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GÉNESIS DE LOS SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP): Su evolución a los servicios en la nube

Gilberto Murillo González Jesús Enrique Morales Rico Germán Martínez Prats

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Génesis de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Su evolución a los servicios en la nube

Gilberto Murillo González Jesús Enrique Morales Rico Germán Martínez Prats

Génesis de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Su evolución a los servicios en la nube

tirant humanidades Ciudad de México, 2024

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Índice Introducción...................................................................................................................

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Conceptualización y retrospectiva de los Sistemas para la planificación de recursos de una empresa (ERP)....................................

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Proceso de integración para las empresas de un sistema de planificación de recursos.......................................................................................

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El impacto tecnológico de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales en la Administración Pública............................

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Referencias.....................................................................................................................

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Introducción 1.1.- La organización empresarial y su nuevo contexto tecnológico.

Desde una perspectiva del crecimiento de las nuevas tecnologías y la sociedad, las organizaciones y de manera particular, las empresas, su transformación hoy en día es ampliamente influenciada por el uso de las tecnologías. Desde este enfoque organizacional, una empresa es un sistema formado por diversos microentornos, los cuales en su conjunto les permiten producir bienes y servicios con el fin de establecer el propósito de su creación. A partir de esta integración se consolidan los nuevos escenarios para la creación de las diversas estructuras organizativas que actualmente se emplean dentro de una empresa.

Por antecedentes y visión histórica, apenas el siglo pasado las organizaciones y de manera particular las empresas, se caracterizaban primordialmente por el ánimo de lucro, es decir, el objetivo prioritario es establecer una estrategia clara para el retorno de los recursos perteneciente a sus integrantes y de esta manera trazar la ruta para su competitiva acción en mantenerse en el rubro de productivas.

Partiendo de la visión social y del entorno comunitario (lugar en donde se desarrolla la empresa), se describe a la empresa de acuerdo con los fines que ellas desarrollan. En el siglo pasado se fundamentaba estas actividades desde el enfoque de la responsabilidad social corporativa, la cual permitía identificar los rubros a los cuales las empresas brindan una satisfacción a las expectativas de los diversos grupos de interés, involucrando las perspectivas esenciales como: económica, social y medio ambiente. En la actualidad esta expectativa se incrementa a un escenario no tangible pero altamente demandante como es la tecnología y uno de sus principales entornos como es el Internet, en la figura 1, se muestra una ilustración conceptual del impacto de la tecnología en las empresas.

Figura 1.- Ilustración conceptual del cambio tecnológico organizacional.

Fuente: Desarrollo propio

A partir de la transformación tecnológica y la revolución digital, muchos de nuestros conceptos y teorías se han transformado y en otros casos desaparecidos, es por ello, por lo que los ejes sustanciales de las empresas se actualizan y se complementan con nuevas directrices que implican tomar las mejores decisiones en el entorno de las empresas. Desde esta visión, la toma de decisiones contemporáneo y digital implica con mayor impacto un proceso reflexivo, en el que se deben de analizan las ventajas y riesgos de las diferentes acciones dentro del plan de crecimiento de la empresa, valorando los escenario locales, nacionales, globales y digitales a juicio de los lideres tradicionales y modernos en una fusión de formas, filosofía e ideologías para un bien común.

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Los roles y actores contemporáneos permiten integrar a las personalidades tradicionales, y a nuevos elementos, destacando de manera especial las cualidades y retos de los gestores, directivos, gerentes, motivadores, tecnólogos, inversionistas y el mismo consumidor. Todo este nuevo enfoque es parte de la actualización del proceso de gestión que está inmerso en la creación de una empresa, la cual podemos conceptualizar como la guía para integrar a la organización, entre sus diversos ejes para alcanzar sus objetivos, maximizando sus recursos y potencializando la eficiencia de todas sus áreas.

Sin duda alguna, el papel de los nuevos directivos o gerentes en esta era digital es muy compleja, teniendo la responsabilidad de buscar nuevas ideas, oportunidades y recursos para encontrar los diversos escenarios, mercados o unidades de negocios, los posibles socios o alianzas necesarias para el crecimiento de la empresa. Por lo tanto, el enfoque del nuevo directivo con funciones específicas del manejo interpersonal, informativo y decisor debe conseguir motivar al personal, mediante relaciones de colaboración y brindar estrechamente un vínculo solido con los socios estratégicos que permitan hacer más competitiva a la empresa.

En esencia, las decisiones finales de los directivos siguen siendo un proceso complejo y con frecuencia habrá partes de este proceso oscuro y difícil para realizar una toma de decisión, aun con experiencia y más aún al estar inmersos en este mar de información, tan cambiante hoy en día. La toma de decisiones es una cualidad de los directivos, pero en esta modernidad se torna fundamental, para hacerle frente a cualquier actividad volátil que debe asumir la empresa. El directivo moderno orienta su gestión hacia las personas, logrando con ello una colaboración eficaz entre todas las partes de la empresa para alcanzar sus objetivos, tanto personales, como de la misma institución, haciendo un modelo integral y multipiramiral, aplicando herramientas nuevas y estandarizadas para el proceso administrativo para la planeación, organización, dirección y control.

Introducción

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Figura 2.- Proceso de transformación de los roles en una organización.

Fuente: Desarrollo propio

Dentro de esta interacción y modernidad administrativa, organizacional de las empresas dentro del ecosistema tecnológico actual, surgen herramientas de apoyo a la organización tradicional, tales como son: La mejora continua (Kaizen), la calidad total (Normas y Estándares internacionales y nacionales.), empoderamiento organizacional, reestructura organizacional (Downsizing), orientación conductual, emocional y interpersonal (Coaching), modelos justo a tiempo (Just in time), técnicas de seguimiento (Kanban), inteligencia de negocio, ciencia de datos, minería de datos, mercadotecnia digital, entre otros que cada día van surgiendo para el apoyo de la organización.

1.2.- La era digital, información y su valor para la organización en el mundo actual.

Hoy en día, la fuerte demanda en tecnología, forma una clara tendencia a los cambios de hábitos de la sociedad, empresa y personas, que las mantiene informadas y atentas a su contexto social, cultural y dependientes a lo que más consume. Estos cambios de hábitos se reflejan en inquietudes, las 12

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cuales se maximizan y los niveles de exigencias son mayores, esto representa un reto para las organizaciones y para las empresas de todo el mundo, lo que implica reinventarse para brindarles a sus clientes diversas experiencias y responder con ello, las demandas de esta comunidad digital.

Al existir una alta demanda de medios e instrumentos digitales, la relación empresa – personas en el mundo ha cambiado, derivado de esta globalización tecnológica, donde el uso de las computadoras, teléfonos inteligentes, el internet de las cosas, servicios en la nube, las diversas redes sociales, el comercio electrónico, servicios de entretenimiento en televisión y entre otros, producen un volumen gigantesco de información para todos los sectores.

Figura 3.- Transformación digital de la información en las organizaciones. Fuente: Desarrollo propio

Importante recordar, que apenas poco más de 20 años, la información que se producía era en su mayoría física, impresa y muy rígida. Entendiendo que la información es una parte fundamental de cualquier organización. Todos estos aspectos de la evolución del origen de la información se engloban en la llamada revolución de las tecnologías de la información, que desde la década de los 90 se han visto como los medios de comunicación del futuro, sumándose a los esfuerzos que las empresas buscan para desplazar los medios tradicionales, a partir de medios que permita ser más eficientes en el intercambio de información con otras organizaciones o con los clientes mismos.

Introducción

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De acuerdo a estos cambios, la tecnología permitió un beneficio más, la digitalización, la cual transformo esos documentos físico en volumen de información que las organizaciones generan día con día en su sistemas operacionales, permitiendo que se integraran otros sistemas de información, que estos a su vez, interactuaran con las distintas áreas de la organización tradicional, como son: Contabilidad, Finanzas, Gerencia, Operatividad, Atención a los cliente, entre otros, los cuales unificando sus actividades operacionales dentro de un ecosistema de integración permiten extraer la información a sus sistemas a través del sistema de planificación de recurso (ERP) y dentro de su sistema de gestión de relaciones con sus clientes (CRM) y otros modelos de automatización que brindan a las organizaciones elementos para realizar la toma de decisiones.

Sin duda alguna, adaptar tecnología a nuestras empresas, organizaciones en este siglo es crucial, sumar tecnología que permita gestionar la información con mayor rapidez es necesaria y esto es lo que marca la nueva era de la competitividad en las organizaciones, el manejo claro, oportuno de sus datos, que al final del cierre de operaciones de la organización se seguirá transformando en información para la toma de decisiones de una organización moderna y propia de nuestra era digital.

Para tener un mejor panorama en este cambio de paradigma operacional, hace 25 años el proceso central de la información de las organizaciones estaba centrada en la impresión de su información, transformándose a pasos agigantados en información y conocimiento, a través de soluciones hibridas, que involucran, no solo un sistema de información tradicional sino un ecosistema de conocimientos tecnológicos que permita poder gestionar todo el ciclo de vida del documento: desde la impresión, almacenamiento, su procesamiento y la seguridad que este requiere para una correcta toma de decisión. Sin duda alguna, la actual historia que vive nuestra sociedad en materia de salud refleja está clara necesidad de transformación tecnológica para todos los involucrados dentro del ciclo de vida de la organización y esta última han acelerado el desarrollo o adquisición de tecnología necesaria para adaptarse a esta

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necesidad in-personal dentro de las organizaciones y dependiendo totalmente de los escenarios tecnológicos que brinda el Internet.

Figura 4.- Transformación operativa manual a nuevos escenarios digitales. Fuente: Desarrollo propio

La organización en nuestros tiempos aprendió a trabajar en remoto, a utilizar tecnologías, a creer y costear tecnología y a abandonarse a los medios digitales, herramientas que por muchos años no eran “necesarios” para su crecimiento y sobrevivencia, convirtiéndose en la actualidad en la llave de permanencia, para gestionar, producir y elaborar la información que se necesita para seguir operando, resolviendo sus trabajos de manera virtual. Esto no solo transformo el quehacer diario en las organizaciones sino a cada integrante dentro deella. Los empleados,su fuerza de acción dentro de las organizaciones también, se adaptaron a vivir y actuar sobre procesos de trabajos remotos, vinculando sus actividades laborales y de hogar en, verdaderos entornos híbridos de comunicación que siguen produciendo información para las organizaciones y brindad un nuevo rostro a los diversos tipos de empresas, encontrando a partir de estos escenarios, nuevas rutas estrategias para el ahorro de ciertos servicios, a partir de la adquisición de soluciones tecnológicas y de gestión de información, acordes a las necesidades de todos los involucrados dentro de toda la cadena laboral.

Introducción

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Sin duda, la información es la columna principal en cualquier organización, pero si esta información es rígida y poco flexible, no ofrece ser una ventaja, para lo cual, la necesidad de tener información que este viva, activa y dispuesta, convierte a la organización en un entorno altamente competitivo y de conocimiento claro, para cumplir con sus propios objetivos y el de todos sus clientes.

1.3.- Las tecnologías de la información existentes a beneficio de las organizaciones.

Desde la reflexión creada en los temas anteriores, los sistemas de información forman parte del triángulo decisivo en las organizaciones, las cuales se rotan para una correcta gestión empresarial. La creciente necesidad tecnológica y la abundante transformación de los paradigmas principales que las tecnologías de la información sufren, dentro de este creciente mundo globalizado, los procesos de interacción internos de las organizaciones, sufren una transformación de acciones muy complejas. El incremento de la competitividad en los mercados y la vinculación organización – clientes , así como el aumento o disminución de los ciclos de vida de los productos, originan que la información se convierta en un elemento clave para la gestión en las organizaciones.

Figura 5.- Integración de los procesos organizacionales a una cultura digital.

Fuente: Desarrollo propio

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Partiendo de la necesidad de establecer un punto de definición para un sistema de información, podemos realizar un recorrido por diversas ideas tales como: Laudon y Laudon, 2004, en una definición general: Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacena y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización. Permite ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos, crear productos nuevos. Este puede ser formal o informal.

Desde el punto de vista tecnológico, y según Whitten, Bentley y Dittman, 2004, se establece como un conjunto de personas, datos, procesos y tecnología de la información que interactúa para recoger, procesar, almacenar y proveer la información necesaria para el correcto funcionamiento de la organización.

Y desde la perspectiva estratégica, Andreu, Ricart y valor, 1996, lo conceptualiza como un conjunto formal de proceso que operan bajo un conjunto de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de una empresa y permite recopilar, elaborar y distribuir la información necesaria para la operatividad de dicha empresa y para las actividades de dirección de control correspondiente, apoyando al menos en parte a la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y proceso de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.

Estas definiciones, permiten una clara interpretación del Sistema de Información formal dentro de la organización o empresa, y la herramienta informática que coadyuva a las actividades dentro de la organización.

Es fundamental discernir una diferencia conceptual y operativa, porque permite establecer los vínculos técnicos que existen en la actualidad dentro de la operación y acción de las organizaciones, para el acoplamiento de sus diversos actores en el cumplimiento de sus objetivos.

Partiendo de esta conceptualización, el Sistema Informático consiste dentro de otros aspectos en la interconexión de diversos componentes físicos (hardware) y lógicos (software), integrados

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para ingresar (input) datos (que en su conjunto se transforma en información), procesarlos y obtener de esta compleja comunicación la salida (output) de la información. Y de acuerdo con nuestras definiciones, los sistemas de información son estructuras sociales cuyo comportamiento se encuentran definidos por los objetivos, valores, características personales de los individuos y grupos, sin olvidar sus habilidades blandas y duras que estos tengan para el desempeño de su relación.

Figura 6.- Marco conceptual jerárquico de los sistemas de información.

Fuente: Desarrollo propio

En la vida actual de las organizaciones, los sistemas informáticos procesan volúmenes gigantescos de datos y proporcionan diversos resultados de información, que apoyan las decisiones de las diversas áreas de la empresa y por ello, su función dentro de las organizaciones se transforma en algo esencial y pasan a ser parte de un recurso indispensable para el bien de la organización.

En consecuencia, la tecnología de la información se ubica dentro de las organizaciones, sociedad y vida diaria, en un aspecto fundamental, la cual facilita la gestión dentro de la empresa y su interacción con sus ecosistemas, sean empresas pequeñas, medianas o grandes y brindan la posibilidad de tener una ventaja competitiva.

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En un principio los sistemas informáticos se centraron en resolver diversos problemas, en consecuencia, esta resolución de problemas establece los criterios identificables para los aspectos evolutivos de los diversos sistemas de información y su vinculación con las organizaciones tales como: a).- el procesamiento de datos, b).- recursos de reportes ejecutivos, c).toma y soporte de decisiones d).- apoyo estratégico e).- conocimiento organizacional y desde el inicio de este siglo f ).-Negocio inteligente y en las nube.

En el periodo de la clasificación del procesamiento de datos transaccional de los sistemas de información, su enfoque fue cubrir las necesidades transaccionales de las empresas, el mantenimiento de registros y la vinculación de la contabilidad. Los esfuerzos tecnológicos se enfocaron en el procesamiento electrónico de los datos. Términos como el Electronic Data Processing (EDP) en sus siglas en inglés, el cual se describe como el uso de cómputo para registrar, clasificar, manipular y resumir datos, mejor conocidos como procesamiento de datos automático. Un claro concepto operativo de estos sistemas en apoyo a las organizaciones es: los cajeros automáticos, las órdenes de pago y los sistemas contables entre otros. Esto permite establecer los primeros esfuerzos de sistemas de procesamientos de transacciones (TPS), siendo este el primer sistema computarizado desarrollado para procesar datos en la industria.

A partir de esta incursión, el crecimiento de los sistemas de información enfocaron sus esfuerzos en brindar ahora apoyo y soporte a la información que se necesitaba en la alta gerencia, identificados como Management Information Systems (MSI), en su nombre y siglas en inglés y mejor conocidos como Sistemas de información Gerencial o de Informes ejecutivos, los cuales transforman los datos en informes ejecutivos, proporcionando una visión distinta a los directivos de la realidad de la organización y de sus principales procesos, dándoles una herramienta para organizar, evaluar y administras la cadena de procesos y tareas financieras dentro de la organización. Esto sistemas, brinda análisis de ventas, rendimientos de producción, insumos y tendencias de las cosas por procesos, siendo estos elementos una visión estratégica incorporado en las organizaciones para su crecimiento.

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