The Planner Magazine by ThePlannerMagazine

A Ñ O 2 N o . 5 | M A R ZO - ABRI L 2017

STA N D

D OXA

H AZ D E TU P R E SE NTACIÓ N U NA CO NV E R S ACIÓ N

CONTENIDO THE P L A N N E R P. 3 P. 8

CARTA EDITORIAL EL PROTOCOLO ¿QUÉ ES UNA AVANZADA Y CUÁL ES SU FUNCIÓN?

P. 12 TURISMO DE REUNIONES E INDUSTRIA DE REUNIONES P. 16 INSIDER ELECCIÓN DE UN STAND DE ACUERDO A SU UBICACIÓN P. 20 EVENT TOOLS LANZAMIENTO DEL PRIMER TRADUCTOR UNIVERSAL P. 22 ¿Y SI TU EVENTO NO SE VENDE? P. 25 INDUSTRY EVENTS MEETINGSCORP AMERICAS 2017

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CARTA EDITORIAL “No hay viento favorable para el que no sabe a dónde va”. Séneca Durante algunas ediciones hemos estado enfocando nuestros temas hacia la Industria de Reuniones, un término que al menos en la región norte del país aún no es identiﬁcado con el peso y la importancia que esta industria representa. La Industria de Reuniones ha mostrado un silencioso pero constante crecimiento en México, y vale la pena dedicarle nuestra atención ya que aún tenemos una serie de retos importantes en cuanto a la forma en la que la cadena de valor se integra e interacciona; aún queda un largo camino para lograr que los proveedores busquen profesionalizarse y especializarse en sus servicios; que eviten ser generalistas en el afán de ofrecer servicios integrales; que los clientes sepan identiﬁcar y plantear el objetivo de sus eventos, que lleguen a un entendimiento tal de las necesidades de los mismos, que sean capaces de buscar, contratar y exigir servicios especializados, en otras palabras; que mejoren su toma de decisiones. Hay mucho trabajo por hacer, pero también hay grandes esperanzas de crecimiento para esta industria; las alianzas que se están dando en la cadena de valor van apisonando el terreno y estoy segura que a la vuelta de un año podremos ver una industria más reconocida y mejor valorada, que sea atractiva también para el Turismo de Reuniones.

Ruth Lucio

Directora Editorial

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DIRECTORIO The Planner Magazine, Año 2, No. 5, Marzo – Abril 2017. The Planner Magazine es una publicación bimestral gratuita que se distribuye de manera directa en empresas, corporativos y parques industriales del Estado de Nuevo León, así como los IZA Business Center y más de 50 hoteles de la ciudad.

Ruth Alejandra Lucio Chávez Dirección General y Editorial

Oscar Rafael Ayala Hurtado Dirección Comercial

The Planner Magazine manifiesta que tanto las fuentes como los datos contenidos en las publicaciones escritas en esta revista son confiables y han sido verificados en medida de lo posible, es por eso que ante la tentativa de algún error, los lectores asumen la responsabilidad de utilizar dicha información.

Amaro Lucio Alejandro Socio Fundador

Vianney Medina

The Planner Magazine no promueve ni organiza ninguna actividad de negocio o inversión en particular, únicamente da difusión a servicios o productos con el ﬁn de que los lectores puedan tener opciones a tomar en cuenta, por tal motivo, The Planner Magazine se deslinda de cualquier responsabilidad que esta actividad pueda tener como consecuencia.

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MANAGEMENT TIP HAZ DE TU PRESENTACIÓN UNA CONVERSACIÓN Hacer presentaciones es una de las actividades más importantes en la vida profesional, es el medio para vender ideas y promover iniciativas. Sin embargo es fácil caer en lugares comunes: esquemas rígidos que resultan aburridos y con los que no logramos nuestro objetivo. El error más común es concentrar nuestro esfuerzo sobre el contenido, olvidando que el proceso es igualmente importante. He aquí cinco ideas que te ayudarán a que tus presentaciones logren más: • Cuenta una historia. Cuando hagas una presentación, ve desarrollando tus ideas como si contaras un relato. • Prepara la gran revelación. Estructura tus ideas y palabras de forma que vayas desdoblando la situación, manteniendo la solución como un misterio que se desvela paulatinamente. Al final revelas la solución. • Pon el contexto duro. Pon en claro la situación existente de forma que las consecuencias si no se actúa sean obvias. Así preparas el escenario para que tu propuesta se vea como solución. • Genera un clima de conversación. Ve involucrando progresivamente a tu audiencia y busca socios entre los participantes que comparten la problemática, especialmente entre quienes son líderes de opinión. Al dejarlos expresar su pensar y sentir sobre la situación los llevas a hacerse eco de tu idea. Ellos mismos ayudarán a identificar la problemática y a apoyar la solución. • Maneja la incomodidad. Considera también que develar la información solo al final puede sacar del confort a tu audiencia, al sentir que la "revelación" les toma por sorpresa y que no tienen el tiempo para analizar la propuesta, sobre todo si ésta resulta controversial. También es útil designar facilitadores que observen el proceso y ayuden a extraer preguntas interesantes y comentarios del grupo. Ángel Rivero, PhD Consultor y Director General DOXA Lectura recomendada: "Create a conversation, not a presentation", de John Coleman, en Harvard Business Review (HBR) jul 2015.

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TEL. +521 (81) 82 87 42 07 www.doxaconsultores.com.mx

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EL PROTOCOLO ¿QUÉ ES UNA AVANZADA Y CUÁL ES SU FUNCIÓN? Si eres Asistente Ejecutiva o Asistente Personal, este artículo te será de gran utilidad. La Avanzada es un término que se usa en el ámbito de los eventos oficiales, para denominar a una persona o grupo de personas que llegan antes que llegan antes que los demás al recinto del evento, con un objetivo en específico: asegurar que cada cosa esté en su lugar, que todo funcione adecuadamente, y prevenir cualquier tipo de contingencia antes de iniciar el evento. Aunque este cargo es común dentro de los eventos de gobierno, es una práctica altamente recomendable para quieres organizan eventos dentro del sector empresarial también, o incluso para quienes asisten a personas con altos cargos y que participan o asisten constantemente a eventos. Un ejemplo de esto, son las Asistentes Ejecutivas o Asistentes Personales. A continuación te mostraremos una lista de los aspectos que una Avanzada comúnmente revista, para que puedas tomarlos en cuenta a la hora de asistir a tu jefe en los eventos, y que además te posicionará ante tu jefe como una persona altamente confiable y experta.

DÍAS ANTES DEL EVENTO 1. Tarjetas Informativas o Ficha Técnica Si tu jefe va a participar como expositor o forma parte de la mesa de presídium de un evento, es importante que le proporciones toda la información que pudiera serle necesaria, como: antecedentes, datos duros, y situación actual. El nombre y puesto de las demás personalidades que estarán presentes, también le será de gran utilidad.

2. Discurso Si tu jefe va a dar un discurso, es importante que se lo entregues impreso con tiempo para que pueda familiarizarse con él, hacer cambios o apuntes sobre el mismo. Adicional al impreso que le entregues, siempre debes llevar uno extra contigo, en caso de que él olvidara el suyo o sucediera un imprevisto.

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3. Información de Ubicación Parece algo obvio pero muchas veces no lo hacemos. Pregunta la dirección del lugar donde se llevará a cabo el evento e investiga la mejor ruta para llegar. Una vez en la sede, pregunta cuál es el acceso al recinto y si hay algún tipo de política de acceso para que lo consideres con tiempo y cuando tu jefe llegue no tenga que perder tiempo en eso.

EL DÍA DEL EVENTO 4. Visita de reconocimiento a la sede o Scouting. Llegar una hora antes de la hora de inicio del evento es lo ideal. Lo primero que debes hacer es identificarte ante el organizador del evento. Posteriormente revisa cuál es el lugar asignado para tu jefe y pide un programa para que puedas estar al tanto del orden del día. Verifica siempre cuáles son los accesos y salidas, dónde se encuentran los baños, dónde hay áreas de descanso o para fumar, dónde hay un centro de negocios o espacio donde pueda tomar una llamada importante o bien, imprimir algún documento de urgencia. Si tu jefe formará parte del presídium o de los invitados especiales, pregunta al organizador del evento, cuál es el lugar donde se ubicará tu jefe, así puedes indicarle su lugar en cuanto haga presencia en el recinto. También es importante que ubiques al anfitrión del evento, de tal forma que puedas presentarlo con tu jefe o ponerlos en contacto para que estrechen manos. Una vez que ubiques el lugar donde estará sentado tu jefe, es importante que busques un lugar cercano y a la vista de él, donde puedas atender cualquier necesidad que se le presente una vez iniciado el evento. Comúnmente las avanzadas tienen lugares preferenciales en los eventos, ya que es bien conocida la importancia del rol que desempeñan para las personalidades a las que asisten.

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Loma Redonda 222 Col. Loma Larga Organización de Eventos T. 12975003 & 21858108 C. 818 2529890 angeles@aikaeventos.com ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

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Por: Maricela I. Gómez de Delgado, CEM, CMP.

El término “INDUSTRIA DE REUNIONES” es un término muy utilizado en los últimos años tanto por la academia como por los participantes del medio de los eventos. Vale la pena cuestionarnos ¿Qué es? ¿De dónde proviene? ¿Cuándo surgió? ¿Quiénes la integran?

Para empezar la actividad a la cual se hace referencia se ha realizado desde hace siglos, sin embargo recientemente la Organización Mundial de Turismo (dependiente de la ONU) la ha clasificado como “industria de reuniones”, distinguiéndola del “turismo de reuniones” por cuestiones que más adelante mencionaremos. La OMT define a una reunión como una ”agrupación de 10 o más participantes por un mínimo de 4 horas en una sede contratada, con el propósito común de llevar a cabo una actividad concreta, que puede o no tener propósitos económicos. (OMT, 2006). La clasificación de la Industria de Reuniones de acuerdo a la OMT es la siguiente: Convenciones y reuniones corporativas o de negocios: Son reuniones grupales o empresariales normalmente patrocinadas por una compañía, donde los asistentes son parte de la misma o una extensión de ella. La mayor parte de las ocasiones los gastos son sufragadas por la misma corporación, y algunas veces es obligatorio asistir. Generalmente los temas a tratar son de ventas o comerciales, o reuniones generales y formales para dar información oficial, o deliberar o llegar algún acuerdo.

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Congresos de asociaciones: Encuentros de grupos de personas donde se intercambian puntos de vista de un tema en común, puede ser profesional, cultural, deportivo, académico, etc., Pueden tener sesiones simultáneas, gran plenaria, con duración de varios días y realizarse periódicamente como es el caso de los congresos médicos, dentistas, petroleros, ﬁnancieros. Ferias y exposiciones: Son eventos comerciales, culturales o de giro industrial que reúnen a miembros de un sector profesional, comercial o social, organizado con el propósito de dar a conocer novedades, productos, servicios así como llevar a cabo actividades de relaciones públicas o de comercialización. Viajes de Incentivos: Son viajes para reconocer a personas que han hecho bien su trabajo, alcanzando objetivos establecidos, ya sea por ventas o productividad. De esta forma se les reconoce su buen desempeño con la experiencia de un viaje.

El término de reuniones se adoptó derivado de la traducción del inglés “MEETINGS”. De ahí derivó el vocablo a reuniones y se consolidó en el inicio del siglo XXI para la lengua hispana. En realidad los parlantes de la lengua inglesa siempre han utilizado el término de Meetings para caliﬁcar a la industria de reuniones antes denominada “turismo de negocios”. El Turismo de Reuniones también permite agrupar a los proveedores especializados del gremio y los mantiene actualizados en los avances de la tecnología, conocimientos, técnicas, además de convivir con colegas de la misma industria y disfrutar de reconocimientos. La OMT deﬁne al Turismo de Reuniones como aquella actividad de viaje que se realiza fuera del entorno habitual de una persona, por lo menos 24 horas y que cumple con los requisitos de lo que es una Reunión.

El segmento de Turismo de Reuniones cobra importancia por el beneﬁcio que se tiene de controlar la estacionalidad en los destinos y que consecuentemente genera ventajas económicas. Todos los destinos tienen una temporada alta, baja o media. El Turismo de Reuniones permite planear la economía de un destino y sobrellevar en momentos de bajo ﬂujo un evento importante emblemático o privado con temporalidad de poco tránsito. A menudo se le conoce también como la industria “MICE” por sus siglas en inglés de Meetings, Incentive, Conventions and Exhibitions (Reuniones, Incentivos, Convenciones y Exposiciones). Turismo de reuniones no son campañas políticas o agrupaciones de consumidores o prospectos de una empresa con el propósito de presentar para su venta bienes o servicios, más bien estas actividades se ubican dentro del marco de la industria del comercio. La OMT ha nombrado el día internacional de Turismo de Reuniones el 14 de abril. Si Usted labora en esta industria es el día para festejar y prepare su celebración y festeje el granito de arena que aporta el Turismo de Reuniones en el PIB nacional con un 1.4% de acuerdo a los datos que Sectur presenta (2014). w w w. t h e p l a n n e r. c o m . m x

INSIDER ELECCIÓN DE UN STAND DE ACUERDO A SU UBICACIÓN Entre las variables principales para elegir el espacio y el tipo de stand para participar en una feria o exposición se encuentran el giro de la empresa, el presupuesto a invertir y la frecuencia con la que se participe en ferias y exposiciones. El espacio menor es de 9 metros cuadrados, o su equivalente en pies, que son 100 pies cuadrados. Aunque se pueden encontrar espacios menores, estas son las medidas estándar aceptadas internacionalmente.

Núm. de Stands rentados

Metros

Pies

Frente

Fondo

Superﬁcie (cuadrada)

Frente

Fondo

Superﬁcie (cuadrada)

100

200

3 4 4

9 12 6

3 3 6

27 36 36

30 40 20

10 10 20

300 400 400

Ubicación factible

Ubicación en plano

Pasillo ó esquina

Pasillo, cabecera ó transitable Pasillo Pasillo Isla

Plano para ejempliﬁcar ubicación de la relación

D B

1 166

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B C D E

A continuación se presentan ejemplos de tipos de stands de acuerdo a su conformación y ubicación en el plano de la feria o exposición. Stand de cabecera El stand de cabecera se encuentra generalmente en la parte frontal o ﬁnal de una ﬁla de stands y su medida suele ser 6 metros de frente por 3 de fondo. Cuenta con 3 tres lados abiertos y una pared trasera. A menudo atrae un alto grado de atención al tener 3 posibles accesos y ofrece mucha libertad de diseño. La cantidad limitada de espacio en la pared posterior podría ser una desventaja.

Stand de pasillo Es el más común de los stands. Cuenta con 3 paredes, 2 laterales y la de la parte posterior. El frente del stand mira hacia el pasillo. Es el tipo de stand "estándar" y se pueden colocar fácilmente en las paredes banners y otros accesorios. Es una opción económica y eﬁcaz, especialmente si no participa en exposiciones regularmente. Es más difícil atraer la atención del visitante cuando se es parte de una ﬁla de stands, ya que sólo se tiene un frente.

Stand transitable o que se puede cruzar Es un tipo de stand poco común. Es un poco más profundo y no tiene una pared trasera. El visitante literalmente camina a través de su stand al pasillo siguiente. Esta posición requiere una atención extra del personal del stand, ya que los visitantes pueden acceder a su stand desde ambos lados. Como la superficie de la pared de ambos laterales suele ser limitada, este stand no ofrece muchas posibilidades de fijación para material de promoción. Aunque es una buena posibilidad al tener 2 frentes y poder ser utilizado por quienes deseen cruzar al otro pasillo, la estrategia para captar el flujo debe ser bien planeada.

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Stand de esquina El stand de esquina está situado al ﬁnal de una ﬁla y cuenta con 2 paredes y 2 accesos, por lo que los visitantes pueden acceder al stand desde estos dos lados. Tener 2 frentes permite estar más a la vista además de ofrecer más opciones de diseño en comparación con un stand de pasillo.

Isla Es el más común de los stands. Cuenta con 3 El stand de isla o península está abierto por todos lados y está rodeado por 4 pasillos. Los visitantes pueden acceder a su stand desde todos los lados, lo que genera una gran visibilidad y por ende mucha exposición. Como este stand no tiene paredes, es necesario utilizar mobiliario independiente de las paredes para promover los productos y servicios. Un stand tipo isla es un extraordinario aparador por sus cuatro frentes o accesos, razón por la cual es también común que su costo de renta sea mayor.

Stands con 2 pisos de altura El stand de 2 pisos de altura brinda la posibilidad de ampliar el espacio, añade un estatus adicional a una empresa al otorgar un mensaje de que se cuenta con un espacio VIP (clientes importantes), sobre todo por permitírseles “ir arriba”. Es una atención más exclusiva y con frecuencia este piso tiene una función de hospitalidad, pero también podría ser utilizado como área para presentaciones. Es importante consultar previamente el reglamento del expositor para conocer la posibilidad de construir este tipo de stands.

Esta información servirá para tomar una decisión más acertada sobre el tipo de stand a elegir al participar en una feria o exposición.

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*Julio Valdés

Director General de CAT Consultores y CAT Connections LLC. Imparte el seminario cómo generar ventas a través de Ferias y Exposiciones. julio.valdes@catconsultores.com

event tools

Lanzamiento del primer... ¡Traductor Universal!

Travis hizo su exitoso debut internacional con una asombrosa atención de los medios internacionales en el “Mobile World Congress”, el mayor evento de tecnología móvil del mundo, celebrado en Barcelona a principios de marzo de 2017.

Sobre Travis

Travis the Translator es el primer traductor de voz instantáneo de bolsillo. Utilizando la Inteligencia Artiﬁcial y la tecnología de reconocimiento de voz, Travis rompe las barreras entre idiomas y permite a viajeros y profesionales internacionales comunicarse sin esfuerzo con todo el mundo en cualquier lugar. Comparado con otras soluciones de traducción como el Traductor de Google, el dispositivo Travis traduce al instante conversaciones orales sin tener que utilizar apps que consumen la batería del móvil o creando confusión debido a las limitadas frases de los repertorios de expresiones. “Diseñamos Travis de una forma que pueda ser utilizado sin tener que mirarlo. De esta manera, como Travis traduce tu voz, también podrás involucrarte en tus conversaciones mediante el contacto visual y el lenguaje corporal “, dice Lennart van der Ziel, CEO de Travis. Trascendiendo fronteras geográﬁcas y prosiguiendo su misión social, Travis se ha asociado con

Open Learning Exchange OLE para que cualquiera pueda comprar dispositivos Travis no sólo para sí mismo, sino también para los refugiados en todo el mundo, ampliando sus oportunidades y mejorando su educación de idiomas. Con sede en Cambridge Massachusetts, OLE es una organización dedicada a potenciar las comunidades de todo el mundo proporcionándoles amplios recursos de aprendizaje digital y tecnología.

¡Conoce al equipo! Travis está dirigido por emprendedores de Rotterdam (Países Bajos), Boston / Nueva York (EE.UU.) y Shenzhen (China). Esta colaboración internacional ha tenido experiencia previa en el envío de más de 10 millones de dispositivos de consumo. En este mundo globalizado, nuestras 6,500 lenguas crean muchas paredes entre nosotros. Nuestro equipo Travis cree que un mundo sin barreras lingüísticas es posible. Pero no podemos hacerlo solos. ¡Invitamos a todos a Unirse al Global Language Movement! Travis estará disponible en todo el mundo este otoño, a un precio de venta sugerido de 199$.

Este mágico dispositivo de voz traduce 80 idiomas online y 20 idiomas offline mediante Inteligencia Artificial, rompiendo todas las barreras lingüísticas del mundo.

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¡Interesante! Pero, ¿cómo funciona Travis? 80+ Idiomas Traducciones de voz en más de 80 idiomas para una cobertura global real. Inteligencia Artiﬁcial Travis aprende a medida que hablas: cuanto más lo uses, más mejora. Poder de procesamiento Obtén resultados instantáneos con un procesador Quad Core de alto rendimiento. Online y Oﬄine Siempre listo, online (con 4G y WiFI), pero también cuando estés sin conexión y en movimiento. Bateria 12h Sigue hablando: Travis funciona hasta 12 horas con una única carga de batería. Traducción Instantánea Traduce con un solo click: sin líos, sin distracciones, únicamente habla. Sonido Transparente DSP de voz pendiente de patente, micrófono y altavoz potenciados dinámicamente. Compatible con Auriculares Funciona con auriculares (Audio Jack y Bluetooth) para mayor privacidad y discreción.

*Fuente:

http://www.travistranslator.com/es

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PRIMERA PARTE ¡Ay caray! Yo creo que todos nos hemos hecho esta pregunta en alguna ocasión, y aunque estemos seguros de tener un evento que se vende solo, nadie esta exento… ¡pero podemos prevenirlo!

En los últimos meses he tenido la oportunidad de platicar con empresas muy importantes que organizan eventos, de esos que se venden solos, ¡y me han confesado casos que nunca imaginé! Una de ellas me comentó que el último concierto que tuvieron se vendió menos del 30% y salieron con tremendas pérdidas. No manejaban boletaje en línea, sino directamente en la taquilla (ubicada en un terreno en donde se hacen eventos a las afueras de la ciudad), así lo habían manejado siempre, y regularmente vendían las entradas el día del evento. Para su desgracia, horas antes del concierto hubo una tremenda tormenta, ráfagas que derrumbaron árboles y panorámicos, inclusive hubo hasta granizo. El lugar quedó muy maltratado. Rápidamente improvisaron la colocación de tarimas y toldos. Pero la gente no llegaba, tuvieron que retrasar el inicio del evento, esperando que llegara más gente, pero prácticamente sólo fueron los que ya habían comprado boletos antes. Otro organizador me comentó un caso similar. Ellos se apoyaban de la venta de entradas físicas a través de promotores, los cuales venden las entradas entre sus conocidos o clientes relativamente frecuentes, y en lugar de recibir un pago, reciben a cambio una entrada cada cierto número de boletos vendidos, que pueden usar para entrar ellos, o venderlo y quedarse con las ganancias. Regularmente se les otorgan los talonarios, y días antes del evento, o el día del evento entregan el efectivo. Imagínense su sorpresa cuando se enteraron que sólo habían logrado colocar la mitad de las entradas. Todo debido a que en esos mismos días hubo otro concierto, y otros organizadores ofrecieron mejores “comisiones”, y muchos de los promotores fueron atraídos por ellas, y colocaron mejor ese evento entre sus contactos.

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Por: Fernando Medellín

En otro giro, el de los congresos y simposiums, tuve la oportunidad de charlar con el coordinador de eventos estudiantiles en una prestigiosa universidad. En su caso, me menciona que los estudiantes son excelentes organizadores de eventos, pero que eran muy malos vendiéndolos. Cuando se reunía con los jóvenes su pregunta era “¿Cuántos boletos llevas colocados?”, para lo que los estudiantes le respondían. Ya pusimos el póster en varias universidades, y ya programamos la página web, etc. Pero entonces él les decía, ¿Pero cuántas personas tienes aseguradas? A lo que los jóvenes contestaban “Ninguno”. Para rematar, no se acostumbraba cobrar la entrada a estos eventos, sino que los mencionaban como “entrada libre”. En el caso de ellos, el no llevar el control de asistentes se volvía problemático en los dos extremos, cuando no iba gente, o cuando mucha gente se quedaba sin poder entrar. En ambos casos quedaban mal con los patrocinadores, conferencistas y asistentes.

¿Qué se puede hacer? Afortunadamente todos los casos que les menciono valoraron el uso de una herramienta para el registro de asistentes, o venta de boletos por internet previos al evento, que es mi recomendación principal. Pero no termina ahí. Hay que incentivar la compra, y para eso, aquí algunas recomendaciones: Comienza a promocionar el evento lo antes posible. No importa que todavía te falte conﬁrmar algunos detalles (sólo recuerda aclararlo). Muchas veces no necesitas la imagen completa del evento. Pero puedes comenzar con una campaña preventiva, en especial a través de redes sociales. Lo importante es que vayas creando la expectativa, y una audiencia. También puedes solicitar un correo electrónico a los interesados, para crear una lista de distribución de correos, y así avisarles al momento de poner a la venta los boletos.

Conozco eventos que a tan sólo 30 minutos de haber abierto la taquilla, venden todas las entradas. Obviamente ya tenían un camino recorrido en la formación de su audiencia. Una vez que tengas conﬁrmados más detalles, es importante tratar de difundir un mensaje completo. Trata de no fragmentarlos, aunque uses un mismo canal, ya que no puedes asegurar que tu audiencia haya recibido tus mensajes anteriores. Para esto, recuerda siempre mencionar:

Lugar(es): Dependiendo del lugar, incluye la dirección completa (¡incluyendo ciudad y país!), y de ser posible un mapa o referencias para llegar. También menciona si cuenta con estacionamiento (menciona si tiene costo) o bien, recomienda opciones cercanas.

Fecha(s): Recuerda mencionar la fecha o fechas, así como la hora de entrada y de salida, invita a que consulten un programa detallado en la página web del evento, en donde menciones si se incluyen recesos, etc.

La página web del evento o plataforma de boletaje. Si tienes una plataforma para la venta de boletos separada de tu página web, es preferible mencionar ésta aún con más frecuencia. Considera que la idea es que tengan que abrir menos puertas para lograr la venta.

El line up, o contenido del evento. Recuerda que así como las plazas comerciales tienen tiendas ancla, en los eventos ocurre algo similar. Trata de darle más peso a quienes sean más conocidos. En la página web del evento recuerda incluir toda la información posible. Menciona cualquier costo adicional, si hay lugares para personas con capacidades diferentes, si hay diferencia en el costo para menores, y la edad mínima para ingresar. También menciona si hay devoluciones, hasta cuándo tienen tiempo para hacer cambios, etc. Para eventos en donde ya hubo ediciones anteriores, o ya se tiene la suﬁciente información para interesar a los asistentes, se puede abrir la pre-venta de boletos, o “Early bird”. Es una excelente forma de recibir ingresos e ir garantizando una audiencia meses antes del evento. Si ya tienes una base de datos previa de asistentes, puedes ofrecerles este tipo de boleto, o simplemente enviar una invitación para que estén al pendiente. Recuerda permanecer en comunicación constante con tu audiencia, considera enviar un correo mensual o bimestral, o cuando ocurra algún acontecimiento relevante para tu industria. Es importante que lo conozcan gracias a ti, y que sepan tu postura o punto de vista.

Por ejemplo, mencionar que los primeros 100 boletos tendrán un descuento de 25%. Recuerda que la comodidad es clave para obtener mejores resultados, por eso es recomendable ofrecer la venta de boletos por internet, pero también es importante ofrecer múltiples formas de pago.

Hay 5 mínimas que debes cubrir: • Tarjetas de crédito (de preferencia internacionales, si tu evento atrae extranjeros).

• Tarjetas de débito de todos los bancos (cuidado,

porque hay plataformas que por convenios de exclusividad sólo aceptan uno o dos bancos, y podrías perder un mercado muy amplio). • Pago en tiendas de conveniencia (se puede lograr la automatización a través de convenios). • Pago en efectivo en oﬁcinas o módulos de venta. • Transferencia bancaria (en especial para eventos empresariales). En el caso de los eventos en donde la entrada es gratuita, también es recomendable manejar un registro de los asistentes. Por un lado puedes ir calculando el cupo o ﬂujo de tu evento, y por otro lado, te puedes dar cuenta de la aceptación del mismo, en caso de que requieras cambiar de estrategia de promoción. Recuerda que lo importante en este caso es la base de datos que vas creando, la cual podrás aprovechar para mandar invitaciones para eventos futuros, o promociones para seguir impulsando las ventas. Además de las ventas individuales, vende directamente a grupos. En mi artículo anterior mencionaba cómo puedes resolver más fácilmente tareas o problemas complejos si los divides en actividades más pequeñas o fáciles de alcanzar. Lo mismo sucede en las ventas. Si quieres llenar un auditorio de 1000 personas, considera acercarte a 20 grupos que te ayuden a conseguir al menos 50 asistentes. En el próximo artículo continuaremos con estrategias para vender mejor tu evento a través de redes sociales, medios impresos, medios tradicionales, etc.

Fernando Medellín:

CEO y Co-Fundador de Ticketopolis, Consultor y conferencista en marketing, ventas y tecnologías emergentes, así como mentor en diversos programas para emprendedores.

Otra estrategia que funciona muy bien, en especial cuando hay una audiencia sensible a los cambios de precio y el diferencial de valor entre cada oferta, es cuando se maneja una escala de precios. Lo común es ofrecer precios preferenciales antes de cierta fecha. Lo que nosotros hemos visto en nuestra experiencia, es que se obtienen ventas más rápidas al manejar una escala de precios en base a cantidad disponible.

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Panamá recibe la 3ra edición del MeetingsCorp Americas

MeetingsCorp Américas es el congreso para el meeting planner (organizador de eventos) de las Américas y constituye el evento académico y comercial para educar, entrenar y consolidar al gremio de organizadores de eventos. Para esta edición 2017, la ciudad de Panamá abre sus puertas para albergar este magno evento que reúne a los principales actores en la industria de reuniones, y es que, con el éxito reﬂejado en las ediciones anteriores 2015 y 2016 en Cartagena de Indias, Colombia; Panamá ha resultado una gran opción para realizar el congreso en su más reciente edición, contando con grandes aliados estratégicos como el Hotel RIÚ y Copa Airlines, con quienes la empresa Latin Press, organizadora del evento, ya ha colaborado anteriormente con eventos exitosos.

Ficha Técnica:

• Lugar: Panamá • Fecha: 26 Y 27 DE ABRIL, 2017 • Sede: Hotel Riu Plaza Panamá, Ciudad de Panamá. • Situado en el corazón del distrito bancario y de negocios de Ciudad de Panamá • Cerca de Centros Comerciales y zonas de ocio • A 250 m del lujoso "Soho Mall" Panamá • Ediﬁcio de 34 plantas • A 21 km del Aeropuerto Internacional Tocumen (PTY) • Dirección: Calle 50 con 53 este, Urb. Marbella, Ciudad de Panamá.

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Público Objetivo:

• Operadores Profesionales de Eventos (OPC) o

Meeting Planner [Encargado de gestionar las reuniones de negocio, congresos, convenciones y organizar eventos especializados]. • Sedes para eventos. • Empresas de Montajes para Eventos. • Proveedores de sonido, luces, Back Line y ayudas Audiovisuales. • Decoradores y diseñadores de espacios para eventos. • Empresas de producción audiovisual. • Agencias de comunicaciones. • Intérpretes. • Empresas de Transporte y Servicios especiales. • Servicios de Catering. • Servicios de Protocolo y Artistas.

Proveedores Del Sector:

• Hoteles • Centros de Eventos • Organizadores de Congresos, Ferias y Conferencias • Asociaciones Profesionales • Organismos Internacionales y Nacionales • Instituciones privadas de Educación • Publicaciones especializadas

Para esta edición 2017, el programa académico estará enfocado en Los Eventos Vivenciales: Experiencias y Emociones en los eventos del futuro, brindando información sobre Cómo los organizadores de eventos pueden planear y ejecutar eventos estratégicos, creativos y emotivos. Si eres miembro de la industria, organizas eventos o eres proveedor de servicios y productos en este rubro, The Planner Magazine, media partner de la 3ra edición del MeetingsCorp Americas, te invita a vivir esta gran experiencia donde podrás tener interacciones con colegas del medio, conocer tendencias y recibir en voz de los expertos información que sin duda será de gran impacto para tus próximos eventos.