Logistika nastupa na sajmovima

Sajmovi su jedan od najsigurnijih načina stjecanja poslovnih kontakta, izlaganja proizvoda, predstavljanje usluga, upoznavanja sa konkurencijom i svjetskim trendovima i, naravno, sklapanja poslova.

Svake godine deseci tisuća poduzeća izlažu svoje proizvode na stotinama tisuća kvadratnih metara, pred više milijuna posjetitelja svjetskih sajmova. Prisustvo na domaćim i međunarodnim sajmovima jedan je od osnovnih načina putem kojeg se poduzeće može predstavi postojećim klijentima (nudeći nove proizvode) i potencijalnim klijentima (nudeći cjelovita rješenja i proizvode).

Specifičnost je sajmova što u kratkom vremenu od nekoliko dana (koliko obično traju sajmovi) prodajni predstavnici poduzeća mogu sresti brojne (potencijalne) partnere, za što bi im trebalo puno vremena i puno prijeđenih kilometara. Ovako, sajmovi su rijetka prigoda kada kupci (klijenti) dolaze prodavačima. Stoga je logistika nastupa na sajmovima važan dio organizacije nastupa.

Istraživanja pokazuju da u prosjeku, bez obzira na veličinu sajma, posjetitelji zapamte samo 10 do 12 izlagača. Što to znači za tvrtke koje plaćaju prostor da bi predstavile svoje proizvode ili usluge potencijalnim kupcima? Kako da nastup sajmu bude logistički precizno organiziran, da bi postigao očekivani uspjeh?

Planiranje i odabir sajma

Organiziranje nastupa na sajmu složen je i dugotrajan proces koji često počinje i godinu dana prije početka manifestacije na kojoj želite izlagati. Prije nego što odlučite na kojim sajmovima ćete izlagati dobro je da ih prije toga posjetite ili da temeljito proučite web stranicu i objave na društvenim mrežama sajmova na kojima izlažu poduzeća iz istog ili sličnih poslovnih sektora.

Pogledajte dobro kako su se druga poduzeća predstavila, što je to što privlači pozornost te kako izgledaju njihovi promotivni materijali. Pogledajte što je to što drugi rade i provjerite je li vaše poduzeće spremno poduzeti taj marketinški korak. Kad ste odlučili da možete izlagati na sajmu, kao i da je to potrebno, sljedeći korak je odabir odgovarajućeg sajma. Saznajte koji su sve sajmovi na kojima se predstavljaju poduzeća iz sektora vašeg po - duzeća, kao i kakvog su karaktera (lokalni, regionalni ili medjunarodni, da li su usko specijalizirani ili široka javnost ima pristup i dr).

Poželjno je da kontaktirate organizatore sajma i zamolite ih da vam pruže sve neophodne informacije o njemu. Oni će vam poslati paket informacija koje sadrže plan sajma, troškove, instrukcije za prijevoz eksponata, upit za hotelsku rezervaciju, prijavu i pravila sajma. Prvi kontakt s organizatorima, u velikom broju slučajeva, potrebno je uspostaviti najmanje godinu dana unaprijed.

Nakon što izaberete sajam na kojem želite nastupiti, sljedeći je korak zakup prostora. Prije nego što pošaljete prijavu organizatoru provjerite sve uvjete izlaganja na sajmu, kao i uvjete za otkaz zakupljenog prostora. Potvrdu o prijemu prijave dobit ćete od organizatora sajma, a uz potvrdu često stiže i profaktura za plaćanje zakupa prostora.

Štand

Nakon što ste izabrali koji prostor želite zakupiti, potrebno je odlučiti o izgledu štanda na kojem ćete predstaviti vaše poduzeće. Štand na sajmu često će biti prvo što će posjetitelji, potencijalni partneri, saznati o vašem poduzeću. Tip i dimenzije štanda koji ćete na tom prostoru izgraditi zavisi od vrste i količine proizvoda koje ćete izlagati, ali i od budžeta koji planirate potrošiti. Dok prostor isključivo možete zakupiti od organizatora sajma, kod dizajna i konstrukcije štanda imate veći izbor. Veliki broj sajmova brojnim povlasticama ili tipskim paketima (zakup prostora, konstrukcija i izgradnja štanda, dodatni namještaj, itd.) dodatno stimulira poduzeća da izlažu na taj način.

Također, možete izabrati da vaš štand projektiraju i izgrade specijalizirane agencije koje pružaju širok spektar usluga (projektiranje i izgradnju štanda, dizajn i tisak promotivnih materijala i reklama, usluge prevoditelja i hostesa, itd).

Osoblje

Osoblje koje predstavlja vaše poduzeće treba svojom pojavom, znanjem i poslovnošću upotpuniti cjelokupan natup kojim se vaše poduzeće želi predstaviti (potencijalnim) klijentima. Da bi vaše poduzeće bilo najbolje predstavljeno, potrebno je da osoblje na štandu bude kvalificirano, da zna jezik koji se koristi na sajmu i da bude dobro informirano o proizvodima koje predstavlja, cijenama i uvjetima prodaje.

Izlaganje na sajmu predstavlja mogućnost da vaši poslovni partneri vide vaše poduzeće tako kako vi želite. Prilikom izlaganja, potrebno je obratiti pažnju i na sitnije detalje koji će pokazati vašu profesionalnost.

Šest sajamskih grijeha

Sajamski nastup je idealna prilika za svakog izlagača da velikom broju zainteresiranih kupaca kroz izravan kontakt pokaže najbolje strane svojeg proizvoda ili usluge. Ipak, unatoč svim pripremama za što kvalitetnije izlaganje, izlagači često znaju upasti u zamku te napraviti neke osnovne grješke pri izlaganju.

Najmanje je šest velikih grješaka (sajamskih grijeha) koje možemo eliminirati primjenom znanja iz ovog teksta.

1. Zanemarivanje ciljeva izlaganja – za svako je izlaganje na sajmu izrazito bitno postavljanje ciljeva koji se izlaganjem namjeravaju ostvariti. Upravo bi ciljevi izlaganja trebali ujediniti korporativne marketinške ciljeve, te poslužiti kao temelj za njihovo ostvarivanje.

2. Nepoznavanje pravila izlaganja – izrazito je važno čitati priruč- nik za izlagače, rasporede izlaganja, predavanja, informacije o prijavi, svim dodatnim uslugama, dostavi robe, promociji i oglašavanju na sajmu. Upravo će informiranost i pravovremena prijava za izlaganje donijeti znatne uštede, ponekad i do 20%.

3. Nepripremljenost prodajnog osoblja – često se događa da uloženo vrijeme, novac i trud u organizaciju izlaganja na sajmu padnu u drugi plan zbog lošeg odabira i nepripremljenosti prodajnog osoblja. Ljudi koji predstavljaju tvrtku njeni su ambasadori i upravo radi profesionalnog imidža tvrtke koji se želi projicirati prema javnosti trebaju biti pripremljeni i obučeni za izlaganje.

4. Negostoljubivost – svi su posjetitelji sajma vaši gosti, unatoč činjenici da se većina njih zadrži samo nekoliko minuta na vašem štandu. Izrazito je važno fokusirati se na potrebe svakog posjetitelja postavljajući mu pitanja koja će vam omogućiti da otkrijete koji su mu interesi i kakve informacije o vašoj tvrtki i proizvodima posjetitelja zanimaju.

5. Neznanje – koja je svrha posjedovanja najnovije opreme ako nitko od vašeg osoblja na sajmu ne zna kako se njom rukuje? Svakako komunicirajte s članovima svojeg prodajnog tima i osigurajte da svi poznaju proizvode koje prezentirate, te da su upoznati sa izvedbenim mogućnostima svakog proizvoda.

6. Lijenost – vaš posao ne prestaje kada sajam završi. Izrazito je važno kontaktirati sa svim zainteresiranim posjetiteljima nakon sajma, jer je upravo ostvarivanje novih kontakata jedan od temeljnih ciljeva izlaganja. Jedan je od imperativa izlaganja svakako odrediti načine i metode uz pomoć kojih će se poslijesajamski kontakti razvijati. ST