENCIA Presente Estimados Licenciado Fernández: De la manera más atenta me dirijo a ustedes para informarles que he recibido de parte del proveedor Ernesto Díaz Ordaz, de forma satisfactoria lo siguiente: •

Transporte de Intecap a Tikal Futura de alumnos de artes visuales el día 3 de septiembre 2012 por la mañana, para 1er. Concurso Nacional de Pintura y Dibujo.

Agradeciendo la atención a la presente les saludo cordialmente,

Carmen María Perla Méndez Coordinadora Artística.

Coordinadora de la Juventud de Palencia

57

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

32. INFORME Y CONTROL DE USO DE VEHÍCULO (Tabla 6)

58

33.FORMATO REEMBOLSO DE COMBUSTIBLE (Tabla 7)

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

34.BOLETA DE SOLICITUD DE VEHÍCULO (Tabla 8)

59

35.BOLETA DE TRÁMITE CONTABLE (Tabla 9)

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

36.FORMATO SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN VIÁTICOS GT (Tabla 10)

Solicitud y Autorización de Viáticos para Guatemala en Q. Nombre de la persona que viaja: Puesto: Destino:

País

Depto.

Municipio

60

Al:

Hora Salida: Días: Motivo del viaje:

Actividad o Proyecto: Descripción

Área: Del

Cantidad

Cálculos u Observaciones

Regreso: Noches:

Valor Unitario Q.

Total de Viáticos Q.

Hospedaje Alimentación Desayuno Almuerzos Cenas Gasolina y depreciación Sololá

-

Bus Estacionamiento Otros Materiales montaje Traslado en lancha Total

Q

OBSERVACIONES:

Nombre y Vo.Bo. De Jefe inmediato

Firma&del&solicitante:

Autorización&Director

-

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

3 7 . F O R M ATO S O L . Y AU T. V I ÁT I CO S E X T E R I O R (Tabla 11)

Solicitud y Autorización de Viáticos para el Exterior en Q. y US$.

Persona que viaja: Puesto: Destino:

País

Actividad o Proyecto:

Descripción

Estado

Área: Del Hora Salida: Días: Motivo del viaje:

Cantidad

Al: Regreso: Noches:

Valor Unitario Q US$

Hospedaje Alimentación y taxi

Q

Total de Viáticos US$

-

-

Impuestos Salida Otros

-

Total

Q

-

$

NOTA: Este formato deberá conener toda la información solicitada para ser procesado.

Observaciones:

Nombre del Solicitante

Nombre y Vo.Bo. Del Jefe Inmediato

Autorización del Director

61

-

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

38.FORMATO DE PERFIL PARA UN PUESTO DE TRABAJO (Tabla 12)

62

Coordinadora de la Juventud | Municipio de Palencia, Departamento de Guatemala

3 9 . F O R M ATO D E S O L . Y AU T. P E R M I S O S Y VACACIONES (Tabla 13)

Formato'de'Solicitud'y'autorización'de'Vacaciones Área: Nombre*del*Colaborador: Cantidad*de*días*solicitados Período*a*gozar: Fechas*solicitadas:

del*

al

Fecha en que deberá presentarse a trabajar

Observaciones:

63 NOTA: Este formato deberá conener toda la información solicitada para ser procesado.

Firma del Solicitante

Fecha de solicitud:

Vo.Bo.Coordinador*Administrativo

Vo.Bo.*Coordinador*de*Área

Vo.Bo.*Director