Las cuatro principales funciones de la gesti贸n empresarial THAIS
Introducción Hablar de la gestión empresarial en administración, nos obliga a analizar, las cuatro principales funciones que resultan ser determinantes y fundamentales para el buen desempeño de una empresa. Entrando al análisis de estas cuatro funciones encontramos en primer lugar la planeación, que es utilizada como un medio de unificación de los recursos con el fin de trazar nuevas metas y objetivos, así, como también la forma más eficiente de llegar a ellos y que a su vez resulten redituables para la empresa. La planeación es la visualización global de toda la empresa y su entorno, fomentando la toma de decisiones correcta que determinen el camino más directo hacia los objetivos planificados. (Manchego, 2013) Conceptos: De acuerdo a Reyes Ponce: “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y números necesarios para realizarlo” Ernest Dale nos dice: “Determinación de conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos” J.F. Fernández Arenas indica “La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas”
Joseph L. Massie nos dice “Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción a partir de los cuales establece objetivos.” Elementos de los conceptos Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados Futuro: la planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Cursos, pasos necesarios: al planear es necesario determinar varios caminos, formas de acción y estrategias para conseguir los objetivos.
Características de la planeación Es un proceso permanente y continuo: Se realiza constantemente en la empresa. Está siempre orientada hacia el futuro: se encuentra ligada a la previsión Busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso en la toma de decisiones que da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. Es sistemática: debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo componen, debiendo abarcar la organización como totalidad. Es repetitiva: Incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayo, debe ser lo
suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones a medida que se vaya ejecutando. Debe ser interactiva: pues supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en función de los eventos y situaciones inesperadas, que ocurran en los ambientes internos y externos de la organización. Es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previos Es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados hacia el futuro. Tipos de planes Existen diferentes tipos de planes y muchos gerentes no reconocen muchos de estos como planes, pero si lo son. Tipos de planes
Propósitos o misiones Objetivos Estrategias Políticas Procedimientos Reglas Programas Presupuestos
Propósitos o misiones Las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna.
Los propósitos son los fines fundamentales o directrices, que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de una empresa. La mayoría de los propósitos tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes. Objetivos Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad, representan no solo el punto final de la planeación, sino también el fin hacia el cual se dirige la organización. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, los departamentos también pueden y deben tener sus propios objetivos. Estrategias Durante años el ejército usó la palabra “estrategia” para designar los grandes planes que se hacen a la luz de lo que se cree que un adversario podría hacer o no. Aunque, hoy en día sigue la misma connotación, los gerentes lo usan cada vez más para señalar áreas amplias de la operación de una empresa. Tres definiciones denotan los usos más comunes del término estrategia: 1. Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales 2. El programa de objetivos de una organización, los recursos usados para lograr estos objetivos y las políticas que gobiernan la adquisición, uso y disposición de estos recursos 3. La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y
asignación de recursos necesarios para lograr estas metas. Así, una empresa tiene que decidir crecimiento y la rentabilidad deseada.
sus
metas
de
Políticas Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las políticas definen un área dentro de la cual deben tomarse decisiones y asegurarse de que las estas decisiones sean congruente con un objetivo y que contribuya a su cumplimiento. Las políticas ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas. Procedimientos Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas. Es importante que existan procedimientos en la organización y es muy importante que existan a niveles inferiores debido en gran parte a la necesidad de un control más estricto. Reglas Las reglas describen la acción o no acción requerida y específica, y no permiten discreción, en general constituyen el tipo más sencillo de plan La gente a menudo confunde las reglas con las políticas o procedimientos. Las reglas se diferencian de los procedimiento en que guían la acción sin especificar una
secuencia temporal, de hecho un procedimiento podría considerarse como una serie de reglas. Sin embargo, puede ser que una regla sea o no parte de un procedimiento. Por ejemplo, “No Fumar” es una regla que no está relacionada con ningún procedimiento, pero un procedimiento que gobierna el manejo de pedidos puede incorporar la regla de que todos los pedidos deben confirmarse el día en que se reciban. Programas Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción. Presupuestos Los presupuestos son denominados a veces como “Plan de utilidades”. Como los presupuestos son también un medio de control, es un instrumento fundamental de planeación.
Tipología de la planeación Con el fin de comprender mejor el proceso de la planeación, es necesario estudiar el concepto de plan y sus esquemas detallados. Los planes en cuanto al periodo realización, se pueden clasificar en:
establecido
para
su
Corto plazo: cuando se determinan para realizarse en un término menos o igual a un año. Estos a su vez, pueden ser: Inmediatos: aquellos que se establecen hasta seis meses y los mediatos que se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis o menor de doce meses.
Mediano plazo: Su delimitación es por un periodo de uno a tres años. Largo plazo: son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años Estratégica: establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Táctica o funcional: Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácticos, por su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo y abarcan un área de actividad específica. Operativa: Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica (Monografías.com)
Organización Es el sistema diseñado metas y objetivos.
para
alcanzar
El término organización es la acción requerida para el desarrollo de diversas actividades, la organización implica orden. En el ámbito de la administración el término organización es aquel sistema diseñado para alcanzar satisfactoriamente determinadas metas y objetivos, en tanto estos sistemas pueden a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. Es decir, una organización será cualquier grupo social conformado por personas, una serie de tareas y una administración, que interactúan en el marco de una estructura sistémica, con una meta que cumplir y con ciertos objetivos propuestos. (Definición.com) La organización es coordinar, disponer y ordenar los recursos disponibles (humanos, financieros, físicos y otros), y las actividades necesarias, de tal manera que se logren los fines propuestos. (Thomson) En la función de la organización se diseña quien realizará las tareas, quien será responsable de qué resultados. Características de la organización Organizar no es más que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se agrupen para dar respuestas a los objetivos, así como, coordinar en forma horizontal y vertical la estructura de la organización, asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para supervisarlo.
1. Carácter específico: la estructura debe ser diseñada a la medida de la organización de que se trate y en función de sus características específicas 2. Carácter dinámico: Toda buena organización se desarrolla permanentemente. Por eso la estructura debe ser flexible, para que pueda soportar los cambios que se producirán en el futuro. 3. Carácter humano: Se debe tener en cuenta las actitudes de las personas que la integran o que la integrarán en el futuro
Actividades interrelacionadas con la función
Organización de las políticas y estrategias Concepción y diseño de estructuras administrativas Diseño de cargos Los procesos y operaciones de trabajo Determinación de las funciones, actividades, tareas, poderes y responsabilidades Determinación de cantidad de trabajadores Determinación de las plantillas de cargo Las competencias de los directivos y los empleados Análisis de flujo de trabajo Interrelaciones, comunicaciones, informaciones y nivel de dirección. (Zayas y Grave pr.4)
Dirección Un buen director de empresa debe poder cumplir perfectamente las funciones de: planear, organizar, dirigir y contralar ya que éstas, están implícitas en su función. Para realizar estas funciones hay que tener ciertas competencias, de las cuales debe destacar el liderazgo, que es la clave para el buen funcionamiento de la empresa. (Soto, 2013,par.8) Otra de las competencias que debe tener un buen director es la comunicación, en todos sus sentidos. Es por ello que la dirección consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para alcanzar los objetivos. La derección esta formada por 3 niveles:
Alta Dirección
Nivel Intermedio
Nivel Operativo
Alta Dirección: están ubicados en los altos cargos de la empresa. Planifican a largo plazo, por lo que sus decisiones afectan a toda la empresa. Y son los máximos responsables
del cumplimiento de los objetivos. funcionamiento global de la empresa.
Supervisan
el
Nivel intermedio: se encargan de la ejecución y control de la planificación general, realizan planes más completos y son por lo regular jefes de departamentos o áreas. Nivel operativo: Tienen la responsabilidad directa, sobre la ejecución de los planes y por lo tanto son los que asignan las tareas a los trabajadores. Ejecutan y controlan todos los procedimientos que se han de seguir. Por lo regular son jefes de sección, de división o de equipo.
Estilos de dirección El liderazgo es la capacidad de influir sobre los demás, con el fin de que realicen determinadas acciones. El papel del líder es, motivar a los individuos para que unan al grupo, se identifiquen con los objetivos y trabajen en equipo para conseguirlos.
Cualidades de un líder Las cualidades básicas que debe tener un líder son: Entusiasmo: tomar la iniciativa, disfrutar de su trabajo, creer en lo que hace y comprometerse.
Madurez: equilibrio entre la autoconfianza y el respeto a los demás. Integridad: mantener sus compromisos, tratar a todos sus subordinados por igual, evitar la comunicación desleal.
Estilos Autoritario: Sin consultar con sus subordinados, el directivo decide y ordena. Los empleados se limitan a obedecer. El grado de autoridad es muy elevado. Participativo: los subordinados participan de forma cooperativa en las decisiones. El directivo mantiene un equilibrio entre la autoridad y la libertad de los empleados. El grado de autoridad es medio. Permisivo: Los subordinados realizan libremente sus funciones, tomando sus propias decisiones, dentro de unos límites definidos por el directivo. El grado de autoridad es bajo. (maristasleon.com)
Control Controlar significa que todo salga como se había previsto, su finalidad es detectar desviaciones que se puedan producir respecto a los objetivos planeados, con la intención de corregirlos antes de que se produzcan consecuencias negativas.
Fases del control 1. Fijar resultados estándares, es decir unas medidas que se consideren normales por ejemplo: cantidad de producción obtenida por una máquina en un tiempo determinado. 2. Obtención y medición de los resultados obtenidos, procurando tener esta información en tiempo adecuado, no cuando sea demasiado tarde para corregirlos 3. Comparación de los resultados con los estándares, para detectar posibles desviaciones 4. Corregir las desviaciones, analizando y determinando los motivos.
Técnicas de control Existen diversas técnicas de control: La auditoría El control de presupuestos La estadística.