Beleidsplan Concordia opzet voor een meerjarenplan Theo Oppewal
INHOUD (Inleiding) H1. Visie, missie, ambitie, waarden H2. Activiteiten H3. Bestuur en organisatie H4. Marketing, publiciteit, PR H5. Financiën H6. Vierjarenplan
2008-2012
H1. VISIE, MISSIE, AMBITIE, WAARDEN Om het bijzondere van Concordia duidelijk te maken (voor zowel jezelf, de koorleden, als de buitenwereld), is het goed om een visie en een missie te formuleren. Deze geeft kernachtig weer waar Concordia voor staat en hoe je met de concerten bijdraagt aan een voor jou uiteindelijk ‘ideale concertpraktijk’ (visie). Deze ideale situatie bereik je wellicht nooit, maar een beschrijving ervan geeft duidelijkheid over waar je naar toe wilt met het koor en over je bestaansrecht (missie). Simpel gezegd: met de visie beschrijf je de ‘ideale’ situatie die je door middel van de missie (het doel/de doelstelling) wilt bereiken.
1.1 Visie Met een visie beschrijf je de ideale situatie, het toekomstbeeld dat je met Concordia nastreeft of ooit hoopt te bereiken. Dit is in feite de situatie waarin het koor met zijn activiteiten volledig tot zijn recht komt. De kernvraag hier is: wat brengen de activiteiten van Concordia teweeg? Ga als gedachtenexperiment eens uit van een negatief scenario: stel dat Concordia niet zou bestaan. Wat zouden hiervan de gevolgen zijn voor de koorwereld? Wat zou er dan niét tot stand worden gebracht? Dit helpt je om duidelijk te krijgen wat de activiteiten van Concordia teweegbrengen.
1.2 Missie De missie is de formulering van de wijze waarop je naar verwezenlijking van de ideale situatie (visie) toewerkt. Een missie geeft het doel, oftewel de bestaansreden van het koor weer. Het doel kan zowel artistieke als publieksmatige componenten bevatten. Je beschrijft met de missie hoe je je ideale situatie (zie visie) wilt bereiken. De missie is niet alleen een inspirerend uitgangspunt voor het koor zelf, maar maakt ook aan derden (samenwerkingspartners, fondsen e.d.) duidelijk waar het koor voor staat. De missie reikt je als het ware de uitgangspunten aan waarop je je activiteiten gaat ontwikkelen (zie 2.1).
1.3 Ambitie Ambitie is de mate waarin en snelheid waarmee je je missie gaat invullen of verwezenlijken. Het betreft dus informatie over kwantiteit (mate) en tempo. Zijn er ambities op specifieke gebieden? De nadere uitwerking van de ambities in concrete activiteiten komt in hoofdstuk 2 aan de orde.
1.4 Waarden Waarden gaan over die zaken die men als zeer belangrijk ervaart. Ze vormen de grondvesten van een organisatie. Waarden hangen veelal samen met idealisme, met een bepaalde levensovertuiging. Denk bijvoorbeeld aan politieke partijen, waarbij centrale waarden al in de naam zijn weergegeven (CDA, VVD). Het benoemen van waarden kan je helpen om (onvermoede) partners of geestverwanten te vinden, of je muzikale activiteiten in een breder maatschappelijk perspectief te zetten.
H2. ACTIVITEITEN Hier worden de huidige en toekomstige activiteiten van Concordia beschreven zoals repetities en concerten, maar ook de uitgangspunten ervan. 2.1 De activiteiten Bekijk nog eens de door jou gedefinieerde missie van het koor. Deze missie geeft als het goed is een aantal uitgangspunten voor het soort activiteiten dat het koor ontwikkelt/gaat ontwikkelen en hoe het die gaat invullen. Benoem hier nogmaals die uitgangspunten, maar nu wat uitgebreider. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de keuze voor bepaald repertoire, de samenstelling van programma’s, de keuze voor samenwerking, het bereiken van bepaalde publieksgroepen. De uitgangspunten hoeven niet alleen maar artistiek/inhoudelijk te zijn (repertoirekeuze, manier van zingen e.d.), ze kunnen ook voortkomen uit bepaalde wensen van het publiek (bijv. de behoefte aan educatie). Geef een beschrijving van de activiteiten die je hebt ontwikkeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan concerten op verkoopbasis, workshops, speciale projecten, organisatie van concerten in eigen beheer etc. Geef de hoeveelheid van deze activiteiten aan, bijvoorbeeld het aantal activiteiten/concerten per seizoen (gemiddeld), de (on)regelmaat daarvan etc. Geef het soort concertlocaties of instanties aan waarvoor de desbetreffende activiteiten bestemd zijn. Welk soort concertlocatie zou de activiteiten van Concordia kunnen ondersteunen. Denk daarbij eens aan schouwburgen, ideeele plekken als azc’s, bejaardenhuizen en gevangenissen, WTC, festivals (evt. zelf te organiseren), kerken, kunstkringen, provinciale presentatiedagen. Als je voor de totstandkoming van je activiteiten samenwerkingen aangaat, beschrijf die dan. Geef daarbij zowel de reden voor de samenwerking als de feitelijke inhoud daarvan aan. Hierbij kun je denken aan een samenwerkingsverband met andere koren, met concertlocaties, residencies etc. Probeer prioriteit in je activiteiten aan te geven. Welke activiteiten zijn het belangrijkst om de missie gestalte te geven? Zeker als je het gevoel hebt tijd te kort te komen, kan het antwoord op deze vraag je helpen bij het maken van de juiste keuzes. 2.2 Geschiedenis van Concordia Een goed beeld van de bedrijvigheid en effectiviteit van Concordia geeft het aantal en soort activiteiten van de afgelopen drie seizoenen. Een compleet overzicht met de daarbij behorende bezoekersaantallen kan als bijlage bij het plan. 2.3 De positie van Concordia – Omgevings- en sterkte/zwakte-analyse Er is een zeer groot aanbod dus voor klassieke-muziekliefhebbers. Hoe onderscheidt Concordia zich? Valt het koor op door kwaliteit, het soort activiteiten, de inhoud ervan? Met behulp van de volgende vragen maak je een korte analyse van het concurrerende aanbod. Misschien hebben de antwoorden consequenties voor de uitgangspunten van Concordia. Maar wellicht ben je nu nog meer overtuigd van de ingeslagen weg, of werkt deze analyse door in toekomstige activiteiten. Wat is de positie van het koor en wat zijn de activiteiten in het muziekaanbod? Is Concordia bijvoorbeeld het enige koor met die samenstelling, dat repertoire, die aanpak, die hoge kwaliteit van uitvoering of die concertvorm? Waar zit je met de vraagprijs voor het koor ten opzichte van wat gangbaar is: ben je duur/goedkoop? Welke concurrerende koren zijn er? Dat wil zeggen: welke koren hebben dezelfde samenstelling, hetzelfde repertoire, of houden zich bezig met dezelfde activiteiten? Wat zijn van die koren de sterke en zwakke kanten. Hoe staat het eigen koor in verhouding hiermee, dus wat zijn de sterke en zwakke kanten van Concordia? Hoe wil je die zwakke kanten gaan verbeteren?
2.4 De toekomst Ga je in de nabije toekomst nieuwe activiteiten ontplooien? Wat is daarvoor de reden? (NB: Klopt dit nog met de onder 2.1 geformuleerde doelstelling? Moet je die wellicht aanpassen?) Indien mogelijk geef je een tijdsplanning van de nieuw te ontwikkelen activiteiten aan. Probeer deze toekomstige activiteiten concreet te beschrijven en aantallen te geven. De wereld om ons heen verandert, zo ook het culturele beleid. Houd je rekening met die veranderende omgeving? Bijvoorbeeld door het wel of niet aan te sluiten op veranderingen in het culturele beleid, de vraag uit de markt, etc? Hoe zie je Concordia over vier jaar? Wat is de positie t.o.v. de concurrenten, op welk soort activiteiten ligt de nadruk, is het koor actief in het binnen- en/of buitenland, c.q. binnen en/of buiten de regio? Hoe denk je dat te bereiken en welke stappen zijn daarvoor nodig?
H3. BESTUUR EN ORGANISATIE Dit hoofdstuk is bedoeld om (ook jezelf en je koorleden) inzicht te geven in de organisatie rond het koor. Wie doet welk werk? Is het wenselijk dat dit organisatorische werk verdeeld wordt, of wil je het juist in één hand houden. Wordt het koor gedragen door alle leden (wij-gevoel) of zien de leden het vooral als een privé-project van één kleine groep (het bestuur)? In dat laatste geval zal uiteraard het meeste werk op die ene groep neerkomen. Geef aan of het koor een rechtspersoon is, en zo ja wat voor een? Beschrijf hoe en welke knowhow van buitenaf een vaste plaats in het koor kan krijgen.
3.1 Organogram Hoe ziet de (wenselijke) organisatie er nu uit? Maak een organogram met de diverse commissies erin.
gecentraliseerd model
collectief model / platte organisatie
hierarchisch model met gedelegeerde taakstellingen
3.2 Taakomschrijvingen Beschrijf per functie de taakverdeling binnen het koor. Hoe is het werk georganiseerd? (Wie doet de verkoop, wie de publiciteitsopvolging, wie de contracten, toelichtingen etc.) Neem hier als leidraad de eerder opgestelde taakomschrijvingen.
3.3 Comité van Aanbeveling Beschrijf welke beroepssectoren en functies hiervoor in aanmerking komen. Welke functie krijgt het comité? Maak een lijst van relevante mensen die de koorleden kennen. Met wie van hen kun je een gesprek voeren om je ideeën/programma’s etc. te bespreken en te toetsen. Met wie kun je praten om je ideeën in te bedden/draagvlak te creëren?
H4. MARKETING, PUBLICITEIT, PR In dit hoofdstuk kan op 1 A4 samengevat worden weergegeven wat al in het Communicatieplan 2008-2012 ‘Marktdenken in Eensgezindheid’ staat. Vaak worden marketing en publiciteit onderschat: in eerste instantie is men vooral bezig met het artistieke product (de inhoud). Begrijpelijk uiteraard, maar onderschatting van marketing- en PRactiviteiten is een gemiste kans om een zo groot mogelijk draagvlak bij publiek, podia, sponsors e.d. te creëren. Een koor dat een podium zelfs met ‘moeilijk’ repertoire een volle zaal kan bieden, is voor media, sponsors, samenwerkingspartners interessanter dan een koor waar niemand belangstelling voor heeft. Dit is geen pleidooi voor commerciële knievallen of gemakkelijk repertoire, maar maak de belangstelling voor de activiteiten van Concordia zo groot mogelijk. Beschrijf lange-termijndoelen (wat is gerealiseerd over 4 jaar?) en korte-termijndoelen.
4.1 Profiel huidige doelgroepen Het lijkt zo simpel: doelgroep is liefhebbers van grote klassieke koorwerken. Dit is tegelijkertijd ook erg algemeen en dus weinigzeggend. Het duidelijk beschrijven van de doelgroep geeft ideeën voor te ontwikkelen activiteiten en de afstemming. Misschien bevindt de primaire doelgroep zich juist op andere plekken dan de traditionele concertzaal; wat leest hij/zij, wat verdient hij etc? Kortom, wie is hij/zij en met welke middelen en op welke plekken kan je zo iemand bereiken? Dat zegt wat over de activiteiten die je ontwikkelt. Voor het koor kunnen doelgroepen niet alleen publiek zijn, maar ook de verschillende soorten podia (concertzalen, Keunstwurk, VKMC, MCN etc.) Geef een omschrijving van de huidige doelgroep(en). Denk hierbij aan zowel bezoekers als podia. Een duidelijke omschrijving van de doelgroep(en) biedt wellicht mogelijkheden om een specifieke benadering te ontwikkelen via een eigen/alternatief circuit.
4.2 Gewenste doelgroepen Beschrijf de gewenste doelgroep(en) (bijvoorbeeld jongeren); geef aan waarom en hoe je die denkt te bereiken.
4.3 Marketing en publiciteit Geef in grote lijn aan op welke wijze je publiciteit maakt voor de activiteiten van Concordia en verwijs voor de details naar het onderliggende Communicatieplan. Geef aan welke acties je organiseert met betrekking tot de verkoop van de activiteiten en het bereiken van publiek. Geef aan op welke wijze je samenwerkt met andere partijen op het gebied van publiciteit en publiekswerving. Omschrijf hierbij het doel en reden van de samenwerking en ook wat die inhoudt.
4.4 Relatiebeheer Onderhoud het goede contact dat je hebt met de diverse partijen zoals speellocaties, subsidieverstrekkers, fondsen en sponsors. Stuur die mensen de kerst/nieuwjaarsgroeten van het koor en nodig bij openbare repetities podia, sponsors en andere kernfiguren uit: laat zien dat je alive & kicking bent.
H5. FINANCIĂ‹N Hoe worden de activiteiten van het koor gefinancierd? Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan uitkoopsommen, bruto-honoraria, optredens op partagebasis, recettes van zelf georganiseerde concerten/projecten. Geef de verhouding tussen die verschillende inkomsten aan. Wat is het aandeel van eventuele fondsen en sponsors?
5.1 Inkomsten Reguliere inkomsten: * kaartverkoop, prijsbeleid * hoofdsponsoring * subsidie * koorlidmaatschap Projectmatige inkomsten: * Kaartverkoop * Sponsoring * Advertentiemarkt
5.2 Uitgaven Reguliere uitgaven: * Faciliteiten: huur repetitie-accomodatie, afschrijvingen inventaris * Organisatie: dirigent, koorbegeleider, overlegkosten * Communicatiekosten (marketing, publiciteit, PR) Projectmatige uitgaven * Faciliteiten: huur concertaccomodatie, techniek (licht, geluid, aankleding), horeca (drank voor artiesten en ‘gratis drankje’ publiek) * Muziek: gastmusici en (gast-)dirigent, huur accomodatie * Organisatie: overleg, reiskosten, porto, kopieerkosten * Communicatie: marketing, publiciteit (affichering, advertenties, etc), PR
5.3 Prognose korte vooruitblik
H6 VIERJARENPLAN Beschrijf hier acties die je ontleent aan de ambities en de vorige hoofdstukken. Maak ze SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden).
2008 bestuur: HR: muziek: PR: financiën:
2009 bestuur: HR: muziek: PR: financiën:
2010 bestuur: HR: muziek: PR: financiën:
2011 bestuur: HR: muziek: PR: financiën:
2012 bestuur: HR: muziek: PR: financiën: