2011
Ă…rsberetning
Forsidefoto Eksempler på arkivalier i Statens Arkiver
Udgiver Statens Arkiver • Design e-Types Tryk Frederiksberg Bogtrykkeri • Oplag 500 ISBN 978-87-7497-186-3
Statens Arkiver
2011
Ă…rsberetning 2011
Forord
I disse år er de nationale kulturinstitutioner udsat for et stort ressourcepres. Den internationale økonomiske krise har ramt hårdt, og det har ført til mærkbare reduktioner i bevillingerne. Det gælder naturligvis også for Statens Arkiver. Vi adresserer de mange udfordringer og arbejder for, at Statens Arkiver fortsat skal være en betydningsfuld, markant og synlig institution i det danske kulturlandskab. Samtidig investerer vi i fortsat udvikling, professionalisering og effektivisering af vores virksomhed. Vores værdier, som skal hjælpe os igennem denne udvikling og i mål, er: Brugerservice, pålidelighed, kvalitet i opgaveløsningen, troværdighed og engagement. Den organisatoriske udvikling af Statens Arkiver, som blev indledt i 2010, er fortsat i løbet af 2011. Økonomisk og fagligt blev lukningen af Landsarkivet for Sjælland m.fl. den vigtigste beslutning i det forgangne år. Rent arkivfagligt har lukningen betydet, at medarbejdere med publikumsvendte opgaver er blevet samlet, således at videndeling, faglig udvikling mv. er blevet styrket. Desuden har samlingen af de to læsesales funktioner til læsesalen på Slotsholmen givet synergi, og vi forventer en deraf følgende effektivisering af læsesalsdriften allerede i 2012 og 2013. Statens Arkiver har foretaget et kvantespring, når det gælder digitaliseringsindsatsen i 2011. I perioden 2002-2010 blev der i gennemsnit produceret 1,3 mio. scanninger årligt. I 2011 er der produceret 7,3 mio. scanninger. Heraf er 5,7 mio. lavet af Statens Arkivers Filmningscenter, mens 1,5 mio. er leveret af eksterne scanningsleverandører. Forøgelsen betyder, at Statens Arkiver nu henvender sig til andre og langt bredere brugergrupper end de ”traditionelle” arkivbrugere. På Statens Arkivers forskellige webservices er der nu adgang til mere end 18 mio. sider. Der var over 5 mio. besøg på hjemmesiderne, og der blev vist mere end 400 mio. sider! Siden 1962 har Erhvervsarkivet forestået opbevaringen og forvaltningen af Aarhus Kommunes historiske arkivalier. I 2011 er dette samarbejde blevet intensiveret i forbindelse med, at Aarhus Kommune har etableret sit eget stadsarkiv. Det får til huse i Erhvervsarkivets bygninger. Forventningen er, at det dels vil resultere i synergi på det arkivfaglige område, og dels at vi kan opnå en mere effektiv ressourceudnyttelse ved drift af en fælles læsesal. For at sikre, at Statens Arkiver til stadighed kan løse de vigtige opgaver, som samfundet med rette forventer opfyldt, er det af afgørende betydning, at der løbende arbejdes med ajourføring og udvikling af nye strategier på centrale områder. I 2011 er der udarbejdet og godkendt en ny ”IT-strategi 2012 – 2016”, ”Forskningsstrategi 2011 – 2016” samt ”Strategi 2016 – indsamling og bevaring af privatarkiver i Statens Arkiver”. Resultaterne i 2011 viser, at handsken er blevet taget op af alle i Statens Arkiver. Alle afdelinger har løst de mange udfordringer på en sådan måde, at jeg igen i år kan melde om et samlet meget tilfredsstillende resultat for virksomheden. Der er gjort mange ekstraordinære indsatser, ligesom der er opnået en række faglige og udviklingsmæssige resultater, der forsikrer mig om, at Statens Arkiver vil bevare sin relevans og samtidig sikre, at samfundet får god værdi for sin investering i arkivvæsenet. Om dette berettes der uddybende på de følgende sider. Med ønsket om god og berigende læsning
Asbjørn Hellum Rigsarkivar
Konservering af Kong Valdemars Jordebog Et af Statens Arkivers største nationale klenodier er Kong Valdemars Jordebog, et prunkløst bind på kun 12,5 X 17 cm. Mange danske stednavne nævnes første gang i dette håndskift. Det indeholder 153 pergamentblade og er blevet til omkring år 1300, sandsynligvis i et kloster i Sorø eller Lund. Håndskriftet består af flere forskellige tekstdele, og er primært på latin men også på dansk. I midten af 1600-tallet befandt Kong Valdemars Jordebog sig i bogsamleren Jørgen Seefeldts bibliotek. I 1694 blev bindet solgt for 12 skilling i København til svenskeren, J.G. Sparfvenfeldt. Han delte bindet i to ved at gennemskære bogryggen på langs. Disse to
side 5 Statens Arkiver Årsberetning 2011
bind blev i 1705 foræret til Det Kgl. Bibliotek i Stockholm, hvor man i 1851 rekonstruerede håndskriftet som ét bind. En arkivudveksling i 1929 bragte dog bindet tilbage til Danmark. Efterhånden var indbindingen i så dårlig stand, at håndskriftet ikke kunne udlånes mere. Det blev derfor besluttet at gennemføre en konservering, og denne fandt sted i 2011. En indledende visuel undersøgelse foretaget af konservator Jiří Vnouček har frembragt flere nye interessante informationer om bindet, pergamentet og konstruktionen af de forskellige læg. Ved et afgnidningsbillede af bindets træperme fandt han sensationelt aftryk af dekorationer i kryds fra hjørne til hjørne og som bort langs kanten. Disse aftryk
Ved belysning i den helt rigtige vinkel af træpermen på Kong Valdemars Jordebog ses tydelige aftryk efter dekoration af det oprindelige middelalderlige læderbind. Dekorationen er typisk for bind fra tidlig middelalder og vidner om, at træpermnen er original. Aftrykkene har ikke været observeret før. (Foto: Det Kongelige Biblioteks bevaringsafdeling)
Formidlingschef Jeppe Bjørn holdt tale ved den reception der blev afholdt ved lukningen af Landsarkivet for Sjælland
har ikke været observeret tidligere. Da dekorationen stilmæssigt svarer til andre tidlige middelalderlige bind, må der være tale om aftryk af dekorationen på jordebogens første originale læderbind.
Slotsholmen. Lukningen var en stemningsfuld begivenhed, som gav både medarbejdere og brugere mulighed for på passende vis at tage afsked med Landsarkivet for Sjælland.
Da det eksisterende læderbind var helt nedslidt, af dårlig kvalitet og desuden af nyere dato blev det fjernet. Jordebogen vil fremover fremstå med træbind.
Flytning af arkivalier fra fjernmagasin og Landsarkivet for Sjælland
Lukning af Landsarkivet for Sjælland Den 9. december lukkede Landsarkivet for Sjælland efter at have eksisteret 119 år. Lukningen blev markeret med en række rundvisninger i magasinerne, samt en meget velbesøgt reception for medarbejdere og faste brugere. Ved lukningen takkede formidlingschef Jeppe Bjørn medarbejderne for den store indsats, som var gjort i månederne op til lukningen, og bød Landsarkivet for Sjællands medarbejdere og brugere velkommen på den nyrenoverede læsesal på
Rømningen af Landsarkivet for Sjællands magasiner, med ca. 46 hyldekilometer arkivalier, skal være afsluttet ved udgangen af 2012. I foråret og efteråret 2011 begyndte flyttearbejdet. En række specialflytninger, af i alt 16,5 hyldekilometer, gennemførtes til Rigsarkivets magasiner på Kalvebod Brygge og på Slotsholmen. Flytningen af de resterende 30.000 hyldemeter arkivalier påbegyndtes i januar 2012 og forventes afsluttet senest ved udgangen af oktober 2012. De store flytninger af arkivalier fra Rigsarkivets fjernmagasiner til de nye magasiner
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 6
Scanningen af de mange arkivalier, som senere lægges ud til brugerne på Arkivalieronline, foregår på moderne scannere i forskellig størrelse
på Kalvebod Brygge blev planmæssigt afsluttet ved udgangen af marts måned 2011. Der blev i alt flyttet 177.558 hyldemeter arkivalier, svarende til mere end 2 mio. arkivæsker.
fordele. Da kvalitetskontrollen ikke skal afvente fremkaldelse af filmene, er risikoen for dårlige billeder blevet væsentlig mindre. Scanning fra originale arkivalier kan også ske i farver, hvilket gør brugeroplevelsen bedre og mere tidssvarende.
Digitalisering af arkivalier
Der digitaliseres imidlertid også alene med det formål at bringe efterspurgte og hyppigt benyttede arkivalier ud på nettet. Her kan de bruges af alle uanset hvor langt fra en af arkivernes læsesale, man befinder sig. Her blev der i 2011 gjort en stor indsats på to områder: For det første blev antallet af scanninger kraftigt øget ved intensivering af scanninger fra Statens Arkivers mange mikrofilm. Omkring 4 mio. billeder blev i løbet af året fremstillet på Statens Arkivers rullefilmsscanner. For det andet blev der i efteråret gjort en særlig indsats for at stille sjællandske arkivalier til rådighed digitalt. Arkivalier, som der efter sammenlægningen af Landsarkivet for Sjællands og Rigsarkivets læsesale ved årsskiftet 2011/12 ikke længere var plads til i selvbetjeningsmagasinet.
Antallet af brugere af Statens Arkivers digitaliserede arkivalier vokser hastigt, og i 2011 blev der på flere områder gjort endnu mere for at styrke denne del af virksomheden. Den øgede indsats omfattede både scanning af arkivalier samt antallet af billedfiler, som blev lagt ud til brugerne på Statens Arkivers nettjeneste: Arkivalieronline. Den tidligere sikkerheds- og konserveringsfilmning, som årligt resulterer i næsten 600.000 billeder, blev i 2011 udfaset og erstattet med scanning. Hermed er vejen til nettet blevet forkortet, og desuden har det særligt for sikkerhedsscanningens vedkommende resulteret i en markant højere produktion. Scanning har imidlertid også andre
side 7 Statens Arkiver Årsberetning 2011
For at sikre den bedste brugeroplevelse blev der indhentet ønsker fra repræsentanter for sjællandske brugere. Valget faldt på dele af det såkaldte skiftemateriale, foruden ægteskabsprotokoller og indgangsmidler til Københavns Overpræsidiums arkiv. Skiftematerialet vedrører behandlingen af dødsboer. Der er tale om et spændende og meget brugt materiale, der går tilbage til 1500-tallet, og som indeholder oplysninger om både slægtskabs-, kultur- og socialhistoriske forhold. I tillæg hertil blev scanningen af sjællandske kirkebøger intensiveret, og i januar 2012 var stort set alle kirkebøger øst for Storebælt scannet og lagt på Arkivalieronline Der var tale om meget omfattende digitaliseringer. Da en del af opgaven skulle udføres af private firmaer blev der derfor gennemført to udbud. Ét vedrørende digitalisering af protokoller og ét vedrørende digitalisering af mikrofilm. Der har ikke tidligere været anvendt private leverandører til så omfattende scanningsopgaver, og en sidegevinst har derfor været, at Statens Arkiver har høstet nye erfaringer og vigtig viden på området. Den øgede digitalisering i 2011 har været en succes, ikke mindst de meget omfattende scanninger til fordel for brugerne af arkivalier. De har bidraget til, at nye typer af efterspurgte arkivalier for første gang kan ses på nettet. De første nye digitaliseringer blev lagt på Arkivalieronline i løbet af efteråret og da resultatet blev gjort op i starten af januar 2012, var Arkivalieronline blevet udvidet med over 3 millioner billeder. Udvidelserne har tiltrukket mange nye besøgende på Arkivalieronline. Det har været en stor glæde for Statens Arkiver, at brugerne har været glade for de nye muligheder, og har givet udtryk for dette både ved simpelthen at benytte dem, men også i form af mange positive henvendelser.
Ny læsesal og udstilling Ændringerne i brugermønstret på Statens Arkivers læsesale gjorde en nyindretning af Rigsarkivets publikumsfaciliteter aktuel. De tidligere mikrofilmbrugere sidder nu hjemme og bruger kirkebøger, folketællinger og tingbøger via nettet. Dette betyder, atder er plads tilnye faciliteter. Et vigtigt element i moderniseringsprocessen, var at indgangspartiet kom til at fremstå så åbent og inviterende som overhovedet muligt. Det viste sig ikke muligt at ændre på de udendørs forhold, men Rigsarkivets skrankefaciliteter er blevet flyttet helt frem til indgangen således, at der hurtigere kan etableres kontakt mellem brugere og personale. Derudover er der i forbindelse med ombygningen blevet etableret egentlige udstillingsfaciliteter og Rigsarkivet har nu fået mulighed for at præsentere, hvordan Danmarkshistorien kan dokumenteres af originale arkivalier. I den gamle filmlæsesal blev der i forbindelse med moderniseringen etableret en skolestue. Her vil Rigsarkivet fra 2012 drive en skoletjeneste primært rettet mod 7.- 9. klasse i folkeskolen. Skolestuen vil også blive anvendt som undervisningslokale for slægtsforskerhold og historiestuderende på besøg fra universiteterne.
Nye brugergrupper Traditionelt set har Statens Arkiver, udover myndighederne, satset på slægtsforskere, forskere og amatørhistorikere – faste brugergrupper, som alle har et klart og veldefineret formål med et arkivbesøg. Imidlertid er der et stort behov for, at Statens Arkiver som kulturinstitution aktivt opsøger nye brugergrupper, så disse kan tage stilling til, om arkiverne rummer noget, de kan bruge. Kontakt med nye, potentielle målgrupper er desuden en forudsætning for at kunne udvikle tilbud, der er relevante for en stadig større del af befolkningen. Endvidere er der hos Statens
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 8
Anders Dalsager fra Rigsarkivet viser rundt i Struensee-udstillingen i de nyindrettede lokaler
Arkiver et ønske om, at flere danskere skal kende til vores virksomhed, og dette kan kun ske gennem en styrket formidlings- og kommunikationsindsats.
Nye formidlingsformer I 2011 tog Statens Arkiver en række nye formidlingsplatforme i brug. Sociale medier, Flickr og videoindslag på YouTube blev centrale elementer i Statens Arkivers udadvendte formidling. Især på Facebook og Twitter opnåede Statens Arkiver succes med mange brugerkontakter og en ny og tydeligere profilering.
forskningsresultater. Også videomediet har Statens Arkiver i høj grad taget i brug 2011 med egenproducerede indslag om arkivvæsenet, forskning og fund. Videoindslagene, som kan ses på Statens Arkivers hjemmeside og på YouTube, tiltrækker mange brugere. Desuden har flere videoer opnået særlig opmærksomhed via visning på andre websites – primært videnskab.dk. I december lavede Statens Arkiver en julestafet på bl.a. YouTube i samarbejde med Nationalmuseet og Det Kgl. Bibliotek. Også dette initiativ tiltrak nye brugere.
Formidling i Statens Arkiver Vest Facebook og Twitter er platforme, hvor vi går i dialog med brugerne, og det betyder, at man som afsender skal være meget opmærksom på, hvad der opleves som underholdende og relevant for denne brugergruppe. Derfor har opslagene på de sociale medier i høj grad taget udgangspunkt i aktuelle begivenheder, nyopdagede kuriosa fra arkiverne samt formidlingen af spændende
side 9 Statens Arkiver Årsberetning 2011
I 2011 øgede afdelingerne i Statens Arkiver Vest antallet af kurser og foredrag. Samtidig var interessen fra offentligheden voksende. Der afholdtes som tidligere almene brugerkurser i arkivbenyttelse, søgning via DAISY og brugen af Arkivalieronline. Deltagerantallet lå her mellem 20 og 60 personer pr. gang. Endvidere blev der på ny arrangeret foredrag
Til de vestindiske foredrag var Erhvervsarkivets smukke sal helt fyldt, og mange måtte gå forgæves
om brugen af særlige kildegrupper og redskaber, bl.a. alfabetiske lister og lægdsruller, jordebøger, faderskabssager, sager om plejebørn, det digitale atlas over Danmarks historisk-administrative geografi (DigDag) og kunsten at udmønte arkivstudier i artikelform. Disse foredrag blev undertiden knyttet sammen med de årlige brugermøder og var godt besøgt. Der var ligeledes stor tilslutning til de historiske foredrag. Rekorden var 170 deltagere til Henrik Skov Kristensens foredrag på Landsarkivet for Sønderjylland om Fårhuslejren, hvor mange fra det tyske mindretal sad interneret og fængslet som led i retsopgøret efter Besættelsen. Også Hans Schultz Hansens foredrag sammesteds om den 9. april 1940 afspejlet i sønderjyske politirapporter havde mange tilhørere. Erhvervsarkivet oplevede tilsvarende stor interesse for sin foredragsrække om aarhusianske projekter, der ikke blev realiseret. Jørgen Fink fortalte om Aarhus Oliefabriks forsøg på at blive det nye ØK. Michael Bruun satte fokus på samarbejdet mellem Jydsk Telefon og Regnecentralen, som udviklede henholdsvis et søgesystem og et landsdækkende datanet, der mindede om det senere internet. Henrik Mølgaard Frandsen kortlagde
de mange og langvarige bestræbelser på at placere en lufthavn tættere på Aarhus by end den eksisterende i Tirstrup. På Landsarkivet for Fyn holdt lokalhistorikerne Inge Eriksen og Ingvard Rasmussen foredrag henholdvis om giftmord i Fyllested ved Brenderup i slutningen af 1700-tallet og om vestfynske gårde ca.1600-2000, og Lars Viinholt Nielsen fortalte om de fynske privatbaner. På Landsarkivet for Nørrejylland berettede Asbjørn R. Thomsen om social mobilitet i landbosamfundet 1750-1850. Fremhæves skal også kurser for historiestuderende ved Syddansk Universitet Odense og for en gymnasieklasse fra Aabenraa Statsskole. Arkivet havde desuden besøg af små 600 gæster til åbent hus og udstilling om aarhusianske fremtidsplaner i forbindelse med den lokale Kulturnat. Endelig koblede Erhvervsarkivet sig med stort held på de Caribiske Dage i Aarhus, hvor tre foredrag om Dansk Vestindiens historie ved Robert Amandus Johnson, Erik Gøbel og Poul Olsen samlede mange tilhørere.
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 10
Aargang 0 Aargang 0 er et interaktivt, webbaseret undervisningsmateriale, som fra 1. september 2012 kan benyttes af skoler og andre interesserede. Dette kan bl.a ske via E-museum og www.sa.dk. Undervisningsmaterialet retter sig mod folkeskolens ældste klasser og ungdomsuddannelserne. Der er for Statens Arkiver tale om en helt ny måde at formidle, og samtidig er det et forsøg på at få nye brugergrupper i tale På baggrund af arkivalier om 7 børn lægges brikkerne til en beskrivelse af disse 7 børns vidt forskellige liv, som de formede sig i perioden 1900-1925. Eleverne skal med andre ord selv skrive disse virkelige børns livshistorie, eller de første kapitler om barndom og ungdom, og de skal gøre det på baggrund af indskannet arkivmateriale. Til opgaven bliver de hjulpet af spørgsmål, transskriberinger og tematekster, der gør det muligt at sætte børnene ind i en bredere samfundsmæssig sammenhæng. Derudover beskrives de benyttede arkivalier, så det også bliver muligt at stille kildekritiske spørgsmål – og evt. at finde lignende arkivalier ved besøg på
Statens Arkivers enheder. De 7 børn er spredt ud over landet, og arkivalierne stammer fra alle landsarkiver og Rigsarkivet. Projektet er delvis finansieret af E-museumspuljen ved en bevilling i 2011 på 712.332 kr. Det samlede budget er på 1.026.400. En stor del af arkivarbejdet, som er et fællesprojekt for hele Statens Arkiver, er blevet lagt i 2011. Desuden er websidens struktur blevet fastlagt, og der er indgået kontrakt med et eksternt konsulentfirma om udarbejdelse af webskabeloner. Projektet følges af en fokusgruppe af lærere fra både grundskole og gymnasium samt fagkonsulenter, og der har i december været afholdt elevtest (papirbaseret) med henholdsvis tre gymnasieelever og tre grundskoleelever. Materialet ventes som helhed færdigt omkring skolestart 2012.
Skybruddet i København I forbindelse med skybruddet over København den 2. juli modtog Statens Arkiver 60 anmeldelser af vandskader på arkivalier hos
Eksempel på skader efter skybruddet i København den 2. juli
side 11 Statens Arkiver Årsberetning 2011
offentlige myndigheder. De fleste anmeldelser kom i dagene umiddelbart efter skybruddet, resten som resultat af det skriftlige tilsyn, som Statens Arkiver gennemførte med myndigheder i Københavnsområdet i løbet af juli. Der blev konstateret skader på knap 2 hyldekilometer arkivalier. Statens Arkiver har efterfølgende været i kontakt med alle de berørte myndigheder og givet anvisning om, hvordan skader på bevaringsværdige arkivalier skulle genoprettes. Enkelte myndigheder har uhjemlet kasseret vandskadede arkivalier, men Statens Arkivers indsats har således sikret, at det er stærkt begrænset, hvor mange arkivalier der er gået tabt som følge af skybruddet.
Uhjemlet kassation Statens Arkiver har i 2011 indberettet følgende myndigheder til deres ressortministerium, fordi de har kasseret de nævnte arkivalier uden bemyndigelse: Statsadvokaturerne i København: Journalsager fra 2007-2009 samt andre arkivalier fra ca. 1920-1995. Landsskatteretten: Offentliggjorte afgørelser for perioden 19921999. Syddansk Universitet, Statens Institut for Folkesundhed:
Korrespondance 1964-1966, dele af artikler og foredrag 1972-1980. Pensionsstyrelsen: Nævnssager, sager om polsk arbejdskraft og om førtidspension 1992-2006. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen: Principsager fra Forbrugerstyrelsen 19912000 Næsten alle kassationer skete i forbindelse med skybruddet i København den 2. juli 2011. For Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vedkommende er kassationen dog sket i forbindelse med aflevering til Statens Arkiver, hvor en bestemmelse blev overset.
Ny vejledning om aflevering til offentligt arkiv Statens Arkiver har udarbejdet en ny vejledning for kommuner og regioner om de hovedopgaver, der knytter sig til deres arkivalier, og hvordan de kan løse dem. Det kan dels ske ved, at kommunen eller regionen selv opretter et offentligt arkiv (§ 7-arkiv) eller ved aflevering til Statens Arkiver. Vejledningen afklarer en række spørgsmål om de kommunale arkivers forhold til persondataloven. Vejledningen er udarbejdet i et samarbejde mellem Kommunernes Landsforening, Danske Regioner og Statens Arkiver, og har været drøftet med Datatilsynet.
Aflevering af meddelelse om kongelige fødsler
Aalborg Stadsarkiv
Når prinser eller prinsesser af blodet fødes af andre end dronningen, påhviler det den stolte fader at give den regerende monark meddelelse herom. Det sker ved et formelt brev, der i tilfældene kronprins Frederik og prins Joakim indledes med ”Deres Majestæt. Kære Mor”. Brevet underskrives af faderen og paraferes af den ved fødslen assisterende overaccouchør, som fødselslægen benævnes ved sådanne lejligheder. Meddelelsen om fødslen indføres i en særlig protokol i Udenrigsministeriet, således at der altid kan
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 12
være styr på kongeslægten og arvefølgen. Efter prinsens eller prinsessens dåb modtager Rigsarkivet den originale meddelelse, en udskrift af Udenrigsministeriets protokol samt en udskrift af kirkebogen, dvs. en dåbsattest. Det hele nedlægges højtideligt i Kongehusets arkiv i Rigsarkivet, der har arvet denne opgave fra sin forgænger Geheimearkivet, jf. Kongelovens (1665) artikel 39. Senest er proceduren gennemført i forbindelse med Prins Henriks fødsel.
Modtagelse af amternes papirarkivalier De danske amter var i årene mellem de to kommunalreformer i 1970 og 2006 rammen om det regionale politiske liv. Amterne havde ansvaret for de opgaver, som krævede et stort befolkningsunderlag. Der var tale om væsentlige opgaver som sygehuse og psykiatri, de større landeveje, natur- og miljøbeskyttelse, de lokale trafikselskaber, handicapinstitutioner og uddannelsesinstitutioner som gymnasier, hf og sosu-skoler. Derfor er det en vigtig begivenhed, at amternes omfattende arkiver nu er sikret for skildringen af den lokale Danmarkshistorie i slutningen af det 20. århundrede. Ved amternes nedlæggelse blev der afleveret cirka 10 km papirarkivalier fra tidsrummet 1970-1992 til Statens Arkiver. Amternes digitale arkivalier blev afleveret til Statens Arkiver frem til 2006. Papirarkivalierne fra perioden 1993-2006 skulle derimod opbevares i fem regionale mellemarkiver i fem år. I 2009 blev der indgået en aftale mellem staten, regionerne og kommunerne om aflevering af alle bevaringsværdige arkivalier fra perioden 1993-2006 til Statens Arkiver. Samtidig blev der udarbejdet og iværksat en plan, som sikrede, at afleveringen kunne være afsluttet til tiden, så mellemarkiverne kunne lukke planmæssigt med udgangen af 2011.
side 13 Statens Arkiver Årsberetning 2011
Projektplanen indebar, at mellemarkiverne skulle håndtere 17-18 hyldekilometer papirarkivalier, hvoraf næsten 11 hyldekilometer arkivalier skulle afleveres i løbet af kun ni måneder til Statens Arkivers afdelinger i København, Odense, Aabenraa og Viborg. Det stillede store udfordringer både til mellemarkiverne og til Statens Arkiver, men projektet forløb efter planen. Hovedparten af arkiverne blev afleveret til Statens Arkiver til den aftalte tid og uden problemer, og der var kun små forskydninger i forhold til projektplanen.
Indskrivningen i Udenrigsministeriets protokol i forbindelse med Prins Henriks fødsel i 2009
f.eks. ejerens navn, optagne lån og servitutter for ejendommen. Statens Arkiver forventer, at de skannede tingbøger vil være tilgængelige på Arkivalieronline i løbet af foråret 2012.
Tilsyn med kommunerne og regionerne Statens Arkiver indledte i 2010 et tilsyn med kommunernes it-systemer med bevaringsværdige oplysninger. Tilsynet forventes først endeligt afsluttet i foråret 2012. Der har været meget stor forskel på kvaliteten af besvarelserne og ikke mindst på, hvor hurtigt kommunerne har svaret. Tilsynet viste, at langt de fleste kommuner nu har valgt, hvilket arkiv der skal modtage deres bevaringsværdige data og digitale dokumenter. Tilsynet viste også, at de fleste kommuner, men langtfra alle, har det nødvendige overblik over hvilke it-systemer, der skal bevares data og dokumenter fra og hvornår der skal ske arkivering. For at kunne opfylde sine forpligtelser i forhold til arkivlovgivningen, er det nødvendigt, at den enkelte kommune har en fortegnelse, der giver dette overblik, og at fortegnelsen bliver vedligeholdt. Kun ganske få kommuner er blevet indberettet til den relevante statsforvaltning for at have slettet data, som skulle bevares for eftertiden.
Eksemel på en indskannet side fra en Tingbog
Modtagelse af indskannede tingbøger De digitaliserede tingbøger dækker perioden fra omkring 1994-2005. Der er tale om ca. 9.700 tingbøger, der indeholder i alt ca. 4,5 mio. sider. Domstolsstyrelsen afleverede lige før jul i 2011 en arkiveringsversion af de skannede tingbøger. Tingbøgerne indeholder oplysninger om alle danske ejendomme fra 1920´erne og frem til skanningstidspunktet,
I november 2011 indledtes et tilsyn med de fem regioner, regionernes institutioner og sygehuse m.m. Tilsynet har til formål at skabe overblik over regionernes it-systemer med bevaringsværdige data og over regionernes bevaringsværdige papirarkivalier. Overblikket er dels nødvendigt for Statens Arkivers videre arbejde, dels vil regionerne på baggrund af oplysningerne kunne træffe kvalificerede beslutninger om, hvad der skal ske med de store mængder data og papirarkivalier.
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 14
Skytrulle fra orlogsskibet OLDENBORG
Det regionale område spænder vidt, fra meget små institutioner, f.eks. handicapbofællesskab med 4-5 beboere, til Rigshospitalet med over 6.000 ansatte. Størrelsesforskellen afspejler sig også i arkivdannelsen: Fra en skuffe med beboerjournaler til over 15.000 hyldemeter patientjournaler – fra et simpelt regneark til flere hundrede databaser.
Dette fandt også sted med en såkaldt skytrulle fra orlogsskibet OLDENBORG, kommandør Olfert Fischer, fra den dansksvenske neutralitetseskadre 1794-96. Skytrullen angiver, hvor hver mand ombord havde sin plads, når der blev kommanderet klartskib.
Forskning i Statens Arkiver Vindikation Arkivlovens § 16 fastsætter, at ”Private personer, virksomheder eller institutioner, som er i besiddelse af arkivalier hidrørende fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, skal aflevere arkivalierne til Statens Arkiver.” Bliver Statens Arkiver opmærksom på statslige arkivalier i privat besiddelse, rettes der henvendelse til den pågældende besidder med anmodning om, at arkivalierne afleveres.
side 15 Statens Arkiver Årsberetning 2011
Den 24. september afholdtes i Rigsarkivet et middelalderhistorisk symposium i anledning af seniorforsker Michael H. Geltings 60-års dag for at ære hans internationalt respekterede forskningsindsats. Symposiet var arrangeret af Middelaldercirklen ved Københavns Universitet og Rigsarkivet. Der deltog ca. 80 personer, de fleste her fra landet, men der var også gæster fra Skotland, USA, Polen, Sverige og England. Fødselaren udgav i 2011 ikke færre end fem afhandlinger trykt i internationale publikationer omhandlende følgende emner: The Law of Jylland, the
Law of Skåne, and King Valdemar's Law for Sjælland: A Revision; Circumstantial Evidence: Danish Charters of the Thirteenth Century; The Problem of Danish 'Feudalism': Military, Legal, and Social Change in the Twelfth and Thirteenth Centuries; Poppo's Ordeal: Courtier Bishops and the Success of Christianization at the Turn of the First Millennium og Two Early Twelfth-Century Views of Denmark's Christian Past: Ailnoth and the Anonymous of Roskilde. Forsker Asbjørn Romvig Thomsen fik trykt sin meget roste ph.d. afhandling Lykkens smedje? Social mobilitet og social stabilitet over fem generationer i tre sogne i Salling 1750-1850, der udkom hos Landbohistorisk Selskab. Peter Fransen publicerede sammen med Per Boje, Henrik Harnow og Johnny Wøllekær bogen Industriens pionerer. Teknikumingeniørernes uddannelseskamp og betydning, der blev udgivet af Ingeniørforeningen IDA. Jørgen Mikkelsen udgav sammen med Michael Dupont og Palle Kvist kildepublikationen Mellem København og Tranquebar. På rejse med Asiatisk Kompagnis skib Kronprinsessen af Danmark 1748-1750. Erhvervshistorisk Årbog 2011 indeholdt artikler om oplevelsesøkonomi, Aarhus' udvikling til vidensby, patienten som forbruger, fusioner som konkurrencestrategi i slagterisektoren og
om en ihærdig iværksætter i mejerisektoren. Flere arkivarer fra Statens Arkiver bidrog med adskillige artikler til Danmarks første regionale leksikon Sønderjylland A-Å, udgivet af Historisk Samfund for Sønderjylland, ligesom forskere herfra holdt oplæg på et seminar om Sønderjyllands erhvervshistorie i det 19. og 20. århundrede. Arrangementet var blevet til i samarbejde med Institut for Grænseregionsforskning ved Syddansk Universitet Sønderborg. Seniorforsker Birgitte Possing blev udpeget til medlem af bestyrelsen for Danmarks Grundforskningsfond.
250-året for Den Arabiske Rejse I 2011 blev det fejret, at det var 250 år siden Frederik V udsendte den videnskabelige ekspedition til Arabien – den såkaldte Arabiske Rejse. Rejsens mest kendte deltager var Carsten Niebuhr. Der er blevet publiceret og formidlet meget om rejsen på tværs af institutioner med brug af ny teknologi, og mange medier har skrevet om jubilæet. Rigsarkivet bidrog med en webudstilling, hvor arkivarerne Jette Holmstrøm Kjellberg og Asger Svane-Knudsen samt seniorforsker Jørgen Mikkelsen præsenterede udvalgte arkivalier om Den Arabiske Rejse med artikler om kildernes kontekst. I forbindelse med arbejdet med webudstillingen fandt man fire breve og en veksel fra Carsten Niebuhr, som havde ligget upåagtet i en pakke fra Asiatisk Kompagni. Den Arabiske Rejse var også et af Rigsarkivets hovedtemaer på Kulturnatten, og der blev lagt en video på YouTube. Seniorforsker Jørgen Mikkelsen publicerede to tidsskriftsartikler om Den Arabiske Rejse, mens arkivar Asger Svane-Knudsen skrev et manuskript til en publicering af Niebuhrs fire breve og vekslen i Danske Magazin i 2012.
Carsten Niebuhr Stik af C.C. Glassbach
Et af resultaterne af fejringen er, at det er blevet klart, at der findes materiale om Carsten Niebuhr og Den Arabiske Rejse i mange arkiver og biblioteker i flere lande.
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 16
Ny forskningsstrategi for Statens Arkiver Forskningsstrategi for Kulturministeriets område (2009) anbefalede, at de enkelte forskningsinstitutioner under Kulturministeriet udarbejdede en langsigtet forskningsstrategi, der forholdt sig til organiseringen og finansieringen af forskningsindsatsen, kvaliteten af forskningen samt en prioritering af forskningsområder. Som opfølgning på denne anbefaling har Statens Arkiver udarbejdet en forskningsstrategi for årene frem til 2016. Den blev udarbejdet i nært samarbejde med Statens Arkivers interne og rådgivende forskningsudvalg og vedtaget i Statens Arkivers ledelse i oktober 2011. Det er ifølge strategien visionen for forskningsvirksomheden i Statens Arkiver, at Statens Arkiver udgør et nationalt og internationalt højt anerkendt forskningsmiljø inden for Danmarks historie.
side 17 Statens Arkiver Årsberetning 2011
Udgangspunktet for realiseringen af visionen er, at Statens Arkiver traditionelt har haft en fremtrædende position i ovenstående forskningsmiljø og stadig har det, men at positionen er udfordret, dels af en betydelig reduktion af forskerstaben hen over årene, dels af skærpede krav fra omverdenen. For at imødegå disse udfordringer, sætter strategien særlig fokus på fire strategiske mål. Kriminalitetshistorie som særligt satsningsområde: Blandt Statens Arkivers forskningsfelter har kriminalitetshistorie fået særlig tyngde. Det er der gode grunde til. Arkivernes samlinger indeholder et stort og centralt kildemateriale herom, ligesom der er en rig teoridannelse på området. Kriminalitetshistorie indbyder til et bredt forskningssamarbejde med universiteter og museer, og det appellerer til den historieinteresserede brede offentlighed. Derfor skal antallet af forskningsårsværk søges udvidet
Carsten Niebuhrs veksel dateret Bombay 20. november 1764, trasseret til guvernør Herman Abbestée i Trankebar (Foto: Rigsarkivet)
gennem en særlig satsning på dette felt. Rekruttering af nye forskere: Statens Arkiver må i de kommende år forudse en større aldersbetinget afgang i forskerstaben end tidligere. Derfor skal der udarbejdes en plan for nyrekruttering med ønsker til kommende forskeres kvalifikationer.
forvaltning med titlen ”Tjek på det digitale arkiv – bliv klogere på Statens Arkivers regler for digital informationshåndtering”. Kurset var et 1-dags generelt kursus, som henvendte sig til alle, der arbejder med digital forvaltning og arkivering i statslige og kommunale myndigheder.
Øget tværinstitutionelt forskningssamarbejde: Statens Arkivers reducerede forskerstab nødvendiggør et stigende tværinstitutionelt forskningssamarbejde. Forskerne samarbejder allerede på individuel basis og i grupper med kolleger på andre arkiver, på biblioteker, museer og universiteter, men for at tiltrække flere eksterne midler, er det nødvendigt at indgå institutionaliserede samarbejdsrelationer.
I “Tjek på det digitale arkiv” indgik følgende emner: • Arkivloven: Hvem gælder loven for og hvad omfatter loven? Arkivloven og anden lovgivning, f.eks. persondataloven. • Arkivmæssige hensyn og god forvaltningsskik i den digitale forvaltning • Anmeldelse og godkendelse af it-systemer: Hvad skal anmeldes til Statens Arkiver? Eksempler på “den gode anmeldelse” • Aflevering af it-systemer til Statens Arkiver: Gode råd til at afleveringen går godt • Brug af egne data og dokumenter, der er afleveret til Statens Arkiver
Øget synlighed af Statens Arkivers forskning: Statens Arkivers placering i det danske historiske forskningsmiljø er ikke kun afhængigt af, at der ydes en omfattende forskningsindsats på et højt videnskabeligt niveau, men også af, at omverdenen får kendskab hertil. For at nå længere ud med resultaterne er det nødvendigt med en øget synlighed af Statens Arkivers forskning. Virkeliggørelsen af strategien er løbende tema for diskussion på de halvårlige forskermøder i Statens Arkiver.
Tjek på det digitale arkiv? – kurser for offentlige myndigheder Gennem sine opgaver i forhold til den offentlige forvaltning opbygger Statens Arkiver en unik viden om forvaltningens informationshåndtering, som nu primært sker i digital form. Den viden vil Statens Arkiver gerne stille til rådighed for andre for på den måde at sætte fokus på, at forvaltningens informationshåndtering sker på en måde, der er til gavn for både forvaltningen selv og for de fremtidige arkivbrugere. På den baggrund afholdt Statens Arkiver i november sit første kursus for den offentlige
Kurset blev afholdt to gange med fuldt deltagerantal, og den efterfølgende evaluering viste stor tilfredshed. Myndigheder, der deltog i kurset, har efterfølgende kontaktet Statens Arkiver for at bestille en hel kursusdag eller blot et enkelt oplæg til et internt kursus for flere medarbejdere hos myndigheden. Erfaringerne viste, at der klart er efterspørgsel efter, at Statens Arkiver udbyder kurser om forskellige emner i relation til myndighedernes digitale arkivdannelse. Statens Arkiver arbejder derfor videre med et kursusprogram for 2012.
IT-strategi I januar vedtog Statens Arkivers ledelse en it-strategi for årene 2012-2016, som i de kommende år skal danne grundlag for realiseringen af Statens Arkivers strategiske mål. Strategien tager udgangspunkt i visionen om,
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 18
at Statens Arkiver vil være et sammenhængende og sikkert digitalt arkiv for hele det danske samfund.
en ressourcebesparelse, idet de ikke længere behøver at drive it-systemer, som de ikke længere opdaterer.
Det betyder, at Statens Arkiver vil skabe en samlet indgang til sine samlinger og ydelser, som tager udgangspunkt i den enkelte brugers forudsætninger og behov. På den måde bliver Statens Arkiver et arkiv for alle i det danske samfund, uanset hvem de er, hvor de bor, og hvornår de har tid til at besøge arkivet. Samtidig skal Statens Arkiver fortsat kunne møde de udfordringer, som følger med opgaven med at sikre bevaring af digitalt skabte arkivalier.
På længere sigt kan løsningen udbygges til også at give andre sikker adgang til registerdata og hermed åbne helt nye muligheder for bl.a. dansk registerforskning.
Til virkeliggørelse af visionen er opstillet tre strategiske mål: 1. Sammenhængende it-understøttelse af interne og eksterne processer 2. Sammenhængende it-organisation 3. Sammenhængende it-infrastruktur
Nyt resultatkontraktmål om adgang til digitalt skabte arkivalier på nettet
Statens Arkiver nedsatte i 2011 priserne for at bevare digitale data og dokumenter fra kommuner og regioners IT-systemer med mere end 50 %. Som alternativ til selv at oprette et offentligt arkiv kan både kommuner og regioner aflevere data og dokumenter fra deres it-systemer til Statens Arkiver mod betaling. Ved en aflevering overtager Statens Arkiver ansvaret for fremover at bevare de digitale arkivalier. Det gælder også ansvaret for at stille arkivalierne til rådighed for borgere og myndigheder, bl.a. til forskningsformål. Prisfaldet skyldes faldende udgifter til opbevaring og effektivisering af de arbejdsgange, der skal sikre at data også fremover kan findes og læses af borgere og myndigheder.
Statens Arkiver i pressen Kulturministeriet godkendte i december en ændring af resultatkontrakten mellem Kulturministeriet og Statens Arkiver, så Statens Arkiver inden udgangen af 2012 skal have udviklet en it-løsning (prototype) til adgang over internettet til både umiddelbart tilgængelige og ikke umiddelbart tilgængelige digitale arkivalier. Statens Arkiver tager hermed de første skridt til at stille sin samling af digitale arkivalier til rådighed via internettet. Samlingen består af offentlige registerdata fra begyndelsen af 1970’erne og frem til i dag. Samlingen består endvidere af journaloplysninger, digitale dokumenter fra offentlige myndigheders journalsystemer og ESDHsystemer. Projektet vil i første omgang give offentlige myndigheder mulighed for at tilgå data og dokumenter fra journal- og ESDHsystemer, som de har afleveret til Statens Arkiver. For myndighederne vil det betyde
side 19 Statens Arkiver Årsberetning 2011
Som et led i bestræbelserne på at opnå større synlighed i den danske offentlighed, har Statens Arkiver i 2011 arbejdet meget aktivt på at blive eksponeret i pressen. Dette er i høj grad lykkedes. På tv har vores forskere og personale været eksponeret, som eksperter i historiske udsendelser og programmer om slægtsforskning, og i de trykte medier, har der været stor interesse for at skrive om arkivernes formidlingsaktiviteter. I 2011 fik Statens Arkiver etableret et uformelt samarbejde med DR, som afholdt en programudviklingsworkshop med forskere fra arkiverne, og der blev også etableret et samarbejde med videnskab.dk. I det hele taget er der hos pressen en rigtig stor interesse for formidlingsaktiviteterne. Arkivernes eksperter og forskere har i højere grad end tidligere været synlige i medierne. Også Kulturnatten 2011 gav en flot medieomtale og alle besøgsrekorder blev slået.
Nordisk Arkivnyt I 2011 bragte Nordisk Arkivnyt knapt 130 indlæg på 216 sider. Det er ca. 1½ side pr. artikel. Redaktionen modtog mere stof end tidligere. For at kunne bringe de mange bidrag og bibeholde karakteren af korte artikler, blev forskelligt stof – f.eks. længere rapporter – lagt på Nordisk Arkivnyts hjemmeside. Selve indholdet blev bragt i kort form i bladet, med en henvisning til hjemmesiden (www.arkivnyt.nu). Interesserede fik dermed mulighed for at fordybe sig i emnet, og rapporter nåede ud til en bredere kreds. På hjemmesiden blev også lagt en fyldigere udgave af årsstatistikken, der rummede forskellige forklaringer til tallene, lige som indholdsfortegnelsen for hele årgang 2011 blev lagt her. På forskellige måder kunne hjemmesiden således aflaste bladet. I årets løb blev der også i andre henseender arbejdet med bladets hjemmeside, der i 2012 vil fremtræde med et andet udseende. Nok så vigtigt vil siden komme til at rumme en kalender med nordiske arkivbegivenheder. Redaktionen har desuden forberedt udlægning af tidligere årgange af bladet og udarbejdelsen af samlede registre til disse årgange. Mens hjemmesiden hidtil mest har haft interesse for bidragydere, der skulle orientere sig om retningslinjer for artikler, håber redaktionen, at siden fremover kan opfylde andre og mere forskelligartede formidlingsbehov. Ikke mindst anser vi det for en stor fordel, at man her vil kunne finde en samlet kalender for arkivbegivenheder i nordisk regi.
I 2011 var der en sag om rigsvåbenet og 18 sager om kronen, heraf én om et bryggeris misbrug af en krone, der kunne forveksles med den engelske kongekrone. Danmark er ifølge den såkaldte Pariserkonvention forpligtet til også at beskytte mod misbrug af udenlandske statskendetegn. Nogle firmaer ønsker varemærker med en krone, der er identisk med den danske kongekrone eller ligner den, indregistreret hos Patent- og Varemærkestyrelsen. Styrelsen forelægger regelmæssigt sådanne tilfælde for Rigsarkivet og nægter registrering, hvis Rigsarkivet har udtalt, at den pågældende kronefigur er identisk med den officielle kongekrone eller kan forveksles med den. Straffelovens bestemmelser omfatter også versioner, der kan opfattes som efterligninger. Rigsarkivet lægger princippet om det udviskede erindringsbillede, der opereres med inden for varemærkeretten, til grund for sin stillingtagen. Det er helhedsindtrykket, der er afgørende. Hvis Rigsarkivet skønner, at beskuere uden dybtgående viden om statskendetegn vil opfatte en given version af f. eks. en krone som en officiel version, erklærer Rigsarkivet, at den ikke kan bruges. En endelig afgørelse henhører under domstolene. I 2011 førte en sag til en politianmeldelse og en efterfølgende retssag, som det pågældende firma tabte. Firmaet havde på sin hjemmeside gengivet en række offentlige myndigheders logo’er med kongekrone, der i nogle tilfælde var forvansket, og havde konstrueret fantasifulde grafiske kombinationer, hvori kongekronen indgik.
Misbrug af statskendetegn Statens Arkiver tager hvert år stilling til misbrug af statskendetegn. Normalt drejer det sig om kongekronen eller en krone, der kan forveksles med den officielle kongekrone. Mere sjældent drejer det sig om rigsvåbenet. Rigsvåbenet og kongekronen er ligesom splitflaget principielt forbeholdt Kongehuset og staten og er beskyttet mod misbrug af § 132 i straffeloven.
I mange tilfælde er firmaer i god tro, når de bruger en kongekrone i deres markedsføring. Men når Rigsarkivet gør opmærksom på, at der er tale om misbrug, fjerner de den normalt eller ændrer den til en lovlig version. Rigsarkivet orienterer regelmæssigt Kabinetssekretariatet og Hofmarskallatet om sådanne tilfælde. Kgl. hofleverandører må benytte kongekronen, men der er regler for, hvordan den skal placeres i forhold til
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 20
Eksempler på et skatterådgivningsfirmas brug af kongekronen. Der eksisterer ingen myndighed med navnet ”Statens Omkostningsgodtgørelse”. Den danske kongekrone kan ikke kombineres med EU’s stjerner og ikke sættes på en ”smiley”. Firmaet blev dømt for overtrædelse af § 132 i straffeloven En kommunal virksomhed i Ebeltoft måtte retledes, da den førte sig frem som kulturministerium med kongekrone
side 21 Statens Arkiver Årsberetning 2011
firmaets navn. En vejledning herom findes på Kongehusets hjemmeside.
DAISY-indtastning i Provinsen – digital tilgængeliggørelse vest for Storebælt
Ompakningen af 15 kilometer arkivalier nærmer sig afslutningen og bunkerne med ufoldede æsker bliver mindre og mindre. Derefter skal de sidste etiketter limes på de nye papæsker, og dertil skal der bruges rigtig meget lim
Projektet ”DIP SA VEST 2011-2012” har til formål at gøre det muligt via nettet og Statens Arkivers registraturdabase, DAISY, at fremsøge oplysninger om alle de arkivalier, der findes i Statens Arkivers samlinger vest for Storebælt. Samtidig skal projektet muliggøre, at borgere og myndigheder kan bestille arkivalier digitalt, ligesom der herigennem også tilvejebringes en fuldstændig og detaljeret bestandsoversigt, der samtidig kan anvendes til at effektivisere og rationalisere en række af de processer, der knytter sig til bestilling og ekspedition af arkivalier til læsesalene. Projektet ligger i forlængelse af dels den registreringsvirksomhed, der for ordinære midler er blevet gennemført vest for Storebælt (Daisy I Provinsen) gennem en
årrække, dels et tilsvarende projekt, der under navnet SPE-projektet, blev afsluttet med udgangen af 2008 for Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjællands vedkommende. DIP-projektet er for en stor parts vedkommende finansieret med tiloversblevne midler fra SPE-projektet. Resten afholdes ved omprioriteringer på de ordinære midler. I alt er der ekstraordinært tilført projektet godt 13 mio. kr. for årene 2011 og 2012. Projektet har som mål, at oplysninger om samtlige arkivalier i Landsarkivet for Sønderjylland, Landsarkivet for Nørrejylland og Landsarkivet for Fyn skal være indtastet i Statens Arkivers registraturdatabase inden udgangen af 2012. Desuden er det et mål, at disse arkivalier skal være pakket i nye, bevaringssikrende arkivæsker, der alle forsynes med en stregkode, og som også gør det muligt digitalt at pladsregistrere disse arkivalier. Også en mindre part af arkivalierne på Erhvervsarkivet indgår i dette projekt. Projektet blev sat i værk den 1. maj 2011. De mange nye medarbejdere skal sammen med ordinært ansatte ved udgangen af 2012 i alt have gennemgået ca. 50 km arkivalier. Processen udføres helt eller delvist på fire niveauer: Først registreres arkivalierne i DAISY. Dernæst indtastes oplysninger om hver enkelt fysisk arkivenhed, de såkaldte magasinenheder, i form af protokoller og arkivæsker. Videre udskrives en stregkode med tilhørende etiket, som limes på de enkelte magasinenheder. Til slut indscannes enhederne med henblik på pladsregistrering. Nu kan alle over nettet se, hvad der findes, og man kan bestille de relevante arkivalier digitalt til levering på en læsesal. Før dette, er ompakningskrævende arkivalier pakket i nye arkivæsker, der beskytter bedre mod brand og fugt. Overordnet kan det konkluderes, at projektet forløber tilfredsstillende. Produktiviteten er generelt god. Status vedr. projektet er derfor med udgangen af 2011, at ca. 50 % af de såkaldte arkivserier og magasinenheder er indtastet i databasen. 28 % af den
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 22
planlagte ompakning er gennemført, ligesom 41 % af magasinenhederne er færdigbehandlet med stregkode m.m.
Samarbejdsaftale med Aarhus Kommune Siden 1962 har Erhvervsarkivet forestået forvaltning, opbevaring, tilsyn og benyttelse af de dele af Aarhus Kommunes arkiv, der ikke længere er i administrativ brug. Med kommunesammenlægningen blev ordningen udvidet til også at omfatte de tidligere forstads- og omegnskommuners historiske arkiver fra før 1970, alt i alt har Erhvervsarkivet således modtaget omkring 4 km arkivalier fra Aarhus kommune i henhold til disse aftaler. Ved budgetforhandlingerne i september 2010, besluttede forligspartierne sig for, at der skulle etableres et stadsarkiv for Aarhus. En fremtidig institution skulle tage sig af indsamling, bevaring og formidling af kommunens offentlige arkivalier samt private arkivalier fra Aarhus Midtby. Aarhus Kommune forestillede sig, at en del af løsningen kunne være, at det nye Stadsarkiv fik til huse i Erhvervsarkivets bygninger. Gennem vinteren 2010-2011 førtes en række forhandlinger mellem Aarhus Kommune og Statens Arkiver herom, ligesom Statens Arkiver som repræsenteret i ansættelsesudvalget deltog i den proces, der førte til ansættelse af en stadsarkivar pr. 1. august 2012. Forhandlingerne førte frem til, at Aarhus Kommune og Statens Arkiver pr. 1. november 2011 formaliserede samarbejdet ved at indgå en samarbejds aftale. Der er tale om en fremlejeaftale i forbindelse med Stadsarkivets indflytning i Erhvervsarkivet samt en aftale om drift af den fælles læsesal. Det overordnede formål for samarbejdet er i henhold til aftalen at udnytte potentialet for synergi i løsningen af arkivopgaver. Derved sikres en effektiv ressourceudnyttelse.
side 23 Statens Arkiver Årsberetning 2011
Samarbejdet kan således omfatte arkivfaglig udvikling i almindelighed, digital arkivdannelse og -benyttelse, formidling, inddragelse af nye brugergrupper, forskning samt positionering i bred forstand – både som videnscenter og kulturinstitution. Gennem samarbejde på det historiefaglige område er det målet at skabe et stærkere og bredere forankret forskningsmiljø og at gøre det muligt at trække på et bredere netværk af relevante faglige kompetencer. Samarbejdet skal dermed styrke såvel udforskningen af den lokale historie i Aarhus som den private sektors bidrag til nationens historie. De to institutioners interesser og arbejdsområder komplementeres gennem dette samarbejde, og formålet for samarbejdet mellem de to institutioner kan derfor samles under overskriften: To kulturinstitutioner, én indgang. Konkret er det derudover aftalt, at Aarhus Kommune afleverer kommunale arkivalier i henhold til de gældende regler og svarende til, hvad andre kommuner gør. Endelig lægger aftalen op til, at Aarhus Kommune efter nærmere aftale og mod betaling, kan benytte Statens Arkivers ekspertise ved løsning af arkivfaglige opgaver i forbindelse med forvaltningsservice. Aarhus Kommune kan ligeledes mod betaling indgå aftale om køb af ydelser samt benyttelse af udvalgte systemer i Statens Arkiver. Parterne kan endelig yde hinanden rådgivning og kompetenceudvikling.
Projekt Digitale Private Arkivalier Projekt Digitale Private Arkivalier (projekt DPA), blev påbegyndt i 2009. Det har karakter af et pilotprojekt, som har til formål at udvikle metoder og værktøjer til indsamling af digitale private arkivalier samt indvinde konkrete erfaringer i forbindelse med at få indsamlet og bevaret en række digitale private arkivalier. Disse indsamles fra både personer, foreninger og erhvervsliv. Bevaringen indebærer, at der skal produceres arkive-
ringsversioner, der opfylder kravene i den til enhver tid gældende bekendtgørelse om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer. Derudover skal der indgås Bevaringsaftaler med store virksomheder, organisationer og institutioner for at få dem til at udarbejde egen bevaringsstrategi med henblik på senere aflevering. Den 1. september 2010 trådte en ny bekendtgørelse om arkiveringsversioner i kraft. Bekendtgørelsen gælder for den offentlige forvaltning. Dog skal også arkiveringsversioner fra private arkivskabere skal inden de kan indgå i Statens Arkivers samling af digitale arkivalier opfylde kravene i bekendtgørelsen. De programmer projekt DPA har udviklet til produktion af arkiveringsversioner – SABA Kopiering, SABA Arkivalie og SABA Arkiv – er i løbet af 2011 blevet tilpasset til de nye krav. Større organisationers og virksomheders intranet indeholder meget bevaringsværdigt materiale, og i 2011 er der derfor udviklet endnu et SABA-program, SABA Web, der anvendes til at lave et kopiudtræk af arkivskabers intranet. Ved hjælp af SABA Arkivalie dannes efterfølgende en arkiveringsversion af kopiudtrækket. I 2011 har det primært været indsamling af og indgåelse af Bevaringsaftaler om digitale arkivalier fra private organisationer, der har været i fokus. Der er blevet indgået en række aftaler, hvor af den vigtigste er en Bevaringsaftale med Dansk Arbejdsgiverforening. Aflevering af de første digitale systemer fra Dansk Arbejdsgiverforening forventes at finde sted i 2012. I alt blev der i 2011 indgået 7 Bevaringsaftaler og 4 Afleveringsaftaler.
Deltagelse i og afholdelse af diverse konferencer Medarbejdere fra Statens Arkiver har i 2011 deltaget i en række konferencer med henblik på at sikre, at Statens Arkiver har opdateret viden om digital bevaring. Konferencerne er samtidig en god mulighed for at præsentere Statens Arkivers resultater på området og diskutere det med fagfæller i ind- og udland. Derved dannes der værdifulde netværk. Ved flere lejligheder, bl.a. på DLM (Document Lifecycle Management) Forums medlemsmøde i Budapest og den store, årlige iPRES-konference (International Conference on Preservation of Digital Objects), har arkivar Alex Thirifays og chefkonsulent Anders Bo Nielsen præsenteret resultaterne af evalueringen af det store Format- og Strukturkonverteringsprojekt. Det var et projekt som Statens Arkiver gennemførte i årene 2005-2008. Evalueringen har været genstand for stor interesse, da ingen andre bevaringsinstitutioner har kunnet præsentere så omfattende erfaringer med konvertering af større samlinger af ældre data. I samarbejde med Ulla Kejser fra Det Kgl. Bibliotek præsenterede Anders Bo Nielsen, ligeledes på iPRES-konferencen, arbejdet med at udvikle den model for beregning af omkostninger ved digital bevaring, som institutionerne i fællesskab har udviklet. På DLM Forums medlemsmøde i Budapest præsenterede arkivchef, Kirsten Villadsen Kristmar, og chefkonsulent, Jan Dalsten Sørensen, et oplæg om Statens Arkivers erfaringer med regler for anmeldelse, godkendelse og aflevering af digitale arkivalier. Dette blev fulgt op på DLM Forums større konference i Bruxelles i december, hvor Jan Dalsten Sørensen talte om nogle af de aktuelle udfordringer for langtidsbevaring af digitale arkivalier. Jan Dalsten Sørensen deltog ligeledes i konferencen ”Digital Preservation Summit” i Hamburg i oktober måned.
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 24
Statens Arkiver var medarrangør af digitaliseringsmessen i Aarhus i april, som havde bred deltagelse af både offentlige myndigheder og leverandører. Her ses arkivar Inger Jensen til højre på Statens Arkivers stand
Der har også været lejlighed til at deltage i mere praktisk orienterede konferencer, herunder navnlig det traditionsrige nordiske ”El-arkiv”-seminar, som hvert tredje år afholdes for specialister i digital bevaring fra de nordiske lande. I 2011 blev seminaret afholdt på Island, og det dannede rammen for gode og lærerige dialoger mellem deltagerne. Udover samarbejdet med de nordiske kollegaer er Statens Arkiver aktivt med i arbejdet i Open Planets Foundation (OPF), som arbejder videre med de resultater inden for digital bevaring, som blev opnået i EU-
side 25 Statens Arkiver Årsberetning 2011
projektet ”Planets”. OPF afholder bl.a. flere årlige såkaldte ”Hackathons”, hvor der arbejdes praktisk og konkret med relevante problemstillinger. Statens Arkiver har i 2011 deltaget i ét af disse arrangementer, repræsenteret af specialkonsulent Tommy Balle og specialkonsulent Jun Yoneyama.
Chefkonsulent Poul Olsen holdt et oplæg ved IFLAs konference på St. Thomas
Konference i Dansk Vestindien Rigsarkivar Asbjørn Hellum og chefkonsulent Poul Olsen deltog i august i en konference på St. Thomas i IFLAs (International Federation of Library Associations and Institutions) sektion for genealogi og lokalhistorie. Samtidig blev der gennemført drøftelse med arkivmyndighederen på US Virgin Islands om mulighederne for samarbejde på arkivområdet. Poul Olsen deltog senere i IFLAs kongres på Puerto Rico med et foredrag om scanning af arkivalier vedrørende palæstinensiske flygtninge fra United Nations Relief and Work Agency for the Palestinian Refugees (UNRWA).
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 26
Statens Arkiver i tal
2011 Produktion Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere. De spænder lige fra vejledning af de mange besøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning til ordning og modtagelse af arkivalier fra myndigheder og private personer, samt digitaleservicetilbud. Et udsnit af disse serviceydelser er præsenteret i tabel 1 og 2.
Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2011 Rigsarkivet
Landsarkivet for Sjælland
Landsarkivet for Fyn
Landsarkivet for Nørrejylland
Landsarkivet for Sønderjylland
Erhvervsarkivet
Statens Arkiver i alt
804
3.089
1.174
358
12.361
Modtagelse af arkivalier opgjort i hyldemeter
6.935
Besøgende på læsesalene
12.548
8.588
11.632
4.659
6.980
6.795
39.970
Ekspederede enheder på læsesalene
51.990
23.120
7.030
38.813
5.328
7.267
133.076
Besvarelse af skriftlige forespørgsler
1.269
1.922
249
754
265
182
4.641
*) Indgår i Rigsarkivets modtagelsestal.
side 27 Statens Arkiver Årsberetning 2011
*)
Succes med digitalisering og øget tilgængelighed Intet mindre end 7.3 mio. nye sider blev skannet i 2011. De fleste blev straks lagt på Arkivalieronline. Samtidig fik Dansk Demografisk Database yderligere godt 405.500 poster. Dermed er de digitale servicetilbud til offentligheden blevet stærkt forbedret i 2011. Brugerne har kvitteret med et markant forøget brug af Statens Arkivers websites. Selv om der stadig er lidt uklarhed om beregning af statistikken, så er tendensen klar:
Tabel 2. Digitale ydelser Besøg
Besøg 2011
Antal viste sider 2010
391.987
952.875
64.389.236
88.442.427
www.dda.dk
35.530
29.082
67.793
67.632
www.ddd.dk
2.273.687
2.535.700
39.915.448
43.276.656
www.ao.dk
1.771.455
2.259.250
222.797.678
292.424.302
2010 2010
www.sa.dk
Antal viste sider 2011
Det betyder forkortelserne: SA – Statens Arkiver DDA – Dansk Dataarkiv DDD – Dansk Demografisk Database
Det er tydeligt, at væksten især har ligget i brugen af Arkivalieronline, men der er også tale om en pæn stigning i brugen af Dansk Demografisk Database på næsten 12 %. Konklusionen er, at vi gennem vores udbygning af Arkivalieronline og Dansk Demografisk Database er blevet mere attraktive for en større del af danskerne. Statistikken viser, at det er nødvendigt at udbygge webtilbuddene for at få flere besøgende på vores sites, og at den store investering i 2011 har kunnet betale sig. Samtidig skal vi dog også fortælle om såvel de gamle som de nye tilbud, så vi på den måde får mere positiv omtale og flere besøgende på de enkelte sites. Dette vil formentlig også resultere i flere besøg på læsesalene.
Statens Arkiver Årsberetning 2011
side 28
Økonomi Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2011 192,4 mio. kr. opgjort som omkostninger excl. moms. Omkostningernes fordeling på hovedaktivitetsområder er vist i tabel 2.
Tabel 2. Omkostninger i 2011 fordelt på hovedaktivitetsområder Ordinær virksomhed
Indtægtsdækket virksomhed
Løn
68,5
8,6
1,8
Øvrig drift
90,0
3,9
Udgifter i alt
158,5
12,5
Mio. kr.
Bygge- og flytteplanlægning
Leje og drift af midlertidige magasiner
I alt
5,1
5,8
0,0
89,8
0,2
0,8
5,5
2,1
102,5
2,0
5,9
11,3
2,1
192,3
Indtægtsgivende Andre tilskudsforskningsfinansierede virksomhed aktiviteter
Personaleressourcer Statens Arkivers samlede personaleforbrug udgjorde i 2011 233 årsværk eller 90,0 mio. kr. opgjort i lønudgifter. Figur 1 viser, hvordan disse personaleressourcer fordeler sig på Statens Arkivers primære aktiviteter samt på hjælpefunktioner og generel ledelse.
Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2011
Formål
%
Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og elektroniske samlinger
42,6
Vejledning og formidling
22,5
Forskning Hjælpefunktioner, drift og generel ledelse
I alt
side 29
Statens Arkiver Årsberetning 2011
6,4 28,5
100,0
Øvrige driftsudgifter Et karakteristisk træk ved Statens Arkivers økonomi er den betydelige andel af driftsomkostningerne, der anvendes til bygningers drift (husleje, vedligeholdelse, rengøring, varme o. lign.). Dette er hovedårsagen til, at hele 92,1 % af institutionens øvrige driftsomkostninger (dvs. de samlede driftsomkostninger fratrukket lønomkostninger) går til formålet drift, hjælpefunktioner og generel ledelse (se figur 2). Da denne post kun i begrænset omfang kan påvirkes, er Statens Arkivers muligheder for at omdisponere sine øvrige driftsomkostninger meget begrænsede.
Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2011
Formål
%
Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og elektroniske samlinger
4,2
Vejledning og formidling
3,3
Forskning
0,4
Hjælpefunktioner, drift og generel ledelse
I alt
92,1
100,0
Indtægtsdækket virksomhed Statens Arkivers indtægtsdækkede virksomhed beskæftigede 23 årsværk i 2011. Indtægterne udgjorde 12,4 mio. kr., mens omkostningerne var 12,5 mio. kr. De leverede ydelser bestod især af ordning og pakning for arkivskabende myndigheder inden aflevering af deres arkiver, samt i mindre omfang dokumentationsydelser for borgere og myndigheder.
Statens Arkiver Årsberetning 2011 side 30
Adresser, telefoner og åbningstider Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10 Telefax 33 15 32 39 E-mail: mailbox@ra.sa.dk Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 A 5000 Odense C Telefon 66 12 58 85 Telefax 66 14 70 71 E-mail: mailbox@lao.sa.dk Landsarkivet for Nørrejylland Ll. Sct. Hans Gade 5 8800 Viborg Telefon 86 62 17 88 Telefax 86 60 10 06 E-mail: mailbox@lav.sa.dk Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45 6200 Aabenraa Telefon 74 62 58 58 Telefax 74 62 32 88 E-mail: mailbox@laa.sa.dk Erhvervsarkivet Vester Allé 12 8000 Århus C Telefon 86 12 85 33 Telefax 86 12 85 60 E-mail: mailbox@ea.sa.dk Dansk Data Arkiv Islandsgade 10 5000 Odense C Telefon 66 11 30 10 Telefax 66 11 30 60 E-mail: mailbox@dda.sa.dk
1.5–31.8:
man.- lør. 9-16 lør. lukket
1.5–31.8:
man.- lør. 9-16 lør. lukket
1.5–31.8:
man.- lør. 9-16 lør. lukket
1.5–31.8:
man.- lør. 9-16 lør. lukket
man.-fre. 9-16 Aal
man.-tor. 9-16 fre. 9-15
2011 Statens Arkiver Rigsdagsgürden 9 1218 København K