Soportes de la Información - Act 1-2

Soportes de la Información Unidad 1 – Origen y concepto de Soportes de la Información Actividad 2 Investiga el concepto de Información y Documento

Efraín Ernesto González Flores 2004/MAA/1197 Marzo 15 de 2010

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Contenido Unidad 1 – Origen y concepto de Soportes de la Información ....................................................................... 2 Concepto de Información............................................................................................................................ 2 Datos ....................................................................................................................................................... 2 Definiciones ............................................................................................................................................. 3 Información ............................................................................................................................................. 4 Concepto de Documento ............................................................................................................................ 5 Documento de archivo ............................................................................................................................ 5 Función de los documentos .................................................................................................................... 6 Referencias Bibliográficas ........................................................................................................................... 7

Unidad 1 – Origen y concepto de Soportes de la Información Concepto de Información La cantidad de conocimientos que hemos adquirido a lo largo de nuestra vida se acumulan en nuestra mente y mediante complicados procesos mentales se convierte en información; sin embargo para poder manejar la información previamente se tiene que estructurar.

Datos La estructura primera de la información son los datos. Los datos son observaciones o experiencias sobre lo que vemos, olemos, tocamos, hacemos, etc. Los datos son el resultado de la valoración, establecimiento de medidas, y fundamentados en hechos en particular.

Por ejemplo, la altitud de cierta ciudad, la sensación de calor o frío, el resultado de algún proceso numérico, los pasos a seguir para llegar a algún objetivo, etc. Los datos reflejan los hechos ocurridos en la realidad.

Los datos son clasificados a través de símbolos, como lo son los números y las letras y por otro lado son contrastables, es decir, se puede determinar si son verdaderos o falsos de manera indiscutible.

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Por ejemplo: expresar “hace calor” cuando se tiene una temperatura de 22º C es cierta ya que la medición correspondiente indica una elevación de temperatura; así como también no puede asegurarse la expresión “hace frío” porque es totalmente falsa. De aquí concluimos que la primera expresión es verdadera y la segunda es falsa, ya que el dato es medible, real, valorable y cierto y no está sujeto a confusión alguna.

Otro ejemplo podría ser por ejemplo, “el total de compras que ha realizado usted es de $5,320.00”. En este sentido, el equivalente real a lo adquirido tiene que valorarse, medirse y declararse cierto si la suma total de todos los ítems determina el resultado que el cajero le ha dicho.

La estructura de los datos se convierte entonces en un hecho de mínima posibilidad de error, sin requerir de una interpretación previa, a menos que se hubiesen utilizado símbolos equivocados en el proceso de comunicación que originó el error de interpretación, por ejemplo, hablar de “un kilo de agua” produce una confusión de símbolos ya que el agua no se mide en kilos sino en litros.

Definiciones

No existe 1Kg de Agua 1

Según la Real Academia Española, Información se define como “Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada.”1 Según el Diccionario de Términos Archivísticos, la información es “un proceso consecuencia de la documentación, que condiciona de una manera consciente las actividades del intelecto humano y que repercute en el desarrollo de la humanidad, tanto en su aspecto científico, técnico o artístico.”2 Las definiciones citadas implícitamente señalan que para comunicar o adquirir conocimientos es necesario establecer una forma de documentación o adquisición de los mismos. Esto me lleva a pensar entonces que la estructura de datos señalada con anterioridad puede establecerse en algún soporte, llámese para esto: humano: cerebro, neuronas, ideas y experiencias; libro o documento (soporte físico) o cadenas de bits (soporte lógico).

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Real Academia Española, Diccionario de la Lengua Española – Vigésima Segunda Edición, Concepto de “Información”, Disponible en: http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=informaci%C3%B3n [Consultado: 15 de marzo de 2010].

2 Diccionario de Términos Archivísticos, Concepto de “información”, Disponible en: http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=793 [Consultado: 14 de marzo de 2010].

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Humano Físico

Lógico

Soportes de la Información Soportes Fundamentales de la Información 1

Información La información se convierte entonces en un filtro de aquéllos datos que nos interesan, discriminando a los que no representan significado alguno. Esta selección se denomina capta. Esta selección de datos se da de manera transparente y de manera automática y depende directamente del grupo social, de la capacidad de razonamiento del individuo, de su cultura, de sus costumbres y hábitos; de ahí que por ejemplo, la acción de manejar un auto ya no sea una actividad de constante aprendizaje ya que el conocimiento previo se logró, se filtraron los datos y se desecharon aquéllos que no van relacionados con esta actividad: se realizó una selección de conocimientos básicos y fundamentales que determinaron el aprendizaje de manera transparente y lógica.

El dar sentido a los datos seleccionados determina a la información.

Información

Capta Datos Construcción de la Información 1

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Concepto de Documento El documento es un medio de transmisión de información fidedigna, única, generado por un autor y comunicado a quien lo requiera; así mismo, para comunicarse tiene que apoyarse en un soporte, ya sea oral, escrito, visual o en cualquier material que lo preserve a lo largo del tiempo.

Los documentos sirven para intercambiar información ya que esta actividad es vital para que cualquier institución pueda llevar a cabo sus operaciones.

El documento también se define como una unidad de información registrada en un soporte que sirve de consulta.

Documento de archivo Es información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización (pública o privada) o persona en cumplimiento de sus obligaciones legales o en el ejercicio de su actividad o función3.

La administración de documentos incluye aspectos de planificación, organización, dirección y control de todas las actividades relacionadas con la información.

Algunos tipos de documentos se citan a continuación: Actas, audiovisuales, cartas, catálogos, cheques, códices, credenciales, documentos Legales, edictos.

Facturas.

Fotografías, grabados, monumentos, películas, noticias.

Informes, inscripciones, instructivos, procedimientos, reglamentos, políticas, Leyes, licencias, solicitudes, mandatos, testamentos.

Libros, manuscritos, mapas, manuales, memorándums, periódicos.

Revistas.

Es decir, cualquier información establecida o soportada en cualquier medio4.

Los documentos son medios o soportes donde se escribe información de cualquier índole. Estos han evolucionado a través de la historia humana desde las formas básicas y que se encontraban a la mano de los primeros comunicadores hasta las formas tecnológicas digitales de nuestros tiempos.

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Archivo General de la Nación, Curso de Introducción a la Organización de Archivos, Módulo 1, Disponible en: http://www.agn.gob.mx/archivistica/lineamientos/pdf/modulo_1.pdf, [Consultado: 13 de marzo de 2010].

4 Introducción a la Administración de Documentos y Su Importancia, Prof. Marisol Martínez-Vega, Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Departamento de Educación, Disponible en: http://www.slideshare.net/marisolmartinezvega/introduccion-a-la-administracion-de-documentos-ysu-importancia [consultado: 12 de marzo de 2010]

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Función de los documentos Los documentos cumplen con una función personal, institucional, cultural, social y de comunicación, ya que al ser estructurados con información de referencia: fechas, nombres, actos, fotografías, cantidades, descripciones, etc., cuentan con un valor testimonial, condicionado o no al tiempo, fidedigno, estructurado en forma y sustancia, creíble, único, elaborado en ocasiones por más de una persona, por lo que el riesgo de cualquier alteración en cualquiera de las características anteriores Mapa de la Ciudad de Tlaxcala 1 invalida automáticamente su naturaleza de haber sido creado.

Recordemos que una de las principales características del documento es su valor al ser comunicado.

A nivel personal los documentos son el medio que describe el desarrollo de un individuo en su carácter familiar, religioso, jurídico, académico y laboral, lo que refleja su identidad. A nivel institucional, es la fuente de trabajo de un archivista, debido a que cada departamento genera documentación de acuerdo a su función y actividades respectivas a ésta documentación a través de la cual se representa el desarrollo institucional.

Es por ello que los documentos una vez que han sido elaborados, aprobados, calificados, etc., deben ser almacenados en lugares especiales para preservarse en el tiempo, a salvo de alteraciones y de quienes pueden hacerlas, salvaguardados de daños físicos y de contenido.

Si bien, como hablé anteriormente el documento ha evolucionado a nuevas formas tecnológicas, la sociedad tendrá la necesidad de percibir el medio en el que se registra como algo tangible, transportable, fidedigno, único, donde detalles personales o institucionales se ejerzan por mano propia o por acuerdo de una sociedad, de uso testimonial y de pruebas… de ahí la importancia del conocimiento del documento5.

Ejemplo de Acta de Nacimiento 1

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Correspondencia y Control de Gestión, Actividad 1, Efraín Ernesto González Flores, ENBA - México 2009, Disponible en: http://issuu.com/sukatalogo/docs/ar00102_-_actividad_1?mode=a_p, [consultado: 13 de marzo de 2010].

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Referencias Bibliográficas Archivo General de la Nación, Curso de Introducción a la Organización de Archivos, Módulo 1, Disponible en: http://www.agn.gob.mx/archivistica/lineamientos/pdf/modulo_1.pdf, [Consultado: 13 de marzo de 2010].

Correspondencia y Control de Gestión, Actividad 1, Efraín Ernesto González Flores, ENBA - México 2009, Disponible en: http://issuu.com/sukatalogo/docs/ar00102_-_actividad_1?mode=a_p, [Consultado: 13 de marzo de 2010].

Diccionario de Términos Archivísticos, Concepto de “información”, Disponible en: http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=79 3 [Consultado: 14 de marzo de 2010].

Introducción a la Administración de Documentos y Su Importancia, Prof. Marisol Martínez-Vega, Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Departamento de Educación, Disponible en: http://www.slideshare.net/marisolmartinezvega/introduccion-a-la-administracion-dedocumentos-ysu-importancia [Consultado: 12 de marzo de 2010]

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