2013
Ă…rsberetning
Forsidefoto I Rigsarkivet findes en fin samling af kort og tegninger fra det tidligere Dansk Vestindien. Der er tale om både landkort og søkort foruden mange af tegninger af offentlige bygninger. Hertil kommer enkelte mere kunstnerisk prægede billeder som for eksempel forsidebilledet, der er et udsnit af en akvarel af Christiansted på St. Croix. Den er lavet af H. G. Beenfeldt omkring 1815 og viser byen set fra havet. Centralt på havnekajen ligger Fort Christiansværn, og i havnebassinet er Protestantholmen omgivet af større og mindre fragtfartøjer. På havnepladsen eksercerer militsen, og til højre ankommer store tønder med råsukker parat til udskibning til Europa. Bag fortet ses den lutherske kirke og længere væk sukkermarker og en slavelandsby. (Rentekammersamlingen 337.211a).
Udgiver Statens Arkiver • Design e-Types Tryk Rosendahls a/s • Oplag 500 ISBN 978-87-7497-208-2
Statens Arkiver
2013
Ă…rsberetning 2013
Forord
Virksomhedsåret 2013 har været præget af en række udfordringer. Tyverisagen, som blev opdaget i slutningen af 2012, har krævet mange ressourcer og forandringer ift. indretning og arbejdstilrettelæggelse. Det gælder især på Rigsarkivet, men også de øvrige afdelinger er blevet berørt og belastet. Det er derfor med tilfredshed, at jeg igen i år kan konstatere, at Statens Arkiver har leveret fine resultater både økonomisk og fagligt. Den stærke digitale udvikling af Statens Arkivers virksomhed fortsætter. Det gælder ikke mindst i den digitale adgang til samlingerne. Der er nu mere end 20 millioner sider arkivalier, der er tilgængelige på Arkivalieronline og mere end 16 millioner transskriberede poster i Dansk Demografisk Database. Dertil kommer en række andre digitale tilbud, som også kan tilgås hele døgnet året rundt af alle med en internetforbindelse. Denne udvikling har ført til, at den typiske bruger af Statens Arkiver i dag er den digitale bruger. Der er dog stadigvæk årligt omkring 31.000 brugere på Statens Arkivers læsesale. Det er et udviklingsmønster, som vil fortsætte, og det afspejler sig i den nye rammeaftale, der blev indgået mellem Statens Arkiver og Kulturministeriet for årene 2013-2016, hvor de strategiske mål i høj grad retter sig mod den digitale udvikling. Fra 1960erne og frem til i dag har Statens Arkiver modtaget store mængder af digitalt skabte arkivalier, som ikke endnu er blevet inddraget i forskningen i lige så høj grad, som de fortjener. Med softwaren ”Sofia” i en internetudgave blev der i 2013 taget et væsentligt skridt i retning af, at åbne de store digitale arkiver for forskere og myndigheder. Det er ligeledes en styrkelse af registerforskningen, at Statens Arkiver er tildelt opgaven som sekretariat for det Koordinerende Organ for Registerforskning (KOR) fra 2014. Selv om digitaliseringen står centralt i disse år, viste et tilsyn med de statslige myndigheder, at der ved siden af ca. 3.500 it-systemer stadig findes ca. 400 km papirarkivalier alene hos de statslige myndigheder. Dertil kommer kommunale og private arkivalier. Selv om en stor del af papirarkivalierne skal kasseres, vil arbejdet med disse arkivalier fortsat fylde meget. Statens Arkiver har arbejdet målrettet for at inddrage nye målgrupper. Statens Arkiver er især kendt og benyttet af forskere, myndigheder og slægtsforskere. Blandt den brede befolkning er kendskabet især højt i aldersgruppen +55 år. I de seneste år er der derfor ydet en særlig indsats for at nå ud til børn og unge samt de yngre og erhvervsaktive grupper. Det er lykkedes gennem aktiv brug af de sociale medier, de traditionelle medier samt ikke mindst gennem en udvikling af forskellige tilbud til skolerne. De nye tilbud er blevet en succes, og der har i 2013 været en stor efterspørgsel. Statens Arkivers 270 medarbejdere har igen i år udført mange ekstraordinære indsatser og har opnået en række betydelige faglige og udviklingsmæssige resultater. Om dette berettes der uddybende på de følgende sider. God læsning! Med venlig hilsen
Asbjørn Hellum Rigsarkivar
Ministerbesøg den 17. juni Den 17. juni besøgte kulturminister Marianne Jelved Rigsarkivets afdeling på Kalvebod Brygge 32 i København. Det var et ønske fra ministeren at se de nye moderne og klimastyrede magasiner, som med lukningen af Landsarkivet for Sjælland nu giver ideelle opbevaringsforhold for alle arkivalierne i Østdanmark – ca. 250 hyldekilometer. Ministeren udtrykte stor tilfredshed med de forhold magasinerne giver for en sikker bevaring af såvel papirarkiverne som de moderne digitale arkivalier. Med faciliteterne på Kalvebod Brygge er der også skabt gode muligheder for at arbejde med og udvikle Statens Arkivers kompetencer vedr. den digitale arkivering. I en film, som blev produceret i forbindelse med besøget, og som kan ses på sa.dk, fremhæver Marianne Jelved vigtigheden af den stærke satsning på sikker bevaring af samlingerne og på digitale tilbud til borgerne, som Statens Arkiver har gennemført i de seneste år.
Rammeaftale mellem Kulturministeriet og Statens Arkiver for perioden 2013-2016 For at realisere sin vision har Statens Arkiver fastlagt tre overordnede strategiske mål for virksomheden: • Bredspektret digital formidling • Sikker digital bevaring • Udvikling som videnscenter De 3 strategiske mål afspejler sig i den rammeaftale mellem Statens Arkiver og Kulturministeriet, der er indgået for perioden 2013 til 2016. I aftalen er de i alt ni resultatmål opdelt i fire hovedgrupper, der for den første gruppes vedkommende er afledt af et af de strategiske mål. De øvrige svarer til de tre hovedopgaver, som dækker Statens Arkivers samlede aktiviteter: • Udvikling som videnscenter (tværgående opgave) • Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og digitale samlinger • Vejledning og formidling • Forskning
side 5 Statens Arkiver Årsberetning 2013
Kulturministeriets rammestyring afspejler et ønske om at sikre, at de kulturpolitiske mål omsættes til de ønskede effekter. For de enkelte mål er der i forståelse med Kulturministeriet opstillet en række indikatorer og nøgletal, hvor graden af indfrielse indgår i vurderingen af det samlede resultat for det enkelte år i rammeaftalen. For 2013 er der enighed mellem Kulturministeriets og Statens Arkiver om, at de opnåede resultater samlet set kan betragtes som tilfredsstillende.
Nye sikringstiltag mod tyveri Tyverisagen, hvor to mænd i perioden 20092012 stjal mindst 1.045 arkivalier fra henholdsvis det daværende Landsarkiv for Sjællands og Rigsarkivets læsesale blev afsluttet 17. maj 2013 med domfældelse i Københavns Byret. De to anklagede idømtes henholdsvis 24 og 21 måneders ubetinget fængsel. De mange konfiskerede arkivalier er i efteråret 2013 lagt tilbage på deres rette plads i samlingerne. Dette har været et stort og
Sikringsslusen i Rigsarkivets læsesal. Foto: Peter Wodskou, Rigsarkivet.
kompliceret arbejde, da samlingerne kun sjældent er registreret på dokumentniveau. Det er meste af det stjålne materiale er igen til rådighed for de mange brugere. Som konsekvens af tyverisagen har Statens Arkiver indført en række supplerende sikringstiltag for at undgå fremtidige tyverier fra institutionens fem læsesale. Vigtigst i denne sammenhæng er etableringen af sikringssluser, hvor læsesalsgæsterne visiteres ved såvel indgang til som udgang fra læsesalene. Sikringssluserne trådte i funktion 3. september, og læsesalsgæsterne har taget pænt imod dette nødvendige tiltag. Endvidere er tv-overvågningen i læsesalene intensiveret, og der er udarbejdet nye procedurer for ekspedition af arkivalier, således at arkivalier kun udleveres direkte af Statens Arkivers medarbejdere. Endelig har det været nødvendigt permanent at lukke for selvbetjeningsmagasinerne i København, Odense og Aabenraa. Denne serviceforringelse er imødegået med omfattende digitalisering af de arkivalier, der hidtil har stået på åbne hylder. Dermed kan disse hyppigt benyttede arkivalier bruges af arkivbrugere i hele verden.
De har skudt ministeren og andre udstillinger Ligesom i 2012 har der i 2013 været tre særudstillinger i udstillingsrummet på Rigsarkivet. Tilsammen trak de tre udstillinger omkring 4000 besøgende. Derudover har 1673 personer lagt vejen forbi Rigsarkivet på Kulturnatten og set en særudstilling i Harsdorffsalen. Til familieløbet ”Jagten gennem Danmarkshistorien” deltog omkring 700 personer – også de kom forbi udstillingsrummet. Medieomtalen af udstillingerne og aktiviteterne har været med til at øge kendskabet til Statens Arkivers aktiviteter. Samtidig har indsatserne bragt nye grupper af danskere tæt på den arkivalske kulturarv og de gode historier fra arkiverne. Dermed understøttes Statens Arkivers mål om at formidle Danmarks historie til nye målgrupper. Dette vil blive fulgt op af lignende initiativer i 2014. Særudstillinger på Rigsarkivet i 2013: ”De har skudt ministeren! Store attentater i Danmarkshistorien” (21. marts – 1. oktober, fem stjerner i Berlingske) ”Tællelyset” (1. juli -27. september) ”Julen – før og nu” (19. november 2013 – 4. januar 2014)
De skiftende udstillinger har trukket mange nye besøgende til Rigsarkivet. Især udstillingen ”De har skudt ministeren! Store attentater i Danmarks-historien” har været velbesøgt. Foto: Statens Arkiver.
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 6
Lejlighedssang fra bryllup 1736 Papir var i ældre tider et dyrt materiale, så papiraffald blev ofte genbrugt som fyld i bogbind. Da Statens Arkiver fornyede bindet om embedsbogen fra Røsnæs Pastorat fra 1738-1815, fandt man to slidte, iturevne og svært læselige papirstykker med skrift på begge sider. I 2013 blev disse papirstykker konserveret, og det afslørede en lejlighedssang fra et bryllup 1736 i Ubby Kirke ved Kalundborg. Gommens navn er slidt væk, men i Ubby Kirkes kirkebog står, at brylluppet stod mellem klokker, kordegn og cand.phil. Chresten Aarestrup og jomfru Johanne von Staden.
side 7 Statens Arkiver Årsberetning 2013
På forsiden står: "Anno 1736 d. 18 decembr da brudgommen, dend hæderlige og vellærde mand, (Chresten Aarestrup) og bruden dend vel og dyd-ædle og Gud-elskende jomfrue Jomfr Johanne von Staden, offentlig indgik med hverandre en kiærlig ægte-samling i Ubby Kirke, blev disse faa linier – baaret paa brude-bordet for brudeparret og bryllups giæsterne. Ærbødigst som skyldigst af Peder Gamst". Brudens mor var af Gamst-slægt, så sangskriveren er nok brudens morfar, morbror eller fætter. Sangen består af 6 vers á 4 linjer med rim mellem 1. og 2. linie og 3. og 4. linie. Hvilken melodi, sangen er skrevet på, vides ikke, og måske er den bare deklameret som digt.
Til venstre ses sangens forside. Til højre ses sangens bagside. Gommens navn mangler, men kan findes i kirkebogen. Foto: Det Kgl. Bibliotek.
Enkelte ord og linjer er slidt væk, men en del kan gættes med ret stor sandsynlighed. Sidste vers lyder: "Jeg tror dend tusind skalk, dend venlig hiertefænger brud-par saaret har, saa det til hierte trænger. Mig synes, at de er paa milten gandske stødt, saa deres hierter er af saaret bleven blødt."
Kielertraktaten i den nye æske. Foto: Statens Arkiver.
Hjemmedigtede lejlighedssange er et kendt og meget dansk fænomen, som alle stifter
bekendtskab med ved festlige anledninger. Det er lystig folkekunst, og Statens Arkiver kan nu vise, at traditionen går over 275 år tilbage i tiden.
Ny æske til Kielertraktaten – nyt koncept for æsker til traktater I 2014 er det 200 år siden Norge fik en grundlov, og det fejres hele året på forskellig vis. I Stortinget i Oslo åbnede 7. januar en udstilling af fire dokumenter, som formede Norge. Det ene dokument er en ny fremstillet kopi af Kielertraktaten fra 14. januar 1814, hvor originalen er i Rigsarkivet i Danmark, og de tre øvrige dokumenter er Norges grundlov fra 17. maj 1814, Moss-konventionen fra 14. august 1814 og den endelige norske grundlov fra 4. november 1814. Kopien af Kielertraktaten blev lavet i 2013 i Danmark af specialister fra Danmark, Tjekkiet og Frankrig. Dette arbejde satte fokus på, hvorledes Kielertraktaten og et stort antal andre tilsvarende traktater opbevares i Statens Arkiver. Det stod samtidig klart, at der skulle laves et nyt koncept for æsker til Kongeriget Danmarks traktater. I 2013 udviklede Det Kgl. Biblioteks bevaringsafdeling, som også er konserveringsværksted for Statens Arkiver, en prototype, som ses på billedet. Flere stykker kraftigt syrefrit pap er limet sammen som en stiv bund, hvori der er lavet særlige udstansninger til traktatens bind samt snor, seglkapsel og guldkvaster. Den nye æske gør det muligt at håndtere traktaten uden at den tunge seglkapsel trækker i bindet. De første fem traktater har nu fået nye æsker.
Styrkelse af it-udviklingen It-understøttelsen har over en længere årrække udviklet sig til at blive forretningskritisk i forhold til de interne opgaver og i særdeleshed i forbindelse med løsningen af de udadvendte opgaver i forhold til myndigheder, forskere, private og erhvervslivet. Accession, bestilling til ekspedition til læse-
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 8
sale, logistikstyring mv. foregår for alle samlinger i Rigsarkivet og landsarkiverne fuldt webbaseret i registreringssystemet Daisy. Sammen med webtilbuddene Arkivalieronline, Dansk Demografisk Database, systemer til modtagelse og tilgængeliggørelse af digitalt fødte data mv. håndteres mere end 7 millioner digitale forespørgsler til Statens Arkivers produkter og service til myndighederne. I en længere periode har det ikke været muligt at realisere de planlagte og nødvendige it-leverancer til understøttelse af opgaveløsningen i den forventede kvalitet og til de planlagte terminer. For at styrke it-systemudviklingen og for at optimere synergien samledes al it-systemudviklingen i én afdeling. Den står for den interne systemudvikling i Statens Arkiver samt understøtter udviklingsopgaver, som løses af eksterne leverandører. Der er desuden etableret de relevante forretningsområder med nødvendige arkiv- og it-faglige kompetencer til sikring af en effektiv servicering og sparring med it-systemudviklingen. Der tilføres i løbet af 2013 og 2014 ekstra ledelses- og udviklingsressourcer til afdelingen.
Statsligt tilsyn Statens Arkiver indledte i november 2012 et tilsyn med de statslige myndigheders arkivdannelse. Tilsynet blev gennemført som en spørgeskemaundersøgelse, hvor myndighederne skulle angive, dels hvilke papirarkivalier de er i besiddelse af, og dels hvilke it-systemer som de er dataansvarlige for. Tilsynet viste, at der trods en øget digitalisering stadig findes ca. 400 hyldekilometer papirarkivalier i den statslige sektor. Kun en meget beskeden del af arkivalierne skal dog bevares og afleveres til Statens Arkiver. Der blev indberettet knapt 3500 it-systemer. Af disse har Statens Arkiver efterfølgende bedt om, at få 1070 systemer anmeldt. Behandlingen af de mange anmeldelser vil således komme til at præge Statens Arkivers arbejde det næste års tid. Tilsynet viste i øvrigt, at der er sket en markant stigning i myndighedernes brug af SharePoint-systemer de seneste år. Dette kan være et problem, da systemerne i nogle
side 9 Statens Arkiver Årsberetning 2013
tilfælde fungerer som konkurrent til myndighedens ESDH-system. Endvidere gav indberetninger af digitale samlinger et indblik i, at nogle myndigheder har en del materiale liggende på fællesdrev o. lign., som ret beset burde ligge i andre systemer. Digitale dokumentsamlinger er også arkivalier, så Statens Arkiver vil i de kommende år løbende vurdere, om myndigheder har materiale liggende, som skal afleveres enten direkte fra drevene eller ved at blive lagt over i systemer, som i forvejen arkiveres. De sidste besvarelser af tilsynet blev modtaget i det sene forår 2013. Efterfølgende er besvarelserne blevet kvalitetssikret, og der er udarbejdet en rapport til den enkelte myndighed. De sidste rapporter blev udsendt i november 2013. Af rapporterne fremgår det blandt andet hvilke it-systemer, som myndigheden skal anmelde til Statens Arkiver.
Nye regler om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders it-systemer Den 27. juni 2013 trådte cirkulære nr. 9290 om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders it-systemer i kraft. Det tidligere regelsæt på området havde rundet 10 år og var forældet i forhold til den nuværende digitale forvaltning. Endvidere skulle regelsættet opdateres for at passe med de afleveringsregler, som i 2010 blev fastsat i bekendtgørelse nr. 1007 om arkiveringsversioner. Med cirkulæret vil myndighederne på nogle områder opleve skærpede krav, som fx: • Krav om godkendelse af systemer uden dokumenter • Krav om godkendelse af indskanningsprojekter • Emnebaseret registreringssystematik i systemer med dokumenter • Obligatoriske oplysninger om sager og dokumenter • Krav om kvalitetssikring i systemer med dokumenter
Samtidig er der dog gjort op med det hidtidige krav om periodeskift, som betød, at myndighederne skulle lukke deres systemer med dokumenter en gang hvert 5. år. Myndighederne kan nu i stedet aflevere et øjebliksbillede af data og dokumenter i deres systemer eller evt. vælge at aflevere lukkede sager en gang hvert 5. år. De nye afleveringsformer gør det nødvendigt for Statens Arkiver at følge systemerne nøjere, hvorfor der er indført et tilsyn med systemerne. Tilsynet gennemføres, når et system har kørt i ca. 2 år. De nye former for aflevering har længe været efterspurgt af myndighederne, da det er omkostnings- og ressourcetungt at gennemføre periodeskift. Det generelle indtryk er da også, at de nye regler er blevet godt modtaget, og at der er forståelse for kravene om kvalitetskontrol mv.
Synlighed i medierne Statens Arkiver har haft stor synlighed i mediebilledet i 2013. Både de store landsdækkende aviser, lokalaviser, digitale medier, fagblade, radio og TV har dækket vores historier. Via presseovervågningen er der optalt
1113 presseklip. Samtidig slår Statens Arkivers kendskabsanalyse, der er baseret på 1011 interviews med et repræsentativt udsnit af befolkningen, fast, at 46 % har kendskab til Statens Arkiver gennem medieomtale. Nogle af de større historier fra 2013 er tyverisagen, hvor to tyve blev dømt for at have stjålet arkivalier, og den såkaldte kronesag vedr. de tidligere kongeligt privilegerede landevejskroers misbrug af kronen. Artikelserierne Guld i arkivet og Arkivfund samt artikler om Kvinder i mandsklæder, ligestilling anno 2013 og digitaliseringen af kildematerialet vedr. Dansk Vestindien er eksempler på historier fra arkiverne, som har haft god gennemslagskraft i de landsdækkende medier. Der har også været fin omtale af foredrag, events, udstillinger og nye bøger i løbet af året. Især udstillinger på Rigsarkivet og bøger fra forskellige dele af Statens Arkiver har fået omfattende omtale i både lokale og landsdækkende medier. Det gælder f.eks bøgerne Tyske flygtninge i Nordslesvig 1945-48 og Forbrydelsens ansigt.
Digitaliseringsindsatsen i 2013 Statens Arkivers digitaliseringsindsats har i 2013 været præget af flere store digitaliseringsprojekter. Her nævnes digitaliseringen af nogle af de omfattende og vigtige kildegrupper. For det første, den store og landsdækkende samling af lægdsruller, som er fortegnelse over værnepligtige mænd, skabt af centraladministrationen i perioden 1789 til 1920.
Bogen ”Forbrydelsens ansigt” viser forbryderbilleder fra forbryderalbums fra perioden 1850-1920, da det danske politi begyndte at anvende tvangsfotografering af lovovertrædere. Bogen fortæller historien om skæbnerne bag billederne og vandt prisen for årets historiske bog. Foto: Statens Arkiver.
For det andet, de sønderjyske personregistre fra 1874 og frem, som indeholder oplysninger om fødte, viede og i et vist omfang også afdøde fra denne landsdel. For det tredje, kirkebøgerne frem til 1960 for fødte, viede og konfirmerede og til 1969 for døde for Nørrejylland, Sønderjylland og Fyn. Dette projekt, som har løbet gennem mange år er nu meget tæt på sin afslutning.
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 10
Dertil kommer digitalisering af de danskvestindiske arkivalier som forberedelse til fejringen af 100-års jubilæet for salget af øerne i 1917. Udover disse store og sammenhængende projekter er der også scannet meget andet, bl.a. en stor mængde tinglysningsarkivalier fra Sjælland og Nørrejylland samt dele af Den kongelige Fødselsstiftelses arkiv, dele af folketællingen 1940, københavnsk skiftemateriale, en række herredsfogedarkiver, materiale fra Koldinghus amtsarkiv, journaler fra Svendborg amt samt Schackenborg gods-arkiv. Yderligere er der blevet scannet arkivskabte hjælpemidler, et projekt, som fortsættes i 2014. Årets samlede produktion omfatter mere end 7 millioner scannede billeder, og samtidig er mere end 6 millioner nye billeder gjort tilgængelige på Statens Arkivers digitale tjenester.
Digitale tilbud til brugerne De i særklasse mest benyttede ydelser, som Statens Arkiver leverer, er, at stille billedfiler med indscannede arkivalier og databaser med indtastede data fra arkivalier til rådighed på nettet. 2013 var ingen undtagelse, og ved årets udgang havde langt over en halv million unikke besøgende været inde på tjenesten Arkivalieronline, hvor slægtsforskere og andre interesserede kan finde og se digitaliserede arkivalier. Arkivalieronline er en tjeneste i stadig udvikling, og 2013 bød på både indholdsmæssige og tekniske forbedringer. Selve websitet Arkivalieronline blev i 2013 for alvor integreret i Statens Arkivers hjemmeside, www. sa.dk, og fik tilføjet nyt vejledningsmateriale målrettet til nye og uerfarne brugere. For at servicere de mange brugere bedst muligt har Statens Arkiver givet høj prioritet til udviklingen af en ny billedviser til Arkivalieronline. I 2013 blev det muligt at se en række af de indscannede arkivalier i en ny version af billedviseren, der med flere og forbedrede funktionaliteter gør det lettere at benytte billedfilerne.
side 11 Statens Arkiver Årsberetning 2013
Også Dansk Demografisk Database, hvor interesserede kan se indtastede informationer fra blandt andet folketællinger og kirkebøger og søge efter personer i databaserne, havde et stort antal brugere i 2013, hvor mere end en kvart million unikke besøgende gæstede sitet i løbet af året. Slutningen af året bød desuden på en nyskabelse. Fra midten af december publicerede Statens Arkiver godt 4 millioner billedfiler, der kan fremfindes og ses online via arkivdatabasen Daisy. Ved at give adgang til de indskannede arkivalier via Daisy er det muligt for Statens Arkiver at publicere meget store mængder billedfiler og stille dem til rådighed for brugerne umiddelbart derefter. I alt fik brugerne adgang til 5,4 millioner nye billedfiler i 2013 og mere end 600.000 nye poster i Dansk Demografisk Database.
Lægdsruller på Arkivalieronline Foranlediget af tyverisagen måtte Statens Arkiver desværre tage den tunge beslutning at lukke sine selvbetjeningsmagasiner i Rigsarkivet og på Landsarkiverne i Odense, Viborg og Aabenraa. For ikke at forringe brugernes adgang til de mest benyttede kildegrupper var svaret at digitalisere dem og stille dem til rådighed på Arkivalieronline. På Rigsarkivet var centraladministrationens lægdsruller klart de mest efterspurgte blandt
Udviklingen går fortsat i retning af, at arkivbrugerne benytter kilderne over nettet frem for på Statens Arkivers læsesale. Foto: Statens Arkiver.
2013 blev året, hvor Statens Arkiver for alvor fik styr på samlingerne af mikrofilm. Foto: Torben Eskerod.
slægtsforskerne. Lægdsruller er opgørelser over alle potentielle værnepligtige og er en enestående kilde til flytninger inden for riget. Rullerne udgjorde knap 220 meter reolplads af de 300, der var i selvbetjeningsmagasinet, så det var en enorm opgave, der blev påbegyndt i maj måned og afsluttet primo 2014. I store portioner blev de sendt over til skanning på Det kongelige Bibliotek, og det endte med næsten 1,25 millioner billedfiler, som slægtsforskerne i dag kan studere over internettet.
Registrering af mikrofilm I 2013 fik Statens Arkiver for alvor styr på sine gevaldige samlinger af mikrofilm. Der var i forvejen registreret 84.000 spoler med mikrofilm i Daisy, men kun ganske få i tilknyt-
ning til de arkivserier, som ses på filmene. At identificere disse serier og registrere mikrofilmene med de samme data som papirversionerne var en gigantisk opgave. Tilknytningen til originalarkivalierne gør det langt nemmere for brugerne at vælge mikrofilm som et alternativ, og læsesalspersonalet kan allerede mærke et stærkt stigende udlån. Ved årets begyndelse var der desuden 60.000 filmspoler, som slet ikke var registreret i Daisy. Det lykkedes at registrere næsten 20.000 af disse. Da den resterende mængde for det meste består af kopier, kan det let lade sig gøre at kopiere indholdet over i Daisy og sætte stregkodede mærkater på dem. Mikrofilmprojektet har afgørende forbedret Statens Arkivers muligheder for at anvende
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 12
Eksempler på arkiveringsversioner som man kan se dokumentation og indhold af på sofia.sa.dk
Eksempel på resultat af søgning i Vildtudbyttestatistikregistret
filmene til digitalisering på Arkivalieronline og at sikre de originale arkivlier mod tyveri ved at stille mikrofilm til rådighed på læsesalene.
I løbet af 2014 vil der blive stillet dokumentation af yderligere 200 arkiveringsversioner til rådighed på sofia.sa.dk, dog uden mulighed for søgning i data, da langt de fleste arkiveringsversioner indeholder personoplysninger.
Sofia på nettet I slutningen af 2013 blev det muligt at slå op i og se dokumentation af godt 30 arkiveringsversioner af data fra offentlige og private itsystemer på adressen sofia.sa.dk. Data stammer med enkelte undtagelser fra perioden fra slutningen af 1960’erne til starten af 1990’erne og indeholder ikke personoplysninger. Arbejdet med at sætte sofia.sa.dk i drift har i 2013 bl.a. omfattet en ekstern sikkerhedsvurdering og test.
side 13 Statens Arkiver Årsberetning 2013
Enhver kan dog søge om adgang til en arkiveringsversion efter arkivlovens regler. Det gælder også myndigheder, der ønsker adgang til data fra deres egne it-systemer. Når man har fået tilladelse til at bruge data fra en arkiveringsversion af et it-system, kan man via sofia.sa.dk logge på data vha. NemID eller Medarbejdersignatur. Statens Arkiver har hermed taget de første skridt til at åbne op for de store mængder af digitalt skabte data, som ligger i Statens Arkivers samlinger.
Opholdet i troperne gik ikke sporløst hen over de danskvestindiske arkivalier. Adskillige steder har termitter og andre insekter spist af protokoller og sager. Andre steder er papiret mørnet og kan ikke længere tåle håndtering. Endelig kan der være tale om blæksyreskader, der gør papiret skørt og teksten meget vanskelig og nogle steder umulig at læse. Foto: Statens Arkiver.
Dansk-Vestindien projekt Den 31. marts 1917 solgte Danmark DanskVestindien til USA. I forbindelse med markeringen af 100-årsdagen for salget i 2017 har Statens Arkiver sat et projekt i søen, der har til hensigt at digitalisere, formidle og tilgængeliggøre de dansk-vestindiske arkivalier, der lig-
ger i Rigsarkivet. Op under jul 2012 bevilgede A. P. Møller og Hustru Chastine McKinney Møllers Fond til almene Formaal 10 millioner kroner til projektet, der gik i gang umiddelbart efter. Det er styret af Statens Arkivers ledelse og overvåges af en sagkyndig følgegruppe med repræsentanter for Fondet, Nationalmuseet, Det kongelige Bibliotek og Rigsarkivet.
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 14
Projektet sigter mod at scanne den hyldekilometer arkivalier, Rigsarkivet har fra lokale embeder i Dansk Vestindien. Skanningerne vil blive lagt op på en hjemmeside, der bliver lavet til formålet, sammen med forskellige hjælpetekster på dansk og engelsk (introduktioner, vejledninger, transskriptioner med videre). Hjemmesiden vil blive lanceret medio 2014 med artikler om Dansk Vestindiens historie og smagsprøver på kilderne. Hjemmesiden vil derefter løbende blive udbygget, og skanninger af de originale arkivalier vil blive tilgængelige for alle her, efterhånden som de bliver færdiggjort. På hjemmesiden vil interesserede også få adgang til arkivalierne fra den vestindiske gren af centraladministrationen i København 1671-1917. Til dette formål har Kulturministeriet tidligere givet en bevilling på 4,3 millioner kroner. Hjemmesiden vil således i alt komme til at rumme omkring 5 millioner skanninger af arkivalier, hvoraf 570.000 er lavet i løbet af 2013.
Strategi for bevaring af digitaliserede arkivalier Digitalisering er et væsentligt fokusområde for Statens Arkiver. Når arkivalierne bliver stillet til rådighed på nettet, bliver de benyttet af mange flere brugere. I sammenhæng med den store investering, som lægges i digitaliseringsindsatsen, er det imidlertid også vigtigt at have en strategi for langtidsbevaringen af de digitaliserede filer. Statens Arkiver har derfor udarbejdet en strategi for bevaring af digitaliserede arkivalier. Strategien beskriver de valg, som Statens Arkiver har truffet for at sikre visionen om, at digitaliserede arkivalier bevares i den rigtige kvalitet, så sikkert som nødvendigt og så økonomisk som muligt. Dokumentet, som kan læses på Statens Arkivers hjemmeside, gennemgår endvidere den konkrete implementering af strategien, og den peger på nogle af de områder, hvor der i de kommende år skal arbejdes på en videreudvikling af metoderne til bevaring og regi-strering af digitaliserede arkivalier.
side 15 Statens Arkiver Årsberetning 2013
Udarbejdelse og offentliggørelse af strategien i 2013 var et mål på Statens Arkivers rammeaftale med Kulturministeriet.
Omkostninger ved digital bevaring Statens Arkiver deltager i det EU-finansierede projekt “Collaboration to Clarify the Costs of Curation (4C)”. Projektet skal anskueliggøre, hvilke økonomiske udfordringer og muligheder, organisationer, der arbejder med digital arkivering, er konfronteret med. 4C har i 2013 overstået sit første af to år. Som sit første mål havde projektet at opbygge et solidt netværk af interessenter, blandt andet ved hjælp af web-konsultationer, workshops, fokusgrupper og deltagelse i konferencer og seminarer verden over. Formålet med denne del af projektet var at rette fokus mod økonomien omkring digital arkivering, som hidtil har været temmelig underbelyst. Projektet vil i 2014 fortsat arbejde målrettet på at konsolidere og viderebygge netværket, nu ved at supplere netværksdannelsen med udviklingen af en række værktøjer og vejledninger. Det andet mål, som skulle nås inden for det første år, var at kortlægge relevant arbejde, der er gået forud for projektet. Resultatet er en rapport, som beskriver dels, hvilket materiale og resurser, der allerede findes inden for området, dels, hvilke behov projektets interessenter har udtrykt. På basis af disse oplysninger har projektet udfærdiget en rapport, som analyserer eksisterende omkostningsmodeller og sammenligner deres egenskaber med interessenternes behov. I forlængelse af disse rapporter udvikles der en række modeller, der skal bruges som værktøjer og vejledninger på et mere strategisk niveau. Det drejer sig blandt andet om udviklingen af en konceptuel model for omkostningerne og værdien af digital arkivering. Projektet afsluttes i januar 2015 og et af dets vigtigste mål inden da, er, at tilbyde organisationer et online værktøj, som kan sammenligne deres omkostninger med andres.
2. Modtagerorienteret og dialogisk tilstedeværelse på bl.a. Twitter og Facebook der har fordoblet vores gennemsnitlige rækkevidde.
Vores følgere kan lide og deler indhold, der er relevant for dem. F.eks hittede Thisted Byfogeds makabre, men sigende dødsanmeldelsesprotokol fra 1820-58, da vi i oktober ønskede ”Happy Halloween”. Foto: Statens Arkiver.
Vi har fastholdt et højt engagement på de sociale platforme Twitter og Facebook. Fokus er til stadighed på at engagere vore communities i den arkivalske kulturarv, ved at dele indhold og historier der er modtagerorienterede og ved at være dialogiske og i øjenhøjde med vores følgere. Konkret har det f.eks på Facebook betydet en fordobling af antallet af følgere til knap 2.300, men endnu vigtigere er, at de – også i 2013 – kunne lide, kommenterede og delte vores opslag, så vores indhold har fået en stadig større rækkevidde med gennemsnitligt 1.000 daglige visninger til unikke brugere. Derudover er Statens Arkiver i 2013 kommet godt i vej på to nye platforme; Instagram og Pinterest, som begge er visuelt bårne sociale platforme i stærk vækst.
Sociale medier I 2013 har vi i Statens Arkiver ikke bare fastholdt, men udbygget og cementeret Statens Arkivers tilstedeværelse på sociale netværksmedier. Det drejer sig om: 1. Udbygning af varige ressourcer af film og billeder på YouTube og Flickr der har genereret over 1,1 mio. visninger.
På YouTube og Flickr har vi mere end fordoblet antallet af film og særligt billeder til knapt 2.800. Disse varige ressourcer bruger og genbruger vi på andre platforme, ligesom ressourcerne er søgemaskine-optimerede og bliver fundet af rigtig mange brugere på nettet. I 2013 har særligt vore samlinger på Flickr opnået stor rækkevidde, og samlet set har vi rundet 1,1 mio. visninger fra disse to platforme i 2013. Som særlige indsatser i år skal fremhæves, at vi har lavet større samlinger af fotos og arkivalier på Flickr fra 2. Slesvigske Krig og 1. Verdenskrig, som ligger klar til formidling i mærkeåret 2014. Desuden har både vi og vore brugere haft meget positive oplevelser med live-blogging og live-streaming fra flere on-site foredrag og arrangementer.
Kommunikationsstrategi Strategien skal danne rammen om Statens Arkivers kommunikation. Den skal styrke vores interne og eksterne kommunikationsindsatser. Foto: Statens Arkiver.
I 2013 fik Statens Arkiver en fælles kommunikationsstrategi. Den har fokus på vores indsatser på tværs af organisationen over en 2-årig periode (2014-2016) og skal fungere som et redskab i det daglige. Formålet med den er, at styrke videndelingen på tværs af
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 16
vores organisation og danne rammen om en bedre, brugervendt og målrettet kommunikation. Den udpeger konkrete mål, der skal øge kendskabet til vores tilbud til befolkningen. Til strategien hører et målgruppekatalog og en handlingsplan. Sidstnævnte beskriver nogle af de væsentlige indsatser i 20142016, der skal understøtte opfyldelsen af målene i strategien.
Kurser og konferencer Statens Arkiver har i 2013 afholdt kurser, konferencer og netværksmøder for offentlige myndigheder. Formålet er at formidle Statens Arkiver regler og viden om god arkivdannelse, men også at give myndighederne mulighed for at udveksle erfaringer og viden indbyrdes. God Forvaltningsskik er central for demokratiet. Det var budskabet på den konference, som Statens Arkiver var vært for 6. november 2013. God forvaltningsskik er en forudsætning for åbenhed og for borgernes indsigt i den offentlige forvaltning. God forvaltningsskik indebærer bl.a., at offentlige myndigheder dokumenterer deres virksomhed, så den viden, som de skaber, kan fastholdes og genbruges – både nu og i fremtiden. På konferencen var samlet 180 deltagere fra stat, kommuner, it-leverandører og arkiver. Her understregede rigsarkivar Asbjørn Hellum, at god forvaltningsskik er vigtig for alle myndigheder for at fastholde viden og sikre kontinuitet. God forvaltningsskik stiller krav til både medarbejdere og ledelse. Ledelsen skal være villig til at prioritere området, så der skabes en bevidsthed om, hvor afgørende det er, at der sker registrering og journalisering efter faste og ensartede retningslinjer. Samtidig stiller det krav til de medarbejdere, som bruger systemerne. Registrering og journalisering skal være ensartede og på et højt niveau. God forvaltningsskik stiller
side 17 Statens Arkiver Årsberetning 2013
også krav til forvaltningernes it-systemer. Systemerne skal være nemme at bruge, således at god forvaltningsskik går hånd i hånd med nem forvaltningsskik. Konferencen bød blandt andet på oplæg fra ombudsmand Jørgen Steen Sørensen og journalist Jesper Tynell, som belyste emnet god forvaltningsskik fra hver sin synsvinkel. Oplægsholdere fra Mittuniversitetet i Sverige, fra ESDH-specialisten og Statens Arkiver belyste fra forskellige vinkler de procedurer, der i praksis er med til at sikre den nødvendige dokumentation af den offentlige forvaltnings virksomhed. Statens Arkiver afholdt desuden for 3. år i træk kurset ”Tjek på det digitale arkiv” i maj 2013. Det er et 1-dags kursus, der giver en generel introduktion til reglerne for digital informationshåndtering. Det handler om arkivlovgivningen, arkivmæssige hensyn og god forvaltningsskik i den digitale forvaltning, og om hvordan anmeldelse og aflevering af it-systemer foregår. I juni afholdtes kurset ”Tjek på papirarkivet”, der på samme måde giver en generel introduktion - denne gang til reglerne for papirarkiver. Der blev igen talt om arkivlovgivning og arkivmæssige hensyn og aflevering til Statens Arkiver, men også om hvordan papirarkiver kan opbevares, så de undgår vandskader mm.
Ombudsmand Jørgen Steen Sørensen talte om “Hvad er god forvaltningsskik ?” til Statens Arkivers konference “God forvaltningsskik – hvorfor og hvordan?”. Foto: Statens Arkiver.
Begge kurser sluttede med en kort præsentation af, hvordan myndigheder kan låne eller bruge deres sager og data, når de er afleveret til Statens Arkiver. I september gik vi mere i dybden med emnet og afholdt ½ dags kurset ”Sådan bruger du afleverede sager og it-systemer”.
Arkivnetværksmøder Et nyt initiativ så dagens lys i 2013: Arkivnetværk for statslige myndigheder. Netværksmøderne bliver holdt som fyraftensmøder, de er af to timers varighed og indledes med et oplæg med mulighed for spørgsmål. Herefter er der mulighed for gruppearbejde eller generel erfaringsudveksling i grupper. Der blev afholdt fire møder med hvert sit tema: • Arkivmæssige hensyn og god forvaltnings skik i den digitale forvaltning (marts) • Digitaliseringsprojekter (juni) • Nye anmeldelses- og godkendelsesregler (september) • Best practice: Den gode journalplan (december)
På Rigsarkivet får skoleelver mulighed for at komme i nærkontakt med danmarkshistorien. Foto: Torben Eskerod.
Formålet for Statens Arkiver er på sigt at kunne spare ressourcer på personlig vejledning og tilskynde erfaringsudveksling myndig-
hederne imellem. Desuden giver den uformelle mødeform mulighed for at identificere eventuelle problemområder, som skal have ekstra fokus i vejledninger og fremtidige tiltag. Der har været omkring 15 deltagere ved de fire møder. Allerede nu er der derfor skabt et netværk, hvor deltageren i et vist omfang har kendskab til hinandens arbejdsområder og ikke mindst har oplevet, at problemstillinger er ensartede på tværs af myndighederne. Deltagerne mener generelt, at netværksmøderne er et godt tilbud, som de påpeger, har manglet indtil nu. Der er mange positive udtalelser om møderne, og deltagerne ønsker at komme igen, kommer med forslag til temaer og vil gerne bidrage til at gøre møderne bedre. At møderne er uformelle og åbne, bevirker netop, at deltagerne kan bidrage og giver dem et medansvar. Selvom prioriteringen i opstartsfasen har været på myndighedernes behov, har møderne allerede nu medført et øget indblik i myndighedernes udfordringer med arkivering og deres holdninger til Statens Arkiver.
Udvikling af skoletjenesten Rigsarkivets skoletjeneste startede i 2012 og var allerede fra starten en stor succes. I 2013 blev der gennemført 162 forløb med i alt 3.700 deltagere. Blandt de emner, der undervises i, er f.eks Demokratiets udvikling og Struensee. Emnerne er udvalgt og tilpasset sådan, at lærerne kan bruge dem som led i opfyldelsen af undervisningsplanerne, og tilbuddene er gratis. Undervisningsforløbene omfatter næsten altid en tur ud i Statens Arkivers magasinområder på Slotsholmen, hvor eleverne får mulighed for at komme tæt på de originale arkivalier og få en fornemmelse for de muligheder og udfordringer, der er i arbejdet med de originale dokumenter.
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 18
Der “stemmes” om institutionelle værdier i Statens Arkiver. Foto: Peter Wodskou, Rigsarkivet
Mulighederne for at gennemføre undervisningsforløb på Rigsarkivet er desværre begrænset af de lokalemæssige forhold, og det er derfor nødvendigt at sige nej til en del forespørgsler. Dette er en del af baggrunden for, at Statens Arkiver fra 2014 satser endnu mere på undervisning på nettet, hvor det forhåbentligt lykkes at bevare den spænding, der er, ved arbejdet med det historiske kildemateriale.
side 19 Statens Arkiver Årsberetning 2013
Medarbejderseminar Den 14.–15. maj afholdt Statens Arkiver et medarbejderseminar på Nyborg Strand. Til stede var næsten 200 medarbejdere, som til daglig arbejder på syv forskellige adresser i Danmark. Det var en god og sjælden lejlighed til i fællesskab at arbejde med visioner og institutionelle værdier for de kommende år.
Officielle heraldikere fra England, Skotland, Canada, Irland, Sydafrika, Flandern, Rusland, Slovakiet, Norge, Sverige og Danmark efter åbningen af kongressen i St. Andrews, Skotland, i 2006. Foto: Statens Arkiver.
Heraldisk virksomhed Herold – Heraldiker Brugen af våbenskjolde, heraldik, opstod i løbet af 1100-tallet i Vesteuropa og blev et kendetegn navnlig for fyrster og adel og fik betydning som udtryk for myndighedsudøvelse lige til vor tid. Et særligt heraldisk fagsprog til beskrivelse af våbeners figurindhold, blasonering, var tidligt blevet udviklet af især franske herolder. I slutningen af 1200-tallet var det udformet og blev brugt regelmæssigt. Det er grundlag for våbenbeskrivelser den dag i dag. Herolderne var knyttet til fyrstehoffer som officielle budbringere og havde opgaver i krig og turneringer, hvor kendskab til våbenskjolde var afgørende. De var let ken-
delige på deres embedsdragt med fyrstens våben gengivet i stor størrelse. Herolder udvekslede erfaringer indbyrdes og kopierede hinandens samlinger af våbener. Noget lignende finder sted i nutiden. Heraldikere mødes regelmæssigt på internationale eller lokale kongresser og kollokvier. Her dyrkes og udvides deres kendskab til heraldikkens historiske dimension, men i høj grad også til dens nutidige brug og muligheder. Fra midten af 1900-tallet er der blevet arrangeret internationale genealogiske og heraldiske kongresser, normalt med to års mellemrum. Et permanent udvalg bestående af især heraldikere med personlig erfaring for organisation afgør, hvor kongresserne skal finde sted. De har hidtil været afholdt i
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 20
Europa og to gange i Canada. Siden 1978 har det internationale heraldiske akademi regelmæssigt arrangeret kollokvier, hvor der udelukkende fokuseres på heraldik. Fra 2001 har Heraldisk Selskab (Societas Heraldica Scandinavica) hvert andet år gennemført en nordisk heraldikerkonference med et bestemt tema. Rigsarkivet har i adskillige år været repræsenteret ved disse arrangementer, og sagsbehandleren har personligt været involveret i organiseringen af dem. Den 26. internationale genealogiske og heraldiske kongres i St. Andrews i Skotland i 2006 fik et ydre præg, der mindede om tidligere tiders heroldsammenkomster, idet de officielle heraldikere ved åbningen bar embedsdragt, uniform eller civil højtidsdragt og senere var gæster ved en middag givet af Lord Lyon, den ledende skotske herold. Officielle heraldikere fra Sverige, Norge og Danmark var blandt deltagerne. Heraldikkens internationale særpræg holdes ved lige takket være de internationale kontakter, og dens problemer og muligheder i nutiden er genstand for udbytterige drøftelser. I maj 2013 fandt den 7. nordiske heraldikerkonference sted i Trondheim, hvor temaet var ”kirkelig heraldik i Norden” i både historisk og nutidig forstand. I august 2013 blev det 18. internationale heraldiske kollokvium afholdt i Stirling i Skotland med temaet ”overførelse af våbener (transmission of arms)”. I august 2014 bliver der kongres i Oslo med udgangspunkt i begivenhederne i 1814.
1920’erne skærpede statsmagten sin holdning til brug af kongekrone. I 1925 pålagde Justitsministeriet politidirektøren i København og samtlige politimestre at indberette om tilfælde, hvor rigsvåbenet eller væsentlige dele af det anvendtes af private uden, at vedkommende var kgl. hofleverandør. Kongekronen er en væsentlig del af rigsvåbenet. På en international konference i 1926 var der enighed om at beskytte statsvåbener og kroner, så de blev forbeholdt staternes egne institutioner. Samme år skred politiet i København systematisk ind mod misbrug af kongekronen. I 1930’erne blev det påbudt, at allerede registrerede varemærker med kongekrone skulle ændres, og ansøgninger om registrering af varemærker med en kongekrone blev afslået. I 1935 udtalte Statsministeriet, at private ikke gennem sædvane kan opnå ret til at benytte statsmyndighedernes kendetegn. For over 100 år siden blev de sidste rester af begrebet kgl. privilegeret kro afskaffet. Indtil da havde privilegiet indebåret særlige pligter i forbindelse med krohold, der var stærkt reguleret. De kroværter, der tidligere havde privilegium på at drive kro, satte en kongekrone på krobygningen. Det fortsatte i nutiden, så de tidligere kgl. privilegerede kroer skiltede med kongekronen også på tryksager og hjemmesider. Det er imidlertid ikke lovligt. Gennem årene har Rigsarkivet påtalt misbrug af kongekronen. I 2013 gav en sådan påtale anledning til stor omtale i medierne. Det medførte, at Rigsarkivet holdt et møde med to brancheforeninger og udsendte en redegørelse om
Kroer og kroner Konstaterer Rigsarkivet misbrug af rigsvåbenet og kongekronen, anmodes den pågældende, der ofte er et firma eller en restaurant, om at ophøre dermed. Som regel starter en sådan sag ved, at en opmærksom borger anmelder det til Rigsarkivet. Brug af statskendetegn er forbeholdt Kongehuset og staten og er beskyttet af § 132 i straffeloven. Siden 1880 har det været forbudt at registrere varemærker med offentlige våbener som rigsvåbenet eller kommunevåbener. I løbet af
side 21 Statens Arkiver Årsberetning 2013
Et godt eksempel på lovlig brug af krone er Schackenborg Slotskro. Foto: Statens Arkiver.
vilkårene for krohold gennem tiderne, regulering af brugen af statskendetegn og anvisning på, hvad de implicerede kroer skal gøre. Fritstående eller hængende skilte med kongekrone skal fjernes eller overmales. Sidder der fra tiden før 1912 en kongekrone i muren eller på anden nagelfast måde, må den opfattes som et kulturminde og behøver ikke at blive fjernet. Oplag af tryksager o. lign. med kongekrone kan bruges op. Eksisterende service, servietter m. m. med kongekrone kan fortsat anvendes, men ved nyanskaffelser må inventar ikke fremstilles med kongekrone. I stedet for den lukkede kongekrone kan kroerne lovligt bruge en åben krone, dvs. en krone uden bøjler, globe og kors.
Forskning og udgivelser Statens Arkiver har kriminalitetshistorie som særligt satsningsområde frem til 2016. Det nedsatte forskerteam har taget kontakt til kolleger på universiteter og kulturinstitutioner. Den 11. oktober blev der holdt et seminar med 35-40 deltagere, hvor der blev gjort status over kriminalitetsforskningen. Der blev indsendt en ansøgning til Forskningsrådet for Kultur og Kommunikation om netværksbevilling. Der blev ansat en ph.d. studerende, arkivar Kristian Bruhn med tilskud fra Kulturministeriets Forskningspulje og i samfinansiering med Det Juridiske Fakultet ved Københavns Universitet. Emnet for hans projekt er: Statsforbrydelser og efterretningstjenester. Overvågning af spioner, kommunister og fascister 1900-1930. Rammeaftalens kvantitative mål for forskningen blev indfriet med 24 peer reviewede publikationer, 25 artikler i populære historiemagasiner mm., 39 forelæsninger på universiteter og konferencer, 73 foredrag i Folkeuniversitetet o.l. fora samt medvirken i 22 radio/TV-indslag. Christian Larsen og Leon Jespersen udgav ”Aktstykker og Oplysninger til Rigsrådets og Stændermødernes Historie i Frederik III’s tid: 1654-1660”. Christian Larsen, Erik Nørr og Pernille Sonne skrev bidragene om tiden 1780-1850 til ”Dansk skolehistorie II”. Som
monografier skrevet af enkelte forskere udkom Peter Fransens ”Borgen med de mange ansigter: Statsfængslet i Nyborg 1913-2013” og Leif Hansen Nielsens ”Tyske flygtninge i Nordslesvig 1945-1948”. Tre forskere fra Statens Arkiver skrev bidrag til Hans Schultz Hansen, Elisabeth Vestergaard og Torben A. Vestergaards (red.) ”Sønderjysk erhvervshistorie 1800-2000”, mens andre leverede afsnit til Michael Dupont og Adam Kroneghs (red.) ”Visdom og gamle arkivalier. Festskrift til Svend Ahrensbach”. Anne Sofie Fink Kjeldgaard og Mads Thilsing-Engholm udgav jubilæumsbogen ”Tal i tiden: Dansk Data Arkiv - 40 år med genbrug af forskningsdata”. ”Erhvervshistorisk Årbog 2013:1” indeholdt artikler om makroøkonomisk uenighed, den danske deltagelse i Verdensudstillingen i San Francisco i 1915, virksomheden Randers Handsker under Besættelsen og om tavs viden i trikotageklyngen i Herning-området. Statens Arkiver fik tildelt to ph.d. studerende fra den særlige pulje for stipendier uden for universiteterne. Stipendierne tilfaldt to arkivarer, Anders Dalsager (Da ungdommen blev udenrigspolitisk: Danske ungdomsorganisationer under kold krig og afspænding 194679) og Jacob Halvas Bjerre (Udstødt: Arisering og erstatning i dansk-jødisk erhvervsliv 1938-1960). Seniorforsker Erik Gøbel fra Rigsarkivet fik tildelt Kaptajn H. C. Lundgreens Legat for sit søfartshistoriske forfatterskab. Ved Landsarkivet for Sønderjylland er et Studiecentrum for Sønderjyllands Historie oprettet pr. 1. juli. Det huser forskere, der arbejder med sønderjysk historie med grundlag i Landsarkivets samlinger. Foreløbig er fire frie forskere og en gæsteforsker knyttet til centret, alle ulønnede, hvortil kommer to forskere fra Landsarkivet og tre fra Museum Sønderjylland. Der er opnået tilskud fra Aabenraa Kommune til dækning af huslejeudgifter for to tomandskontorer og diverse driftsudgifter. Ud over kontorplads tilbyder Studiecentret gensidig inspiration og kritik på månedlige netværksmøder, adgang til Landsarkivets bibliotek og mulighed for at bidrage til arkivets formidlingsvirksomhed gennem foredrag o.l.
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 22
Nordisk Arkivnyt I 2013 bragte Nordisk Arkivnyt omkring 120 bidrag om mange sider af de nordiske arkivvæseners virksomhed. På det punkt lignede årgangen tidligere årgange. På et andet punkt repræsenterede årgang 2013 en nyskabelse. Årets sidste nummer havde karakter af et temanummer, forstået som otte artikler, der omhandlede forskellige aspekter af formidling. Redaktionen har modtaget positive reaktioner på temanummeret, så eksperimentet kan gentages, uden at det ændrer bladets karakter. Artiklerne var skrevet af arkivarer fra alle nordiske lande. Indholdsmæssigt kunne de enten tage udgangspunkt i forholdene i ét land eller være tværnationale. Det var temaet, der var i fokus. På den måde ligger temanummeret i forlængelse af de tværnordiske temaartikler, som Nordisk Arkivnyt med mellemrum har bragt. Idéen med et temanummer samt fælles nordiske temaartikler afspejler både et forsøg på at supplere nationale artikler, der viser, hvordan arkivvæsenerne i de enkelte nordiske lande håndterer udfordringer, og en bestræbelse for at fremhæve og diskutere emner af fællesnordisk interesse. Ved at fokusere på ligheder og forskelle mellem de nordiske lande kan den slags artikler både fungere som inspiration og til at forklare forskelle mellem de nordiske arkivvæsener. I 2013 bragtes også – som en undtagelse – en engelsksproget artikel. Det drejede sig om et interview med den canadiske arkivar Tom Nesmith. Interviewet blev bragt under rubrikken ”Synspunkter”, som redaktionen har indført for at formidle mere holdningsprægede bidrag.
Digital bevaring I takt med at forvaltningen er blevet digital, er Statens Arkivers opgaver med digital bevaring vokset. Der er derfor behov for løbende at genoverveje og tilpasse metoder og strategier på området. I starten af 2013 offentliggjorde Statens Arkiver således en ny formuleret strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier. Strategien fastslår de
side 23 Statens Arkiver Årsberetning 2013
Nordisk Arkivnyt bringer hvert år nye artikler om de nordiske arkivers virksomhed. Her ses et temanummer om formidling. Foto: Statens Arkiver.
grundlæggende principper, som Statens Arkiver arbejder efter på dette område. Visionen er at sikre, at digitale arkivalier bevares således, at deres autenticitet opretholdes, og så de kan findes og genanvendes. Strategien beskriver, hvordan Statens Arkiver vil imødegå de trusler, der er mod digitalt skabte arkivalier, herunder format- og teknologiforældelse. Statens Arkiver har valgt at basere sig på en migreringsstrategi, der bl.a. betyder, at data inden aflevering til arkiv skal omformes til de få, veldefinerede formater, som Statens Arkiver har udpeget til langtidsbevaring. Den konkrete implementering af strategien indebærer, at statslige myndigheder skal anmelde nye it-systemer til Statens Arkiver med henblik på en bevaringsvurdering, således at der til stadighed er et overblik over, hvilke systemer forvaltningen anvender og hvilke, der indeholder bevaringsværdige data. Med de nye regler for anmeldelse og godkendelse, som trådte i kraft i 2013, skal Statens Arkiver nu godkende alle statslige systemer med bevaringsværdige data.
Strategien indebærer også, at bevaringsværdige data afleveres hyppigt, typisk hvert 5. år. Dette sikrer, at data bliver migreret til bevaringsformat i tide, inden teknologisk forældelse sætter ind. Data, der afleveres til Statens Arkiver, skal testes og godkendes, inden de kan indgå i Statens Arkivers samlinger. Først herefter kan myndighederne slette data, hvis de ikke længere har retligt eller administrativt behov herfor. Data bevares i flere identiske eksemplarer, på flere forskellige typer af lagringsmedier samt på forskellige geografiske placeringer for at sikre så stor en risikospredning som muligt. Udover de konkrete opgaver med modtagelse, test og bevaring af data, forudsætter strategien også, at Statens Arkiver arbejder aktivt med bevaringsplanlægning, herunder vurdering af, hvornår bevaringsformaterne skal ændres og samlingerne skal migreres til nye formater. Bevaringsplanlægningen forudsætter, at Statens Arkiver aktivt opsamler viden om, hvordan offentlige myndigheder og andre arkivskabere udnytter it-teknologien til at fastholde dokumentation af deres virksomhed, samt hvilke bevaringsløsninger andre arkiver m.v. udvikler.
EU-forordning om databeskyttelse I januar forelagde EU-kommissionen et forslag til en ny EU-forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger for EU-parlamentet. Forslaget indebar en række ganske effektive foranstaltninger på databeskyttelsesområdet, hvis bivirkninger imidlertid ville være fatale for fx den forskningsmæssige udnyttelse af de meget væsentlige oplysninger om enkeltpersoner, der indgår i forvaltningens digitale systemer. Selve bevaringen af digitale persondata ville næppe heller kunne finde sted efter ordlyden i det første forslag. Statens Arkiver har, sammen med de øvrige europæiske nationalarkiver via European Archives Group (EAG) og European Board of
National Archivists (EBNA) og på nationalt plan sammen med de øvrige statslige bevaringsinstitutioner søgt forslaget ændret, således at udnyttelse af persondata til historiske, videnskabelige og statistiske stadig vil kunne finde sted. Af det sidst foreliggende forslag synes at fremgå, at de indvendinger mod det første udkast, der er rejst fra mange sider, herunder fra arkivernes, er blevet taget til følge, så vidt det har kunnet lade sig gøre uden at tilsidesætte databeskyttelsesmæssige hensyn.
European Board of National Archivists The European Board of National Archivists (EBNA), som består af lederne af de nationale arkiver i EU-medlemslandene, mødes to gange om året. De mødes i det land, som har formandskabet i EU. I møderne drøfter rigsarkivarerne de strategiske spørgsmål i profession og tjenester til myndigheder, borgere samt forskningen. Møderne i EBNA har også deltagelse af repræsentanter for de nationale arkiver i europæiske lande uden for EU og i ansøgerlandene. Årets første møde blev afholdt i Dublin, Irland den 2.- 3. april. Det andet blev holdt i Vilnius, Litauen den 8.- 9. september. De overordnede temaer for mødet i Dublin og Vilnius var: Arkiver og lovgivningen, arkiver og erindringen samt arkiver og udkastet til EU's databeskyttelsesforordning, kulturarven og samarbejdet mellem kulturarvsinstitutionerne og nye trends i arkiverne. Danmark var repræsenteret i begge møderne med større indlæg. På mødet i Dublin præsenterede chefkonsulent Poul Olsen den danske arkivlovgivning, som indeholder detaljerede regler for adgang til arkivalierne i de offentlige arkiver samt hos myndighederne. I Vilnius stod de nordiske lande stærkt i præsentationen af nye trends. Under det tema var der præsentationer af hele tre nordiske rigsarkivarer, Eirikur Gudmundsson, Island, Jussi Nuorteva, Finland samt Asbjørn Hellum, Danmark. Det danske indlæg præ-
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 24
senterede 20 års erfaringer med brugerinddragelse og crowdsourcing i Danmark. EU's arbejde med udkast til en fælles EU databeskyttelsesforordning har været det helt centrale tema for begge møderne i 2013. Selv om det er lykkes at få indført forbedringer i de forskellige udkast, som er sendt til høring, er der fortsat behov for at få indført en række ændringer. I en samlet henvendelse har EU-landenes rigsarkivarer udtrykt stor bekymring for arkivernes fremtidige virksomhed samt for forskningens brug af arkivernes enorme bank af forskningsrelevant dokumentation. Forskningen kan komme til at lide ubodelig skade. Både nationalt og internationalt arbejder Statens Arkiver målrettet på at undgå dette.
Archives Portal Europe network of Excellence (APEx) og Europeana Statens Arkiver er, sammen med nationalarkiver i 30 europæiske lande, partnere i APEx-projektet. Projektet er uden sammenligning det mest vidtrækkende arkivsamarbejde nogensinde i Europa. Det er finansieret af EU-kommissionen og sigter mod at udvikle og udbrede anvendelsen af den fælles europæiske arkivportal og at skabe et varigt og bæredygtigt fundament for fremtidens europæiske arkivsamarbejde. Statens Arkiver har i 2013 udbygget samarbejdet med de øvrige europæiske arkiver og deltaget i en række Country-Manager møder. Der er afholdt en workshop med deltagelse fra det tyske og franske nationalarkiv omkring udvikling af datastandarder og upload-muligheder til den europæiske arkivportal. APEx udgør tillige porten til Europeana, idet APEx har rollen som Europeanas fælleseuropæiske domæneaggregator for arkivområdet. Det er dermed via APEx, at de europæiske arkiver stiller deres digitaliserede arkiver til rådighed for Europeana.
side 25 Statens Arkiver Årsberetning 2013
Arkivportalens hjemmeside har følgende adresse: www.archivesportaleurope.net
Indtægtsdækket Virksomhed Den indtægtsdækkede virksomhed har til formål at give Statens Arkivers brugere og samarbejdspartnere mulighed for at købe ydelser, som Statens Arkiver ikke kan stille rådighed som en del af sin ordinære virksomhed. Brugerne kan fx købe arkivundersøgelser. Det kan være af, hvilke oplysninger der findes om en ejendom, der er til salg, eller af slægtsskabsforhold. Både statslige myndigheder, regioner og kommuner kan købe hjælp til at få ryddet op i deres arkiver og få gjort deres arkivalier klar til aflevering. Statens Arkiver tilpasser løbende sin indtægtsdækkede virksomhed efter brugernes behov. Digitalisering af papirarkivalier er i den forbindelse en betydelig voksende aktivitet, hvor den faglige ekspertise, som findes ved Statens Arkiver, kombineres med den nyeste teknologis muligheder. Statens Arkiver udfører indtægtsdækket virksomhed både ved afdelingerne i Viborg, Aarhus, Aabenraa, Odense og København. I forbindelse med udgivelse af en antologi om danske bygninger på Guldkysten havde Nationalmuseet bedt om bistand til at identificere en tegning af landsbyen Osu ved fortet Christiansborg. Under søgningen dukkede et usædvanligt kort op: En illustration af ”De Danskes Og Andre Gamle Folkeslags Ældste Forestilling om verdensaltets konstruktion”, København 1927. Kortet viste sig at være en vigtig brik i en astronomisk krigserklæring, for kortet er illustration til bogen ”Om VerdensBygningen” af Arent Aschlund udgivet i 1830. Her finder man et dirrende opgør med det kopernikanske verdensbillede – altså antagelsen af, at solen er universets centrum.
Det detaljerede kort fastslår med al ønskelig tydelighed universets rette struktur, f.eks at Englehjem hører til 7. Verden / 1. Himmelsal, lige uden for den 8. Verden: Vores egen Jordklodes hjemsted. Foto: Statens Arkiver.
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 26
Der blev i kendskabsanalysen spurgt ind til blandt andet kendskabet til Statens Arkiver, vores afdelinger, ydelser, aktiviteter og brugervenlighed. Foto: Torben Eskerod.
Kendskabsanalyse Kendskabsanalysen fra 2013 er den første af sin slags i Statens Arkiver. Derfor fungerer den som en såkaldt 0-punktsundersøgelse. Der skal ligeledes udføres en kendskabsanalyse i 2014 og 2016, så vi kan sammenligne resultaterne med dem fra i år. Formålet med analysen er at måle befolkningens kendskab til Statens Arkiver, vores ydelser, aktiviteter og tilbud. Analysen er udviklet af Statens Arkiver i samarbejde med Bysted og Yougov, der også gennemførte analysen med 1011 interviews med et repræsentativt udsnit af den voksne danske befolkning. Der blev i undersøgelsen spurgt ind til kendskabet til Statens Arkiver, vores afdelinger, ydelser og opgaver samt opfattelsen af relevansen og brugervenligheden i disse. Hovedresultaterne fra analysen er:
side 27 Statens Arkiver Årsberetning 2013
• 73 % af alle adspurgte over 55 år har kendskab til Statens Arkiver, men kun 10 % kender os rimeligt eller virkelig godt. • 46 % har kendskab til Statens Arkiver gennem medieomtale og kun 6 % har besøgt arkiverne. • 89 % har hørt om Rigsarkivet, som dermed er vores mest kendte brand. DDA og EA er de mindst kendte enheder. • 91 % af 18-34-årige har ikke benyttet Statens Arkivers søgning af Arkivalieronline, hvorimod 20 % af 55+ har benyttet søgningen. Man er kritisk overfor brugervenligheden. • Vi scorer højt i kategorierne troværdig og samfundsrelevant, men lavt i imødekommende og serviceorienteret.
Statens Arkiver i tal
2013 Produktion
Succes med digitalisering
Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere. De spænder lige fra vejledning af de mange besøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning til ordning og modtagelse af arkivalier fra myndigheder og private personer. Et udsnit af disse serviceydelser er præsenteret i tabel 1. I tabel 2 ses antal besøgende på Statens Arkivers hjemmesider, som er meget benyttede.
I 2013 er der blevet skannet godt 7,5 mio. nye sider arkivalier fra samlingerne. De fleste blev straks lagt på Arkivalieronline, og som det fremgår af tabel 2, er der mange borgere, der benytter sig af Statens Arkivers hjemmesider. På de sociale medier havde Statens Arkiver over 1.1 mio. visninger i 2013.
Tabel 2. Digitale ydelser Besøg 2013
2010 i mio.
Antal viste sider 2013 i mio.
www.sa.dk og www.ao.dk
5.233.184
52.016.658
www.ddd.dk
1.359.418
10.878.041
www.dda.dk
26.981
81.200
Det betyder forkortelserne: SA – Statens Arkiver, AO – Akvalieronline DDA – Dansk Dataarkiv, DDD – Dansk Demografisk Database
Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2013 Rigsarkivet
Landsarkivet for Fyn
Landsarkivet for Nørrejylland
Landsarkivet for Sønderjylland
Erhvervsarkivet
Statens Arkiver i alt
Modtagelse af arkivalier opgjort i hyldemeter
2.982
0
11
32
488
3.513
Besøgende på læsesalene
17.657
3.895
5.206
2.105
2.244
31.107
Ekspederede enheder på læsesalene
48.628
6.806
21.568
4.660
2.232
83.894
Besvarelse af skriftlige forespørgsler
6.412
333
7.175
287
179
14.386
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 28
Økonomi Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2013 181,5 mio. kr. opgjort som omkostninger ekskl. moms. Omkostningernes fordeling på hovedaktivitetsområder er vist i tabel 3.
Tabel 3. Omkostninger i 2013 fordelt på hovedaktivitetsområder Ordinær virksomhed
Indtægtsdækket virksomhed
Løn
79,1
9,4
1,0
Øvrig drift
80,3
4,2
Udgifter i alt
159,4
13,6
Mio. kr.
Bygge- og flytteplanlægning
Leje og drift af midlertidige magasiner
I alt
3,6
1,0
0,0
94,1
0,3
1,0
0,0
1,6
87,4
1,3
4,6
1,0
1,6
181,5
Indtægtsgivende Andre tilskudsforskningsfinansierede virksomhed aktiviteter
Personaleressourcer Statens Arkivers samlede personaleforbrug udgjorde i 2013 221 årsværk eller 94,1 mio. kr. opgjort i lønudgifter. Figur 1 viser, hvordan disse personaleressourcer fordeler sig på Statens Arkivers primære aktiviteter samt på hjælpefunktioner og generel ledelse.
Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2013
Formål
%
Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og elektroniske samlinger
44,5
Vejledning og formidling
21,4
Forskning Hjælpefunktioner, drift og generel ledelse
I alt
side 29 Statens Arkiver Årsberetning 2013
5,4 28,7
100,0
Øvrige driftsudgifter Et karakteristisk træk ved Statens Arkivers økonomi er den betydelige andel af driftsomkostningerne, der anvendes til bygningsdrift (husleje, vedligeholdelse, rengøring, varme o.l.). Dette er hovedårsagen til, at hele 84 % af institutionens øvrige driftsomkostninger (dvs. de samlede driftsomkostninger fratrukket lønomkostninger) går til formålet hjælpefunktioner og generel ledelse (se figur 2). Da denne post kun i begrænset omfang kan påvirkes, er Statens Arkivers muligheder for at omdisponere sine øvrige driftsomkostninger meget begrænsede.
Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2013
%
Formål Opbygning, bevaring og tilgængeliggørelse af fysiske og elektroniske samlinger
11,7
Vejledning og formidling
3,8
Forskning
0,6
Hjælpefunktioner, drift og generel ledelse
I alt
83,9
100,0
Indtægtsdækket virksomhed Statens Arkivers indtægtsdækkede virksomhed beskæftigede 25 årsværk i 2013. Indtægterne udgjorde 15,2 mio. kr., mens omkostningerne var 13,6 mio. kr. De leverede ydelser bestod især af ordning og pakning for arkivskabende myndigheder inden aflevering af deres arkiver, samt i mindre omfang dokumentationsydelser for borgere og myndigheder.
Statens Arkiver Årsberetning 2013 side 30
Adresser, telefoner og åbningstider Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10 Telefax 33 15 32 39 E-mail: mailbox@ra.sa.dk
tirsdag-fredag 9-16 lørdag-søndag samt helligdage se www.sa.dk
Landsarkivet for Fyn Jernbanegade 36 A 5000 Odense C Telefon 66 12 58 85 Telefax 66 14 70 71 E-mail: mailbox@lao.sa.dk
tirsdag-torsdag 9-16 fredag 9-13 lørdag-søndag samt helligdage se www.sa.dk
Landsarkivet for Nørrejylland Ll. Sct. Hans Gade 5 8800 Viborg Telefon 86 62 17 88 Telefax 86 60 10 06 E-mail: mailbox@lav.sa.dk
tirsdag-torsdag 9-16 fredag 9-13 lørdag-søndag samt helligdage se www.sa.dk
Landsarkivet for Sønderjylland Haderslevvej 45 6200 Aabenraa Telefon 74 62 58 58 Telefax 74 62 32 88 E-mail: mailbox@laa.sa.dk
tirsdag-torsdag 9-16 fredag 9-13 lørdag-søndag samt helligdage se www.sa.dk
Erhvervsarkivet Vester Allé 12 8000 Århus C Telefon 86 12 85 33 Telefax 86 12 85 60 E-mail: mailbox@ea.sa.dk Dansk Data Arkiv Islandsgade 10 5000 Odense C Telefon 66 11 30 10 Telefax 66 11 30 60 E-mail: mailbox@dda.sa.dk
Tirsdag-torsdag 9-16 fredag 9-13
mandag-torsdag 9-14.30 fredag 9-13
Aal
2013 Statens Arkiver Rigsdagsgürden 9 1218 København K