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EL VEN UE IDEAL
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QUÉ HACER CUANDO EL MAESTRO DE CEREMONIAS
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CONTENIDO TH E P L A N NE R P. 3
CARTA EDITORIAL
P. 6
ABRAZA NUEVOS PROYECTOS EN FORMA INTELIGENTE
P. 8
¿CÓMO SE COME UN ELEFANTE?
P. 10 MEET & CONNECT � LA IMPORTANCIA DE HACER ALIANZAS CON �UNA DMC Y PORQUÉ CONTRATAR SUS SERVICIOS P. 12 EL VENUE IDEAL P. 18 GRANDES ESPERANZAS EN EL TURISMO DE REUNIONES P. 22 SHOW OFF� INAUGURA IZA BUSINESS CENTERS � SU CENTRO DE NEGOCIOS NÚMERO 13 P. 24 SANILOCK RECIBE LA PRESEA BPTW P. 26 TRUMP MOVIÉNDONOS DE LA ZONA DE CONFORT P. 28 DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A NARRATIVA ESTRATÉGICA P. 32 THE PROTOCOL� QUÉ HACER CUANDO EL MAESTRO �DE CEREMONIAS TIENES QUE SER TÚ P. 36 QUIÉNES DEBEN CONFORMAR EL COMITÉ � ORGANIZADOR Y CUÁLES SON SUS FUNCIONES P. 40 INSIDER� PROTECCIÓN CIVIL� ¿QUÉ ES, Y QUÉ PAPEL JUEGA EN NUESTROS EVENTOS?
¡CONTÁCTANOS! Envíanos tus sugerencias o temas de interés a: contacto@theplanner.com.mx Anúnciate con nosotros ventas@theplanner.com.mx
CARTA EDITORIAL Según una definición de Wikipedia, Resiliencia se define como “el convencimiento que tiene un individuo o equipo en superar los obstáculos de manera exitosa sin pensar en la derrota a pesar de que los resultados estén en contra, al final surge un comportamiento ejemplar a destacar en situaciones de incertidumbre con resultados altamente positivos (E. Machacon 2011, Aspectos vividos, Nov-Dic 2010)”. Hoy estamos iniciando el 2017 con un panorama que pareciera desfavorecedor para nuestro país, donde la incertidumbre, el desaliento y la indignación permean en nuestra sociedad; sin embargo, a pesar de esto los mexicanos siempre nos hemos destacado por ser luchones y solidarios, buscando siempre cómo convertir la adversidad en nuevas oportunidades de crecimiento, donde la creatividad y el talento juegan un papel importante, para lograr que éstas actúen a nuestro favor y nos generen nuevos resultados. En el caso de la Industria de Reuniones, el mayor reto que se nos presenta es lograr posicionarnos como un destino sumamente atractivo para el mercado extranjero, usando a nuestro favor el tipo de cambio actual del dólar en México, el cual nos presenta la posibilidad de ser considerados “la oferta más viable” al ofrecer todo un conjunto integral de servicios turísticos y de negocio por el mismo costo, y como consecuencia incrementar la derrama económica en los destinos receptores. Para lograr esto, las alianzas estratégicas de colaboración de todos los actores que conforman el sector de los eventos, serán el catalizador que logre seguir presentándonos como una industria profesional y preparada para responder favorablemente a como la situación actual nos está demandando.
Ruth Lucio
Directora Editorial
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DIRECTORIO The Planner Magazine, Año 2, No. 4, Enero – Febrero 2017. The Planner Magazine es una publicación bimestral gratuita que se distribuye de manera directa en empresas, corporativos y parques industriales del Estado de Nuevo León, así como los IZA Business Center y más de 50 hoteles de la ciudad.
Ruth Alejandra Lucio Chávez Dirección General y Editorial
Oscar Rafael Ayala Hurtado Dirección Comercial
The Planner Magazine manifiesta que tanto las fuentes como los datos contenidos en las publicaciones escritas en esta revista son confiables y han sido verificados en medida de lo posible, es por eso que ante la tentativa de algún error, los lectores asumen la responsabilidad de utilizar dicha información.
Amaro Lucio Alejandro Socio Fundador
Vianney Medina
Dirección de Arte y Fotografía
COLABORADORES Ángel Rivero Socio Director DOXA Consultores angel@doxaconsultores.com.mx
Jorge Carmona Director General Grupo MAH operaciones@grupomah.com
Fernando Rodríguez Catedrático del ITESM y Consultor fernando.abiel@itesm.mx
Elda Laura Cerda Directora Asociada DMC MTY eldalaura@dmcmonterrey.com
Maricela I. Gómez Presidente de COMETUR maricela@removi.com.mx
Julio Valdés H. Director General CAT Consultores julio.valdes@catconsultores.com
The Planner Magazine no promueve ni organiza ninguna actividad de negocio o inversión en particular, únicamente da difusión a servicios o productos con el fin de que los lectores puedan tener opciones a tomar en cuenta, por tal motivo, The Planner Magazine se deslinda de cualquier responsabilidad que esta actividad pueda tener como consecuencia. Los espacios publicitarios mostrados en esta revista, son responsabilidad total y única de los anunciantes que proporcionan imágenes y textos para su publicación, por esta razón, The Planner Magazine, Directores, Colaboradores y Empleados, no se hacen responsables de la veracidad y eficacia de los mismos, deslindando a estos últimos de cualquier responsabilidad al respecto. Derechos reservados. Prohibida la reproducción parcial o total sin el previo consentimiento de los editores y/o titulares de los derechos.
Fernando Medellín CEO y Co Fundador Ticketopolis fernando@ticketopolis.mx
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EMPRESARIAL
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contacto Gerencia Comercial Tel. 83 97 39 63 Ext. 110
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MANAGEMENT TIP ABRAZA NUEVOS PROYECTOS EN FORMA INTELIGENTE El año nuevo es un buen momento para pensar y arrancar nuevas iniciativas que pueden ayudar al crecimiento de la organización. Pero si deseas ser exitoso, quizás valga la pena considerar estas cinco ideas: - Marca las metas claramente. Reducirás cualquier confusión y enfocarás a cada miembro del equipo para poner todo el corazón en ellas y para que sepan optar con autonomía por lo que es realmente importante. - Sé selectivo y administra el tiempo. No des a tu equipo más asignaciones sin eliminar primero algunas otras; aquellas que no agregan valor y sí absorben demasiado. Refuerza lo valioso y elimina lo que no sirve. - Clarifica las prioridades. Si no comunicas las prioridades claramente, la gente no sabrá qué es lo importante y qué lo que puede esperar. - Evita la saturación. Si marcas las metas y el camino, evitarás que todo el mundo se sienta saturado y sobrepasado por el exceso de trabajo improductivo. - Promueve experimentos de corto plazo. Eso da certidumbre, fortalece el sentido de logro y refuerza el compromiso. Podrás liberar tiempo para construir y avanzar hacia la visión. Es tiempo de retar la creencia de que “las cosas se logran a base de esfuerzo” y reemplazarla por la del trabajo inteligente. Sin visión y propósito, el equipo caerá fácilmente en el trabajo infructuoso. Ángel Rivero, PhD Consultor y Director General DOXA
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TEL. +521 (81) 82 87 42 07 www.doxaconsultores.com.mx
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R E N TA D E M O B I L I A R I O PA R A E V E N T O S
C O N TA CTO . W W W. M T Y E V E N TO S . C O M | MTYEVENTOS1@GMAIL.COM OF. 22353904 OF.22353904 | T. 8 1 1 7 2 1 7 5 3 9
Por: Fernando Medellín.
Si organizas eventos o te gustaría hacerlo ¡Necesitas conocer la respuesta!
Y
o no sabía cómo, de hecho creí que era una broma cuando me lo preguntaron. En ese entonces trabajaba en una agencia de publicidad y estaba apoyando en la grabación de un curso interactivo de planeación de proyectos, en donde era uno de los primeros conceptos que se enseñaban. Poco pude usar este aprendizaje en mi trayecto en la agencia ya que regularmente manejábamos proyectos cortos y rápidos, en equipos de máximo 3 personas. Aplicábamos otro tipo de teorías que prometen un incremento en productividad al reducir los canales de comunicación, que regularmente crecen exponencialmente conforme más personas se involucran en un equipo. Diferente a la complejidad de la organización de eventos. Ahora, en la posición en la que me encuentro y donde tengo el privilegio de estar en constante contacto con organizadores de eventos, y de ver los esfuerzos que realizan y los resultados que obtienen, me doy cuenta que este es un punto clave que determina el éxito o fracaso del evento. Hoy, cada vez que me invitan a dar una plática, o que me piden consejos prácticos, recurro al aprendizaje de esta pregunta. Les menciono la respuesta, con la misma sonrisa con la cual me la dijeron hace más de 15 años: “a pedacitos”. Después de algunos segundos mutuos de carcajadas, es claro cómo el elefante es una metáfora a problemas o proyectos grandes o complejos (en nuestro caso un evento), y cómo dividiéndolo en pedacitos más manejables, te lo puedes “comer” más fácilmente.
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Para efectos de esta columna, no pretendo profundizar, sino más bien hacer recomendaciones prácticas que todos pueden seguir y adaptar: La aplicación obvia, es en la planeación del evento. Debes dividir las tareas complejas en actividades mucho más pequeñas, que sean fáciles de completar; de manera que puedas delegarlas, definir alcances, asignar responsables, tiempos, y facilitar la identificación de su avance. También podemos aplicar esta técnica en las ventas del evento, otro talón de Aquiles en la organización de eventos. Digamos que esperas reunir 1000 personas. Si quisieras encargarte de cada una de esas ventas, sería una tarea que te consumiría muchísimo tiempo. Pero se vuelve más sencilla, si lo piensas en términos de grupos o camiones (a pedacitos); por ejemplo, necesitarías 25 camiones con 40 personas c/u. Con esto puedes tomar mejores decisiones sobre cuántos promotores conseguir, o con qué asociaciones, grupos o empresas acercarte, y así asegurar un mejor uso de tu tiempo. Otra aplicación es cuando planeamos el presupuesto. Considera que mientras más dividas o desgloses para cada partida, te será mucho más fácil controlar los gastos y poder sustituir o ajustar cada punto en caso de ser necesario. Es cierto, al principio puede parecer que es mucho trabajo, pero créeme que tu dedicación será recompensada con el éxito de tu evento y la satisfacción de tus asistentes y clientes.
Fernando Medellín:
CEO y Co-Fundador de Ticketopolis, Consultor y conferencista en marketing, ventas y tecnologías emergentes, así como mentor en diversos programas para emprendedores.
Meet & Connect
Por: Elda Laura Cerda Cotidianamente un Organizador Profesional
Las características de una DMC están definidas
de Congresos, Meeting Planner, o Presidente
por el segmento de mercado objetivo, el producto
de una Asociación, se encuentra frente al reto de
y las actividades involucradas en el programa
realizar eventos exitosos en cualquier lugar
o paquete turístico; existiendo 4 tipos de
del mundo donde se requiera, lo cual amerita
empresas especializadas: Congresos y Convenciones,
entre otros factores, de una correcta selección de
Incentivos, Interés especial y Esparcimiento.
proveedores de servicios y del establecimiento de alianzas estratégicas con los miembros de
El producto de las DMC consiste en la
cadena de valor del turismo de reuniones,
conjunción de servicios de diferentes proveedores,
especialmente local.
turísticos y no turísticos (traductores, intérpretes,
Al respecto, dentro de esta cadena, existe una
arrendadores o renteros, chóferes, imprentas.),
figura conocida como
que se han de prestar dentro de una región o
Management
DMC, (Destination
Company),
según
SECTUR
destino determinado.
(2006c, p.29), las empresas que «actualmente se denominan Agencias Locales Integradoras
Al final del día, una Destination Management Company
de Viajes, mejor conocidas como DMC’s[sic]».
representa los intereses, metas y objetivos de
Explica SECTUR (2006c, p. 30) que:
Organizador Profesional de Congresos, Meeting
«Una agencia local integradora de viajes es una empresa profesional de servicios, que a merced de un amplio conocimiento y experiencia de las condiciones, servicios y recursos turísticos de una región, se especializa en la planeación, organización y operación de eventos, recorridos, circuitos y toda clase de actividades de gran demanda en segmentos y nichos de mercado de alto valor». 10
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Planner o Presidente de una Asociación dentro de la región donde se lleve a cabo el evento. Una DMC los beneficia ampliamente, gracias a su conocimiento sobre los productos locales, sus servicios de calidad y su sentido de responsabilidad.
¿EN QUÉ RADICA LA IMPORTANCIA PARA ESTABLECER UNA ALIANZA CON UNA DMC?
•
Respuesta a las nuevas necesidades y tendencias de
eventos, catalizando y amalgamando elementos propios del destino.
•
Expertise local “Know How y Know Who” con
el fin de obtener la más alta calidad de servicio y negociaciones exitosas.
•
•
Coaching y capacidad de respuesta en cualquiera de
las etapas que se encuentre el evento (planeación, coordinación, ejecución, cierre).
Aportar soluciones a las limitaciones de
tiempo y recursos que enfrentan los promotores de un evento para poder coordinarlo con alto nivel de servicio.
•
Involucramiento en el diseño-concepto de un
programa que se ajuste con precisión a los objetivos del cliente.
•
Un sólo contacto, una sola cara al cliente
-consumidor y un sólo pago, para mantener todos los detalles en orden y simplificados.
•
Manejo de la logística, aseguramiento del
nivel del servicio, administración de los proveedores y la contabilidad del evento.
•
Proyectos con indicadores y metas establecidas,
basados en la Administración Profesional de Proyectos.
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Elda Laura García
Directora de la Firma Gestión Destinos y Directora Asociada de DMC Monterrey; Exdirectora Ejecutiva de la Of. de Congresos y Convenciones del Consejo de Promoción Turística de México (CPTM), Exdirectora Ejecutiva de la OCV de Monterrey, tiene una Maestría en Turismo Internacional y es candidata a Doctor en Turismo.- Es Vicepresidenta de Educación de la Asociación Mexicana de DMCs (AMDEMAC) , Directora de MPI (Meeting Professional International) Capítulo Norte y Presidenta Electa de la Asociación Femenil de Ejecutivas de Empresas Turísticas (AFEET) Monterrey.
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¿Cómo elegir el recinto más adecuado para mi evento? Un evento empresarial sin duda dista mucho de parecerse a un evento social, por lo cual la elección del lugar donde se llevará a cabo requiere de atenciones muy distintas y que debemos considerar. Existen aspectos básicos que pudieran ser muy obvios al momento de la búsqueda del recinto ideal, pero existen otros factores que no siempre tomamos en cuenta y que podrían marcar el rumbo de nuestro evento hacia el éxito o el fracaso. Si estás a punto de organizar un evento, la Planeación debe ser el principal factor antes de que comenzar con la búsqueda del venue; es muy importante que primero tengas claros los siguientes factores:
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Presupuesto: Revisa tus números y verifica la disponibilidad de tus recursos.
Fecha estimada: Toma en cuenta tener varios días como opción, ya que pudieras no encontrar alguna fecha disponible.
Tipo de evento: Lanzamiento de Producto, Coctel, Convención, Capacitación, Expo, Congreso, Posada, Convivencia, etc.
Horarios tentativos: Tener un horario establecido será
Número de asistentes: Conocer el número de invitados te ayudará a elegir un recinto con la capacidad adecuada.
Programa del evento: Un detalle muy importante y que
Tipo de Montaje: No sólo basta con conocer la cantidad de asistentes, también es importante definir el tipo de Montaje que vas a necesitar y éste lo determina el tipo de evento en conjunto con el número de asistentes. Aquí debes considerar el espacio que requieres para tu escenografía, elementos gráficos, equipo audiovisual, pasillos de acceso cómodo y sobre todo, asegurar la buena visibilidad de cada invitado para disfrutar de lo que sucede al frente. Tipo de asistentes: Define si tu evento será para personal operativo, clientes, colaboradores, altos funcionarios, personal directivo y de alto rango, etc. En este punto es importante que consideres a las personas con necesidades especiales. Por ejemplo: si realizarás una premiación de atletas paralímpicos, debes considerar que en lugar de sillas ocuparás espacio para colocar sillas de ruedas, que para subir al pódium se requiere una escenografía con rampa en lugar de escaleras, que los pasillos de acceso deben ser amplios y que el recinto debe contar con buena accesibilidad.
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un aspecto que también te ayudará en lo referente a la disponibilidad.
muchas veces se pasa por alto es considerar lo que va a suceder durante el evento, es decir; si tienes pensado tener un espectáculo que utilice humo debes preguntar sobre las alarmas contra incendio, no querrás que tu evento culmine con todos tus invitados mojados.
Ya teniendo la lista de los posibles candidatos, es momento de darte a la tarea de visitarlos y revisar los detalles que te llevarán a la elección final, estos puntos sin duda son los que marcarán el rumbo y éxito de tu evento, no sólo por jugar un papel vital para la realización del mismo, sino porque serán el factor que dejará huella y una agradable experiencia en tus invitados. A continuación te comparto algunos factores que debes revisar con el ejecutivo de ventas al momento de hacer tu scouting:
Precios y promociones
• Pregunta si la renta del recinto te ofrece algún servicio adicional al espacio en sí, también considera que los costos pueden variar dependiendo de la temporada por lo cual es más recomendable que hagas tu reservación con antelación.
Capacidad
• Recuerda que necesitas un recinto que te brinde la capacidad adecuada para el número de asistentes total y el montaje planeado. Trata de elegir un salón aún más amplio, ya que también es importante considerar asistentes de última hora y un espacio cómodo para que los invitados y el personal de servicio transiten cómodamente.
Ubicación
• Toma en cuenta al elegir el recinto, que sea de fácil acceso, con vialidades adecuadas y preferentemente que se encuentre en una zona segura. Esto ayudará a tus invitados a ubicar fácilmente el lugar, calcular tiempos de traslado y garantizar su asistencia y puntualidad.
Seguridad:
• Salidas de emergencia • Guardias capacitados • Plan de contingencia
Accesibilidad
• Accesos para personas con discapacidad • Elevadores • Montacargas
Internet
• Conexión adecuada para todos tus invitados • Asistencia del departamento de sistemas
Amenidades
• Clima • Calefacción • Iluminación adecuada
Estacionamiento
Especificaciones para Montaje y Producción
Servicios Sanitarios
Otros detalles que te harán tomar la mejor decisión pueden recaer en otras variantes, tales como la asesoría y dedicación del personal que te atiende y que puede darte un indicio de cómo será la atención durante tu evento y después de él, o los servicios plus que el lugar pueda brindarte y que van desde las cortesías de estacionamiento e internet, hasta incluir equipo audiovisual en cortesía al rentar el recinto.
• En este punto no sólo basta con cerciorarte que el recinto cuente con la cantidad de cajones necesarios para tus invitados, sino también revisar si va a haber algún otro evento corriendo al mismo tiempo que el tuyo ya que esto puede romper toda tu logística de recibimiento. Cabe resaltar que algunos recintos te ofrecen un costo preferencial o inclusive cortesías de estacionamiento. Si este servicio tuviera un costo y tus invitados son muy importantes, considera destinar presupuesto para absorber el costo del total o por lo menos de algunos de tus invitados, puede ser un buen detalle de atención para los mismos. • Suena básico pero no está de más asegurarte que el recinto cuenta con suficiente capacidad en este tipo de servicio ya que es incómodo además de dar mal aspecto que haya filas para usar un sanitario.
Habitaciones
• Si vas a contar con invitados foráneos, y has elegido un Hotel como recinto, revisa que cuenten con el número de habitaciones necesarias disponibles, o de lo contrario elige un recinto que cuente con algún lugar de hospedaje cercano.
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Si ya revisaste que el venue cumple con las características que necesitas y que se ajustan a tus posibilidades, es momento de profundizar en el tema, ten especial atención en lo siguiente:
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• Altura del recinto • Estructura para colgar equipo • Conexión, Corriente y Voltaje
Vale la pena resaltar que existen agencias que puedes contratar para ayudarte en la búsqueda y elección de tu recinto ideal así como con otros factores, pero si no fuera así, trata de realizar la búsqueda con un buen lapso de tiempo previo al evento para que puedas darte a la tarea de revisar todos los detalles que te mencionamos.
Por: Maricela I. Gómez Independientemente de la religión que profesemos, iniciar un año siempre es motivo de plantearnos buenas intenciones y es cuando todos concebimos Grandes Esperanzas, tales como ser una mejor persona y mejorar nuestro entorno laboral ya sea como empresario, empleado, funcionario, jefe o director, siendo el desafío del día a día buscar ser innovador y mantenerse siempre a la vanguardia. Todos sabemos que “El pez grande se come al chico”. Hoy ya no es ese el punto, sino más bien el suceso de qué tan rápido se come el pez grande al chico. Tenemos que entrar a las súper carreteras de la competitividad a la velocidad y tecnología que marque la inercia del mercado. Siempre existen áreas oportunidad que en esta época del año vale la pena considerar y que son medulares para nuestro desarrollo personal. De entre los variados giros industriales que existen, el tema que nos compete en esta ocasión es el de la Industria de Turismo de Reuniones anteriormente llamado Turismo de Negocios o como se dice en el argot, industria MICE (Meetings, Incentives, Conventions, and Expositions) denominada así por la IAEE (International Associations of Exhibitions and Events).
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El Turismo de Reuniones es un campo en el que todos eventualmente participamos independientemente de nuestra profesión, negocio o actividad a la que nos dediquemos. Crecer en el área profesional o de negocios implica el reunirnos organizadamente con nuestro gremio y analizar tendencias y directrices, así como incentivar, actualizar y capacitar a los participantes cualquiera que sea su especialidad. Es un tema obligado.
Los profesionales de esta “industria sin chimeneas” debemos prevenir cualquier fenómeno que afecte al evento de cualquier segmento, que tal como los “fantasmas de Scrooge” siempre están al acecho. Estos pueden ser inflación, recesión, devaluación, cambios políticos, desastres naturales, terrorismo en sitio o en otros países, sindicatos, pandemias, etc., que siempre tenemos que tener en el radar para prever eventualidades que nada tienen que ver con la suerte.
Estas reuniones, tales como Congresos, Convenciones o Exposiciones son eventos especializados donde convergen los Gurús y son determinantes para influir en la detonación de nuestras potencialidades y logro de nuestros objetivos. Precisamente esta es una de las principales funciones del Turismo de Reuniones, ayudar a cada uno de los asistentes a ser mejores, independientemente de su giro o actividad.
Las Grandes Esperanzas deben estar conectadas con puntuales estrategias orientadas en plasmar nuestra visión en acciones específicas encaminadas al éxito, a corto y largo plazo. Quizá a veces debamos sacrificar decisiones actuales de satisfacción o gratificación para lograr otras mejores en un momento más conveniente u oportuno. Las buenas intenciones de año nuevo no necesariamente tienen que ser abundantes. Una cualquier sola intención, pero abordada con pasión, será suficiente e interesante y nos hará crecer ante nosotros mismos, nuestra familia, empleados o compañeros de trabajo.
Las Grandes Esperanzas comprende tanto a la visión y expectativas que tenemos, como a las acciones encaminadas a su logro. El proceso se convierte en un buen ejercicio para la voluntad, necesario para lograr convertir nuestras intenciones en acciones. Grandes Esperanzas no es sólo desear y esperar lo mejor, sino salir a luchar por nuestros sueños, definirlos, aterrizarlos, acomodarlos e incluirlos acordes con nuestra visión y traducirlos en acciones diarias encaminadas al éxito, sin miedo a resistencias u obstáculos que puedan presentarse. Ésa es la fórmula. El tema de Turismo de Reuniones en cada evento tiene variadas y diversas aristas naturales de sus propios giros profesionales, ya sea médico, acerero, químico, petrolero, editorial, alimentos, etc., El Turismo de Reuniones ayuda a propiciar progresos en economía, política, salud, tecnología, legislación, migración y muchas otras materias, en cuyos efectos estamos intrínsecamente todos involucrados y consecuentemente gozamos de los beneficios de su evolución.
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mejores ciudadanos.
Un año nuevo siempre será un buen momento para iniciar nuevos proyectos, nuevos propósitos de ser mejores personas, mejores padres, mejores hijos, mejores profesionistas,
¡Siempre con visión! No hay edad, jóvenes o maduros, las Grandes Esperanzas nacen en el corazón, pero conectadas con el cerebro. Mi estimado lector, ahora te pregunto: ¿Cuáles son tus Grandes Esperanzas? ¡Feliz inicio de año para todos! Maricela I. Gómez de Delgado, CEM, CMP
Lic. en Psicología con Maestría en Turismo, Directora General de REMOVI, SA DE CV, Profesional del Turismo de Reuniones desde hace 28 años. Es actualmente Presidente del Consejo Metropolitano de Eventos y Turismo de Monterrey A.C. Cuenta con 2 Certificaciones internacionales de CEM (Certified Exhibition Management) por IAEE (International Association of Exhibitions and Events), y el de CMP (Certified Meetings Professional) por CIC (Convention Industriy Council).
SHOW OFF
Una vez más IZA BUSINESS CENTERS se posiciona en uno de los más exclusivos centros corporativos de la ciudad al inaugurar el pasado 8 de Noviembre sus nuevas oficinas en el piso 3 de Avanta Gardens, ubicado en el Municipio de San Pedro, llegando así a 13 centros de negocios. Este nuevo complejo de oficinas AAA cuenta con 39 oficinas, 3 salas de juntas, terraza común para uso de sus clientes, área cowork con espacios dedicados y cowork member. Al evento asistieron más de 200 personas entre empresarios, directivos, socios de American Chamber y staff de IZA BUSINESS CENTERS, y el corte de listón se llevó a cabo por distinguidas personalidades como Federico Sada-Desarrollador de Avanta Gardens, Armando Melgar-Director Ejecutivo de Empresas en BANORTE, Miguel Ángel Cantú - Subsecretario de Turismo de Nuevo León, Hernán Salinas-Diputado Local y Luis García-Presidente de IMEF.
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www.izabc.com.mx
(52) 81 8000 8000 wwwww.w.t ht heeppl al annnneer.r.ccoomm. m . mx x 3273
“EN SANILOCK® HEMOS ASUMIDO EL COMPROMISO DE CONTRIBUIR NO SÓLO AL DESARROLLO DEL PERSONAL SINO TAMBIÉN IMPULSAR EL DESARROLLO DE LA FAMILIA Y LA INTEGRACIÓN FAMILIAR, PARA QUE DE ESTA MANERA SE PUEDA CREAR UN CLIMA ORGANIZACIONAL Y CONDICIONES DE TRABAJO MÁS ATRACTIVAS AL PERSONAL”.
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En el 2010 por primera vez SANILOCK® se certificó como un gran lugar para trabajar, ahora en el 2016 adicional a la certificación se posiciona en el lugar 84 del ranking nacional y en el lugar 27 del ranking noreste de las Mejores Pymes para trabajar en México de acuerdo a las mediciones de Grate Place to Work®. La organización ha llevado a cabo eventos dentro y fuera de la misma, con el fin de que haya una mejor integración familiar, invitando al personal junto con su familia a dichos eventos, lo que ha impactado positivamente en las relaciones interpersonales, además de incrementar el sentido de pertenencia del personal en la organización. Algunos de los reconocimientos que SANILOCK® ha obtenido los últimos años son: ESR Empresa Socialmente Responsable 7 años consecutivos, Premio Nuevo León a la Competitividad desde 2010, Las Mejores Empresas Mexicanas y Empresa Familiarmente Responsable desde 2013, y en 2015 Empresa Libre de Rezago Educativo.
MAMPARAS ANTIGRAFITI, ECOLÓGICAS Y SUSTENTABLES SANILOCK® es una empresa 100% mexicana, con más de 25 años al servicio de México, brindando bienestar y comodidad en espacios de sanitarios públicos. Más de 300,000 mamparas a lo largo de todo México y algunos países del extranjero, les dan el dominio de su especialidad. SANILOCK® introdujo al mercado las Mamparas Antigrafiti que cuentan con una protección reforzada antigrafiti y anticorrosiva que permite se remueva cualquier mancha con agua y jabón suave. Se distingue también por haber desarrollado las Mamparas Ecológicas que además de ser antigrafiti tienen propiedades higienizantes y antivirales que aniquilan virus y bacterias, incluyendo H1N1.
www.sanilock.com mamparas@sanilock.com Ing. Valente Loza Hájnal, Jefe de Oficina CDMX
Lic. Esther García Hilton, Jefe de Desarrollo Organizacional, Oficina Monterrey w w w. t h e p l a n n e r. c o m . m x
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Por: Julio C. Valdés H.
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La zona de confort es un estado mental donde nos encontramos cómodos con nuestra vida actual, con nuestras aspiraciones cubiertas y sin presiones. Esta zona nos lleva a mantener el “status quo”. Es cómoda pero tiene sus riesgos, ya que a largo plazo pueden dejar de verse resultados o costará más plantearte nuevos objetivos.
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El 20 de enero del 2017 llega a la presidencia de Estados Unidos una persona que ha roto esquemas tradicionales de actuar, al menos hasta ahora como precandidato, candidato y presidente electo. Me refiero a Donald Trump. Entre los equemas tradicionales con los que Trump ha roto se encuentran el haber sido un empresario sin servicio público previo, desarrollar una campaña basada en el racismo y ser el presidente con mayor edad que vaya a llegar a la presidencia de este país. Independientemente de si estoy o no de acuerdo con la forma en que llegó a la Presidencia Electa y su actuar diferente, lo que sí considero es que su llegada a su vez nos mueve a actuar de manera distinta. Ernesto Icazbalceta, un buen amigo del medio de organización de eventos me decía previo a la elección que a él no le desagradaba la llegada de Trump a la presidencia de Estados Unidos. Su razón era porque generaría, tanto a gobierno, empresarios y otras personas en nuestro país, a tomar nuevas acciones que podrían generar nuevos y mejores resultados. Al día de hoy veo que Ernesto tuvo y tiene razón, ya que el próximo Presidente de Estados Unidos nos está moviendo de nuestra zona de confort. La zona de confort es un estado mental donde nos encontramos cómodos con nuestra vida actual, con nuestras aspiraciones cubiertas y sin presiones. Esta zona nos lleva a mantener el “status quo”. Es cómoda pero tiene sus riesgos, ya que a largo plazo pueden dejar de verse resultados o costará más plantearte nuevos objetivos. La amenaza de que el ahora Presidente Electo deportará millones de indocumentados y de que va a proteger a las empresas estadounidenes en un mundo globalizado, al menos debe llevarnos a replantear ciertos esquemas de trabajo o actuar. En el turismo y la industria de eventos, más que actuar reactivamente debemos ver alternativas para obtener provecho de esta situación, al menos yo así lo veo. En el turismo está por demás probado que la situación actual del tipo de cambio del peso mexicano por dólar estadounidense ha
favorecido grandemente a la moneda del vecino del norte, sin embargo, nos ha vuelto un país más atractivo desde el punto de vista económico, por lo que destinos mexicanos tradicionalemente visitados pueden aprovechar esta coyuntura y atraer un mayor número de turistas. De la misma forma destinos mexicanos emergentes pueden obtener una tajada importante del mercado emisor más grande del continente americano. Turismo de placer, turismo médico, turismo de aventura, turismo para la tercera edad y otros segmentos pueden ser aprovechados en nuestro país, que ya de por sí es uno de los destinos más atractivos de mundo por nuestra riqueza cultural, grastrónomica, arqueológica y de recursos naturales. Ahora agreguemos el tipo de cambio peso-dólar. Por otro lado la industria de eventos no es la excepción. En el tema de congresos y convenciones debemos armar paquetes más atractivos para atraer convencionistas con sus acompañantes y que extiendan su estancia en un destino mexicano muy atractivo y en el que su dinero rinde más. Los viajes de incentivo son ahora también más atractivos para las empresas de Estados Unidos, y la ventaja aquí es que las empresas no buscarán ahorrarse dólares en los viajes para sus empleados, si no que buscarán darles más por la ventaja del tipo de cambio. Por otro lado, tal vez es tiempo de que organizadores mexicanos refuercen la atracción de compradores estadounidenses a sus eventos, aprovechando que somos un país con más potencial para exportar. Otro tema a no descartar es, también por parte de organizadores mexicanos, el desarrollo de exposiciones con compañías mexicanas en Estados Unidos. El tema va también por el lado de la exportación. Llevar pabellones de compañías mexicanas por el potencial de exportación es ahora más atractivo. Puede ser que estas acciones las pudiéramos hacer sin que necesariamente nos esperáramos a la llegada del nuevo presidente, sin embargo puede servir de excusa para lanzarnos a nuevos retos al movernos de nuestra zona de confort. Julio C. Valdés H.
Cuenta con 30 años de experiencia en el área turística y de turismo de reuniones, tanto en el sector público como en el sector privado. Actualmente es director general de CAT Consultores y es responsable de la atención a negocios internacionales de GC CAT Connections, LLC.
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Por: Fernando Rodríguez Elizondo.
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or más de tres décadas, el mundo empresarial y corporativo ha adoptado entre sus rituales anuales la Planeación Estratégica al estilo de Michael Porter. Por semanas, los equipos directivos analizan las fortalezas y debilidades de la organización, cuantifican los riesgos y amenazas del mercado y delinean la forma en que la combinación de estos elementos plantean oportunidades que la empresa debe aprovechar. Este concienzudo ejercicio directivo tiene el propósito de producir un documento que revisa y plantea al nivel más general la Visión de futuro, la Misión actual y los Valores personales que la organización vive (o debe vivir). A partir de allí, se desprenden estrategias para lograr que los propósitos expresados en esos textos se vuelvan realidad. Se generan objetivos generales y luego otros cada vez más específicos hasta que cada actividad significativa en la organización queda “planeada” y cada individuo puede saber lo que se espera de él o ella. Cualquiera que se ha visto involucrado en un proceso de planeación estratégica conoce esa sensación de incoherencia e inconexión que va surgiendo mientras los directivos se esfuerzan por generar textos grandiosos (y, muchas veces pretenciosos) que desplieguen ante el mundo la gran ambición de la empresa: “Ser el líder mundial en la fabricación, distribución y servicio de productos que satisfacen todas las expectativas de nuestros clientes” y bla, bla, bla. Las versiones finales de los textos de misión, visión y valores adornan muchas de las paredes y documentos de nuestras organizaciones, pero hacen poco más que eso. El ambiente empresarial contemporáneo es más flexible y abierto al cambio continuo y la revisión profunda de los supuestos, políticas y prácticas que funcionaron en el pasado.
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Las organizaciones comienzan a adoptar un enfoque más orgánico. Menos formal, menos “deber ser”, más creativo y sensible. Esta actitud debe plantear un cambio radical en la forma en que se realiza la planeación estratégica anual. En nuestro trabajo como consultores hemos adoptado un enfoque basado en identificar y trabajar las narrativas corporativas para ayudar a grupos directivos a realizar una planeación que se nutre y se sostiene a partir del trabajo con historias (storytelling). La planeación estratégica pasa a ser la Narrativa Estratégica. Para ejemplificar la forma en que este enfoque facilita la elaboración de la planeación estratégica, contaré tres casos en compañías diferentes que nos han ayudado a comprender la importancia práctica de las historias:
“EL PEZ PEQUEÑO EN EL ESTANQUE GRANDE”. Durante una sesión de planeación estratégica con una compañía de transportes marítimos pudimos observar la tendencia de los directivos a generar planes basados en el supuesto de que su competencia eran los “peces gordos” de la transportación. Se angustiaban al pensar que su tamaño era muy pequeño, que requerían una gran inversión para comenzar a competir con los grandes, y soñaban con atraer “uno por ciento del mercado”. Durante la sesión de planeación comentaban su desconfianza en que las oficinas corporativas aceptarían realizar grandes inversiones en sus instalaciones para permitirles competir con mejores oportunidades. Parecía que el supuesto con el que funcionaban era: “Sólo cuando crezcamos podremos competir” y se desilusionaban al reconocer que la economía está complicada, la corporación no puede invertir para fortalecer esta subsidiaria al nivel que necesitamos.
Decidimos enfocarnos en las historias de éxito del pasado. Solicitamos al equipo directivo nos contara historias reales de eventos en los que su capacidad actual les había permitido ganar algún contrato o cliente. De inmediato comenzaron a fluir anécdotas de lo que parecían verdaderas batallas de ingenio, flexibilidad e iniciativa. Lo que emergió a través de las narraciones fue una imagen muy distinta al pesimismo con el que arrancaron. Su tamaño pequeño era una ventaja para ciertos clientes porque les daba una gran flexibilidad. Los años recientes habían visto una adaptación increíble de sus servicios para satisfacer a ciertos clientes regionales. Su equipo de trabajo se distinguía por una enorme capacidad de adaptación e ingenio, al grado de que su sistema de administración de operaciones había sido elegido como benchmark por otras compañías pequeñas de industrias similares. Los rostros de los directivos iban llenándose de emoción y sorpresa con cada historia. El director general se dio cuenta de lo que estaba sucediendo: “Sin darnos cuenta, acabamos de dar con nuestra mayor fortaleza: nuestro tamaño es una ventaja, no una debilidad”. Y a partir de allí, la planeación tomó otro camino mucho más práctico y realista, enfocado al crecimiento con recursos propios, aprovechando y estimulando el desarrollo del ingenio y la flexibilidad de la organización. La organización desarrolló exitosamente dos nuevos negocios para atender a nuevos segmentos dentro de su zona de influencia, además de desarrollar mejoras radicales de bajo costo para incrementar su productividad y competitividad operativa
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“LA GENTE DE ESTA REGIÓN ES MUY FLOJA, NO TIENEN AMBICIÓN, NO QUIEREN CRECER” Durante la sesión de planeación en una subsidiaria de una corporación multi-nacional pedimos que los directivos nos contaran la historia de esa unidad de negocio. La mayoría de los directivos eran foráneos. Habían sido transferidos de otras unidades de negocio más grandes para que levantaran el negocio en una nueva región. El patrón de conducta era muy claro: Cada cabeza de departamento había sido transferido desde una unidad foránea, y cada vez que se abría una vacante en un puesto directivo, volvían a transferir a algún empleado experimentado desde alguna de las unidades de negocio exitosas. Este patrón se había repetido por 15 años. En esos años, ningún empleado nativo de la región había logrado ascender hasta algún puesto del staff directivo. Ni siquiera a sub-gerente. Cuando preguntamos a qué se debía esto, los directivos foráneos afirmaron: “la gente de esta región es muy floja, no tiene ambición” (Regla No. 1 del Storytelling: Pon signo de interrogación a todas las generalizaciones, especialmente si son pesimistas). Preguntamos cuál era la historia que los locales se contaban a sí mismos acerca de la forma de ascender en la organización. Uno de los gerentes comentó: “Los locales no ven esta empresa como un lugar para crecer. Vienen, trabajan un par de años y se van a otra empresa. No tienen ambición”. Otro de los gerentes completó la historia: “Lo que pasa es que después de dos años aquí se dan cuenta que aquí tienes que ser foráneo para llegar a un puesto directivo. Saben que cada vez que se abra un puesto directivo traerán a algún foráneo para llenarlo”.
A través de un diagrama circular demostramos al equipo directivo cómo se había generado una estructura narrativa auto-reforzadora: allí donde los empleados locales se ven desanimados por la falta de oportunidades de crecimiento, los directivos foráneos ven gente que no tiene interés en crecer, y no se dan cuenta que su conducta ha provocado esa actitud entre sus empleados. En ese momento se vio la necesidad de una estrategia específica para el desarrollo de recursos humanos locales y se incluyó en la expresión de valores aspiracionales y en el plan de negocio. Cuatro años después, la empresa se convirtió en un semillero para su corporativo, ahora es un exportador de talento, inclusive a puestos internacionales, gracias al desarrollo de un plan de Gestión de Talento, que se enfocó en promover a gente interna para cubrir sus vacantes en puestos gerenciales.
“NADIE EN LA ORGANIZACIÓN SABE LO QUE HACEMOS. NADIE ENTIENDE LA IMPORTANCIA DE NUESTRA FUNCIÓN” Trabajando en la planeación estratégica de un departamento de comercio exterior al interior de una empresa nacional con fuerte orientación a la exportación, pudimos ver un reclamo muy curioso: la gente de la organización no sabía lo que hacía ese departamento ni la forma en que contribuían al negocio. Incluso para algunos de los directivos de más alto nivel, el beneficio de un departamento de gestión legislativa y legal internacional no parecía ser “estratégico”. El departamento había batallado mucho al interior de la empresa para lograr recursos necesarios para sus funciones. Este problema había sido una de las razones por las que decidieron hacer un ejercicio de planeación y alineación estratégica. Uno de los primeros ejercicios fue solicitar de los empleados una serie de anécdotas acerca de sus éxitos recientes para darnos una idea de su contribución al negocio. Las primeras versiones que ofrecieron eran largas y detalladas narraciones llenas de tecnicismos y que requerían complejas explicaciones sobre el contexto legal internacional. Señalamos que era necesario contar estas anécdotas en versiones sencillas, de entre 60 y 100 palabras, que enfatizaran el beneficio final con un twist dramático. El resultado fueron breves anécdotas libres de tecnicismos pero cargadas de significado. Estas historias podían ser compartidas en juntas o conversaciones informales y ayudaban a dar una idea clara a los demás integrantes de la organización de la aportación de dicho departamento.
Una de sus estrategias se enfocó en iniciar procesos interdepartamentales para incrementar la visibilidad ante otras funciones de la corporación, también desarrollaron un sistema de indicadores de negocio alineados con las metas corporativas, para aclarar la aportación de valor a las prioridades corporativas. Esta visibilidad les permitió gestionar mayores recursos para sus proyectos deptartamentales. Estas breves anécdotas muestran la importancia de poner atención en la influencia de las historias que circulan alrededor y al interior de las empresas. En ocasiones, las historias se nos imponen desde afuera: se enfocan en nuestras debilidades y no en nuestras fortalezas ocultas. En otras ocasiones, sin darse cuenta, la misma organización provoca patrones de conducta improductivos, o su falta de pericia en el manejo de historias impide que se le tome en serio. Las organizaciones son entidades vivas. Los grupos directivos ganan mucho cuando aprenden a trabajar con la complejidad que los humanos introducen a través de sus historias. Es necesario aprender el lenguaje de las historias para navegar en la corporación moderna.
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THE PROTOCOL
Como mencionamos en un artículo anterior, es sumamente recomendable contar con un Maestro de Ceremonias profesional, quien está debidamente capacitado para dirigir el programa y que cuenta con la experiencia necesaria para dar el realce que tu evento necesita, incluso cuando se presentan situaciones incómodas o inesperadas. Sin embargo, habrá ocasiones en las que no será posible contratar a un profesional, por lo que la responsabilidad recaerá en ti. Aquí te decimos qué hacer y qué no hacer, para que lo dirijas como todo un profesional. 32
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Loma Redonda 222 Col. Loma Larga Organización de Eventos T. 12975003 & 21858108 C. 818 2529890 angeles@aikaeventos.com ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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antes del evento • Considera reunirte con las personas que organizan el evento para repasar detalladamente el programa y la estructura del mismo.
• Es importante que llegues con al menos 2 hrs.
de anticipación al evento para hacer pruebas de sonido con el proveedor de audiovisual y modular el micrófono a tu tono de voz.
• Una vez que tengas el guión del evento en tus
manos, lo primero que tienes que hacer es enumerar las hojas, esto evitará que con los nervios se te revuelvan a la hora de estarlas hojeando y perder el hilo del programa.
• Por lo general, se hacen ajustes de última hora
al guión en base a los asistentes del presídium, por lo cual es indispensable que revises esta información unos minutos antes de iniciar con el evento.
• Lee por completo tu guión y asegúrate bien de los nombres y títulos correctos de cada personalidad que se mencione, así como palabras, anglicismos o expresiones que te tomen por sorpresa o que no sepas cómo pronunciar (nombres, lugares, tecnicismos, siglas o abreviaturas)
• Identifica los espacios donde estarán colocados los diferentes grupos de asistentes al evento, para que puedas hacer contacto con cada uno según el momento del discurso en el que te encuentres. (personalidades, autoridades, deportistas, padres de familia, etc.) • Tú puedes definir si deseas que la gente aplauda posterior al nombramiento de cada personalidad o bien, pedir los aplausos al terminar de nombrar a todos. Una de las finalidades de solicitar aplausos, además de reconocer a los presentados, es el dar tiempo a cada orador de salir o volver a sus asientos.
• Una forma de improvisar en momentos de crisis es hacer preguntas breves al público, que puedan ser contestadas con un sí o no, y que hagan que la gente no pierda la paciencia o el interés. • Cierra el programa con un llamado a la acción: invitación a permanecer en sus lugares, a pasar a otra área del recinto, a esperar el sig. momento del programa, a abandonar el lugar de manera ordenada, etc.
Lo que no debe de hacer un MC durante el evento
nota de cambios de última hora, incluso los que se pueden dar una vez iniciado el evento.
• Mascar chicle • Hacer pruebas de sonido frente a su público • Vestir menos formal que los miembros que presiden
Durante el evento
• Portar celular • Llamar la atención o dirigirse a alguna persona en
• Mantén la calma
• Mostrar molestia o dejarse llevar por actitudes
• Siempre ten a la mano una pluma para tomar
el evento, a menos que se le indique lo contrario.
particular del público durante una situación incómoda.
• Respira profundo
indeseadas de parte del público. • Contar chistes o anécdotas personales.
• Habla pausado pero con ritmo • Ubica un solo frente; es decir, una sola persona con autoridad para marcarte cambios en el guión o programa. • Mantén contacto visual con los asistentes y si es posible, interactúa con ellos, esto los involucra y los hace sentirse parte del evento. • Si te equivocas, no te detengas, haz tu corrección y continua, la mayoría de las veces la gente ni siquiera percibe estas situaciones a menos que tú las hagas evidentes.
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Una forma sencilla de indicarle a un expositor o participante, que su tiempo al micrófono ha terminado, es levantando el dedo índice como indicando un 1, lo cual comúnmente es interpretado como “le queda 1 minuto”.
Quiénes deben conformar el comité organizador y cuáles son sus funciones.
Como su nombre lo dice, el Comité Organizador es
el equipo de personas que toman responsabilidades específicas para la organización y operación de un evento, actividad o proyecto. El Comité Organizador, debe ser conformado por un equipo de personas; sin embargo, la mayoría de las veces sólo está conformado por unas cuántas personas que tratan de hacerse cargo de múltiples tareas, lo cual dificulta ejecutar lo planeado en tiempo y no se diga el día del evento, cuando estas personas quieren coordinar, operar y supervisar; lo cual es, para efectos prácticos, imposible. A continuación quiero compartirte un esquema de trabajo que te será muy útil para asignar responsabilidades y tareas medibles a todas las personas que se involucren en la organización de tu evento, este esquema te permitirá que tengas un panorama amplio de posibles necesidades y te dará la facilidad de agregar o quitar funciones de acuerdo a las características particulares de tu evento. 36
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COORDINADOR
• Elabora Organigrama y designa funciones. • Elabora Cronograma y programa reuniones de seguimiento con todo el comité. • Define programa del evento • Elabora logística a punto fino del evento • Elabora el guión para el MC • Contrata proveeduría (recinto, audio, iluminación, escenografía, mobiliario, decoración, catering, edecanes, MC, conferencistas, traductores, amenidades, etc.)
CEREMONIAS & PROTOCOLOS • Definir quiénes presidirán el evento. • Hacerles la invitación a formar parte del presídium o bien a tener alguna participación especial.
TRANSPO TRA
• Elaborar personificadores para mesa de presídium. • Preparar aguas, carpetas, plumas o material para presídium. • Adquirir los reconocimientos a entregarse durante la
ceremonia y proponer el texto que se grabará en cada uno.
• Conjuntar la lista de premiados y ordenarla. • Coordinar al personal que apoyará en la entrega de los reconocimientos a los miembros del presídium.
CEREMONIAS & PROTOCOLOS
ATENCIÓN A LOS VIP’S • Enviar invitaciones personalizadas • Reservar los lugares que ocuparán el día del evento. • Tener un comité de recepción especial para estas
personas que los lleven hasta su lugar • Adquirir presentes para entregarles. • Asignar un área exclusiva para ellos con mobiliario, catering y personal de atención. • Asignar personal bilingüe para atender a personalidades extranjeras, como una cortesía. • Atender necesidades especiales (alimentos especiales, servicios para personas con discapacidad, etc.) • Coordina actividades turísticas y de esparcimiento para los VIP y sus acompañantes.
HOSPEDAJE • Hacer las reservaciones de habitaciones para los asistentes e invitados especiales.
• Hacer entrega personal de la llave de habitación • Coordinar necesidades especiales de algún asistente
(acceso o instalaciones para personas con discapacidades, etc.)
• Informa sobre itinerario para transportación hotel-sede-hotel.
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COOORDIN COOO
GENERA GE
ATENCIÓN A LOS VIP’S
HOSPEDA HOS
GENERAL • Realiza scoutings en sitio y elabora el plano del evento • Supervisa el montaje y realiza pruebas con todo el equipo audiovisual un día antes del evento (preferentemente) • Supervisa todo el material y contenido del evento. • Conoce el plan de contingencias y protección civil del recinto. • Instruye a todo el comité organizador sobre el manejo de crisis y contingencias.
TRANSPORTE • Gestionar todos los servicios de transporte hotel-sede-hotel. • Gestionar todos los servicios de transporte para eventos alternos y tours turísticos programados.
TE NSPORTE
• Define las rutas que los choferes deberán tomar, basadas
en el programa del evento y las comparte con los choferes.
• Tramita los viáticos necesarios para el servicio de transportación.
ATENCIÓN AL COMITÉ ORGANIZADOR
• Informa sobre el código de vestimenta para el/los días de evento. • Adquiere las playeras, uniformes o prendas distintivas del
ADOR RDINADOR
comité organizador.
• Asigna a cada miembro del comité, su prenda distintiva. • Realiza programación de horarios rotativos para comida de cada
LNERAL
E PEDAJE
ATENCIÓN AL COMITÉ ORGANIZADOR
uno de los miembros del CO.
• Gestiona el servicio de alimentos para cada miembro del CO. • Entrega a cada miembro del CO un gafete con el nombre y la función a desempeñar en el evento.
COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN • Coordina el desarrollo de la imagen oficial del evento y su aplicación. • Realiza comunicados de prensa para dar a conocer el evento a los medios de comunicación.
• Realiza agenda para campaña promocional. • Coordina el desarrollo del branding del evento. • Gestiona alianzas con patrocinadores y colaboradores estratégicos. • Responsable de las Relaciones Públicas y es el portavoz oficial.
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Por: Jorge Carmona
INSIDER Lo escuchamos y lo decimos. “Adornamos” conversaciones con pizcas de conocimiento al pronunciarlo, pero, ¿sabemos a qué se refiere y qué papel juega el término “Protección Civil” en nuestras vidas? El tema es bastante amplio, sin embargo y con la finalidad de acercarlo a la industria de reuniones, trataré de ser puntual con las definiciones. Como es de todos sabido, casi todas nuestras actividades en la sociedad tienen una regulación por la autoridad gubernamental en uno o más niveles. El tema de la seguridad, que es el que nos ocupa, no es la excepción, pero el de la prevención es un asunto regulado por la autoridad de Protección Civil, cuya razón de ser y definición, de acuerdo a la misma, es la siguiente: “Conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos y procedimientos que establecen las dependencias y entidades del sector público entre sí, con las organizaciones de los diversos grupos voluntarios, sociales, privados y con las autoridades de los estados, y los municipios, a fin de efectuar acciones coordinadas, destinadas a la protección contra los peligros que se presenten y a la recuperación de la población, en la eventualidad de un desastre” Entendido lo anterior, extiendo una invitación a analizar qué pasa cuando estamos frente al reto de la organización de un evento. Realizamos nuestro programa de necesidades, definimos objetivos del evento, obviamente realizamos nuestra lista de invitados, etcétera, etcétera y todos los etcéteras que la planeación de un evento requieren, pero generalmente los temas de prevención, control de riesgos y seguridad no aparecen en la ecuación. Me permitiré, a continuación, compartir un punto de vista unilateral y estrictamente personal: Atribuyo a la fuerza de la costumbre el hecho de que en nuestra sociedad estos temas sean tomados tan a la ligera. Ya se ha convertido en una forma de trabajar, de pensar y de vivir… total, al final de cuentas no pasa nada. ¡Claro, todo ello, mientras no llegue la tragedia!, de tal suerte que hacemos eventos en espacios abiertos y cerrados como si fuera lo mismo. Igual que en una planta baja o en una terraza, o en un museo que en un salón de fiestas infantiles.
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El segmento de la autoridad encargado de regular las prácticas relacionadas con la prevención y consecuencias de siniestros es precisamente el de Protección Civil y se encuentra al alcance de todos. Este órgano dicta los estándares para que nuestros criterios de planeación sean adecuados a las posibilidades de riesgo y contingencia. Debemos saber que el plan de contingencia tiene carácter de obligatorio para que en un inmueble se opere de acuerdo al objeto para el que ha sido destinado y que para que éste sea autorizado debe de ser aprobado por la autoridad municipal y/o estatal. Este plan de contingencia es un instrumento de planeación para mitigar los riesgos previamente identificados. De igual forma define acciones preventivas y de respuesta oportuna y adecuada a las consecuencias provocadas por algún fenómeno perturbador o siniestro. ¿Qué debo saber al respecto si organizo un evento? El plan de contingencia de protección civil es una obligación del propietario del inmueble y sus representantes y colaboradores, aunque no existiera en la organización un departamento específico de seguridad. El hecho de que el inmueble (nuestro recinto) cuente con Plan de Contingencia, no es garantía de que éste sea seguro. Lo que necesitamos como organizadores es que el plan nos sea explicado. Igual de importante es verificar que las personas directamente involucradas con nuestro evento conozcan dicho plan (porteros, guardias, capitanes, montadores, etc.) Por nuestra parte, tenemos la obligación de saber interpretar el plan de protección civil que nos sea presentado para poder evaluar si es correcto, veraz y adecuado a la realidad del inmueble. Recordemos siempre que el plan de contingencia está pensado, al menos en teoría, para salvarle la vida a las personas. No es un asunto menor.
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Si no sabemos o no entendemos, debemos de acudir a un experto o, por lo menos investigar. Nuestro meeting planner u organizador debe de contar con este conocimiento. Los inmuebles diseñan sus planes de contingencia con la asesoría de expertos entrenados y autorizados por las dependencias de Protección Civil. De igual forma, existen en nuestra ciudad agencias de seguridad autorizadas para capacitarnos en el conocimiento e interpretación de estos temas que nos pondrán a salvo del imprevisto, las crisis y el siniestro. Aunque la protección civil es un asunto de ley, de orden público e interés social, les invito a reconocer el asunto con carácter de “vital” más que de “obligatorio”. Recordemos que en nuestros eventos corporativos, como en cualquier otro tipo reunión, perseguimos objetivos importantes que son alcanzados con creatividad, trabajo en equipo, esfuerzo e importantes inversiones. Conocer para prevenir y estar preparados para la contingencia bien lo valen.