Weniger Stress bei der Vereinsarbeit

Turnvereine sind mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Ehrenamtliche zu finden wird immer schwieriger und der administrative Aufwand steigt. GYMlive hat einige Beispiele zusammengetragen, die abhelfen könnten.

STRUKTUREN HINTERFRAGEN

Strukturen straffen und so Ehrenamts-Funktionen einsparen. Dies bedeutet nicht Mehrarbeit für bestehende Vorstandsmitglieder, sondern ein Zeitgewinn, indem sie zu dritt (als Beispiel) schneller agieren und reagieren können.

Laura Locher (Präsidentin TV Dicken): «Wir haben den Vorstand von sieben auf drei Personen reduziert. Seither können wir: – Entscheidungen schneller und effizienter treffen und dadurch mehr erreichen. – flexibler und agiler handeln. – Entwicklungen schneller vorantreiben. – in geregelten Strukturen arbeiten, was die Verlässlichkeit fördert und so

Unsicherheiten und Stress reduziert. – den Überblick der Pendenzen besser wahren, da die Aufgaben auf weniger Personen verteilt sind. – Aufgaben, die wir im Vorstand nicht bewältigen können, an andere im

Verein delegieren und uns somit entlasten. – neue Ideen, Wünsche oder Vorschläge schneller konkretisieren und so den

Mitgliedern präziser präsentieren.»

Co-Präsidien oder Co-Ämter schaffen und Aufgabenteilung wahrnehmen

Sabrina Hochuli (Co-Präsidentin STV Reitnau): «Nicht nur die Arbeitsaufteilung, sondern auch die unterschiedlichen Ansichten bereichern die Zusammenarbeit. Man steht nicht allein vor wichtigen Entscheidungen, stärkt sich den Rücken und lernt ständig dazu. Den grössten Nutzen sehe ich darin, dass wir unterschiedliche und sich ergänzende Fähigkeiten mitbringen. Wir haben in manchen Dingen auch andere Sichtweisen, was wiederum zu intelligenteren oder stärkeren Ergebnissen führt. Wichtig sind ein offener und ehrlicher Umgang, gute Kommunikation, gegenseitiges Vertrauen und Teamarbeit.

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EINSATZ VON NEUEN TOOLS

Die Vereinssoftwares «Clubdesk» und «Fairgate» erarbeiten mit dem STV eine gemeinsame Schnittstelle

zur STV-Admin, wodurch doppelte Arbeitsschritte bald hinfällig werden. Die Einführung einer solchen Vereinssoftware ist auch mit grossem Aufwand verbunden. Deshalb ist die richtige Herangehensweise wichtig.

Manuel Hartmann (Technischer Leiter STV Herznach): «Ich habe für die Evaluation mindestens fünf Anbieter gegenübergestellt, um die Vor- und Nachteile aller zu sehen. Anhand dieser haben wir dann im Vorstand Kriterien zu Funktionalitäten gesetzt, welche uns sehr wichtig erscheinen. Mit diesen Kriterien haben wir dann eine Nutzwertanalyse geschaffen und die einzelnen Anbieter bewertet. So konnten wir im Vorfeld bereits festlegen, was uns für die nachträgliche Arbeit als wichtig erscheint.»

Zentrale Datenablage schaffen und digitale Aufgabenerfassung und -zuteilung mit Erfüllungsdatum mit

Reminder-Funktion nutzen (z. B. auf GoogleDrive, MS Teams, Fotodatenbanken wie Flickr oder picdrop).

Pascal Geiser (TK-Mitglied und IT-Wissensträger STV Roggliswil): «Kurz gesagt, wurde durch die gemeinsame Datenablage auf Google Drive unsere Zusammenarbeit bedeutend effizienter. Einen grossen Vorteil sehe ich darin, von überall auf die geteilten Dateien zugreifen und Änderungen direkt vornehmen zu können – egal ob auf dem Tablet in der Turnhalle, unterwegs auf dem Mobile oder dann zu Hause am Laptop. Weiter wurden die Planungsmeetings deutlich effizienter, dies hauptsächlich deshalb, da die Dokumente zeitgleich bearbeitet werden können und der E-Mail-Verkehr entfällt. Auch die gemeinsame Fotodatenbank bringt einige Vorteile. Die neue Lösung ermöglicht allen Mitgliedern, ihre Fotos, die heutzutage ja fast ausschliesslich mit dem Smartphone geschossen werden, per App auf die Fotodatenbank hochzuladen. Der Aufwand hat sich damit auf einige wenige Klicks auf dem Smartphone reduziert. Welche Fotos auf die Datenbank geladen werden dürfen, definieren wir in einer einfachen Guideline.

WEITERE ALLGEMEINE TIPPS

– Klare Aufgabenteilung mit klar definierten Ansprechpersonen – Einsetzen der richtigen Personen am richtigen Ort (Funktion, Amt) – Langfristige Planung von Vorstandsarbeiten mit Pendenzenlisten – Langfristige Planung von Anlässen mit Pendenzenlisten – Einsetzen der richtigen Tools für die diversen Aufgaben – Einsetzen von Nicht-Vorstandsmitgliedern zur Entlastung (Delegation) – «Alle wissen alles»-Struktur einführen, damit bei einem Ausfall keine

Hektik ausbricht (natürlich hat schon jede/-r ihr/sein Gebiet, aber die anderen wissen auch Bescheid) – Schnelle Kommunikation für schnelles Handeln: nicht immer alles in Sitzungen besprechen, sondern per Whatsapp oder evtl. kurze Videocalls abhalten, um

Pendenzen schnell abzuarbeiten – Nahe an den Mitgliedern sein, um ihre Anliegen usw. zu kennen, damit die Planung mit den Wünschen der Mitglieder übereinstimmt und

Sinn macht