BBMP ICT Special 2012 by BV Uitgeverij SWP

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

IspCeciTal

REDACTIONEEL

PURE NOODZAAK OF PUUR PLEZIER? Wilma Schepers

Automatisering van administratieve processen: hoe saai kan het wezen, hoe opwindend kan het zijn? Administratieve processen zijn natuurlijk erg saai, maar zodra die processen lopen zoals ze moeten lopen en je kunt werken met het resultaten – de planning van de instroom van nieuwe kinderen, het onderhouden van contact met ouders, het nadenken over de organisatiestrategie – wordt het opeens leuk. Dat is wat de adverteerders in deze ICT-bijlage u willen laten zien.

Veranderingen en vernieuwingen in de ITC gaan snel, heel erg snel. Wat je vandaag wel zou willen, is morgen mogelijk. Een kritische vraag is of je alles moet willen wat mogelijk is.

Edwin Tuin en Tony Weggemans laten in hun artikel over het aanschaﬀen en implementeren van software (zie pag. 20 van BBMP 2012|04) zien wat er allemaal goed fout kan gaan bij de implementatie van nieuwe ICT in een organisatie. Misschien vertellen zij niks nieuws, want ook u kent de borreltafelverhalen over projecten die handen vol geld kosten en niet opleveren wat bedoeld was. Aan de borreltafel wordt de Zwarte Piet al snel aan de toeleveranciers doorgescho-

ven. Kritische zelfreﬂectie past niet bij een borrelnoot. Misschien is de vroege ochtend een beter moment om de tips en aanbevelingen van Edwin en Tony te overdenken en een nieuwe start te maken. Deze BBMP en dit katern kunnen u daarbij helpen. Wij stellen de toonaangevende softwareleveranciers uit de branche aan u voor. Zo kunt u kijken en vergelijken en een goede keuze maken. Neem daar de tijd voor (deze bijlage kunt u apart houden en op een rustig moment nog eens doorbladeren). Zoals Edwin en Tony zeggen: ‘Bij de keuze van een softwareleverancier ga je een relatie voor jaren aan en je moet er allebei beter van worden.’

" # $ # %

& # ' ( # "

) * +

# , " % -./0 12 1- 3-#

4 5 5

6 " 77

8 5 5

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

DE KRACHT VAN VISIONPLANNER

‘In deze tijd is adequate managementinformatie onontbeerlijk.’ Met de software van Visionplanner kunnen kinderopvangorganisaties op een eenvoudige manier adequate managementinformatie naar boven halen. Een kijkje in de keuken bij Stichting Kinderopvang Hilversum: ‘Dit pakket is een substantiële verbetering.’

‘Visionplanner begint waar de overige softwarepakketten ophouden.’ André Kok, manager ﬁnanciën bij SKH (Sichting Kinderopvang Hilversum) is duidelijk enthousiast over dit softwareprogramma dat hij zo’n twee jaar geleden liet installeren. ‘Ik heb de tijd nog meegemaakt dat je managementrapportages handmatig moest maken. Je moest dan gegevens overkloppen vanuit diverse systemen. Een heel gedoe, met alle beperkingen van dien. In de loop der jaren kwamen er wel allerlei pakketten bij, maar de koppeling tussen systemen bleef een zwak punt. We liepen aan tegen de grenzen van die manier van werken. De software van Visionplanner is ontwikkeld om op eenvoudige wijze gedetailleerde managementinformatie te genereren door data uit verschillende systemen op te halen en die te combineren voor analysedoeleinden. Het programma werkt samen met vrijwel alle standaardpakketten die binnen de kinderopvang gangbaar zijn. De SKH hoefde dan ook niet te investeren in vervanging van de systemen die ze al gebruikten (Kocon, Exact, Pion, Planrad en Excel). Visionplanner kwam er bij als managementtool. André: ‘Het is echt geweldig. Wij zijn op 1 april 2010 gestart met het installeren en inrichten van het programma, samen met de leverancier, en eind april kon ik mijn eerste managementrapportage uit het systeem halen. Weliswaar nog niet volledig, maar wel met dezelfde gegevens als voor die tijd. Zo snel ging dat! Daarna hebben we het steeds meer uitgebreid en afgestemd op onze eigen organisatie.’

Dashboards Met enthousiasme toont André op het scherm hoe eenvoudig het werkt. De SKH heeft ten behoeve van het management voor de vier speerpunten van de ‘strategiekaart’ – marktpositie, ﬁnanciële positie, professionaliteit en optimaal pedagogisch handelen – eigen dashboards ingericht. Op ieder dashboard kun je in één oogopslag zien hoe de stand van zaken is ten aanzien van dát speerpunt. Opvallend zijn de ronde meters, waarvoor de organisatie zelf de parameters heeft ingegeven. Staat de wijzer in het groen dan is geen directe actie vereist. Staat hij in het rood dan presteer je op dat moment minder dan het doel dat je jezelf gesteld hebt en kun je op een dieper niveau gaan kijken. André: ‘ Je kunt zoveel met zo’n dashboard. Je kunt bijvoorbeeld inzoomen op bepaalde periodes en verge-

lijkbare vestigingen. Wat je maar wilt, je kunt het eruit halen.’ Dit jaar zullen de dashboards met achterliggende informatie ook direct op de computers van de managers beschikbaar komen. De tijd van printjes is dan ook voorbij.’ Naast de meters kunnen er andere gegevens geplaatst worden, zoals tabelletjes of taart- en staafdiagrammen. ‘En kijk’, zegt André ‘in de bovenste balk kan ik weer aanklikken of het dashboard een bepaalde periode, vestiging of combinaties daarvan moet laten zien. Per klik veranderen de indicatoren in de metertjes en de diagrammen meteen mee!’

Kijken op diepere niveaus Na twee jaar is Visionplanner niet meer weg te denken uit de organisatie. André geeft een voorbeeld: ‘Voorheen was het een groot probleem om snel informatie te krijgen die nodig is om te sturen op de leidster/kindratio. Nu rolt dat er zo uit en sturen we maandelijks rapporten over de personeelsinzet naar de vestigingsmanager. De personeelskosten maken zestig tot zeventig procent uit van de totale personeelskosten, goed sturen op dit punt kan nogal wat opleveren.’ Uit de voorbeelden die André geeft, blijkt hoe ﬁjnmazig de informatie kan zijn. André: ‘Het roosteren gaat op wekelijkse basis, daarom halen we de vestigingsinformatie per week uit het systeem. Alles zit erin: groepsuren, vervangingsuren, taakuren, alles gekoppeld aan de begroting. En dan nog kun je dieper kijken. Want omdat de leidster/kindratio voor verschillende leeftijden anders is, wil je de gegevens ook op groepsniveau zien. Je kunt steeds meer verﬁjnen, zo diep gaan als je maar wilt.’ André: ‘Het is leuk te constateren dat vestigingsmanagers graag werken met deze gegevens en er veel uithalen. Ze weten me te vinden als ze ondersteuning nodig hebben bij het interpreteren van de aangeleverde cijfers. De rapportages zijn in die twee jaar echt ingebed in de organisatie.’ Visionplanner leent zich uitstekend voor interne benchmarks. André laat zien hoe eenvoudig het is om allerlei kruisverbanden te maken. ‘We maken overzichten van de bezetting per dag en per vestiging. Zo kun je de vestigingen onderling vergelijken en zien welke vestiging het goed doet en welke minder goed. Je kunt ook tijdlijnen maken op basis van historie en toekomstver-

wachting: hoe ontwikkelen de bezetting, de leidsterkindratio en het rendement zich in de tijd? Of kosten uitdrukken in percentages van de omzet. Je hoeft alles wat je wilt weten maar één keer in te richten in Visionplanner en vervolgens kun je het er steeds weer uithalen.’

Toekomstgericht Hoewel Visionplanner zijn roots heeft in met name ﬁnanciële planning is het programma helemaal toegesneden op de kinderopvang en parameters die daar een rol spelen. Jorrick van Heesch, accountmanager kinderopvang bij Visionplanner: ‘In deze tijd wordt vooruitkijken voor organisaties steeds belangrijker. De nadruk ligt nu veel meer op operationele gegevens, de early warning indicators. Als de bezetting de komende maanden terugloopt, weet je ook dat de rendementen teruglopen als je daar niet snel op reageert. Met Visionplanner kun je diverse scenario´s doorrekenen. Adequate managementinformatie is onontbeerlijk.’ André herkent dit: ‘Met de boekhouding kijk je tot op de dag van vandaag, maar met kindplanning, wachtlijsten en instroom- en doorstroomgegevens kijk je vooruit. We leven nu echt in een tijd dat we moeten weten hoe de zaken zich ontwikkelen en hoe we daarop moeten acteren. Voor SKH begint het pakket zich nu echt uit te nutten.’ WWW.VISIONPLANNER.NL/BRANCHES/KINDEROPVANG/

(300&3$ ++ )3& 3!*3 +3.'') 3& +3/'3$ & 3 $*3 +3 $ 3 $ + 3#!& )'(- & %!&!*+) +! 3 ,*3 +3#$!&#+3 $3 - & /. )3 $*3 3. + -!& 3. ) &3,.3') &!* +! 3%' + -'$ ' & $,##! 3% #+3 ( +)!'3,.3# &+''). )#3. )3 &3( # $! + ) 3 ' 3 .''&3 '')3 &3() #+!* 3 '% !& +! - &3 3% *+3 ! !1&+ 3 ,+'% +!* )!& *'($'**!& &3-'') 3'(- & * +') 33 + $3,3-'') 3 3#) +! *+ 3*' +. ) 3-'')3,.3#!& ($ & &!& 3($,*3 3/ # ) ! 3- &3 +3% *+3-'') &*+ &

( ## +3-'')3 !& & !1$ 3 %!&!*+) +! 3($,*3 &3. + ) ! + 3 '& )*+ ,&!& 3 - &3 ,.3 +'+ $ 3 ( )*'& $*($ &&!& 3 &3 * $ )!* %!&!*+) +! 3 +3 !*3 +3 ,& $ 3 $! +(,&+3 +3 $$ &3 ( +)!'3,.3') &!* +! 3# &3 ! & 3 & $,*! $$ 3 ! &*+- )$ &!& 3- &3 *( ! $!* ) 3( )+& )*3 $* '%(,+ ) $ & 3 ) !&. ) 3 $'* 3 &3 + 3 ( +)!'2*3,&! # 3 &( #3 *( )+3,3&! +3 $$ &3+!" 3 &3 $ % )3-'')#'%+3''#3- $3 ) )&!* 3. ) '')3 3 ! &$!"# /') #. $!+ !+3. )3!&3 +3-'$$ 3$! +3#'%+3+ 3*+ & 3 )3. + & 3... *( +)!' &$3 3 $ 3 3 3 3 3

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

Waar zijn de blauwe oceanen binnen de Kinderopvang? Spectrio is anders. In het oerwoud van snel ontwikkelende markten en technologie staat Spectrio naast de kinderopvangondernemer. Dynamisch ondernemen met het oog op de toekomst.

Vroeger was het simpel: PTT Telecom zorgde ervoor dat je kon bellen. Punt. Je betaalde een vast maandtarief voor de aansluiting en variabele kosten voor het bellen. Totdat er werd besloten dat telefonie een vrije markt moest zijn en dat concurrentie goed was voor de consument.

Oerwoud Zo simpel is het allang niet meer. ‘Sindsdien zijn we overstelpt door goede en minder goede alternatieven’, zegt Peter van Zijl, directeur van Pelosa. ‘We konden gaan bellen via buitenlandse leveranciers, afrekenen per seconde, onderling gratis bellen, et cetera. Voeg daar mobiele telefonie aan toe en je hebt een oerwoud van ondoorgrondelijke tarieven en diensten. En achter dat hele oerwoud? Daar staan maar een paar grote bedrijven die er werkelijk toe doen. Zij hebben de infrastructuur in handen en leveren ingenieus samengestelde pakketten via verschillende verkoopkanalen door aan de klant. En net toen dat allemaal een beetje was gesettled, was mobiel internet gemeengoed geworden. We sturen geen sms meer, we whatsappen en pingen. We bellen niet, we gaan naar Google Hangout of we skypen. En weer kunnen de telecombedrijven zich opmaken voor een nieuwe slag met haar (nieuwe) concurrentie. Voortdurend zijn zij bezig om hun miljardeninvesteringen in de infrastructuur te laten renderen door middel van het introduceren van nieuwe producten en diensten.’

dingen op: het ondernemerschap en de enorme hoeveelheid data die organisaties hebben. Met dat ondernemerschap zit het wel goed in Nederland. In de afgelopen zeven jaar heeft de branche wel bewezen dat zij kunnen ondernemen. Maar die data? Op de eerste ochtend van onze Amerikareis starten we – na een gezellig ontbijt met elkaar – met een training door voormalige directieleden van Disney. Een vast onderdeel is de hoeveelheid data die Disney in de loop van de jaren heeft verzameld. Door de juiste zaken te onderzoeken weet Disney precies hoe lang mensen moeten reizen om naar hun themaparken te komen. Hoe lang ze blijven in het park en hoeveel ze uitgeven. Welke attracties ze het leukst vinden en hoe lang ze daarvoor in de rij moeten staan. Iets dat de telecombedrijven bij ons ook doen. Op basis van die data kunnen zij namelijk feilloos vooraf bepalen of een product/dienst winst gaat opleveren of niet.’

Over rode en blauwe oceanen

Ken uw klant Kinderopvangorganisaties besteden veel tijd en aandacht aan het opstellen van een pedagogisch plan. De hoop is natuurlijk dat ouders kiezen voor dat plan. ‘Maar is dat zo?’, vraagt Van Zijl zich af. ‘Is uw locatie niet gewoon lekker dichtbij? Het is belangrijk om dat te weten. Het is belangrijk om te weten wat ouders precies zoeken. Zoeken ze ﬂexibiliteit waarbij ze op ieder moment hun kind kunnen brengen naar een veilige inspirerende omgeving? Of zoeken ze juist naar een omgeving waarin de kinderen vooral cognitief ontwikkeld worden? Het een sluit het ander niet uit, maar het is belangrijk om te weten waar ouders behoefte aan hebben. De meeste ouders maken gebruik van kinderopvang om zorg en arbeid te kunnen combineren. Het ligt daarom ook voor de hand dat de meeste kinderen gebracht en gehaald worden op weg naar het werk en terug naar huis. Die tijden zullen voor een groot deel van de ouders redelijk constant zijn. Pas je daar je product en tarief op aan, of niet?’ ‘Ook voor een eﬃciënte bedrijfsvoering is het belangrijk om je klanten goed te kennen. Als het dan toch bekend is hoe laat een kind gemiddeld gebracht en gehaald wordt, kun je daar ook de personeelsplanning op aanpassen. Dat geldt ook voor de vakantieperiode. Kunnen ouders hun vakantie al via internet doorgeven? Het zou in ieder geval heel handig zijn voor de personeelsplanning.’

Veel ondernemers richten zich op bestaande markten. Daar is de concurrentiestrijd groot. Ieder probeert het eigen marktaandeel te vergroten. Maar naarmate de markt voller wordt is het vooruitzicht op de winst en groei kleiner. Deze situatie noemt men wel: de strategie van de rode oceaan. Door de moordende concurrentie gaat bloed vloeien en kleurt de markt steeds roder.

Wie niet kiest, wordt niet gekozen ‘Ook de kinderopvang moet zich voortdurend aanpassen aan veranderende omstandigheden. In de afgelopen vijf jaar is er enorm geïnvesteerd om de vraag naar kinderopvang bij te kunnen houden. De laatste nieuwe locatie is nog niet opgeleverd of de vraaguitval tekent zich alweer af. En nu wordt het spannend: hoe ver ga je om de concurrentie te verslaan? Blijft het minimumproduct een halve of hele dag, of vind je het goed dat een moeder haar kind even komt brengen om zelf boodschappen te kunnen doen? Eén ding is duidelijk: ouders moeten precies weten waar ze bij u aan toe zijn.’

Data, data, data Spectrio organiseert ook studiereizen voor kinderopvangondernemers naar het buitenland. Van Zijl: ‘Tijdens onze studiereizen naar Amerika vallen altijd twee

De strategie van de blauwe oceanen verwijst naar waardecreatie op onaangeboorde (nieuwe) markten. Er is sprake van het scheppen van consumentenvraag met kansen voor een zeer rendabele groei. Sommige blauwe oceanen worden gecreëerd buiten de grenzen van bestaande markten, maar de meeste zien we binnen de rode oceanen. Blauwe oceanen ontstaan doordat ondernemingen de bestaande grenzen van product/markt-combinaties uitbreiden. Dat deed bijvoorbeeld Cirque du Soleil. Cirque du Soleil combineerde het plezier en de spanning van het circus met de intellectuele verfijning en artistieke rijkdom van het theater. Door als eerste onderneming succesvol de grens tussen theater en circus uit de weg te ruimen creëerde Cirque du Soleil niet alleen waarde voor de circusklanten, maar ook voor de niet-circusklanten: volwassen theaterbezoekers.

Kinderopvang en Spectrio samen De wereld verandert. Dat geldt ook voor Spectrio. ‘Voortdurend zijn wij op zoek naar nieuwe “blauwe oceanen”. Voortdurend passen wij onze software aan op de veranderende maatschappij. Nieuwe eisen als het vier-ogenprincipe, bezuinigingen en vraaguitval vragen allemaal om partners die gezamenlijk optrekken, die systemen bouwen zodat u kunt blijven inspelen op de vraag van ouders en voldoen aan de regelgeving.’ Nieuwe technologie biedt extra mogelijkheden. Verwend door de eenvoud van een iPhone stellen gebruikers terecht diezelfde hoge eisen aan de software op hun werk. Een pm-er gaat er simpelweg van uit dat zij haar loonstrook op haar mobiel kan inzien. Van Zijl: ‘Spectrio is veel meer dan een softwareleverancier. Spectrio wil graag uw gesprekspartner zijn als het gaat om het toepassen van ICT binnen de dynamische wereld van de kinderopvang.’ WWW.SPECTRIO.NL

KidsVision KidsVision is de branchegerichte so wareoplossing voor de kinderopvang, gebaseerd op Microso Dynamics NAV. KidsVision is een volledig geïntegreerd concept en biedt func onaliteit voor onder andere: Incasso · Registra e getekende contracten · Financiële rapportage · Mailing · Invalverzoeken personeel · Automa sche vragenlijsten · Plannen conform GGD norm · Controle gastouderuren via internet · Export Belas ngdienst · Wachtlijstbeheer · Webportaal voor diverse type gebruikers ·

Kind planning Personeel planning

Webportaal Ouders Gastouder Personeel Vestiging Oudercommissie

K : L ratio Cloud

Efficient inzetten van personeel bespaart kosten

info@kidsvision.nl www.kidsvision.nl

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

BEZUINIGEN?

Een extra reden om Kidsvision te kiezen! Nederland bezuinigt. Ook de sector Kinderopvang ontspringt deze dans niet. Deze bedreiging biedt echter ook nieuwe kansen. KidsVision biedt de mogelijkheid deze kansen te benutten

‘Met de constante doorontwikkeling van Kidsvision denken wij steeds vooruit’, zegt Evert Brouwer, Commercieel Directeur. ‘Samen met onze klanten spelen wij constant in op de veranderingen die afkomen op de branche. Wij hebben een groot aantal klanten en weten wat er aan komt. Doordat onze software gebouwd is op basis van Microsoft Dynamics kunnen wij zeer snel reageren op veranderingen. Daardoor zijn onze klanten voorbereid op de toekomst. Dit biedt hen de mogelijkheid zich te onderscheiden van andere aanbieders van kinderopvang.’

Kosten besparen In tijden van bezuinigen moeten kinderopvang-ondernemers kosten zien te besparen. ‘Personeel is veruit de grootste post’, weet Brouwer. ‘En dus een post waar je dan naar kijkt. Je streeft naar een optimale kind/leidsterratio en je wilt ervoor zorgen – rekening houdend met de GGD-normen – niet teveel personeel in te zetten. Het inhuren van dure externen is ook zo’n post. Door eﬀectieve inzet van eigen personeel is dat vaak niet nodig. KidsVision biedt ondersteuning bij dit alles, het geeft direct een duidelijk en eenvoudig inzicht, wat het mogelijk maakt direct in te grijpen waar dat nodig is. De informatie is altijd actueel door interactieve participatie van ouders en personeel. Bij ziektemelding van uw personeel is er direct zicht op de totale situatie: wellicht is het inzetten van een invaller niet eens nodig.’ ‘Digitaliseren op zich is ook kostenbesparend. KidsVision heeft de techniek in huis alles digitaal op te slaan en te versturen. Of het nu gaat om een aanbod, een getekend contract, een factuur, een nieuwsbrief van de oudercommissie of een verlofkaart voor personeel: geen tijdrovende handelingen meer voor het per post versturen van allerlei zaken. Het kan allemaal gedigitaliseerd. Ook voor de ouders, want zij kunnen 24 uur per dag inloggen. Met welk apparaat dan ook: laptop, tablet of smartphone.

Nieuwe klanten verwerven en binden Veel bedrijven hebben een website, maar is die ook te vinden? ‘Dat is van het grootste belang’, vindt Evert Brouwer. ‘Juist als bezettingscijfers teruglopen en je op zoek bent naar nieuwe klanten. Zorg er voor dat je website gevonden wordt en dat een bezoeker eenvoudig een aanvraag voor opvang kan plaatsen. De standaard KidsVision webportaal koppelt u eenvoudig aan uw eigen website. Interactieve communicatie zorgt ervoor dat nieuwe klanten snel geholpen worden en dat zij zich snel bij u thuis voelen. Ook voor het behoud van bestaande klanten is de functionaliteit van de website essentieel. De interactieve webportal van KidsVision voorziet hen optimaal, snel en eﬃciënt van informatie.’

Panta Rhei en KidsVision ‘Wij werken sinds 2005 met KidsVision. Nog steeds met volle tevredenheid. Recent hebben wij de personeelsplanning in gebruik genomen. Je kan wel merken dat bij de ontwikkeling van KidsVision veel wordt ingezet op gebruikersvriendelijkheid. Na één dag werkten we al met de personeelsplanning voor de dagopvang. En na de tweede dag met de buitenschoolse opvang, inclusief de vakantieopvang’, aldus mevrouw Wolsink, directeur van Kindercentrum Panta Rhei.

Kindercentrum Panta Rhei biedt opvang aan kinderen van nul jaar tot einde basisschoolleeftijd. Panta Rhei betekent: ‘Alles is stromend’. De ontwikkeling vordert in een stroming die voor ieder kind uniek is. In haar kindercentrum wil Panta Rhei aan ieder kind een plek bieden, waarin het kind zichzelf en zijn wereld helemaal vanuit waarneming en nabootsing kan vormen. Daarbij laat Panta Rhei zich laten inspireren door de antroposofische ideeën van Rudolf Steiner.

FUNCTIONALITEITEN

MEER...

Actueel inzicht en overzicht Een goed en praktisch dashboard met alle relevante prestaties (op teamniveau, directie en bestuursniveau): bezettingsgraad, debiteuren, ziekteverzuim, toezicht & handhaving, welbevinden, klanttevredenheid. Er wordt gekoppeld met uw belangrijkste informatiesystemen: o.a. planning (zoals Kocon),

# +A B ,',CD

beheer ontwikkelde systemen.

Sluit naadloos aan op HKZ- Plan-DoCheck-Act cyclus F

$ F G ,

acties toebedeeld aan medewerkers, kunt u eenvoudig begeleiding bieden bij de uitvoering van de acties en houdt u de vinger aan de pols. Daarmee worden de resultaten van uw organisatie op alle niveaus verbeterd.

Maatwerk mogelijk De standaardmeter kan eenvoudig (evt. door uzelf) worden aangepast aan uw wen ,

sturen kan in beeld gebracht worden, in ĂŠĂŠn oogopslag en op elk gewenst moment.

We gaan verder... ,

implementeren van opbrengstgericht

$ F G , #

kunnen wij ervaren consultants inzetten. Deze consultants ondersteunen het hele traject van doelen stellen, meten, normeren tot trainen/managementcoaching. Voor de kinderopvang werken we hierbij samen met +G+) , J 8 B D

INFORMATIE... Website: E-mail: Telefoon: , R Post:

www.deKinderopvangmeter.nl info@deKinderopvangmeter.nl 088 - 304 04 10 ) A 3S# !

$ 231# 2--- ," !

De Kinderopvangmeter, powered by:

DE KINDEROPVANGMETER BRENGT OPBRENGSTGERICHT LEIDERSCHAP NAAR UW ORGANISATIE

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

Scherp op de processen met de kinderopvangmeter Een ijzersterke combinatie. Een supervolledig managementstuurprogramma en een consultant met zijn roots in de kinderopvang. Wie de kinderopvangmeter in huis haalt heeft een instrument in handen waarmee systematisch en inzichtelijk verbeterplannen gemaakt en gevolgd kunnen worden. Continu in een cyclisch proces.

‘In deze tijden van krimp en toenemende concurrentie kan geen enkele ondernemer in de kinderopvang het zich nog permitteren achterover te leunen. Wil je overleven dan zul je transparant en smart je organisatie moeten aansturen en systematisch verbetertrajecten moeten entameren. En je zult aan je klanten duidelijk moeten kunnen maken waarom ze bij jou moeten zijn. De kinderopvangmeter is daarbij een prachtig hulpmiddel.’ Hans Huijsmans, consultant en interim-manager voor de kinderopvang, is zo overtuigd van dit product, dat hij zijn naam eraan verbindt. ‘Het is de enige software die ik ken, die zo compleet de bedrijfsvoering ondersteunt en je helpt om systematisch de hele cyclus van doelstelling tot planvorming, uitvoering, evaluatie en bijstelling te doorlopen.’

analyseren, normeren en verbetertrajecten in gang zetten. Ook voor dat deel van de PDCA-cyclus is de kinderopvangmeter een sterk instrument. Binkhuijsen: ‘Stel je ziet enkele meters in het rood staan. Door middel van een workﬂowfunctie in het systeem wordt de gebruiker begeleid om verbetertrajecten te formuleren en de doelen te behalen. Die workﬂow houdt in: waarnemen (wat staat in het rood?), begrijpen (hoe komt dat?), plannen (welke acties leg ik vast?) en uitvoeren (in hoeverre worden afgesproken acties en plannen gerealiseerd?). In alle stappen van dit proces kun je alles wat je bedenkt en afspreekt op eenvoudige wijze in het systeem vastleggen. Deze verantwoordingsinformatie kun je ook veel later nog nazoeken.’

Transparant naar ouders Plan-Do-Check-Act Het is een bekende cyclus: Plan-Do-Check-Act. De kinderopvangmeter is erop ingericht op alle niveaus in de organisatie te sturen op de belangrijkste prestatie-indicatoren op basis van deze cyclus. En inderdaad, de meter doet zijn naam eer aan, de informatie wordt gevisualiseerd door een dashboard met opvallende metertjes. Maar dat is maar een onderdeel. Reinold Binkhuijsen, directeur van MID Solutions, legt uit.‘Laten we eens kijken naar die cyclus en starten bij beleid en strategie. Daar staat geformuleerd welke doelen de organisatie in een bepaalde periode wil behalen. De normen die daarbij horen kun je inbrengen in het systeem. Van harde financiële cijfers en ziekteverzuim tot zachtere normen die horen bij een tevredenheidsonderzoek of een kwaliteitsmanagementsysteem. Omdat de kinderopvangmeter gekoppeld kan worden aan alle bedrijfssystemen, van kindplanning en boekhouding tot spreadsheets met relevante informatie, kun je op ieder moment van de dag informatie krijgen op alle gedefinieerde stuurvariabelen. Als actie vereist is, staan de metertjes in het rood. Het systeem levert ook staafdiagrammen, grafieken of tabellen, maar net zoals je het zelf wilt hebben.’

Ondersteuning verbeterplannen De meerwaarde van de kinderopvangmeter bestaat echter niet alleen uit realtime informatie, maar óók uit ondersteuning bij wat je er vervolgens mee gaat doen. Je wilt niet alleen getallen en graﬁeken zien, maar juist ook

‘Het helpt een organisatie dat dit systeem vraagt de doelstellingen smart te formuleren’, vult Huijsmans aan. ‘Financiële resultaten of bezettingsgraden zijn gemakkelijk in cijfers uit te drukken, maar ook voor de pedagogische kwaliteit kun je concrete indicatoren invoeren. Zo kun je normen stellen over het welbevinden, de observatielijsten bieden daartoe aanknopingspunten. Ook kun je de interacties tussen pedagogisch medewerkers en kinderen observeren, daar een score aan toekennen en daar weer normen aan verbinden. Als je zo je hele bedrijfsvoering meetbaar vastlegt, kun je ook transparant zijn naar (toekomstige) klanten. Je zégt niet alleen dat je kwaliteit levert, maar je kunt het ook inzichtelijk maken en aantonen. En dat zal steeds belangrijker worden. Want ouders hebben tegenwoordig wat te kiezen.’

Eenvoudig maar compleet De kinderopvangmeter is bij aanvang volledig ingeregeld op basis van de meest relevante meters voor de kinderopvang. Denk aan: bezettingsgraad, debiteuren, ziekteverzuim, toezicht & handhaving of klanttevredenheid. Zo’n 80 tot 90 procent van de relevante meetpunten heb je dan al. De rest is ﬁnetuning en persoonlijk invulling. Dat is gemakkelijk zelf te doen. Welke meters je uiteindelijk gebruikt en wanneer ze in het rood staan bepaalt de gebruiker zelf. Je kunt je kritische prestatie-indicatoren koppelen aan doelstellingen, budgetten toekennen, meetinformatie weerge-

ven en deﬁnities of verantwoordelijke personen invoeren. De gebruiker bepaalt ook zelf wie uit de organisatie toegang krijgen tot het systeem. Een locatiemanager kan er de eigen vestiging mee aansturen. De bestuurder kan volgen waar het goed of fout gaat en hulp bieden. In overleggen beschik je over dezelfde informatie, dat maakt het voeren van gesprekken een stuk eenvoudiger.

Rode wolkjes Nog weinig organisaties zijn geheel smart in de werkprocessen. Huijsmans: ‘Als je start met de kinderopvangmeter zullen er in de diverse PDCA-fases probleemgebieden zichtbaar worden. Het zijn de ‘rode wolkjes’ in het implementatietraject: er zijn bijvoorbeeld geen stuurindicatoren gedeﬁnieerd, data zijn versnipperd of onvolledig of processen zijn niet op orde. Wij kunnen de organisatie ondersteunen bij het verhelpen daarvan en de kinderopvangmeter ondersteunt dat.’ De afgelopen jaren bijvoorbeeld zijn veel kinderopvangondernemers hard gegroeid. ‘Je ziet vaak dat de structuur van de organisaties daarmee geen pas gehouden heeft’, is de ervaring van Huijsmans. ‘Dan is de kans groot dat je een aantal ‘rode wolkjes’ tegenkomt. Samen met de opdrachtgever brengen we die in beeld en stellen we vast wat er nodig is om ze uit de wereld te helpen. De verbeteracties kunnen vervolgens in het systeem vastgelegd en gemonitored worden.’ Juist in deze tijd moeten ondernemers scherp op de processen zitten en voldoende informatie hebben. De kinderopvangmeter met zijn dashboard en workﬂow bij verbetertrajecten is de ideale software om hen daarin te ondersteunen. WWW.DEKINDEROPVANGMETER.NL WWW.HCHB.NL

Geef een impuls aan uw oudercommunicatie! Wilt u...

t t t t

ouderbetrokkenheid vergroten en de band met ouders versterken werken aan imago-versterking ĂŠn zorgen dat bestaande klanten jou aanbevelen nieuwe contactmomenten creĂŤren met ouders in aanvulling op het bestaande contact effectief informatie brengen en opvragen bij ouders

Breid uw bestaande website uit met het ouderportaal en geef ouders op een eenvoudige wijze meer inzicht in wat er gebeurt tussen het brengen en halen van hun kind.

Neem direct contact op voor een vrijblijvende demonstratie of bezoek onze website voor meer informatie.

Ouderportaal.nl | info@ouderportaal.nl | 038 - 260 00 19 | www.ouderportaal.nl

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

ALSOF JE ER ZELF BIJ WAS

Allio kiest voor verrassende oudercommunicatie Ouders zijn nieuwsgierig hoe hun kind zich tijdens de opvang ontwikkelt en hechten veel waarde aan alles wat hen daarin inzicht geeft. Ter aanvulling op het directe contact met ouders biedt Ouderportaal.nl via een beveiligde omgeving op internet verrassende communicatiemogelijkheden. Allio kinderopvang probeerde het uit en kan niet wachten dit pakket uit te rollen over alle 120 vestigingen in Drenthe, Overijssel en Gelderland.’

‘Als ouder zou je je het liefst in een hoekje willen verstoppen en de hele dag kijken hoe jouw kind het “doet” op de groep. Is hij vrolijk, voelt hij zich thuis, met welke kinderen speelt hij en wat doet hij de hele dag?’ John Sijpkes, marketeer bij Allio kinderopvang, verwoordt een gevoel waar veel ouders zich in zullen herkennen. ‘Het is natuurlijk onmogelijk om de hele dag bij je kind te zijn. Maar met Ouderportaal hebben we een verrassende manier gevonden om ouders te betrekken bij het gebeuren van alledag.’

Speerpunt Verrassend is het zeker. John legt uit hoe ouders dagelijks via internet de nieuwste foto’s van hun kind ontvangen. De groepsleiding stuurt dat samen met een verslagje van de dag over de activiteiten van de groep én met persoonlijke berichten over zijn kind. Via internet, dus ook te ontvangen op je mobiel. Het is slechts één van de mogelijkheden van Ouderportaal. De inzet van dit webbased programma sluit exact aan bij het marketingbeleid van Allio. John Sijpkes: ‘Wij hebben de communicatie met ouders tot speerpunt van onze marketing gemaakt. Wij willen goed naar hen luisteren en proberen zoveel mogelijk aan hun wensen tegemoet te komen. Wij willen hun verwachtingen overtreffen. Professionaliteit en kwaliteit zijn voor een kinderopvangorganisatie vanzelfsprekende zaken. Daarop kun je je niet onderscheiden van andere. Dat kan wel in de wijze waarop je met ouders communiceert. Daarin willen we sterk zijn en Ouderportaal biedt ons die mogelijkheid door de veelheid aan functionaliteiten. Sinds november draaien we een pilot op twee vestigingen met acht groepen, we zitten nog midden in de evaluaties, maar ik kan nu al zeggen dat zowel de ouders als de medewerkers razend enthousiast zijn.’

Tijdwinst voor pedagogisch medewerkers De kracht van Ouderportaal zit hem in de eenvoud. Het is niet de bedoeling dat de groepsleiding méér werk krijgt, het systeem ontlast ze juist. Als je de laptop aanzet, zie je meteen of er berichten van ouders zijn. Een kind dat binnenkomt is eenvoudig met één klik aan te melden: 08.40 uur Kim gearriveerd. John: ‘Ook handig als wij in de toekomst zouden willen factureren op uur-

basis, maar dat is nu nog niet aan de orde.’ Met fototoestel en laptop kan de groepsleiding de dag vastleggen. Het algemene deel van het dagverslag hoeft maar één keer geschreven te worden en niet meer in ieder heen-en-weer-schriftje opnieuw. De foto’s van het eigen kind zijn eenvoudig in te zien en met een kleine aanwijzing schuift het systeem deze vanzelf in het dagverslag van het juiste kind. Is er een kind dat niet op de foto mag? Het systeem ﬁltert die foto’s er meteen uit! Alles is teruggebracht tot zo eenvoudig mogelijke handelingen voor de groepsleiding. ‘Onze pm’ers zijn enthousiast’, vertelt John Sijpkes. ‘In het begin was het even wennen, vooral voor wat oudere werknemers, maar al heel snel wilden ze niet meer anders. Niet alleen bespaart het hen veel tijd, ze vinden het ook fantastisch dat ouders zo enthousiast reageren. Nog voor de ouder het kind komt ophalen is het verslag van de dag met foto’s naar hen toe gemaild. Door die makkelijke communicatie worden de drukke momenten van brengen en halen ontlast, wat meer ruimte biedt voor een echt gesprek of juist een snelle zwaai en een lach en op weg naar huis. Ook tussendoor kunnen ze gemakkelijk een berichtje aan ouders sturen. Heeft een ouder een huilend kind moeten

achtergelaten, dan kan de pm’er even later al een berichtje sturen met foto: kijk ze lacht weer en voelt zich goed. En dat kan ze doen op een moment dat het haar uitkomt.’

Beveiligde omgeving Ook voor de ouders wordt voortdurend gewerkt aan nieuwe functionaliteiten. Willen ze bijvoorbeeld onverwacht een extra middag opvang vanwege een vergadering, dan moeten ze eenvoudig kunnen inloggen om te zien of er een plek vrij is. ‘Dat beantwoordt enorm aan de behoefte aan ﬂexibiliteit van ouders,’ vertelt John. ‘Het is een interactief systeem en daarmee snel. En alles wijst zich voor hen vanzelf. Wij willen nog veel meer mogelijkheden gaan implementeren, zoals de vakantieplanning, het plaatsen van foto’s door de ouders, inlog voor opa en oma. Alles wat ouders belangrijk vinden en wat wij kunnen realiseren. Ook kunnen we via het ouderportaal klanttevredenheidsonderzoeken uitvoeren, gekoppeld aan de fase waarin het kind zich bevindt. Wat ouders in ieder geval heel belangrijk vinden, is de beveiliging. Ze zijn vaak bang dat de foto’s van hun kinderen zomaar ergens op internet verschijnen. Terecht willen ze dat niet. Het beveiligingsniveau is erg hoog en dat moet natuurlijk ook. Ouderportaal is niet alleen sterk in kennis van de kinderopvang, maar juist ook in beveiliging. Inmiddels zijn een aantal ouders die aanvankelijk geen toestemming gaven om foto’s van hun kinderen te plaatsen, daarop teruggekomen. Ze zijn overtuigd geraakt van de veiligheid en willen het niet missen.’ WWW.OUDERPORTAAL.NL

INZICHT MET EEN KRACHTIG ICT-PAKKET. Anke Suijkerbuijk: â&#x20AC;&#x2DC;Goede software die alle gegevens combineert, de juiste informatie naar boven haalt en inzichtelijk maakt is belangrijk. Op dat punt levert TecSoft een bijdrage met software totaaloplossing The Nanny!â&#x20AC;&#x2122; Lees verder op naast gelegen pagina van deze BBMP.

The Nanny, dĂŠ complete softwareoplossing voor de kinderopvangbranche +!"(("0- 4 /.%"01"( 4 4 1"-'++, /" .+#/ *( 4 www.the-nanny.nl

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

TOTAALOPLOSSING VOOR KINDEROPVANG

Turbulente tijden vragen om inzicht met behulp van een krachtig ICT-pakket The Nanny doet haar naam eer aan. Zoals je met een gerust hart je kinderen kunt toevertrouwen aan de kinderopvang, zo kun je erop vertrouwen dat TecSoft met dit softwareprogramma een krachtig werkend geïntegreerd systeem kan realiseren. Software waarmee de kinderopvangondernemer de juiste antwoorden vindt in de moeilijke markt van nu.

Anke Suijkerbuijk, directeur van TecSoft, omschrijft de sfeer die nu heerst in de kinderopvangbranche in een notendop: ‘Het kabinet bezuinigt, de kinderopvangtoeslag loopt terug, ouders halen hun kind van het kinderdagverblijf af en ondernemers gaan failliet. Natuurlijk valt niet te ontkennen dat de markt moeilijker wordt, maar stel jezelf de vraag of de wereld wel zo zwart-wit is zoals deze nu wordt voorgesteld. Er is veel onrust; hypes die mede door de media worden gecreëerd. Mijn devies is: beperk je tot feiten, leun niet achterover maar kijk waar in deze ontwikkelingen de kansen voor jouw onderneming liggen. Niet voor niets geldt: what doesn’t kill you makes you stronger. Grijp deze periode als kinderopvangondernemer aan om kritisch naar je organisatie te kijken.’

Zelf de regie houden Suijkerbuijk geeft aan dat het belangrijk is als ondernemer inzicht te hebben in wat er precies speelt in je organisatie. ‘Weet waar je kansen, zekerheden en aandachtspunten liggen. Niet alleen met het oog op de huidige ontwikkelingen maar te allen tijde. Bepaal de koers waar je met je organisatie naar toe wilt en zoek daar de juiste middelen bij. Zorg dat je zelf de regie houdt. Kenmerkend voor de kinderopvang is het werken met relatief veel verschillende systemen. Vanzelfsprekend draagt dit niet bij aan het eenvoudig kunnen leggen van dwarsverbanden tussen verschillende organisatorische aspecten als personeel, kindplanning, enzovoort. In deze tijd waarin kinderopvangondernemers het gevoel hebben in slecht weer te belanden, is het belangrijker dan ooit vragen te stellen als: Is mijn personeelsinzet eﬀectief? Hoe presteren locaties? Waar zitten de onderlinge verschillen? Met antwoorden op dergelijke vragen kun je sturen, zaken eventueel anders organiseren en resultaten optimaliseren. Suijkerbuijk: ‘Goede software die alle gegevens kan combineren, de juiste informatie naar boven haalt en inzichtelijk maakt, is belangrijk. Op dat punt kan TecSoft een bijdrage leveren met software-totaal oplossing The Nanny’.

Optimale bedrijfsprocessen Anke Suijkerbuijk: ‘Als totaalleverancier met een breed netwerk, kennis van de markt en een grote betrokkenheid bij de branche kunnen wij de klant altijd de oplossing bieden die bij hem past. Door onze expertise op het gebied van ICT én de kinderopvangsector die wij in vijftien jaar hebben opgebouwd vormen wij een echte sparring partner voor onze klanten, voor wie we totaal-oplossingen realiseren en bedrijfsprocessen helpen optimaliseren. Wij zijn de enigen die een integraal pakket kunnen leveren met oplossingen voor allerlei aspecten van kinderopvang: van kind- en personeelsplanning tot online-oplossingen voor ouders en voor alle vormen van kinderopvang. Daarnaast weten wij als geen ander dat bedrijfsprocessen in deze sector specifieke kenmerken hebben. Personeelsplanning is hier bijvoorbeeld echt anders dan in de schoonmaak. Wij hebben ervoor gekozen om juist de specifieke elementen van de sector te automatiseren en als software aan te bieden. Voor meer generieke elementen als boekhouding, salarisadministratie en klanttevredenheid werken wij samen met partners die juist in díe thema’s gespecialiseerd zijn. Dit maakt The Nanny tot een uiterst krachtig pakket. Door ons niet op de algemene markt te begeven, maar te zorgen dat verschillende softwareonderdelen samenwerken, kunnen wij al onze energie steken in voortdurende verbetering, uitbreiding en ontwikkeling van nieuwe dienstverlening specifiek voor de kinderopvangondernemer. Een goed voorbeeld hiervan is de iPad App waarmee aan- en afwezigheid van kinderen op de groep eenvoudig en snel kan worden vastgelegd.’

Personeelsinzet Voor een branchespecifieke leverancier lijkt The Nanny Personeel op het eerste oog een vreemde eend in de bijt. Echter, door specifieke zaken als de kindleidster ratio, plannen op verschillende locaties, inzicht in directe- en indirecte uren, et cetera, zijn processen rondom personeel in de kinderopvang zo branchespecifiek. The Nanny Personeel is erop ge-

richt om de personeelsplanner optimaal te ondersteunen in het proces, de administratie te voorzien van de juiste informatie en het management informatie te verschaﬀen waarop gestuurd kan worden. Suijkerbuijk: ‘In deze branche vormt personeel de grootste kostenpost in de gehele bedrijfsvoering. Met de juiste stuurinformatie valt winst te behalen uit de personeelsinzet. Wat onder andere relevant is, is de vraag hoeveel daadwerkelijke loonkosten je hebt gemaakt op een locatie, los van contracten en het vaste arbeidspatroon. Je kunt een vergelijking maken van personeelskosten op locatie A en locatie B. Waarom zijn die verschillend? Is er een relatie met kindaantallen? En hoe besteden medewerkers hun uren: aan werken op de groep, vergaderen of oudercontact? Met dergelijke informatie kun je sturen. The Nanny Personeel kan je eenvoudig voorzien van deze inzichten zonder een grote papierstroom en hoge administratieve kosten. Wanneer je als ondernemer je organisatie kritisch onder de loep neemt, kijk dan zeker naar de personeelskosten. Maar denk ook eens kritisch na over je personeelsbestand. Wie zijn de kartrekkers in je organisatie? Kan een verandering of verschuiving van taken zorgen voor een eﬃciëntere bedrijfsvoering? Kijk ook naar de toekomst: waar wil je heen met je organisatie op lange termijn? Bezit je personeel de competenties om daarbij te passen of zijn uren die nu vrijkomen ideaal om bijvoorbeeld te besteden aan opleidingen? Kortom durf kritisch te zijn, voorzie jezelf van de juiste informatie, ben innovatief, creatief en kijk vooruit! Met andere woorden: onderneem!’ WWW.THE-NANNY.NL

Klaar voor de toekomst? Optimaliseer je planning, communiceer direct met ouders, manage contracten en facturen. Kies voor Joyn DayCare. Vraag nu een gratis proefdemo aan.

app.com

JOYN DAYCARE IS EEN PRODUCT VAN

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

JOYN DAYCARE BIEDT SOFTWARE VOOR DE VOOR- ÉN ACHTERKANT

Touch technology heeft de toekomst Toekomstgerichte kinderopvang kan niet zonder eigentijdse procesondersteuning. Het verbetert de transparantie van de opvang, maakt het werken eenvoudiger en intensiveert het contact met ouders. Kwaliteitsverbetering in de dagelijkse zorg van ieder kind.

‘Wanneer je denkt en ontwikkelt vanuit het perspectief en gemak van de gebruiker, kun je systemen creëren die enorme potentie hebben.’ Janneke van den Heuvel, marketingmanager bij CTT Innovations BV, een bedrijf dat technische oplossingen biedt aan de zorg, spreekt met enthousiasme over het softwarepakket dat dit bedrijf speciaal voor de kinderopvang ontwikkelt: Joyn DayCare. ‘De ontwikkelingen in de kinderopvang gaan snel. Wil een organisatie toekomstgerichte, professionele kinderopvang bieden dan kan de inzet van eigentijdse software niet achterblijven. Joyn DayCare is gebaseerd op “touch technology”, dat de afgelopen jaren een enorme groei heeft doorgemaakt en de toekomst in handen heeft. Het is zeer innovatief en gebruiksvriendelijk, en wordt voortdurend doorontwikkeld. Onze klanten kunnen daarvan meepraten.’

Voor- en achterkant CCT Innovations gaat ervan uit dat verbeterde communicatie met ouders in de kinderopvang een enorme vooruitgang kan betekenen qua transparantie en efficiëntie op het gebied van planning, contracten en facturatie. Van den Heuvel: ‘Wij realiseren dit door zowel aan de voorkant (de locaties, groepen en ouders) als aan de achterkant (de back office) één totaal systeem te bieden, geschreven in de techniek en taal van nu. Het is een flexibel systeem dat gemakkelijk te begrijpen en bedienen is door iedere eindgebruiker. Het is ook niet ingewikkeld deze software in te voeren en aan te passen aan de eigen wensen en smaak van onze klanten.’

Een tablet op iedere groep Voor een kind is geen dag hetzelfde en de ontwikkeling gaat snel. Ook zijn er grote verschillen in ontwikkeling en dagritmes van kinderen onderling. Daarom is voor kinderen op een kinderdagverblijf een juiste afstemming tussen kinderdagverblijf en ouder op dagelijkse basis cruciaal. Van den Heuvel: ‘In de hectiek van het dagelijks gebeuren is het voor groepsleiding en ouders vaak lastig om alle informatie goed uit te wisselen. De tablets op de groep zijn een enorme verbetering. De pedagogisch medewerkers maken hun dagelijkse registratie via dat tablet. Daar vinden ze ook van ieder kind belangrijke informatie over bij-

voorbeeld allergieën, voeding en slaapschema. Ze vullen de kinddossiers aan met actuele gebeurtenissen of foto’s. Dit zorgt voor kwalitatieve en complete overdracht. Het leuke is dat ouders via een eigen ouderportal, overal en altijd kunnen inloggen om de ontwikkelingen van hun kind te bekijken.’

Emotionele waarde voor ouders ‘Het is niet niks om een ander voor je kind te laten zorgen’, vindt Van den Heuvel. ‘Onze ouderportal biedt dé oplossing om ouders te betrekken bij de zorg voor hun kind op het kinderdagverblijf. Met eigen inloggegevens kunnen zij op ieder gewenst moment van de dag vanuit hun PC, tabloid of smartphone inloggen en het laatste nieuws over hun kind en de ontwikkelingen over de afgelopen periode bekijken. Ze kunnen berichten ontvangen of zelf een bericht of vraag sturen. Ze kunnen ook zien welke pm’er die dag voor hun kind zorgt. Naast de functionele betekenis heeft het ook een grote emotionele waarde. Het versterkt het gevoel dat ouders de zorg voor hun kind met de opvang delen. Op deze manier bouw je een sterkere vertrouwensband op met bestaande klanten en vergroot je de aantrekkelijkheid voor nieuwe jonge ouders. Zij krijgen een direct beeld van de kwaliteit van de zorg die de organisatie levert. Die transparantie is enorm belangrijk geworden.’

De backoﬃce Aan de achterkant van het systeem bevinden zich de organisatieportal en de portals voor medewerkers, planning en facturatie en contracten. Van den Heuvel: ‘Hier komt alles samen. Met de organisatieportal kan een organisatie op ieder moment de gegevens van het systeem inzien en aanvullen of wijzigen. Alle relevante informatie over de vestigingen, medewerkers, groepen, kinderen en ouders staat hier bij elkaar. Je kunt er zien wat de medewerkers noteren, of ouders betaald hebben en hoe de planning van medewerkers of kinderen eruit ziet. Het geeft inzicht in voorraad en verbruik van bijvoorbeeld luiers en voeding per locatie en groep. En je kunt er berichten versturen en ontvangen. Alles met touchscreens en eenvoudig te bedienen. De overige portals werken al net zo eenvoudig, het

verschil zit in de functionaliteiten. De organisatie kan zelf bepalen wie ze waar wil laten meekijken en werken. In de portals zijn alleen de functies terug te vinden die relevant zijn binnen die portal.

Stralend middelpunt Van den Heuvel kan uitgebreid uitweiden over alle functionaliteiten van de verschillende modules. ‘Maar’, zegt ze, ‘die kan iedereen op onze website bekijken. Onze software is een middel om een doel te bereiken: professionele ondersteuning van de processen, zo eenvoudig mogelijk en gericht op de toekomst. Met losse modules die het eenvoudig maken in te stappen en het systeem te implementeren. Van gedetailleerde kinddossiers tot optimale planning en juiste facturatie. Joyn DayCare biedt direct kwaliteitsverbetering in de organisatie richting pedagogisch medewerkers en ouders. Omdat iedereen alle informatie direct invoert, zijn kostbare administratief medewerkers en achterstallige verwerking in rapportages ook verleden tijd. Door het open, modulaire systeem zijn koppelingen aan bestaande facturatie- boekhoudprogramma’s mogelijk. Daarmee levert het uitgebreide managementinformatie over het daadwerkelijke gebruik van de opvang. Bovendien zijn alle onderdelen vanaf een computer, tablet of smartphone online toegankelijk, dat is net zo makkelijk en veilig als even e-mail checken of internetbankieren. Wij zeggen altijd: wij leveren een totaaloplossing die iedereen met elkaar verbindt, met het kind als stralend middelpunt.’

digitalinfrastructures.nl

CLOUD COMPUTING EN VIRTUALISATIE:

Uw trainer is Peter

THE BIG

HJ van Eijk, die ruime praktijkervaring heeft

PICTURE

met allerhande digitale infrastructuren en naast zijn rol als trainer ook master trainer van Virtualization Essentials en Cloud Essentials is, en schrijver van Computable columns (zie www.peterhjvaneijk.nl).

Waarom zou u dit willen en wat is er voor nodig om de voordelen te bereiken? Cloud computing is waarschijnlijk een van de grootste IT revoluties van de laatste jaren. Maar hoe maakt u daar als IT professional nu optimaal gebruik van? Hoe past cloud computing in uw organisatie? En is dit allemaal wel zo veilig? Lopen we niet het risico dat onze gegevens zomaar op straat liggen?

Nieuwe cursussen geven ‘The Big Picture’ Om beter grip op deze ontwikkelingen te krijgen zijn er nu nieuwe cursussen die inkopers, service managers, IT managers en andere IT professionals voorbereiden op deze nieuwe ontwikkelingen.

Het cursusmateriaal is gebaseerd op praktijkervaringen bij het invoeren van cloud computing en virtualisatie, waaronder bij ING en BT, en wordt gereviewed door onder andere IBM, Cisco, EMC en HP. De meeste trainingen worden afgesloten met een examen waardoor deze in veel gevallen kunnen dienen om vakmatige certiﬁceringen bij te houden. Zie voor de lijst van trainingen www.clubcloudcomputing.com/store Neem voor meer informatie contact op met Peter HJ van Eijk, 0622684939 of email inbox@digitalinfrastructures.nl of schrijf direct in via http://clubcloudcomputing.eventbrite.com/

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

ROSA BIEDT ICT DIE BIJ JE PAST

Flexibel en klantgericht Een goed softwarepakket kan zich aanpassen aan de bedrijfsvoering van de klant. Het kan niet zo zijn dat het bedrijf zich moet aanpassen aan de software. Dat is het credo van Muldata. Door zijn kleinschaligheid en kennis van de markt kan Muldata snel inspelen op nieuwe situaties en wensen, gericht op de klant van de toekomst.

De ontwikkelingen in de kinderopvang gaan snel op het moment. Veranderende economie, schuivende markten en krimp hebben hun weerslag op de bedrijfsvoering. Iedere kinderopvangondernemer heeft ermee te maken en zoekt naar manieren om de eﬃciency te vergroten. ‘De ICT die je dan in huis hebt kan bepalend zijn om die slag te maken’, vertelt André Mulder, directeur van Muldata. ‘En dan kan onze software Rosa het verschil maken.’

kinderdagverblijfsoftware naar gastouderopvang, hebben wij een speciﬁek pakket ontwikkeld. Want die administratie heeft geheel andere kenmerken dan de overige opvangvormen. Denk aan de kassiersfunctie, het uitbetalen aan gastouders, het plannen van huisbezoeken, risico-inventarisaties en het bewaken van verloop van EHBO-certiﬁcaten. Met onze specialisatie van de gastouderopvang zijn wij echt uniek.

Flexibiliteit aan alle kanten Meeschakelen Elke vorm van kinderopvang stelt zijn speciﬁeke eisen in de bedrijfsvoering. En iedere kinderopvangondernemer maakt daarbinnen zijn eigen keuzes. ‘Het is niet meer zoals zo’n zeven jaar geleden, toen wij startten in deze branche’, vertelt André Mulder. ‘Toen was het allemaal redelijk standaard, vooral omdat iedereen werkte met gemiddelde bedragen per maand. Dat is aan het veranderen. Kijk bijvoorbeeld naar de bso of gastouderopvang; administratief wordt dat een steeds complexere zaak. Een bso heeft te maken met reguliere schoolweken, vakantieweken, verschillende uitgaanstijden van scholen en het al of niet ophalen van kinderen met vervoer. Er is een ontwikkeling naar factureren op basis van de afname van de klant, gestimuleerd door de overheid. Rosa passen we continu aan, zodat het meebeweegt in de eisen die de overheid en branche stellen. Het programma kan momenteel alle vormen van factureren aan, op basis van het gemiddelde bedrag, het overeengekomen aantal uren of daadwerkelijke afname (nacalculatie). Daarom past ROSA bij iedere kinderopvangaanbieder. En als de klant vraagt om mogelijkheden die wij nog niet bieden? Dan proberen wij mee te schakelen. Als het enigszins mogelijk is zullen wij voor die klant nieuwe functionaliteiten ontwikkelen. Via een gratis update of voor een faire prijs, want we gaan ervan uit dat meer klanten met dezelfde vraag zullen komen.

Gastouderopvang ROSA geeft breed invulling aan de administratie van alle vormen van kinderopvang. Deze kunnen onderling gecombineerd worden met al dan niet gescheiden administraties. André Mulder: ‘Wij hebben ons gespecialiseerd in gastouderopvang. In plaats van het uitbouwen van

In de hele range van ICT-aanbieders, heeft Muldata zich weten te ontwikkelen tot een bedrijf dat een zeer brede functionaliteit kan bieden, zeer professioneel is en werkt tegen een aantrekkelijk tarief. André Mulder: ‘Er zijn wel enkele goedkopere aanbieders, maar die kunnen functioneel niet bieden wat wij kunnen. Wij zeggen over onszelf: iets duurder, maar veel aantrekkelijker voor de toekomst! Ons product en prijsmodel hebben wij inmiddels zo ﬂexibel ingericht dat we de volle breedte van de markt kunnen bedienen. Wij hebben instapmodules voor startende ondernemers met bijpassende prijsmodellen, maar ook de grotere klanten kunnen wij bedienen. Niet alleen de modules zijn variabel, ook de vorm waarin we leveren verschilt. Rosa kan als pakket gekocht worden, het is mogelijk te huren, we bieden hosting én tal van webbased functies. Tot nu toe kiezen kleinere ondernemers die de administratie thuis en op kantoor willen doen, vaak voor hosting. Bij grotere ondernemingen zie je veelal dat ze de backoﬃceverwerking liever binnenshuis willen houden en alleen de functionaliteiten die interactief zijn

via internet willen ontsluiten. Bij ons kan dat allemaal en naadloos geïntegreerd. Dat is onze kracht ’

iPad op de groep De jonge mensen van nu, zijn de ouders van straks. Zij zijn vertrouwd met nieuwe media en gewend om waar ze maar zijn, op de bank of op het werk, te beschikken over communicatiemiddelen. ‘Wij denken dat daar de toekomst ligt,’ zegt André Mulder. ‘En die is bij ons al begonnen! Wij bieden nu al diverse portals aan met een compleet aanbod daarachter. Zo kunnen pm’ers al allerlei zaken rondom de kinderen “regelen” vanaf de IPad op de groep. Met fotootjes op het display kunnen ze kinderen aan- en afmelden en ze kunnen een digitaal schriftje bijhouden met informatie over de dag van de groep en van het kind zelf. Omgekeerd kunnen ouders berichtjes die belangrijk zijn voor de groepsleiding achterlaten op de site. Wij maken het makkelijk en leuk voor ouders én groepsleiding. Dat mes snijdt aan beide kanten. Als onze klanten de informatievoorziening op een aantrekkelijke en transparante manier vormgeven, via internet of andere nieuwe media, kunnen ze ook de administratie voor een deel verleggen. Ouders kunnen hun aanvragen en mutaties zelf doen, wat ze over het algemeen erg prettig vinden. Tegelijkertijd ontlast je daarmee een deel van de organisatie, met name de groepsleiding die niet zo houdt van die administratieve kant. Dit verhaal willen we verder uitbouwen: hoe kunnen onze klanten hún klanten zo optimaal mogelijk van dienst zijn. Wij leren van elk verkoopgesprek en in de loop der jaren hebben wij een divers klantenbestand opgebouwd. Zo kennen we de wensen van de markt en weten we wat eraan komt. WWW.MULDATA.NL

18 | ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 PETER VAN EIJK

W: PETERHJVANEIJK.NL

WOLKEN BOVEN DE KINDEROPVANG Vorig jaar beloofde Wilma Schepers, hoofdredacteur van BBMP, in haar voorwoord op het ITC-katern dat zij voor u de ontwikkelingen in de Cloud voor u zou bijhouden. Nu doet uw hoofdredacteur zich graag voor als een wannabe itc’er, maar gelukkig heeft zij genoeg kritische zelfreflectie om dat niet te doen.

Daarom vroeg ze mij om u bij te praten op de meest recente bewegingen in het wolkendek boven de kinderopvang. Hier dus voor u een selectie uit de columns die ik voor Computable – een vakblad voor de it’er – mocht schrijven over het verschijnsel ‘Cloud’. Terug naar potlood en papier Slimmer werken vergt meer IT, nietwaar? Laten we dat nu eens omdraaien, en kijken hoe we met zo weinig mogelijk IT toekunnen. Nu wil dat niet zeggen dat we terugmoeten naar een kantoor met potlood en papier, waar de hoogste graad van automatisering bestaat uit een elektrische puntenslijper. ` Welke IT taken kunnen we een ander laten doen, zodat we daar geen eigen personeel voor nodig hebben. Servers hebben we in huis niet nodig. Die gaan naar een goede Infrastructure-as-a-Service provider. En als je alle software afneemt van een Software-as-a-Service provider, hoef je niet eens te weten hoeveel servers je hebt. De laptops en telefoons? Niet meer zelf doen. Geef je personeel een toelage, en wat richtlijnen, en klaar is Kees. Dan ben je ook van het geklaag af over verouderde of on-hippe apparatuur. Software installatie en onderhoud? Niet nodig als je Software-as-a-Service gebruikt. En hoe moet die software dan ingericht worden? Met de juiste software kan de business dat zelf. Netwerkkabels trekken in en tussen de vestigingen deden we natuurlijk al lang niet meer. Bovendien heeft iedereen thuis toch al ADSL of kabel. Samen met die ‘bring your own’ apparatuur is iedereen dan meteen optimaal mobiel. Dus wat blijft er over? Je hebt geen servers meer, geen applicaties, geen PCs, en geen netwerk om te beheren. Je hoeft alleen nog maar vast te stellen wie er bij de organisatie hoort: beheer van rechten en identiteit. Maar voor dat laatste had je al een personeelsafdeling, zou ik denken. De Cloud is ‘faut’ Inmiddels hebben we zowat alle grappen over cloud computing wel gehad. ‘Cloud knuffelaars lopen met hun hoofd in de wolken’, en ‘The sky is the limit for cloud computing’. De woordspelingen zijn van wisselend niveau: ‘Cloud diensten soms moeilijk te doorzien’, ‘Cloud computing komt van de grond’, of ‘Lekke clouds regenen data’. En sommige Engelse uitspraken zijn wat moeilijker in het Nederlands te vertalen, denk aan ‘get off of your cloud’. Zelf vraag ik

nog wel eens: ‘Hoe faut is de cloud?’, wat vooral leuk klinkt als je dat op zijn Haags zegt. En als je niet oplet wordt je ‘met een cloudje in het riet gestuurd’. Cloud en Rouw Cloud computing is een disruptieve innovatie, zoals dat heet. Dat komt als een schok voor veel IT’ers, en die komen dan in een rouwproces terecht. Cloud computing heeft alle kenmerken van een zogeheten disruptieve innovatie. Dat is een vernieuwing die ongekend goedkoper is dan de gangbare manier van werken, maar ook kwalitatief een slag minder, althans in het begin. Bekende voorbeelden in de IT zijn de personal computer en internet. De PC was in het begin een krakkemikkig en primitief apparaat, maar wel aanmerkelijk goedkoper en makkelijker in het gebruik dan het mainframe. Net zo met internet. Een stuk goedkoper dan huurlijnen, maar niet altijd even beschikbaar of snel. Maar de PC en internet hebben zich kwalitatief ontwikkeld, terwijl ze niet duurder zijn geworden. Nu zijn ze boven hun oorspronkelijke concurrenten uitgegroeid. Dat doet pijn bij de oude garde. Pijn om het verlies van oude zekerheden. Bij het verlies van een dierbare naaste gaan de meeste mensen door een rouwproces met vijf stadia. Ook bij ander verlies zien we die stadia vaak terug. Het eerste stadium is ontkenning. Zo denken veel mensen nog steeds dat cloud computing geen serieuze optie is, maar een mode die wel overwaait. Daarna komt het stadium van woede: dat zien we bij mensen die boos worden op het gemak waarmee afnemers over de beperkingen heen stappen. ‘Cloud computing is niet veilig!’ roepen ze dan bijvoorbeeld. Na woede komt marchanderen. Men wil wel aan cloud computing doen, als het maar in het eigen datacentrum kan. Dat noemen we dan een private cloud. Op die manier kunnen we de schijn wekken dat we in de moderne ontwikkeling meegaan, maar tegelijkertijd kunnen we in de IT afdeling alles nog een beetje bij het oude laten. Als dat niet gaat lukken komt depressie, men ziet het niet meer zitten en overweegt een andere carrière te starten. Tenslotte komt de acceptatie, schikt men zich in het onvermijdelijke, en leert men hoe alles wat men in zijn of haar loopbaan heeft geleerd op een soms onverwachte manier ook ‘in de cloud’ op een nuttige manier kan inzetten.

W: peterhjvaneijk.nl voor columns W: www.clubcloudcomputing.com voor trainingen

ADVERTORIAL ICT SPECIAL t APRIL 2012 |

Geen ingewikkelde puzzels meer voor Stichting Kindercentra Gorinchem Tien uur werken aan een grafiekje of met één druk op de knop tien grafiekjes tevoorschijn toveren. Bij Stichting Kindercentra Gorinchem kunnen ze dat laatste tegenwoordig. En nog veel meer, want de overgang naar een geïntegreerd en geautomatiseerd systeem maakt de bedrijfsvoering tot kinderspel. Van planning, plaatsing, contracten en facturatie tot aan communicatie met ouders, inzet van personeel, acquisitie en verkoop en financiële administratie.

‘Wij zijn zo enthousiast over Flexkids!’ Alice Haverman, manager Centraal Bureau bij Stichting Kindercentra Gorinchem (SKG) is blij met de stap die de organisatie heeft gezet. Alice: ‘Toen ik een jaar geleden hier kwam werken en mij gevraagd werd managementrapportages aan te leveren, bleek dat een enorme puzzel. We hadden vijf pakketten die niet bij elkaar pasten, waardoor sommige informatie onmogelijk te achterhalen was. Inmiddels hebben we Flexkids, met de Flexwebmodules, en kan ik real time de informatie die ik nodig heb uit het systeem halen, met één druk op de knop.’

Koppeling Bij het zoeken naar een mogelijke leverancier van een geïntegreerd roosterpakket kwam de stichting al snel uit bij Flexkids, de leverancier van één van de vijf softwarepakketten die werden gebruikt binnen SKG. Het werd gebruikt door onze plaatsingsafdeling’, vervolgt Alice. ‘De plaatsingsmedewerkers waren er zeer lovend over: fijn pakket, fijn bedrijf, ze luisteren naar ons en hebben een goede helpdesk. De keuze voor de personeelsplanningstool van Flexkids lag daarom voor de hand.’ Daarnaast koos SKG voor de implementatie van AFAS Profit. Dit ERP-softwarepakket heeft financiën, HR en payroll geïntegreerd. Doordat Flexkids voor AFAS Profit een connector heeft gebouwd wordt de informatiestroom van SKG voortaan volledig geautomatiseerd vanuit één bron aangestuurd en verwerkt. Alice: ‘Flexkids profileert zich als een professionele system integrator binnen de kinderopvangbranche. Ze zijn uitermate sterk in het verbinden van bestaande systemen en het integreren van de informatie. We hebben nu dus een koppeling tussen de roosterinformatie van kinderen, uren van medewerkers, HR- en salarisadministratie en onze boekhouding. En het mooie is dus dat we nu wél stuur- en kengetallen met één druk op de knop boven water kunnen halen. Dat is een aanzienlijke administratieve lastenverlichting voor ons management.’

Real time Een voorbeeld over personeelsinzet maakt duidelijk hoe gestroomlijnd de combinatie Flexkids/AFAS

werkt. Het centraal bureau heeft aan de achterkant van het systeem alle personeelsgegevens ingevoerd, zoals roosters, beschikbaarheid en deskundigheden. Het systeem ‘kent’ ook de kinderen en de groepen. ’s Ochtends wordt op de locaties direct geregistreerd welke kinderen wel en niet aanwezig zijn. De clustermanager ziet dan meteen hoeveel personeel er op grond van de leidster-kindratio nodig is op iedere groep. Als er meerdere kinderen ziek zijn, kan het zijn dat er ergens een pedagogisch medewerker ‘over’ is. Tegelijkertijd kan het zomaar zijn dat er op een andere groep een pedagogisch medewerker ziek is. Alice: ‘Omdat wij dit real time kunnen zien kan die ene pedagogisch medewerker de zieke pedagogisch medewerker vervangen. Bijzonder is dat Flexkids op dat moment zelfs met een aanbeveling komt: díe pm’er op díe groep is over en matcht voor 100% met díe andere groep waar iemand ziek is. Zo kunnen we dus sturen op de bezetting en inval bij ziekte. We hoeven geen ingewikkelde puzzels op te lossen, het rolt zo uit het systeem. Echt geweldig!’

Medewerkersportaal SKG heeft gekozen voor ‘employee selfservice’ en ‘management selfservice’. Dat betekent dat de medewerkers vanaf elke computer met internetverbinding kunnen inloggen in het systeem op het medewerkersportaal. Ze kunnen bijvoorbeeld aangeven of ze ergens extra uren hebben gedraaid. ‘Dat komt meteen door in de salarisadministratie’, vertelt Alice, ‘althans, na digitale goedkeuring door de locatiemanager.’ Managers kunnen via dezelfde weg uren goedkeuren, medewerkers ziek- en beter melden, inval inzetten en een oproeppoolaanvraag doen aan het centraal bureau. Tevens geeft het portaal inzicht in de leidster-kindratio. ‘Medewerkers houden er ook bij waaraan ze hun tijd besteden, zoals de uren voor werken in de groep, boodschappen doen, overleggen of een opleiding volgen. Voor ons op het centraal niveau betekent dit dat we kunnen sturen op de tijd die in verschillende taken geïnvesteerd wordt. Als we willen kunnen we de ene periode extra sturen op taakuren voor werkoverleg, een andere periode op taakuren voor het volgen van

opleidingen. Alles is direct beschikbaar en het mooie is dat we zelf kunnen ingeven wat we willen weten. Voorheen konden we de informatie niet zo geïntegreerd naar boven halen. Als we wilden inzoomen op bepaalde informatie betekende dat vaak het inhuren van dure consultants.’ Het systeem genereert ook directe en handzame informatie voor de locatiemanager. In één oogopslag kan deze bijvoorbeeld zien wat er wekelijks gebeurt met het urenpakket dat de locatie op jaarbasis is toegekend. De locatiemanager ziet het voor de eigen locatie, de manager operationele zaken voor de hele organisatie. Alice: ‘Vroeger moest het allemaal handmatig, dat was gewoon niet te doen. Het is zo’n mooi sturingselement! Uiteindelijk levert het veel eﬃciency en besparing op, met name in personeelskosten. Geld dat je op andere manieren kunt inzetten ten behoeve van de organisatie, dat is een kwestie van keuzes maken.’

Compleet platform Het systeem bij Stichting Kindercentra Gorinchem is nog niet compleet. Binnenkort start het ouderportaal. Ouders hebben dan online de beschikking over hun gegevens wanneer het hen uitkomt. Het heen-enweerschriftje wordt digitaal, ouders kunnen eenvoudig zelf hun gegevens aanpassen en inzien, en de facturen en jaaropgaven komen digitaal beschikbaar. Een enorme papierwinkel kan achterwege blijven. ‘Als dat laatste deel gerealiseerd is zijn wij de eersten bij wie zo’n compleet platform draait’, vertelt Alice trots. ‘Ik ben zo tevreden over de keuze die we gemaakt hebben voor dit systeem en zo blij met het bedrijf zelf. We worden heel goed begeleid door Flexkids, ze kennen de branche en denken enorm met ons mee. Ik leer daarom ook veel van ze. Niets is ﬁjner dan te mogen sparren met zo’n leverancier.’ WWW.FLEXKIDS.NL