Le Planificateur Électronique - No. 4

No. 04 - 2018

Le

électronique

Tendances

2018

SAVOIR CHOISIR LE BON MODE DE COMMUNICATION

Qui se ressemble,

Les

s’assemble !

Coups de cœur

index

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SAVOIR CHOISIR LE BON MODE DE COMMUNICATION

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Mot de l’éditeur

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Savoir choisir le bon mode de communication

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Location d’auto et assurances: ce qu’il faut savoir

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Planiformation en gestion de réunions

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En 2018, à quoi pouvons-nous nous attendre ?

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Une tendance qui prend de plus en plus d’ampleur

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6 raisons justifiant l’utilisation d’un lieu d’événement hors site

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Quand vip devient vraiment intime et privé

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Le « revenue management »

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Qui se ressemble, s’assemble !

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Bon en tout temps, mais impeccable pour la Saint-Valentin !

Merci à nos collaborateurs Annie Bienvenue, Nadine Ménard

LOCATION D’AUTO ET ASSURANCES: CE QU’IL FAUT SAVOIR

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Le Planificateur 2400 Chemin Lucerne #121 Mont-Royal, Qc H3R 2J8 Canada 514 594-9542 Éditeur Michel Geoffroy, CMM mg@leplanificateur.ca Graphiste Matthew Riopel mriopel@leplanificateur.ca www.leplanificateur.ca Vous pourrez également retrouver cette édition en ligne en vous rendant à leplanificateur.ca Les opinions exprimées dans les articles de ce magazine demeurent la responsabilité du signataire et n’engagent que ce dernier ; elles ne représentent pas forcément la façon de penser du Planificateur et de son équipe.

Pour consulter nos publications précédentes, cliquer ici

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QUAND VIP DEVIENT VRAIMENT INTIME ET PRIVÉ

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EDITORIAL

Mot de l’Éditeur

COMME DES CHAMPIONS

OLYMPIQUES Si, comme moi, vous regardez le déroulement des Jeux Olympiques, vous devez admirer l’immense talent des athlètes qui, pour devenir les meilleurs dans leur discipline, s’entrainent pendant des années. Le même principe est vrai dans le domaine des affaires.

Pour être les meilleurs, il faut continuellement trouver des façons de s’améliorer.

Heureusement pour nous, ça ne demande pas des heures d’exercice, mais bien de lire un livre traitant du domaine des affaires de temps à autre ou de suivre une formation.

Il existe plusieurs formations qui pourraient être avantageuses dans notre domaine. Voici quelque sites d’endroits où vous pouvez poursuivre votre formation comme professionnel de l’industrie.

L’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec offre plusieurs formations : http://www.ithq.qc.ca/expertiseet-recherche/perfectionnement/ Si vous désirez développer vos talents de vendeur et de négociateur ou suivre une formation en Projet Management, La grande école des affaires http://www. lagrandeecoledesaffaires.com/index.php/formations/ offre une multitude de cours.

Le but du Planificateur est justement de vous fournir de l’information qui vous aidera dans votre travail.

Donc, en 2018, faites-vous un devoir de continuer à approfondir vos connaissances.

Joyeuse Saint-Valentin, Michel Geoffroy, CMM Éditeur Le Planificateur mg@leplanificateur.ca

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TÉLÉPHONE, COURRIEL, EN PERSONNE…

SAVOIR CHOISIR LE BON MODE DE COMMUNICATION PAR ANNIE BIENVENUE | JPL COMMUNICATIONS INC.

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S’il est de nos jours facile de communiquer grâce aux nouvelles technologies comme les courriels et les textos, il faut savoir choisir l’outil le plus approprié lorsque vient le temps d’entrer en relation avec nos clients.

L’écrivain français Bernard Weber a dit :

« Entre ce que je pense, ce que je veux dire, ce que je crois dire, ce que je dis, ce que vous avez envie d’entendre, ce que vous croyez entendre, ce que vous entendez, ce que vous avez envie de comprendre, ce que vous croyez comprendre, ce que vous comprenez, il y a dix possibilités qu’on ait des difficultés à communiquer. Mais essayons quand même… ».

Ce qui signifie que la communication est un art et dans le monde des affaires, il faut bien le maîtriser.

Pour ce faire, il importe avant de rencontrer notre client en personne afin d’établir un lien émotif avec lui. De fait, quand on connaît quelqu’un, il est beaucoup plus facile de saisir par la suite le ton qu’il utilise dans un courriel ou un texto. Mais sans un contact préalable, ce sera presque impossible.

Par la suite, lorsqu’on souhaite communiquer avec lui, devrions-nous prendre le téléphone ou opter pour le courriel?

Petit moment de réflexion…

Pour définir notre mode de communication, il faut se poser quelques questions. La première : quel est celui avec lequel mon destinataire semble le plus à l’aise? Est-il toujours prêt à prendre ses appels ou ses messages? Ou aime-t-il mieux répondre à des courriels?

Deuxième question : est-ce que notre message demande des explications. Dans un tel cas, un appel téléphonique est plus approprié pour permettre à notre interlocuteur de bien le comprendre et de poser des questions s’il y a lieu. Un courriel devrait être réservé à des informations factuelles comme un lieu ou une heure de rencontre, par exemple.

Un signe qui confirme que le courriel n’est pas le bon mode de communication, c’est lorsque son entête débute par Re : Re : Re : Re. Cela signifie que le sujet a soulevé beaucoup d’incompréhension qu’un appel aurait tôt fait de mettre au clair.

Troisièmement : notre message risque-t-il d’être mal interprété ? Si oui, il vaut mieux passer par le téléphone

pour éviter toute ambiguïté, surtout si notre destinataire a un tempérament sensible.

L’ABC de la rédaction d’un courriel Il va sans dire que votre message doit débuter avec un « Bonjour », être suivi du nom du destinataire et se terminer par votre signature.

Tel que mentionné précédemment, le sujet doit être simple et nécessiter une courte réponse. L’objectif de votre message devrait apparaître dans les deux premières phrases. Il est aussi important de préciser si vous attendez une action (par exemple, la signature d’un document) et, si oui, dans quel délai. N’oubliez pas que vous représentez votre entreprise et que chaque texte doit être soigné. Évidemment, dans un courriel d’affaires, l’usage des émoticônes n’a pas sa place.

Avant d’envoyer votre message, relisez-vous pour vous assurer qu’il est clair.

Comment vous assurer d’être lu ?

Chaque semaine, nous recevons tous une quantité incroyable de courriels. Comment s’assurer alors d’être lu et de recevoir une réponse?

– Placez une idée par paragraphe pour que l’information soit facilement repérable et pour conserver l’attention de votre destinataire. Limitez-vous si possible à trois paragraphes.

– Optez pour un texte direct et succinct, sans superflu (Vos phrases devraient compter 18 mots tout au plus).

Idéalement, indiquez l’action demandée au début des phrases, par exemple: « Je cherche… », « Faites-moi part… », « Pourriez-vous vérifier… », etc.

– Assurez-vous que l’objet de votre courriel est cohérent avec le message et qu’il capte bien l’attention. Ainsi, si vous écrivez à votre client pour un suivi de soumission, trouvez une formule à écrire dans « Objet » qui mettra en lumière les bénéfices de votre offre. Par exemple : « Maximiser vos services au meilleur prix ».

Le titre de votre message doit capter l’attention et permettre un archivage facile. Si vous inscrivez seulement « Suivi », il y a de fortes chances pour que votre courriel ne soit pas lu car il ne reflète pas l’importance de votre message, ni la nécessité d’y répondre.

Si tous les modes de communications sont bons, ils doivent être utilisés en temps opportun. Mais n’oubliez pas que rien n’est plus efficace que le contact humain pour s’assurer la fidélité d’un client avec lequel on souhaite bâtir une relation à long terme.

Annie Bienvenue Coach d’affaires, formatrice et conférencière en communication verbale et non verbale JPL Communications inc. annie@jeanpierrelauzier.com www.jeanpierrelauzier.com, 450 444-3879

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POUR VOTRE INFO

LOCATION D’AUTO ET ASSURANCES:

CE QU’IL FAUT SAVOIR CAA-QUÉBEC VOUS CONSEILLE

VOUS PRÉVOYEZ LOUER UNE VOITURE LORS DE VOS PROCHAINES VACANCES? VOUS AVEZ PLUSIEURS OPTIONS POUR OBTENIR LA COUVERTURE D’ASSURANCE ADÉQUATE. VOICI CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR SUR L’ASSURANCE AUTO POUR PARTIR L’ESPRIT TRANQUILLE.

QUELLE ASSURANCE AUTO CHOISIR? Si vous avez déjà loué une voiture, vous savez à quel point l’assurance fait grimper la facture – elle est parfois presque aussi élevée que le prix de location du véhicule. Pourtant, il est primordial de s’assurer contre les dommages – avec ou sans franchise – ainsi que contre les dommages corporels ou matériels infligés à autrui.

Devriez-vous payer l’assurance de l’agence de location de véhicules? Peut-être, si vous ne pouvez faire autrement, mais vous avez d’autres options quand vient le temps d’assurer un véhicule loué.

ASSURANCE AUTO PERSONNELLE Si votre assurance auto personnelle comprend l’avenant F.A.Q. 27 «Dommages aux véhicules n’appartenant pas à l’assuré», vous êtes couvert en ce qui concerne les dommages causés au véhicule loué, mais seulement au Canada et aux États-Unis.

Sachez que cette protection est identique à celle que vous avez avec votre véhicule: elle comprend les mêmes options et franchises. Si vous ne l’avez pas, informez-vous auprès de votre assureur pour savoir combien il vous en coûterait de l’ajouter.

Notez que cette couverture est incluse dans la Police antistress, exclusive aux membres CAA-Québec.

Votre assurance auto comprend aussi une protection de la responsabilité civile, c’est-à-dire qui couvre les dommages causés à d’autres personnes, que ce soit des dommages corporels ou matériels. Le montant de la couverture, toutefois, n’est peutêtre pas suffisant. Pour la durée du séjour, faites-le augmenter à au moins deux millions de dollars. Vous serez ainsi mieux protégé en cas de sinistre, surtout aux États-Unis, où l’on ne badine pas avec les poursuites.

Suite à la page 10

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LA DESTINATION

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La santé du corps et de l’esprit au service des affaires. Venez vivre une expérience unique axée sur l’art de vivre et le développement des affaires.

CE QUI NOUS DISTINGUE L’emplacement : sur les rives du lac Beauport à 15 minutes du centre-ville de Québec Événements d’affaires basés sur un mode de vie actif et sain : offre d’activités sportives et de plein air Un terrain de jeux de 5 acres maximisé sur 4 saisons 166 chambres et suites avec balcon 6 salles de réunion avec domotique pour un total de 6 500 p.c., vue panoramique sur le lac Un centre de conditionnement physique

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Si vous louez un véhicule ailleurs qu’au Canada ou aux États-Unis, vous devrez opter pour une autre assurance, puisque votre assurance auto ne vous couvre que dans ces deux pays.

Pour plus de renseignements sur les protections disponibles lorsque vous roulez aux États-Unis, consultez notre conseil Une virée aux États-Unis? Voyagez l’esprit tranquille!

ASSURANCE OFFERTE PAR VOTRE CARTE DE CRÉDIT

celle contre les dommages au véhicule loué. Si c’est

Si vous payez la location de la voiture à l’aide d’une

et faites retirer la protection dont vous n’avez pas

carte de crédit, vérifiez si cette dernière ne vous pro-

besoin. En Europe, par exemple, les deux assurances

pose pas une assurance. Les cartes de crédit offrent

sont généralement comprises dans le prix de base de

souvent une assurance qui couvre les dommages au

la location des voitures.

véhicule loué. Toutefois, la protection de la responsabilité civile est rarement offerte.

Validez la portée et les conditions de l’assurance offerte. Est-elle d’une durée limitée? Le vandalisme est-il couvert? Faut-il posséder un permis de conduire international (que vous devriez de toute façon détenir)? Si les protections ne sont pas suffisantes, vous devrez vous tourner vers une autre solution.

votre cas, assurez-vous de ne pas payer en double,

VOUS ÊTES BLESSÉ DANS UN ACCIDENT DE LA ROUTE? Partout dans le monde, que vous soyez responsable ou non de l’accident, la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) vous indemnise pour vos dommages corporels. Elle couvre l’excédent de vos frais d’hospitalisation en cas d’accident, soit ce qui n’est pas couvert par la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ).

ASSURANCE DE L’AGENCE DE LOCATION DE VÉHICULES

Vous pourrez réclamer toutes les indemnités aux-

L’assurance de l’entreprise de location est souvent

précis, moins de 183 jours).

coûteuse. Si vous êtes bien couvert par votre assurance automobile ou par votre carte de crédit, déclinez-la. Si vous n’avez pas le choix, sachez qu’il est souvent plus économique de choisir la formule prépayée, que vous achèterez avant votre départ.

quelles vous avez droit à votre retour. Notez que votre séjour doit durer moins de 6 mois (pour être

Dans tous les cas, il est conseillé de partir avec une assurance voyage comprenant une protection médico-hospitalière. Cette assurance pourrait vous éviter les tracas administratifs lors de l’admission dans un hôpital à l’étranger. En prime, vous serez

En fonction des autres assurances que vous possédez,

aussi couvert pour des frais médicaux autres que ceux

il se pourrait que vous ayez besoin seulement de la

liés à un accident d’auto, souvent plus élevés que

protection de la responsabilité civile ou seulement de

ceux remboursés par la RAMQ. Suite à la page 12

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LOCATION D’UNE VOITURE AVEC TURO Vous souhaitez utiliser une plateforme d’autopartage comme Turo? Avant de terminer votre réservation, vous devrez choisir la protection qui vous convient ou décliner celle-ci. Les options varient en fonction du pays où vous louez le véhicule. Assurez-vous donc de bien comprendre l’étendue des protections avant de faire votre choix. Votre assurance auto personnelle ou celle offerte par votre carte de crédit pourrait convenir dans certaines circonstances, comme nous l’avons mentionné précédemment.

QUELS DOCUMENTS DEVEZ-VOUS AMENER AVEC VOUS EN VOYAGE? •

Contrat de location de voiture

Glissez tous les papiers relatifs aux détails de la transaction de location de la voiture avec vos autres documents de voyage: ce sera la preuve de ce que vous avez convenu et réservé.

Imprimez votre contrat de location, lisez-en bien les conditions quant à l’heure et le lieu de prise du véhicule, les modalités du retour ou encore les frais qui pourraient être exigés sur place (une écoprime, un supplément pour un deuxième conducteur ou pour un conducteur de moins de 25 ans, etc.).

•

Copie de l’avenant F.A.Q. 27 de votre police d’assurance auto (s’il y a lieu)

Gardez avec vous une copie de l’avenant F.A.Q. 27 de votre police d’assurance auto du Québec. Cet avenant se trouve à la suite de votre contrat d’assurance.

De même, un résumé de vos protections se trouve au verso de votre preuve d’assurance – celle que vous mettez dans votre portefeuille.

•

Preuve de votre protection fournie par votre carte de crédit (s’il y a lieu)

Demandez à l’émetteur de votre carte de vous faire parvenir les preuves écrites nécessaires.

Que vous optiez pour la protection offerte par l’avenant F.A.Q. 27 de votre police d’assurance auto ou encore par celle que vous procure votre carte de crédit, pensez à demander une version anglaise de vos documents. Vous pourrez les présenter au besoin.

Pour en apprendre davantage sur les assurances en général et sur celles de CAA-Québec, rendez-vous sur notre site Web : https://www.caaquebec.com/fr/pour-vos-assurances/conseils/

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P L AN I FORMATION EN GESTION DE RÉUNIONS

Lieu : Le Novotel Montréal Centre Jeudi le 1 mars 2018, 13h à 17h

PLANIFORMATION EN GESTION DE RÉUNIONS Voici les thèmes qui seront abordés : SÉLECTION DE SITES • trouver l’endroit qui correspond le mieux à votre groupe • les demandes de soumissions • se créer un réseau de fournisseurs INVITATIONS, INSCRIPTION ET ACCUEIL • annnonce et promotion de votre événement • aperçu des systèmes d’inscription • bien évaluer les temps requis pour les inscriptions • accueil sur place : établir une bonne relation avec les participants, dès le premier contact • formation du personnel d’accueil LOGISTIQUE DE L’ÉVÉNEMENT • aménagement des salles : sortir de l’ordinaire • décor ‘au besoin’ • audio-visuel – le plus important • les réceptions et les repas: les choix judicieux qui plairont • assurer un déroulement sans accroc

Lisanne Bourassa cumule plus de vingt ans d’expérience dans l’organisation de réunions. Madame Bourassa a d’abord travaillé dans le domaine du voyage, de la traduction et du corps diplomatique avant de découvrir sa vraie passion. Après quatre ans en hôtellerie avec Méridien et Sheraton, notamment comme directrice des services-congrès, elle s’engage définitivement dans l’organisation d’événements à son compte. Elle se charge de projets qu’elle gère de A à Z ou parfois en collaboration avec d’autres planificateurs : réunions d’affaires, notamment dans le milieu pharmaceutique, colloques internationaux et congrès d’association et expositions, et ce, aussi bien à Montréal qu’à l’étranger. Pour en savoir plus, consulter son site www.consensus-international.ca.

LE CÔTÉ SOCIAL • but de l’activité : bien s’adapter au type d’événement • créer l’ambiance voulue • favoriser les contacts • attention particulière aux fournisseurs

Une fois inscrits, les participants auront l’occasion d’envoyer des sujets qu’ils aimeraient aborder durant la conférence et ils pourront aussi la contacter par la suite s’ils ont des questions, pendant une période de trois mois.

COMMENT BIEN MAÎTRISER SES DOSSIERS • gestion des dossiers : comment ne pas perdre le fil • communications avec vos fournisseurs • échéanciers • scénarios

Le coût pour la formation est de 225 $.

APRÈS CETTE FORMATION, VOUS SEREZ MIEUX PRÉPARÉS POUR : • assurer un déroulement impeccable de vos événements • mieux vous organiser vous-mêmes • augmenter la satisfaction de vos participants • mieux collaborer avec vos fournisseurs • réduire votre stress en maîtrisant bien chaque projet 14

La formation destinée aux planificateurs sera présentée par Madame Lisanne Bourassa de Consensus Gestion de congrès.

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Si ce cours vous intéresse, vous pouvez cliquer ici pour vous inscrire ou inscrire un membre de votre personnel. Si vous désirez en savoir plus, n’hésitez pas à me contacter.

Au plaisir de vous compter parmi nous, Michel Geoffroy Le Planificateur/The Planner (514) 594.9542 mg@leplanificateur.ca | www.leplanificateur.ca

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EN 2018, À QUOI POUVONS-NOUS NOUS ATTENDRE ?

Les Hôtels

2017 a été témoin de l’ouverture de plusieurs nouveaux hôtels à Montréal et en région et la tendance se maintiendra en 2018. Pas moins de 4 nouveaux hôtels ouvriront leurs portes en 2018 à Montréal, soit l’Hôtel Birks, le Marriott AC, Le Monville et le Four Seasons. L’ouverture de l’hôtel Sheraton St-Hyacinthe affectera les prix des hôtels en région.

Le Planificateur prévoit des prix plus bas qu’en 2017 avec la venue de ces nouveaux hôtels et le fait qu’aucun événement majeur n’est prévu, comme le 375e anniversaire de Montréal. Également, le protectionnisme américain Buy America, qui prend de plus en plus d’ampleur, pourrait affecter le nombre de groupes venant des États-Unis malgré que le Québec est considéré comme un endroit sécuritaire, moins dispendieux et différent. En ce qui concerne le centre-ville de Montréal, l’état du trafic et les travaux feront en sorte que plus d’événements seront tenus en régions. On verra des périodes où les tarifs seront plus élevés (voir la page 26, revenu management) mais en général, si on est flexible, il y aura moyen de trouver de bons prix.

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La segmentation des hôtels offre plusieurs possibilités pour les planificateurs mais il faudra bien choisir le type d’hôtel qui corresponde à leur clientèle.

Chaque hôtel à une personnalité. Comme planificateur, votre tâche est de choisir l’hôtel qui saura le mieux s’ajuster à la personnalité et au profil de votre groupe.

Il vous faut donc commencer par bien connaître votre groupe. Une fois que vous avez bien cerné la personnalité de ce dernier, vous êtes prêt à chercher l’hôtel qui saura le mieux répondre au profil de vos participants.

Ce n’est pas le choix qui manque : la chaine Accor regroupe près de 25 bannières différentes, dont Sofitel, Fairmont et Novotel. La chaîne Hilton en regroupe une douzaine dont Hilton, Garden Inn, Homewood, Home2 Suites qui ouvrira prochainement à Dorval et le Hampton Inn, qui, en passant, accepte encore les fumeurs.

Marriott, pour sa part, regroupe 28 bannières différentes dont Ritz-Carlton, Renaissance, Delta, W, Westin, Méridien, Sheraton, Fairfield Inn, Courtyard, Springhill, Four Points, Aloft et AC dont l’ouverture est prévue dans les

prochaines semaines et Aloft. Pour sa part, Hyatt regroupe 8 marques et le Groupe InterContinental 12 dont Holiday Inn, Crowne Plaza, Candlewood et InterContinental. Chacune de ces marques, qu’on retrouve au Québec, vise un segment du marché et offre des prix et des services en fonction.

On retrouve aussi les plus petits hôtels style boutique comme le Groupe Tidan, dont le Mount Stephen, l’hôtel 10 et le Nouvel Hôtel. Il ne faut pas oublier les hôtels Germain et Alt, les hôtels du groupe Antonopoulos, les hôtels et auberges du groupe Hôtellerie Champêtre, les hôtels du groupe Jaro et du groupe C Hôtels et les Hôtels Villegia qui ont tous des personnalités distinctes. En plus, on compte des hôtels et auberges indépendants comme l’Auberge Handfiled, Le Georgesville, Le Château Bonne Entente, Le Château Laurier, Le Quintessence, l’Estérel, Le Manoir StSauveur, pour n’en nommer que quelquesuns.

Une autre tendance que nous verrons de plus en plus est la concession des services hôteliers. Les services alimentaires seront de moins en moins régis par les hôtels. À ce sujet, nous avons demandé à quatre planificateurs de nous donner leur opinion, voir la page 18.

La main-d’oeuvre Un autre phénomène qui continue à causer des problèmes est le manque de maind’œuvre dans le secteur de l’hospitalité, ce qui risque d’avoir des retombées négatives pour les planificateurs en ce qui concerne les services. Le manque de main-d’œuvre aura aussi comme effet de faire augmenter les salaires, donc beaucoup de roulement de personnel.

Tendances alimentaires Le coût des aliments continuera à augmenter, ce qui exigera plus de créativité afin de respecter les budgets ou de se voir dans l’obligation de les augmenter. De plus, le phénomène vert, le respect des allergies et l’achat de produits locaux seront toujours d’actualité.

Le contenu événementiel Concernant le contenu lors d’événements, la tendance vidéo continuera à augmenter.

Un phénomène qui sera intéressant à suivre En juillet 2018, la légalisation de la marijuana affectera probablement l’organisation de vos événements. Une question à suivre sera la réaction des dirigeants d’hôtels à ce sujet. Offriront-ils des chambres fumeurs pour accommoder les fumeurs de pot?

Le contact humain Chose certaine, les rencontres personnelles continueront à être importantes afin de bien intégrer tous les groupes d’âge travaillant au sein de différentes compagnies. Les communications par médias sociaux ne remplacent pas les contacts humains quand il s’agit de développer le travail d’équipe et les communications. Le team building et les activités sociales seront plus en demande que jamais.

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UNE

tendance

QUI PREND DE PLUS EN PLUS D’AMPLEUR Nous avons demandé la question suivante à des professionnels de l’industrie : « QUE PENSEZ-VOUS, EN TANT QUE PLANIFICATEUR, DES CHANGEMENTS QUI TOUCHENT LES HÔTELS AYANT RECOURS À DES CONCESSIONNAIRES POUR LEURS SERVICES ALIMENTAIRES, RESTAURANTS, BANQUETS ET SERVICE AUX CHAMBRES? COMMENT POUVEZ-VOUS EN ÊTRE AFFECTÉ? » Voici ce qu’ils nous ont répondu : Cette situation ne s’est pas encore présentée pour moi mais voici ce que j’en pense : Dans le cas d’un événement sans bloc de chambres, ça peut aller...

En ce qui concerne un groupe avec chambres et événements, là c’est moins drôle... Les standards, garanties, politiques d’annulation peuvent varier et là le ‘fun’ commence! Du point de vue ‘deal’ pour l’ensemble de la prestation, ce n’est plus la même chose non plus... en plus d’avoir (probablement) deux contrats à signer, deux contacts ou plus à gérer, ça double le travail! (One Stop Shop Please!) Être extra vigilant en ce qui concerne la facturation et les dépôts!

Pas certain non plus pour un événement ‘1 year out and over’, trop de risques...

N’avoir pas le choix, je fonctionnerais avec mais avoir le choix, j’éviterais, voilà mon humble avis.

Sebastien Cornellier, CMP Manuvie

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Le peu que j’ai à dire sur ce sujet : « Le fractionnement des services en différentes concessions dans un hôtel peut n’avoir aucun impact s’ils sont bien intégrés en service « clé en main ». Malheureusement, il arrive souvent que cette harmonisation de service n’ait pas été réalisée avec soin, et que cela nous impacte négativement, qu’il s’agisse : • d’un manque de flexibilité, étant donné que chaque concession désire son rendement indépendamment des autres • d’une nécessité de prendre plus de temps afin de coordonner les différentes concessions, augmentant ainsi les coûts de préparation de l’événement.

Je considère qu’il est important de questionner l’hôtel sur son fonctionnement, car ce modèle se développe malheureusement de plus en plus. » Nicolas Richard MBA, MPs Othentika Voyages Inc. | Président nrichard@othentika.com www.othentika.com

Je crois que le fractionnement des services n’est pas une tendance, mais simplement un nouveau modèle d’affaires qui s’ajoute.

Pour Conférium, bien que nos événements se passent majoritairement en centre des congrès, nous avons fait l’expérience de quelques hôtels qui ont adopté le modèle de concessionnaire pour leurs services alimentaires.

L’impact se fait sentir à deux niveaux…

Le premier est lors de la négociation. Le fait que le revenu nourriture et boisson ne revient plus directement à l’établissement hôtelier, mais plutôt au concessionnaire, fait en sorte que le levier de négociation est moins puissant que si la totalité des revenus revenait à l’établissement hôtelier. De ce fait, le client pourrait avoir à débourser des frais de location de salles plus élevé que si l’établissement pouvait compter sur la totalité des revenus incluant ceux de la nourriture et la boisson.

L’autre point concerne la prestation de service… Souvent (pas toujours) les concessionnaires « nourriture et boisson » offrent moins d’avantages sociaux, moins de formation et un salaire moins élevé que ce qu’offrent les grandes chaines hôtelières. De ce fait, les concessionnaires attirent de moins bons candidats ou d’aussi bons candidats mais ceux-ci ne bénéficient pas d’un aussi bon encadrement d’où un sentiment moindre d’appartenance avec l’établissement hôtelier… Ils ont aussi une moins bonne connaissance de la culture de service de la chaine hôtelière… Par exemple, les Ritz Carlton ont une culture de service axée sur les détails et la personnalisation du service et les employés reçoivent plusieurs formations afin de bien cerner cette philosophie. Si le concessionnaire ne partage pas les mêmes valeurs et ne donne pas les mêmes formations, il y aura donc conflit entre la prestation offerte par l’employé et les attentes des invités. Un client qui achète à plein prix un Ritz Carlton s’attend à l’expérience « 5 étoiles Ritz Carlton » et s’il reçoit une prestation de style « Eggspectation » pour le petit-déjeuner, ce n’est pas ce qu’il a acheté.

Ceci peut entrainer une insatisfaction concernant l’expérience globale du client envers la chaine Ritz car la prestation reste identifiée à la chaine Ritz Carlton et non à celle du concessionnaire… Parfois, tout va très bien dans cette complicité de service et je tiens à le souligner…

Philippe Champagne Vice-Président Ventes et Marketing Hotel Management International, philippe@hotelmanagementintl.com www.hotelmanagementintl.com

Pour nous, ça ne fait aucune différence. C’est en fait le même modèle que pour un centre des congrès. Je crois que si l’hôtel y trouve son compte, il y a de grandes chances que ce soit, en fin de compte, avantageux aussi pour le client. Aucun hôtel ne tolérera un concessionnaire qui ne fonctionne pas selon les objectifs fixés. De toute façon, la dynamique d’un grand hôtel qui opère son propre service alimentaire n’est pas très différente puisqu’à l’interne le directeur restauration et le directeur hébergement ont aussi chacun des objectifs à atteindre.

Nous avons utilisé deux hôtels jusqu’à maintenant qui utilisent le modèle de concessionnaire. L’expérience était entièrement positive. Dans un des cas, le chef est partenaire de la concession, ce qui assure une qualité supérieure et une stabilité dans l’évolution de l’entreprise. Dans l’autre cas, le concessionnaire est une entreprise connue et aimée, ce qui a été très positif pour les ventes de congrès à cet établissement.

Je considère que le plus important est de bien négocier les contrats afin de pouvoir avoir la flexibilité nécessaire en cas de changement.

Pierre Bolduc pierre.bolduc@conferium.com www.conferium.com

6 RAISONS

VOICI JUSTIFIANT L’UTILISATION D’UN LIEU D’ÉVÉNEMENT HORS SITE POUR VOTRE PROCHAINE RÉUNION

Les conférences sont d’excellents moyens pour inciter vos membres ou vos employés à quitter le bureau pour apprendre dans un environnement différent. Les planificateurs de réunions sont chargés de créer un environnement qui favorise la créativité, le dialogue et l’apprentissage. Bien que l’espace de réunion d’un hôtel soit un lieu logique et pratique pour organiser des sessions de formation, le fait de rehausser le format en hébergeant certaines fonctions à des sites inusités (pour des idées, voir page 22) contribuera à accroître l’engagement tout au long de la réunion et après l’événement.

COMMENT LES LIEUX D’ÉVÉNEMENTS HORS SITE CONTRIBUENT-ILS À L’ENGAGEMENT ET À LA CRÉATIVITÉ?

1. BOUGER – déplacer vos délégués à différents endroits non seulement met le corps en mouvement, mais aussi le cerveau. Même le simple fait de monter dans l’autobus pour se rendre ailleurs leur donne l’occasion de rencontrer de nouvelles personnes et d’avoir de nouvelles conversations plutôt que de rester dans la même salle de réunion jour après jour.

2. PRENDRE L’AIR – si le site distant est situé à l’extérieur ou dispose d’un espace extérieur, il va sans dire que l’air frais fera du bien à vos délégués!

3. AUGMENTER LA PARTICIPATION – on peut constater une participation accrue à de nombreuses réunions facultatives lorsque les planificateurs offrent aux délégués la possibilité de visiter la destination! Aucun délégué ne s’est jamais exclamé : « J’ai hâte d’aller à Québec pour passer 3 jours dans une salle de réunion d’hôtel! »

4. ÉTABLIR DES LIENS PERSONNELS – lors de l’organisation d’événements sur des sites extérieurs, les délégués peuvent se détendre et laisser transparaître leur personnalité. Durant certaines réunions, on invite également les conjoints qui désirent assister à des événements hors site, donnant à nos collègues un aperçu de nos vies personnelles. Les relations personnelles et la confiance vont de pair en affaires!

5. CRÉER DES EXPÉRIENCES INOUBLIABLES – Participer à un événement qui laisse une empreinte peut également aider à retenir les informations apprises lors de la réunion elle-même. « Tu te souviens de ce grand pique-nique en plein air à Gatineau? C’est là que nous avons rencontré ce conférencier d’honneur qui nous a aidés à recentrer nos activités d’affaires! »

6. PROGRAMME DE RÉFÉRENCE – Le fait de tenir une conférence réussie incluant de fantastiques éléments hors site crée une campagne de marketing de bouche à oreille qui aura des répercussions sur l’événement de l’année suivante. Il est bon d’appuyer le programme de référence en utilisant les médias sociaux pour présenter l’événement hors site et le promouvoir.

La planification d’événements hors site est un excellent moyen d’accroître l’engagement et de susciter l’enthousiasme. Le travail supplémentaire requis sera rentable pour le planificateur et son équipe en plus de mettre en valeur le meilleur de ce que la région visitée aura à offrir. Nous vous souhaitons la meilleure des chances!

Leanne Calderwood, CMP Directrice principale, HelmsBriscoe Tél : 855.668.0285 lcalderwood@helmsbriscoe.com Établie à Kelowna, en Colombie-Britannique

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IL N’Y A PAS JUSTE LES HÔTELS ET LES CENTRES DE CONGRÈS POUR ACCUEILLIR VOS ÉVÉNEMENTS !

EN FAIT, MONTRÉAL, ET LE QUÉBEC TOUT ENTIER, REGORGENT DE SITES REMARQUABLES ET INUSITÉS POUR FAIRE DE VOS DIFFÉRENTES CÉLÉBRATIONS DES MOMENTS INOUBLIABLES.

Chez SUITE22 nous offrons l’opportunité à nos clients d’oser se démarquer en optant pour le choix d’un site événementiel unique et mémorable. On souhaite avant tout laisser une empreinte durable dans la mémoire des invités qui en seront les premiers privilégiés.

Suite à la page 24

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TROUVER LE SITE PARFAIT

Prioritaire et étroitement lié à l’événement à souligner, le choix du site idéal, de part l’ambiance et l’atmosphère recherchées, forme la prémisse d’une réussite. Bien que chaque événement soit unique, il est important d’optimiser chacun des aspects liés à l’expérience à venir, sans aucunement négliger les facteurs environnementaux, humains et émotionnels. N’oublions pas que le résultat sera, avant tout, fortement influencé par les stimuli sensoriels vécus. En ce sens, les lieux uniques et particuliers possèdent ces caractéristiques qui permettent de créer L’EXPÉRIENCE. DE TOUT POUR TOUTES LES OCCASIONS

Voici quelques suggestions montréalaises tantôt bien connues du paysage urbain ou encore à découvrir…

AU-DELÀ DE MONTRÉAL

Les incontournables, en région, offrent des espaces événementiels pour tous les goûts notamment le Zoo de Granby, l’Aquarium du Québec, la Vieille prison de Trois-Rivières, la Cité de l’énergie de Shawinigan, la Pulperie de Chicoutimi, le Palais Montcalm, le train

LES PANORAMIQUES : la plus haute tour inclinée au monde, la

de Charlevoix ou encore l’Orford Express, l’Espace St-Grégoire à

Tour de Montréal ; ou encore la terrasse d’observation à 360 degrés

même l’Église St-Grégoire de Montmorency à Québec, le vignoble

de la Tour de Lévis au cœur du Parc Jean-Drapeau ; ou même le

lavallois Château Taillefer-Lafon ou Le Cep d’Argent à Magog, la

cadre enchanteur du Chalet du Mont-Royal, la Scena et le Vieux-

maison Mona Cassis et filles à l’Île d’Orléans, l’auditorium de la mine

Port.

d’or Lamaque à Val d’Or situé à 300 pieds sous terre, une expérience

LES HISTORIQUES : l’incontournable Marché Bonsecours, la résidence et le solarium du Château Dufresne ou le Château Ramezay.

LES DIVERTISSANTES : les espaces du Cirque Éloize à même l’ancienne Gare Dalhousie; la salle circulaire de la Tohu, ou encore les théâtres Corona, Saint-James et Rialto, le Monument National, le Métropolis, La Ronde, le Centre des sciences de Montréal, l’aréna historique du Forum de Montréal.

qui vaut son pesant d’or !

SORTIR DES SENTIERS BATTUS

La location d’espaces privés est aussi une option très en vogue ces dernières années. Nombreuses sont les salles atypiques et d’exception qui s’offrent à vous en passant les lofts et penthouses flamboyants aux résidences exclusives, en plus des ateliers d’artistes et galeries d’art, ou encore des entrepôts industriels aux anciens établissements (bain public, fonderie et même banque), en bref, ce ne sont pas les salles

LES ARTISTIQUES ET CULTURELLES : les musées (MAC,

qui manquent. Vos restaurants et bars-lounges préférés s’avèrent éga-

MBAM, Pointe-à-Callière, Grévin), la Place des Arts, l’atrium du

lement de belles options de privatisation. Par contre, soyez avisés que

Centre de commerce mondial, la terrasse du Palais des congrès de

les meilleurs endroits demeurent toujours les secrets les mieux gardés !

Montréal, le New City Gas et L’Arsenal, la Société des arts technolo-

Voilà, un autre avantage de travailler de pair avec une créatrice d’évé-

giques, le Centre Phi.

nements bien branchée dans le milieu pour vous dénicher LE meilleur

LES NATURELLES : Le Bateau mouche et les croisières AML

endroit pour votre événement unique et mémorable.

ou encore l’ancien traversier devenu spa urbain, le Bota Bota, le

Par Nadine Ménard, Tête créativeMC SUITE22 Événements T.

Planétarium, le Jardin botanique, le Biodôme, la Biosphère.

514.714.1510

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exaltantes

La Venise de l’Amérique

Mettez des possibilités à votre agenda. Des lieux uniques et des vues inoubliables vous attendent à Greater Fort Lauderdale, en plus d’une nouvelle perspective de réunions. Pour en savoir plus: sunny.org/meetings ou 800-336-1662.

LE « REVENUE MANAGEMENT », AUSSI CONNU SOUS « YIELD MANAGEMENT », QU’EST-CE QUE C’EST? POURQUOI FAUT-IL EN ÊTRE CONSCIENT EN TANT QUE PLANIFICATEUR? Il s'agit d'une technique de management et marketing que les hôtels, les lignes aériennes et les entreprises de location de voitures utilisent afin d’optimiser leurs revenus. La technique est de jouer sur les prix selon les disponibilités afin d’optimiser la disponibilité de l’inventaire. Il s’agit d’une pratique de gestion permettant également de maximiser les revenus. La pratique consiste à baisser les prix lorsque le taux d’achalandage est moins élevé afin de stimuler la demande et d’augmenter le taux d’occupation pour une utilisation maximale des ressources ou encore d’augmenter les prix lors des périodes d’achalandage afin de maximiser les revenus.

Tout ce qui est location est périssable, donc le fait d'exercer une bonne gestion des prix en période fluctuante assure un meilleur taux d’utilisation des produits, services et revenus.

En résumé, la gestion du revenu consiste à vendre un service au prix approprié au bon moment à l'aide de canaux de distribution ciblés.

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UN ÉVÉNEMENT À ORGANISER DANS LA CAPITALE NATIONALE? DÉCOUVREZ LE PARLEMENTAIRE LE RESTAURANT DE L’ASSEMBLÉE NATIONALE

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La Bibliothèque de l’Assemblée nationale est également disponible pour une réception dînatoire, informez-vous!

Lionel Duflot Responsable au développement des activités privées Service des restaurants de l’Assemblée nationale Téléphone : 418 644-5113 Cellulaire : 418 564-7149 Courriel : lduflot@assnat.qc.ca

À DÉCOUVRIR

QUI SE RESSEMBLE, S’ASSEMBLE !

LE GRAND RENDEZ-VOUS ANNUEL DE L’ÉVÉNEMENTIEL !

MARDI LE 20 MARS PROCHAIN SE DÉROULERA L’ÉDITION PRINTEMPS 2018 DU SALON ÉVÉNEMENTIEL CORPORATIF - MOMENTUM. POUR L’OCCASION, LE PLANIFICATEUR RENCONTRE MICHEL COURTEMANCHE, FONDATEUR DU GROUPE DES ÉVÉNEMENTS CORPORATIFS ET CRÉATEUR DES SALONS.

Le Planificateur : Pourquoi un salon sur l’événementiel corporatif ?

Michel C : Le milieu événementiel est vaste, mouvementé et varié. En tant que passionnés de l’événementiel, nous n’avons que peu d’occasions de nous rencontrer, d’échanger, de consolider nos liens professionnels, de faire de véritables découvertes. Le Salon national de l’événementiel corporatif est plus qu’un simple salon, c’est aussi un colloque.

Il est l’indispensable rendez-vous de l’industrie, le seul salon exclusivement réservé aux professionnels des communications par l’événementiel corporatif !

Le Planificateur : À qui s’adresse le salon ?

Michel C : Le Salon est un indispensable pour tous les responsables d’événements au Québec, autant sur le marché corporatif, associatif, gouvernemental que municipal. Qu’ils soient responsables d’organiser des événements tels reconnaissances, galas, réunions, meetings des ventes, lancement de produits, inaugurations, congrès, colloque, team building, tournoi de golf ou tous événements festifs ou formatifs visant des clients, des employés ou des membres. En somme, toute personne dont le métier ou le mandat touche le monde de la communication événementielle sous toutes ses formes.

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Le Planificateur : Pourquoi aller au salon ?

Le Planificateur : Qui se retrouve au salon ?

Michel C : L’événementiel étant une expérience foncièrement

Michel C : Lors de chaque salon, plus de 140 fournisseurs et près

humaine, l’atmosphère chaleureuse du salon permet non seulement

de 1 000 responsables d’événements se rassemblent. Comme nous

de faire de belles découvertes, mais de créer ou consolider des liens

désirons assurer une expérience de qualité aux visiteurs, plus de

entre pairs. Le salon devient une source d’inspiration, de renouvelle-

50% des exposants participent à l’événement pour la première fois.

ment, d’originalité, d’unicité et plus encore !

On y retrouve de tout pour organiser un événement : nouveaux

Le Planificateur : D’après-vous, quels sont les plus grands défis pour les planificateurs d’événements? Comment une visite au salon peut-elle contribuer à relever ces défis ?

Michel C : Les défis des planificateurs d’événements sont tout aussi tout aussi variés que notre milieu. On pense évidemment d’abord aux balises de l’événement, son message et son objectif, son budget, son public, sa localisation, etc. Il faut frapper l’imaginaire, divertir,

sites événementiels, conférenciers, formateurs, audiovisuel, traiteurs, chapiteaux, nouvelles technologies, activités de team building, divertissements, Centre de villégiature, hôtellerie, bureau de tourisme, les jeunes entreprises émergentes que l’on ne retrouve pas facilement sur internet et plus encore. Une véritable pépinière de créativité et d’idées rafraîchissantes.

Le Planificateur : D’où viennent les visiteurs ?

informer, sensibiliser, souvent tout cela à la fois! Toutefois, face à

Michel C : Les visiteurs proviennent de tous les milieux; marchés

la popularité toujours grandissante de l’événement comme outil de

corporatifs, associatifs, institutionnels, gouvernementaux, munici-

développement et moyen de communication, l’offre se multiplie.

paux, boîtes de communication, agences événementielles, agences

Ainsi, l’un des plus grands défis pour les responsables d’événements

de marketing, etc. Nos visiteurs ont une chose en commun, soit la

d’aujourd’hui est de rejoindre son public, de réussir à faire déplacer

lourde responsabilité d’organiser des événements à succès, événe-

les gens à leur événement. À l’ère de la multiplication de l’infor-

ment par événement. L’échec pour un planificateur n’est pas une

mation et du foisonnement des réseaux sociaux, il s’agit d’un enjeu

option !

majeur! Il faut sans cesse faire preuve d’imagination, inventer de nouvelles façons d’attirer ses publics, développer des plans de communication solides et inventifs et surtout créer des liens solides avec ses collaborateurs pour tous ensemble faire des efforts concertés et fructueux! Ainsi, participer au salon, c’est aussi s’équiper pour relever tous ces défis avec brio !

Le Planificateur : Le salon offre-t-il d’autres activités ou occasions de réseautage ?

Michel C : Bien sûr ! Vous êtes toujours à la recherche de nouvelles idées? En plus de visiter les 140 kiosques et échanger avec les exposants, les participants sont invités à participer à plusieurs activités complémentaires. Tout d’abord, nos trois ateliers, spécialement conçus pour les mordus de l’événement, les amateurs de défis, de renouvellement, les branchés! Tendances, trucs, astuces et créativité sont au rendez-vous ! (Faites vite, le nombre de places est limité ).

Vous cherchez de nouveaux contenus, des conférenciers ou des formateurs ? Assistez aux vitrines, une série de mini conférences sur des sujets aussi actuels qu’importants. Finalement, il ne faut pas manquer le buffet réseautage, un moment privilégié de rencontres et d’échanges entre planificateurs.

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Le Planificateur : Vous avez mentionné des vitrines. À qui s’adresse la Vitrine des Conférenciers et Formateurs ?

Michel C : Moment phare pour toutes les personnes qui embauchent des conférenciers, et des formateurs ou qui organisent des activités de team building. La vitrine offre 15 présentations différentes en capsules de 15 minutes chacune. On y traite de sujets aussi variés que pertinents. Par exemple, nous aborderons pour la première fois la question de la légalisation de la marijuana et son impact sur la tenue d’événements.

Le Planificateur : Quels sont les coûts pour participer ?

Michel C : L’accréditation pour visiter l’exposition et assister à la Vitrine des Conférenciers et Formateurs est gratuits. Les ateliers et le buffet réseautage sont payants. N’oubliez pas de réserver à l’avance, le nombre de places étant limité !

Le Planificateur : Le Groupe des Événements Corporatifs tientil d’autres activités ?

Michel C : Ce printemps, nous avons le plaisir de lancer le premier campus dédié exclusivement à la formation continue en événementiel corporatif. Ce nouveau projet novateur, rassemblera une panoplie d’experts qui œuvrent activement sur le terrain. Les inscriptions sont présentement en cours. Pour tout savoir sur ce projet et vous inscrire, visitez www.formationsevenementielles.com.

Le Planificateur : Merci beaucoup d’avoir pris le temps de nous rencontrer, un petit mot de la fin?

Michel C : Pour tous les détails sur la programmation du salon et pour demander votre accréditation, visitez le www.salonevenementiel.com ou composez 514.278.5639.

J’aimerais ajouter un grand merci au Magazine Le Planificateur pour cette entrevue et pour son implication dans le milieu événementiel !

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Pourquoi choisir entre le chocolat et le vin comme cadeau?

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Ces suggestions nous sont fournies par Lakeview Wine Co. de Niagara-on-the-Lake.

LES FRAISES ENROBÉES DE CHOCOLAT - Mariez

des fraises juteuses à un vin possédant des notes fruitées similaires pour rehausser le goût des friandises enrobées de chocolat. Choisir un vin rafraîchissant avec une structure plus douce pour ce mariage, comme un vin de glace rouge (Red Icewine).

LES CHOCOLATS AU CARAMEL - Essayez

quelque chose de nouveau avec Seasons Tawny Port. Vin fortifié aux nuances de noisette, le porto accompagne agréablement les chocolats au caramel, avec ses riches arômes arrondis qui complètent la douceur chaude des confiseries au caramel.

LE CHOCOLAT BLANC - Le chocolat blanc

tend à être plus sucré, il est donc important de choisir un vin léger et dynamique. Choisissez un Moscato aux nuances fraîches et fruitées pour accompagner l’onctuosité du chocolat blanc.

LE CHOCOLAT NOIR (85% de cacao ou plus) -

Pour équilibrer les saveurs amères et audacieuses du chocolat noir, associez-le à un vin rouge tout aussi puissant. Le Cabernet Sauvignon est un complément classique du chocolat noir, car les tanins du vin équilibrent l’amertume du cacao.

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LE CHOCOLAT NOIR (semi-sucré, 70% de cacao)

- Apportant une douceur subtile à l’avant-goût, le chocolat mi-sucré demande un vin rouge moins corsé. Le chocolat mi-sucré fera pleinement ressortir les nuances fruitées complexes du Pinot Noir, ce qui en fait un accord idéal.

LE CHOCOLAT AU LAIT - Riche et généreux, le

chocolat au lait est mieux équilibré par un vin brillant avec une acidité élevée. Versez un verre de Riesling pour accompagner le chocolat au lait et préparez-vous à une expérience de saveur douce et sublime.

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