UN CONDENSÉ MENSUEL POUR INFORMER ET ÉCLAIRER LES PLANIFICATEURS MARS 2007 - Édition négociation
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Se fixer des objectifs et éviter les pièges des appels d’offre DE JYL ASHTON CUNNINGHAM
L
a plupart des planificateurs lancent des AO (appels d’offres) auprès d’hôtels plusieurs fois par année et nombre d’entre eux en maîtrisent parfaitement le processus. Cet article porte sur les principes et l’utilité des AO et sur les objectifs et les pièges potentiels de la négociation menée avec les hôtels, parfois même plusieurs années à l’avance. Dans le souci de vous procurer de l’information sur les principes de négociation, Le Planificateur abordera ultérieurement les thèmes des visites de sites et des contrats élaborés avec les hôtels. À moins de très bien connaître la ville que vous projetez de visiter, pourquoi ne pas épargner votre temps et des efforts considérables en envoyant votre AO à l’office des congrès ou du tourisme (OCT) local ? Ils distribueront l’information à tous les hôtels dans un rayon déterminé et recueilleront toutes les réponses pour vous. Cela est particulièrement important quand les AO sont surveillés par les services d’approvisionnement des compagnies puisque le recours aux OCT permet d’éviter le favoritisme d’un hôtel envers un planificateur.
L’éthique avant tout Avant de lancer votre AO auprès d’hôtels, tentez de faire preuve de déontologie. Ne déclenchez pas le processus s’il existe déjà une relation avec une chaîne hôtelière qui l’emportera sur vos recommandations. Ce serait une perte de temps pour tout le monde. De même lorsque vous visiterez plusieurs sites pour votre événement. Comme un seul finira par détenir le contrat,
limitez-vous à certaines offres, même si nombre d’entre elles pourraient comprendre des services offerts gracieusement tels que des chambres ou des repas. D’ailleurs, c’est pour éviter ce genre de situation qu’un OCT peut intervenir. Aussi, certaines entreprises vont préférer payer entièrement la visite d’un site afin de rester complètement objectives dans leur décision et ne pas se laisser influencer par les faveurs qui leur sont offertes. Dans le rapport que vous présenterez à votre client ou à votre employeur sur l’opportunité de choisir un établissement plutôt qu’un autre, énoncez les faits et émettez des recommandations stratégiques. Il est important de rester neutre et d’offrir votre expertise sans dénigrer un hôtel en particulier. Ce dernier pourrait en effet un jour répondre à tous vos besoins lors d’un événement futur, alors gardez l’esprit ouvert. Énoncez de façon claire et précise vos objectifs et les critères sur lesquels l’AO sera jugé. Par exemple, résumez les questions essentielles comme le prix des chambres, le prix de la location des salles et la possibilité de respecter le budget de restauration et de boissons. Mais l’AO doit aussi inclure la grandeur des salles, l’emplacement, l’accessibilité, les chambres à prix supérieur et la proximité des halls d’exposition ou de la vie nocturne. Décrivez avec précision et franchise la composition du groupe que vous amènerez. Souvenez-vous : vous examinez l’hôtel mais l’hôtel, en retour, voudra recevoir des clients qu’il est à même d’accueillir. Ainsi, votre honnêteté vous le rendra en écartant tout malentendu et en avisant l’établissement de vos besoins spéciaux ou des mesures de sécurité à prendre en compte.
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