Le
No. 02 - 2017
électronique
UTILISER UN
TRAITEUR LORS D’UN ÉVÉNEMENT DANS LA
jungle
DU RÉSEAUTAGE NE VOUS TROMPEZ PAS D’OUTIL
LE POP-UP
SHOP
index
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UTILISER UN TRAITEUR LORS D’UN É VÉNEMENT
UNE APPLICATION MOBILE ÉVÉNEMENTIELLE
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4
Mot de l’éditeur
8
Utiliser un traiteur lors d’un événement
12
Vos communications incitent-elles les gens à passer à l’action?
14
Une application mobile événementielle en avez-vous vraiment besoin ?
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Belle découverte
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Ne vous trompez pas d’outil
22
Le POP-UP SHOP
28
La visite d’hôtels et de sites de réunions
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Dans la jungle du réseautage
Merci à nos collaborateurs
Dave Bernier, Annie Bienvenue, Lisanne Bourassa, Réjean Gauthier, Véronique Hébert, Jean-Pierre Lauzier, Stéphane Parent Le Planificateur 2400 Chemin Lucerne #121 Mont-Royal, Qc H3R 2J8 Canada 514 594-9542 Éditeur Michel Geoffroy, CMM mg@leplanificateur.ca Graphiste Matthew Riopel mriopel@leplanificateur.ca www.leplanificateur.ca
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LE POP-UP SHOP
Vous pourrez également retrouver cette édition en ligne en vous rendant à leplanificateur.ca Les opinions exprimées dans les articles de ce magazine demeurent la responsabilité du signataire et n’engagent que ce dernier ; elles ne représentent pas forcément la façon de penser du Planificateur et de son équipe.
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EDITORIAL
Mot de l’Éditeur Collaborateurs NOTRE NOUVELLE PUBLICATION A ÉTÉ TRÈS BIEN REÇUE… Merci à tous ceux et celles qui nous ont envoyé des commentaires, ils sont très appréciés. Nous sommes surtout heureux d’apprendre que vous aimez notre nouvelle revue. Donc une autre année bien chargée qui se termine et 2018 s’annonce comme étant une autre bonne année. Nous ferons le point sur les tendances apparentes pour 2018 lors de notre prochaine édition du Planificateur Électronique. Dans cette édition, vous trouverez 8 articles couvrant de nombreux sujets qui, nous l’espérons, sauront vous donner des idées et vous aider dans votre travail. Si nous n’avons pas le plaisir de vous voir lors de notre cocktail des Fêtes le 19 décembre à la Galerie Góra, j’en profite pour vous souhaiter de Joyeuses Fêtes et au plaisir de vous voir lors de notre prochaine activité. Si toutefois vous avez changé d’adresse au cours de la dernière année, veuillez vous assurer de nous faire parvenir vos nouvelles coordonnées en cliquant ici. Vous pouvez également nous suivre sur Facebook, Twitter, Instagram et sur notre site internet. Notre but demeure inchangé depuis 2002, soit de vous donner des idées, vous faire découvrir de nouveaux fournisseurs et de vous garder bien informés. Bonne lecture et au plaisir de recevoir vos idées et commentaires. Michel Geoffroy, CMM Éditeur Le Planificateur mg@leplanificateur.ca
DAVE BERNIER | Président de La Twist, créateur et planificateur d’événements et propriétaire de Major d’Hõm.
ANNIE BIENVENUE | Coach d’affaires, formatrice et conférencière en communication, JPL Communications Inc.
LISANNE BOURASSA | Présidente de Consensus Gestion de congrès. Elle compte plus de 20 ans d’expérience en événementiel.
RÉJEAN GAUTHIER | Auteur, formateur, et conférencier.
VÉRONIQUE HÉBERT | Auparavant en décoration chez Decorum, elle travaille maintenant pour le Traiteur George V. Son expérience fait d’elle une excellente conférencière. JEAN-PIERRE LAUZIER | Expertconseil en vente, mise en marché et service à la clientèle Auteur du Best Seller : Le Cœur aux ventes.
STÉPHANE PARENT | Enseigne en événementiel à l’ITHQ et supporte différents types de promoteurs événementiels dans la maximisation de leurs revenus.
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CONSEILS
Traiteur
UTILISER UN
LORS D’UN ÉVÉNEMENT Voici les étapes vers une bonne planification PAR VÉRONIQUE HÉBERT
VOUS AVEZ ENFIN TROUVÉ UN LIEU UNIQUE ET AVEZ DÉCIDÉ D’ORGANISER VOTRE PROCHAINE SOIRÉE DE GALA HORS D’UN HÔTEL POUR LA PREMIÈRE FOIS ?
Cependant il est important de vous rappeler
Vous êtes emballés car vous pourrez surprendre vos invités avec
que vous serez dans une salle qui souvent n’offre
un repas différent et même un concept unique en réception
pas les mêmes commodités que dans les hôtels. Par où com-
dînatoire avec des stations animées. Vous voulez offrir un
mencer afin de bien comprendre ce que les traiteurs incluent
événement de qualité sans vous ruiner ou sans oublier de louer
dans leur proposition. Il me fait plaisir de vous guider dans ce
certains équipements ?
processus.
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A)
Est-ce que la salle offre une liste de
traiteurs accrédités ? Il est important de valider avec l’espace locatif car plusieurs ont des ententes avec des fournisseurs de services et ils n’acceptent pas que d’autres traiteurs puissent y travailler ou au contraire le permette avec plaisir. Un avantage pour vous si le traiteur est habitué à travailler dans la salle, il connaîtra les équipements en place et les restrictions. B)
Est-ce que la salle offre du mobilier
sur place : tables rondes pour combien de convives, chaises, tabourets, tables hautes, tables pour le traiteur, four sur place ? Cela peut vous permettre d’économiser beaucoup si l’espace inclut des items que vous n’aurez pas à louer. Demandez une liste écrite des items et des quantités. C)
La capacité maximale de convives ?
Demandez à obtenir un plan de salle afin de voir ce qui est réaliste pour votre événement. Parlet-on de 400 convives assis ou de 400 convives debout. Prévoyez parler de votre plan de salle avec le traiteur afin qu’il vous suggère plus de canapés sur plateau si vous utiliser tout l’espace car des stations nourritures nécessitent beaucoup d’espace. D)
Le budget ? Approchez le traiteur avec
une idée du budget que vous avez en main pour le repas. Prévoyez aussi lui demander tous les frais prévus en supplément du repas. Personnel à l’heure ? Vaisselle, coutellerie, verrerie incluses ? Nappes et serviettes de table ? Frais de transport ? Le prix d’un événement dans une salle avec un traiteur implique souvent beaucoup de dépenses que vous n’auriez pas dans un restaurant ou un hôtel.
Pour comparer des pommes avec des
pommes, demandez aux traiteurs en soumission de vous détailler ce qui est inclus et de faire un prix par personne idéalement. le pLANIFICATEUR
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E)
Est-ce que la salle possède un permis d’alcool ?
Certaines salles permettent aux clients d’apporter leur propre alcool sur place, certaines vendent l’alcool aux clients et demandent au traiteur de la servir.
Vous
entendrez donc parler de droit de bouchon pour le service du vin. Informez-vous des frais auprès du traiteur. Est-ce fixe par personne ? Par bouteille de vin ouverte ? Par once pour l’alcool fort ? Pour votre information, le fameux droit de bouchon permet souvent aux traiteurs d’offrir un peu de pourboire à leur personnel qui ne vendra pas d’alcool directement, il couvre souvent la location des verres que le traiteur apportera, la glace, les fruits pour le bar, etc. J’observe souvent beaucoup plus de compréhension lorsque j’explique au client ce point.
F)
Quel est le déroulement de la soirée ? Il est
primordial d’expliquer au traiteur si vous avez une heure de remise de prix entre le cocktail et le repas ou des allocutions. Cela permettra à l’équipe en cuisine de prévoir que vos services de nourritures ou de canapés soient servis au moment opportun. G)
Avez-vous
traiteur
pourrait
une
thématique
mettre
en
que
le
valeur
?
Personnellement était une personne hyper-créative, j’adore quand le client me parle de sa thématique. Peut-on l’illustrer au long du repas avec le menu, les aliments présentés, les couleurs ou voire même le logo de votre entreprise sur les desserts ?
Cela peut
d’ailleurs être un point important lorsque vous parlez avec le traiteur. Vous suggère-t-il des idées qui sortent de l’ordinaire ou vous avez l’impression qu’il n’est pas à l’aise de sortir de sa zone de confort avec un menu
En répondant à toutes ces questions, il vous sera plus facile de créer un événement unique avec moins de tracas. N’oubliez jamais de valider avec le traiteur s’il a déjà travaillé dans l’espace que vous avez loué. Il peut aussi être utile de faire une visite avec lui afin qu’il puisse voir les accès pour son personnel et camion.
Bonne préparations pour tous vos événements en
2018 et au plaisir de vous croiser !
sur mesure ? Osez lui demander des idées ou de faire un peu de recherches.
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Véronique Hébert – Directrice développement des affaires Traiteur Le George V – Hôtel Château Laurier à Québec vhebert@legeorge-v.com 418-522-3848 poste 143
CONSEILS
VOS COM INCITENT-ELLES LES GENS À MU PASSER À L’ACTION? NI CAT IONS Lorsque vous entrez en contact avec vos clients, vos collègues, vos fournisseurs et même vos amis et votre famille, parfois votre message peut avoir une grande influence chez votre interlocuteur. PAR JEAN-PIERRE LAUZIER
Expert-conseil, formateur et conférencier en vente, mise en marché et service à la clientèle |
Auteur du livre: « Le Coeur aux ventes »
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C
ar vous les avez inspirés à passer à l’action, mais parfois vous avez l’impression de « parler dans le vide », de ne pas être compris, ce qui veut dire que vous avez peu ou pas d’influence sur cette personne. Que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle, combien y a-t-il de personnes dans chacun de ces groupes?
Supposons que vous êtes plutôt du style sérieux et analytique dans votre approche de vente avec un client potentiel, mais que celui-ci semble plus orienté vers les relations sociales, faisant toujours des blagues. Dans une telle situation, la chimie risque de s’installer plus difficilement, car vos personnalités semblent opposées. Pour interagir et avoir la possibilité d’influencer votre client, vous pouvez :
Les gens qui ont beaucoup de succès et qui obtiennent ce qu’ils désirent ont développé une capacité d’influence sur une grande quantité de personnes. En général, ces personnes n’ont pas hérité de gènes particuliers qui leur procurent une force d’influence; en fait, elles ont pris conscience que nous sommes tous différents et qu’elles doivent adapter leur personnalité à celle de leur interlocuteur. Nous avons tous la possibilité de développer cet aspect et ainsi améliorer notre influence sur les autres.
• soit décider de développer le côté social et humoristique de votre personnalité pour vous syntoniser sur le même niveau d’énergie que celui du client.
COMMENT Y ARRIVER? Pour communiquer efficacement avec les gens, il doit y avoir une chimie, une complicité qui est ressentie entre vous et votre interlocuteur et la raison pour laquelle une telle complicité s’établit, c’est que vous partagez des traits de personnalité similaires. Si, dans votre profil de personnalité, vous avez des forces et des faiblesses semblables à celle de votre interlocuteur, ceci vous permet de percevoir les choses et les événements à travers un filtre semblable, vous connecterez facilement avec cette personne. Il est alors aisé d’influencer, car l’interlocuteur comprend rapidement vos messages et il a beaucoup de considération pour vous, car il se sent compris. Il en est autrement des personnes qui ont une personnalité opposée à la vôtre. Avec elles, il est fort probable que vous ayez un sentiment d’indifférence et que le courant ne passe tous simplement pas. Si vous demeurez dans cette position, il vous sera extrêmement difficile d’influencer ou de vendre à cette personne vos produits, vos services ou vos idées. Afin d’influencer favorablement le plus grand nombre de personnes possible, vous devez établir cette même chimie avec le plus de gens possible, et ce, même les personnes qui sont différentes de vous. Pour ce faire, vous devez changer quelques traits de votre personnalité qui sont plus faibles afin qu’elles deviennent des forces pour connecter plus rapidement avec un interlocuteur qui a un profil différent du vôtre.
JPL Communicatio
ns inc. | info@jeanpi
• soit ne rien dire et sourire innocemment,
La meilleure option est évidemment la seconde, mais c’est également la plus difficile à réaliser, car vous devrez effectuer des actions qui vous sortiront complètement de votre zone de confort. Par exemple, comme personne analytique et sérieuse, vous pouvez vous forcer à prendre plus de place durant les différentes activités sociales auxquelles vous participez, que ce soit au bureau, en famille ou avec des amis, etc. Plus vous développerez cet aspect dans votre vie de tous les jours, plus vous sentirez cette connexion s’établir de plus en plus rapidement et facilement avec ces personnes plus extraverties. Vous saurez les rejoindre dans leur « univers » pour les influencer. La même chose s’applique si vous êtes une personne extravertie. Si vous voulez communiquer efficacement avec des personnes qui sont introverties, vous devez apprendre à agir dans un sens qui n’est pas le vôtre, comme parler moins, prendre le temps de bien écouter les autres, poser plus de questions, etc. Ces actions demanderont des efforts importants de votre part au début, mais, avec le temps, vous deviendrez un meilleur communicateur. Êtes-vous introverti ou extraverti, prudent ou téméraire, méthodique ou artiste, porté à réfléchir avant d’agir ou à agir impulsivement…? Pour vous aider à mieux vous connaitre, il existe différents tests qui vous aideront à identifier vos traits dominants et vos points faibles. Utilisez les outils qui existent pour apprendre ce que vous devez améliorer dans vos traits de personnalité afin de mieux vous adapter à votre entourage et créer plus facilement une chimie avec tout le monde. Vous verrez votre cote d’influence monter. On peut choisir de rester esclave de notre personnalité ou de l’utiliser pour s’épanouir davantage et influencer les gens autour de nous. En transformant quelques faiblesses en forces, cela ne changera pas votre personnalité, mais vous deviendrez une personne beaucoup plus flexible et ouverte aux autres, vous comprendrez mieux les réactions de gens et vous jouirez d’une vie personnelle et professionnelle beaucoup plus harmonieuse et abondante. Bonne communication!
errelauzier.com | w
ww.jeanpierrelauzie
r.com | 450 444-38
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À DÉCOUVRIR
UNE APPLICATION
MOBILE ÉVÉNEMENTIELLE
en avez-vous vraiment besoin ? PAR STÉPHANE PARENT
PLUS QUE JAMAIS UNE FOULE D’ORGANISATIONS ONT LE PROJET DE SE DOTER D’APPLICATIONS MOBILES POUR LEURS ÉVÉNEMENTS, en espérant qu’elles leur permettront d’aller chercher plus de revenus. Le
milieu touristique embarque aussi dans la vague. Quand un phénomène est à la mode, ça peut rapidement devenir un faux besoin. En travaillant avec plusieurs promoteurs événementiels, nous sommes à même de constater que les sommes investies sont rarement rentabilisées. Sans être une tendance lourde, on constate que plusieurs se questionnent sur les résultats d’un investissement du genre. Ce texte a été rédigé avec un objectif simple : vous éviter de sauter tête première dans un univers qui peut rapidement devenir un gouffre financier. Suite à la page 16 14
le pLANIFICATEUR électronique
Voici quelques questions et observations pour vous orienter dans
sieurs organisations sur la même application. Nous vous conseillons un
cette démarche et vous permettre de faire un choix éclairé :
seul partenaire et que l’application soit son activation propre du début
QUELLE SERA LA VALEUR AJOUTÉE DE VOTRE APPLICATION ?
à la fin. Ce sera ainsi plus facile de créer de la valeur et de satisfaire le partenaire en lui permettant de se démarquer des autres commanditaires présents à votre événement.
Pour qu’une application fasse bien son travail et soit utilisée
QUELLE SOMME DE TRAVAIL ET D’EFFORTS ÊTES-
par un grand nombre de participants, elle doit offrir beaucoup
VOUS PRÊT À INVESTIR POUR QUE L’APPLICATION
plus que votre site internet. Vous devez garder en tête qu’avec
SOIT TÉLÉCHARGÉE ?
la démocratisation des forfaits de données et une plus grande quantité de sites adaptés pour la mobilité, il devient plus facile que jamais de consulter et d’utiliser les sites internet de manière mobile, le tout sans le biais d’une application.
Il faut un travail colossal pour que les participants téléchargent une application. On doit bien souvent investir en publicité en aval de leur visite pour que ça se fasse. Notre site d’événement devra être placardé et nos équipes devront répéter le message sans cesse. Un événement qui réussit
Les fonctionnalités doivent avoir certaines caractéristiques
un téléchargement de 20 à 40% de ses participants a fait un excellent tra-
pour être efficaces :
vail. Imaginez que vous avez un congrès de 800 personnes, et que 40%
•
Être utilisées lors de l’activité ou lors de la présence sur le site
•
Offrir plusieurs principes de ludification « Gamification » (si ces termes vous sont inconnus, je vous invite à faire quelques recherches sur le web pour approfondir vos connaissances sur le sujet)
•
Avoir un grand pourcentage de fonctionnalités qui ne sont pas déjà offertes sur votre site internet
télécharge votre application, ça fait quand même juste 320 téléchargements… le jeu en vaut-il la chandelle ? ÊTES-VOUS CONSCIENT DU TRAVAIL ET DES SOMMES NÉCESSAIRES À L’ENTRETIEN ET AUX MISES À JOUR ? Comme beaucoup de plateformes électroniques, il faut nourrir cette bête en contenu. Ce qui peut être un grand chantier en soi. Considérez aussi que les applicationsApplication événement sont rapidement incompatibles avec les mises à jour des systèmes d’exploitation. Il faut donc
Faites attention ! Trop souvent les applications demeurent juste
investir dans les mises à jour et dans la création de contenu exclusif.
une autre façon de relayer l’information déjà disponible sur le site
Informez-vous sur l’ampleur du budget à prévoir pour les mises à jour
internet. Il sera difficile d’amener les participants à utiliser une
dans 6 mois, 1 an, 2 ans … Combinez à cela qu’une grande quantité
application qui n’a pas au moins 30 à 40% de contenu différent
de compagnies ouvrent et ferment leurs portes dans ce domaine. Bien
du site et représentera trop peu de valeur ajoutée pour être un
peu existent depuis longtemps et ont fait leurs preuves. Il y a de fortes
outil viable dans le temps.
chances que votre fournisseur ne soit plus en affaires dans 3-4 ans.
Éviter le piège de penser que vous pourrez engranger des profits
Il y a des occasions où il faut prendre son temps avant de se lancer dans
supplémentaires en offrant de la visibilité traditionnelle sur votre
une mode. Le déploiement d’une application mobile événementielle en
application. Vous aurez possiblement quelques commanditaires
fait partie. Même si c’est tentant d’être à la page et qu’on est toujours à
qui vont embarquer, mais leur retour sur investissement étant
la recherche de nouvelles façons de créer de la valeur pour nos comman-
sujet à beaucoup de questionnements, vous aurez à faire une
ditaires, il faut être réaliste sur ce qu’une application peut nous apporter.
démonstration supplémentaire (voir le texte: Visibilité et com-
Quand c’est bien fait, ça représente une véritable plus value pour le
mandite – voici une combinaison de termes qui me donne de
participant. Prenez le temps de bien y réfléchir et de prévoir un budget
l’urticaire). Il est d’autant plus vrai si vous offrez les logos de plu-
substantiel pour la mise en place et les mises à jour.
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À DÉCOUVRIR
BELLE DÉCOUVERTE Nous avons eu le plaisir de découvrir Café Spill the Beans lors de notre événement Conférence et réseautage du 7 septembre dernier.
CETTE ENTREPRISE, FONDÉE PAR ALEXANDRE GERMAIN ET
Le service de barista mobile convient à tous types d’événements allant
MATHIEU BLEAU il y a un peu moins d’un an, a particulièrement
de 50 à 1000 invités. Pour les événements se tenant à l’extérieur, sachez
retenu notre attention notamment grâce à son service de barista mobile
que la compagnie dispose d’un chapiteau ainsi que d’une génératrice
bien rôdé ainsi que par la passion bien sentie pour le café que tous deux
lui permettant de déployer son offre de service, peu importe la localisa-
partagent avec leurs clients. L’intérêt d’offrir un café de qualité supérieure
tion. Mentionnons également qu’il est possible pour les organisateurs
se traduit entre autres par la confection de leur propre mélange de grains,
d’événements de jumeler le bar à Espresso avec un service de traiteur
en étroite collaboration avec les spécialistes de Café Barista, de même
de nourriture, offrant ainsi aux convives une expérience gastronomique
qu’à l’importance accordée à l’ajustement des équipements tout au long
complète et unique.
du service, garantissant une extraction optimale à tout coup.
Toujours dans le but de répondre aux besoins de ses clients, Café
Ayant le souci de satisfaire tous les goûts, Café Spill the Beans offre un
Spill the Beans propose des stations de café personnalisables, un outil
large éventail de breuvages à base de café Espresso confectionné avec
marketing idéal lors de congrès, salons commerciaux et lancements de
soin, en plus d’offrir dans son menu du thé matcha latté, London Fog
produits. Il est d’ailleurs possible d’afficher le logo de votre choix sur les
et chaï lattés de même que des biscottis et viennoiseries fraîches du
verres qui seront distribués tout au long de l’événement. Ce concept est
jour. Pour la période estivale, la compagnie dispose d’une station de
particulièrement apprécié par les clients et leurs invités lors de mariages
smoothies qui peut être utilisée seule ou combinée au bar à Espresso,
avec l’affichage personnalisé des noms des mariés.
lui permettant de préparer des breuvages rafraîchissants à base de fruits et de yogourt glacé. Pour ceux qui désirent offrir des options santé, des smoothies verts à base d’épinard et de kale ainsi que des smoothies avec protéine sont disponibles. 18
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Pour de plus amples renseignements sur les différents services offerts, consultez leur site web au spillthebeans.cafe, sans oublier leurs pages Facebook et Instagram @spillthebeansmtl.
NE VOUS TROMPEZ PAS D’OUTIL Les nouvelles technologies de communication nous offrent plusieurs possibilités d’entrer en relation avec nos clients. Or, il importe d’éviter les pièges que celles-ci comportent afin de fermer la porte à toute mauvaise interprétation. PAR ANNIE BIENVENUE | JPL COMMUNICATIONS INC.
Courriel En
personne?
Téléphone 20
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« Entre ce que je pense, ce que je veux dire, ce que je crois dire, ce que je dis, ce que vous avez envie d’entendre, ce que vous croyez entendre, ce que vous entendez, ce que vous avez envie de comprendre, ce que vous croyez comprendre, ce que vous comprenez, il y a dix possibilités qu’on ait des difficultés à communiquer. Mais essayons quand même… », a dit un jour le célèbre écrivain Bernard Weber.
L
a communication est donc un défi de taille et chaque outil apporte son lot d’avantages et d’inconvénients. Dans notre relation avec le client, il nous faut avant tout établir un lien émotif afin d’apprendre à connaître la personne qui se trouve en face de nous. Lorsqu’on connaît quelqu’un, c’est ensuite beaucoup plus facile de comprendre le ton d’un courriel, ce qui est impossible si on n’a jamais échangé de vive voix. Dans un courriel, l’émotion n’est pas incluse, raison pour laquelle les émoticônes ont été inventées : mettre le destinataire dans le contexte émotif. Or, ces petites icônes n’ont pas leur place dans un courriel d’affaires. Quand devrait-on alors utiliser le courriel pour communiquer avec un client? SE POSER LES BONNES QUESTIONS
Première question : quel est le mode de communication avec lequel mon destinataire est le plus à l’aise? Est-il toujours au bout du fil, prêt à prendre ses appels ou ses messages? Ou est-il davantage disposé à prendre ses courriels sur son ordinateur ou sur son téléphone intelligent? Deuxième question : est-ce que mon message est factuel? Un courriel devrait être réservé à des informations concrètes : un lieu ou une heure de rencontre par exemple. Par contre, si notre message exige des explications, le courriel n’est peut-être pas approprié et il vaut mieux utiliser le téléphone. Troisième question : y a-t-il un risque d’être mal interprété car le destinataire a un tempérament sensible? Si oui, il est préférable de l’appeler pour éviter toute ambiguïté. Un signe éloquent que le courriel n’est pas le bon mode de communication pour un sujet donné, c’est lorsque son entête débute par Re : Re : Re : Re. Nous aurions perdu beaucoup moins de temps à parler au client. De plus, cela ouvre la porte à beaucoup d’incompréhension de part et d’autre. QUELQUES RÈGLES DE BASE POUR RÉDIGER UN COURRIEL
Le sujet doit être simple et nécessiter une réponse tout aussi simple. Relisez-vous afin de vérifier que votre message est clair. L’objectif de votre courriel devrait se retrouver dans les deux premières phrases. Il faut aussi indiquer si vous attendez une action et, si oui, dans quel délai.
Bien entendu, vous devez débuter avec un « Bonjour », suivi du nom de la personne à qui le message est destiné, et terminer par votre signature. N’oubliez pas que vous représentez votre entreprise et que chaque message écrit doit être soigné. DES ASTUCES POUR ÊTRE LU ET OBTENIR UNE RÉPONSE
Tout le monde reçoit chaque semaine une grande quantité de courriels. Comment s’assurer d’être lu et de recevoir une réponse? - Placez chaque idée dans un paragraphe distinct afin que l’information soit facilement repérable et ainsi conserver l’attention de votre destinataire. Essayez de vous limiter à trois paragraphes. - Éliminez le superflu. Soyez plutôt direct et succinct. Chaque phrase devrait compter un maximum de 18 mots. Idéalement, débutez les phrases en début de paragraphe par l’action demandée : « Je cherche… », « Faites-moi part… », « Pourriez-vous vérifier… », etc. - Assurez-vous également que l’objet de votre courriel est cohérent et bien ciblé pour attirer l’attention d’entrée de jeu. Par exemple, si vous écrivez à votre client pour sa location de salle ou l’organisation de son événement, inscrivez dans « Objet » : « Quatre questions pour avoir un événement à la hauteur de vos attentes ». Un tel intitulé captera de suite l’attention et sera plus facile à archiver, alors que si vous inscrivez seulement « Suivi », il pourrait bien se retrouver à la poubelle : ce mot ne reflète pas l’importance de l’envoi, ni la nécessité d’y donner suite. Tous les modes de communications sont bons. Ils doivent toutefois être utilisés convenablement, et ce, en temps opportun. Mais n’oubliez pas qu’il n’y a rien de mieux que le contact humain pour s’assurer la fidélité d’un client avec lequel on bâtit une relation au fil du temps. Annie Bienvenue Coach d’affaires, formatrice et conférencière en communication verbale et non verbale JPL Communications inc., info@jeanpierrelauzier.com, www.jeanpierrelauzier.com, 450-444-3879
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À DÉCOUVRIR
LE POP-UP SHOP aussi connu sous le nom de Boutique Éphémère Le marketing événementiel à son meilleur ! PAR DAVE BERNIER LA TWIST • CRÉATION + PLANIFICATION D’ÉVÉNEMENTS
D
epuis toujours, les POP-UP SHOP ont la côte en ce qui a trait au développement marketing d’un produit ou d’une marque. On n’a qu’à prendre comme exemple l’une des premières boutiques éphémères que nous avons probablement tous côtoyées : le fameux kiosque à limonade de notre enfance ! Ballons, tables, limonade, citrons et voilà que les gens de notre quartier venaient goûter à notre recette, nous encourager et se rassembler. Eh ! bien, l’avenir des marques et des produits repose maintenant sur ce même procédé, à la différence toutefois qu’on attend encore plus de ce concept aujourd’hui. On veut propulser des marques, des produits. On veut surprendre, intéresser, faire vivre une expérience à nos clients, qu’ils soient existants ou potentiels. Il faut bien monter le scénario, développer le contenu, adapter la boutique et la tangente expérientielle que l’on veut faire vivre afin d’atteindre ces buts. Pour y arriver, réseaux sociaux, mots-clics, relations publiques et relations médias ont tous un rôle à jouer. Ils viennent peaufiner ces activations afin d’en tirer un maximum de visibilité, de notoriété et de partage ! Lorsqu’on considère la place que s’est taillée l’internet dans le monde du commerce au détail et des marques, on comprend rapidement que l’on doive sortir de sa boutique et aller vers le client afin de lui faire connaître, goûter, voir et vivre notre marque et, parfois même, essayer nos produits. Il sera, par la suite, beaucoup plus facile pour le client de faire son achat via le web. Le client n’a pas à aller en boutique ; c’est la boutique qui vient à lui. Le but d’une activation de type POP-UP SHOP, c’est de faire plonger le client dans une expérience reliée à la marque, de lui donner une sensation d’en faire partie et de le transformer en ambassadeur. Et le succès de ces POP-SHOP SHOPS, c’est le phénomène de rareté qu’on crée chez le consommateur : « Je dois acheter maintenant. C’est probablement la seule fois que ce POP-UP SHOP est ici… »
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ON SE DOIT D’ÊTRE TRÈS EFFICACE, STIMULANT ET ENGAGEANT ! IL S’AGIT BIEN LÀ D’AVOIR UNE APPROCHE ORIGINALE POUR ASSURER LE RAYONNEMENT D’UNE MARQUE OU D’UN PRODUIT. Voici quelques raisons qui peuvent motiver la tenue d’un POP-UP SHOP : • Tester un nouveau marché avant d’aller de l’avant en boutique ; • Vendre de l’excédent de stock ou des produits de saisons passées ; • Créer et essayer une expérience avant de l’appliquer dans d’autres boutiques ;
Grâce à notre solide réseau de designers, d’architectes, d’ébénistes et d’artistes, nous pouvons
réaliser un projet de POP-UP SHOP en moins de trois mois. Ce type d’activation marketing nécessite néanmoins une planification qui soit au moins une saison à l’avance sur celle en cours. Que ce soit pour la modification d’une roulotte AIRSTREAM ou d’un conteneur, l’implantation d’un magasin en centre commercial ou même la création de toutes pièces d’un univers, il faut absolument prévoir les diverses échéances et les respecter pour maximiser l’impact du projet.
• Attirer les clients pour un lancement de produit ou l’arrivée d’une nouvelle tangente de la marque ; • Ou tout simplement, faire vivre une expérience dans le POP-UP SHOP ce que vous ne pouvez pas faire vivre aux clients en magasin. On peut penser, entre autres, au spectacle d’un DJ connu, à une exposition d’art, à la prestation en direct d’un artiste. Les clients visitent les POP-UP SHOPS en grande partie parce qu’ils y trouvent plus que seulement la vente de produits. Ils y trouvent une EXPÉRIENCE ! L’effet temporaire d’un POP-UP SHOP ne dissuade pas les marques à y mettre toute la gomme. Les créateurs qui y travaillent sont souvent plus inspirés pour un tel projet que pour une boutique permanente. L’effet-surprise de ce genre de boutique éphémère excite tous les intervenants, et par le fait même, les clients.
La programmation et l’horaire de cette boutique ambulante doivent également être définis au préalable.
Il faut être au bon endroit, au bon moment pour que l’activation soit un succès. Et finalement, un dernier élément (et probablement le plus important de tous) : il faut que les employés de cette boutique soient tout sourire, qu’ils maîtrisent la marque et qu’ils comprennent en détail les intentions de ce « stunt » !
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POUR VOS ÉVÉNEMENTS PRIVÉS RÉUNIONS | COCKTAILS | BANQUETS | CONFÉRENCES FOR YOUR PRIVATE EVENT
MEETINGS | COCKTAILS | BANQUETS | CONFERENCES
– Plus de 10 salles multi-fonctionnelles : restaurants, bars, salles de réception et salons exécutifs
– Over 10 multifunctional rooms: restaurants, bars, banquet rooms and many executive lounges
– Capacité d’accueil de 20 à 1 000 personnes
– Room capacity from 20 to 1,000 people
– Service complet de restauration fine
– Fine dining and beverage services
– Salles équipées d’écrans plats
– All rooms equiped with flat screens
– Visite commentée du Centre Bell
– Bell Centre guided tour
– Stationnement intérieur
– Indoor parking
Renseignez-vous au sujet de nos forfaits des fêtes 2017.
Inquire about our 2017 Holiday packages.
centrebell.ca | 514 925-2085 | inforestaurant@centrebell.ca
Vous êtes membre de La Mise au Jeu ? Are you a member of La Mise au Jeu?
La valeur de l’abonnement sera créditée aux frais de location de salle. The value of the membership fee is applicable toward the room rental fee.
QUELQUES IDÉES DE LIEUX POSSIBLES : • • • •
Festivals Coin de rue Centre commercial Locaux divers :
O lofts O conférences O galerie d’art O foire O salle événementielle O tour à bureaux O station d’essence
Comme on dit en anglais : « It’s all about location, location, location! » Le choix du lieu idéal pour un événement dépend tout d’abord du but du projet. La créativité dont on peut faire preuve, elle, est infinie ! Pour atteindre ses objectifs, il faut trouver le lieu inédit qui créera un impact maximal et une expérience hors du commun.
QUELQUES IDÉES DE LIEUX MOBILES : • • • • • • • •
Roulottes/airstream Camions de nourriture de rue Conteneur désigné Maison mobile Tente Chapiteau Scène Autobus
Une activation mobile, combinée à une tournée bien planifiée, rejoindra beaucoup plus de personnes ! Le Québec, le Canada, l’Amérique du Nord, et même le monde entier… Le choix vous revient ! Où voulez-vous percer ?
L’avenir des marques, des produits et du commerce de détail passe par les POP-UP SHOP ! Un beau complément pour votre plan marketing annuel ! Vous marquerez des points ! Dans un prochain article, je vous parlerai de l’importance des vitrines de marque qui sont également partie prenante du succès futur de celles-ci ! Entretemps, je reste disponible pour vous. N’hésitez pas à me joindre au dave@la-twist.com pour toute question ou pour discuter d’un possible projet de POP-UP SHOP.
Dave Bernier La Twist • Création + planification d’événements 26
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Pour un événement professionnel
Personnalisé
514-633-9898 www.sbiav.com
À DÉCOUVRIR
LA VISITE D’HÔTELS
et de sites de réunions PAR LISANNE BOURASSA
ENTOURAGE SUR-LE-LAC
IL Y A, SELON MOI, DEUX TYPES DE VISITE DE SITES : celle où l’on découvre un nouveau lieu pour voir son
style, l’ambiance et ses capacités générales et l’autre, plus sérieuse, dont le but est d’y organiser un événement spécifique. Pour cette dernière, il faut un peu plus de préparation et de rigueur : avoir son programme en main… ou en tête, bien connaître ses besoins en matière de salles et, surtout, s’assurer que toutes les salles qui pourraient nous intéresser sont disponibles à visiter. Personne n’a de temps à perdre.
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exaltantes
La Venise de l’Amérique
Mettez des possibilités à votre agenda. Des lieux uniques et des vues inoubliables vous attendent à Greater Fort Lauderdale, en plus d’une nouvelle perspective de réunions. Pour en savoir plus: sunny.org/meetings ou 800-336-1662.
N’oubliez pas de regarder les suites, surtout si vous avez des surclassements dans votre contrat, mais aussi parce que des participants peuvent en demander. LES SALLES
Le plus important est sans doute la visite des salles de réunions et de repas. C’est le moment où vous allez commencer à visualiser votre événement, et peut être à le définir en fonction des espaces que vous visiterez. Il n’est pas question de simplement jeter un regard sur les salles. Il faudra discuter avec votre intervenant, échanger des idées et s’en faire un allié. Quelques points à considérer : ENTOURAGE SUR-LE-LAC
LES CAPACITÉS DE SALLES
Vous savez sans doute que si un hôtel mentionne une capacité maximale, ça L’EMPLACEMENT
Avant même de visiter, il faut arriver sur place. L’accès en voiture est-il facile ? Le stationnement insuffisant ou exorbitant ? Les transports publics sont-ils proches ? Les environs sont-ils agréables ou est-ce sans importance ? Faudrait-il plutôt être près
veut dire un GROS maximum : sans plateforme ni scène, sans audio-visuel, sans décor, sans pauses servies dans la salle, et peut-être même en comptant des personnes qui ne pourront pas voir le conférencier. Faites le calcul des capacités en tenant compte de vos ajouts et des caractéristiques de la salle. Suite à la page 32
de l’aéroport ? L’ARRIVÉE
Une bonne idée serait d’arriver un peu avant et d’observer… En attendant notre intervenant près de la réception, avant qu’on sache qui on est, on peut observer l’accueil et le service. Très souvent, cela en dit long. La Réception de l’hôtel sera le premier contact de vos participants avec l’hôtel et les disposera bien ou mal en regard des activités qui suivront. C’est un facteur important à considérer. LES CHAMBRES
Si vous connaissez bien votre clientèle, le type d’hôtel qu’ils apprécient, soit un style moderne/zen ou plus traditionnel, la visite de chambres n’est pas trop complexe. Vous sentirez rapidement si l’ensemble conviendra. Toutefois, il est important de connaître les différentes catégories de chambres qui vous seront assignées, les différences au sein d’une même catégorie, les distinctions qui pourraient causer des jalousies parmi les membres de votre groupe.
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LE MOUNT STEPHEN
HÔTEL CONTEMPORAIN
QUÉBEC
UNE DESTINATION D’AFFAIRES UNIQUE À QUÉBEC Situé à quelques minutes de l’aéroport international de Québec et tout près des ponts, Le Bonne Entente vous accueille dans un environnement luxueux et sans prétention.
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ÉQUIPE DE VENTE
RÉUNIONS
FRANCINE CÔTÉ
418.650.4500 poste 8830 fcote@lebonneentente.com
CONGRÈS
•
Un service 5 étoiles, 4 diamants et 4 étoiles Forbes
•
160 chambres et suites spacieuses
•
15 salles pour un total de 10 000 p.c.
•
Service de navette privé
•
Plusieurs offres de restauration
•
Deux salles d’entraînement
•
Environnement unique : piscine, jardins et lacs
•
Accès au club de golf privé La Tempête
•
Centre de santé Amerispa et jacuzzi extérieur
CORPORATIF
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ÉVÉNEMENTS
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#LeBonneEntente
L’AMÉNAGEMENT
Discutez avec votre guide des aménagements possibles, des mieux « réussis ». Vous aimeriez quelque chose de plus original ou plus convivial avec l’écran sur autre mur que le mur habituel ? L’Hôtel ou le site est-il flexible ? Font-ils preuve d’imagination ? Vous proposent-ils de vous faire faire un plan avec votre aménagement de choix ? N’oubliez pas de vérifier l’insonorisation, surtout si vous avez des salles avec des cloisons amovibles qui sont rarement vraiment insonores. Demandez qui a réservé la salle attenante : gros party avec orchestre ? conférencier motivateur ? Devrez-vous partager votre espace de pausecafé avec d’autres groupes ? AUTRES FACTEURS
LE MOUNT STEPHEN
Évidemment, attention aux colonnes qui bloqueront la vue, aux salles en forme de L ou avec des recoins, aux plafonds trop bas qui ne vous permettront pas d’installer de scène et créeront une ambiance étouffante. Si vos congressistes vont passer plusieurs heures par jour dans une salle, leur confort sera crucial au succès de l’événement, bien plus que la marque de savon dans les chambres. Pour changer d’ambiance et pour offrir un moment de détente au moment des repas, l’hôtel peut-il mettre à votre disposition une salle un peu différente, avec des fenêtres, si possible? Peuvent-ils ajouter quelques fauteuils ou canapés lors de votre cocktail ? Quelles seront les chaises et tables utilisées ? Et les nappes ?
Et puis évidemment, il y a les extras : le stationnement, le service de concierge, le spa ou la salle de sport. Savez-vous si vos clients y tiennent vraiment ? Est-ce un facteur ? Veulent-ils aussi des restaurants et des bars pour se détendre en fin de soirée ? L’ambiance et la gamme de prix correspondent-ils bien à votre groupe ? C’est le moment choisi de tout regarder et de tout observer. Vous êtes sur place, profitez-en. Toutes les photos du monde ne remplaceront pas une visite bien organisée.
Certains hôtels n’en mettent plus pour des raisons écologiques et
Prenez beaucoup de photos parce qu’on oublie et parce que, si l’on
économiques. Si les tables sont belles et en bon état, c’est un plus, sinon
visite plusieurs hôtels, on risque de tout confondre une fois rentré au
vous risquez d’obtenir des commentaires négatifs. Quels aménagements
bureau.
impliqueront des frais supplémentaires ?
Finalement, merci aux hôteliers qui m’ont fait visiter leurs espaces
LA CONCURRENCE
avec fierté et ouverture en cherchant toujours à combler mes besoins
Si vous prévoyez organiser une réunion de compagnie pharmaceutique,
particuliers avec des solutions intéressantes, notamment le Hilton à
ou de toute entreprise où la confidentialité est importante, demandez s’il
Québec ainsi que le Crystal et l’Intercontinental à Montréal.
y a d’éventuels concurrents en réunion en même temps, et surtout s’ils se réunissent sur le même étage.
Si vous avez des questions, je vous invite à me contacter. Les expériences, ça se partage !
RÉNOVATION ET NÉGOCIATIONS SYNDICALES
Est-ce que l’hôtel prévoit des travaux qui pourraient déranger votre événement à cause du bruit ou des accès limités ? Quand sont les prochaines négociations syndicales ? Pourriez-vous vous retrouver dans une situation de grève ? Oui, ça arrive.
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Lisanne Bourassa Consensus Gestion de congrès 514-903-5232 www.consensus-international.ca
BIENVENUE DANS UN UNIVERS D’AFFAIRES REPENSÉ Nous proposons des événements d’affaires basés sur un mode de vie actif et sain : des activités sportives et de plein air, combinées à des séminaires enrichissants qui auront des effets bénéfiques sur la performance.
CE QUI NOUS DISTINGUE L’emplacement : sur une plage privée à 15 minutes du centre-ville de Québec Un terrain de jeux de 5 acres maximisé sur 4 saisons 166 chambres et suites spacieuses avec balcon 6 salles de réunion avec domotique pour un total de 6500 pc, vue panoramique sur le lac Un service de navette Un gym des plus complets Un environnement captif, favorisant l’esprit d’équipe
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BIEN BOUGER. BIEN MANGER. BIEN BOIRE. BIEN TRAVAILLER.
CONSEILS
DANS LA
JUNGLE
DU RÉSEAUTAGE RÉJEAN GAUTHIER, « DANS LA JUNGLE DU RÉSEAUTAGE » CONFÉRENCIER, AUTEUR ET FORMATEUR CHEZ LES PRODUCTIONS OULALA!
V
ous aimeriez devenir le Tarzan de la Jungle du réseautage, ce héros dont les aptitudes sociales suscitent l’admiration et qui trouve toujours le bon
partenaire pour mousser ses affaires ? Vous rêvez de devenir celui qui est au courant de tout ce qui se passe et qui, comme Tarzan, aborde avec courage les plus puissants, tout en ayant le souci d’aider les plus petits ? Vous espérez bâtir suffisamment de repères dans la jungle pour ne plus vous y sentir déboussolé ?
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Simple et efficace, la méthode de réseautage mise au
vont à la rencontre des autres, y voyant une façon de les
point par Réjean Gauthier vous outillera pour étendre
aider, d’être à l’écoute de leurs besoins.
votre réseau de manière stratégique, c’est-à-dire qu’elle vous permettra de repérer les bons contacts, donc les
GARDEZ EN TÊTE VOS OBJECTIFS
bons appuis, pour vous avancer vers vos objectifs profes-
Rappelez-vous que vous participez à une activité dans le
sionnels. Un peu comme Tarzan trouve les bons arbres
but éventuel de conclure des affaires, pas pour découvrir
pour attacher sa liane et avancer dans la jungle sans tom-
des amis intimes ni pour vous marier. Faire des affaires
ber au sol.
signifie gagner de l’argent. Or, si vous vous donnez
Vous le savez bien au fond de vous-même. Il ne suffit pas de courir les déjeuners et les cinq à sept et converser gentiment ni de récolter des cartes professionnelles pour avancer dans le monde des affaires (pas plus que dans la vie d’ailleurs !). Pour bâtir des relations durables, sympathiques et mutuellement gagnantes, une discipline est nécessaire. Il faut donner de sa personne et de son temps et faire du réseautage un mode de vie. Oui, cela demande des efforts et un peu de courage au début, mais le rendement est garanti ! En mettant en pratique quelques techniques vous vous rapprocherez des personnes susceptibles de propulser votre entreprise vers le succès.
l’occasion de multiplier les rencontres, vous augmentez vos chances d’atteindre votre cible. Vous n’allez pas à ce 5 à 7 uniquement pour vous féliciter d’y avoir mis les pieds ; vous vous y rendez avec quelques objectifs en tête : rencontrer une personne clé pour l’avancement de votre carrière ou le développement de votre entreprise, contacter des gens impliqués dans un domaine où vous pourriez vendre vos produits et services, connaître des personnes susceptibles de devenir des partenaires d’affaires ou des associés, ou promouvoir votre atelier de formation. Songez d’abord et avant tout à ce qu’il vous importe de réaliser au cours de cette activité. Et tenezvous-en à vos objectifs.
LE RÉSEAUTAGE
L’ALTRUISME
Pour les uns, le réseautage est une façon d’apprendre et
Faire des rencontres et bâtir un réseau de contacts
de s’enrichir grâce à de nouvelles connaissances ; pour les
pour stimuler ses affaires ne signifie pas exploiter les
autres, il permet d’échanger avec des gens d’affaires sur
autres. Pensez plutôt que si vous donnez, vous recevrez.
des préoccupations communes. Les plus pragmatiques
Accordez-vous le droit de tendre vers vos objectifs pro-
diront que les activités de réseautage sont une occasion
fessionnels, mais utilisez une manière détournée de les
d’agrandir son cercle de contacts et de socialiser, tout
atteindre. Au lieu de simplement vous vendre, faites don
en gardant à l’esprit l’objectif de faire des affaires. Les
de vous-même. Soyez sympathique et altruiste. Vous
plus timides, que leurs patrons voudraient voir sortir de
distribuez vos sourires et votre gentillesse, vous pratiquez
leur coquille, y voient une sorte d’obligation de mettre
l’écoute et vous cherchez à vous rendre utile aux autres ?
en pratique divers ateliers et formations sur le sujet. Les
Personne ne vous trouvera profiteur, déplacé ou déplai-
plus compétitifs y participent pour se comparer et se
sant. Au contraire, les animaux de la jungle chercheront
mettre au défi. Les plus vendeurs s’en servent pour faire
votre compagnie et vous prêteront leurs arbres pour favo-
connaître leurs produits et services. Les plus altruistes
riser votre avancement.
La richesse ne se mesure pas seulement par le compte en banque. La plus grande que vous ayez se trouve dans votre capacité à créer des liens avec les autres, votre habileté à vous connecter avec eux. Une fois cette aptitude acquise, il reste à entretenir et activer votre réseau pour créer plus d’entraide, de solidarité et, au bout du compte, plus de richesse financière.
Réjean Gauthier
le pLANIFICATEUR
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Cocktail des Fêtes
Célébrez la fin de l’année avec Le Planificateur Pour vous remercier de votre fidélité et de votre soutien, nous avons le plaisir de vous inviter à notre cocktail de fin d’année mardi le 19 décembre prochain. Vous aurez l’occasion de passer la soirée avec vos pairs en plus de découvrir un magnifique site, soit la Galerie Gora, le tout dans une ambiance festive et décontractée. Date : Mardi le 19 décembre Heure : De 17h00 à 19h00 Endroit : La Galerie Gora Adresse : 279 rue Sherbrooke Ouest, 2e étage Cette invitation est valable pour les planificateurs seulement. Veuillez vous inscrire en cliquant ici.
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