Krönika Jörgen Dyssvold

I dag envisas många med att fylla mötes- och konferensdagar med ren envägskommunikation. Detta trots att hjärnforskningen visar att det inte leder till lärande. Det behöver ske fler och andra saker för att deltagarna ska ta med sig ny kunskap hem. Kanske tror du, liksom många med dig, att en dag späckad med information bidrar till de nöjdaste deltagarna. Det stämmer inte. Tro det eller ej, men det är med mer interaktion, repetition och dramaturgi samt en betydligt mindre mängd information som du ger dina deltagare mer pang för pengarna. Då uppstår nämligen både lärande och varaktig kunskap.

– Vi kan väl korta ned rasterna och gruppdiskussionerna. – Nej, vi behöver inte ha några inslag av interaktion och reflektion.

Den typen av invändningar får vi ofta när vi presenterar förslag på upplägg för ett möte eller en konferens.

Under en heldagskonferens med enbart presentationer utsätts hjärnan för runt 70 000 ord som ska processas. Det är lika mycket som en genomsnittlig roman. Läs ut en bok på en dag och berätta sedan efter en månad hur mycket du kommer ihåg. Förhoppningsvis minns du huvudkaraktärerna och delar av handlingen. Kanske någon av miljöbeskrivningarna.

I fallet med heldagskonferensen är det inte lika självklart att du minns det viktigaste. Orsak till det är bland annat att det i regel saknas dramaturgi och en röd tråd. Informationen är heller inte översatt till berättelser, så kallad storytelling. Det gör att de tiotusentals orden bara blir lösa fragment som hjärnan får svårt att lagra. Hjärnan lagrar nämligen saker som episoder och inte som enstaka ord.

Den absolut största missuppfattningen kring lärande är dock att man tror att det uppstår under tiden som vi tittar, lyssnar eller läser. Enligt hjärnforskningen är det fel. Lärande uppstår istället när vi, efter att ha tittat, lyssnat eller läst, ska försöka beskriva och återge det med våra egna ord. I skrift för oss själva eller muntligt för andra.

Gissningsvis har den som fyller en hel dag med envägskommunikation inte koll på detta. Istället vill de nog bjuda på så mycket som möjligt och ge deltagarna mer pang för pengarna.

Men sanningen är att då lurar man sig själv - och deltagarna. Det är faktiskt en mindre bra idé att bjuda deltagarna på mer än vad de kan bära med sig därifrån. Jag drar ofta parallellen till en helsidesannons i en dagstidning. Den kan teoretisk sett innehålla många hundra ord. Dock innehåller den oftast bara några få meningar. Ibland bara ett enda ord. Det handlar inte om att avsändaren saknar ytterligare saker att berätta. Det handlar om att bara berätta det viktigaste.

Men varför är det då så många som fortsätter att fylla heldagar av konferenser och möten med lika många ord som en genomsnittlig roman? Mest troligt för att det är teoretiskt möjligt. Men, det leder knappast till att du uppnår de resultat du önskar. Exempelvis att deltagarna ska gå därifrån med ny kunskap, ha kommit till nya insikter och kanske ha inspirerats till att agera på ett nytt sätt.

Mängden information och ord kan minskas genom att göra möten och konferenser kortare. Ett annat sätt och som ökar chansen för att det uppstår lärande är att du blandar envägskommunikationen med reflektion (individuellt under exempelvis en tyst minut eller en promenad, alternativt i grupp genom exempelvis reflekterande eller associerande samtal) och interaktion.

- En plats skapad för möten! Skogshem & Wijk

PEPPATEAMETIVÅR! PEPPA TEAMET I VÅR!

april - juni 2023 april - juni 2023

Arbetsminnet och långtidsminnet

Hjärnan har ett arbetsminne och ett långtidsminne. I arbetsminnet finns den information du fokuserar på här och nu – alltså det du för tillfället aktivt tittar, lyssnar eller tänker på. Arbetsminnet är litet och begränsat i jämförelse med långtidsminnet. I långtidsminnet lagras kunskap och minnen som du kan plocka fram senare, i situationer där du har nytta av dem. Där finns allt du kommer ihåg samt alla dina kunskaper och färdigheter. Kort sagt, allt du kan och vet.

För att information ska bli kunskap som lagras i långtidsminnet krävs att vi förstår den, kan associera den till tidigare kunskaper, erfarenheter eller färdigheter samt att vi får möjlighet att repetera den.

Information behöver vara lagom och begriplig

För att deltagaren och dennes hjärna ska kunna ta till sig och lagra information behöver den vara tydlig, trovärdig, lagom i mängd och levereras på ett begripligt sätt. Att markera status eller klasskillnad genom att använda svåra ord och förkortningar är exempel på hur du gör information svårare att förstå. Gör inte så.

Leverera information som berör

Att översätta information till berättelser gör att det väcker känslor hos deltagarna. Det ökar i sin tur chansen för att informationen lagras ned i långtidsminnet som ny kunskap. Genom berättelser och exempel från vardag och praktik blir det också lättare att associera det vi läser, ser eller lyssnar på till tidigare kunskaper, erfarenheter och färdigheter. Om det levereras större mängder information, som exempelvis under en heldagskonferens, är det också bra om det också finns en dramaturgi. Det vill säga att det finns en logik för och tanke bakom i vilken ordning olika saker presenteras och aktiviteter genomförs. Ta gärna hjälp av någon som kan dramaturgi och storytelling om du inte behärskar det själv.

Skapa repetition

Repetition kan skapas på olika sätt. Ett enkelt sätt är att ta anteckningar, alltså att via handen och en penna repetera det du lyssnar på genom att skriva ned stödord eller göra mindmaps. Ett annat är att med jämna mellanrum stanna upp och samtala med någon annan om hur du uppfattat det du precis hört, sett eller läst. Ett tredje är att läsa, titta eller lyssna igen, exempelvis på en video- eller ljudinspelning av föredraget.

Som arrangör och kommunikationsavsändare kan du stötta genom att uppmuntra till att ta anteckningar, lägga in flera avbrott för reflektion samt spela in och efteråt dela med dig av ljud- eller videoinspelningar av det som presenterades och diskuterades.

Den här artikeln landade på drygt ett tusen ord. Det är en sjuttiondel av informationen som levereras på många heldagskonferenser. Förhoppningsvis lagras åtminstone en del av det du läst som ny kunskap. Om du vill öka chansen: läs den igen och återberätta för andra vad artikeln handlade om. Så genomförs lärande och genom det uppstår kunskap.

JÖRGEN DYSSVOLD är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten. som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via herromar.se