2. Gestión del tiempo. by Tessie Silva

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Apuntes de Orientación Básica

Dra. María Teresa Alicia Silva y Ortiz

Silva y Ortiz, MarĂa Teresa Alicia GestiĂłn del tiempo

Dedicatoria

Para ti orientador que quieres formarte para poder guiar a otros en el camino de la vida para aprovechar sus potencialidades y dar lo mejor de sĂ mismos.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2. Administración o gestión del tiempo Contenido: 2.1 La necesidad de organizarse y aprovechar el tiempo. 2.2 El estilo personal y el manejo del estrés. 2.3 La teoría de los tres elementos. 2.4 Eficiencia, eficacia y efectividad. 2.5 Objetivos personales y los compromisos con los demás. 2.6 Gestión del tiempo: planificación, organización y ejecución. 2.7 Rendimiento personal y el manejo de las interrupciones. 2.8 Calendarización, uso de la agenta y de la tecnología. 2.9 Administración equitativa: familia, estudio, trabajo y recreación. 2.10 Planeación y ejecución: enfrentar retos y problemas. 2.11 Evaluación del rendimiento: seguimiento y mantenimiento, constancia y dedicación. Actividades. Conclusiones. Glosario. Bibliografía.

Presentación Un paso fundamental en la organización general de la vida es aprender a administrar el tiempo para poder mantener un equilibrio en todas las áreas principales: la personal, la familiar, la escolar o laboral, la social y el descanso. Vivir en una sociedad como la nuestra, llena de estímulos, compromisos, prisas, interrupciones, desplazamientos y grandes distancias que recorrer, además de los tumultos, malos servicios, falta de cortesía y frustraciones, nos ponen retos diarios por las complicaciones que hay en el ambiente, las presiones para realizar determinadas actividades y los compromisos, obligaciones y

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

ocupaciones con quienes convivimos. En contraste, también están esos momentos en los cuales no hay mucho que hacer, se siente un vacío, una inquietud por la monotonía o el aburrimiento, por no saber cómo “matar”” el tiempo. El tiempo es cada vez más valioso y es un artículo de primera necesidad. En el mundo laboral, por ejemplo, es preciso y preciado, algo valioso que cuesta dinero y esfuerzo. En la vida personal, el tiempo es inestimable, pues ya no hay marcha atrás, lo que se ha dejado pasar ya no se puede recuperar. Como estudiante has de tomar conciencia de que a medida que van pasando los años te vas ocupando más porque vas adquiriendo mayores responsabilidades y compromisos, sobre todo en el campo laboral. Es un hecho que en esta vida nadie te regala nada, por lo tanto, necesitas aprender a trabajar jornadas completas con alto rendimiento para alcanzar tus metas. Así mismo, debes estar consciente que en el mundo real se te juzga por las aptitudes y habilidades que tengas, por lo que sabes y puedes hacer. Importa poco lo afectado que te puedas sentir por las críticas, los rechazos, los reclamos por no ser eficaz y efectivo en tu productividad. La escasez de tiempo es una falacia, un engaño originado por la mala administración del tiempo, por no tener claros los objetivos ni cuáles son las prioridades, ocupándose de cosas que no son necesarias o de distractores inútiles. Adquirir hábitos que nos ayudan a establecer una rutina necesaria nos permite aprovechar el resto de las horas que nos quedan para hacer todo lo demás y ser altamente productivos. Durante el periodo de formación es indispensable desarrollar habilidades y destrezas propias de la profesión además de las personales, contar con conocimientos sólidos, procedimientos, técnicas y estrategias específicas de la especialidad así como su aplicación. Dra. María Teresa Alicia Silva y O.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.1 La necesidad de organizarse y de aprovechar el tiempo ¿Qué es el tiempo? El concepto del tiempo se puede tomar desde diferentes perspectivas. Aquí lo definiremos como un periodo determinado durante el cual se realiza una acción o se desarrolla un acontecimiento. El tiempo es dinámico e implica cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo. Al tomar conciencia del tiempo podemos ordenar sucesos en secuencia y organizar lo disponible para utilizarlo en el desempeño de los quehaceres cotidianos y programarlo de acuerdo con los requerimientos y retos que se nos presentan. En la vida cotidiana hay un tiempo calculado, el cual permite aprovecharlo óptimamente (tener todo listo cuando se requiere, ser puntual, por ejemplo y es indispensable para llevar a cabo acciones individuales, pues la mayoría de ellas se inscriben en una acción colectiva; pero también está el tiempo no calculado y perder el control al disminuir el ritmo y convertirse en una trampa. ¿Por qué el tiempo es un recurso muy valioso? El tiempo es muy valioso porque es muy escaso, no se puede comprar, ni escatimar, ni almacenar, tampoco se puede multiplicar. Aunque pasa lentamente es inexorable. El tiempo es la vida. ¿Qué es administrar? Básicamente, administrar, palabra latina, significa servir con las manos. Si lo relacionamos con el tiempo entonces nos estamos refiriendo a hacer uso o servirnos del tiempo para realizar un conjunto de actividades. 5

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Por qué es necesario administrar el tiempo? En principio es necesario darse cuenta del contexto para tener claro qué es lo que se requiere y cómo debe ser distribuida nuestra participación en la interacción con los compromisos que se tienen y la parte personal. Para usarlo con sabiduría, habrá que hacer un plan que contemple las circunstancias sobre la libertad que uno tiene para distribuirlo y los posibles obstáculos o problemas que puedan presentarse. Hay horarios establecidos que se necesitan cumplir y no hay libertad para modificarlos, como el tiempo que se pasa uno en la escuela o en el trabajo, por ejemplo. De cualquier manera, también hay tiempo para uno y hay muchas maneras de perderlo si no se deja a la deriva. Aprender a administrar el tiempo con eficiencia y eficacia es indispensable para el orientador educativo, no sólo por sus compromisos profesionales, sino porque también es parte de su guía ayudar a los orientados a gestionar su tiempo óptimamente. ¿Qué se requiere para empezar a administrar el tiempo?

El primer paso es tener la voluntad y fuerza de hacerlo. Esto requiere dedicación y paciencia para aprender a organizarse y a distribuirlo de la mejor manera porque implica un cambio de estilo de vida y formar nuevos hábitos, lo cual es un buen reto porque implica dejar atrás todo eso que nos ha estado obstaculizando para aprovecharlo adecuadamente. El siguiente cuestionario ayuda a dar este primer paso, por lo tanto hay que responderlo con sinceridad para que realmente sea útil esta información y la podamos aprovechar.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Cuáles son las características del tiempo? Algunas características del tiempo son:     

Puede ser tu mejor aliado si lo logras organizar o tu peor enemigo si te esclaviza. Aprende a administrarlo. Puede ser un recurso escaso si no lo sabes administrar o lo desperdicias, o un gran recurso para hacer todo lo que requieres, si lo sabes administrar con sabiduría. No lo puedes comprar, atrapar, ni detener o regresar. Sus oportunidades son únicas. Date tiempo de tener tiempo. Es un recurso inestimable pues según utilices tu tiempo es como interactúas en la vida: el tiempo es el que marca el ritmo en tu vida. Vive tu vida a tiempo y con tiempo. Muchos se quejan de no tener tiempo suficiente, sin embargo, pueden sacarle partido a todo el tiempo que hay por igual: todos contamos con el mismo número de horas cada día. El reto está en gestionarlo adecuadamente. Ten tiempo para todo.

Fig. 1. El tiempo está en tus manos: no lo dejes escapar. 7

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Cuestionario # 1. El tiempo semanal El tiempo semanal Nombre: Fecha de aplicación:

No. Exp.: Sesión: Duración:

Instrucciones. En una semana hay 168 horas disponibles, ¿cómo sueles ocuparlas? Contesta el siguiente cuestionario con sinceridad tomando en cuenta lo que te sucede con mayor frecuencia. Marca con una cruz la opción que mejor te represente con base en la siguiente escala: 0 Nunca

1 Rara vez

2 A veces

1. 2.

3 Casi siempre

¿Utilizas tu tiempo como tú lo deseas? ¿Te sientes presionado y obligado a hacer cosas que realmente no quieres? 3. ¿Te sientes realizado con tus actividades escolares? 4. ¿Necesitas estudiar más que los demás? 5. ¿Tardas en organizarte antes de estudiar? 6. ¿Dejas las tareas hasta que ya no te queda más remedio realizarlas? 7. ¿Ocupas tus fines de semana para hacer los deberes escolares? 8. ¿Te tensas por las actividades escolares? 9. ¿Disfrutas de tu carrera como estudiante? 10. ¿Te sientes culpable por tu rendimiento? 11. ¿Puedes interrumpir y retomar tus tareas y

4 Siempre

0 0 0

1 1 1

2 2 2

3 3 3

4 4 4

0 0 0 0

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

actividades escolares sin problema? 12. ¿Sientes que las circunstancias te controlan y el tiempo no te alcanza? 13. ¿Dedicas un tiempo para hacer ejercicio? 14. ¿Le dedicas demasiado tiempo a las redes sociales (más de una hora al día)? 15. ¿Te desorganizan y te llegan a molestar los imprevistos e interrupciones? 16. ¿Aprovechas las horas en que estás más activo para estudiar? 17. ¿Te aburres en la escuela? 18. ¿Dejas hasta el final las tareas difíciles o que te disgustan? 19. ¿Te ocupas de algo productivo? 20. ¿Te sientes culpable cuando te tomas un tiempo para descansar y luego continuar? Total:

0 0

1 1

2 2

3 3

4 4

0 0

1 1

2 2

3 3

4 4

0 0

1 1

2 2

3 3

4 4

Evaluación Si bien se toma en cuenta una puntuación, es importante analizar cada reactivo para que vayas obteniendo pistas que te permitan descubrir qué cosas necesitas modificar y cómo. Para sumar los puntos vas a tomar el número en el orden que está, es decir, 0, 1, 2, 3, 4 y sumarlo con el valor que representa a las preguntas: 1, 3, 9, 11, 13, 16 y 19. Puntuación máxima: 28 Y a la inversa, es decir, al 0 le das valor de 4, al 1 de 2, al 3 de 2 y al 4 de 0 a las preguntas 2, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 12, 14, 15, 17, 18 y 20. Puntuación máxima: 52. El total de las puntuaciones máximas es: 80. Saca el porcentaje y así tendrás una idea más certera de cómo estás actualmente en relación con lo que se te ha preguntado.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Para sacar el porcentaje, multiplica tu puntuación por cien y la divides entre ochenta. Escribe lo que descubriste con este cuestionario y lo que piensas hacer para ajustar aquello que te conviene modificar para sacarle mejor partido a tu tiempo y aprovechar más tu escuela. ¿Por qué el estudiante necesita organizar su tiempo? Es común encontrar alumnos que se sienten muy presionados, en especial cuando ya se acaba un semestre o el ciclo escolar porque consideran que hay una sobrecarga de trabajo. Sin embargo, su trabajo no fue constante y bien distribuido a lo largo del periodo. 

  

No son conscientes de su falta de organización y desperdicio del tiempo.  Dejan las tareas y actividades para después.  No están convencidos de su responsabilidad y compromiso como estudiantes.  Carecen de hábitos de estudio. Se confunden y se sienten agobiados, no saben cómo empezar a trabajar o estudiar lo que se les ha asignado para la casa. Se desvelan y mal pasan sin comer para tratar de recuperar lo que no hicieron a tiempo. Están disgustados, cansados, tensos. Todo esto repercutirá en su rendimiento y sus exámenes sólo serán “para pasar”, realmente no lograrán un aprendizaje eficaz. Su trabajo es en vano y pueden dejarles una sensación de desaliento o hasta de frustración.

A continuación tienes una hoja de trabajo para reflexionar cómo distribuyes tu tiempo actualmente. No hagas por el momento el ideal, sino toma conciencia de cómo lo estás usando.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

La pizza del tiempo. Instrucciones. Escribe en cada actividad el tiempo que requieres en promedio para llevarla a cabo y asígnale un color a cada segmento. Posteriormente, ilumina la pizza con los colores de cada actividad con base en las horas que te tardas.        

Transporte: Sueño: Trabajo: Escuela: Amigos: Pareja: Deportes: Otra:

       

Comida: Televisión: Estudio: Convivencia familiar: Quehacer doméstico: Actividades recreativas: Actividades culturales: Otra:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.2 El estilo personal y el manejo del estrés ¿Por qué el estilo personal influye en la gestión del tiempo? Cada quien se organiza y distribuye sus actividades como puede, quiere o las circunstancias le obligan. Quien no sabe administrar su tiempo, tampoco administra su vida, la desperdicia. La forma como uno se mueve en el tiempo y espacio dice mucho de su personalidad, de los valores que tiene, tanto conscientes como inconscientes, de sus motivaciones, preferencias e intereses, de su forma de actuar, de relacionarse con los demás, de divertirse y hasta de descansar. ¿Qué se requiere para ser un buen administrador de tiempo? Por lo menos debes estar consciente de que requieres de una buena autodisciplina, voluntad, responsabilidad y compromiso. La manera como respondas ante esto será un reflejo del nivel de madurez que has adquirido hasta el momento.

Fig. 2. Todo se puede hacer si se distribuye el tiempo con sabiduría. 12

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Qué es el estrés? La palabra estrés es inglesa (stress) y conjuga dos fenómenos diferentes: jalar, estirar y comprimir, apretar, lo que significa tensión y presión. González (2006:8), define al estrés como un estado psicofísico que experimentamos cuando existe un desajuste entre la demanda percibida y la precisión de la propia capacidad para hacer frente a dicha demanda. ¿Qué es el manejo del estrés? El manejo del estrés es el esfuerzo por controlar y reducir la tensión que surge cuando una situación se percibe como difícil o inmanejable. La manera como cada quién responde a las presiones depende de su personalidad, educación, experiencias de vida, entre otros factores. Por eso el nivel de estrés es diferente en cada persona y su manera de gestionarlo también.

Fig. 3. A veces la falta de tiempo nos atrapa. ¿Por qué el tiempo llega a desencadenar estrés? Cuando las personas se sienten acosadas y abrumadas por las circunstancias, generan mucho estrés.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Qué factores desencadenan estrés? Entre los factores desencadenantes están: el exceso de información, la agenda saturada de compromisos sociales y de trabajo, competir con los pares, los reclamos sociales, las relaciones familiares, por ejemplo. ¿Cómo se manifiesta el estrés? Las manifestaciones del estrés más conocidas son: físicas y psicológicas. Físicas   

Hipertensión Úlcera gástrica Colitis

  

Jaqueca Enfermedades cutáneas Propensión al infarto

Psicológicas   

Irritabilidad Susceptibilidad Obesidad

  

Tendencia a la suspicacia Incapacidad de relajarse No poder disfrutar

¿Cómo se clasifican los síntomas del estrés? Según Cooper & Straw (2000, p.9-14.) cuando carecen de razones obvias, los síntomas se pueden clasificar en: físicos, de la conducta y laborales.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

           

Físicos Respiración jadeante Sequedad de boca y de garganta Manos húmedas Acaloramiento Tensión muscular Indigestión Diarrea Estreñimiento Agotamiento indebido Jaquecas Contracciones nerviosas Desasosiego

           

De la conducta Sensación de malestar general Trastornado Preocupado Temeroso Irritable Incomprendido Inútil Incapaz de actuar Inquieto Un fracasado Carente de atractivo Desmotivado

     

Laborales Pérdida de vitalidad y de energía Ruptura de la comunicación Defectuosa adopción de decisiones Mengua de la creatividad y de la innovación Poca o falta de concentración en las tareas Improductividad

Fig. 4. Clasificación de los síntomas del estrés. ¿Se debe eliminar todo tipo de estrés? No, depende de cuánto estrés se sienta, en qué circunstancias y a qué nivel. Hay un estrés positivo que nos mueve a actuar y ese es deseable pues uno busca todos los recursos que necesita para poder llevar a cabo las demandas solicitadas satisfactoriamente. En contraste, cuando se prolonga por mucho tiempo puede desencadenar enfermedades, algunas con consecuencias negativas o graves. El estrés negativo bloquea e incapacita a la persona en la realización de la tarea.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Cuáles son las repercusiones del estrés positivo y del negativo? Según el Ministerio de Salud de Buenos Aires (2002), el estrés positivo y negativo tienen las siguientes repercusiones:   



Estrés positivo. Prepara al organismo para enfrentarse ante situaciones nuevas. Favorece la percepción de las situaciones que se presentan. Posibilita actuar de manera más rápida y vigorosa, motivando a las personas a ser más productivas. Es un mecanismo necesario para la supervivencia y permite la adaptación del organismo al medio.

   

Estrés negativo. Pone en marcha una gran cantidad de recursos del organismo. Genera un desgaste importante para el organismo. Produce enfermedades o patologías al organismo. Impide el normal desarrollo y funcionamiento de la persona.

Fig.5. Estrés positivo y estrés negativo. ¿Cuáles son las consecuencias negativas del estrés para la salud? Según González (2006), algunas consecuencias negativas para la salud del estrés son: 

Enfermedades y patologías: enfermedades cardiovasculares, jaquecas, migrañas, cáncer, úlceras y otras enfermedades gastrointestinales.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

 

Alteraciones del bienestar y de la salud mental: ansiedad, pérdida de la autoestima, irritabilidad, desmotivación, depresión e incluso suicidio. Alteraciones de la conducta: disminución del rendimiento, disminución de las decisiones efectivas, abuso de sustancias tóxicas (alcohol, tabaco, estimulantes…).

¿Cómo se puede prevenir o atenuar el estrés? Hay que aprender a discernir entre lo que a veces se considera como urgente y de lo importante, pues uno se enreda en algo que en realidad no es necesario atenderlo con tanta premura. A veces se dejan de lado aspectos realmente trascendentes en la vida, como es la familia y las relaciones con los demás por problemas que no tienen el nivel de importancia que uno les asigna. Cuando te encuentres en esta disyuntiva, tómate unos momentos para pesar las cosas en lugar de actuar por impulsividad, atolondramiento o por querer abarcarlo todo. Para contrarrestar el estrés o prevenirlo, Agustina (2000, p. 1) propone:       

Hacer deporte. Tener una dieta equilibrada. Dormir las horas necesarias. Planificar el trabajo, no hacer más de una cosa a la vez. Hablar de nuestros problemas con alguien de confianza. Evitar el perfeccionismo excesivo. Ver el lado positivo de las cosas.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Cómo se puede contrarrestar el estrés? Cooper y Straw (2000) sugieren relajarse con cierta frecuencia apoyándose de lo siguiente:     

Contar con un ambiente tranquilo, sereno, libre de estímulos que desencadenen inquietud, alteraciones en el estado de ánimo. Adoptar una postura cómoda, relajada. Concentrar la atención en la tarea y tener una actitud mental pasiva. Mimarse, tomar un baño prolongado, dar un paseo, escuchar música, salir un fin de semana. Dormir bien. Procurar que sea un mínimo de 7 horas y un máximo de 9 cada noche sin interrumpirlas.

¿Cómo se puede combatir el estrés? El manejo de estrés depende mucho de la personalidad, actitud y la inteligencia emocional que cada quien tiene. Acosta (2008:125) afirma que es mejor evitar el estrés, pues esto ayuda a estar alerta y tomar las medidas necesarias en cuanto aparecen los primeros síntomas. Evitar el estrés o reducirlo a niveles positivos exige, como primera medida, cambiar de actitudes. Es cuestión personal, más que del entorno o situación. Para poder prevenir el estrés desde lo personal se deben hacer acciones favorables hacia uno mismo preparando la mente y el cuerpo. Para preparar la mente las acciones a realizar son: pensar siempre positivamente con: lecturas, crear algo, relajarse, disfrutar, meditar. Ayuda mucho llevar una vida sana: mantener el cuerpo sano, bien alimentado y descansado. Evitar el consumo de cafeína y teína. Formar buenos hábitos de higiene y cuidar el aspecto personal.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Fig. 6. Si te sientes tensa necesitas aplicar técnicas de relajación. Cuando el estrés se ha presentado es necesario combatirlo, actuando desde las causas y los efectos que lo provocan. Acosta (2008: 139) ofrece una serie de sugerencias para lograrlo:      

Desde las causa Verificar la realidad. Escuchar para poder comprender. Relativizar la gravedad de la situación. Abordando los conflictos interpersonales en la misma situación. Separar los cambios importantes. Aceptar el problema.

     

Desde los efectos. Percibir a tiempo las situaciones que estresan. Aceptar que la ira momentánea es algo natural. Buscar la mejor atención posible. Potenciar el mejor antídoto: el sentido del humor. Realizar ejercicio físico. Tratarse bien y disfrutar la vida.

Fig. 7. Combatir el estrés desde sus causas y sus efectos.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Cuestionario # 2. Cociente de postergación Instrucciones. Cruza en cada reactivo el cuadro que tenga el número que mejor responda a tu forma de ser con base en el siguiente criterio: 1 Totalmente de acuerdo

2 Parcialmente de acuerdo

3 Un poco en desacuerdo

(1) 1.- Invento razones y busco excusas para no atacar el problema difícil. 2.- Necesito que me presionen para ponerme a trabajar con una asignación difícil. 3.- Procuro evitar o retrasar disimuladamente las tareas desagradables. 4.- Hay demasiadas interrupciones y crisis que me impiden llevar a cabo mis trabajos importantes. 5.- Evito las respuestas directas cuando me presionan para tomar una decisión agradable. 6.- He descuidado el avance de planes importantes de acción.

4 Totalmente en desacuerdo

(2)

(3)

(4)

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

7.- Trato de que otras personas realicen las tareas desagradables, en lugar de hacerlas yo. 8.- Programo los trabajos importantes para las noches o fines de semana. 9.- He estado demasiado nervioso, trastornado o indispuesto para realizar las tareas difíciles que tengo pendientes. 10.- Antes de empezar un trabajo difícil, me gusta que esté limpio mi escritorio. Total de respuestas Peso específico Calificación

Calificación total: Cociente de Postergación: Interpretación: En el cuadro, resalta con un marcador tus resultados. Si tu postergación es de menos de 20 Si tu cociente es de 21 a 30 Si tu cociente es de más de 30

No hay problemas de postergación ya que sólo se presenta ocasionalmente. Tienes problemas con la postergación, pero no demasiado severos. Tienes problemas frecuentes y severos con la postergación.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.3 La teoría de los tres elementos ¿Qué es la teoría de los tres elementos? Esta teoría propone equilibrar el tiempo destinado al hogar, el estudio y el personal para evitar desperdicios y sobrecargas absurdas por darle preferencia a una de las tres o no ocuparse lo suficiente. Regular y mantener en estado de justa proporción. Webster. ¿Por qué es necesario programar el tiempo personal? El tiempo personal es elemento estabilizador, pues nos aparta de las responsabilidades para poder hacer algo por uno mismo. Se deben dedicar tres horas a la semana a la relajación y a un tipo de ejercicio para descansar de los compromisos y responsabilidades del hogar y de la escuela.

Escuela

Hogar

Personal

Fig. 8. Teoría de los tres elementos. 22

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Cómo comenzar a analizar los tres elementos? Es importante hacer un listado de las actividades y ocupaciones que tienes en el hogar y escuela y la parte personal, abarcando lo recreativo y social, para poder darte cuenta de lo que requieres para poderlo organizar y distribuir adecuadamente. Hogar

Escuela

Personal

Fig. 9. Cuadro de actividades de los tres elementos. También es importante que consideres lo siguiente:

Fig. 10. Tomar en cuenta las expectativas y metas en cada uno.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Reflexión: Date tiempo Instrucciones. Alborés (2007:4) propone este ejercicio. Subraya las opciones que más necesites darte tiempo. Posteriormente pon tus comentarios y sugerencias al respecto. Date tiempo para trabajar...............................................Es el precio del éxito. Date tiempo para pensar...............................................Es la fuente del Poder. Date tiempo para jugar.........................Es el Secreto de la Eterna Juventud. Date tiempo para leer................................Es el fundamento de la Sabiduría. Date tiempo para hacer amigos………………...Es la fuente de la felicidad. Date tiempo para amar……………………………Es el sacramento de la vida. Date tiempo para soñar………Por eso el alma está cerca de las estrellas. Date tiempo para reír……………………………………....Es la música del alma. Date tiempo para mirar alrededor…………El día es muy corto para ser egoísta. “Date tiempo para planificar, porque planificar es el secreto para tener tiempo para todo lo anterior.” Anónimo. Comentario de integración:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Cuestionario # 3. Manejo del estrés Instrucciones. Subraya en cada columna los síntomas que presentas con mayor frecuencia sin causa aparente. Síntomas del estrés Físicos  Respiración jadeante  Sequedad de boca y de garganta  Manos húmedas  Acaloramiento  Tensión muscular  Indigestión  Diarrea  Estreñimiento  Agotamiento indebido  Jaquecas  Contracciones nerviosas  Desasosiego  Agitación  Palpitaciones

Conductuales  Trastornado  Confundido  preocupado  temeroso  Irritable  Incomprendido  Inútil  Incapaz de actuar  Inquieto  Fracasado  Desmotivado  Carente de atractivo  Sin iniciativa  Desmotivado  Con flojera  Ansioso

Escolares  Pérdida de vitalidad  Poca o nula energía  Ruptura de la comunicación  Defectuosa adopción de decisiones  Mengua de la creatividad  Falta de innovación  Concentración en tareas improductivas  Malestar por la rutina  Dificultad para terminar los trabajos  Retrasos en las tareas  Falta de colaboración

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Siguen las instrucciones. Subraya ahora en la columna de la izquierda las estrategias que te ayudan a dominar el estrés. En caso necesario, agrega otras estrategias que sigues para contrarrestarlo. Estrategias sugeridas               

Hago deporte Tengo una dieta equilibrada Duermo las horas necesarias Planifico el trabajo, No hago más de una cosa a la vez Comento mis problemas con alguien de confianza Evito el perfeccionismo excesivo Veo el lado positivo de las cosas Enumero y determino en orden de importancia mis objetivos semanales. Hago una lista diaria de “cosas por hacer” Las ordeno según su importancia y trascendencia. Le dedico atención primordial a mis “A”. Utilizo sólo una vez la hoja en la que hago mi lista. Me pregunto con frecuencia: “¿cuál es la mejor forma de aprovechar mi tiempo en este momento?” para quitarme estrés innecesario al hacer los ajustes requeridos. Hago lo que me propongo oportunamente.

Comentario:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.4 Eficiencia, eficacia y efectividad ¿Qué es la eficiencia y la eficacia? Según el Diccionario de la Real Academia Española:  Eficiencia: es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Es hacer las cosas correctamente  Eficacia: se refiere a la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. Es hacer las cosas correctas.  Efectividad: se refiere al equilibrio entre la eficiencia y la eficacia, es decir, entre los resultados o grado de eficacia y la forma en que se utilizan los recursos para obtenerlos o grado de eficiencia.

          

Eficiencia Énfasis en los medios Se centra en los Medios Hacer las cosas correctamente Tendencia perfeccionista Resolver problemas Ahorrar gastos Cumplir tareas y obligaciones Capacitar a los colaboradores Reglamentario Focalización en la “tarea” Enfoque reactivo (del pasado al presente).

          

Eficacia Énfasis en los resultados Se centra en los Fines Hacer las cosas correctas Tendencia a cumplir plazos Lograr objetivos Crear más valores Obtener resultados Dar eficacia a colaboradores Flexible Focalización en el “objetivo” Enfoque proactivo (del futuro al presente).

Fig.11. Comparación entre eficacia y eficiencia.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿En que ayudan la eficiencia, la eficacia y la efectividad para tener éxito? Para lograr el éxito y no morir en el intento, es necesario tomar en cuenta algunas sugerencias, para lograr todo con efectividad sin perder la eficacia ni efectividad en las acciones y tareas a realizar.    

Cada hora empleada en planear ahorrará varias horas al ejecutar la tarea. Por eso es conveniente empezar cada día con una lista jerarquizada de lo que se tiene y quiere hacer durante el día. Evitar usar tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia y magnitud de las tareas. Tener todas las cosas y lugares de trabajo en completo orden, ya que así se ahorrara tiempo en la búsqueda de instrumentos que necesitamos para la realización de la tarea. Tener en cuenta siempre el objetivo y fin de las tareas a realizar.

Fig. 12. Elementos para lograr el éxito.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Cuánta libertad se tiene para administrar el tiempo? El ser humano tiene libre albedrío para elegir y disponer de sus recursos para alcanzar sus metas. El tiempo es un factor determinante en todo lo que se hace y para lo que aspira obtener. Sin embargo, hay personas que son libres para disponer de su horario y otras son esclavas del tiempo; algunas son dinámicas y otras pasivas, unas son creativos y otras rutinarias. Quien es dueño y responsable de su vida le da prioridad a sus metas personales con equilibrio a las otras áreas. Cuando se sabe administrar el tiempo, se logra un equilibrio favorable para llevar a cabo todo lo que es necesario hacer y disfrutar. ¿Cuál es la mejor hora para llevar a cabo las actividades? Cuando uno está programando su horario diario ha de tomar en cuenta el ciclo de energía que tiene para administrar mejor su tiempo y aprovechar esos momentos óptimos para ser más eficaces en lo que se está haciendo. Haynes (1991:22) propone hacer una gráfica para representar el ciclo típico de energía, en donde se represente cuál es el mejor momento para trabajar con mayor eficacia. En la gráfica del ejemplo se ve que es en las mañanas, va decreciendo conforme pasan las horas y hay una caída a medio día, en donde se recomienda tomar algún refrigerio para recuperarse. Posteriormente, hay una subida de energía con una recuperación que permite terminar las labores pero ya no deben ser tan profundas como las que se realizan en las horas tempraneras. Por eso muchas veces el horario laboral es de 8:00 a 17:00 horas.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

100 %

Mejor hora

0 8:00

Medio día

17:00

Fig. 13. Ciclo típico de energía. ¿Cómo se puede utilizar el tiempo con eficacia? Haynes (1991:65) hace las siguientes recomendaciones para utilizar el tiempo con eficacia: 1. Enumerar y determinar en orden de importancia los objetivos de la semana. 2. Hacer una lista diaria de “cosas por hacer” y ordenarlas según su importancia. 3. Darle mayor atención a las que se necesitan hacer ya. 4. Utilizar sólo una vez la hoja en la que se haga su lista. 5. Preguntarse con frecuencia: “¿cuál es la mejor forma de aprovechar mi tiempo en este momento?” 6. Ponerse en acción y hacerlo hasta terminar.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Cuestionario # 4. Mi organización personal Instrucciones. Resuelve el siguiente cuestionario con base en las opciones que se te presentan con el fin de que empieces a tomar conciencia sobre la forma como gastas tu tiempo durante el día. 0 Nunca

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1 Rara vez

2 A veces

3 Frecuentemente

¿Preparas todos los días una lista de tareas? ¿Marcas prioridades dentro de la lista de tareas en función del provecho que te reporten? ¿Realizas todas las tareas de la lista? ¿Actualizas, por escrito, tus metas de hogar, escolares y personales? ¿Está limpia y ordenada tu mesa de trabajo? ¿Pones cada cosa en su sitio? ¿Resuelves eficazmente las interrupciones? ¿Te resulta fácil encontrar lo que buscas? ¿Actúas con decisión? ¿Te reservas algo de tiempo cada día para hacer tus tareas con tranquilidad? ¿Procuras prever los problemas antes de que surjan, en vez resolverlos cuando ya están? ¿Haces el mejor uso posible del tiempo? ¿Cumples las fechas límite con tiempo sobrado? ¿Sólo sientes el estrés positivo de las tareas porque tienes todo organizado y bajo control? ¿Tu rendimiento es el esperado? Total: 31

0 0

1 1

2 2

3 3

0 0 0 0 0 0

1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3

0 0 0

1 1 1

2 2 2

3 3 3

0 0

1 1

2 2

3 3

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Evaluación: Suma las cifras y pon el total en el recuadro de abajo. Saca el porcentaje. La puntuación máxima es de 45 puntos. Para sacar el porcentaje necesitas multiplicar tu puntuación por cien y dividirla entre 45. Entre más elevado sea el porcentaje, mejor administras tu tiempo y te organizas mejor. Para concluir es importante aprovechar estos resultados, por lo tanto contesta esta pregunta: ¿de qué me di cuenta y que necesito hacer para aprovechar mejor el tiempo y organizarme?

Lo que tengo que modificar o ajustar

Lo que hago bien y quiero conservar

Mis ajustes

Fig. 14. Ajustes que necesito hacer.

Lo que necesito cambiar totalmente

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.5 Objetivos personales y los compromisos con los demás ¿Cómo podemos empezar a organizarnos para gestionar el tiempo? Es necesario comenzar con una lista de las actividades que se tienen que llevar a cabo y organizarlas en orden de prioridad. Según Alborés, 2007:26), la pregunta guía a seguir es plantearse: ¿cuál es la mejor forma de usar mi tiempo en este momento? Y establecer en cada tarea y actividad un límite de tiempo. ¿Cuáles son los pasos a seguir para ordenar las prioridades? Siguiendo a Alborés, los pasos para ordenar las prioridades son:   

Paso 1: confeccionar una lista con todo lo que se desea realizar el día de hoy (profesional, familiar, cívico, social, etc.). Paso 2: Otorgar un valor a cada elemento de esta lista. Haré primero las “A”, si me queda tiempo las “B”, y si me queda tiempo las “C”. Paso 3: Valorar numéricamente cada elemento dentro de su prioridad: A1... A2… B1… B2…

¿Cómo continuar? Con buena voluntad se destina un lapso de tiempo para definir los objetivos y cómo llegar a ellos. Uno es quien debe decidir cómo usar el tiempo tomando conciencia del para qué en lugar de dejar que el tiempo sea el que lleve el control.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Qué significa priorizar? Hablar de administración del tiempo nos lleva directamente a la palabra “priorizar”, pero qué es priorizar; para continuar con este apartado es necesario definir este concepto pues es importante saber de qué estamos hablando. Según el Diccionario de la Real Academia Española, prioridad significa: anterioridad o preferencia de algo respecto de otra cosa precisamente en cuanto es causa suya, aunque existan en un mismo instante de tiempo. Esto quiere decir que priorizar es darle la importancia que merece a cada situación o acontecimiento según su grado de relevancia. Así pues, no puede ser más importante ver televisión que realizar algún trabajo escolar o laboral, por ejemplo. ¿Cómo se aprende a priorizar? Aprender a priorizar no es cosa fácil, puesto que los seres humanos solemos retrasar algunas actividades por la realización de otras con menos importancia. Que algo sea urgente no quiere decir que sea más importante. Para aprovechar mejor el tiempo se requiere hacer cambios en la vida personal: desde aprender a priorizar y tomar decisiones, hasta saber delegar. ¿Cuáles son los síntomas típicos de la falta de administración de tiempo? Según Ferran Salmurri (2015), los 6 síntomas típicos de la falta de administración de tiempo son: 1. Precipitación. 2. Vacilación crónica entre alternativas que son desagradables.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

3. Cansancio o apatía después de actividad no productiva. 4. Incumplimiento constante de compromisos. 5. Sensación de estar desbordado por las demandas y las pequeñas cosas. 6. Frecuente sensación de tener que hacer lo que no desea. ¿Cuándo comienza el día? El día no empieza cuando uno despierta sino cuando se va a dormir, porque si no logra conciliar el sueño adecuadamente, lo más probable es que no rinda al día siguiente por no descansar lo suficiente. Esto irá retrasando su ritmo de trabajo y lo más probable es que su interacción será posterior al tiempo esperado. ¿Qué considerar al comenzar una administración del tiempo? Robert M. Hochheiser sugiere que antes de empezar a priorizar las actividades:  No se adopte ni modifique una acción sin haber tomado la decisión consciente de hacerlo y de asegurarse de no tener algo más importante por hacer.  Actuar primero sobre las oportunidades que puedan desaparecer si no son atendidas inmediatamente.  Optar por las ganancias máximas y las perdidas mínimas. Esto es, realizar primero lo que produzca mayor beneficio.  Distinguir las cosas que se deben hacer, las que se está obligado a hacer y las que le gustaría realizar. Actividad: Da un paso firme ya 1.- Realiza una lista de las actividades que debes realizar hoy: 2. Ahora organiza esas actividades según recomienda Hochheiser: 35

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Cómo controlar el tiempo? Haynes (1991:30) recomienda los siguientes pasos: 1. Establecer responsabilidades, prioridades y objetivos. 2. Eliminar actividades innecesarias e inadecuadas. 3. Planear y fijar un horario para distribuir el tiempo de la semana, dentro del contexto de un mes si es posible, y diariamente. 4. Sacarle el mayor provecho al lapso en que se tenga mayor energía. 5. Delegar tanto como sea posible. 6. Dejar espacios para situaciones inesperadas. 7. Eliminar o reducir tantas distracciones como sea posible.

1. Establecer responsabilidades prioridades y objetivos

2. Quitar lo innecesario e inadecuado

3. Planear y fijar un horario diario y de la semana

4. Aprovechar lapsos de mayor energía

Delegar tanto como sea posible

Espacios para lo inesperado

Eliminar distractores

Fig. 15. Cómo controlar el tiempo.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.6 Gestión del tiempo: planificación, organización y ejecución ¿Se puede administrar el tiempo aunque uno no sea administrador? En algún momento uno necesita administrar algo: recursos heterogéneos y situaciones que ponen en el camino para lograr los objetivos personales. Así que de alguna manera ya se ha tenido experiencia, consciente o inconscientemente. Aprender a administrar el tiempo es un proceso que va mejorando con la práctica. ¿Cuáles son las fases del proceso para administrar el tiempo? Por lo menos hay que seguir cuatro fases en el proceso de administrar el tiempo: planeación, organización, operación y control.

Planeación

Organización

Operación

Control

Fig. 16. Fases del proceso para gestionar el tiempo. ¿En qué consiste la fase de planeación? Aprender a planear con eficacia requiere práctica, pues es un proceso complejo, sin embargo es muy útil pues es la clave para aliviar la tensión cuando se dispone de poco tiempo y ayuda a estructurar el futuro, a poner todo en orden y a prever los recursos requeridos para alcanzar las metas y objetivos. 37

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Cómo debe ser la planeación? Lo ideal es planear a corto, mediano y largo plazo.   

A corto plazo: diario, para la semana. A mediano plazo: tres o cuatro semanas. A largo plazo: tres o cuatro meses. Corto plazo

Diario, semana

Largo plazo

Mediano plazo

Uno o dos meses

Tres o cuatro meses

Fig. 17. Plazos para la planeación. ¿Cómo se logra una buena planeación? Para elaborar una buena planeación se llena la hoja de acción como sugiere Haynes (1991:38-39 y contemplar:       

Definir los objetivos a largo plazo y las metas a corto plazo. Determinar los medios y recursos que se requieren. Asignar las responsabilidades y delegar actividades específicas. Programar los pasos a seguir. Fijar el plazo para realizarlos. Seleccionar las fechas para comenzar, continuar y dar por terminada la actividad de acuerdo con el objetivo planteado. Estipular las medidas y la forma de revisar los detalles.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Mi hoja de acción Objetivo: ____________________________________________________________________ Fecha: _______________________________________ Duración: ___________________ Acción a seguir

Tiempo estimado

Costo Dinero Tiempo

Responsable

Fig.18. Hoja de acción: para planear las actividades.

Mi mapa del tiempo Ahora que ya cuentas con una información más completa y organizada, llena el siguiente diagrama tomando en cuenta los círculos y las horas. Cada división representa una hora, por lo tanto en cada círculo hay ocho horas, lo que te da un total de 24.  

Círculo interno: pon las actividades de rutina, el tiempo que requieres para dormir, asearte, transportarte, comer, por ejemplo. Círculo medio: lo escolar. Todo lo relacionado con actividades escolares.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo



Circulo externo: las demás actividades que te ocupan el resto del día.

Recuerda que tu planeación es flexible y dinámica, pero tener una base ya te permite organizarte y responder adecuadamente ante los imprevistos.

Fig. 19. Mi mapa del tiempo.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Los planes semanales ¿Para qué planear la semana si ya se planea cada día? Planear la semana como recomienda Haynes (1991:45) es una estrategia muy favorable para el estudiante, pues le permite mantener un ritmo de estudio adecuado a los requisitos de los procesos de enseñanza-aprendizaje, siempre y cuando se haga con cuidado y se cumpla. Si cuentas con ello, planear el día sólo te tomará unos minutos. Tendrás más tiempo personal y para el hogar, menos estrés porque tendrás y entregarás todo a tiempo. Fecha de la semana: Objetivos: (Pon un mínimo de tres): Actividades

Prioridad A/B/C

Tiempo estimado

Fig. 20. Hoja para planear la semana.

Día asignado (horario)

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

El plan del día Rodríguez (1985:33) recomienda tener una hoja tipo agenda para las actividades del día, especificando cada media hora. Se pone una muestra. Poner en prioridades el número correspondiente con base en la siguiente clave: 1 2 3 Importante Importante Urgente no y urgente no urgente importante

4 Rutinaria

5 Pérdida de tiempo

Fecha: Objetivos: (Pon un mínimo de tres): Hora 7:00

Acción

Prioridad

Comentarios

7:30 8:00 8:30 Fig.21. Plan del día El uso de estos formatos dependerá de las necesidades personales de cada quien al igual que los códigos, sólo cuidar que sean funcionales y claros. Llévalos a la práctica y después aplícate el examen de aprovechamiento para que veas cómo te ha resultado.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.7 Rendimiento personal y el manejo de las interrupciones ¿Por qué a veces no se logra mantener una continuidad en el ritmo de trabajo? En el ambiente hay una serie de distractores que pueden llamar tu atención y sacarte de la tarea o actividad, pero también hay otro tipo de interruptores e imprevistos que pueden afectar tu ritmo de trabajo y hacerte perder el rumbo o quitarte un valioso tiempo al tratar de volverla a tomar. Estos ladrones del tiempo a veces no son tan evidentes pues están ocultos o disimulados. ¿Cuáles son esos interruptores? Para facilitar su comprensión, se dividen en dos: internos y externos. Generalmente se cree que los interruptores provienen del exterior, sin embargo, y los que más suelen distraernos, están en nuestro interior. A veces son dignos de temerse porque nos apartan de los objetivos y de los valores. Rodríguez (1985:21) señala los siguientes:      

Interruptores externos El teléfono o el celular. Las visitas inesperadas. Urgencias. Falta de información adecuada. Impuntualidad del equipo de trabajo. Exceso de reuniones

    

Interruptores internos No saber decir “no”. Acaparar actividades por no delegar. Sobreestimar las propias capacidades. Aplazar, dejar las cosas para después. Falta de motivación.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

       

Liderazgo deficiente. Trámites excesivos. Ruidos y distracciones visuales. Sistemas de comunicación deficientes. Esperar a alguien. Incapacidad de los subalternos. Incumplimiento o retrasos innecesarios. Falta de preparación de los contenidos y/o materiales.

         

No respetar los ritmos de trabajo planeados. Tensión y preocupaciones. Desorganización. Falta de interés. Mala actitud, desgano, flojera. Agotamiento. Chismes. Perfeccionismo innecesario. Hábito de dejar tareas inconclusas. Tiempo de espera.

Fig. 22. Interruptores internos y externos. ¿Qué se puede hacer para tener un buen rendimiento? Para tener un buen rendimiento personal hay que cambiar los hábitos que no conducen a nada, tener voluntad para lograr hacer lo necesario a buen paso, organización y formas de trabajo adecuado, disciplina, eficiencia, por ejemplo. ¿Cómo afrontar las pérdidas de tiempo? Haynes recomienda aplicar las siguientes opciones, tomando como base si son internas, es decir, causadas por uno mismo; o externas.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Internas Falta de organización

Modo de afrontarlas  Tener un lugar para cada cosa y regresarla.  Tener una agenda con las tareas diarias y revisarla todos los días.  Organizar la forma de realizar el trabajo.  Si hay alguna interrupción, retomarla lo más rápido posible, o cuando ésta termine. Retrasos  Establecer fecha límite para terminar la tarea y dedicarse a ella.  Inventar un sistema de recompensas.  Ponerse de acuerdo con alguien para revisar las tareas pendientes.  Dividir el trabajo en pequeñas partes.  Realizar las tareas indeseables por la  mañana, temprano, para terminarlas a la brevedad posible. No saber decir Decir “no” mediante alternativas: “no”  Con gusto puedo atender lo que me pides pero se retrasaría lo que estoy haciendo ahora. ¿Es muy importante?  Con gusto haré esto por ti; sin embargo no puedo hacerlo hasta que termine con lo que estoy realizando ahora. Podría ser…  Siento mucho no poder dedicarme a otra actividad por ahora. Te llamaré en  Cuanto termine con esto. Falta de interés  Pensar cómo hacer interesante el trabajo.  Ver la posibilidad de intercambiar alguna tarea con un compañero para variar un poco.  Compartir las tareas.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Externas Visitantes

   

Modo de afrontarlas Cuando alguien llegue inesperadamente, levántate para platicar. No lo invites a sentarse a menos que tengas tiempo. Si esto no funciona, sé honesto y dile algo como “gracias por pasar; ahorita discúlpame pues necesito terminar un proyecto.

Llamadas telefónicas o el celular. Las redes sociales.



Tiempo de espera

Puedes usarlo productivamente: leer, grabar ideas, escribir notas, planear tu tiempo, entre otras.

  

Si tienes oportunidad de que otro conteste, puede encubrirte. Limita la conversación de tipo social. Responde con palabras cortas. Termina la conversación cortésmente cuando hayas terminado de hablar del asunto o motivo de la llamada.

Fig. 23. Estrategias para afrontar las interrupciones. ¿Se debe uno limitar a estas estrategias? Éstas son sólo unas ideas. Uno debe ser creativo y responder según sean las circunstancias creando estrategias acordes a lo que se está requiriendo, el tipo de relaciones sociales que se presentan, los objetivos que se tienen y el conocimiento del contexto en donde se está inmerso. Contesta el siguiente cuestionario y agrega los que te hacen falta. Con ello se te facilitará más esta tarea.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Cuestionario # 5. Interruptores del tiempo Instrucciones. Subraya en cada columna las afirmaciones de los interruptores de tiempo que suelen afectarte. En caso necesario, agrega otros que no han sido contemplados en este listado.              

Internos No saber decir “no” Acaparar actividades por no delegar Sobreestimar las propias capacidades Aplazar, dejar las cosas para después Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes Falta de motivación Tensión y preocupaciones Desorganización Falta de interés (actitud) Agotamiento Chismes Perfeccionismo innecesario Hábito de dejar tareas inconclusas No aprovechar el tiempo de espera Σ=

             

Externos Interrupciones del teléfono Interrupciones por visitas inesperadas Urgencias Incapacidad de los subalternos Falta de información adecuada Exceso de reuniones Liderazgo deficiente Trámites excesivos Ruidos y distracciones visuales Sistemas de comunicación deficientes Esperar a alguien Impuntualidad Confusión de citas No contar con todo el material para llevar a cabo la actividad Σ=

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.8 Calendarización, uso de la agenda y de la tecnología ¿Por qué se dificulta tanto organizar las actividades diarias? Para muchas personas es muy difícil tener una organización en las actividades que realiza día con día, pues no sabe en qué orden llevar a cabo cada una de las labores que tiene. Requieren aprender a calendarizar, a usar la agenda y a aprovechar la tecnología para a fijar sus horarios, hacer una lista de tareas, el plan diario y semanal, etc. ¿Cuál es la utilidad de la calendarización? Cuando uno calendariza las actividades diarias tiene una idea clara de sus actividades a realizar y es más difícil olvidar o pasar por altos algunas tareas por no contar con el tiempo necesario. ¿Cuáles son las recomendaciones para calendarizar actividades? Pablo Alborés (2007) recomienda al calendarizar: 1. Dividir las tareas complejas en fases o subtareas, con objetivos más fáciles de alcanzar, y asignar fechas límite para completarlas. 2. Priorizar las actividades. Ordenarlas según su importancia. 3. Evaluar el progreso en las subtareas. Si surge un problema intentar solucionarlo rápidamente, si es necesario, reconsiderar las propias fechas límite. 4. Identificar las horas de mayor energía que uno tiene. Planificar las tareas y actividades que exigen mayor esfuerzo durante las horas que tenemos más “fuerzas”, y reservar las horas de menos energía para el descanso y las actividades más relajadas.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

5. Planificar el tiempo hora por hora. Recordar incluir las horas de rutina: como sueño, comidas, vida social, ejercicio físico y/o relajación. Es importante elaborar un horario realista. 6. Probar el horario diseñado. Como estamos intentando algo nuevo, es lógico y recomendable ver su efectividad al ponerlo a prueba durante una semana para después hacerle los ajustes necesarios. 7. Recompensar el trabajo bien hecho y el cumplimiento del horario estimula y evita el desaliento. ¿Qué es un horario normal? Un horario normal se refiere al tiempo empleado cotidianamente para realizar las actividades diarias durante la semana. ¿Cuáles son los criterios? Los criterios son: 1. Ritmo. Un final en pendiente. Por ejemplo, de lunes a domingo; de domingo a sábado. 2. Descanso. Seis días de trabajo y el séptimo es para descansar. 3. Distribución. Dormir 8 horas, trabajar 8 horas y la familia 8 horas. 4. Productividad. Mañana, tarde, noche, trasnoche, etc. Para muchos es en la mañana: “Lo que haces en la mañana, determina lo que será tu día”. Estás en etapa de productividad cuando todos tus sentidos están despiertos permitiéndote tener un alto rendimiento. 5. Biojornada. Se refiere a la duración de las jornadas: cortas, largas, jornadas completas y medias jornadas.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Cuáles son las ventajas de saber esto? Entre las principales ventajas están: 1. Normaliza tus necesidades. Organiza tus actividades cotidianas, como estudiar, tareas, obligaciones caseras, etc., en tiempo y lugar, por tanto, las podrás llevar a cabo de manera plena y terminarlas. 2. Reconcilia tus prioridades. Para que tus estudios no se peleen con tu familia, ni tu familia se pelee con tus estudios, ni lo social. 3. Establece una rutina a tus circunstancias. Ayuda a que convertir en rutina las grandes crisis, como: enviar regalitos, visitas con un día de anticipación, sorpresas, etc. 4. Canaliza tu tiempo de mayor productividad. Ayuda a hacer cosas de alta creatividad en los momentos de mayor energía, y lo rutinario durante el lapso de baja productividad. ¿Cuáles son los elementos de una lista de tareas? No hay nada como hacer las cosas con tiempo. Una lista de tareas tiene tres elementos mínimos: categorías, vencimiento, y marcaciones. ¿Cuáles son las ventajas y dinámica de la lista de tareas? Entre las ventajas y dinámica de la lista de tareas están: Ventajas 1. Ayuda a la memoria. 2. Seguimiento de objetivos. 3. Estructurar los proyectos.

Dinámica 1. Categorización. 2. Priorización. 3. Actualización.

Fig.24. Ventajas y dinámica de la lista de tareas. 50

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Categorías Personal Libre Pendiente Internet Estudiar Hábitos lecturas correo Diálogos

Vencimiento Hoy La próxima semana Dentro de un mes

Marcaciones Hecho () Pendiente (p) Aplazarlo (x)

Fig. 25. Elementos de la lista de tareas. ¿En qué ayuda la agenda? Usar una agenda de actividades ayuda a estar al tanto de las actividades que se deben realizar y permite organizarlas de acuerdo a su importancia y urgencia. ¿Cómo usar la agenda? Es muy común entre los estudiantes tener una agenda, sin embargo no le sacan el provecho debido y pocos disfrutan de su utilidad, pues la usan menos del 30 % en promedio. ¿Cuántos tipos de agenda hay? En general hay tres tipos:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

  

Semanal: permite planear en detalle, hora por hora. Mensual: tiene una parte principal, y después por día. Anual: es general, y se planea mes por mes.

¿Qué recomendaciones se hacen para su uso? Se dan tres tips como recomendaciones rutinarias en el uso de la agenda: evitar usar la fijación y la proyección con exageración y aprovechar la unificación. 1) Fijación: mirarla tres veces al día. 2) Proyección: mirarla 7 días consecutivos por adelantado. 3) Unificación: manejar una sola agenda. ¿Qué tipo de agenda le conviene al estudiante usar? Acosta propone el siguiente formato de agenda Objetivo Prioridad A

Fecha Asignada

Fecha Obligada

Tiempo

B C Fig.26. Formato de agenda.

Responsable

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

¿Qué se debe de tomar en cuenta al organizar la agenda? Al organizar la agenda es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos: a) Prioridad: agrupa las actividades en A, B o C, según la importancia que tengan: A tiene la mayor importancia, B es de importancia media y C de importancia escasa o no importante. b) Fecha asignada: uno asigna sus propias fechas para realizar cada una de las actividades dejándole un margen de seguridad sobre la fecha obligada, es decir, la que se le ha dado externamente como límite de tiempo para entregar resultados. c) Tiempo. Se calcula las horas que se requieren para llevar a cabo las tareas y actividades. Se recomienda no ponerlo muy justo por si es necesario dedicarle más tiempo debido a que es más complicada de lo que se había pensado, hay algún imprevisto, un retraso por factores como falta de material, errores en la ejecución, por ejemplo. d) Responsabilidad. Aquí se ha de señalar si uno va a realizar todo el trabajo solo o es en equipo. En este último caso es necesario dividir las responsabilidades y especificar qué le toca a cada quién y cuándo la debe entregar para integrarla. Esto evitará sorpresas y olvidos. Estos puntos para la organización se pueden usar en los diferentes tipos de agendas: diarias, semanales o mensuales, y se pueden elaborar llenando los formatos o en la versión electrónica usando la computadora u otros medios electrónicos.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.9 Administración equitativa: familia, estudio, trabajo y recreación ¿Por qué es necesaria la distribución equitativa del tiempo? En la teoría de los tres elementos se tocó la importancia del equilibrio en las áreas determinantes que conforman la vida personal. Una distribución equitativa permite mejorar las aptitudes, habilidades y destrezas personales, favorece las relaciones sociales asertivas junto con el alto rendimiento escolar y la realización de otras actividades. Todo esto conduce a un adecuado desarrollo integral. ¿Qué significa aprender a administrar el tiempo? Aprender a administrar el tiempo no significa esencialmente relacionarlo con su desperdicio y el estudio mecánico. En contraste, saber hacerlo adecuadamente permite enriquecerlo y disfrutarlo. Cuando se ha hecho esto varias veces, se facilita y agiliza el procedimiento, beneficiando enormemente a su usuario porque le permite contar con ahorros de tiempo que puede disponer como mejor le parezca, como disfrutar más de la familia y los amigos. ¿De qué es fuente el buen uso del tiempo? Según Arboleda (2005), el buen uso del tiempo es fuente de orden, serenidad, placer, interés por la vida, eficiencia, seguridad, libertad y satisfacción.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

2.10 Planeación y ejecución: enfrentar los retos y los problemas de la vida diaria ¿Por qué llega a fallar administración del tiempo? Día a día nos enfrentamos a retos y problemas que le restan agilidad a la rutina cotidiana. En la administración del tiempo debemos estar conscientes de esos retos y problemas que se pasaron por alto, por lo que no se han podido resolver con eficacia. Puede suceder que los estimados de tiempo para una determinada actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, no han sido reales y se convierten en desperdiciadores debido a que:        

El tiempo está expuesto a engaños e ilusiones, en especial si no se sabe exactamente cómo administrarlo. La mayor parte de los problemas y pérdidas de tiempo surgen al actuar sin pensar, por impulso. Se programa con rigidez, olvidando que debe ser flexible para poder hacer las adaptaciones necesarias cuando surjan los inevitables imprevistos. No se sabe clasificar las actividades según su importancia, por lo tanto no se pueden ordenar ni organizar las prioridades. Se crea una tensión innecesaria cuando no se distingue lo urgente de lo importante. El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo muy común de perder no sólo el tiempo sino muchas oportunidades valiosas de todo género. Se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Se confunden las prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

 

No se registran los compromisos ni las actividades sociales, lo que desemboca en llegar tarde a las reuniones y, en situaciones adversas, puede provocar crisis innecesarias. Algunos individuos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.

Aquí cabe preguntarse si se da uno el tiempo necesario para vivir la vida con base en los objetivos que uno se ha planteado o sólo se vive según nos lleve la corriente.

2.11 Evaluación del rendimiento: seguimiento y mantenimiento, constancia y dedicación ¿Cómo se puede uno dar cuenta que está administrando bien su tiempo? Al principio surgen dudas al respecto. Sin embargo, es importante tomar muy en cuenta todo el trabajo que se ha venido haciendo a lo largo de este tema e incorporarlo como un estilo de vida, ya que el primer paso a tener en mente es la constancia y dedicación para hacer la planeación y realización de lo programado como se ha estipulado. También es indispensable hacer los cambios y ajustes, como la ruptura de malos hábitos. El examen de aprovechamiento propuesto por Haynes (1991:80-81) sugiere aplicarlo después de haber puesto en marcha lo que aquí se ha visto con esfuerzo y dedicación para detectar las áreas en que se ha avanzado y las que todavía hay que trabajar más.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Cuestionario # 6. Examen de aprovechamiento Instrucciones. Señala la opción que mejor te represente con base en la siguiente escala: 1 Siempre

2 Generalmente

3 A veces

4 Rara vez

1. ¿Has escrito una lista bien definida de tus objetivos? 2. ¿Planteas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal? 3. ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas? 4. ¿Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo y/o escuela? 5. ¿Te niegas a contestar llamadas telefónicas cuando estás ocupado en actividades o conversaciones importantes? 6. ¿Usas en forma productiva el tiempo en que esperas y cuando viajas? 7. ¿Delegas todo más que te es posible? 8. ¿Evitas que tus empleados o compañeros de equipo te dejen por completo sus tareas y toma de decisiones? 9. ¿Te das tiempo todos los días para pensar si estás haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus objetivos?

5 Nunca

NA No aplica

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3 1 2 3

4 4

5 NA 5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

10. ¿Eliminaste alguna casusa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada? 11. ¿Crees tener un pleno control de tu tiempo? 12. ¿Tu recámara y tu escritorio están bien organizados libres de cosas y de papeles amontonados? 13. ¿Has eliminado o reducido alguna causa de pérdida de tiempo durante las juntas o con tu equipo? 14. ¿Has dominado tu tendencia a los retrasos? 15. ¿Realizas tu trabajo y/o tareas de acuerdo con tus prioridades? 16. ¿Resistes la tentación de meterse demasiado en actividades improductivas? 17. ¿Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperándote? 18. ¿Cumples con tus fechas límite? 19. ¿Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayoría de tus resultados? 20. ¿Estás mejor organizado y logrando más que hace seis semanas? 21. ¿Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo documentos de rutina? 22. ¿Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados? 23. ¿Has dominado la habilidad de decir “no” cuando así debe ser? 24. ¿Estás al día con las lecturas que más te interesan?

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3 1 2 3

4 4

5 NA 5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

1 2 3

5 NA

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

25. ¿Cuentas con suficiente tiempo para tus diversiones, estudio, servicio comunitario, familia? 1 2 3 Total: Porcentaje:

5 NA

Evaluación:  Para sacar la puntuación final, suma los puntos asignados a cada pregunta. Cuantos menos puntos hayas obtenido, mejor.  Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con “4” o “5”. Estos aspectos representan retos para que los desarrolles más adelante.  Este examen deberás hacerlo trimestralmente, mientras los viejos hábitos sigan presentándose. Anota aquí las estrategias que te ayudarían a mejorar esos puntos que te están causando problema o poniendo en desventaja. Lo que estoy haciendo

Lo que debo hacer

Fig. 27. Estrategias para lograr el cambio.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Cuestionario # 7. Planeación inteligente Instrucciones. Toma conciencia de tu habilidad actual para planificar el tiempo con el fin de que sepas qué tanto puedes sacarle el mayor provecho a tu trabajo diario. Contesta con base en la siguiente escala: 0 Nunca

1 Pocas veces

2 A veces

3 Casi siempre

No. Reactivos 1 Empleo un tiempo fijo para planear todos los días. 2 Tengo un calendario diseñado personalmente o un sistema de organización. 3 Tengo tareas prioritarias señaladas diariamente. 4 Generalmente completo un programa diario. 5 No tengo dificultad a la hora de tomar decisiones. 6 Trabajo en diferentes partes de proyectos todos los días, con más de una semana de anticipación. 7 Arreglo todas las cosas que necesito llevar al día siguiente la noche anterior. 8 Sé exactamente cuándo es el momento del día en el que rindo más. 9 Conozco mis tareas más importantes para mañana. 10 Cuento con una tabla de proyectos actualizada. TOTAL:

4 Siempre

0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 0 0 0

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4

0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4 0 1 2 3 4

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Criterios de evaluación: Suma cada una de las cifras que has señalado para sacar la puntuación total. La máxima es 40 puntos. Entre más puntuación obtengas, significa que mejor planificas tu tiempo. 31 a 40 21 a 30 11 a 20 0 a 10

Felicidades. Cuentas con un plan de trabajo y estás llevándolo a cabo. En hora buena. Vas por buen camino. Sólo te falta más constancia. ¡Anímate!, puedes lograrlo. A veces aprovechas el día, por lo tanto, ya sabes cómo hacerlo. Haz un esfuerzo y organízate, de lo contrario estás en riesgo de estar sometida constantemente a tensiones innecesarias.

Comentario:

Cuestionario # 8. ¿Por qué no hago las cosas? Instrucciones. Toma conciencia de cuáles son los hábitos que te obstaculizan llevar a buen término las actividades cotidianas. Contesta con base en la siguiente escala: 0 Nunca

1 Pocas veces

2 A veces

3 Casi siempre

4 Siempre

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

No.

Reactivos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Tengo mis metas claramente definidas. Sé cuáles son mis prioridades. Cuento con planes de acción diarios Soy capaz de terminar las tareas. Soy organizada. Evito las interrupciones. Evito dejar todo para más tarde o mañana. Empiezo la tarea inmediatamente. Cumplo mis compromisos puntualmente. Pongo en práctica la gestión del tiempo. TOTAL:

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

Comentario:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Apéndice: Hoja de trabajo Como orientador es indispensable aprender a usar las hojas de trabajo, pues se utilizan mucho con los orientados ya que son una buena guía para ellos y a ti te sirven para hacer el seguimiento de cada caso. La pizza del tiempo Nombre: Fecha de aplicación:

Exp. No.: Edad: Tema: Administración del tiempo

Instrucciones. Llena el formato con base en los datos que se requieren para poderla aplicar con facilidad a los orientados que están a tu cargo. Fíjate que realmente contenga lo esencial. Título: Área: Objetivo general: Objetivos específicos: Dirigido a: No. participantes: Duración: Material: Organización grupo:

La pizza del tiempo Perceptiva: percepción del tiempo. Conocer de la forma como distribuyo mi tiempo cotidiano. Darme cuenta de mis actividades cotidianas. Tomar conciencia de cómo lo aprovecho. Percibir mis pérdidas de tiempo. Estudiantes de nivel medio y superior. Abierto. 30 minutos. Hoja de trabajo, colores, pluma, regla. Cada participante estará sentado en su lugar teniendo sólo con el material de trabajo en su mesa.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Instrucciones:  Escribe en el listado que está a continuación el tiempo que le dedicas, en promedio, a cada actividad diariamente.  Luego represéntalo gráficamente en la pizza, tomando en cuenta que cada sección representa una hora.  Recuerda que un día con su noche sólo tiene 24 horas. Procedimiento:  Después de haber comentado sobre la distribución del tiempo, entregar al grupo la hoja de trabajo.  Leer las instrucciones en voz alta y preguntar si hay alguna duda. En caso de haberla, aclararla de manera que todo mundo comprenda lo que tiene que hacer.  Proceder a llenar la hoja de trabajo.  Responder las preguntas de reflexión.  En el pleno, comentar sobre esta experiencia y las estrategias que piensan seguir para hacer un ajuste y poder aprovechar mejor su tiempo todos los días. Criterios de evaluación:  Representación adecuada de las horas en una gráfica hecha en Excel.  Tomar en cuenta la distribución del tiempo en las 24 horas de la gráfica.  Resolver la hoja de reflexión con acciones concretas que se puedan llevar a la práctica inmediatamente.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Observaciones y recomendaciones:  Sacar un promedio de la forma como se suele distribuir el tiempo, por lo menos en el último mes.  Pensar básicamente entre semana. Si varía mucho la distribución del tiempo el fin de semana, y es necesario tomar conciencia, elaborar otra pizza.  Resaltar los tiempos en que se desperdicia o no se le saca el provecho que potencialmente tiene.  Señalar estrategias específicas para optimizar el tiempo.  Ponerse un límite de tiempo para poder percibir los cambios: un mes sin interrupciones para formar hábitos de optimización del tiempo.  Revisar nuevamente los logros y los obstáculos que se han presentado en dicho periodo.  Reajustar las estrategias. Mi producto:  Transporte:  Sueño:  Trabajo:  Escuela:  Amigos:  Pareja:  Deportes:  Otra:

       

Comida: Televisión: Estudio: Convivencia familiar: Quehacer doméstico: Actividades recreativas: Actividades culturales: Otra:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

1. ¿Cuál es su utilidad como herramienta pedagógica?  Desarrolla la capacidad de organizar mejor el tiempo para poderlo aprovechar y poder lograr hacer los quehaceres cotidianos sin dificultad.  Reajustar hábitos que facilitan optimizar el rendimiento diario.  Reduce el estrés negativo, al poder ordenar las actividades según sean las necesidades más apremiantes.  Da oportunidad de comenzar a detectar los desperdicios de tiempo que se suelen tener y que a la larga perjudican el desarrollo personal.  Facilita la motivación para poder cumplir con los compromisos cotidianos y tener una actitud de colaboración eficaz al saber que es posible sacarle provecho al tiempo si éste es planeado con antelación. 2. ¿Cómo la utilizarías profesionalmente y con qué tipo de grupo? Justifica tu respuesta.  Niños, jóvenes y adultos que necesiten tomar conciencia del empleo de su tiempo de manera que lo puedan optimizar y obtener un alto rendimiento.  Tomar conciencia de la forma como se utiliza el tiempo cotidianamente.  Hacer los reajustes necesarios que permitan optimizar los tiempos.  Equilibrar con sabiduría los tiempos personales con los compromisos externos, como trabajo o estudio, tareas, entre otros.  Aprovechar los momentos de actividad para sacar adelante los quehaceres que se necesitan llevar a cabo sin mermar los tiempos de descanso.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

3. ¿Cuáles son tus sugerencias desde el punto de vista psicopedagógico?  Enfatizar los compromisos cotidianos y la puntualidad.  Resaltar la importancia de la gestión del tiempo como una herramienta de respeto hacia uno mismo y hacia los demás.  Poderle hacerle frente a los imprevistos.  Capacidad para poder hacer los reajustes necesarios sin que sea causal de estrés ni de angustia.  Jerarquizar los quehaceres para sacar adelante lo que sea necesario y dejar al final aquello que puede esperar sin causar problemas inmediatos o posteriores.  Tomar conciencia que el ir posponiendo las cosas provoca que se vayan acumulando las actividades, causando presión y tensión que fácilmente se puede evitar si éstas se realizan con la suficiente antelación. 4. ¿Qué recomendaciones y sugerencias les harías a los participantes para que fueran más eficaces en el uso de su tiempo cotidiano?  Poner atención a las actividades cotidianas que son necesarias hacer y llevarlas a cabo en el momento en que se requieran sin estarlas aplazando por ser rutinarias, pues se tendrán que hacer de todas maneras.  Distribuir las actividades de manera que sea menos complicadas llevarlas a cabo. Aprovechar las que se puedan hacer simultáneamente o se requieran realizarlas en el mismo lugar.  Tener todas las cosas listas antes de empezar la tarea, de manera que no se esté perdiendo el tiempo en buscar el material.  Al terminar, dejar las cosas arregladas y listas para que se puedan utilizar la próxima vez sin perder el tiempo.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo



Comprar lo que se necesite con suficiente antelación. Si es posible, hacer una lista antes de ir a la tienda para que no se olvide algo.

Comentario de integración:  Aprender a gestionar el tiempo es una de las herramientas más valiosas en la época actual, pues el estilo de vida que suele acompañarnos nos causa tensión, presión y angustia debido a la gran cantidad de actividades que se necesitan hacer.  Enseñar a los orientados a organizar su tiempo es básico, pues de esta forma podrán aprovecharlo mejor, lo cual repercutirá en su salud general, pues tendrán menos tensión y angustia.  Quien sabe gestionar adecuadamente su tiempo tiene mayores probabilidades de éxito, pues su rendimiento será adecuado y no interferirá con sus momentos de descanso.  Este tipo de herramientas de la vida diaria son indispensables para la formación de los orientados; sin embargo, nadie da lo que no tiene, por lo tanto, se debe empezar a formar este tipo de hábitos en uno mismo, antes de pretender que lo adquieran los demás. Dra. Tere Silva __________________________________________ Nombre y firma de la orientadora NOTA: En estas prácticas, tú eres tu propio orientador así que firma y pon tu nombre. Recuerda llenar todos los encabezados y resaltar los resultados obtenidos.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

La pizza del tiempo Nombre: Fecha de aplicación:

Exp. No.: Edad: Tema: Administración del tiempo

Instrucciones. Escribe en cada actividad el tiempo que requieres en promedio para llevarla a cabo y asígnale un color a cada segmento. Posteriormente, ilumina la pizza con los colores de cada actividad con base en las horas que te tardas.        

Transporte: Sueño: Trabajo: Escuela: Amigos: Pareja: Deportes: Otra:

       

Comentario:

Comida: Televisión: Estudio: Convivencia familiar: Quehacer doméstico: Actividades recreativas: Actividades culturales: Otra:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Hoja de Reflexión: Pizza del tiempo Instrumento utilizado: Pizza del tiempo: cómo distribuirlo para poder aprovecharlo mejor. La pizza del tiempo Nombre: Fecha de aplicación:

Exp. No.: Edad: Tema: Administración del tiempo

Estrategias de acción: ¿Qué aspectos me ayudan a estar ¿Qué quiero conservar? bien? ¿Qué aspectos me obstaculizan?

¿Qué necesito modificar?

¿Cómo lo pienso poner en práctica?

¿Cuál es mi objetivo y en cuánto tiempo lo quiero lograr?

¿De qué me di cuenta? ¿Qué necesito modificar? ¿Cómo pienso lograrlo? ____________________________________________ Nombre y firma del orientador(a).

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Apéndice # 2 Interpretación de los resultados Se pone como ejemplo sólo algunas de las actividades y ejercicios que se ofrecen en este trabajo. Sin embargo, es recomendable que los realices todos, los evalúes y llegues a un diagnóstico, pronóstico, observaciones y recomendaciones. Al final termina con un comentario de integración que te sirva después para unir todos los bloques. Instrucciones. Interpreta los resultados de las pruebas que has hecho para la administración del tiempo tomando en cuenta los datos para hacer el diagnóstico, pronóstico, observaciones y recomendaciones. Es importante que consideres las hojas de apoyo que se te entregaron junto con las pruebas para que lo hagas con base en dichos criterios. Escribe con color negro.

Pizza del tiempo

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Cociente de postergación

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones: 3

Gestión del tiempo

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones: 4

Ciclo de energía

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones: 5

Manejo del estrés

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones: 6

Examen de aprovechamiento

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones: 7

Interruptores del tiempo

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones: 8

Planeación del tiempo

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones: 9

Date tiempo

Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones: 10 Cómo uso mi tiempo Diagnóstico: Pronóstico: Observaciones: Recomendaciones:

Comentario de integración:

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Conclusiones A muchas personas se les dificulta el uso adecuado del tiempo, pues no saben cómo administrarlo con sabiduría para lograr llevar a cabo todas las actividades que les interesan y les son útiles para su desempeño personal con el fin de conseguir sus metas. Para comprender lo que significa el término administración del tiempo, es preciso definir ambos componentes de manera separada: saber qué es el tiempo y qué es la administración. El registro del tiempo debe contemplar: las metas a lograr del día y los trabajos y actividades que se necesitan hacer para alcanzarlas registrando todo con los periodos estimados para hacerlas, su objetivo y prioridad. En algunos casos es necesario suspender pero también hay que anotar cuándo se va a retomar. Si se hacen todas las actividades propuestas, se obtiene una visión completa de la importancia de gestionar el tiempo con sabiduría, ya que es determinante para una vida plena y productiva. Un mal uso del tiempo es desperdiciar la vida, ya que no se cumple con las expectativas que uno tiene por no saber cómo accesar a ellas por falta de disciplina, orden y organización. No distinguir lo urgente de lo importante, lo formativo de lo superficial y poco efectivo, evita mantener el equilibrio entre el hogar, la escuela y lo personal. Los distractores del tiempo no siempre son externos, generalmente son de origen interno y los que más obstáculos ponen. Por ello, es indispensable aprender a identificarlos para poner el remedio necesario que permita lograr cambios significativos y dejen de ser un estorbo que no deja avanzar. El tiempo ha de ser un aliado y no un factor de alta tensión, preocupaciones absurdas y de impacto negativo en la salud.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Una persona exitosa sabe cómo administrar su tiempo manteniendo el equilibrio de los tres elementos básicos: la casa, la escuela y el personal. Dentro de los apoyos que se cuentan para administrar el tiempo están: la lista de tareas, la calendarización, la agenda y los recursos tecnológicos principalmente. Es conveniente realizar una lista de actividades cada semana, agregando 15 minutos más al tiempo estimado de cada tarea con el fin de tener un margen para los imprevistos e interrupciones. Cada hora bien planeada ahorra tres o cuatro horas cuando se ejecuta la tarea o actividad, pues se controlan los distractores y no se desperdicia el tiempo. Hay que respetar los compromisos y tareas como se ha establecido lo más posible. Es necesario respetar la secuencia que se ha planeado para que realmente sirva la gestión del tiempo y se obtengan los resultados deseados con eficacia. El éxito no llega por casualidad. Programar horario y fechas límite evita las indecisiones y las tardanzas. Actúa con responsabilidad, sólo así tendrás resultados. Hay que centrarse plenamente en lo que se está haciendo, poner todo su empeño y eliminando todo tipo de distractores, pues sólo así se llega al objetivo con eficiencia y eficacia como se ha planeado. Uno debe ser realista al gestionar su tiempo, estar consciente de lo que sí puede hacer y le toca en lugar de querer abarcar muchas cosas a la vez o de estar posponiendo. Lo que se tiene que hacer debe ser en el momento, en lugar de dejarlo para después. Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en un mal hábito que lleva al desperdicio del tiempo, la pérdida de oportunidades y aumento de tensión innecesario cuando las fechas límite están por concluir.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Es necesario contar con una rutina básica, pero también jerarquizar por orden de importancia las actividades. Tratar de eliminar todo aquello que tiene poca o ninguna consecuencia y que sólo quita tiempo y esfuerzo. Dar prioridad a todo lo que deje algún beneficio a los objetivos propuestos y evitar distraerse con lo superfluo e intrascendente. Conviene agrupar las actividades similares para evitar repeticiones e interrupciones. También es importante aprender a delegar todo aquello que alguien puede hacerlo como apoyo al grupo de trabajo o equipo. Tener la agenda a la mano permite consultas rápidas y efectivas, además de evitar pérdidas de tiempo y desvíos del plan de trabajo. La planeación debe ser detallada para no pasar por alto esos puntos oscuros que a veces se convierten en trampas que sabotean los objetivos. No dejar nada a la memoria ni establecer metas irreales. Lo más recomendable es terminar el día con la planeación del siguiente basándose con lo que se ha previsto para la semana. Tener un calendario a la vista con todas las actividades semanales lo facilita. Dedicarle unos 15 a 20 minutos al final de la jornada.

Fig. 28. Calendario para programar

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Actividades Actividad # 1 Instrucciones. Resuelve el siguiente cuestionario explicando con precisión, claridad y con base en lo que aprendiste sobre este tema, las siguientes preguntas. Amplía los espacios conforme los vayas necesitando.

1. Explica con tus propias palabras ¿Qué entiendes por Administración del tiempo? 2. Menciona 3 ventajas de la administración del tiempo 3. Da un ejemplo de administración del tiempo 4. Menciona 3 síntomas de la falta de administración de tiempo 5. Explica la diferencia entre urgente importante 6. Define priorizar 7. Menciona 2 recomendaciones para la fácil priorización 8. ¿Por qué es importante priorizar? 9. ¿Para qué sirve una agenda? 10. Menciona 2 recomendaciones para una buena calendarización 11. Diferencia entre fecha obligada y fecha asignada

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

12. ¿Para qué sirve el examen de aprovechamiento? 13. ¿Qué necesitas cambiar para poder equilibrar tu tiempo? 14. ¿Cómo puedes evitar el estrés? ¿Sí éste se presenta como puedes controlarlo? 15. Menciona 2 síntomas que avisan que estas estresada 16. ¿Cuál es el momento ideal para poder realizar tu planeación? 17. ¿Cuáles son los elementos importantes que compones tu planeación? (Recuerda que se especificó que tu planeación se debe de ajustar a tus necesidades) 18. ¿Qué es la planeación? 19. Menciona alguna acción que puedes realizar para que el estrés cambie de negativo a positivo. 20. ¿Qué importancia tiene para ti el administrar de manera equitativa tú tiempo? 21. ¿Cuáles son los aspectos en los que se debe de equilibrar tu tiempo? 22. ¿Cuál es la diferencia entre eficiencia y eficacia? 23. ¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? Justifica tu respuesta. 24. ¿Se puede ser eficaz sin ser eficiente? Justifica tu respuesta.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

25. Menciona tres estrategias que recomendarías para evitar las interrupciones 26. ¿En qué debemos basarnos para realizar nuestras actividades según el ciclo de energía? 27. ¿Qué diferencia hay entre las personas diurnas y las personas nocturnas? 28. ¿Cómo consideras que este tema te ha ayudado a mejorar tu administración del tiempo? Justifica tu respuesta. 29. ¿Qué obstáculos has tenido por carecer de una buena gestión del tiempo? Ejemplifica una situación. 30. Concluye ¿qué aprendiste del tema y por qué es útil aprender a dominarlo en tu formación como orientadora?

Actividad # 2 Instrucciones. Resuelve todas las actividades que aquí se ofrecen con el fin de que las experimentes, conozcas lo que implica evaluarlas y preparar la guía orientadora para que más adelante puedas escoger con base en tu experiencia lo que es más adecuado para cada caso. Actividad # 3 Instrucciones. Abre tu expediente, como si fueras el orientado, pero a la vez el orientador, pues pondrás las anotaciones pertinentes, evaluarás cada uno de los ejercicios y actividades y establecerás las conclusiones que te permitan orientar tu propio caso. Recuerda que cada actividad debe contar con el formato oficial y su hoja de evaluación. Al final utiliza la de correlación para tener cubierto este bloque. 80

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Glosario  

 



   

Agobiar: causar gran sufrimiento o preocupar mucho Administración: viene del latín ad-ministrare, o ministrare, que a su vez deriva de minister, y ésta última viene de manus, que significa la mano o las manos. Minister era el criado, porque lo más típico de su condición era usar sus manos en la atención de sus patrones y del quehacer doméstico. “Administrarse era servir (con las manos) o para”. Administración del tiempo: es hacer uso o servirte del tiempo para realizar un conjunto de actividades. Autocontrol: capacidad consciente de regular los impulsos de manera voluntaria, con el objetivo de alcanzar un mayor equilibrio personal y relacional. Una persona con autocontrol puede manejar sus emociones y regular su comportamiento. Autoestima: valoración que hacemos sobre la valía que tenemos y que está basada en todos los pensamientos, sentimientos, sensaciones y experiencias que sobre nosotros mismos hemos ido recogiendo durante nuestra vida. Banal: que es intrascendente, vulgar o de poca importancia FIJAR: Hacer que una cosa quede inmóvil o no pueda desplazarse o caer. Delegar: tr. Dar una persona [a otra] la facultad o poder que aquella tiene para que haga sus veces. Transferir [el poder o autoridad de uno] a otra persona. Eficacia: es la capacidad de alcanzar el efecto que se espera al realizar una cosa. Eficiencia: capacidad de disponer de alguien o algo para conseguir un efecto determinado o deseado.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

            



Estrés: estado psicofísico, que experimentamos cuando existe un desajuste entre la demanda percibida y la percepción de la propia capacidad para hacer frente a dicha demanda. Gestión: administrar, realizar diligencias para llegar a realizar algo que se desea. Gestionar el tiempo: significa dominar el propio tiempo y trabajo en lugar de ser dominado por ellos. Hábito: toda conducta que se repite en el tiempo de modo sistemático. Madeja: f. Hilo recogido en vueltas iguales para que se pueda devanar fácilmente. Manejo de estrés: esfuerzo por controlar y reducir la tensión que surge cuando la situación se percibe difícil o inmanejable. Mengua: Falta que padece algo para estar cabal y perfecto. Monótono: que no varía y por esta razón produce aburrimiento o cansancio. Orden de prioridad: identificar el orden y prioridad de cada acontecimiento con aquel pensamiento que rige u orienta nuestra vida. Organización: sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Personalidad: conjunto de características o patrones que definen a una persona, pensamientos, sentimientos, actitudes y hábitos. Prioridad: orden dado a las actividades. Proyección: lanzamiento o impulso de una cosa hacia adelante con fuerza para que llegue a gran distancia: mediante la pólvora se consigue la proyección de la bala. Influencia o manifestación de una cosa en otra. Síntoma: señal clara de la presencia de alguna enfermedad, fenómeno o complicación.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

    

Subalternos: que en un conjunto de cosas tiene menos importancia que otras, este empleado realiza funciones subalternas. Suspicacia: f. Calidad de suspicaz. Especie sugerida por la sospecha o desconfianza. Valoriza: valorar, darle una estimación a algo. Vicisitud: culto. Acontecimiento contrario al desarrollo o marcha de una cosa. Tiempo: periodo en el que ocurre un hecho o suceso, o se utiliza para realizar una determinada cosa o actividad.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Bibliografía              

Acosta, J. M. (2006). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. España: ESIC. Agustina, L. (2000) El estrés. Talón de Aquiles del superejecutivo. Revista Antiguos Ejecutivos. 44-46. Alborés, P. (2007). Gestión del tiempo. España Vigo. Cooper, C. y Straw, A. (2000) Cómo controlar eficazmente el estrés en una semana. España: Gestión. Diccionarios de la Real Academia Española. Flórez, V. (2011). Técnicas infalibles para incrementar su productividad personal. España: Umano. Fry, R. (2002). Cómo organizar mejor tu tiempo. España: Alfaomega Everest. González, M. J. (2006). Manejo del estrés. España: Innovación y Cualificación. Guerra y Aguilar (1994). Manual práctico para la administración de agronegocios. México: Limusa. Haynes, M. E. (1991) Administración del Tiempo. México: Trillas. Hochheiser, R. M. (2004). Adminstre su tiempo eficazmente. En una semana. España: Gestión 2000. Ménard, J. D. (2004). Cómo organizar el tiempo en la vida personal y profesional. España: Larousse. Ministerio de salud (2001). Estrés. Buenos Aires: La Provincia. Rodríguez, M. (1985). Administración del tiempo. México: El Manual Moderno.

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Índice Presentación…………………………………………………………………… 2.1 La necesidad de organizarse y aprovechar el tiempo………… 2.2 El estilo personal y el manejo del estrés…………………………… 2.3 La teoría de los tres elementos………………………………………… 2.4 Eficiencia, eficacia y efectividad……………………………………….. 2.5 Objetivos personales y los compromisos con los demás……. 2.6 Gestión del tiempo: planificación, organización y ejecución. 2.7 Rendimiento personal y el manejo de las interrupciones…. 2.8 Calendarización, uso de la agenta y de la tecnología………….. 2.9 Administración equitativa: familia, estudio, trabajo y recreación……………………………………………………………………… 2.10 Planeación y ejecución: enfrentar retos y problemas……….. 2.11 Evaluación del rendimiento: seguimiento y mantenimiento, constancia y dedicación…………………………. Apéndice # 1. Hoja de trabajo………………………………………….. Apéndice # 2. Interpretación de los resultados…………………. Conclusiones…………………………………………………………………… Actividades……………………………………………………………………... Glosario………………………………………………………………………….. Bibliografía……………………………………………………………………...

3 5 12 22 27 33 37 43 48 54 55 56 63 71 75 78 81 84

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Índice de actividades 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

Cuestionario # 1. El tiempo semanal……………………………… La pizza del tiempo……………………………………………………….. Cuestionario # 2. Cociente de postergación………………….. Análisis de los tres elementos………………………………………. Reflexión: date tiempo…………………………………………………. Cuestionario # 3: manejo del estrés……………………………… Estrategias sugeridas…………………………………………………… Ciclo de energía…………………………………………………………… Cuestionario # 4. Mi organización personal………………….. Actividad: da un paso firme ya……………………………………… Mi hoja de acción………………………………………………………….. Mi mapa del tiempo……………………………………………………… Hoja para planear la semana…………………………………………. Plan del día…………………………………………………………………... Cuestionario # 5. Interruptores del tiempo……………………. Elementos de la lista de tareas………………………………………. Agenda………………………………………………………………………… Cuestionario # 6. Examen de aprovechamiento…………….. Lo que estoy haciendo y lo que debo hacer……………………. Cuestionario # 7. Planeación inteligente………………………… Cuestionario # 8. ¿Por qué no hago las cosas?......................... Hojas de reflexión por actividad…………………………………… Interpretación de los resultados…………………………………… Calendario en un folio…………………………………………………… Actividades……………………………………………………………………

8 11 20 23 24 25 26 30 31 35 39 40 41 42 47 51 52 57 59 60 61 70 71 77 78

Silva y Ortiz, María Teresa Alicia Gestión del tiempo

Índice de figuras 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

El tiempo está en tus manos: no lo dejes escapar……………. Todo se puede hacer si se distribuye con sabiduría………… A veces la falta de tiempo nos atrapa……………………………... Clasificación de los síntomas de estrés…………………………... Estrés positivo y estrés negativo…………………………………… Si te sientes tensa necesitas aplicar técnicas de relajación. Combatir el estrés desde sus causas y sus efectos…………... Teoría de los tres elementos………………………………………….. Cuadro de actividades de los tres elementos………………….. Tomar en cuenta las expectativas y metas en cada uno….. Comparación entre eficacia y eficiencia…………………………. Elementos para lograr el éxito………………………………………. Cíclico típico de energía………………………………………………… Ajustes que necesito hacer……………………………………………. Cómo controlar el tiempo……………………………………………… Frases del proceso para gestionar el tiempo………………….. Plazos para la planeación……………………………………………… Mi hoja de acción: para planear las actividades………………. Mi mapa del tiempo………………………………………………………. Hoja para planear la semana…………………………………………. Plan del día…………………………………………………………………... Interruptores internos y externos…………………………………. Estrategias para lograr el cambio…………………………………... Ventajas y dinámica de la lista de tareas………………………… Elementos de la lista de tareas………………………………………. Formato de agenda……………………………………………………….. Estrategias para lograr el cambio…………………………………... Calendario para programar…………………………………………… 87

7 12 13 15 16 19 19 22 23 23 27 28 30 32 36 37 38 39 40 41 42 44 46 50 51 52 55 77

Silva y Ortiz, Mar铆a Teresa Alicia Gesti贸n del tiempo

Notas