Juillet - Août 2009

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Ici et là

PAR CAMILLE LAY

Hachette à l’écoute de ses lecteurs Suite à nos suggestions de lectures d’été qui, nous le souhaitons, vous ont procuré des moments d’évasion, voici une nouvelle qui intéressera les amateurs de polars et romans à suspense : la politique « Plaisir de lire ou argent remis ». Mise en place par la maison d’édition Hachette pour se différencier de ses concurrents et permettre aux libraires d’offrir une plus grande sélection de thrillers, cette mesure invite les consommateurs à renvoyer un livre qui ne leur a pas plu pour se faire rembourser leur achat ainsi que la TPS dans les 30 jours suivant leur achat. Ils leur suffira d’expliquer pourquoi, de joindre leur ticket de caisse et d’y apposer la vignette « Plaisir de lire ou argent remis ».

Sur le Web : www.lagarantiehachette.ca

Un nouveau lieu pour les groupes Le nouveau Kosa Centre des arts ouvrira officiellement ses portes le 30 juillet 2009 à Montréal, non loin du croisement des boulevards Décarie et de Maisonneuve. De quoi réjouir les planificateurs en quête de nouveaux espaces puisque ce lieu propice aux événements spéciaux, conférences, congrès, ateliers de travail, concerts, réceptions cocktail, etc., pourra accueillir jusqu’à 300 personnes. Construit dans l’idée de servir la croissance de la ville, les groupes sont donc les bienvenus dans ce centre des arts sérieusement modernisé, offrant des équipements de haute technologie, un filage ainsi qu’un système de son accessible dans toutes les salles et Internet sans fil. Offrant jusqu’à 300 sièges amovibles en style théâtre et doté de deux salles privatives, il permettra la tenue d’événements intimes ou encore, facilitera les événements de plus grande envergure sur un seul et même site. Deux traiteurs y offrent également leurs services. S’y rendre sera facile puisque le site se trouve proche de la station de métro Vendôme et qu’un stationnement de 75 places y est également disponible.

Pour toute information et réservation : contactez Nick Patulli au (514) 895-4934

Le moral des employés touché L’on pouvait penser que la baisse de moral infligée par la récession n’était qu’une perception mais la firme Torontoise Rubin Thomlinson LLP affirme, à travers un sondage réalisé, que la baisse de moral des employés fait partie des problèmes majeurs que l’on retrouve dans les milieux du travail au Canada.

Selon les statistiques de l’enquête menée auprès de 219 entreprises, cela fait partie des plus grands défis à relever. En effet, plus de la moitié des entreprises questionnées ont licencié dans les 12 derniers mois, dont 80 % indiquaient que ces licenciements touchaient 10 % de leur personnel. Ajoutons à cela des Juillet-Août ’09

baisses de salaires pour 13,5 % des entreprises enquêtées ou des suppressions de primes pour 26,4 % d’entre elles et nous obtenons un climat d’incertitude grandissant et généralisé pour les employés. La conséquence de licenciements se traduit aussi par une hausse de la charge de travail pour les employés qui demeurent et qui pourraient éventuellement souffrir de stress, d’épuisement voire de harcèlement en milieu de travail. Il apparaît donc primordial de rester en communication avec son personnel pour s’assurer de stimuler son moral.

Une sommelière locale championne Une compétition qui vise à déterminer les meilleurs sommeliers des Amériques a vu cette fois-ci se hisser au rang de championne UNE sommelière. Élise Lambert, sommelière au restaurant Le Local, dans le Vieux-Montréal, est allée défendre son talent jusqu’en Argentine, à Buenos Aires, où se déroulait le concours, pour se voir sacrer meilleure sommelière des Amériques.

Les couleurs du Québec étaient largement présentes puisque Véronique Rivest, sommelière au restaurant Les Fougères, de Chelsea en Outaouais, est arrivée en deuxième position. Ces deux femmes, qui font honneur, s’étaient déjà démarquées depuis plusieurs années dans leur domaine.

Sur le Web : www.resto-lelocal.com et www.fougeres.ca

Les lignes aériennes ne manquent pas d’idées (ou de toupet !)

Le ralentissement économique et autres problèmes sanitaires telle que la grippe porcine continuent de peser sur l’industrie du voyage, comme le montre la diminution du coefficient d’occupation de la compagnie Westjet Airline qui a reculé de 3,6 points de pourcentage en juin 2009 par rapport au même mois l’an passé.

Dans ces conditions, l’industrie aérienne redouble d’efforts pour contrer les méfaits de la récession. Par exemple, alors que le dispositif de paiement pour l’utilisation des toilettes dans les avions Ryanair a finalement été abandonné, faute de bon fonctionnement, la ligne bon marché songe à installer à bord des supports permettant à une douzaine de passagers de voyager quasiment debout. Poignée, appareillage de sécurité et sorte de tabouret de soutien feraient partie du concept développé avec le constructeur américain Boeing. Encore à ses prémices, le « voyage vertical », qui serait vendu à très bas prix, n’est encore qu’une idée lancée.

D’un autre registre mais déjà mis en pratique depuis plusieurs années au niveau mondial, la survente de billets permet aux transporteurs aériens l’envol d’avions pleins, préférant risquer de mécontenter quelques clients plutôt que de fermer leurs portes d’embarquement avec seulement les trois-quarts des sièges remplis lorsque des passagers ne se présentent pas au vol.

Au Canada, seule la compagnie Air Canada pratique cette politique selon laquelle, votre siège ne vous est garanti que si vous le présélectionnez. Bien entendu, aucune mention de présélection n’est clairement mentionnée aux clients jusqu’à leur arrivée au guichet d’enregistrement, où ils se verront, ou pas, remettre un billet d’embarquement.

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Dans ce numéro

Note de l’éditeur

Bonne planification est synonyme d’événement réussi ! os vies sont incroyablement chargées. C’est pourquoi un peu de planification vous aidera à obtenir du succès. Le vieil adage « mieux vaut prévenir que guérir » reflète parfaitement cette idée. Une planification adéquate sera votre meilleur outil contre toute situation inattendue. En tant que planificateur durant cette période de récession, ce principe est d’autant plus important, puisque certains fournisseurs avec lesquels vous travaillez depuis longtemps ont sûrement dû eux aussi, procéder à des mesures drastiques qui pourraient affecter votre planification. Par exemple, des fournisseurs de services audiovisuels qui doivent opérer avec un personnel restreint et ne peuvent compter sur plus de main-d’oeuvre pour fournir des plans de salle aussi sophistiqués ; des chaînes hôtelières qui ne peuvent plus se permettre de vous aider lors de vos montages hors des heures d’affaires, vous assigner les services d’un employé supplémentaire, ou encore vous offrir un service aux chambres 24h/24h, un concierge en basse saison, etc.

Plus vous planifierez ce que vous devez faire ou déléguer, plus vous serez capable d’en assurer le suivi ou, dans le pire des cas, assurer vous-même le règlement d’une situation délicate que vous auriez décelée. Analysez les situations dans tous les sens, puis menez votre projet jusqu’au bout. Il n’y a rien de pire que de présumer. Alors, planifiez et prenez note de votre plan afin de ne rien oublier et de pouvoir faire vos suivis. Comme de nombreuses entreprises ont diminué leurs dépenses quelque part, n’attendez pas de savoir quand ou comment ces coupures vont vous affecter, faites jouer le temps et la préparation en votre faveur.

6 Besoin de formation ? >

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LEO GERVAIS

Pratique ou théorique, la formation demeure un outil de travail indéniable dans un domaine qui évolue comme celui de l’événementiel. Lyne Branchaud fait un tour d’horizon des formations à votre portée.

10 Choisir le bon conférencier >

Le choix d’un conférencier peut parfois représenter un défi de taille selon la mission que vous lui conférez.

Bruno Daigle somme pour vous les critères à considérer lors de votre recherche.

12 Considérez la sous-traitance >

Négocier vos contrats de groupes est une tâche fastidieuse et ne garantit pas toujours les tarifs les plus avantageux. Éric Rochon explique comment tirer profit des consultants qui viennent en aide aux planificateurs.

23 L’écologie au goût du jour >

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La récession a provoqué un ralentissement de l’engouement écologique global, les entreprises se concentrant davantage sur leur survie. Mais certains fournisseurs persistent dans le développement d’initiatives écologiques, dont nous vous offrons un aperçu.

PLANIFICATEUR

La seule publication canadienne pour les planificateurs francophones R ÉDACTEUR

R ÉDACTRICE

ADJOINTE

G RAPHISTE A DMINISTRATION C ONTRIBUTEURS

Leo Gervais lgervais@leplanificateur.ca Camille Lay clay@leplanificateur.ca Matt Riopel Patricia Lemus circulation@leplanificateur.ca Lyne Branchaud, Bruno Daigle, Jyl Ashton Cunningham, Guylaine Dallaire, Stacey Hanke, Manon Harvey, Eric Rochon, Barry Siskind

2105, de la Montagne, bureau 100 Montréal, Québec H3G 1Z8 Téléphone : (514) 849-6841 poste 315 Télécopieur : (514) 284-2282 Vos commentaires sont appréciés : info@leplanificateur.ca Le Planificateur est diffusé mensuellement aux professionels canadiens de l’industrie du tourisme et des affaires. Le Planificateur utilise du papier recyclé 30 %.

Le Planificateur est publié neuf fois par année.

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Longue vie aux réunions face-à-face !

PAR JYL ASHTON CUNNINGHAM, CMP a dernière chose que les planificateurs d’événements souhaitent entendre est que le temps des réunions face-à-face (FAF) est révolu. Pourtant, il n’y a pas lieu de s’inquiéter pour le moment. Le concept des rencontres FAF est encore d’actualité lors des réunions d’entreprises, des conférences, des salons, même dans notre ère du « réseautage » social, où les gens se sont habitués à partager leurs pensées ou leurs photos les plus intimes avec le reste du monde, sans même avoir eu à quitter leur demeure.

Le récent article de Stacey Hanke, intitulé La communication directe est en vogue ! (Le Planificateur, mai-juin 2009) souligne l’aspect de la communication directe lors d’un FAF, dont nous développons le sujet dans cet article. Notre intention n’est pas de démontrer les avantages et les inconvénients des différentes façons de se rencontrer, qui sont largement développés sur Internet, mais plutôt d’analyser la logique derrière les stratégies des rencontres FAF et les développements de technologie qui pourraient un jour changer l’industrie des événements de façon radicale.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les réunions FAF sont importantes. L’une d’entre elles est qu’elles offrent une façon unique de voir les personnes sous leur vrai jour. Étude de cas : Il y a plusieurs années, à Londres, en Angleterre, une grande entreprise de l’alimentaire a organisé un événement pour rechercher des talents étudiants, ouvert à près de deux cents jeunes espoirs cherchant à décrocher un premier poste à haut salaire en marketing. Un bon ami à moi était parmi les étudiants sélectionnés dans les grandes universités du pays.

La boisson coulait à flot et les invités passaient un excellent moment, dans une atmosphère détendue. Mon ami en question sirotait une boisson très diluée tandis que les autres profitaient ouvertement du bar ouvert et des canapés.

Durant l’événement, quelques « pions » de l’entreprise observaient le groupe, remarquant subtilement ceux qui se laissaient trop aller. Il va sans dire que les gros buveurs ne sont jamais allés plus loin dans les entrevues. Aurait-on pu mener le même type de sélection par Internet ou par téléphone ? Sûrement pas. Cette mission a-t-elle coûté cher ? Absolument, mais embaucher des personnes potentiellement irresponsables pourrait coûter aussi cher, sinon plus, en fin de compte.

Une telle sélection ne se produirait pas aujourd’hui, puisque l’alcool n’est plus de rigueur dans le milieu des affaires et qu’une telle pratique pourrait paraître choquante. Cependant, les campagnes d’embauche et les salons de l’emploi en FAF font toujours partie des stratégies de sélection les plus efficaces des candidats potentiels. Une faible capacité à s’entretenir FAF fait souvent de l’ombre à une lettre de motivation et un CV fabuleux, alors que

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c’est à la rencontre finale que la décision d’embauche est généralement prise. On juge une personne dans les trois premières secondes d’une entrevue, sur son langage corporel, ses expressions du visage, la franchise de son regard, sa tenue vestimentaire et sa posture. Aussi injuste que cela puisse paraître, c’est ainsi que cela fonctionne et il serait impossible de le réaliser sans un FAF. Pour les planificateurs d’événements, la responsabilité d’organiser une réunion FAF avec succès, pour le compte d’une entreprise, d’une association ou avec les médias, va au-delà de la réalisation des objectifs, de l’éducation et du rendement.

Rassembler des gens, de partout dans le monde, pour une rencontre FAF demande des compétences, de la créativité et du cran.

Il est crucial de pouvoir justifier le déplacement d’un participant à l’emploi du temps chargé à l’autre bout du monde pour une réunion de trois jours. Sans quoi, les dirigeants d’entreprise risquent de décliner l’invitation.

Même si le contenu et la formation d’une réunion sont extrêmement importants, l’objectif principal d’un FAF reste d’établir un réseau de contacts professionnels. Le reste du temps étant consacré à se former, se motiver, se divertir et se nourrir.

Plusieurs éléments relatifs aux rencontres FAF ne pourraient pas avoir lieu en situation virtuelle. L’atmosphère d’un dîner gala, du divertissement en direct, voire un atelier de travail sont juste une coche au-dessus de ce que peut offrir une réunion virtuelle.

LES FACE-À-FACE RESSERENT LES LIENS L’Association canadienne du transport urbain (ACTU), basée à Toronto, tient deux grandes conférences par année avec une audience régulière et propre à chacune. L’ACTU a recours à des sites d’événements intéressants, parfois même éclectiques dans les villes à travers le Canada dont le réseau de transport est important. Les mêmes participants se regroupent chaque année, mais leur expérience demeure toujours aussi animée et formatrice. La conférence qui aura lieu en automne accueillera environ 450 délégués. Un salon professionnel s’y tiendra également incluant plus de 30 bus et 120 stands. Il serait impensable d’organiser le même événement à distance. Ainsi, pour l’ACTU, le FAF demeure.

Il paraît que les réunions FAF renforcent les liens entre les membres d’une équipe qui ne se rencontrent normalement qu’en ligne ou par téléphone. J’ai dernièrement emmené à Nassau, dans les Bahamas, un groupe de représentants des ventes travaillant pour une entreprise d’ingénierie de Toronto.

Chacun avoua que l’aspect le plus important du voyage était de pouvoir interagir avec des professionnels dans le même état d’esprit, et qu’ils avaient resserré leurs liens autant dans un environnement sérieux que détendu.

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La formation, est-ce pour moi ?

PAR LYNE BRANCHAUD a réponse est oui ! En tant que planificateur d’événements, il est essentiel d’inclure dans son cheminement professionnel, autant que personnel, des sessions de formation. D’abord, parce que le milieu dans travaillez évolue, de nouveaux outils sont mis à votre lequel vous disposition et l’échange avec des professionnels de votre domaine peut vous apporter des solutions qui vous étaient jusqu’alors inconnues.

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SUIVRE DES FORMATIONS VOUS PERMETTRA ÉGALEMENT : • D’enrichir vos connaissances et d’améliorer vos compétences.

• D’obtenir de l’information privilégiée de gens qui possèdent l’expertise d’un volet spécifique de l’événement.

• D’échanger avec des gens de votre milieu et de partager des connaissances.

• D’agrandir votre réseau de contacts.

• De suivre les nouvelles tendances et les développements technologiques.

• De développer votre esprit d'analyse.

• D’élargir vos horizons en découvrant de nouvelles idées.

• D’évaluer votre niveau d’expertise dans un volet particulier.

Avant de s’inscrire à une formation, il est important d’évaluer le niveau de l’enseignement offert. Correspond-il à votre niveau de connaissances (débutant, intermédiaire ou avancé) ? Que souhaitezvous y apprendre ? Quelle est l’expertise du formateur ? Le contenu vous permettra-t-il d’être plus efficace dans votre pratique quotidienne ? Aurez-vous la chance d’échanger avec les autres participants ? Assurez-vous que la formation convienne à vos besoins et que vous pourrez y puiser l’information que vous désirez obtenir.

Pour une entreprise, la formation de ses employés est un avantage compétitif certain. Plus ils développent leurs compétences, plus ils seront efficaces dans leur travail et meilleur sera leur rendement, ainsi que celui de l’entreprise. En plus d’être stimulé, votre employé se sentira apprécié et valorisé. Dites-vous que si votre employé ne participe pas à la formation, celui de la concurrence pourrait y être !

PLUSIEURS SOURCES D’ENSEIGNEMENT S’OFFRENT À VOUS : • Les programmes de formation en établissement scolaire (où vous obtenez un diplôme ou une attestation) • Le coaching privé (qui permet de s’adapter à votre niveau de connaissance et à vos besoins particuliers) • Les conférences/formations/ateliers spécialisés offerts par des professionnels du milieu ainsi que les congrès ou conviviums sur l’organisation d’événements.

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Il existe une autre source d’enseignement, tout aussi importante que les 3 précédentes : la formation personnelle ou autodidacte. Depuis l’avènement du Web, il est de plus en plus facile d’obtenir de l’information sur l’organisation d’événements.

Profitez de l’expertise des milieux où l’organisation d’événements est à sont apogée, comme aux États-Unis ou en France. Amusezvous à surfer sur le Web et à découvrir des sites d’information, des blogues, des formations en ligne ou des forums de discussion. Analysez les actions de vos concurrents et examinez les trouvailles de vos fournisseurs. Commandez des livres ou des magazines qui traitent des sujets que vous désirez développer. Le Web est un outil fantastique qui ne demande qu’à être exploité.

Au Québec, la formation en organisation d’événements est une discipline assez récente. Les premiers programmes d’enseignement ont vu le jour en 1999 et l’on compte maintenant 7 établissements qui offrent des formations à temps plein ou partiel. Certaines entreprises offrent également des ateliers spécifiques sur certains volets de l’organisation d’événements. En voici quelques-uns :

PROGRAMMES EN ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS L’institut de l’hôtellerie à Montréal – Coordination d’événements et de congrès - Programme de 510 heures, à temps partiel, réparti sur 2 ans. www.ithq.qc.ca/fr/gak.php?page=340 L’académie de formation en événements à Montréal – Programme de 800 heures, à temps plein, réparties entre cours et exercices de familiarisation sur le terrain, travaux pratiques et stage en entreprise. www.formation-evenements.qc.ca L’école du show-business à Montréal – Organisation d’un événement artistique, culturel ou corporatif – Programme de 735 heures, à temps plein, réparti sur 16 mois. www.ecoledushowbusiness.com/organisationEvenement.php Zoom Académie à Montréal – Organisateur d’événements – Programme de 100 heures, à temps partiel, réparti sur 10 semaines. www.zoomacademie.com/formation_aff.html#evenement Collège Merici à Québec – Gestion d’événements et de congrès – Programme de 690 heures, à temps plein. www.college-merici.qc.ca/formation_continue/aec-evenements-congres.html La Cité collégiale à Ottawa – Gestion d’événements – Programme de 270 heures, à temps partiel, réparti sur un an. www.lacitec.on.ca/web/lcc/programmes/31519.htm Institut de formation professionnelle (formation à distance) – Organisateur d’événements spéciaux - Programme de 225 heures, à distance, réparti sur 6 à 9 mois. www.formation-ifp.com/Programmes.htm?ID=3828

FORMATIONS SPÉCIALISÉES • MPI – division Montréal – Conférences et ateliers de formation, ainsi qu’un convivium tous les deux ans.

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Formations suggérées

Sur le Web : www.mpimontreal.com/fr

• Institut de l’événement – Conférences, ateliers de perfectionnement et formation sur mesure.

Sur le Web : www.institutdelevenement.com • Événement éco responsable – Session de formation publique ou privée.

Sur le Web : www.evenementecoresponsable.com/content/ view/12/52/lang,french • Info-Presse – Prochaine conférence : Communications événementielles Sur le Web : www2.infopresse.com/content/conference-ip-2009CommunicationsEvenementielles-1.aspx?s=block2 Quelles que soient vos connaissances dans votre domaine, les formations sont des outils de perfectionnement mis à votre disposition et il n’en tient qu’à vous de trouver celles qui correspondent à vos besoins.

Lyne Branchaud est Chef des événements et commandites chez Uniprix et formatrice en organisation d’événements. Vous pouvez la joindre par courriel à l.branchaud@sympatico.ca ou consulter son blogue au www.lesblogues.com/guideevenement.

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Les hôtels en bref...

4 L’hôtel Marriott-Montréal-Trudeau devrait ouvrir ses portes près de la jetée transfrontalière de l’aéroport international de Montréal au mois d’août. L’établissement offrira un service complet avec piscine, gymnase, centre d’affaires, restaurants et salles de réunions.

4 L’ancien Hôtel Hilton Dorval sera devenu un établissement Wyndham, du groupe Wyndham Hotels & Resorts, à la lecture de cette rubrique. Sur le Web : www.wyndham.com 4 L’hôtel Novotel Mississauga Toronto Centre a lui aussi changé de famille, en devenant le deuxième hôtel-boutique Indigo, au Canada, du groupe IHG (Intercontinental Hotels Group). Le premier ouvrit ses portes à Ottawa.

Sur le Web : www.hotelindigo.com

Sondage à venir Question d’éthique ou de goût ?

Dans le milieu des affaires, l’apparence est primordiale et les tatouages soulèvent une question de morale (ou de goût) courante : doit-on les camoufler ou pas ? Selon le cas réglé en Cour qui a donné raison à une employée de garderie au Québec, imposer à ses employés de cacher ces petites œuvres d’art corporelles porterait atteinte aux droits, dans la mesure où le tatouage ne représente rien d’offensif. Si le tatouage s’est popularisé au point de ne plus avoir de connotation délinquante, il semble encore déranger les mœurs.

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Sudoku

Commandité par La Taverne Magnan

D’origine japonaise, chaque case doit contenir un chiffre de 1 à 9 de façon à n’utiliser chaque chiffre qu’une fois par ligne, colonne et grille.

Augmentez votre productivité par la lecture Qui a tué le plaisir au travail ? d’André Riedl, en trois questions : 1- À qui s’adresse ce livre ?

Cet abécédaire de l’improductivité cible principalement les dirigeants d’entreprises et les employés conscients de la présence d’un mal au travail et de ses conséquences sur la productivité.

2- De quoi traite-t-il ?

Cet ouvrage leur lance le défi de remettant en question des attitudes et des pratiques de gestion qui perdurent aujourd’hui dans les organisations et qui conduisent bien des entreprises à leur perte.

Niveau facile

Niveau moyen

Réponse à la page 22.

Réponse à la page 22.

SUDOKU SUR LE WEB : www.websudoku.com www.sudoweb.com www.dailysudoku.com www.sudokupuzz.com

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3- Quel est le message principal du livre ?

Son auteur André Riedl, ex-P.D.G. de la division canadienne du Groupe BOC, et à l’origine de la philosophie de gestion « Fun, Passion et RésultatsMC », s’est démarqué par ses actions et sa façon d’améliorer les choses, en valorisant et en obtenant le meilleur des gens avec qui il travaille. Selon lui et le succès obtenu de sa philosophie de plaisir au travail, retrouver la passion dans ce que l’on fait permet à chacun de s’épanouir en travaillant avec d’autres pour ainsi créer une valeur pour soi-même et pour son entreprise. Un guide de conscience offrant des outils à tous dirigeants d’entreprise prêts à devenir de vrais leaders.

Sur le Web : www.funpassionresultats.com André Riedl Conférencier, Animateur de transformation Vos suggestions de lectures d’été ont grandement piqué notre curiosité. Nous avons même plongé dans quelques-uns des ouvrages recommandés, parmi lesquels, le Guide de l’organisation d’un événement de Lyne Branchaud, qui mérite d’être connu de tous les professionnels du domaine. Son format pratique nous a séduits car il présente une façon méthodique, chère aux planificateurs, de travailler, en couvrant un large éventail des tâches requises lors de l’organisation d’un événement.

Les abonnés du Planificateur bénéficieront de l’expertise de son auteur puisque Lyne Branchaud, Chef des événements et commandites chez Uniprix et formatrice en organisation d’événements, partagera son savoir avec vous chaque mois.

Suivez aussi son blogue au : www.lesblogues.com/guideevenement •••

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La nature humaine est de vouloir se réunir SUITE DE LA PAGE

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Ils se sont aussi mieux affirmés au sein de leur entreprise et se sont sentis capables de faire part de leurs revendications plus librement et de façon plus constructive que s’ils avaient dû le faire virtuellement. Ce groupe se réunit une fois par an, FAF, dans un centre de villégiature, puis le reste de l’année virtuellement ou FAF en petits groupes.

Face à la popularité croissante qu’offre la télé-présence, et bien que son installation soit dispendieuse et qu’elle requière des frais mensuels d’entretien, les salles de réunions ont pris une tout autre dimension. Conçue à l’origine par Teleris, puis développée par Cisco, HP et LifeSize pour n’en nommer que quelques-uns, ses effets sont incroyablement réalistes. Cette technologie permet de réunir deux groupes se trouvant dans deux endroits différents par l’entremise d’un écran géant tout en créant l’illusion que ces participants se trouvent autour d’une même table de conférence.

Ceux-ci sont de taille réelle de chaque côté de la table et des réunions en temps réel peuvent ainsi se tenir à travers la planète pour une fraction des coûts généralement engendrés par le voyage et les chambres d’hôtels.

Si vous n’avez jamais vu cette technologie, c’est certainement quelque chose à vivre. Le seul problème que j’ai rencontré l’an passé avec la télé-présence est que la pièce a surchauffé à cause de l’équipement utilisé, et du manque d’aération, à tel point que les participants ne le supportaient plus. Aussi, les boissons étaient interdites à l’intérieur de la pièce donc les pauses devaient être fréquentes. La salle était limitée à 6 personnes, aux deux endroits en communication, mais sachant que la technologie progresse, on envisageait dans un futur proche de plus grandes salles de réunions.

Une école de pensée porte à croire que les réunions FAF n’ont plus lieu d’être et que tout ce qui pouvait les améliorer a déjà été fait. Leur coût est bien souvent le premier problème soulevé lorsqu’on compare les pours et les contres d’un FAF et d’une

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réunion virtuelle. La question environnementale selon laquelle on se demande si les congrès et conférences ont leur place d’un point de vue moral et de la responsabilité sociale de l’entreprise.

De surcroît, d’autres sujets sérieux comme les pandémies, le terrorisme et l’écologie pourraient aussi affecter la question du transport de délégués de façon globale pour se regrouper.

Ces sujets, plutôt rares il y a seulement 10 ans, demandent aujourd’hui une attention considérable lors de la planification d’événements internationaux.

Lorsque vous considérez la communication FAF versus la communication virtuelle, demandez-vous ceci : combien de fois répondez-vous à un appel de vente où, avant même toute présentation, le représentant vous dit « Bonjour, comment allez-vous aujourd’hui ? » ? Doutez-vous tout de suite de cet appel en pensant que la personne veut vous vendre quelque chose ou répondez-vous amicalement « Je vais bien merci, et vous ? » ? Si vous rencontriez une personne dans la rue vous demandant la même chose, même un parfait inconnu, votre réponse serait plutôt la seconde, puisque ce genre de question se pose lors d’une rencontre amicale FAF. Au téléphone, elle apparaît embêtante, voire intrusive, pourtant de nombreux discours de vente démarrent ainsi.

Pour conclure, le débat sur les réunions FAF et les réunions virtuelles continuera tout au long du 21è siècle. Cependant, la nature humaine est de vouloir se réunir et le fait de s’isoler comme dans des situations virtuelles ne peut être sain à long terme. Selon le type de mission, les FAF peuvent rassembler les délégués et leur offrir une expérience de qualité que la communication virtuelle ne peut égaler.

Jyl Ashton Cunningham, CMP est designer et planificatrice d’événements professionnelle à Oakville en Ontario. On peut la joindre par courriel à info@jaacevents.com.

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Besoin d’un conférencier pour un événement ?

PAR BRUNO DAIGLE

Comment trouver la perle rare ?

Votre équipe vient de vous confier le mandat de trouver le conférencier à inviter pour ajouter contenu et personnalité à la prochaine rencontre de votre organisation ?

Ne voulant surtout pas vous tromper, que faire pour choisir un orateur qui saura créer des effets surprenants sur les participants de votre événement ?

Vous avez tapé le mot conférencier sur Google et restez de glace face aux 1 100 000 pages disponibles sur le sujet ? Vous cherchez la perle rare ; celui ou celle qui captivera vos collègues tout en laissant des outils indélébiles et applicables dès le lendemain sur le terrain, soit au bureau, face aux collègues et clients ?

PREMIÈRE ÉTAPE : CLARIFIEZ LE MANDAT Pourquoi inviter un orateur à votre rencontre ? Quel en est l’objectif ? Votre organisation désire que les participants quittent la rencontre avec : • Un bon souvenir ?

• Une énergie mobilisatrice ?

• Un désir de se réaliser encore plus dans son rôle au sein de l’organisation ?

• De nouveaux outils pratiques à ajouter dans son coffre à outils professionnel ?

• De nouveaux liens tissés entre les membres de l’organisation ?

• Est-ce que l’orateur invité est une forme de cadeau que votre organisation veut offrir à ses membres ?

• Est-ce véritablement une conférence ou une formation que l’on veut offrir aux participants ?

Plus votre mandat sera clair, plus il vous sera facile de trouver votre invité.

Assurez-vous donc, dès le départ de poser les bonnes questions à votre comité.

Un manque de clarté ou de communication dans ce que vous désirez comme type d’intervention peut également avoir pour effet d’orienter votre orateur sur une mauvaise piste dans la préparation de sa présentation.

Afin de relever ce défi avec brio et d’orienter tous ceux impliqués vers le même objectif, assurez-vous avec votre comité de définir clairement les résultats escomptés suite à la visite d’un orateur professionnel dans votre organisation.

Une fois vos attentes et objectifs bien définis, adoptez maintenant une des trois stratégies suivantes afin d’inviter un 10

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conférencier qui saura créer un véritable engouement auprès de vos participants.

Dans votre recherche assurez-vous : • Que votre orateur soit un conférencier dont vous connaissez le talent pour avoir assisté à l’une de ses présentations.

• Qu’une personne que vous appréciez vous ait chaleureusement référé le travail de ce possible invité.

• Que vous ayez été séduit(e) par la qualité de vos communications avec cet orateur et qu’il vous invite à communiquer avec un minimum de 2 ou 3 de ses clients antérieurs.

Vous ne pouvez vous permettre de retenir la mauvaise personne pour une telle intervention. La responsabilité est de taille, vous savez très bien que la réussite de votre conférencier rayonnera d’une façon ou d’une autre sur vous, alors agissez avec prudence.

Si, dans le passé, le travail d’un conférencier dont les thèmes correspondaient en plus aux vôtres, vous a séduit(e), cela va de soi, vous ferez sans doute appel à ses services. Cependant, il n’y a aucun mal à demander les coordonnées de deux ou trois clients antérieurs afin d’en savoir plus sur leur satisfaction.

On n’est jamais trop prudent. De même si un nom vous est référé par une personne que vous appréciez. Faites votre propre recherche, jouez les détectives en vous rapportant à la satisfaction de clients antérieurs.

Prenez quelques précautions dans le cas où vous trouveriez un inconnu sur Internet en tapant le mot conférencier et votre thème. Par exemple : « conférencier motivation ».

Une foule de détails sont à prendre en considération : • Le professionnalisme au téléphone.

• La fluidité de la conversation. (Vous avez affaire à un(e) professionnel(le) de la communication après tout.)

• La passion et l’enthousiasme qu’il ou elle dégage.

• La qualité du site Web, ainsi que la clarté et la rapidité dans l’envoi de documentation promotionnelle ou offre de service.

• L’expérience ainsi que la liste de clients antérieurs.

• Un minimum de 2 à 3 noms de clients avec qui vous pouvez communiquer en son nom afin de parler de leur satisfaction.

Votre conférencier se doit d’être un orateur d’expérience.

Assurez-vous de toujours avoir une tierce personne pouvant confirmer son talent.

Faites-vous un devoir de consulter ses références.

COMMENT TROUVER MON CONFÉRENCIER ?

Vous êtes séduit(e) par les articles d’une personne qui cerne bien la conjoncture et l’esprit du thème de votre événement ?

Prenez garde, une présentation avec beaucoup de contenu et peu de contexte peut être très ennuyante. L’art oratoire s’acquiert certes, mais en dehors de votre événement et partager son savoir par écrit est une chose, le faire devant un public en est une autre.

Dans ce cas, une fois de plus renseignez-vous sur le talent et l’efficacité de ce possible orateur.

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Créer une entente gagnant-gagnant avec son conférencier Dans le cas où personne ne vous a référé la perle rare, vous êtes à la case départ dans vos recherches. Rendez-vous sur Google, ils y sont tous. Une fois de plus, tapez le mot « conférencier » puis votre thème, vous aurez ensuite aucune difficulté à trouver une sélection appréciable, compte tenu des références du conférencier ciblé, bien entendu.

Vous pouvez également faire appel à des agences qui se spécialisent dans la représentation de conférenciers professionnels. Elles sont tout aussi faciles à trouver lors de vos recherches. Ceci vous garantit un professionnalisme certain, malgré un prix plus élevé.

POUR UN TARIF GAGNANT, CRÉEZ VOTRE ÉCHANGE GAGNANT – GAGNANT Sur le marché actuel, les prix pratiqués actuellement au Québec pour un(e) conférencier(e) professionnel(le) varient de 3 000 $ à 5 000 $.

Entre 2 000 $ et 3000 $, vous trouverez souvent des conférenciers en début de carrière et/ou des conférenciers d’expérience préférant miser sur la quantité de représentations qu’ils peuvent offrir.

Au-dessus de 5 000 $, votre conférencier doit avoir acquis une certaine renommée dans son milieu, connaître un succès littéraire et/ou être connu du public. À plus de 10 000 $, ce qui est rare au Québec, l’orateur en question doit avoir acquis une renommée qui dépasse nos frontières, comme les figures politiques, les personnalités dont la reconnaissance est internationale, etc.

Enfin, vous avez ciblé deux ou trois personnalités qui pourraient instaurer l’énergie souhaitée tout en partageant l’information et le message que votre rencontre doit véhiculer. Comment vous outiller pour réussir dans vos négociations ?

La plupart des conférenciers cherchent à se faire connaître. Jusqu'à l’atteinte d’une consécration populaire, le conférencier cherche par tous les moyens à augmenter sa popularité. Utilisez cet argument comme outil de négociation en lui offrant

ce qu’il recherche.

Votre organisation compte-t-elle une publication interne ? Offrez-lui d’y écrire un ou plusieurs articles. Proposez de lui réserver un espace publicitaire au sein de cette même publication, ou encore d’inclure sa documentation promotionnelle dans le programme de ladite rencontre. Offrez-lui une liste de clients potentiels qu’il (elle) lui sera possible de contacter en votre nom une fois la collaboration terminée.

Faites la promotion de son site Web directement sur le site de votre organisation dans la section réservée à votre événement.

Un des secrets du succès n’est-il pas d’être capable de se mettre à la place de l’autre ? De voir les choses selon son point de vue autant que du nôtre ?

Dans vos négociations avec votre futur conférencier, lui offrir ce qu’il désire peut s’avérer un argument de taille en vue de créer une entente gagnant – gagnant profitable aux deux parties.

En conclusion, qu’on se le dise, une conférence de 60 à 90 minutes ne change pas le monde. Afin d’instaurer un changement durable au sein de votre organisation, songez à répéter l’expérience à travers une formation continue.

La visite d’un conférencier ne changera

pas du jour au lendemain les habitudes et comportements souvent profondément implantés dans l’organisation. La visite d’un conférencier outille, met sur une piste, ouvre la porte au changement, prépare le terrain à une nouvelle culture d’entreprise ou vient consolider le travail déjà implanté au sein de votre organisation. Il est important que votre comité organisateur prenne conscience que le changement durable passe par la répétition.

Si la présentation de votre conférencier vous a amplement satisfait(e), réinvitez-le, ou voyez avec lui s’il y aurait la possibilité d’instaurer une formation plus approfondie afin d’explorer davantage les thèmes ayant touché votre organisation.

En terminant, une fois votre conférencier sélectionné et l’entente acceptée, la clé de votre succès résidera dans la clarté de vos attentes et la communication de vos objectifs auprès de tous ceux impliqués dans le résultat final.

Bruno Daigle est Conférencier – Formateur – Consultant pour l’entreprise CAD Communication. On peut le joindre par courriel à bruno@brunodaigle.com ou visiter son site Web au www.cadcommunication.com

En quête d’un conférencier ?

La Grande Vitrine des Conférenciers / Formateurs aura lieu le lundi 21 septembre 2009 de 8h30 à 18h00, à Montréal.

L’occasion de découvrir plus de 40 communicateurs pour vos prochains événements, dans un contexte efficace de présentations de 15 minutes chacun.

Le forfait offert inclut un laissezpasser à toutes les présentations ainsi qu’un repas le midi.

Pour en savoir plus sur les conférenciers, formateurs, animateurs, modérateurs et spécialistes en consolidation d’équipe qui y seront présents, consultez le site : www.conferenciersformateurs.com ou contactez Carole Vallée au (514) 278-5639 poste 210. Événement produit par le Groupe des événements corporatifs.

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Meilleurs contrats hôteliers depuis 20 ans : Laissez des professionnels vous seconder PAR ERIC ROCHON environnement économique actuel favorise les entreprises et associations à bénéficier des meilleures offres et contrats sur le marché avec les fournisseurs hôteliers, et ce, depuis les vingt dernières années. Cette donnée a été constatée après plusieurs mois de recherche par la firme de consultants en hôtellerie HPN. Ce résultat nous vient de sondages effectués auprès de clients, d’investisseurs hôteliers, de gestionnaires d’hôtels, d’équipes de vente et de travailleurs de l'industrie de l’événement.

Nous n'avons pas vu une industrie hôtelière aussi à l’écoute des demandes de ses clients depuis la fin des années 80. Ceux qui planifiaient des réunions en 1989 peuvent très bien s’en rappeler. Les hôtels font tout ce qu'ils peuvent afin d’atteindre leurs objectifs de rentabilité d’ici la fin de l’année 2009 et des premiers mois de 2010. Si vous avez à planifier une réunion ou une conférence qui aura lieu d’ici les quatre prochaines années, il est temps de réserver maintenant… Avec l’approbation de votre CA bien sûr ! Au cours des six prochains mois, il y aura des rabais et offres significatifs que l’on ne réussissait pas à obtenir dans les dernières années. Les planificateurs qui s'engageront durant cette période obtiendront des résultats prometteurs et feront profiter leurs organisations d’économies pour les années à venir.

L’

Les consultants en hôtellerie travaillent pour vous, afin de vous faire obtenir les meilleurs tarifs de chambres et valeurs ajoutées

UTILISER UN CONSULTANT EN HÔTELLERIE J’ai souvent entendu des clients me dire : « C'est une année difficile, nous avons été obligés de réduire nos rencontres, mais nous sommes conscients que nous avons encore besoin de réunions annuelles. Nous sommes craintifs de réserver un nombre de chambres trop élevé si longtemps à l’avance. Que devons-nous faire ? ». Dites-vous bien qu’aujourd’hui les consultants en hôtellerie obtiennent des forfaits qu’une entreprise ou une association indépendante ne peuvent obtenir. Grâce à leur pouvoir d’achat, les firmes hôtelières reçoivent de la part des chaînes d’hôtels des offres qu’aucune entreprise ou association ne reçoit, surtout dans une situation économique favorable à cela.

La sélection d’un hôtel comme lieu idéal pour la tenue d’un événement requiert beaucoup de temps et d’énergie en recherche pour la personne et l’entreprise qui le planifient. Voilà pourquoi 12

les consultants en hôtellerie existent. Leur mission consiste à éliminer un stress inutile, d’autant plus qu’une association ou une entreprise individuelles qui arrivent à la phase des négociations avec un hôtel se fient généralement à ce qu’elles ont obtenu dans les années précédentes, sans savoir si elles ont véritablement reçu une bonne offre, voire juste et équitable. « Aurais-je été capable d’en demander davantage au représentant ? » Les consultants en hôtellerie travaillent pour vous, afin de vous faire obtenir les meilleurs tarifs de chambres et valeurs ajoutées à votre contrat, comme des surclassements, des suites gratuites ou à tarif moindre, des réductions de frais de salles de réunions et une baisse du taux d’attrition offert.

Vos demandes sont acheminées dans plusieurs hôtels en même temps pour nous permettre d’acquérir le plus d’offres de disponibilité possibles, et ce dans un délai de 48 à 72 heures. En plus du service personnalisé, professionnel et gratuit obtenu par votre consultant, vous bénéficierez d’escomptes intéressants sur votre contrat.

En ce moment, les hôtels doivent lutter de manière proactive afin de diminuer les impondérables et ainsi éviter de tomber dans le gouffre de l'environnement économique actuel ; en réduisant le tarif de ses chambres, en tentant de maintenir l'occupation à un niveau rentable et en évitant des réductions de personnel trop importantes. Ceux qui sont frappés plus sérieusement par cette situation économique sont, sans contredit, les hôtels haut de gamme, dont la réalité les oblige à « partir en guerre pour rester en vie ».

N’oubliez pas : l’industrie hôtelière retrouvera bientôt ses forces, il est temps d’agir maintenant !

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Eric Rochon est un consultant senior pour HPN. On peut le joindre par courriel à erochon@hperformance.com Depuis son ouverture en 2002, HPN est passé de deux employés à plein temps à un réseau de plus de 100 consultants. HPN propose à ses clients une approche personnalisée et un service complet de leurs besoins lors de réunions : choix du site, négociation de contrats, gestion de destinations, activités, transport, hébergement, enregistrement des participants, etc. La firme HPN, considérée parmi les trois plus grandes en Amérique du Nord, réserve plus de 300 réunions et/ou conférences par mois dans les hôtels, d’où les grands escomptes offerts par les chaînes hôtelières principales.

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Comment évaluer son personnel d’exposition ?

PAR BARRY SISKIND e problème est de longue date. Les directeurs savent que former leurs employés de façon spécifique augmente leurs compétences, leur donne de l’assurance et améliore les résultats en général. On peut alors se demander où est le problème ?

La réponse réside dans le simple fait qu’ils ne peuvent le prouver. Pourtant, une telle preuve est nécessaire pour justifier le temps et les coûts qu’une formation implique.

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Prouver le rendement d’une formation soulève un défi : la nécessité de le comparer à autre chose. Cependant, sans savoir à quoi l’on peut comparer l’investissement qu’une formation a représenté, évaluer son rendement en devient impossible. À la base du problème figure l’établissement de repères, là où de nombreux directeurs d’exposition échouent, incapables de récolter de l’information utile suite à leur expérience sur un salon afin de l’utiliser comme référence lors de futures expositions.

Voici une liste non exhaustive des informations qui devraient figurer dans un rapport statistique post-salon :

CYCLE DE VENTES Ceci reflète la durée moyenne entre le moment où vos représentants des ventes établissent un contact avec un client potentiel et celui où ce dernier prend une décision. Cette moyenne est importante car elle permettra à votre personnel de salon de se concentrer sur les meilleurs visiteurs.

TEMPS MOYEN POUR TRANSFORMER UN VISITEUR EN CLIENT POTENTIEL Cette donnée clé permet à votre personnel d’évaluer la durée de leur présentation sur le stand et de gérer leur temps.

PROFIL DES VISITEURS Obtenez en détail les profils des visiteurs de tout événement et comparez-les au profil de votre client cible, que vous devriez avoir créé à l’avance, afin de déterminer s’il existe un lien entre les participants à un salon et vos contacts cible (ceux qui deviendront de bons clients potentiels).

lorsqu’on mesure un rendement, le résultat demeure incertain vu que les ventes se réalisent à différentes fréquences, selon votre cycle de ventes. Cependant, connaître le taux de succès aide à mesurer votre succès à court terme.

PERFORMANCE PASSÉE Savoir ce que vous avez été capable d’accomplir dans une situation similaire dans le passé fournit une référence pour définir des attentes réalistes dans le futur.

TECHNOLOGIE DE L’INFORMATION Une autre information cruciale réside dans les outils dont disposait votre personnel sur le stand pour les aider à réussir. C’està-dire les outils qui permettent la collecte et l’enregistrement d’informations sur leurs contacts, sous forme électronique, manuelle ou les deux.

REPÈRES À présent, vous êtes capables d’établir des repères pour mesurer les effets d’une formation. Par exemple, supposons que votre personnel, lors d’un événement typique, sur une période de deux jours, ait récolté vingt bons contacts. Le progrès réalisé sur ce résultat est la base que vous utiliserez pour mesurer le rendement de votre investissement dans la formation. Dès lors, votre budget en formation se justifie par l’objectif suivant : « tout bien considéré, et si la seule chose dans laquelle je vais investir est la formation, alors nous devrions être en mesure d’augmenter le nombre de clients potentiels obtenus sur un salon de 15 %. »

MESURER LA FORMATION Dans le cas présent, le 15 % a été inventé. Dans votre cas, la meilleure façon d’établir un objectif réaliste est d’impliquer votre personnel dans l’évaluation de cette projection. Demandez-leur ce dont ils ont besoin et ce que vous pouvez attendre d’eux si vous leur fournissez ce qu’ils demandent. Ensuite, mesurez l’effet de cette décision selon le repère que vous aurez établi au préalable.

Alors que les budgets marketing et de formation doivent être de plus en plus transparents, il n’a jamais été aussi indispensable de prouver le rendement de tels investissements. L’astuce est de prendre l’habitude de récolter l’information concernant votre performance et de savoir quoi en faire.

TAUX DE SUCCÈS

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Le taux de succès répond à la question suivante : « Si vous aviez donné à l’un de vos représentants dix bons clients potentiels, combien auraient abouti à une vente dans les douze à dix-huit mois qui auraient suivi ? ». Cela représente un défi car

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Barry Siskind est président de l’International Training and Management Company et auteur de plusieurs livres.

Visitez son site Web : www.siskindtraining.com.

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Quatre étapes pour que vos courriels incitent vos lecteurs à agir PAR STACEY HANKE

Quand le face-àface n’est pas une option ous avez commencé votre journée en triant vos courriels, identifiant ceux auxquels vous répondrez en priorité. Qu’estce qui retenait votre attention pour que vous ouvriez vos messages ? Était-ce le « sujet » qui comportait le mot générique URGENT ? Ou les fautes de grammaire, les longues phrases et les paragraphes à n’en plus finir ? Ces courriels-là occupent votre boîte de réception sans jamais être lus.

Les risques sont élevés lorsque vous tentez de faire passer un message par courriel qui ait un impact, qui motive et incite vos correspondants à l’ouvrir. Pensez et préparez vos courriels avant de les envoyer. On se fait prendre par le train-train quotidien en voulant envoyer nos courriels rapidement, pour se retrouver ensuite avec une liste de messages encore plus longue dans notre boîte de réception le lendemain. Le ton que vous transmettez par le choix de vos mots, la grammaire et la structure des phrases détermineront si vous bâtissez une relation ou vous la mettez en péril, si vous réussissez à faire agir vos correspondants ou vous échouez.

Quand le face-à-face n’est pas une option pour communiquer, vos mots et la structure de votre courriel doivent être efficaces et puissants. Le défi est de faire en sorte que votre lecteur ouvre votre message, le lise et réagisse.

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No. 1 : Comment obtenir l’attention de votre patron lorsqu’il travaille à distance ? Il est impératif que votre ligne de sujet retienne son attention. Évitez les sujets pompeux du type urgent, suivi, en attente de votre réponse. Un sujet doit dévoiler le point de votre message.

No. 2 : Ensuite, comment garder l’attention de vos lecteurs ?

Concevez un message qui est agréable à la vue et facile à lire.

Communiquez-en immédiatement le but.

• Allez droit au but. Les courriels ne sont pas des articles.

• Utilisez les puces et numéros pour ajouter de l’emphase à vos mots.

• Vos paragraphes et vos phrases doivent être courts.

• Surlignez, mettez en gras et en italique vos points et vos idées clés.

• Proposez à vos lecteurs deux ou trois dates et heures de rendez-vous au choix.

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No. 3 : La troisième étape pour pousser à l’action est de créer un message spécifiquement pour vos lecteurs et non pas leur entreprise. Bien que cela semble évident, la plupart d’entre nous sautent cette étape. Combien de fois avez-vous reçu un message avec votre nom en « Cc » parmi une centaine d’autres ? C’est quand vous vous concentrez sur ce qui importe le plus à vos lecteurs que vous commencez à les encourager à agir.

Prenez au moins cinq minutes pour identifier ce qui touche vos lecteurs en suivant les points suivants : • Que savent-ils du sujet dont vous traitez ?

• Que doivent-ils savoir pour agir ?

• Que pensent-ils du sujet dont vous traitez ?

• Qui sont-ils ?

Pour cette dernière question, considérez ceci : • Que savent-ils du sujet dont vous traitez ?

• Que voulez-vous qu’ils sachent de ce même sujet ?

• Quelles sont leurs attentes ?

• En quoi l’action que vous voulez qu’ils prennent va-t-elle les avantager ?

• Quelles idées préconçues ont-ils du sujet ?

• Quelle est leur expérience vis-à-vis du sujet ?

• Qu’est-ce qui leur importe ?

• Pourquoi ce message leur est-il envoyé maintenant ?

• Votre message comportera-t-il trop d’information ? Quels points et idées allez-vous traiter en priorité ?

No. 4 : L’objectif de votre message doit être clair et concis.

Structurez-le de façon à communiquer immédiatement vos but, actions et avantages. Ceci afin de minimiser tout malentendu.

• Point de vue : Pour encourager et bâtir la confiance, partagez tout d’abord votre point de vue sur le sujet, sans quoi votre lecteur ne saisira pas votre position et ne comprendra pas ce que vous lui demandez. « Pour rester concurrentiel et bâtir le futur de votre entreprise, il est important que vous concluiez une vente efficacement. » Le mot important met l’emphase sur votre point de vue.

• Action spécifique : En énonçant spécifiquement l’action que vous voulez que votre lecteur prenne, il sera en mesure de prendre une décision sur le champ. « Inscrivez-vous dès aujourd’hui à l’atelier d’une heure sur Comment conclure une vente efficacement. » • Avantages : Votre lecteur veut savoir ce qu’il gagnera en agissant suite à votre message. Les avantages sont les éléments les plus persuasifs de votre message. « En vous inscrivant dès aujourd’hui, vous recevrez immédiatement des outils de vente pour réaliser plus de profit, bâtir vos relations et accroître votre clientèle. »

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Anticipez l’interprétation de vos courriels SUITE DE LA PAGE

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Nous avons abusé du but premier de l’envoi de courriels et avons perdu nos bonnes habitudes. La plupart d’entre nous ignorent la façon dont nos lecteurs interprètent nos messages. Avant d’envoyer le vôtre, demandez-vous si ce que vous vouliez transmettre est bien passé, si vous avez transmis assez ou trop d’information. Le succès de votre message dépendra de l’effort et de la préparation que vous y mettez avant de l’envoyer.

Le succès de votre message dépendra de la préparation que vous y mettez avant de l’envoyer.

• Quelle action voulez-vous susciter chez votre lecteur et quelle influence votre message aura-t-il sur lui ?

• Quelles interprétations pourrait-il en faire selon votre style d’écriture ?

• Quels en seront les résultats selon la personne qui le lira ?

Lorsque les enjeux sont importants et que vous vous demandez comment votre lecteur vous répondra, laissez-lui tout d’abord un message vocal sur les points clés de votre sujet. Indiquez aussi que vous inclurez ces détails dans le courriel que vous lui enverrez. Voici quelques exemples de situations dont les enjeux sont élevés et où un message vocal est nécessaire :

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• Négocier des tarifs, des services, etc.

• Bâtir une relation avec un client potentiel pour la première fois.

• Résoudre une situation délicate.

• Demander des explications.

• N’utilisez pas vos courriels pour échanger de l’information confidentielle, si vous ne voulez pas la retrouver sur un panneau d’affichage.

LE SUCCÈS DE VOS COURRIELS EN 10 ASTUCES : 1- Insérez l’adresse courriel en dernier afin d’éviter tout envoi avant la fin de votre composition ou correction.

2- Si vous devez envoyer un document en pièce attachée, faites-le en deuxième. Oublier d’attacher vos documents ternit votre crédibilité.

3- Insérez un sujet dans la boîte « sujet » pour attirer l’attention ! Ce dernier doit être très court, spécifique et droit au but.

4- Ne vous emballez pas avec la fonction « répondre à tous ». Évaluez les besoins de vos lecteurs afin de déterminer s’il est nécessaire de savoir ou juste agréable de savoir.

5- Soyez concis et allez droit au but à l’aide d’alinéas, de puces, etc. Un long courriel décourage.

6- Afin d’inciter votre lecteur à répondre, posez des questions ouvertes et proposez des échéances aux actions à prendre. Ceci fait partie des méthodes les plus efficaces pour limiter le nombre de courriels que vous allez recevoir.

7- Si une question soulevée requiert plus d’explications ou donne au message un ton plus urgent ou critique, ne renvoyez pas un autre courriel. Votre échange nécessite un faceà-face ou une conversation téléphonique.

8- Utilisez TOUJOURS la correction automatique de grammaire, orthographe et ponctuation. Relisez TOUS vos courriels avant de cliquer sur envoyer. Numérotez ou distinguez d’une puce chacun de vos arguments. Traitez vos courriels comme s’il s’agissait d’un article que vous alliez publier en couverture du New York Times.

9- Répondez à vos courriels en 24 heures tout au plus. Si vous avez besoin de temps pour effectuer une recherche, envoyez un message notifiant que vous l’avez bien reçu, ce que vous devez faire pour fournir l’information requise et quand vous serez en mesure de répondre.

10- ÉCRIRE EN LETTRES MAJUSCULES ÉQUIVAUT À CRIER. Votre message agacera ou bien suscitera une réponse non désirée.

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Qu’est-ce qu’un congrès aux fins de la TPS ?

PAR GUYLAINE DALLAIRE ET MANON HARVEY

ors de la parution de nos derniers articles, nous vous avons informé des règles de TPS applicables en matière de congrès étranger et canadien. Mais qu’est-ce qu’un congrès aux yeux de la loi ?

Un congrès est une réunion ou assemblée officielle qui n'est pas ouverte au grand public. Cela ne comprend pas une réunion ou une assemblée dont l’objet principal consiste en l’une des activités suivantes : • Offrir des attractions, des divertissements ou des activités récréatives de tout genre.

• Tenir des concours ou mener des jeux de hasard.

• Permettre à l’instigateur ou aux participants de réaliser des affaires soit dans le cadre d’une foire commerciale ouverte au grand public, soit autrement dans le cadre d’une foire commerciale.

Un congrès peut être « canadien » ou « étranger » et dépendamment de la qualification, la TPS s’appliquera différemment sur les différents revenus. En matière de congrès étranger, nous rappelons que le promoteur n’a pas à percevoir la TPS sur les droits d’entrée ou d’inscription au congrès ainsi que sur la location d’espace à des exposants et ce, même si ces frais sont chargés à des résidents canadiens. Au niveau des congrès canadiens, le promoteur doit s’inscrire en TPS et charger la TPS sur une portion du droit d’inscription, et ce, même si le droit est facturé à un non-résident du Canada. Pour la location d’espaces à des exposants, la TPS sera chargée aux résidents canadiens, mais pas aux non-résidents du Canada.

Il est donc important de déterminer, en tout premier lieu, si l’événement en question constitue un congrès.

Les autorités fiscales ont eu l’occasion de se prononcer sur divers types d’événements, à savoir s’ils constituent ou non un congrès. Voici donc quelques exemples donnés par l’Agence du revenu du Canada : • Une société de professionnels tient son assemblée générale annuelle à un hôtel au Canada et offre également des séances d'information aux délégués. L'événement est ouvert uniquement aux membres de la société. S'agit-il d'un congrès aux fins de la TPS ? Selon les autorités, il s'agit d'un congrès aux fins de la TPS. La réunion et l'assemblée officielles ne sont pas ouvertes au grand public et aucune des exclusions prévues à la définition de congrès ne s'applique.

• Une association vouée à la protection de l'environnement tient une foire commerciale à un centre des congrès au Canada. Les exposants installent des kiosques pour promouvoir la vente de leurs produits et services. L'événement est ouvert au grand

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public. S'agit-il d'un congrès aux fins de la TPS ? Il ne s'agit pas d'un congrès puisque cela ne correspond pas à la définition d’un « congrès ».

• Un organisme tient un spectacle sur glace non compétitif dans une aréna au Canada. Des patineurs professionnels des quatre coins du monde participent contre rétribution à l'événement et les billets sont vendus au grand public. S’agit-il d'un congrès aux fins de la TPS? Non, il ne s’agit pas d'un congrès aux fins de la TPS. Il ne s'agit pas d'une réunion ou d'une assemblée officielle, mais plutôt d'un événement de divertissement.

• Une association de sport amateur tient des séances d'essai dans un gymnase au Canada en vue de déterminer si les athlètes sont qualifiés pour participer à une compétition internationale.

L'événement est ouvert uniquement aux athlètes qui y participent. S’agit-il d'un congrès aux fins de la TPS ? Il ne s’agit pas d'un congrès aux fins de la TPS. Le principal but des séances est de tenir des concours et, par conséquent, il est exclu de la définition de congrès.

• Une société tient un salon de l'emploi à une université au Canada en vue de recruter de nouveaux employés. La société recueille des formulaires de demande d’emploi et mène des entrevues avec des candidats éventuels. L’événement est ouvert uniquement aux étudiants de l’université. S'agit-il d'un congrès aux fins de la TPS ?

Il ne s’agit pas d'un congrès aux fins de la TPS. Le principal but du salon de l'emploi est de permettre à la société de réaliser des affaires autrement que dans le cadre d’une foire commerciale et, par conséquent, il est exclu de la définition de congrès.

Lors d’un congrès, il peut certes y avoir des attractions, des divertissements ou des distractions et nous voyons couramment la tenue de galas, de soirées d’ouverture, de visites touristiques, etc. Ces activités ne doivent pas devenir le but principal de la rencontre puisque l’événement en question ne se qualifierait plus de congrès et ce sont d’autres règles qui s’appliqueraient.

Guylaine Dallaire, CA, M.Fisc., est associée au département des taxes à la consommation chez Raymond Chabot Grant Thornton s.e.n.c.r.l. Conférencière à de nombreuses occasions auprès d’associations spécialisées, elle enseigne également à l’Université de Sherbrooke (maîtrise en fiscalité). Elle est l’auteure de deux volumes de référence, dont un en matière municipale et l’autre dans le domaine de la santé.

Celui-ci se retrouve sur le site Internet du gouvernement du Québec.

Elle s’occupe activement de clients majeurs dans les domaines de l’immobilier, des services d’utilité publics et parapublics, des secteurs gouvernementaux et d’organisateurs d’événements.

Manon Harvey, Directrice, LL.B., LL.M. œuvre au sein de la firme Raymond Chabot Grant Thornton s.e.n.c.r.l. depuis 10 ans. Elle se spécialise en taxes à la consommation canadiennes et a développé un intérêt particulier pour les taxes de ventes américaines et européennes.

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Une ville canadienne élue meilleur endroit pour vivre au monde Vancouver a remporté pour la deuxième fois le titre de Meilleur endroit pour vivre sur 140 autres villes considérées par The Economist Intelligence Unit (EIU). L’étude menée était basée sur 30 critères regroupés en cinq catégories : la stabilité, la santé, la culture et l’environnement, l’éducation et les infrastructures. Le rapport fait partie de l’enquête globale sur le coût de la vie dans le monde, aussi menée par l’EIU. L’étude rend compte de pourcentages, de 0 à 100 %, sur chaque critère analysé, déterminant selon le pourcentage total accumulé la destination la plus attractive. Vancouver, qui a totalisé 98 %, était suivie de Vienne, Melbourne et Toronto, avec Perth et Calgary à égalité en cinquième position. La même enquête révélait déjà Vancouver comme Meilleur endroit pour vivre en 2007.

Sur le Web : www.eiu.com

Mexico assure gratuitement ses touristes La ville de Mexico a adopté une mesure ingénieuse pour attirer de nouveaux touristes afin de rattraper les conséquences Juillet-Août ’09

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du virus AH1N1 (Grippe porcine), qui a fait plus de 100 morts.

La ville a décidé d’offrir à ses visiteurs en vacances une assurance médicale gratuite, applicable dès leur enregistrement à leur hôtel.

C’est la succursale mexicaine du Groupe ACE, ACE Seguros, qui se chargera de couvrir ces assurés, afin de permettre à tout nouveau touriste étranger de bénéficier de soins médicaux dans des hôpitaux privés à travers la ville. Les maladies contractées avant leur voyage ne seront pas prises en charge. Parmi les mesures prises pour relancer le tourisme au Mexique, le gouvernement de la ville annonçait aussi le lancement d’une carte bancaire pour les touristes nationaux se rendant à Mexico, leur octroyant un prêt sans intérêts pour leurs achats dans la capitale, payable par mensualités déduites de leur salaire.

Selon le ministère du tourisme de la ville, le taux d’occupation des hôtels arbore seulement les 27 % en comparaison à plus de 50 % durant la même semaine, il y a un an, ayant atteint un seuil de 9 % au pire de la période.

Sur le Web : www.allaboutmexicocity.com

Un club exclusif ferme ses portes Longtemps un lieu de privilège où se retrouvait l’élite francophone québécoise pour y tenir des réunions d’affaires, le Club Saint-Denis, créé il y a 135 ans, a fermé ses portes.

Aujourd’hui, les communautés anglaise et française peuvent se réunir dans d’autres clubs distinctifs tel le Club Mount Stephen.

Sur le Web : www.clubsaintdenis.com / www.clubmountstephen.com

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Le 17 et 18 septembre 2009 La Petite Université Peaufinez votre art de négocier au séminaire « Négociation stratégique », Montréal, Qué. Contact : La Petite Université, info@lapetiteuniversite.com, Tél. : (514) 971-3330

Le 3 août – Jour ferié (Toutes les provinces, sauf le Québec et le Yukon)

Du 15 au 18 août 2009 American Society of Association Executives Conférence annuelle, Centre de congrès Toronto, Toronto, Ont. Contact : www.asaeannualmeeting.org.

Du 23 au 26 août 2009 National Business Travel Association Annual International Convention and Exposition, Centre des congrès de San Diego. Contact : www.nbta.org.

Du 12 au 15 novembre 2009 CanSPEP Conférence Annuelle, Innovation and Inspiration, The Westin Nova Scotian Halifax Hotel, Halifax, Nouvelle Ecosse. Contact : www.canspep.ca, Tél.: (905) 868-8008.

Le 21 septembre 2009 La Grande vitrine des conférenciers/formateurs Centre de Congrès Renaissance, Montréal, Qué.

Contact : www.conferenciersformateurs.com.

Tél. : (514) 278-5639.

SOLUTION SUDOKU FACILE PAGE 8

SOLUTION SUDOKU MOYEN PAGE 8

Le 24 août 2009 Society of Incentive and Travel Executives Tournoi de Golf Annuel, The Country Club, Woodbridge, Ont. Contact : www.sitecanada.org.

Tél. : (905) 868-8008.

Le 7 septembre – Fête du travail 22

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Les sites d’événements prennent le virage vert Si les critères écologiques que les sites d’événements proposent ne sont pas encore des facteurs déterminants pour la plupart des planificateurs dans leur sélection de fournisseurs, ils le deviendront. Dans votre recherche de fournisseurs, incitez-les à vous présenter leurs engagements écologiques, les programmes ou actions mis en place, à l’interne ou à l’externe pour réduire leur impact sur l’environnement. Voici quelques sites dont les programmes méritent d’être soulignés :

Hôtels Fairmont : Meneurs depuis les années 1990

L’écoresponsabilité au Palais des congrès de Montréal

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C’est depuis 1990 que les Hôtels Fairmont s’engagent à protéger l’environnement en adoptant et développant depuis un programme de partenariat environnemental. Ce dernier repose sur des pratiques durables et responsables, tant pour l'entreprise que pour les propriétés individuelles, adoptées grâce à des activités comme le recyclage, le réacheminement des déchets organiques, la réhabilitation de l'éclairage vers un système à faible consommation d'énergie, la conduite de programmes de sensibilisation du public et l'achat d'énergie écologique. Afin de garantir des activités durables, Fairmont a adopté des politiques qui réduisent au minimum l’impact du groupe sur l'environnement grâce à la réalisation d'améliorations opérationnelles permanentes, principalement dans les domaines de la gestion des déchets et de la conservation de l’eau et de l'énergie. Plus que complet, le contenu du programme est disponible sur le Web : www.fairmont.com/FR_FA/AboutFairmont/environment/GreenPartnershipProgram Afin de permettre aux organisateurs d’événements de mettre en œuvre un événement écoresponsable, le Palais des congrès a développé le guide Organiser un événement écoresponsable au Palais des congrès de Montréal, dans le but de les orienter face à la multitude d’offres vertes qui portent facilement à confusion. (Guide gratuit en ligne : www.congresmtl.com/environnement) Développé à partir des meilleures pratiques du milieu, et en collaboration avec ses partenaires, le guide détaille les options offertes au Palais afin de guider les clients vers des actions spécifiques. L’approche à la carte du Palais des congrès de Montréal permet d’obtenir des gains réels pour l’environnement. Depuis 2007-2008, 10 % des événements tenus au Palais des congrès ont adopté une démarche écoresponsable. Par exemple, lors du congrès « World Education Congress » de l’organisation Meeting Professionals International (MPI), 90 % des déchets générés ont été récupérés. En 2008, Hydro-Québec a intégré le Palais au sein de son réseau Écolectrique, qui regroupe des grandes entreprises reconnues comme des leaders en matière d’efficacité énergétique. Grâce à ses efforts, le Palais a réduit sa consommation d’électricité de 15 % en 2007-2008, ce qui est 3 fois plus que la norme exigée pour obtenir cette accréditation.

Sur le Web : www.congresmtl.com. (suite à la page 25) Le

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ENQUÊTE ÉCOLO

Penche-t-on vraiment pour les programmes verts ?

Dans le cadre de ses recherches, Le Planificateur a demandé aux planificateurs d’événements et réunions à quel point les critères écologiques les influencent-ils dans la sélection d’un site d’événements.

200 participants ont répondu parmi les trois options qui leur étaient proposées, révélant clairement la tendance de notre industrie : 25 % se disent très influencés 20 % ne se sentent pas concernés pour le moment 55 % pensent que les critères écologiques sont importants mais pas nécessaires dans le climat actuel.

VOICI QUELQUES COMMENTAIRES RECUEILLIS : « Si deux établissements présentaient plus ou moins les mêmes services, je choisirais celui qui présente des critères écologiques. » « Les critères écologiques sont un plus, mais pourraient devenir un critère principal à moyen terme. » « Cela dépend toujours de l’importance que le client donnera à ces critères. » Vous souhaitez réagir ? Écrivez-nous à info@leplanificateur.ca

Toronto, la ville aux toits verts Ce pourrait bien être le nouveau surnom que l’on donnerait à Toronto, suite à l’arrêté municipal adopté le 27 mai dernier par la ville. Déterminée à responsabiliser les promoteurs immobiliers, ces derniers sont désormais obligés de recouvrir les toits de leurs nouveaux immeubles de verdure. Les toits verts, progrès écologique très en vogue, soulèvent cependant un débat, celui de la liberté des promoteurs de choisir les technologies environnementales pour leurs projets immobiliers afin d’en réduire la consommation énergétique.

Gérer son frigo pour moins polluer Statistiques Canada s’est penchée sur les aliments que nous consommons pour en déduire le coût environnemental et affirmer une fois de plus que la viande est au sommet des aliments les plus polluants, suivie du fromage, si on considère leur cycle de production au complet. Mais les statistiques révélées récemment dressent un tableau plutôt affligeant du gaspillage que les Canadiens font de la nourriture. En effet, chaque habitant gaspillerait l’équivalent de 183 kilogrammes d’aliments par an, soit 38 % de tous les aliments en vente. Si ces calculs incluent les pertes au détail, au restaurant et à domicile, il n’en demeure pas moins que la gestion de son réfrigérateur pourrait être une solution environnementale à portée de tous.

Désirez-vous de l’eau en bouteille ou du robinet ? Les deux !

Dès les premières gorgées que nous prenons d’une eau embouteillée, on se sent déjà réhydraté et plus saint, pensant qu’il s’agit d’une eau plus pure que toute autre, issue d’une source sûre. Cependant, si vous êtes adeptes des marques Aquafina (Distribuée au Québec et dans les Maritimes et exploitée par Pepsi) ou encore Dasani (exploitée par Coca-Cola), le précieux liquide qui nous est si vital n’est autre que de l’eau provenant de réseaux d’aqueduc, en d’autres termes, de notre fleuve Saint-Laurent dans le cas d’Aquafina. Rassurez-vous, votre corps ne vous en voudra pas pour autant puisque la pureté des eaux traitées par les usines de production d’eau potable de Montréal serait sans égal apparemment, le but d’une telle opération étant de répondre à un besoin pratique plutôt qu’à un problème de goût ou de santé.

d'eau par jour, soit entre 1 et 1,5 litres d'eau, l'équivalent d'une grande bouteille. Dans tous les cas, l'objectif est de maintenir l'équilibre entre l'absorption d'eau et son élimination.

EN PRATIQUE En règle générale, il vaut mieux boire souvent de petites quantités d'eau que beaucoup d'un seul coup. Par ailleurs, il est essentiel de bien refermer le bouchon de la bouteille et de ne pas consommer cette dernière au-delà de 48 heures. Sachez que l'eau reste le seul élément indispensable à l'organisme. Préférez-la au thé, au café ou aux boissons sucrées.

AU FAIT… L’eau Dasani vient du robinet.

L’EAU ET LA THÉORIE Au total, l'organisme a besoin de 2 à 2,5 litres par jour pour bien fonctionner (eau ingérée + eau absorbée lors de l'ingestion des aliments).

Côté boisson, il est donc conseillé de boire entre 6 et 9 verres 24

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• Il faut 250 litres d’eau pour produire 1 litre de Coca-Cola, la plupart nécessaires aux plantations de canne à sucre qui sont

essentielles.

• Il faut 80 litres d’eau pour produire 1 litre de bière.

• Les bouteilles en plastique sont fabriquées à base de pétrole.

Malgré les efforts des entreprises de fabrication de recycler et de minimiser le recours au pétrole en produisant des bouteilles plus légères, les habitudes des consommateurs sont encore de jeter 3 bouteilles sur 4 au lieu de les recycler.

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Chez Accor, 5 serviettes utilisées = 1 arbre planté

Ottawa vers le développement durable IHG : économies d’énergie globales

En 2006, Accor, a lancé le programme Earth Guest, dont fait partie le chantier ECO, qui traite des priorités environnementales. Parmi elles, l’énergie (Accor s’engage à privilégier les énergies renouvelables, améliorer l'efficacité énergétique et réduire l'impact climatique grâce à des dispositifs performants et à un pilotage rigoureux), l’eau (Accor prévoit d’équiper les hôtels de régulateurs de débits d'eau, de recycler les eaux usées et sensibiliser les collaborateurs et les clients), les déchets (Accord recyclera mieux et davantage et limitera les quantités produites), la biodiversité (Le groupe met en œuvre des pratiques de gestion des espaces verts respectueuses de la biodiversité et sensibilise ses collaborateurs et ses clients, en partenariat avec des associations).

Les clients eux-mêmes peuvent contribuer à la protection de l’environnement grace au projet mondial Plant for the Planet, auquel adhère Accor. Le programme « Plant for the Planet » consiste pour les hôtels à s'engager à financer des plantations d'arbres avec les économies de blanchisserie réalisées lorsque les clients conservent leur serviette de bain plus d'une nuit. Les hôtels du groupe Accor donnent à ce geste symbolique une véritable utilité en disant au client : « Ici, VOS serviettes plantent des arbres. Dans cet hôtel, 5 serviettes réutilisées = 1 arbre planté ». Des supports de formations spécifiques ont été mis en place, en particulier pour les gouvernantes et les équipes d'étage. 50 hôtels dans le monde, de toutes les marques, ont été les pionniers depuis avril 2008.

Les 4 000 hôtels du Groupe vont progressivement mettre en œuvre ce projet à partir de 2009.

Sur le Web : www.accorplantsfortheplanet.com Le Centre des congrès d’Ottawa, dont l’ouverture est prévue en avril 2011, sera certifié LEED* et couvrira de nombreux aspects écologiques. Deux des concepts les plus novateurs sont : - Les architectes ont incorporé de vastes endroits dédiés au stationnement de vélos ainsi que des salles de bains incluant des douches afin d’accommoder le personnel désireux de se rendre au travail à bicyclette.

- Un programme d’information sur le bâtiment durable mettra à disposition, dans un lieu central, un kiosque interactif, des enseignes et une étude de cas sur le fonctionnement de la technologie écologique dans le processus de construction de l’établissement et de ses opérations.

Sur le Web : www.ottawacongresscentre.com C’est au niveau de sa propre consommation d’énergie que le groupe IHG (InterContinental Hotels Group) innove. Le nouveau système en ligne « Green Engage » permet aux directeurs généraux de gérer plus efficacement la consommation d’énergie dans leur établissement. Selon les essais préliminaires, les économies d’énergie pourraient atteindre 25 %. Ce programme permet de comparer automatiquement des hôtels de même nature dans le monde et énumère les gestes que chaque hôtel peut poser pour réduire leurs déchets et leur consommation d’énergie et d’eau. Ce système en ligne poussé est le premier outil dont disposent les hôtels pour évaluer leur consommation d’énergie et d’eau, leur production de déchets et leurs émissions de carbone, gérer les éléments de leur hôtel qui ont le plus d’impact sur l’environnement, et faire rapport des progrès réalisés.

Aussi, le concept Innovation Hotel, lancé en 2008, est un exemple en ligne de l’apparence future d’un hôtel construit à l’aide de technologies écologiques qui invite les clients à se prononcer sur celles qu’ils considèrent comme étant importantes. Cette évaluation permet à IHG d’envisager ensuite de les incorporer au programme Green Engage.

Le groupe prévoit l’ouverture d’un hôtel certifié LEED*, à Saint-Hyacinthe, au Québec, en 2010.

Le Holiday Inn Express and Suites Saint-Hyacinthe mettra en vedette certaines commodités clés qui créent un environnement écologique, notamment au niveau du recyclage et du transport.

Sur le Web : www.ihg.com/responsability

*La certification LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) est remise par le Conseil du bâtiment durable du Canada. Sa mission est de diriger la transformation de l'environnement bâti pour créer des bâtiments et des collectivités écologiques rentables, qui offrent des lieux de vie, de travail et de loisirs sains, en faisant participer activement et en habilitant l'industrie et les gouvernements, et en soutenant les organismes connexes pour accélérer la construction et le développement durables au Canada. Sur le Web : www.cagbc.org Juillet-Août ’09

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Un moyen de se réunir plus vert PAR PETER DE JAGER Quand les temps se font plus durs, les premières choses que les entreprises abandonnent parmi leurs dépenses discrétionnaires sont les voyages, l’enseignement, la formation, les réunions et tout ce qui ne semble pas absolument ou immédiatement nécessaire. Si vous faites partie de l’industrie événementielle, ceci n’est pas nouveau pour vous.

Ce qui pourrait l’être, c’est que malgré ces réels obstacles, il est encore possible d’organiser des événements internationaux de grande qualité, traitant régulièrement d’éducation de façon extraordinaire – et sans trop d’effort – et ce, en restant dans son enveloppe budgétaire, aussi absurdes soit-elle.

Pour tout vous dire et avant de raconter l’histoire, n’importe quelle institution est capable d’organiser une réunion d’envergure internationale, comptant jusqu’à 1 000 participants. Avec une présentation (un cours) préexistant, cela ne prendrait qu’environ 30 minutes de travail à organiser et un simple courriel de masse à envoyer aux participants potentiels. De plus, comme bonus, la session est enregistrée et disponible en ligne pour que ceux qui n’ont pu y assister puissent en bénéficier ultérieurement. Coût total ? Le temps que requiert l’organisation de n’importe quelle réunion, soit environ celui d’un déjeuner pour deux que nous prendrons en nous lamentant du budget ridicule dont nous disposions pour travailler.

Il n’y a pas vraiment de mystère derrière tout cela. La solution à la coupure des budgets alloués aux réunions est de tenir un Webinaire en ligne. Il n’y a rien de nouveau à un Webinaire. La technologie à l’appui de ce concept remonte aux premiers débuts d’Internet. Premièrement, organisez une téléconférence impliquant tous les participants. Deuxièmement, lieu, invitez-les à se connecter sur Internet et « à cliquer» au même rythme que le conférencier.

La différence est principalement la facilité d’effectuer ce genre de réunion par rapport à il y a cinq ans.

Je sais, je sais. Vous n’êtes pas technicien(ne)… et cette nouveauté vous impressionne un peu, et n’est jamais aussi facile à faire que le disent les techniciens (pour moi, du moins). Non seulement vous n’êtes pas technicien(ne), mais les éventuels participants à votre conférence le sont encore moins. Ceci ne pourra jamais fonctionner à leur niveau.

Nous pourrions couper et coller ce dernier paragraphe dans n’importe quelle discussion à propos de n’importe quelle nouvelle technologie. Nos objections aux nouvelles technologies s’atténuent moins vite que la technologie ne triomphe sur elles. La résistance est toujours loin derrière le progrès.

Pour démontrer ce qu’un Webinaire peut vous apporter, j’ai besoin d’expliquer pourquoi cela fait entièrement partie de ma 26

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stratégie d’entreprise à présent. En tant que conférencier, j’ai réalisé, il y a environ 18 mois, que la récession aurait un impact négatif habituel sur l’industrie des événements, et le domaine des conférenciers en particulier. Comme on dit, j’ai décidé que « la récession ne m’affecterait pas ».

Pour être plus spécifique, sachant qu’il faut de 12 à 18 mois entre le moment où un client potentiel entende un conférencier et le moment où il l’embauche, je n’ai pas attendu que l’occasion de me faire entendre tombe du ciel.

Je me suis penché sur différents services de Webinaire et même sur la façon de devenir un « tech » par moi-même. J’ai été surpris de la facilité à les organiser, de la profondeur du concept, de leur facilité d’utilisation, du nombre de personnes qu’ils pouvaient accueillir, de la qualité du son, et, le meilleur pour la fin, de leur faible coût. Assez faible pour que je puisse en assumer le frais mensuel, soit 100 $US par mois pour le service que j’utilise.

Depuis l’an dernier, j’ai offert plus de deux douzaines de Webinaires. Un pour une association en Irlande, un autre pour une autre association en Croatie et le reste en Amérique du Nord.

J’ai deux sessions à venir, l’une pour un groupe de NouvelleZélande, l’autre d’Afrique du Sud, les deux faisant la promotion de futures conférences dont je ferai les discours d’introduction.

Dans toutes ces situations, des personnes de partout à travers le monde pourront y participer en visitant simplement un site Internet. Que se passe-t-il alors ? Ils écoutent la conversation à travers les haut-parleurs PC et regardent la présentation sur leur écran. L’événement le plus important fut une série de présentations de divers groupes professionnels d’éducation, durant une heure, réunissant plus de 600 participants. Certaines des présentations ont été téléchargées à posteriori par plus de 3 000 visiteurs. Le coût pour ces visiteurs ? 0 $. Même avec le plus misérable des budgets, on peut se le permettre.

Le Planificateur et moi-même essayons de savoir si vous, lecteurs, seriez intéressés à participer à un Webinaire de la sorte.

Nous proposerions une présentation en deux parties. La première sur notre façon à tous de résister ou d’intégrer les nouvelles technologies… Puis, ceci serait suivi d’une courte présentation, sur la façon de mettre un Webinaire en place pour en découvrir les dessous. Autrement dit, l’explication d’une façon de continuer à organiser des réunions de qualité avec les budgets les plus minimes.

Si vous êtes intéressé(e) à participer, envoyez un courriel à mg@leplanificateur.ca avec, comme sujet, « je participerai au Webinaire ». © 2009, Peter de Jager – Peter de Jager est conférencier, non seulement passionné par le changement mais aussi par le fait de s’assurer que nous ne résistons pas à de meilleures façons de faire les choses, juste parce qu’elles ne nous sont pas familières. Vous pouvez le joindre à pdejager@technobility.com et visionner ses Webinaires à webinars.technobility.com

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