2009
Ă…rsberetning
Forsidefoto Udsnit af de nye magasinbygninger på Kalvebod Brygge. Foto: Brahl fotografi
Udgiver Statens Arkiver • Design e-Types Tryk Frederiksberg Bogtrykkeri • Oplag 800 ISBN 978-87-7497-184-9
Statens Arkiver
2009
Ă…rsberetning 2009
Forord
2009 blev et år med en række spændende udfordringer og skelsættende begivenheder, med stor betydning for Statens Arkivers virksomhed i fremtiden. Statens Arkiver formåede igen at levere et meget fint resultat. Stort set alle aftalerne i resultatkontrakten med Kulturministeriet blev opfyldt, og dertil kommer en række gode resultater udenfor aftalerne. 2009 blev også året, hvor Statens Arkiver skiftede ledelse. Efter 18 år som en markant og dygtig rigsarkivar besluttede Johan Peter Noack at forlade chefstolen for at gå på pension. Sikker bevaring af arkivalier er forudsætningen for Statens Arkivers virksomhed. I samarbejde med Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek er gennemført et projekt om langtidsbevaring af digital information. Der er med udviklingen af en strategi for fælles bit-magasin for Kulturministeriets institutioner taget vigtige og perspektivrige skridt til sikring af de digitale arkivalier. Også de traditionelle papirarkivalier har udsigt til langt bedre vilkår. Efter mange års venten overtog Statens Arkiver den 1. juli de nye magasiner på Kalvebod Brygge. Magasinerne vil, når de er fyldte, give ideelle og sikre opbevaringsforhold for 370.000 hyldemeter arkivalier. Den store indflytning af arkivalier er påbegyndt og forløber efter planen. Ved årets udgang var 26.000 hyldemeter på plads i magasinerne. Ældre magasiner ved landsarkiverne i Odense og Aabenraa blev nyindrettet, og planlægningen af nyopførelse af et magasin ved Landsarkivet i Viborg tog et vigtigt skridt fremad. Med bevaringen sikret er der nu lejlighed til at sætte arkivernes øvrige opgaver mere i fokus: at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder og vejlede i benyttelsen af arkivalier, for at citere arkivloven. Selvom benyttelse af arkivalier allerede nu i vidt omfang finder sted over nettet, er læsesalene stadig dér, arkivbrugerne søger hen, når fortidens forhold inden for den enkeltes slægt eller i samfundet skal undersøges. Fortsat og øget digitalisering er højt prioriteret, men det er tillige udviklingen af den direkte service over for brugerne. Også af denne grund ser såvel Statens Arkiver som de mange brugere frem til, at publikumsog personalefaciliteter for Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland bliver samlet på Kalvebod Brygge.
Asbjørn Hellum Rigsarkivar
Øverst: Asbjørn Hellum (tv) og Johan Peter Noack. Nederst: Kulturminister Carina Christensen deltog ved indvielsen af de nye magasiner på Kalvebod Brygge.
Ny rigsarkivar Johan Peter Noack fratrådte pr. 31. oktober stillingen som rigsarkivar, og den 1. november tiltrådte Asbjørn Hellum stillingen. Asbjørn Hellum havde indtil da været chef for Vejle Stadsarkiv. Asbjørn Hellum har spillet en væsentlig rolle inden for det kulturpolitiske arbejde på arkivområdet. Især er han talsmand for at arkiverne skal udvikle sig til endnu bedre og mere tilgængelige kulturtilbud med øget digitalisering, og gøre opmærksom på de særlige kvaliteter, der karakteriserer arkivernes samlinger.
Indvielse af Rigsarkivets nye magasiner på Kalvebod brygge Den 1. juli 2009 overtog Rigsarkivet de nye magasiner på Kalvebod Brygge og den 7. september inviterede Slots- og Ejendomsstyrelsen og Rigsarkivet til indvielse i de nye bygninger. Det blev et festligt arrangement, der markerede afslutningen på denne vigtige
side 5 Statens Arkiver Årsberetning 2009
fase I af Rigsarkivets og Landsarkivet for Sjællands byggesag. Kulturminister Carina Christensen holdt tale og ønskede tillykke med, at der med byggeriet var fundet en løsning med en central placering af Rigsarkivet i København, nær Københavns hovedbanegård. Kulturministerens kollega, finansminister Claus Hjorth Frederiksen, talte ligeledes og fremhævede, at der var sat undersøgelser i
Foto: Brahl fotografi
gang med henblik på at vurdere mulighederne for at gennemføre byggesagens fase II, dvs. en samling af alle Rigsarkivets og Landsarkivet for Sjællands publikumsfaciliteter og administration på Kalvebod Brygge.
Samling af Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland på Kalvebod Brygge. Da regeringen i efteråret 2003 besluttede at etablere nye magasiner til Rigsarkivet på Kalvebod Brygge (fase I) var det en forudsætning, at der skulle være mulighed for en efterfølgende fase II. Denne fase skulle med-
Øverst: Rigsarkivets magasinhaller på Kalvebod Brygge. Nederst: Kontrakten mellem Statens Arkiver og Post Danmark om flytning af arkivalier til Kalvebod Brygge blev underskrevet den 9. juni i Harsdorffsalen, Rigsarkivet.
føre en udflytning af Rigsarkivets administration og publikumsfaciliteter fra Slotsholmen, og en samling af Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland på én adresse. I marts 2009 anmodede Finansministeriet, på baggrund af et foreløbigt beslutningsoplæg, Slots- og Ejendomsstyrelsen om i samarbejde med Statens Arkiver at udarbejde et revideret beslutningsgrundlag for fase II. Det arbejde strakte sig frem til slutningen af november 2009, og Slots- og Ejendomsstyrelsen, Kulturministeriet og Statens Arkiver har som led i forundersøgelsen gennemført forhandlinger om, hvilke behov der skal opfyldes, ligesom der er gennemført forhandlinger med Banedanmark og DSB. Statens Arkiver ser med store forventninger frem til, at fase II bliver til virkelighed. Det vil give langt bedre forhold og betingelser for løsningen af opgaverne, både for personalet og de mange brugere.
Flytning af arkivalier til Rigsarkivets nye magasiner på Kalvebod Brygge Mens byggeriet af Rigsarkivets nye magasiner var i gang på Kalvebod Brygge, blev der
Statens Arkiver Årsberetning 2009 side 6
Foto: Brahl fotografi
igangsat en EU-udbudsforretning vedrørende flytning af mere end 180.000 hyldemeter svarende til ca. 2 mio. arkivæsker fra diverse fjernmagasiner til Kalvebod Brygge. Vinderen af udbuddet blev Post Danmark, og den 9. juni 2009 kunne Statens Arkiver og Post Danmark underskrive en kontrakt. I de følgende par måneder blev indflytningen forberedt. Der blev opsat over 70.000 stregkodelabels på reoler, fag og hylder. Sideløbende blev stregkoderne indskannet til magasinstrukturen i Statens Arkivers informations- og logistiksystem, Daisy. Når både arkivæskerne og reolerne, fagene og hylderne har stregkoder kan indflytningen ske sikkert, og der kan løbende foretages kontrol af samlingerne. Den 1. oktober kunne flytningen påbegyndes som planlagt. Ved årsskiftet var der indflyttet mere end 26.000 hyldemeter svarende til op mod 300.000 arkivæsker.
side 7 Statens Arkiver Årsberetning 2009
Daisy-indtastning i provinsen Arkiverne vest for Storebælt har stået for Daisy-Indtastning i Provinsen (DIP), dvs. indtastning af oplysninger om arkivalierne i Statens Arkivers database, Daisy, med tilhørende ompakning og stregkodning. Målet med arbejdet er, at gøre det muligt for brugerne at orientere sig om og bestille arkivalier fra samlingerne via nettet. Indtastningerne er derfor et helt centralt led i bestræbelserne på at digitalisere så mange ydelser som mulig – parallelt med hvad der er sket på enhederne øst for Storebælt. I året nåede de vestdanske arkivenheder de mål, der var sat. I alt blev der indtastet oplysninger om godt 11.000 hyldemeter på serie-niveau og 13.000 hyldemeter på magasinenhedsniveau. I alt er der nu behandlet godt 91.000 hyldemeter på serieniveau, og godt 60.000 hyldemeter på magasinenhedsniveau. Det vil sige, at arkivoplysninger om godt 70 % af samtlige serier og 46 % af samtlige magasinenheder i form af pakker og protokoller er tilgængelig via nettet. Hvad angår registreringen på serieniveau er landsarkiverne i Odense og Aabenraa nu tæt på de 100 %.
Et udsnit af højlagerreolerne i magasinhallerne på Kalvebod Brygge.
I det store og hele er ressourcerne til projektet kommet fra de ordinære midler. DIP-arbejdet forventes fortsat i al væsentlighed færdiggjort i 2012.
Nyt bestillings- og ekspeditionsmodul i Daisy I 2009 blev der udviklet en helt ny udgave af Daisy.sa.dk, Statens Arkivers arkivdatabase, som blandt andet omfatter en helt ny bestillingsfunktion. Bestillingsfunktionen gør det muligt for brugerne at oprette deres personlige brugerside kaldet ”Mine sider”, hvorfra man kan bestille arkivalier, se hvor langt bestillingerne er nået, samt eventuelt forny bestillingerne online. Daisy giver også brugerne besked via e-mail, når de bestilte arkivalier er klar til brug på den ønskede læsesal. På ”Mine sider”, kan brugerne bl.a. også se deres tidligere bestillinger i Daisy og eventuelt genfremsende bestillingen, hvis de atter har brug for at studere de pågældende arkivalier. I sammenhæng med den nye bestillingsfunktion bliver der også udviklet et nyt ekspeditionsmodul. Ekspeditionsmodulet opsamler informationer om de indkomne bestillinger. Ekspeditionsmodulet kommer til at indeholde funktionaliteter, der understøtter Statens Arkivers arbejde med behandling af brugernes bestillinger. Desuden vil ekspeditionsmodulet lette arkivalieekspeditionen, samt medføre en bedre kontrol med samlingerne, da det bliver muligt at registrere arkivaliernes aktuelle placering i forbindelse med udlån. Det nye bestillings- og ekspeditionsmodul vil blive taget i brug i to tempi i 2010. I april 2010 tages bestillingsfunktionen og første udgave af ekspeditionsmodulet i brug, mens det fuldt udviklede ekspeditionsmodul først tages i brug senere i 2010.
Emneordsøgning i Daisy Ved udgangen af 2009 var godt 80 % af alle ministerier med underliggende kontorer blevet gennemgået fra 1848-1980, og hen ved 12.000 emneord var registreret i Daisy. Det gør det muligt at foretage systematiske emnesøgninger i Daisy. Målet er, at det skal være muligt ned på kontorniveau at søge efter de myndigheder, der har beskæftiget sig med et ønsket emne. I første omgang har arbejdet koncentreret sig om de enkelte ministerier. Med udgangspunkt i de årlige Hof- og Statskalendere efter 1848 udmøntes beskrivelserne af ressort for ministeriernes enkelte kontorer i emneord.
Viden om digital arkivering Arbejdet med at modtage, bevare og tilgængeliggøre digitale arkivalier er en opgave som giver arkiverne andre udfordringer end håndtering af papirarkivalier. Undersøgelse og udvikling af metoder til bevaring af digitale arkivalier er et område, hvor der sker en rivende udvikling, og hvor der ofres store summer på udviklingsprojekter og forskning mange steder i verden. Selvom Statens Arkiver er blandt de arkiver i verden, som har gjort flest praktiske erfaringer med digitale arkivalier, er der behov for løbende at indhente viden om den udvikling der sker, så den danske strategi og metoder kan blive vurderet og udviklet i lyset af den forskning og udvikling, som sker internationalt. De vidensområder, som følges, omfatter bl.a. teknologier til lagring, formater til bevaring, standarder for sags- og dokumenthåndtering samt metadatastandarder. Desuden følges større internationale forsknings- og samarbejdsprojekter, og Statens Arkiver deltager på nogle af de væsentligste konferencer inden for området.
Statens Arkiver Årsberetning 2009 side 8
Tidligere tiders protokoller og pakker bliver efterhånden erstattet af digital lagring.
Foto: Ernst Tobisch
Samarbejde om digital langtidsbevaring I et samarbejde mellem Statens Arkiver Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek blev der udarbejdet en strategi for et fælles bit-magasin for Kulturministeriets institutioner. Strategien beskriver en fleksibel IT-arkitektur, som på en sikker og omkostningseffektiv måde sikrer den rå lagring af de data, som institutionerne har til opgave at langtidsbevare. Strategien baserer sig på undersøgelser af interessenternes behov, markedet for storageløsninger og de internationale erfaringer på om-rådet. Strategien blev præsenteret for bit-magasinets interessenter på et seminar i oktober. I samarbejde med Det kongelige Bibliotek blev der udarbejdet en første version af en omkostningsmodel for digital langtidsbevaring, som blev præsenteret på iPRES konferencen i San Francisco. Omkostningsmodellen vil blive inddraget i det videre arbejde med planlægning af bevaringsindsatsen i forhold til digitale arkivalier. Endelig blev der udviklet et IT-værktøj til bevaring af private personers digitale arkivalier og til at producere arkiveringsversioner af digitale
side 9 Statens Arkiver Årsberetning 2009
arkivalier. Arkivalier før afleveret af Ritt Bjerregaard, Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder og Frihed 2000, blev de første som blev færdigbehandlet med de nye værktøjer. Hermed blev grunden lagt til det videre arbejde med resultatkontraktprojekt om bevaring af private digitale arkivalier.
Samarbejde om de kommunale elektroniske arkivalier Udvalget vedr. bevaring, aflevering og tilgængeliggørelse af arkiveringsversioner af kommunale elektroniske arkivsystemer (K-udvalget) danner den overordnede ramme for samarbejdet mellem de kommunale parter, herunder de kommunale arkiver, og Statens Arkiver. Udvalget drøftede i 2009 først og fremmest revisionen af de kommunale bevarings- og kassationsbestemmelser, revisionen af bekendtgørelsen om arkiveringsversioner, overdragelse af arkivalier til kommunale arkiver samt et kommende tilsyn med dette arbejde.
Nye krav til digitale arkivversioner
Aflevering af amternes arkivalier
Et forslag til nye regler om arkivering af digitale arkivalier blev sendt i høring. Forslaget indebærer bl.a., at der kan afleveres flere formater end hidtil, og at der i højere grad anvendes standarder. Derudover indebærer forslaget, at dokumentationen til digitale arkivalier bliver mere fyldestgørende, hvilket vil gøre brugen af de digitale arkivalier enklere. Forslaget skal nu omsættes til egentlig bekendtgørelsestekst. Bekendtgørelsen forventes at træde i kraft 1. september 2010.
I perioden 1993-2006 kunne de nedlagte amter aflevere deres papirarkivalier til såkaldte ”Regionale mellemarkiver” i stedet for at aflevere dem til Statens Arkiver. Den aftale udløber ved udgangen af 2011. Der er derfor indgået en aftale om aflevering af de bevaringsværdige arkivalier. Det drejer sig om op i mod ti hyldekilometer. Samtidig blev der udarbejdet og iværksat en plan, som skal sikre, at afleveringen kan være afsluttet til tiden, så mellemarkiverne kan lukke planmæssigt med udgangen af 2011.
Udgivelse af rapport fra internationalt symposium I 2008 afholdtes et internationalt symposium om den danske model for modtagelse, bevaring og tilgængeliggørelse af digitale arkivalier. Efterfølgende er manuskripterne til oplæg og præsentationer fra symposiet blevet redigeret og samlet i en engelsksproget publikation, rigt illustreret med nogle af de mange billeder, som Eiríkur G. Guðmundsson fra Islands Nationalarkiv tog under symposiet. Publikationen er blevet sendt til en lang række samarbejdspartnere og er tilgængelig på Statens Arkivers hjemmeside, www.sa.dk
Samarbejde om private arkivalier Privatarkivudvalget er nedsat af Kulturministeriet og har repræsentanter for de vigtigste aktører på privatarkivområdet. Ved sin tiltrædelse som rigsarkivar overtog Asbjørn Hellum formandskabet. Statens Arkiver er derudover repræsenteret af to medarbejdere. Privatarkivudvalget har blandt sine hovedopgaver at færdiggøre DANPA-3. Det er den sidste opdatering af Privatarkivdatabasen med den nuværende organisering. DANPA-3 benytter de udviklede specifikationer for fælles præsentation af data fra arkiver, biblioteker og museer på internettet, og den vil blive et godt afsæt til næste trin af udviklingen, hvor en automatisk søgning i de enkelte arkivinstitutioners data vil blive mulig. Den opdaterede DANPA-3 bliver tilgængelig for publikum i foråret 2010. Det vigtige samarbejde med Kulturarvsstyrelsen og museerne om registrering af arkivalier i museernes samlinger vil fortsætte i de kommende år.
Rapporten fra et internationalt symposium om Statens Arkivers erfaringer med modtagelse, bevaring og tilgængeliggørelse af digitale arkivalier er tilgængelig på www.sa.dk
Arbejdsgruppen vedrørende private elektroniske arkivalier har indledt sit arbejde. Gruppen fungerer som et samarbejdsforum mellem Statens Arkiver og andre arkivinstitutioner og afrapporterer løbende til Privatarkivudvalget.
Statens Arkiver Årsberetning 2009 side 10
16. DDA Sundhed DDA Sundhed er en enhed under Dansk Data Arkiv, hvis mission det er at indsamle, bevare og videreformilde sundhedsvidenskabelige forskningsdata for at kvalificere datagrundlaget for sundhedsforskningen i Danmark. Visionen er, at enheden bliver det selvfølgelige valg i danske forskningsmiljøer for bevaring og formidling af danske forskningsdata på sundhedsområdet. Nu er der for alvor kommet gang i ”genbrug” af disse undersøgelser til nye forsknings- og uddannelsesformål, for 2009 blev året, hvor adskillige brugere bestilte og fik udleveret analyseklare forskningsdata. Det hænger bl.a. sammen med, at de senere års indsamlingsarbejde har resulteret i, at en række centrale og relevante danske forskningsdata på sundhedsområdet nu er let tilgængelige via DDA Sundhed. Blandt disse er: • Bedre Sundhed for Mor og Barn, interview 1-4 • Den Århusianske Fødselskohorte • Befolkningsundersøgelserne i Glostrup • Metropolit follow up
side 11 Statens Arkiver Årsberetning 2009
• The European Youth Hearth Study (EYHS) • Sundheds- og Sygelighedsundersøgelserne (SUSY) Ud over DDAs egne bidrag, finansieres en afgørende del af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling. I året blev der givet finanslovsbevilling til videreførelse i endnu en fireårsperiode.
SKI-leverandør til Statens og Kommunernes indkøbsservice Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) gennemførte et EU udbud af en rammeaftale om dokumenthåndtering. Rammeaftaler består af tre delaftaler om daglig posthåndtering m.v., scanning af arkiver samt aflevering til offentligt arkiv. I forbindelse med forberedelsen af udbuddet nedsatte SKI en følgegruppe, som Statens Arkiver deltog i. Statens Arkivers afdeling for indtægtsdækkede virksomhed blev endvidere valgt som leverandør på delaftalen om aflevering til offentlige arkiver. Rammeaftalen undsiger myndighedernes udbudsforpligtelse og giver Statens Arkivers indtægtsdække virksomhed mulighed for at bevare sin position på markedet.
Konservering af Ostindisk Kompagnis sekretprotokoller 1690-1745 I 1670 blev Ostindisk Kompagni (fra 1730 Asiatisk Kompagni) oprettet ved kgl. oktroj, og det fik monopol på handlen med de danske kolonier og handelsstationer på Indiens østkyst, især kolonien Trankebar 250 km kilometer syd for Chennai. Det var et privat handelskompagni med hovedsæde i København og en afdeling i Trankebar, som skulle stå for den al-mindelige forvaltning af kolonierne. Det Sekrete Råd var kompagniets øverste ledelse i Trankebar. Rådets resolutionsprotokoller fra 1690-1745 har indtil nu ligget som død kapital i Rigsarkivets samlinger, fordi de er så nedbrudte af tropisk svamp, skadedyr, blæk-syre og slid, at de ikke har kunnet benyttes. Protokollerne smuldrer, fordi de i mange år var opbevaret under tropiske forhold, og de har derfor aldrig været tilgængelige for forskning. (Foto: Det Kongelige Bibliotek) En gennemlyst side fra protokollen 1694-95, hvor man tydeligt ser, at siderne er nedbrudte af svamp, skadedyr, blæksyre og slid. (Foto: Det Kongelige Bibliotek)
I 2009 påbegyndte Statens Arkiver konservering af protokollerne. Konserveringsarbejdet udføres af Det Kgl. Bibliotek, og opgaven færdiggøres efter planen i 2010. Herefter vil der være helt nye muligheder for at forske og erhverve ny viden om årtiers dansk kolonihistorie i Asien. Protokollerne er som en del af kompagniets arkiv på UNESCOs liste over Memory of the World.
Statens Arkiver Årsberetning 2009 side 12
side 13 Statens Arkiver Ă…rsberetning 2009
Øverst: Konservatorbehandling af et læg fra protokollen 1694-95. (Foto: Rigsarkivet) Nederst: Mørke pletter af svamp. (foto: Rigsarkivet)
Ny metode til rensning af arkivalier Statsforvaltningen Syddanmark overtog fra det tidligere Sønderjyllands Statsamt 156 hyldemeter nyere arkivalier, der var svampe-
skadede. Skaden var en følge af en oversvømmelse i Aabenraa i midten af 1990’erne og efterfølgende opbevaring i et lokale med for høj relativ luftfugtighed. Arkivalierne var bevaringsværdige, og de skulle derfor renses for svampesporer, inden de kunne blive afleveret til Landsarkivet for Sønderjylland. I 2009 har Statsforvaltningen Syddanmark i samarbejde med Statens Arkiver lavet en undersøgelse af effekten af en ny metode til rensning af svampeskadede arkivalier, hvor arkivalierne bliver rystet og gennemblæst. Den nye metode har vist sig at være brugbar, og den kan reducere udgifterne til rensning med op mod 90 % i forhold til den traditionelle rensemetode. Rensningen er nu påbegyndt, og den forventes afsluttet med udgangen af 2011.
Statens Arkiver Årsberetning 2009 side 14
Heraldiske faner til Hjemmeværnet
1. Marinehjemmeværnsdistrikt Øst. Et drageskib er kombineret med to brændende bavne, symbol på alarmering af våbenført mandskab i ældre tid. Alle embedsfaner er syet efter dette mønster.
Den 1. april 2009 fejrede Hjemmeværnet sit 60 års jubilæum ved en parade i Nymindegab. Paraden blev overværet af den kongelige familie. Som et led i paraden fik Hjemmeværnet overrakt 27 embedsfaner med heraldisk våben eller mærke i det øverste indre røde felt udført efter traditionen i Forsvaret. Forud var gået et stort systematisk arbejde med at komponere og fastsætte våbener for 20 hærhjemmeværnsdistrikter, to marinehjemmeværnsdistrikter, to flyverhjemmeværnsdistrikter og en række af Hjemmeværnets øvrige enheder. Hidtil havde en del af distrikterne anvendt mærker, der ikke levede op til heraldikkens regler. Rigsarkivet overbeviste Hjemmeværnet om, at der nu var lejlighed til at rette op på dette forhold, og at det var vigtigt, at Hjemmeværnet udadtil fremtrådte med heraldisk korrekte kendetegn.
2. Hærhjemmeværnsdistrikt Sønderjylland. Sønderjyllands gamle våben med to løver hentet fra det danske rigsvåben er i lighed med de øvrige hærhjemmeværnsdistrikters våbener lagt på Hærhjemmeværnets kronede fakkel.
1
Marinehjemmeværnet og Flyverhjemmeværnet lagde traditionerne i Søværnet og Flyvevåbnet til grund ved at placere et heraldisk skjold på hhv. et kronet anker og et kronet vingepar. Kgl. våbenmaler Ronny Andersen udformede en kronet fakkel, der kom til at danne baggrund for Hærhjemmeværnets mange skjolde, og han tegnede selv
3. Hærhjemmeværnsdistrikt Vejle. Hovedet af en musvåge, som der findes mange af i distriktet, symboliserer årvågenhed og evne til at erkende ændringer i normalbilledet. 4. Hærhjemmeværnsdistrikt København City. Fæstningsgrundridset hentyder til Kastellet, og de tre bølger er også i andre sammenhænge symbol for hovedstaden. 5. Hærhjemmeværnsdistrikt Vestsjælland. Våbenmotivet er en stilisering af det gamle forsvarsværk Trelleborg. 6. Hærhjemmeværnsdistrikt Himmerland-Thy. Våbenmotivet er inspireret af oldtidsminder fra området.
2
3
4
7. Hærhjemmeværnsdistrikt Sydfyn. Humlerankerne symboliserer Fyn, ”æblegård og humlehave” (som H. C. Andersen skriver i ”I Danmark er jeg født”), og liljen er Odenses mærke.
5
8. Hærhjemmeværnsdistrikt Skive. Panserhandsken, der holder et sværd, er en videreførelse af våbenet for den tidligere Hjemmeværnsregion II og skal lede tanken hen på Niels Ebbesen.
6
7
side 15 Statens Arkiver Årsberetning 2009
8
9
9. Flyverhjemmeværnsdistrikt Øst og Vest. Den brændende bavn symboliserer alarmering i ældre tid.
skjoldindholdet for Sønderjyllands og Vejles distrikter. De øvrige blev tegnet af grafikeren Henrik Stark, som er knyttet til Københavns Fanefabrik, der syede de mange faner.
tioner sammen med de største kulturhistoriske institutioner og arkiver.
Forskning Motiverne afspejler i vidt omfang lokale forhold. For en række eksisterende mærkers vedkommende blev der tale om en tiltrængt forenkling. I visse distrikter skulle der en del overtalelse til. Det samlede resultat blev efter Rigsarkivets opfattelse godt. H. M. Dronningen har approberet alle våbener og mærker efter, at de var godkendt af Rigsarkivet.
Digitalt atlas over Danmarks historisk-administrative geografi DigDag, der er en forkortelse for Digitalt atlas over Danmarks historisk-administrative geografi, er et forskningsprojekt finansieret af Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling under Den nationale pulje for forskningsinfrastruktur. Projektet startede i 2009 og løber over 3 år. Det har som mål at etablere en fælles historisk-geografisk database over Danmarks administrative enheder. Denne database vil danne basis for en løsning, hvor historisk data og kort bliver kombineret i et Geografisk Informations System, som vil tillade at: • etablere en infrastruktur for administra tionshistorisk udforskning af Danmark fra ca. år 1600 og til i dag • skabe et forstærket grundlag for fremtidig administrationshistorisk forskning • udarbejde en solid søgemaskine til brug for arkiver, samlinger og biblioteker De grundlæggende data hentes fra Det digitale Matrikelkort og historiske kort, og basisenheden vil være ejerlavet. Projektet er kommet godt fra start, og der er allerede etableret et solidt datagrundlag, både når det gælder de geografiske data og de historiskadministrative data. Deltagerne i projektet inkluderer et bredt udsnit af danske historiske forskningsinstitu-
Året var præget af iværksættelsen af Statens Arkivers nye fireårige forskningsplan 20092012. Større forskningsresultater var Magten og menneskene. Vejle amts historie med bidrag af Steffen Elmer Jørgensen, Christian Larsen og Annette Østergaard Schultz, mens Hans Schultz Hansen skrev afsnittet om tiden 1815-1918 til andet bind den nye Sønderjyllands Historie I-II, udgivet af Historisk Samfund for Sønderjylland. Dertil udkom som vanligt et større antal tidsskriftsafhandlinger. Projektet om 1950’ernes danske samfundsplanlægning blev afsluttet med et velbesøgt seminar i december på Syddansk Universitet. Forskerne arbejder aktuelt med blandt andet forligelseskommissionernes historie, dansk universitetspolitik, realskolernes og teknikumingeniørernes historie, Norges providering under Napoleonskrigene, tyske flygtninge i Nordslesvig 1945-48 og dansk erhvervshistorie efter 1850.
Forskningsmåling og forskningsstrategi Det står endnu ikke klart om den såkaldte bibliometrisk forskningsindikator bliver indført i Kulturministeriets forskningsinstitutioner. Derfor er Statens Arkivers forskere fortsat bekymrede for, om dansk historieforsknings stærke tradition for at skrive bøger på dansk, som på én gang er rettet til fagfæller og det alment historisk interesserede publikum, på sigt kan føres videre. Bekymringen gælder også kildeudgivelsernes fremtid. Der er også usikkerhed om, hvorvidt forskernes store arbejde med at formidle deres resultater til brede kredse gennem populære artikler, foredrag o.l. vil blive tilgodeset i fremtiden. Derimod afsluttede Kulturministeriets arbejdsgruppe om forskning sit arbejde med rapporten Forskningsstrategi for Kulturministeriets område. Rapporten anbefaler, at Kulturministeriets forskningsinstitutioner hver især
Statens Arkiver Årsberetning 2009 side 16
udvikler en langsigtet forskningsstrategi. Statens Arkiver vil i 2010 tage hul på dette arbejde. Endvidere ønsker rapporten, at institutionerne benytter sig af et alment forskningsbegreb frem for fag- eller institutionsspecifikke forskningsbegreber. Dette følger Statens Arkiver allerede. Desuden foreslår rapporten oprettelsen af en fælles forskningsadministrativ rådgivning, der kan hjælpe forskerne bl.a. med fondsansøgninger. Endelig peger rapporten på, at forskningen på ministeriets område synliggøres for den øvrige forskningsverden og offentligheden, samt at forskeruddannelsen tilpasses den nye struktur på universiteterne.
Tilgængelighedssager Der er fokus på åbenhed og dermed på Statens Arkivers administration af tilgængelighedsreglerne. Det gælder både sagsbehandlingstiden og afgørelserne. Statens Arkiver behandlede 4398 anmodninger om adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. 2738 sager blev realitetsbehandlet, og i gennemsnit blev der brugt halvanden times sagsbehandlingen på hver sag. De 1660 resterende anmodninger handler typisk om at se umiddelbart tilgængeligt materiale. Arkivloven fastsætter, at Statens Arkiver så vidt muligt bør afgøre tilgængelighedssager inden 15 dage efter modtagelsen. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid var fem dage. Skal en afleverende myndighed høres, bør den samlede sagsbehandlingstid ikke være mere end 45 dage. Her gik i gennemsnit 44 dage, før ansøgeren fik svar. Størstedelen af ansøgerne fik i 2009 adgang til de arkivalier, som de ansøgte om at se. Ved behandling af hver ansøgning vurderes oplysningernes karakter i arkivalierne, ansøgerens formål med at få adgang til arkivalierne, samt hvordan der kan fastsættes passende vilkår for at benytte materialet. Statens Arkiver gør hvert år rede for praksis på tilgængelighedsområdet. Rigsarkivaren afleverer en rapport til kulturministeren, som forelægger den for det særlige
side 17 Statens Arkiver Årsberetning 2009
Tilgængelighedsudvalg, jf. arkivlovens § 39. Rapporter om tilgængelighedspraksis kan downloades på www.sa.dk.
Internationalt samarbejde Rigsarkivar Johan Peter Noack og chefkonsulent Poul Erik Olsen har deltaget i de såkaldte EBNA (European Board of National Archives)-møder, som er halvårlige møder mellem EUs rigsarkivarer. Møderne afholdes i det land, der besidder formandskabet i EU. Chefkonsulent Poul Erik Olsen har deltaget i møderne i European Archives Group, der er nedsat af EU-kommissionen til opfølgning af de anbefalinger, der fremgår af EU-publikationen ”Report on Archives in the enlarged European Union”. Statens Arkiver har ligeledes været repræsenteret i NATOs Archives Committee, der bl.a. drøfter tilgængeliggørelse, herunder af- og nedklassificering af NATOs arkiver i Bruxelles. Chefkonsulent Poul Erik Olsen har afsluttet sit hverv som medlem af the Advisory Board for the Palestinian Refugee Records Project. Projektet, som er gennemført af United Nations Relief and Work Agency for the Palestine Refugees (UNRWA) er nu afsluttet og har sikret bevaringen af et centralt kildemateriale til den palæstinensiske flygtningebefolknings udvikling og historie. Et andet eksempel på internationalt samarbejde om digitalisering er The St. Croix Population Database. Databasen er skabt af Virgin Island Social History Associates, der ledes af George F. Tyson, Svend E. Holsøe og Poul Erik Olsen. Den indeholder oplysninger om befolkningen på den vestindiske ø St. Croix fra 1733 til 1917. Databasens færdige dele åbnedes for publikum i sommeren og efteråret ved velbesøgte arrangementer i Frederiksfort på St. Croix og i Rigsarkivet og kan ses på www.visharoots.org. Folketællinger fra St. Croix er derudover tilgængelige på www.ddd.dda.dk.
Statens Arkiver Ă…rsberetning 2009 side 18
Statens Arkiver i tal
2009 Produktion Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere. De spænder lige fra vejledning af de mange besøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning, til ordning og modtagelse af arkivalier fra myndigheder og private personer. Et udsnit af disse serviceydelser er præsenteret i tabel 1.
Derudover var der mere end en million besøgende, som benyttede vores digitale tilbud via vores internetsider. Det blev til knap 700.000 besøg på www.sa.dk, 33.497 besøg på www.daisy.sa.dk og 484.325 besøg på www.arkivalieronline.dk
Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2009 Rigsarkivet
Landsarkivet for Sjælland
Landsarkivet for Fyn
Landsarkivet for Nørrejylland
Landsarkivet for Sønderjylland
Erhvervsarkivet
Statens Arkiver i alt
327
797
64
1.278
7.648
Modtagelse af arkivalier opgjort i hyldemeter
5.183
Besøgende på læsesalene
14.450
13.475
5.790
8.724
2.851
2.161
47.451
Ekspederede enheder på læsesalene
51.207
24.258
7.840
62.525
5.406
7.096
158.203
Besvarelse af skriftlige forespørgsler
1.730
1.817
278
487
254
123
4.689
*) Indgår i Rigsarkivets modtagelsestal.
side 19 Statens Arkiver Årsberetning 2009
*)
Økonomi Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2009 184,2 mio. kr. opgjort som omkostninger excl. moms. Omkostningernes fordeling på hovedaktivitetsområder er vist i tabel 2.
Tabel 2. Udgifter i 2009 fordelt på hovedaktivitetsområder Ordinær virksomhed
Indtægtsdækket virksomhed
Løn
78,4
9,4
0,4
Øvrig drift
79,3
4,3
Udgifter i alt
157,7
13,7
Mio. kr.
Indtægtsgivende Andre tilskudsforskningsfinansierede virksomhed aktiviteter
Bygge- og flytteplanlægning
Leje og drift af midlertidige magasiner
I alt
2,6
3,2
0,0
94,1
0,2
0,3
2,1
4,1
90,2
0,6
2,9
5,3
4,1
184,2
Personaleressourcer Statens Arkivers samlede personale udgjorde i 2009 255 årsværk eller 94,1 mio. kr. opgjort i lønudgifter. Figur 1 viser, hvordan disse personaleressourcer fordeler sig på Statens Arkivers primære aktiviteter samt på hjælpefunktioner og generel ledelse.
Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2009
Formål
%
Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og elektroniske samlinger
45,2
Vejledning og formidling
20,7
Forskning
5,0
Hjælpefunktioner og generelledelse
I alt
29,1
100,0
Statens Arkiver Årsberetning 2009 side20
Øvrige driftsudgifter Et karakteristisk træk ved Statens Arkivers økonomi er den betydelige andel af driftsomkostningerne, der anvendes til bygningsdrift (husleje, vedligeholdelse, rengøring, varme o. lign.). Dette er hovedårsagen til, at hele 91,5 % af institutionens øvrige driftsomkostninger (dvs. de samlede driftsomkostninger fratrukket lønomkostninger) går til formålet hjælpefunktioner og generel ledelse (se figur 2). Da denne post kun i begrænset omfang kan påvirkes, er Statens Arkivers muligheder for at omdisponere sine øvrige driftsomkostninger meget begrænsede.
Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2009
Formål
%
Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og elektroniske samlinger
4,9
Vejledning og formidling
3,2
Forskning
0,4
Bygningsdrift, hjælpefunktioner og generel ledelse 91,5
I alt
Indtægtsdækket virksomhed Statens Arkivers afdeling for indtægtsdækket virksomhed beskæftigede 30 årsværk i 2009. Indtægterne udgjorde 12,5 mio. kr., mens omkostningerne var 13,7 mio. kr. De leverede ydelser bestod især af ordning og pakning af arkivalier fra myndigheder, der afleverer deres arkiv til Statens Arkiver, samt i mindre omfang arkivundersøgelser for borgere og myndigheder.
side 21 Statens Arkiver Årsberetning 2009
100,0
Statens Arkiver Rigsarkivar Asbjørn Hellum
Sekretariatet Økonomi- og administrationschef Klaus Kulmbach
Bygge- og flyttesekretariatet Arkivchef August Eriksen
Erhvervsarkivet Overarkivar Chr. R. Jansen
Rigsarkivet
Bevarings- og Kassationsafd. Arkivchef Kirsten Villadsen Kristmar
Publikumsafdelingen Arkivchef Inge Bundsgaard
Dansk Data Arkiv Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Nørrejylland Landsarkivar Chr. R. Jansen
Landsarkivet for Sønderjylland Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Fyn Arkivchef Steen Ousager
Landsarkivet for Sjælland Landsarkivar Inge Bundsgaard
Adresser, telefoner og åbningstider Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10 Telefax 33 15 32 39 E-mail: mailbox@ra.sa.dk Landsarkivet for Sjælland Nuuks Plads 2 Postboks 661 2200 København N Telefon 35 24 82 00 Telefax 72 26 53 48 E-mail: mailbox@lak.sa.dk Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 A 5000 Odense C Telefon 66 12 58 85 Telefax 66 14 70 71 E-mail: mailbox@lao.sa.dk Landsarkivet for Nørrejylland Ll. Sct. Hans Gade 5 8800 Viborg Telefon 86 62 17 88 Telefax 86 60 10 06 E-mail: mailbox@lav.sa.dk Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45 6200 Aabenraa Telefon 74 62 58 58 Telefax 74 62 32 88 E-mail: mailbox@laa.sa.dk Erhvervsarkivet Vester Allé 12 8000 Århus C Telefon 86 12 85 33 Telefax 86 12 85 60 E-mail: mailbox@ea.sa.dk Dansk Data Arkiv Islandsgade 10 5000 Odense C Telefon 66 11 30 10 Telefax 66 11 30 60 E-mail: mailbox@dda.sa.dk
1.5–31.8:
ma.- lø. 9-16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9-16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9-16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9-16 lø. lukket
1.5–31.8:
ma.- lø. 9-16 lø. lukket
ma.-fre. 9-16
ma.-to. 9-16 fre. 9-15
Aal
2009 Statens Arkiver Rigsdagsgürden 9 1218 København K