2005
Ă…rsberetning
Forsidefoto Der var ingen fint klædte mennesker, der holdt højtidelige taler, da det første ”spadestik” til bygningen af et fællesmagasin for Statsbiblioteket og Erhvervsarkivet i Århus blev taget den 12. december. Til gengæld kan en gravko tage mange spadefulde på en gang.
Udgiver Statens Arkiver • Design e-Types Tryk Special-Trykkeriet Viborg • Oplag 900 ISBN 87-7497-219-7
Statens Arkiver
2005
Ă…rsberetning 2005
Forord
De fleste husker endnu Rigarkivets byggesag fra presserøret for nogle år siden. I denne årsberetning kan man forvisse sig om, at planlægningen for nye magasiner på Kalvebod Brygge er i god gænge. Der er fuld tryk på kedlerne, navnlig takket være en række midlertidige bevillinger. Glædeligst blev, at der kom beslutning om flere penge til publikumsservice fra 2006, så landsarkiverne vil kunne genåbne læsesalene om mandagen. Værd at omtale er også, at vi kunne engagere os i at finde løsninger på amternes arkivspørgsmål. Det skete i et bredt samarbejde med Amtsrådsforeningen, Kommunernes Landsforening og en række ministerier. Der er nu udsigt til at sikre, at der bliver taget hånd om arkivalierne, når amterne er ophørt fra 2007. God læsning.
Johan Peter Noack Rigsarkivar
Kontrakt og økonomi Enhver institution drømmer om, at pengene strækker til de basale funktioner. Under tilpasningerne 2002-2005 blev Statens Arkiver relativt hårdt ramt, så følgerne blev tilsvarende dybe. Det ville have været urealistisk, om Statens Arkiver havde forhandlet sin resultatkontrakt for 2005-2008 i håbet om genopretning. Betingelserne blev da også fortsat generel knaphed – men heldigvis kombineret med særbevillinger til udvalgte projekter. Smerteligt føltes det navnlig at se bort fra muligheden for, at landsarkivernes læsesale kunne åbnes igen om mandagen. Ved årets begyndelse kom arbejdet på at nå nye mål op i fart ved bevidstheden om, at det var lykkedes at præstere fuld målopfyldelse på kontrakten for 2001-2004. Især de nye større projekter blev åbnet med spænding. Som man kan læse andetsteds i denne beretning, er der øvet indsatser, hvis resultater lover godt. Statens Arkiver ser derfor med fortrøstning fremad til de kommende års resultater. Året sluttede med en finanslov, som rummer glædeligt nyt. Ved brede aftaler blev der sikret Statens Arkiver to nye særbevillinger. Ved udlodning af UMTS-provenuet tilkom der over hvert af de følgende tre år 1,5 mio. kr. til en forstærket forskningsindsats. Og virkelig bemærkelsesværdigt, for hvert af de følgende fire år blev der bevilget 3 mio. kr. til forbedret publikumsservice, herunder til længere åbningstid og udvidet vejledning. Udmøntningen kræver grundig overvejelse og skal drøftes nærmere med Kulturministeriet, men det kan allerede nu forudses, at landsarkivernes læsesale i løbet af året igen vil åbne om mandagen.
Resultatkontraktprojekter om elektroniske arkivalier Resultatkontrakten for perioden 2005-2008 har givet Statens Arkiver mulighed for at gennemføre konvertering af sin samling af elek-
side 3 Statens Arkiver Årsberetning 2005
troniske arkivalier og påbegynde tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier. I 2005 blev der på begge områder, gennemført forprojekter, som havde til formål at opstille mål for resten af resultatkontraktperioden. Målene blev godkendt af Kulturministeriet i november. For tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier er det overordnede mål, at det skal være muligt at bruge dem uden særlige IT-forudsætninger. Det forudsætter, at der kan foretages søgninger efter sags- og dokumentoplysninger i elektroniske journaler og systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH), og at elektroniske dokumenter kan vises. Derudover skal der udvikles systemer, der understøtter identifikationen af elektroniske arkivalier og muligheden for at indlæse data i almindelig udbredte statistikprogrammer og databaseværktøjer. På basis af erfaringer i perioden skal der ved udgangen af 2008 være etableret grundlag for det videre arbejde med tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier. Formålet med konvertering af Statens Arkivers samling af elektroniske arkivalier er at bringe alle elektroniske arkivalier op til den nuværende bevaringsstandard. Endvidere skal der ske en digitalisering af de audiovisuelle arkivalier, hvis medier har begrænset holdbarhed. Konvertering til bevaringsstandarden gør både tilgængeliggørelse og bevaring mulig på længere sigt. I forprojektet blev der foretaget undersøgelse og dybere registrering af arkivalierne. Desuden blev der programmeret prototyper af programmer. I gang er nu udviklingen af programmer til konvertering og skanningsforberedelse samt analyse af de mange arkivalier. Ligeledes er arbejdet med at fastslå, efter hvilke principper konverteringen skal foregå, blevet indledt.
Kronjyllands Kommunes våben. Udformningen af våbener for en række nye kommuner har involveret Statens Arkivers heraldiske sagsbehandler, arkivar Nils G. Bartholdy, Rigsarkivet.
Kristeligt Dagblad rejste i juni en debat om kassationens omfang i Statens Arkiver. I den anledning blev kulturministeren kaldt i samråd, og der blev afgivet en redegørelse til Folketinget.
Debat om kassation Bevaringens politiske økonomi må være en hjørnesten i arkivernes virke. I en redegørelse til Folketinget i november skrev Statens Arkiver: ”Kassation er bevaringens forudsætning… For at relevante dokumenter kan indgå i den arkivalske kulturarv, må mindre relevante dokumenter kasseres.” Lykkeligvis er dette bredt anerkendt i den politiske verden og den større offentlighed.
Det blev indtrykket, da røgen havde lagt sig efter sommerens debat. Den var i det store hele begrænset til Kristeligt Dagblads spalter. Over en uges tid i juni rettede bladet alt det skyts mod Statens Arkiver, som var at opdrive. Det blev taget hjem fra Norge og Sverige, og det blev fundet frem blandt lokalarkivarer, som gerne ser, at staten tager et større ansvar for kommunernes bevaringer. Der blev spidset ører, og kulturministeren måtte i samråd.
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 4
Skitser til Rigsarkivets og Landsarkivet for Sjællands magasinbyggeri på Kalvebod Brygge, statens første projekt for offentligt-privat partnerskab (OPP).
Resultatet blev redegørelsen til Folketinget, hvis konklusion lyder: ”Der er ingen tvivl om, at kommende generationer af arkivbrugere, læg som lærd, vil finde relevant kildemateriale af høj kvalitet til det sidste halve århundredes danske historie. For denne epoke af Danmarkshistorien er der således, kvantitativt og kvalitativt, tilvejebragt et autentisk dokumentationsbidrag til kulturarven, der næppe er overgået for nogen anden periode.” (Hele redegørelsen findes på www.sa.dk.)
Det nye Rigsarkiv Havde det været billigere at skaffe nye varige betryggende magasiner, ville det have været lettere at forsvare en mere omfattende bevaring. I driften af Statens Arkiver sker der en afstemning af faglige standarder med nødvendige politiske hensyn. Nye varige betryggende magasiner har været længe undervejs, men de kommer. Det sker takket være regeringsbeslutningen 2003 om det nye Rigsarkiv på Kalvebod Brygge – i to faser. Den første drejer sig om magasinerne, mens de øvrige funktioners husning kommer i en fase 2, hvis gennemførelse der endnu ikke er truffet politisk beslutning om. Men målet er stadig et nyt samlet Rigsarkiv. De nye varige betryggende magasiner på Kalvebod Brygge blev i 2004 statens første projekt for offentligt privat partnerskab (OPP). Det er forankret i Slots- og Ejendoms-
side 5 Statens Arkiver Årsberetning 2005
styrelsen, hvis direktør Carsten Jarlov er formand for styregruppen, hvori også afdelingschef Steen Kyed og rigsarkivar Johan Peter Noack har sæde. Styregruppen har besluttet, at arkivfaglige funktioner ikke indgår i partnerskabet. Gennem en omfattende udbudsforretning er der nu fundet en rådgiver for projektet. Det blev et konsortium, hvis vigtigste medlemmer er Birch & Krogboe og Grant Thornton. Bistået af andre eksperter gik ingeniører og revisorer i gang i august. Målet er at udarbejde hele det materiale, som skal ligge til grund for et omfattende udbud, der vil blive gennemført i 2006. 15. december vedtog Københavns borgerrepræsentation lokalplan 403 Rigsarkivet – for hele det område ved godsbanen, som projektet indgår i. Det skete efter grundige drøftelser med flere interessenter, herunder DSB og BaneDanmark. Staten kan derfor nu købe den forudsete grund af DSB.
Første spadestik til bygningen af magasin til Erhvervsarkivet og Statsbiblioteket i Århus blev taget den 12. december. Ved årsskiftet var hjørnerne stukket.
Nyt magasinbyggeri til Erhvervsarkivet Det første spadestik til bygningen af magasin til Erhvervsarkivet og Statsbiblioteket i Århus blev taget 12. december. Det projekt, der blev valgt i foråret, fremstår som en enkel bygning med en rolig og behersket arkitektur. Bygningen er fint indarbejdet i omgivelserne, idet den store magasindel er skåret lidt ned i terrænet. Prisen for bygningen er knap 30 mio. kr. Hertil kommer så reoler til lidt under 20 mio. kr. for omkring 70 km hylder samt grundkøb på 3,5 mio. kr. Der bliver netkabling i alle magasiner. Erhvervsarkivet får ud over magasinerne to kontorer samt modtagelses- og ordningsrum, ligesom der indrettes frokoststue, køkken etc. Indtrykket af dette interiør er lyst og luftigt.
Ifølge byggeplanen sker de første indflytninger allerede i november 2006. Et sted mellem 4050 hyldekilometer aviser, bøger samt arkivalier skal flyttes. Den officielle overdragelse sker 22. december 2006.
Kommunalreformen Regeringens beslutning om at gennemføre en omfattende kommunalreform, hvor amterne nedlægges og de 271 kommuner reduceres til 98, indebar også en række arkivmæssige udfordringer. Kulturministeriet bad derfor i marts Statens Arkiver om at koordinere arbejdet i en arbejdsgruppe, som skulle anvise en praktisk
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 6
løsning af arkivspørgsmålet i forbindelse med amternes nedlæggelse. Arbejdsgruppen bestod af medlemmer fra KL, Amtsrådsforeningen og Statens Arkiver samt en række af de ministerier, som berøres af amternes nedlæggelse. Gruppen afrapporterede i august til Kulturministeriet med en anbefaling af, at amternes arkivalier til og med 1992 afleveres til Statens Arkiver. Arkivalier fra perioden 1993-2006, som fortsat vil være i hyppig administrativ brug, placeres i midlertidige mellemarkiver, der sørger for, at sagerne stilles til rådighed for de relevante efterfølgermyndigheder. Når der ikke længere er administrativt behov for disse sager, skal de afleveres til Statens Arkiver. Endelig skal der i forbindelse med reformen afleveres arkiveringsversioner af data fra amternes elektroniske systemer med bevaringsværdige data. Det bliver første gang, at der i større omfang bliver overført amtslige elektroniske arkivalier til opbevaring i arkiv. Herudover gennemførte Statens Arkiver et tilsyn med primærkommunernes arkivforhold. Hver kommune skulle i den forbindelse bl.a. meddele omfanget af sine papirarkivalier samt, hvilken strategi kommunen har valgt for bevaring af de arkivalier, som går ud af administrativ brug ved kommunalreformen. Samtidig skulle kommunerne angive, hvilke IT-systemer med bevaringsværdige data de anvender, samt om data planlægges afleveret til Statens Arkiver eller til et kommunalt arkiv, der er oprettet efter arkivlovens §7.
Amtsgården i Aabenraa (Sønderjyllands amt). Statens Arkiver koordinerede arbejdet i en arbejdsgruppe vedrørende løsning af arkivspørgsmålet i forbindelse med amternes nedlæggelse.
Oplysningerne om de elektroniske arkivalier anvendte Statens Arkiver til et opfølgende tilsyn, der havde til formål at sikre, at hver kommune i god tid inden kommunalreformen ikke bare har fået identificeret sine IT-systemer med bevaringsværdige data, men også har truffet beslutning om arkivering heraf. Det er Statens Arkivers opfattelse, at kommunalreformen og tilsynet med kommunernes arkivforhold i forbindelse hermed har været med til at sætte arkivspørgsmålet på dagsordenen i landets kommuner og derved bidraget til, at mange af de nye kommuner overvejer, om der skal oprettes et kommu-
side 7 Statens Arkiver Årsberetning 2005
Fra arkivkælderen i den sønderjyske amtsgård. Amternes arkivalier til og med 1992 vil blive afleveret til Statens Arkiver, mens arkivalier 1993-2006 vil blive midlertidigt placeret i mellemarkiver til betjening af efterfølgermyndighederne.
nalt arkiv, som opbevarer og stiller de kommunale arkivalier til rådighed for myndigheder og borgere.
Det strategiske afleveringsprogram og forberedelse af et nyt I 2006 afslutter Statens Arkiver det strategiske afleveringsprogram, som blev indledt i 1997, og som indebærer, at der vil være tilvejebragt en situation, hvor alle statslige myndigheder har afleveret bevaringsværdige papirarkivalier, som er mere end 30 år gamle. Hermed vil afleveringsefterslæbet i forhold til tilgængelighedsfristerne være elimineret. De afleveringer, der er blevet gennemført, også i 2005, tyder på, at det strategiske mål vil blive nået. For at forebygge, at der på ny opstår et afleveringsefterslæb af papirarkivalier, udarbejdede Statens Arkiver i 2005 en plan for det myndighedsvendte arbejde i perioden 2006-2010. Planen har foreløbig resulteret i cirkulære om bevaring, kassation og aflevering af statslige myndigheders arkivalier af 19. januar 2006. Planen indebærer, at for bevaring, kassation og aflevering vil arbejdet med papirarkivalier blive helt samordnet med indsatsen for elektroniske arkivalier. Det sker dels for at yde en bedre service over for de afleverende myndigheder, dels for at effektivisere Statens Arkivers arbejde. Planen indebærer endvidere, at der i samarbejde med de overordnede myndigheder på de enkelte ministerieområder træffes aftale om en plan for udarbejdelse eller revision af bevarings- og kassationsbestemmelser og for aflevering af både papirarkivalier og elektroniske arkivalier. Statslige myndigheder skal aflevere papirarkivalier, der er ældre end ca. 1990, og som er gået ud af administrativt brug, og arkiveringsversioner af elektroniske arkivalier, som har været i drift i ca. fem år. De overordnede planer for de enkelte ministerieområder vil blive udarbejdet i 2006 og vil så vidt muligt tilgodese de behov for aflevering, som vil opstå i forbindelse med omstruktureringen af den statslige regionalforvaltning.
Afleveringer i 2005 I 2005 blev der afleveret godt seksogenhalv kilometer offentlige papirarkivalier til Statens Arkiver, mod godt otte kilometer i 2004. Nedgangen vedrører landsarkivernes modtagelser og skyldes, at målene for 1997-2006 i vidt omfang var nået allerede i 2004. Der blev modtaget arkivalier fra mere end 150 myndigheder, og således at de fem største afleveringer kom fra Økonomi- og Erhvervsministeriet med 780 hyldemeter, Indenrigs- og Sundheds-ministeriet med 498, Forsvarskommandoen med 396, det tidligere By- og Boligministerium med 368 og Statsministeriet med 309. Statens Arkiver godkendte i 2005 den første aflevering af et fuldt elektronisk arkiv fra en statslig myndighed. Det drejede sig om en arkiveringsversion af Danmarks Jordbrugsforsknings elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system) fra perioden 1998-2003. Med godkendelsen af denne arkiveringsversion begyndte Statens Arkiver for alvor at se effekterne af digitaliseringen af den offentlige forvaltning og overgangen fra papir- til digital sagsdannelse. Arkiveringsversionen af journalperioden fyldte 118 CD-R, inkl. sikkerhedskopi. Dermed kan hele journalperioden være i fire CD-bokse med en samlet bredde på godt en halv meter. Hvis journalperiodens sager og dokumenter i stedet havde været i papirform, således at arkivalierne skulle have været pakket i arkivæsker, ville de antagelig have fyldt omtrent 150 hyldemeter. Yderligere fire arkiveringsversioner af fuldt elektroniske arkiver blev i årets løb godkendt, og der er i alt testet og godkendt 149 arkiveringsversioner af elektroniske arkivsystemer. Data fra disse systemer, som dækker et overordentligt bredt spekter af information, indgår nu i samlingerne for i fremtiden at kunne stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed og kunne anvendes til forskningsformål.
Høj produktion i SPE-projektet SPE-projektet (Stregkodning, Pakning og Etikettering) udfører det flytteforberedende
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 8
arbejde på Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland. I 2005 behandledes i alt 39.112 hyldemeter arkivalier, hvilket var en rekordhøj produktion. Siden projektets start i efteråret 2000 er der i alt behandlet 124.215 hyldemeter. Dermed udestår behandling af ca. 75.000 hyldemeter arkivalier. Alle arkivalier forventes ompakket, stregkodeetiketteret og pladsregistreret inden udflytning til nye, varige magasiner. Målsætningen for 2005 var at SPE-behandle mindst 35.000 hyldemeter med en produktivitet på mindst 0,57 meter pr. medarbejdertime. Produktionen nåede målet og mere til, idet produktiviteten kom helt op på 0,91 meter pr. time. Medvirkende til det høje produktionsniveau er gennem flere år optimerede arbejdsprocedurer og arbejdsforhold samt tilknytningen af medarbejdere i ordinære, tidsbegrænsede stillinger. Bygge- og flyttesekretariatet er ansvarlig enhed for produktionen og styringen af arkivaliebeskrivelsen i Daisy (Dansk ArkivalieInformationsSystem). Denne grundlæggende beskivelse, arkivfond for arkivfond, har sikret pålidelige og kvalitetssikrede leverancer af materiale klargjort til SPE-behandling. Der er således opbygget en 20.000 hyldemeter stor buffer af klargjort materiale. Arbejdet med elektronisk pladsregistrering af stregkodede arkivalier nåede langt frem i 2005. Således blev 55.000 hyldemeter pladsregistreret i perioden, og hermed er i alt 70.000 meter, svarede til en tredjedel af samlingerne på Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland, nu pladsregistrerede. Dette sikrer fuld elektronisk sporbarhed af de ompakkede arkivalier, og det letter arbejdet med fremfinding af arkivalier bestilt til læsesal. Dermed er der skabt en meget vigtig forudsætning for, at flytning til nye magasiner kan foregå sikkert og effektivt.
DIP DIP står for Daisy-Indtastning i Provinsen, dvs. indtastning i Statens Arkivers database i
side 9 Statens Arkiver Årsberetning 2005
enhederne vest for Storebælt. I mangt og meget svarer det til det såkaldte SPE-projekt på Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland. Men de to projekter adskiller sig ved, at mens SPE-projektet er blevet realiseret ved en særlig bevilling, er DIP virkeliggjort inden for den ordinære bevillings rammer ved omflytning af ressourcer. DIP fik efter forskellige tilløb for alvor fart på i løbet af 2005. Som et af målene i resultatkontrakten for 2005-08 er det da også fastsat, at 40 procent af samlingerne skal være indtastet på arkivserieniveau vest for Storebælt. Indtastning af oplysninger om de enkelte magasinenheder i form af protokoller og pakker med tilhørende stregkodning er ikke målsat vest for Storebælt, men også her er der taget nogle store skridt i 2005. I alt er der således indtastet oplysninger i Daisy på serieniveau for mellem 12 og 22 procent af samlingerne på de fire vestdanske enheder: Erhvervsarkivet samt landsarkiverne i Viborg, Aabenraa og Odense. Det svarer til, at godt 20 hyldekilometer arkivalier er gennemgået og beskrevet, så oplysningerne herom er tilgængelige via daisy.dk. Mere end syv hyldekilometer er desuden beskrevet og indtastet på magasinenhedsniveau. De såkaldte magasinenheder er dermed forberedt til stregkodning eller er allerede stregkodet. En stor del er blevet ompakket, således at arkivalierne også på dette område er sikret bedst muligt. Endelig blev der i 2005 taget de første skridt til stregkodning af reoler, fag og hylder. En elektronisk pladsregistrering for udvalgte deles vedkommende kan derfor tages i brug i 2006. DIP-projektet er langt det største enkeltprojekt ved de vestdanske enheder. Det har derfor været nødvendigt at etablere en særlig projektorganisation i de enkelte enheder og implementere en række styrings- og rapporteringsværktøjer. Organiseringen skal bidrage til at sikre en ensartet kvalitet, mens rapporteringsværktøjerne skal gøre det muligt måned for måned at følge fremdriften og produktiviteten.
Resultatet er, at de fleste medarbejdere jævnligt arbejder med Daisy. I dag stregkodes alle nyordnede arkivalier, og som følge af dette projekt har en stor part af arkivernes medarbejdere – samtidig med at de faste opgaver udføres - i et eller andet omfang fået nye opgaver og arbejdsrutiner.
Ny forskrift for Arkivæske, Rigsarkivets Model. I sidste halvdel af 1960’erne udviklede Statens Arkiver i samarbejde med konsulenter fra emballageindustrien en standardmodel for arkivæsker, benævnt Rigsarkivets Model, til brug ved pakning af arkivalier, som afleveres til Statens Arkiver. Erfaringerne med standardæsken har i de tre årtier siden da været overordentlig positive. Æskerne har vist sig at have stor holdbarhed over lang tid, de yder i kraft af deres beskyttelse af arkivalierne et afgørende bidrag til den materielle arkivaliepleje, og de er lette at
håndtere i det daglige arkivarbejde. Dertil kommer, at de er billige. I 2005 blev kravene til standardarkivæsken på ny undersøgt. Der gennemførtes belastningstests af udvalgte produkter på markedet, og der blev taget stilling til en række andre krav herunder anbefalinger i ISO-standarder vedr. papirs pH-mæssige neutralitet m.v. Undersøgelserne har ført til, at Statens Arkiver i medfør af bekg. nr. 925 af 6 sept. 2004 § 2 og § 3 har udstedt en ny anvisning, hvori materialekvaliteter mv. for autoriserede arkivæsker, Rigsarkivets Model, er beskrevet.
Konservering af arkivalier af enestående national betydning På baggrund af Kulturministeriets udredning om bevaring af kulturarven blev den endelige liste over arkivalier af enestående national betydning lagt fast.
Arkivæskelåg før foldning.
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 10
Arkivæske (Rigsarkivets Model) anvendt til faldtest under udviklingen af modellen i slutningen af 1960’erne. Arkivbetjentene var her i en periode instrueret om at kaste den fyldte æske på gulvet med stor kraft, når de passerede dens opstillingssted. For hver gang sattes en streg på æskens låg, indtil det kunne konkluderes, at æsken kun blev let stødt i hjørnerne ved den hårde behandling.
En kontrol af arkivaliernes bevaringstilstand viste, at en del havde behov for konservering. Et udvalg heraf blev derfor konserveret, og der er lagt planer for yderligere konservering i 2006. Målet for konserveringen er så vidt muligt at bevare arkivaliernes ydre fremtræden samt at stabilisere dem, således at de kan stilles til rådighed bl.a. til udstillinger. Blandt de arkivalier, der blev konserveret i 2005, er 79 valgplakater fra afstemningen i 1920 om Nordslesvigs genforening med Danmark, ti bind af Varde Byfogeds arkiv fra midten af 1600-tallet, Hjordkær kirkebog fra 1573 (Danmarks ældste kirkebog) samt 108 blade med korrespondance om Carsten Niebuhrs arabiske rejse 1756.
Ny enhed – DDA Sundhed Først på året modtog Statens Arkiver og Dansk Data Arkiv en bevilling fra Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling til at etablere DDA Sundhed som en central arkiveringsenhed for datamaterialer fra sund-
side 11 Statens Arkiver Årsberetning 2005
Fra korrespondancen om Carsten Niebuhrs arabiske rejse i 1756. 108 blade herfra er på listen over arkivalier af enestående national betydning. De blev konserveret i 2005.
hedsforskningen i Danmark. Det blev dermed muligt at videreføre det arbejde, som blev indledt tilbage i 1996 med projekt ERAS – Enheden for Registrering og Arkivering af Sundhedsvidenskabelige data. I mange forskningsmiljøer er bevaringen af forskningsdata ikke en systematiseret opgave. Netop derfor er visionen, at enheden bliver det naturlige valg i danske forskningsmiljøer for bevaring og formidling af danske forskningsdata på sundhedsområdet. Blandt de helt basale mål er at øge forskningens fokus på nødvendigheden af datadokumentation og dataarkivering og understøtte forskernes egen arkivering af datamaterialer. Datamaterialer fra sundhedsforskningen skal desuden gøres let tilgængelige, og der skal motiveres til, at datamaterialer fra forskningen genbruges til nye analyser. Som noget af det første er der blevet udarbejdet en synlighedsstrategi. Den er blevet udmøntet i oprettelsen af en særlig hjemmeside (www.sundhed.dda.dk), hvor forskere, studerende og andre interesserede kan finde information om afleveringsproceduren og accessionen, bestille datamaterialer til udlevering m.v. Desuden arbejdes der på at nå forsknings- og uddannelsesmiljøerne gennem besøg og etablering af et kontaktnetværk. Et nyt initiativ om tættere samarbejde mellem udvalgte forskere, som er i besiddelse af særlig vigtige forskningsmaterialer, har vist sig frugtbart. Samarbejdet har til formål, at forskerne i høj grad selv klargør deres data, så de er klar til videreformidling blandt andre forskere og studerende. Enheden vil videre-føre det tætte samarbejde med forskerne om klargøring af forskningsmaterialer i de kommende år. Enheden modtog i 2005 meget værdifulde materialer, bl.a. Copenhagen Male Study, som er en stor kohorteundersøgelse, hvis formål var at undersøge sammenhængen mellem fysisk aktivitet, fysisk kondition og iskæmisk hjertesygdom (IHS). Den fortsatte dataindsamling har gjort det muligt også at teste hypoteser for at identificere nye risikofaktorer for IHS og andre velfærdssyg-
domme. Resultaterne er blevet offentliggjort i over 50 originalarbejder. Undersøgelsen har stadig et stort forskningspotentiale. Enheden er blevet godt modtaget i forskningsmiljøerne, og meget tyder på, at strategien er rigtig; der blev modtaget mange datamaterialer i 2005, og der er allerede indgået flere afleveringsaftaler til det nye år. DDA Sundhed er bemandet med fem medarbejdere hos Dansk Data Arkiv. Bevillingen fra ministeriet løber i første omgang til udgangen af 2008.
Statens Arkivers dokumentationsvirksomhed Arkiverne har igennem mange år foretaget forskellige former for arkivundersøgelser imod betaling. Efterspørgslen retter sig især imod fire typer af undersøgelser, nemlig: - bopælsundersøgelser - ejendomsdokumentation - slægtskabsundersøgelser og - undersøgelser af præcise fødselstidspunkter. Rekvirenterne er typisk ejendomsmæglere, bobestyrere og offentlige myndigheder. Fødselstidspunktsundersøgelserne rekvireres dog som oftest af private, der ønsker at få lagt et horoskop hos en astrolog. Virksomheden har igennem de seneste år oplevet en voldsom vækst. Det samlede antal rekvisitioner er således vokset med ca. 40 procent fra 2003 til 2005, hvor der i alt blev gennemført ca. 11.000 dokumentationssager. Det var især ejendomsdokumentationssagerne, der var efterspørgsel på i 2005. Antallet af disse sager voksede fra 2.246 i 2003 til 4.284 i 2004. Den samlede omsætning på området blev i 2005 på ca. 5,25 mio. kroner. Ca. 66 procent af dokumentationsopgaverne udføres på Landsarkivet for Sjælland, LollandFalster og Bornholm, og det er også her man har oplevet størst stigning i antallet af sager. Fra ca. 4.893 i 2003 til ca. 7.010 i 2005.
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 12
Udvikling af brugervendthed For seks år siden udkom Statens Arkiver 2010. Det var det første omfattende strategiske dokument, som institutionen har udarbejdet. Ledelsen har nu besluttet at skrive en ny strategi, fordi udfordringer og vilkår ikke nødvendigvis længere er de samme. Som første gang vil det ske i dialog med medarbejderne. Til de fem strategiske mål i Statens Arkiver 2010 hører udvikling af brugervendthed forstået som et spørgsmål om adfærd og holdninger mere end om konkrete ydelser. Hvad og hvor meget vi kan levere, bestemmes hovedsagelig af bevillingsniveauet. Det siger sig selv, at bestræbelsen er at frembringe så mange og så tilfredsstillende ydelser som muligt. Hvordan det gøres, afhænger i høj grad af adfærd og holdninger. I det forløbne år blev dialogen systematiseret. Under sine besøg i enhederne holdt rigsarkivar Johan Peter Noack oplæg om, hvilke forventninger de vigtigste brugergrupper nærer til Statens Arkiver. Ikke som resultat af undersøgelser og målinger, men som nedfældning af de indtryk, erfaringerne i ledelsen over årene har efterladt. Det åbnede for en drøftelse, som han opfordrede medarbejderne til at fortsætte med deres chefer. Med sådanne diskussioner som afsæt vil bestræbelserne blive fortsat på at forme adfærd og holdninger. Vigtigst er den daglige kontakt med brugerne om helt konkrete ydelser. Brugermøder har været holdt i henved et årti, og efterhånden har alle enheder etableret brugerråd, hvor generelle og specielle spørgsmål kan vendes. Som støtte for alle disse dialoger og forhandlinger er for nogle år siden arbejdet med at skrive servicedeklarationer indledt. I de kommende år vil bestræbelserne blive intensiveret, så brugerne på nettet kan gøre sig fortrolig med alle ydelserne.
Brugerråd Siden 1999 er der blevet oprettet brugerråd på alle landsarkiver, Erhvervsarkivet og på
side 13 Statens Arkiver Årsberetning 2005
Rigsarkivet. Rådene består af seks-otte medlemmer, hvoraf flertallet udpeges af brugerinstitutioner eller vælges på de årlige brugermøder. Brugerrådenes rolle er at skabe gode og faste rammer for løbende dialog mellem arkiverne og brugerne. Her drøftes forslag og ideer til forbedringer på læsesalene, og her konfronteres arkiverne med brugernes ønsker, kritik og heldigvis også en gang imellem ros. Brugerrådene har desuden spillet en aktiv rolle i mange af de udadvendte aktiviteter, som arkiverne har stået for. Det gælder bl.a. medvirken ved kulturnatsarrangementer og foredrag. Ikke mindst i kraft af det engagement, som mange medlemmer lægger for dagen, virker rådene inspirerende for beslutninger om drift og udvikling.
Særlige formidlingsinitiativer H.C. Andersen-året satte sit præg på arkivernes formidlingstiltag. I en webudstilling vistes et udsnit af de arkivalier om og af H.C. Andersen, som findes i Statens Arkiver. En række af arkivalierne blev desuden udstillet på Landsarkivet for Sjælland og på
Brev fra H.C. Andersen til Signe Læssøe skrevet i Napoli den 18. marts 1834. Fortrykt på brevpapiret ses ruinerne af de græske templer ved Pæstum, og til højre har Andersen påsat ”en anemone plukket paa Virgils grav ved Neapel”. I brevet beskriver Andersen også sit besøg i Herculaneum og den blå grotte på Capri, samt hvordan han sammen med vennen Henrik Hertz besteg vulkanen Vesuv.
Statens Arkivers hjemmeside bød på flere premierer. I en virtuel webudstilling fortalte Landsarkivet for Sønderjylland, hvordan landsdelen som en del af Tyskland blev hvirvlet ind i 1. verdenskrig. Desuden præsenteredes en introduktionsvideo til arkivet. Det betyder, at der nu på hjemmesiderne findes introduktionsvideoer til alle landsarkiverne og Rigsarkivet.
Kgl. våbenmaler Aage Wulffs nytegning af rigsvåbenet og kongekronen til officiel brug er et illustrativt eksempel på korrekt farvelægning og proportionering af statskendetegnet.
Kommunalreformen har betydet ekstra travlhed for Rigsarkivets heraldiske sagsbehandler. Der er derfor blevet udarbejdet en omfattende webbaseret vejledning til kommunerne om udformningen af kommunevåbener samt en vejledning om brug af statskendetegnene. Rigsarkivet. I Odense bidrog Landsarkivet for Fyn med fem artikler til Odensebogen 2005 om H. C. Andersens barndomsby. Rigsarkivet præsenterede i et samarbejde med Folkeuniversitetet i København i foråret en forelæsningsrække med titlen ”Historier fra Kongehusets Arkiver”. Der var stor interesse for forelæsningsrækken – så stor, at den blev gentaget i efteråret med dobbelthold. Både på Landsarkivet for Sjælland og Landsarkivet for Nørrejylland blev der arrangeret foredragsrækker. Emnerne strakte sig fra uægte børn, fattigvæsenet, lægdsruller og latinskoler til præsentationer af den nye arkivsite www.hovedstadsarkiver.dk, den elektroniske registratur www.daisy.sa.dk og Arkivalieronline.
Statens Arkivers intranet fejrede daisy.sa.dk’s jubilæum med denne side.
Slutningen af året bød på et samarbejde mellem Statens Arkiver og tv-stationen DK4. I december fortalte arkivets ansatte i små tvindslag spændende historier fra arkivets gemmer, og hver dag blev der åbnet en ny låge med julerelevant dokumenter.
Daisy.sa.dk Den 1. september blev 2. version af Statens Arkivers e-registratur, daisy.sa.dk, publiceret på internettet. I den nye version er der mulighed for at søge på ikke blot arkivskabernes, men nu også arkivseriernes betegnelser. Der vises desuden flere oplysninger, bl.a. får man oplyst omfanget af arkivserierne. Interessen for den nye version kunne straks aflæses i besøgsstatistikken. Det daglige besøgstal steg med godt 50 procent i månederne efter publiceringen. Det samlede besøgstal i 2005 var 42.355. Mængden af data i Daisy voksede kraftigt. Ved udgangen af 2005 var der registreret oplysninger ikke blot om samtlige arkivskabere, men også om ca. 200.000 arkivserier. De enkelte arkivserier består af en lang række bind og pakker. Der var ved årets udgang desuden registreret oplysninger om indholdet af ca. 1,5 mio. af disse bind og pakker. Oplysningerne om indholdet i de enkelte bind og pakker vil også blive tilgængelige via daisy.sa.dk, antagelig inden udgangen af 2006.
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 14
Kancelliets brevbøger Den 11. oktober udkom det sidste bind i Rigsarkivets udgivelsesrække, Kancelliets Brevbøger vedrørende Danmarks Indre Forhold 1551-1660. Hermed afsluttede Rigsarkivet et kildeudgivelsesprojekt, som har strakt sig over 120 år. Indsatsen har gennem alle årene været støttet af Carlsbergfondet, og en række fremtrædende arkivarer har hver på deres tid øst af deres viden. Lige siden det første bind udkom i 18851886, har Kancelliets Brevbøger været en hovedkilde for så godt som enhver undersøgelse eller fremstilling af den periode i Danmarks historie, der kaldes Adelsvælden. Det gælder politisk, social og økonomisk historie, kulturhistorie, rets- og forvaltningshistorie – ja, ethvert tænkeligt emne, uanset om det rummer aspekter, som dækker hele samfundet, eller som er begrænset til enkelte lokaliteter. Afslutningen blev markeret ved et seminar, der beskæftigede sig både med principper for kildeudgivelser og med Kancelliets brevbøger som historisk kilde.
Forelæsningsrækken Historier fra Kongehusets Arkiv på Rigsarkivet trak fulde huse. Og der var stor interesse for at se de originale dokumenter efter hvert foredrag. Her er det håndfæstninger og hyldninger, der beundres.
Arkivar, dr.phil. Ole Degn, Landsarkivet i Viborg, har forestået udgivelsen af de sidste ti bind i rækken af Kancelliets Brevbøger.
Rigsarkivets udgivelsesrække Kancelliets Brevbøger vedrørende Danmarks Indre Forhold 1551-1660 er nu afsluttet efter 120 års arbejde.
Originale arkivalier til selvbetjening På Landsarkivet på Fyn blev der for ti år siden ved den nye læsesal åbnet et magasin, hvor gæsterne selv fra hylderne kan fremtage især kirkebøger. Da Statens Arkiver fra 2002 udmøntede omfattende besparelser, begyndte man andre steder at overveje noget tilsvarende. I 2003-04 blev der indført selvekspedition af kirkebøger i Aabenraa og København, og i 2005 blev det også muligt for brugerne at betjene sig selv i Rigsarkivets lægdsruller, som opstilledes i Landsarkivet for Sjællands publikumsmagasin. For tiden arbejdes der på Rigsarkivet på at anbringe nyere folketællinger i et særligt afsnit til selvekspedition. Indførelsen af selvekspedition har betydet et markant fald i antallet af ekspeditioner til læsesalene, og dermed frigøres personale til andre opgaver. Samtidig har brugerne fået
side 15 Statens Arkiver Årsberetning 2005
Arkivar Leon Jespersen, Rigsarkivet, var blandt oplægsholderne ved seminaret i anledning af kildeudgivelsens afslutning.
hurtig og direkte adgang til nogle af de mest benyttede kildegrupper, især kirkebøgerne, og det har der været stor tilfredshed med.
Tilgængelighedssager Statens Arkiver modtager årlig ca. 2000 ansøgninger om adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Langt størsteparten imødekommes, således at ansøgeren får den ønskede adgang, eventuelt på vilkår fastsat i medfør af arkivlovens § 41. For Statens Arkivers administration af tilgængelighedsbestemmelserne gøres hvert år rede i rigsarkivarens rapport om praksis på tilgængelighedsområdet. Rapporten afgives til kulturministeren, der forelægger den for det særlige Tilgængelighedsudvalg, der er nedsat ifølge arkivlovens § 39. Udvalget afgiver på grundlag af rapporten en beretning, som af kulturministeren forelægges for Folketingets kulturudvalg. Rigsarkivarens rapport publiceres på Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk. Holocaust og besættelsestiden For arkivalier fra besættelsesårene gælder samme tilgængelighedsbestemmelser som for arkivalier i øvrigt. Folketinget har imidlertid lagt særlig vægt på, at den politiske målsætning om størst mulig åbenhed følges, når det drejer sig om adgang til oplysninger om holocaust eller besættelsen. Et af de arkiver, der knytter sig særligt til den tyske besættelse af Danmark, er det såkaldte Stockholmarkiv, som er arkivet efter den danske efterretningstjeneste i Sverige 1943-45. For dette arkiv blev der i 1985 fastsat særlige tilgængelighedsbestemmelser, hvorefter dele af arkivet skulle være helt utilgængelige indtil 2025. Disse regler er nu ændret, således at fristforlængelserne også i dette tilfælde følger arkivlovens almindelige bestemmelser. Hemmeligt fødende Fra 1750 og indtil 1938 kunne ugifte kvinder, der ventede barn, føde hemmeligt, dvs. at selve fødslen og de biologiske forældres
identitet hemmeligholdtes. De arkivalier fra Den Kongelige Fødselsstiftelse og senere Rigshospitalet, der indeholder oplysninger om de hemmeligt fødendes identitet, har siden 1750 været utilgængelige, idet senere lovgivning dog har betydet en mindre lempelse. Rigsarkivet har nu modtaget alle arkivalier, der drejer sig om hemmeligt fødende. I den anledning søger Statens Arkiver at opnå, at også disse hidtil utilgængelige arkivalier fremtidigt skal behandles efter arkivlovens almindelige regler.
Kildeindtastningsprojektet Udbygningen af Dansk Demografisk Database fortsætter støt og roligt. Nye frivillige indtastere kommer til, og andre holder op. Det må dog konstateres, at der er en svag nedgang i aktiviteterne, idet der ’kun’ blev afleveret lidt over 1 mio. poster fra folketællingerne i 2005. På Internettet www.ddd.dda.dk kan man løbende holde sig ajour med, hvor meget der er indtastet af hver folketællingsårgang, og hvem der har udført arbejdet. I løbet af året blev folketællingen for 1834 færdig. Det blev markeret med en reception på Lokalhistorisk Arkiv i Ringsted. Folketællingen blev som de tidligere hele årgange udgivet på cd-rom. Sidst på året blev en cd-rom med alle de afsluttede folketællinger udgivet. Arbejdet med at beskrive et indtastningsformat til kirkebøger og med at udvikle et indtastningsprogram er kommet meget langt. Alle indtastninger er tilgængelige på Internettet, hvor et stort antal besøgende dukker op og har mulighed for elektronisk søgning.
Arkivalieronline Arkivalieronline – digitaliserede kirkebøger og folketællinger på internettet – er blevet en succes med over 30.000 brugere ved årsskiftet. Fremgangen har været så stor, at det har givet problemer, idet den uforudset høje belastning af den eksisterende båndbredde medførte utilfredsstillende svartider. Det er
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 16
der blevet arbejdet en del på at gøre noget ved. I begyndelsen af 2006 vil materialet komme til at ligge på en server i Rigsarkivet i stedet for på Landsarkivet for Nørrejylland. Derved bliver det muligt at mangedoble hastigheden. Sideløbende tilstræbes det at nyttiggøre en af brugernes IT-ekspertise, så det bliver muligt at downloade specielt hele kirkebøger på en sådan måde, at det ikke generer andre brugere. Når disse forbedringer er gennemført, vil udlægningen af kirkebøgerne og folketællingerne kunne fortsætte.
Fra hjemmesiden for Arkivalieronline, der lægger digitaliserede kirkebøger og folketællinger på nettet til glæde for en stor brugerskare af slægtsforskere.
I løbet af efteråret 2006 vil alle kirkebøger frem til 1892 samt en række folketællinger være tilgængelige på nettet. Og de kommende år vil bringe yderligere udlægninger op til omkring 1925. Den store interesse har ført til, at der i 2005 blev oprettet et brugerråd, som skal fungere som forum for en dialog mellem brugerne og Arkivalieronline. Brugerrådet består af otte medlemmer, heriblandt to repræsentanter for Databehandling I Slægtsforskning (DIS Danmark) og en repræsentant fra hver af organisationerne Sammenslutningen af Lokalarkiver, Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger, Samfundet for Dansk Genealogi og Personalhistorie samt endelig en bruger, udpeget af rigsarkivaren efter indhentede forslag på internettet. Brugerrådet har holdt to møder i det forløbne år. Vedtægter og referater kan ses på www.arkivalieronline.dk
Konserveringsfilmning og digitalisering I midten af året bevilgede Kulturministeriet frem til 2008 6,9 mio. kr. til konserveringsfilmning og digitalisering af en række udvalgte arkiver. For digitaliseringens vedkommende drejer det sig om kirkebøger fra 1892 til omkring 1925 samt to folketællinger. Det digitaliserede lægges på internettet. Dermed vil det over årene blive muligt at udbygge Arkivalieronline. Projektet gennemføres på Statens Arkivers
side 17 Statens Arkiver Årsberetning 2005
To opslag på kildeindtastningsprojektets hjemmeside, der giver et overblik over, hvor meget der er indtastet af de forskellige folketællingsårgange.
Filmningscenter (SAF), der er beliggende på Landsarkivet for Nørrejylland i Viborg. Arbejdet ligger i fortsættelse af det arbejde, der for konserveringsfilmningen er udført på Filmningscentret fra 2000 og for digitaliseringens og udlægningens vedkommende er gennemført under det af Kulturministeriet støttede Digitaliseringsprojekt siden 2002. Dog vil udlægningen på Internettet af kirkebøgerne 1892-1925 ske i gråtoner i stedet for som hidtil i sort/hvid. Folketællingerne vil blive udlagt på Internettet i sort/hvid.
udgav desuden sin ph.d.afhandling Sozialpolitik im Schleswiger Land 1840-1880. Christian Larsen og arkivar Erik Nørr, Landsarkivet for Sjælland, bidrog begge til bogen – for at blive en god lærer. Seminarier i to århundreder.
Forskning
Arkivar/forskningsleder Hans Schultz Hansen fra samme arkiv udgav Hjemmetyskheden i Nordslesvig 1840-1867 – den slesvig-holstenske bevægelse I-II, som den 18. november blev forsvaret for den filosofiske doktorgrad ved Syddansk Universitet Odense. Arkivar Margit Mogensens bog Tapet i Danmark i 200 år. Fremstilling og anvendelse ca. 1730-1930 blev posthumt udgivet af Erhvervsarkivet. Der blev afholdt forskningsseminarer om dansk fiskeri i historisk perspektiv, Danmark i 1950’erne, slesvigsk regionaløkonomi i det 19. og 20. århundrede samt om kvantitativ metode.
I virkeligheden er et omfattende forskningsarbejde blevet bragt til afslutning med Rigsarkivets udgivelse af Kancelliets Brevbøger 1551-1660. Dertil kom andre kildepublikationer, nemlig Erik Gøbels Jens Mortensen Sveigaards ostindiske rejsebeskrivelse 1665-1684 og Christian Larsens Eske Brock medt egen handt. Eske Broks dagbøger 1604-1622; begge udgivere er arkivarer ved Rigsarkivet. Til bogen ”af yderste vigtighed for det hele Borgersamfunds Tryghed”, der omhandler medicinalberetninger og deres anvendelse i historisk forskning og både rummer afhandlinger og kilder, bidrog arkivarerne Jørgen Mikkelsen, Landsarkivet for Sjælland, og Gerret Liebing Schlaber, Landsarkivet for Sønderjylland. Sidstnævnte
Arkivar Leif Hansen Nielsen, Landsarkivet for Sønderjylland, forsvarede den 27. maj sin afhandling Ad industriens vej. Studier i den slesvig-holstenske industri 1864-1914 med særlig henblik på udviklingen i Nordslesvig for ph.d. graden ved Syddansk Universitet Odense.
Privatarkivudvalget Meget er i støbeskeen for det landsdækkende arkivsamarbejde, som privatarkivudvalget
Arkivar ved Landsarkivet for Sønderjylland, Statens Arkivers forskningsleder Hans Schultz Hansen forsvarer ved Syddansk Universitet Odense sin doktorafhandling Hjemmetyskheden i Nordslesvig1840-1867 – den slesvig-holstenske bevægelse I-II. 27. januar blev der afholdt et seminar om fiskerihistorie på Erhvervsarkivet, hvor forskere fra hele landet samledes for at drøfte udviklingen i udbytte, skibe og redskaber gennem de sidste flere hundrede år. Erhvervsarkivet og Center for Erhvervshistorie søger at gøre sådanne seminarer til en tilbagevende årlig begivenhed, hvor også deltagere fra udlandet inddrages.
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 18
tilbyder en ramme om. Det har kunnet mærkes, at lokale kræfter er optaget af at sikre fremtiden under den kommende kommunestruktur og spændt afventer udfaldet. Også privatsfæren forvaltes i stigende grad digitalt. Virksomheds-, organisations- og personarkiver dannes mere og mere på elektroniske medier. Det er baggrunden for, at privatarkivudvalget nu har nedsat en arbejdsgruppe, som skal analysere indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse. Tanken er, at en særskilt redegørelse optages i privatarkivudvalgets næste rapport til kulturministeren. Sammenslutningen af Lokal Arkiver (SLA) valgte i september til ny formand Jens Erik Pedersen, Boes, som nu også har indtaget den ene af pladserne i udvalget. På den anden plads fortsætter Susanne Conradsen fra sekretariatet på stadsarkivet i Vejle. Sammenslutningens nu fratrådte formand, stadsarkivar Asbjørn Hellum, har over årene øvet en betydelig indsats for udviklingen af samarbejdet. Navnlig har Asbjørn Hellum dannet omdrejningspunktet for udviklingen af Danpa, Danmarks Nationale Privatarkivdatabase. Da Kulturministeriet efter ansøgning har afsat en bevilling til en ajourføring, er det lykkeligt, at Asbjørn Hellum sammen med Mogens Thøgersen, Hjørring, og Jens Topholm, Aalborg, har tilbudt at fortsætte på denne vigtige opgave.
på banen bærer præg af, at det hidtil har været en ulige udvikling, og fordi bevægelsen fra lille til stor skala rummer sine egne problemer. Forslag til standarder for elektroniske registreringer, der muliggør samsøgning, synes nu på trapperne. For nogle år siden nedsatte Biblioteksstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen og Statens Arkiver en arbejdsgruppe, som skulle stå for udarbejdelsen. Opgaven er vanskelig, fordi det ikke er helt ligetil at bringe arkivaliers, bøgers og museumsgenstandes registrerede karakteristika på en fællesnævner. I juni tog Det Kongelige Bibliotek, Statsbiblioteket, Statens Museum for Kunst, Nationalmuseet og Statens Arkiver et nyt initiativ. Det skete med oprettelsen af Rådet for Udvikling af Nationalt ABM-samarbejde (RUNAS), der til formand fik direktør Svend Larsen, Statsbiblioteket, og til sekretær konsulent Søren Clausen, Det Kongelige Bibliotek.
Internationalt samarbejde Rigsarkivar Johan Peter Noack og chefkonsulent Poul Erik Olsen deltog i de halvårlige møder mellem EU’s rigsarkivarer. Møderne afholdes i det land, der har formandskabet i EU. Igennem de seneste år har en ekspertgruppe under EU, hvori Johan Peter Noack og Poul Olsen er medlemmer, arbejdet på en ny udgave af EU’s hvidbog om arkiver. Hvidbogen blev sammen med en række anbefalinger for arkivområdets fremtid forelagt for ministerrådet i efteråret.
ABM-samarbejde Under tidehvervets bevillingsknaphed har samarbejde mellem arkiver, biblioteker og museer meldt sig som en af udvejene for fortsat udvikling. Det har skabt en begyndende bevægelighed, som mærkes tydeligt i mange lande. Stød til nye overvejelser har det navnlig givet, at udnyttelsen af IT synes at åbne bedre muligheder, hvis virkeliggørelsen kan ske i fællesskab. Det vil naturligvis rumme sine udfordringer, fordi mange landvindinger skyldes gældende specialiseringer, fordi spillerne
side 19 Statens Arkiver Årsberetning 2005
Statens Arkiver har ligeledes været repræsenteret i NATO’s Archives Committee, der bl.a. drøfter tilgængeliggørelse, herunder af- og nedklassificering af NATO’s arkiver i Bruxelles. Erhvervsarkivet deltog i arbejdet i Section of Business and Labour Archives under International Council on Archives (ICA). Her har ikke mindst arkiverne fra multinationale virksomheder stået i centrum. Overtager et multinationalt firma et nationalt selskab, kan arkivet fra dette blive flyttet til udlandet, hvorved en del af den nationale kulturarv forsvinder.
Som næste trin i reformen skal finanslovsbevillinger til alle statsinstitutioner udregnes efter omkostningsprincippet fra 2007. Forberedelserne til denne ændring gik i gang i efteråret 2005 og resulterede bl.a. i, at Statens Arkiver opstillede et investeringsbudget for perioden 2006-2010. Hele reformen er et brud med det regnskabsprincip (det udgiftsbaserede), som altid har ligget til grund for statens økonomiforvaltning, og det vil derfor kræve en vis tilvænning, før man kan høste de effektiviseringsgevinster, som er forudsat i reformen.
Ledelsesudvikling
Slovenske arkivarer (yderst til venstre og nr. 2 fra højre) samt en islandsk kollega (i midten) på rigsarkivarkontoret sammen med rigsarkivar Johan Peter Noack (nr. 2 fra venstre) og arkivar Jan Dalsten Sørensen (yderst til højre). Rigarkivet modtager jævnligt studiebesøg af udenlandske arkivarer.
Overarkivar Chr. R. Jansen, Erhvervsarkivet, indtrådte som medlem af bestyrelsen for ICA’s Section of Business Archives. I årets løb modtog Statens Arkiver en række studiebesøg af udenlandske arkivarer, herunder fra Estland, Litauen, Slovenien og Thailand. Specielt var der interesse for Statens Arkivers arbejde med bevaring af IT-arkivalier. Statens Arkiver var ligeledes vært for Nordisk Rigsarkivarmøde, der var henlagt til Sønderjylland.
Nyt regnskabs- og bevillingssystem Pr. 1. januar 2005 overgik Statens Arkiver til at aflægge regnskab efter det omkostningsbaserede princip, som allerede kendes fra det private erhvervsliv. Overgangen har bl.a. medført, at Statens Arkiver for fremtiden skal foretage løbende afskrivninger på sine investeringer i løbet af aktivernes levetid.
Ved årets begyndelse tegnede det sig som den vigtigste opgave at virkeliggøre den handlingsplan, som forelå i december 2004. Den var kronen på et større program for ledelsesudvikling. Til prøverne på programmets berettigelse hører handlingsplanens virkeliggørelse. I april vedtog ledelsen, hvordan planen skal udmøntes. Det gjaldt om at stimulere gensidig tillid, forebygge konflikter, fremme effektiviteten og udvikle den medledelse, som er nødvendig. Efter nærmere granskning blev resultatet, at de fleste ledelsesudvalg blev nedlagt, kompetencer delegeret til enkelte chefer eller medarbejdere, og selve ledelseseller direktionsmødet revitaliseret. Der er enighed om, at medledelse er et centralt princip. Flere af initiativerne skulle frigøre cheferne til indsats for hjemmebanens mere målbevidste udvikling i denne retning. Da udmøntningen ved årets udgang blev evalueret, var der enighed om, at ledelsen bør tage en række mere konkrete drøftelser af, hvordan disse intentioner kan virkeliggøres.
Ændringen er første trin i regeringens moderniseringsprogram, som indebærer, at økonomistyringen i alle statsinstitutioner kommer til at følge omkostningsprincippet.
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 20
Statens Arkiver i tal
2005 Produktion Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere. De spænder lige fra vejledning af de mange besøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning til ordning og modtagelse af arkivalier fra myndigheder og private personer. Et udsnit af disse serviceydelser er præsenteret i tabel 1.
Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2005 Rigsarkivet
Landsarkivet for Sjælland
Landsarkivet for Fyn
Landsarkivet for Nørrejylland
Landsarkivet for Sønderjylland
Erhvervsarkivet
Statens Arkiver i alt
537
1.734
55
1.375
9.084
Modtagelse af arkivalier opgjort i hyldemeter
5.383
Besøgende på læsesalene
21.666
21.076
11.133
13.096
5.336
5.962
78.269
Ekspederede enheder på læsesalene
66.368
20.095
8.749
81.613
4.221
10.077
191.123
Besvarelse af skriftlige forespørgsler
1.109
772
551
585
339
185
3.541
*) Indgår i Rigsarkivets modtagelsestal.
side 21 Statens Arkiver Årsberetning 2005
*)
Økonomi Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2005 165,5 mio. kr. opgjort som udgifter excl. moms. Udgifternes fordeling på hovedaktivitetsområder er vist i tabel 2.
Tabel 2. Udgifter i 2005 fordelt på hovedaktivitetsområder Ordinær virksomhed
Indtægtsdækket virksomhed
Løn
61,9
7,5
1,4
Øvrig drift
72,0
3,0
Udgifter i alt
133,9
10,5
Mio. kr.
Indtægtsgivende Andre tilskudsforskningsfinansierede virksomhed aktiviteter
Bygge- og flytteplanlægning
Leje og drift af midlertidige magasiner
I alt
2,4
10,6
–
83,8
0,3
2,5
0,7
3,2
81,7
1,7
4,9
11,3
3,2
165,5
Personaleressourcer Statens Arkivers samlede personaleforbrug udgjorde i 2005 288 årsværk eller 83,8 mio. kr. opgjort i lønudgifter. En væsentlig del af disse personaleressourcer anvendes i tilknytning til Statens Arkivers primære aktiviteter, dvs. bevaring og kassation, konservering og sikkerhedsfilmning, formidling, samt forskning. Figur 1 viser, hvordan personaleressourcerne til disse formål procentvis er fordelt på de nævnte formål.
Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2005
Formål
%
Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier
8,0
Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier
14,8
Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier
10,7
Formidlingsopgaver
32,9
Forskning
8,7
Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift Generel ledelse I alt
9,5 15,3 100,0
Statens Arkiver Årsberetning 2005 side 22
Øvrige driftsudgifter Et karakteristisk træk ved Statens Arkivers udgiftssammensætning er den betydelige andel af driftsudgifterne, der anvendes til hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift (husleje, vedligeholdelse, rengøring, varme o.lign.). 84 % af de øvrige driftsudgifter (dvs. de samlede driftsudgifter fratrukket lønudgifter) anvendes således til dette formål (se figur 2). Da denne udgiftspost kun i begrænset omfang kan påvirkes, er Statens Arkivers omdisponeringsmuligheder på øvrig driftområdet yderst beskedne.
Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2005 Formål Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier
1,4
Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier
2,3
Formidlingsopgaver
2,7
Forskning
0,4
Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift Generel ledelse I alt
Indtægtsdækket virksomhed Statens Arkivers indtægtsdækkede virksomhed beskæftigede 29 årsværk i 2005. Indtægterne udgjorde 12,5 mio. kr., mens udgifterne var 10,5 mio. kr. De leverede ydelser bestod især af ordning og pakning for arkivskabende myndigheder inden aflevering af deres arkiver, samt i mindre omfang dokumentationsydelser for borgere og myndigheder.
side 23 Statens Arkiver Årsberetning 2005
% 0,5
87,8 4,9 100,0
Statens Arkiver Rigsarkivar Johan Peter Noack
Sekretariatet Økonomi- og administrationschef Klaus Kulmbach
Bygge- og flyttesekretariatet Arkivchef August Eriksen
Erhvervsarkivet Overarkivar Chr. R. Jansen
Rigsarkivet
Bevarings- og Kassationsafd. Konst. arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar
Publikumsafdelingen Arkivchef Inge Bundsgaard
Dansk Data Arkiv Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Nørrejylland Landsarkivar Chr. R. Jansen
Landsarkivet for Sønderjylland Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Fyn Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Sjælland Landsarkivar Inge Bundsgaard
Adresser, telefoner og åbningstider Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10 Telefax 33 15 32 39 E-mail: mailbox@ra.sa.dk Landsarkivet for Sjælland Jagtvej 10 Postboks 661 2200 København N Telefon 35 24 82 00 Telefax 72 26 53 48 E-mail: mailbox@lak.sa.dk Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 A 5000 Odense C Telefon 66 12 58 85 Telefax 66 14 70 71 E-mail: mailbox@lao.sa.dk L a n d s a r k i v e t f o r N ø r re j y l l a n d Ll. Sct. Hans Gade 5 8800 Viborg Telefon 86 62 17 88 Telefax 86 60 10 06 E-mail: mailbox@lav.sa.dk Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45 6200 Aabenraa Telefon 74 62 58 58 Telefax 74 62 32 88 E-mail: mailbox@laa.sa.dk
2.5. - 31.8.:
ma.- lø. 9 -16 lø. lukket
2.5. - 31.8.:
ti.-lø. 9 -16 lø. lukket
2.5. - 31.8.:
ti.-lø. 9 -16 lø. lukket
2.5. - 31.8.:
ti.-lø. 9 -16 lø. lukket
2.5. - 31.8.:
ti.-lø. 9 -16 lø. lukket Aal
Erhvervsarkivet Vester Allé 12 8000 Århus C Telefon 86 12 85 33 Telefax 86 12 85 60 E-mail: mailbox@ea.sa.dk
ma.-fre. 9-16
Dansk Data Arkiv Islandsgade 10 5000 Odense C Telefon 66 11 30 10 Telefax 66 11 30 60 E-mail: mailbox@dda.sa.dk
ma.-to. 9-16 fre. 9-15
2005 Statens Arkiver Rigsdagsgürden 9 1218 København K