Selon un sondage, les Canadiens négligent l’hygiène Maman nous a toujours dit de le faire, mais comme à l’époque, nous n’écoutons pas toujours la sagesse de ses recommandations. Selon un rapport publié récemment par le Conseil de la santé et de l’hygiène, les Canadiens ont du retard par rapport à d’autres pays développés en ce qui a trait à l’hygiène de base, comme se laver les mains. Le Conseil a déclaré qu’un sondage international sur les pratiques d’hygiène révèle que 90 % des Canadiens connaissent l’importance de se laver les mains, mais que seulement 37 % des enfants et 44 % des adultes canadiens se lavaient les mains avant de manger. Le même sondage indique que 80 % des parents en Malaisie, 79 %, en Inde et 76 % en Italie déclarent que leurs enfants se lavent les mains avant de manger. Le Conseil demande à ce que l’on fasse preuve d’une plus grande vigilance quant aux façons de se prémunir contre les menaces envers la santé. Le Dr Donald Low, Président du conseil et microbiologiste en chef des laboratoires médicaux de l'hôpital Mount Sinaï de Toronto, a déclaré que le lavage des mains et la désinfection des surfaces sont les deux principales situations nécessitant une plus grande attention. Il a dit que
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se laver les mains avec du savon et de l’eau pendant quinze secondes est la meilleure façon de procéder lorsque l’on a les mains visiblement sales, mais que les produits nettoyants à base d’alcool sont à privilégier lorsque les mains ne sont pas visiblement sales. Le sondage international a consulté 10 000 personnes réparties dans 10 pays, dont le Canada.
Un alcootest par téléphone cellulaire ? Keys Please, un service de conducteur désigné de Calgary, conseille aux conducteurs avec les facultés affaiblies d’essayer « la plus récente technologie au niveau de l’alcootest : votre téléphone cellulaire » dans une campagne mise au point par Rethink Communications de Vancouver. La campagne utilise des affiches, des dessous de verre et des carteschevalets dans plus de 100 brasseries dans l’Ouest du Canada pour informer les buveurs d’appeler un numéro sans frais, puis de souffler dans le microphone du téléphone. Les personnes qui s’attendent à recevoir un résultat seront déçues d’entendre une voix leur dire : « Si vous avez vraiment cru que ça fonctionnerait, vous êtes probablement ivre et vous avez vraiment besoin d’un conducteur désigné ».
Sur le Web : www.leplanificateur.ca
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Note de l’éditeur
Dans ce numéro
La reconnaissance e premier pas vers la reconnaissance des employés est d’admettre que cela doit être fait. Si vous n’avez pas le temps de vous en occuper vousmême, déléguez la tâche, mais assurez-vous que cela soit fait. La reconnaisance est la meilleure façon de réussir en affaires et de garder vos employés. Alors que notre rythme de vie accélère et que nous travaillons tous plus fort, la reconnaissance des employés est une nécessité plus importante que jamais. Réunir vos employés et remercier ceux qui ont largement dépassé leurs objectifs lors d’une célébration formelle et appropriée est la meilleure façon d’inspirer et de motiver vos équipes. Quoi de mieux qu’une soirée en leur honneur ? Dans les mois à venir, nous devrons tous en faire plus pour maintenir notre niveau, donc il est important de mettre en banque la bonne volonté de vos employés en leur montrant que cela vous importe. Souvenezvous de la hiérarchisation des besoins de Monsieur Maslow (besoins physiologiques, besoins de sécurité, besoins d’amour et d’appartenance, besoin d’estime de soi, et besoin de réalisation de soi) ; hé bien sa théorie est tout à fait d’actualité. En tant que propriétaire, patron ou directeur, vous rappeler de ce principe, surtout des deux derniers besoins cités, vous aidera. Donc motivez vos troupes, offrez-leur cette soirée de remerciement qu’ils méritent bien et fêtez ça en créant une expérience qui liera les employés, ensemble et à l’entreprise. Tout cela pour dire que ce mois-ci nous mettons l’emphase sur le geste de donner et les soirées de gala, tous deux des sujets très à propos en ces temps de l’année. Sharon Worsley a écrit sur les joies de donner et Jyl Ashton-Cunningham nous parle de soirées de gala, des banquets aux soirées de levée de fonds. Et comme d’habitude, nous vous proposons des articles écrits par des piliers de notre industrie. Bonne lecture et bon congé des fêtes, on se reparle en 2009. D’ici là, bonne fin d’année. — Leo Gervais
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6 Inspirer les autres
> Certains se demandent toujours comment faire la différence sur cette terre et croient qu’ils n’ont rien à offrir. Pourtant, ce que nous avons à notre portée peut souvent apporter beaucoup à notre entourage.
8 Nuit blanche > De nombreux planificateurs s’investissent plus que ce qu’une journée régulière de travail permet généralement de faire, mais reste à déterminer si financièrement, le jeu en vaut la chandelle. Kathie Madden partage avec nous son expérience.
10 Survivre en sept étapes > Dans ce numéro, notre chroniqueuse de longue date, Stacey Hanke, nous apprend comment améliorer nos capacités de communication afin de survivre et même d’assurer notre prospérité en ces temps économiques difficiles. Sept étapes pour passer le cap.
13 Galas > Alors que le but d’un gala varie, de la reconnaissance d’employés, à une levée de fond, en passant par une remise de prix, ce type d’événement requière une organisation sans faille, ce vers quoi Jyl Ashton Cunningham vous guide ce mois-ci.
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R ÉDACTEUR
R ÉDACTRICE R ÉDACTRICE
ADJOINTE ADJOINTE
G RAPHISTE A DMINISTRATION C ONTRIBUTEURS
Leo Gervais lgervais@leplanificateur.ca Camille Lay clay@leplanificateur.ca Jyl Ashton Cunningham jashton@leplanificateur.ca Matt Riopel Debbie Barlow, Tania Joanis, Patricia Lemus Stacey Hanke, Kathie Madden, Sharon Worsley
Poste-publication No. 40934013
Imprimeur: Litho Express, (514) 816-3865, www.lithoexpress.ca 2105, de la Montagne, bureau 100 Montréal, Québec H3G 1Z8 Téléphone : (514) 849-6841 poste 331 Télécopieur : (514) 284-2282 Vos commentaires sont appréciés : info@leplanificateur.ca Le Planificateur est diffusé mensuellement aux professionels canadiens de l’industrie du tourisme et des affaires. Couverture: Teatro Municipal en Rio de Janeiro, Brésil.
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Ici et là
DE CAMILLE LAY
À noter dans votre agenda Il est maintenant possible de réserver son billet d’accès au douzième Salon de l’événement corporatif. Rendez-vous local incontournable si l’on veut côtoyer les fournisseurs de services et produits dédiés aux événements, ce salon se tiendra le 9 février au Centre des Sciences de Montréal, de 8h30 à 19h00. Autrefois sur 2 jours, la formule du salon a été revisitée et vous offrira l’opportunité de rencontrer 80 exposants spécialisés, qui vous informeront des tendances de bien des secteurs, en audiovisuel, décor, animation, traiteurs et bien plus encore. 35 $ pour toute une journée d’information. Sur le Web: www.indispensable.ca
Se rendre sous le soleil devient plus facile L’hiver pointe son nez et le froid commence à se faire redouter. Pour nous faciliter dans nos déplacements aériens, Aéroports de Montréal a récemment annoncé que de plus en plus de vols se feront directement entre Montréal et de nombreuses destinations ensoleillées. Ainsi, Air Canada proposera dès le 2 février 2009 une nouvelle escale hebdomadaire, à seulement 5h45 de Montréal : Sainte-Lucie, une île des
Caraïbes dont les charmes séduisent déjà de nombreux groupes. Selon les transporteurs aériens, qui prédisent une augmentation de 4 % des fréquences vers les destinations chaudes par rapport à l’an passé, la saison sera occupée. Destination plus commune, la ville de Mexico sera alors desservie deux fois par semaine par Mexicana, et cinq fois par Air Canada. Nombreuses sont les destinations desservies sans escale depuis Montréal, au total, quelque 100 destinations seront offertes au départ de Montréal-Trudeau cet hiver, 51 internationales, 23 aux États-Unis et 26 au Canada ; de quoi soulager les planificateurs chargés de faire voyager un groupe ! Sur le Web: www.admtl.com
Des statistiques alarmantes Si les planificateurs n’hésitent pas à effectuer leurs achats en ligne afin de réduire les délais de traitement des opérations (les fournisseurs réagissent plus rapidement à vos demandes lorsqu’ils ont une garantie de paiement ou bien encore, les achats en ligne sont traités immédiatement), la fraude, quant à elle, demeure un fléau. Selon une étude réalisée par DeGroote School of Business de l’Université McMaster, depuis un an, 1,7 million de Canadiens ont été victimes d’usurpation d’identité, tels que des achats ne nécessitant pas d’autorisation ou encore d’un accès à leur compte bancaire. Pour vous protéger, informez-vous de la façon dont vos renseignements seront utilisés et surveillez vos cycles de facturation.
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Inspirez le meilleur chez les autres… (Et chez vous aussi) ! DE SHARON WORSLEY ntendre des histoires sur ce que des personnes font dans le monde pour aider leurs semblables m’a toujours inspirée et me rappelle comment nous pouvons tirer le meilleur de nous-mêmes et des autres. Un peu plus tôt cette année, je lisais l’histoire d’un donateur anonyme au Japon, qui depuis 33 ans, envoie fidèlement au poste de police local une enveloppe renfermant un petit montant d’argent. Le geste du donateur précisait que l’argent serve aux plus démunis. Il ne s’agissait que de petits montants, mais je suis certaine que le donateur devait faire un sacrifice pour faire cela. Dernièrement, on a reçu la 400e enveloppe consécutive, portant le total des dons à un peu plus de 20 000 $ CA. L’identité de la personne est toujours inconnue après toutes ces années, mais son intention est aussi claire qu’elle l’était il y a 33 ans : aider les plus démunis qu’elle. Comment demeurer insensible face à un geste aussi altruiste que celui-là ? Comment ne pas être inspiré à l’idée de savoir que vous pouvez faire une différence dans la vie de quelqu’un de votre entourage ? En tirant le meilleur de vousmême pour aider un membre de votre famille, un ami, un supérieur, un collègue de travail ou quelqu’un de la paroisse, ou même un pur étranger. Certains se demandent comment ils peuvent faire une différence et sont convaincus qu’ils n’ont rien à offrir ; toutefois, ce que nous pouvons faire peut nous paraître futile, mais peut être fantastique ou peut égayer la vie de quelqu’un d’autre audelà de toute attente. Comment pouvez-vous faire en sorte de tirer le meilleur de quelqu’un de votre entourage ? Si vous êtes gestionnaire, offrez-vous à vos employés tout le soutien dont ils ont besoin ou faites-vous avec eux de la microgestion, à tel point qu’ils ont perdu tout le sens de l’initiative qu’ils possédaient pourtant lors de leur arrivée dans l’entreprise ? Lorsque l’un de vos subordonnés vous fait part d’une nouvelle idée, du genre innovatrice, prenez-vous le temps de l’écouter et de voir si l’idée pourrait marcher dans votre organisation ou rejetez-vous l’idée du revers de la main sans y prêter la moindre importance ? N’allez-vous pas blesser leur estime de soi et leur sens de l’initiative en leur envoyant un message que l’environnement de travail n’est pas convivial ? N’allez-vous pas étouffer la créativité de quelqu’un ou dénigrer sa contribution à l’effort de l’équipe ? Ce faisant, vous risquez de les empêcher de donner le meilleur d’eux-mêmes.
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D’un autre côté, pour créer un environnement sécuritaire, que faites-vous pour obtenir le maximum de vos employés ? Peut-être s’agit-il d’une discussion d’ordre général avec le personnel où vous lui faites part de votre vision de l’entreprise ou du service, ou encore, s’agit-il d’organiser une séance de remueméninges où l’on prend note de toutes les idées émises ? Attention, j’ai eu connaissance de séances de remueméninges qui ont dérapé rapidement parce que les participants cherchaient à modifier les idées au fur et à mesure qu’elles étaient lancées. On doit avoir l’occasion de consigner les idées librement sans les altérer, puis, une fois toutes les idées émises, il sera temps de les mettre en ordre et d’évaluer chacune à son mérite. C’est à cette seule condition que vous pouvez espérer tirer le maximum de chacun. Il n’y a rien de pire que d’être un employé et de sentir que le patron ou la haute direction ne prête pas oreille à vos propos. De nos jours, c’est de plus en plus difficile de trouver des gens qui s’investiront entièrement dans l’entreprise et qui se rendront compte, ultimement, que l’on n’apprécie pas tous leurs efforts, et c’est à partir de là qu’ils cesseront de faire des efforts pour partager leurs idées. Pour tirer le meilleur d’un employé, peut-être lui faut-il une certaine forme de mentorat ? Comme créer une relation où vous guidez sa progression de sorte qu’il grandisse au sein de l’organisation. Cette relation peut être formelle ou informelle. Si vous êtes un employé, vous pourriez vous demander comment donner le meilleur de vous-même à l’entreprise. Vous investissez-vous totalement envers votre travail et vos collègues ? Après un certain temps dans l’entreprise, nombreux sont ceux qui deviennent épuisés et qui oublient de remercier le ciel d’avoir un emploi, et font moins d’efforts qu’au moment de leur embauche. On peut même parfois en arriver à penser qu’il (le patron ou l’entreprise) nous doit quelque chose, ce qui contribue à créer un déséquilibre dans notre façon de juger notre contribution dans son entier. Ne pourriez-vous pas suivre quelques cours dans vos temps libres pour rafraîchir vos connaissances, délaissez-vous certaines occasions de réseautage qui vous permettraient de faire davantage connaître votre entreprise ou encore, faitesvous du travail personnel lorsque vous êtes au travail ? Vous ne faites ainsi que vous empêcher d’être le meilleur. Pour ce qui est de nos relations personnelles, on peut aider nos proches et nos amis à donner le meilleur d’eux-mêmes. Ne suffirait-il pas d’un mot gentil, d’un geste affectueux ou de faire preuve de compréhension pour qu’ils deviennent encore meilleurs ?
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Sudoku
Commandité par le Centre Mont-Royal
D’origine japonaise, chaque case doit contenir un chiffre de 1 à 9 de façon à n’utiliser chaque chiffre qu’une fois par ligne, colonne et grille.
Niveau facile
Réponse à la page 11.
Niveau moyen
Réponse à la page 8.
SUDOKU SUR LE WEB : www.websudoku.com www.sudoweb.com www.dailysudoku.com www.sudokupuzz.com
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Nuits blanches à Vancouver... DE KATHIE MADDEN ’est le mois de novembre et si vous travaillez à titre de planificateur d’événements, il n’y a pas de temps mort C’est le moment de l’année où la folie furieuse s’empare de nous tous et où il faut composer avec de nombreux échéanciers serrés, des problèmes de personnel saisonnier, des calendriers de production en constante évolution et d’importantes compressions budgétaires. Je ne parle pas ici de dresser l’état de la nation actuel ou de prévoir l’affaissement des perspectives économiques de notre industrie. Je repense ici à mon sentiment de culpabilité après avoir taillé en pièces le rêve d’une présidente de conseil étudiant d’une école secondaire qui m’a appelée dernièrement. Elle m’a alors proposé d’organiser une soirée de danse extraordinaire, comme l’école n’en avait jamais vue auparavant (le jour le plus occupé de la saison des fêtes); elle m’offrait 500 $ pour mon budget de décoration et mes honoraires ! J’adore travailler avec des étudiants ; ils sont énergiques, créatifs et engagés même s’ils ne sont parfois pas conscients du fossé immense qui sépare leur vision de la réalité. Mince, dans le domaine de l’organisation d’événements, je me retrouve souvent dans ce genre de situation ! Avec le temps et l’expérience, on s’assagit, mais ce qui me perturbe le plus, c’est que cette jeune femme m’a dit que j’étais la seule planificatrice d’événements ayant accepté de lui parler ou de répondre à sa demande. D’un point de vue strictement professionnel, il m’est apparu ridicule de seulement songer à m’occuper de ce projet – Je n’ai guère de temps à consacrer à ce projet et j’aurais à déroger à la grille de mes honoraires sans compter qu’il ne resterait plus rien pour le budget de décoration. À la fin, mes explications ont semblé totalement décontenancer mon interlocutrice et la planificatrice d’événements que je suis a eu de la difficulté à dormir en songeant à ce que je pouvais faire de plus pour elle. J’étais peinée de constater que personne de ma profession ait pu prendre ces étudiants suffisamment au sérieux pour leur répondre, ni ne se sente obligé de leur venir en aide d’une façon ou d’une autre. J’ai alors dressé une liste d’idées à petit budget à partir desquelles les étudiants pourraient travailler, je leur ai fourni une liste d’adresses et de fournisseurs où ils pourraient se procurer ce dont ils avaient besoin puis je me suis sentie confortée en sachant que j’avais au moins pu leur être d’un certain secours. En retour, j’ai reçu le plus gentil courriel de gratitude me remerciant de mon temps et pour mes efforts et surtout, d’avoir pris le temps de leur parler. Pendant la semaine suivante, prise de remords, j’ai eu pas mal de difficulté à m’endormir en me disant que je n’avais pas le temps de m’en occuper, que ce mandat ne correspondait pas à mes
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objectifs financiers, qu’il serait absurde d’organiser cette soirée de danse bénévolement, que je souhaite que mon nom soit associé à un événement prestigieux, que je n’en tirerais jamais aucune retombée, et ainsi de suite. Après une semaine d’insomnie, je réalisai enfin que je me sentais un peu honteuse de n’avoir réagi pratiquement que d’un point de vue strictement professionnel. Je considère qu’il y a quelque chose de plus important que la réussite professionnelle. Il est extrêmement difficile d’atteindre l’équilibre dans nos vies et bien que la période des fêtes nous amène à nous montrer sous notre meilleur jour, cela ne fait pas de nous des êtres équilibrés pour autant. Cela m’a permis de me rappeler que même si je sais faire preuve de stratégie en affaires, je dois le faire également en tant que personne. Nuit après nuit, tout en étant allongée, je me demandais ce que je pouvais faire avec un tel budget. Étonnamment, j’en ai tiré quelques grands enseignements : 1. Comment se comporter pour être un professionnel avec de la considération. 2. Avoir les aptitudes et savoir établir des prévisions budgétaires. 3. L’éthique du travail et la différence entre le désir et apprendre à l’assouvir. 4. Le travail en équipe, la stratégie et les communications. 5. Les rêves peuvent se réaliser. Traitez-moi de cœur sensible, mais je me suis sentie obligée d’aider ces jeunes même si je n’en connaissais aucun. Au moment d’écrire ces lignes, je me suis adjoint un autre planificateur d’événements et, ensemble, nous allons surprendre les étudiants en leur disant que nous allons accepter de nous occuper de leur projet et organiser un événement vraiment spectaculaire qui va, de loin, dépasser toutes leurs attentes. Maintenant, je peux dormir en paix. ••• Kathie Madden est une organisatrice d’événements installée à Delta (Colombie-Britannique). Elle fait également de la vente d’articles promotionnels. On peut la joindre par courriel (kmevents@telus.net) ou par son site Web : www.kathiemaddenevents.com.
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Il n’est jamais trop tard SUITE DE LA PAGE
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Cela ne signifie-t-il pas de consacrer un peu de votre précieux temps pour vous asseoir et écouter quelqu’un ou de lui donner un peu de votre temps pour l’aider à réaliser ses buts et ses rêves ? Comment, dans votre vie actuelle, pouvez-vous donner aux autres, que ce soit important ou non ? Quel fardeau pouvezvous alléger ou rendre moins pénible en posant un geste désintéressé, peut-être de façon anonyme, comme dans l’exemple du bienfaiteur japonais mentionné précédemment ? Comment pouvez-vous aider quelqu’un à donner le meilleur de lui-même ? On peut tous faire une différence dans la vie de quelqu’un d’autre. Pour qui allez-vous faire une différence aujourd’hui, demain ou après-demain ? Qui allez-vous inspirer à se dépasser (et la réponse, ce pourrait être vous) ? Rappelezvous : il n’est jamais trop tard pour commencer. Sharon Worsley, présidente et chef de la direction de Live With Intent, est un coach personnel en leadership et conférencière en motivation. Son exposé « Live By Choice, Not By Chance » permet aux individus et aux entreprises de mieux saisir comment ils peuvent améliorer la qualité de leur vie ou de leur organisation. On peut joindre Sharon Worsley à sharon@livewithintent.com
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Sept mesures pour survivre DE STACEY HANKE orsque les temps sont difficiles, la fréquence des communications est primordiale. Et sans une communication appropriée, la motivation des employés est à la baisse, le rendement en souffre et de nombreuses personnes vont et viennent en se demandant ce qui est vrai ou non. En période difficile, les communications doivent être précises, concises, factuelles et pertinentes. Les sept mesures suivantes permettant de survivre en période difficile vous guideront pour éviter tout problème d’interprétation dans vos communications. Ces aptitudes et ces techniques sauront motiver, encourager et inciter vos interlocuteurs à bouger.
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1. PLANIFIER Prenez cinq minutes pour préparer ce que vous avez à annoncer. Utilisez des puces pour marquer vos idées afin de faciliter la consultation de votre plan et vous assurer de garder le cap. Que l’objet de votre message soit clair, comme ce que vous demandez de faire à votre interlocuteur. Vos interlocuteurs ne seront convaincus d’agir QUE SI votre façon d’agir est mesurable et quantifiable. Avantages • Vous assure de ne rien oublier. Combien de fois vous êtes-vous dit en sortant d’une réunion : « J’aurais dû dire… » ou « Je n’aurais pas dû dire… » ? • Cela vous permet d’économiser du temps, de sorte que cela vous empêche d’avoir à vous répéter la prochaine fois. • Vous possédez désormais un écrit concernant votre conversation et ce sur quoi votre interlocuteur était d’accord si vous aviez l’intention d’influencer son geste.
2. FAITES UNE PAUSE
Soyez cohérents, utilisez des phrases courtes et faites une pause à la fin de vos phrases, entre vos pensées ou pour insister sur un point. Nous avons
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tendance à être trop volubiles, ce qui crée de la confusion chez notre interlocuteur. Par conséquent, il entend un message différent de celui que l’on voudrait. Les messages que nous livrons en période difficile ne doivent laisser place à aucune mauvaise interprétation. Avantages Permet de mettre de l’ordre dans vos idées, d’être rapides sur vos patins et d’être cohérents. Donne l’occasion à votre interlocuteur d’entendre et de comprendre votre message. Invite votre interlocuteur à échanger avec vous. Vous serez en mesure d’ajuster votre message en fonction de ses besoins et de ses attentes. Vous permet de mettre de l’ordre dans vos idées et de respirer afin de r-e-l-a-x-e-r. Faire des pauses vous permet de reprendre le contrôle de votre message, d’avoir l’air confiant et au courant de la situation. Le temps est une denrée rare pour tout le monde! Lorsque vous faites une pause, vous êtes alors en mesure de communiquer davantage de renseignements en moins de temps, car vous utilisez moins de mots pour le faire, et vous vous sentez plus confortable. Cela vous empêche de devenir confus et de faire perdre le temps de votre interlocuteur.
3. ÉTABLISSEZ UN CONTACT VISUEL Lorsque vous parlez à votre (vos) interlocuteur (s), regardez-le (les) dans les yeux. Je sais ce que vous vous dites : « Je le fais déjà ». La plupart des personnes avec qui je travaille regardent ailleurs pendant une conversation. Lorsque vous vous adressez à deux ou plusieurs personnes, terminez une phrase ou une pensée par individu. Ne parlez qu’après avoir établi le contact visuel avec votre interlocuteur. Évitez la tentation de vous adresser à vos notes, aux épaules de vos interlocuteurs ou au-dessus de leur tête, à vos diapositives PowerPoint ou à votre portable. Lors d’un tête-à-tête, vous aurez tendance à garder le contact plus longtemps avec vos interlocuteurs que pour un groupe.
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En temps difficiles, il faut communiquer plus souvent Afin d’éviter toute situation embarrassante, donnez un peu de répit à vos yeux en regardant ailleurs de temps à autre. Vous pouvez consulter vos notes, votre documentation, vos aides visuelles, etc. Si vous êtes incapable de regarder votre interlocuteur pendant que vous lui parlez, comment voulez-vous que ce dernier croie et aie confiance en vos paroles ? Avantages • Inspire la confiance • Vous permet de demeurer concentré et de suivre le fil de votre message. • Capte l’attention de votre interlocuteur. • Vous êtes en mesure de percevoir votre interlocuteur. Son langage corporel vous indique si votre message est reçu et s’il a des objections.
4. FAVORISEZ L’INTERACTION Posez des questions à vos interlocuteurs pour vous assurer qu’ils comprennent votre message et que ce dernier correspond à LEURS attentes et objectifs. Vous encouragerez vos interlocuteurs à faire quelque chose s’ils sentent qu’ils ont un mot à dire dans la conversation et que leurs idées comptent. Avantages • Vous pouvez fournir des éclaircissements à votre interlocuteur pour éviter toute ambigüité. • L’interaction vous procure des éclaircissements. • Génère une conversation bidirectionnelle. Votre interlocuteur et vous comprenez mieux les objectifs et les attentes de l’autre et ce qui représente la meilleure solution ou stratégie.
Nos paroles seules ne laissent pas un souvenir impérissable. Vous ÊTES le message. Rendez votre message plus vivant en créant un effet visuel chez votre interlocuteur. • On se souviendra ainsi davantage de votre message. • Vos gestes permettront à votre interlocuteur de retenir davantage d’informations et de l’inciter à agir. • Lorsque vous êtes tendu, vos gestes vous aident à mieux canaliser votre adrénaline et votre tension nerveuse. • Permet d’ajouter de l’énergie et des intonations dans votre voix.
6. SOYEZ COHÉRENT Attention ! Est-ce que votre langage corporel correspond à ce que vous dites ? Envoyez-vous un message à quelqu’un qui, deux secondes plus tard, semble différent lorsque vous vous adressez à quelqu’un d’autre ? Nous ne réalisons pas ce que nos interlocuteurs voient et entendent pendant que nous leur parlons. Vous ne pouvez pas vous payer ce luxe. Prêtez attention à ce que communique votre langage corporel. Votre posture inspire-t-elle de la confiance ou de l’incertitude ? Marchez-vous dans une salle comme si vous y aviez toujours été ? Marchez-vous avec assurance ou dans la crainte ? Êtes-vous préparé ou avancez-vous encore à tâtons ? Avantages Vous n’avez pas à éteindre les feux que vous aurez allumés à cause de l’incohérence de vos messages. Vos interlocuteurs vous perçoivent comme une personne crédible, confiante, informée et comme quelqu’un qu’ils désirent suivre.
5. CONTRÔLEZ VOTRE GESTUELLE Évitez de jouer inutilement avec vos stylos, vos doigts, vos bagues, etc. Bougez intelligemment, faites des gestes qui viennent renforcer votre message. Écartez les bras de votre corps afin d’éviter de « parler avec les mains ». Avantages Votre gestuelle ajoute de l’importance et de la force à votre message. Novembre ’08
7. SOLLICITEZ DE LA RÉTROINFORMATION Si vous souhaitez RÉELLEMENT mettre en pratique ces aptitudes et ces techniques, vous DEVEZ demander et obtenir de la rétroinformation. Je ne parle pas de simples commentaires du genre « Beau travail », « Bien fait », « Ça sonnait bien ». Ce type de réaction ne vous mènera nulle PLANIFICATEUR
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part et aura une incidence négative sur votre développement. Avant une rencontre ou une conversation en tête-à-tête, demandez à une personne fiable de vous livrer ses impressions avec honnêteté et sans détour. Demandez-lui de commenter précisément l’un de vos comportements. Par exemple, demandez à votre collègue : « Quel comportement ai-je adopté qui a su inspirer la confiance, la crédibilité ou la compétence ? ». Immédiatement après avoir livré votre message, accordez-vous cinq minutes pour évaluer votre performance. Sur une feuille de papier, tracez deux colonnes. Intitulez la première « Ce qui a marché » et dans la seconde, « Ce qui n’a pas marché ». Trouvez de trois à quatre points susceptibles d’amélioration plutôt qu’une dizaine. Dressez ensuite la liste des mesures que vous pouvez prendre pour vous améliorer avec certitude et les mesures pouvant être prises dès aujourd’hui. Ces mesures doivent être précises, mesurables, atteignables, pertinentes et opportunes si vous désirez qu’elles se réalisent. Avantages En période difficile, nous devons tous communiquer plus souvent. De ce fait, on vous voit davantage et votre faculté de communiquer est perçue par tout le monde. Quelle perception souhaitezvous que les gens aient de vous ? Si les choses sont au ralenti dans votre entreprise à cause des coupures, il est alors temps de perfectionner ces aptitudes de sorte que vous soyez fin prêt au moment où les choses redémarreront pour de bon. Si votre entreprise traverse une période de trouble, il serait suicidaire de ne pas chercher à raffiner vos talents de communicateur. Le temps, la clarté et la précision sont cruciaux et votre façon de communiquer aura une incidence positive ou négative sur ces trois éléments clés. Sur le Web : www.staceyhanke.com. 11
UN NOUVEL HÔTEL MANDARIN OUVRE À BOSTON Avec ses 148 chambres, le Mandarin Oriental Boston vient d’ouvrir dans le quartier Back Bay. L’hôtel offre notamment 10 000 pi2 d’espaces de réunion, dont une salle de bal de 4 200 pi2 et un centre de conditionnement physique. L’hôtel de luxe possède deux restaurants, l’Asana et le M Bar & Lounge. Sur le web : www.mandarinoriental.com/boston
LA CHAÎNE HILTON GARDEN INN UTILISE UNE PLAYSTATION PORTABLE POUR LA FORMATION DE SES EMPLOYÉS Un gérant d’hôtel surprend un employé utilisant une PlayStation Sony durant ses heures de travail et lui conseille de continuer ? Le Hilton Garden Inn a annoncé récemment qu’elle sera la première chaîne hôtelière au monde à offrir un programme de formation intensive et interactive mis au point pour le système PlayStation Portable® (PSP) de Sony. Cette chaîne d’hôtels réputée à prix raisonnables possédant des établissements partout en Amérique du Nord et en Europe, compte devenir le leader en formation d’employés grâce à la technologie axée sur les jeux interactifs Ultimate Team Play, concrétisant son engagement continu envers ses clients. Le but du jeu est de démontrer au personnel de l’hôtel comment leurs gestes ont une incidence sur la tenue de l’hôtel et sur l’humeur des clients, ce qui, à la fin, contribue à la satisfaction générale et à la loyauté envers la marque. Sur le Web: http://hiltongardeninn1.hilton.com
L’HÔTEL OMNI MONT-ROYAL DEMEURERA OUVERT L’hôtel Omni Mont-Royal demeurera finalement ouvert. Ce dernier devait fermer ses portes, mais une initiative de dernière heure a permis cet heureux dénouement alors que
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les employés syndiqués auraient accepté de faire certaines concessions à la fin d’octobre. La rumeur veut également que l’hôtel entreprenne des rénovations de 25 $ millions, ce que ni la direction de l’hôtel montréalais, ni le siège social du Texas, n’ont voulu confirmer. Sur le Web : www.omnihotels.com
UN HÔTEL HYATT REGENCY DANS LA VILLEREINE Le nouvel hôtel Hyatt Regency de 394 chambres de Toronto, sur King Street, ouvrira en janvier 2009. Cet hôtel, autrefois un Holiday Inn situé dans le quartier des spectacles de la ville, a subi des rénovations de plusieurs millions de dollars et offre de nouvelles chambres, des salles de réunion et un foyer complètement rénovés. L’hôtel en profitera pour dévoiler un tout nouveau concept de restauration contemporaine et un spectaculaire bar à vins dans le foyer. Sur le Web : http://torontoregency.hyatt.com
NOUVEAU SYSTÈME D’ÉVALUATION À SIX ÉTOILES Quoi de neuf dans les systèmes d’évaluation ? Plein de choses, et quand un système d’évaluation à six étoiles est révélé, nombreux sont les hôtels qui désirent s’inscrire. Le site ProfessionalTravelGuide.com a fait connaître son système d’évaluation à six étoiles dernièrement, ce qui risque de secouer le secteur hôtelier plutôt habitué au système d’évaluation à cinq étoiles, le Star Service, qui appartient et qui est exploité par ProfessionalTravelGuide.com. Star Service a mis au point le système d’évaluation à étoiles en 1939, un système considéré comme une norme au sein de l’industrie et largement utilisé par l’ensemble du secteur du voyage. Les évaluations à six étoiles reposent sur 1 700 critères et seront décernées aux hôtels les plus distinctifs. L’évaluation à six étoiles pourra être accordée à certaines sociétés aériennes répondant aux exigences pour les premières classes, les classes affaires et tourisme. Sur le Web : www.professionaltravelguide.com
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La planification de galas DE JYL ASHTON CUNNINGHAM, CMP
a planification d’un gala est l’un des aspects les plus intéressants et les plus amusants dans le secteur de l’organisation d’événements. Le mot gala évoque toutes sortes de belles images comme de magnifiques robes de bal, des tables richement dressées, un divertissement haut de gamme et une ambiance générale de richesse et d’élégance. La raison d’être d’un gala peut être variée : rendre hommage à un employé, collecter des fonds, présenter des prix ou sensibiliser des gens à une cause importante. Les galas organisés pour amasser des fonds posent un défi certain en raison de la vive concurrence que se livrent les organisations entre elles, notamment pendant la période de récession que nous connaissons actuellement. L’année prochaine s’annonce pour être extrêmement difficile à cet égard pour les planificateurs de galas, au moment où les besoins grandissent d’année en année et où les ressources tarissent. Alors, comment faire pour que votre gala se distingue des autres et laisse un souvenir spectaculaire et impérissable qui passera au-dessus de l’incertitude économique de 2009 ? Voici quelques mesures bien orchestrées à adopter au tout début du processus de planification.
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CRÉER UN THÈME RÉCURRENT L’adoption d’un thème, c’est comme avoir une marque, et lorsque l’on fait la promotion d’un événement avec le même thème de base chaque année, il est prouvé que la clientèle cible est plutôt réceptive à commanditer ou à participer à des événements répétitifs. Il suffit de modifier certains éléments importants du thème chaque année pour susciter l’engouement et créer de l’attente par rapport à l’allure, au son, à l’ambiance et au goût de l’événement.
CHOYEZ VOS COMMANDITAIRES Même si l’événement n’est pas une collecte de fonds, les commanditaires ont leur importance, car ils contribuent à en amortir les frais. Mettez au point une trousse de commandite précise que vous distribuerez au moins six mois avant la date de l’événement, pour vous permettre d’établir des prévisions budgétaires et de le faire avant la fin de l’année financière du commanditaire recherché. Sachez nouer des contacts avec des commanditaires importants, en leur proposant de s’associer à l’événement pour plusieurs années pour en assurer la viabilité et leur fournir le meilleur rendement sur leur investissement. On doit toujours donner suite aux promesses faites aux commanditaires, particulièrement en termes de publicité et de reconnaissance dans la communauté.
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L’importance d’un comité organisateur SUITE DE LA PAGE 13
POUR COMMENCER LE COMITÉ Lorsque l’on organise un événement comme un gala, la première chose à faire est de mettre sur pied un comité organisateur et sa bonne composition est gage de succès. La pire erreur qu’un planificateur peut faire, c’est de tenter de tout faire seul, peu importe l’expérience qu’il possède en planification d’événements. Globalement, le comité choisira le lieu du gala, le thème et l’allure générale de la soirée tandis que le planificateur donnera suite à ses décisions aussi harmonieusement que possible. Une fois le comité en place, il faut déléguer l’exécution de tâches précises à une équipe d’au moins deux membres du comité par tâche (les membres du comité ayant la fâcheuse manie de revenir sur leurs obligations avec l’ajout de nouveaux engagements), afin d’assurer la viabilité du comité et un sain brassage des idées. Le processus de planification exige beaucoup de patience et de doigté.
Au moins deux personnes pour solliciter les commanditaires, le cas échéant. Ces dernières doivent avoir une expérience dans la vente et pouvoir convaincre les commanditaires et les donateurs d’appuyer l’événement en fournissant de l’argent ainsi que des cadeaux ou des services en nature. Deux personnes avec une très bonne connaissance du secteur de l’alimentation pouvant faire équipe avec le traiteur afin d’élaborer le menu correspondant parfaitement à l’événement. Nota : Lorsqu’une dégustation est prévue, il est préférable d’en limiter le nombre des participants à quatre. Deux designers ou des personnes ayant un goût sûr pour la décoration qui collaboreront avec le décorateur retenu pour la soirée pour mettre le thème en valeur. Deux personnes possédant de l’expérience au niveau du divertissement, des costumes, etc. Deux administrateurs – des gens préférant rédiger les procès-verbaux, faire des appels téléphoniques, trouver le matériel, etc.
LE PLANIFICATEUR VOTRE COMITÉ DU GALA DOIT COMPTER SUR LES RESSOURCES SUIVANTES : Un président extrêmement bien branché, dont le rôle est de maintenir la motivation des troupes, de garder le cap et l’engagement de chacun tout en utilisant leur notoriété dans la communauté pour élever la barre au niveau des commandites et de l’affluence de la soirée.
D’abord, le rôle du planificateur est de rédiger une proposition générale de thème, d’élaborer une partie des listes comme le cheminement critique, les budgets, les tâches des bénévoles, les fournisseurs potentiels et une liste de choses souhaitables. Le planificateur préparera le déroulement de l’événement, un document permettant de s’assurer que la soirée se déroule selon l’horaire prévu, avec le matériel requis et les bonnes personnes. Le planificateur doit assister à toutes les réunions du comité et faire le suivi de tous les progrès réalisés depuis la dernière rencontre afin de voir si les buts et les objectifs sont atteints. Le planificateur doit être le contact principal entre le comité et les fournisseurs. Tout ce qui se rapporte à la logistique relèvera du planificateur, comme la cueillette des articles pour l’encan silencieux ou des cadeaux, avec une équipe de relève de bénévoles. De plus, il faudra une bande de bénévoles pour effectuer diverses tâches, comme les ventes par téléphone, la cueillette des cadeaux, des prix et des articles pour l’encan silencieux, l’assemblage des sacs-cadeaux, la mise en place des articles pour l’encan silencieux, etc.
LES RÉUNIONS La façon la plus rapide de démotiver un comité enthousiaste est de tenir des réunions improductives et sans ordre du jour précis. À combien de réunions avez-vous assisté où l’on a dû consacrer les 10 premières minutes à déterminer qui rédigerait les procès-verbaux ? Le président doit garder la maîtrise des rencontres, en assurer le bon déroulement et veiller à ce que les conversations ne dévient pas trop ou tournent au bavardage. 14
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Bâtir de bonnes méthodes de travail La première réunion informelle a pour objet la formation du comité et le recrutement des bénévoles. Publiez un communiqué de presse dans le journal local pour annoncer l’événement et la réunion, puis dressez la liste des noms des personnes ayant fait partie des comités précédents. Prévoyez des rafraîchissements, des cadeaux bon marché (un joli cahier de notes accompagné d’un crayon est idéal car il devient un outil du processus d’organisation). Distribuez un résumé des buts et des objectifs du gala et insistez sur le temps qu’il faudra consacrer en termes clairs. Il n’y a alors aucune surprise et les personnes sont immédiatement en mesure de savoir si elles peuvent s’engager ou non. Assurez-vous de noter tous les renseignements permettant de joindre tout le monde et les secteurs d’intérêt de chacun puis organisez rapidement la première réunion officielle du comité. Invitez plus de gens que nécessaire pour cette première réunion car certains abandonneront le premier soir.
Recherchez des commanditaires ayant de l’empathie pour la cause. attendues pour eux, car leur première question sera « Combien ? » et « Que vais-je en retirer ? » En approchant des fournisseurs pour commanditer un événement, on doit procéder avec tact et toujours se souvenir d’avoir un budget couvrant les frais de main-d'œuvre et les menues dépenses. Quoique les fournisseurs soient enclins à fournir gratuitement de l’équipement et des marchandises en stock, ils peuvent s’attendre à toucher une certaine forme de rémunération pour la main-d’œuvre, la location des camions de livraison, les fleurs et les aliments, selon le cas.
LES COMMANDITAIRES
LE MARKETING ET LA VALORISATION DE L’ÉVÉNEMENT
Lorsque l’on recherche des commanditaires, le but premier est de procéder de la même façon que pour la recherche des invités. Recherchez des commanditaires ayant de l’empathie pour la cause. Soyez clairs à propos de ce que l’on attend d’eux et sur les retombées
Il n’est jamais trop tôt pour prévenir notre public cible de l’événement. Plus tôt l’annonce est faite, plus les gens s’engageront tôt également. Tenir l’événement à date fixe annuellement, inscrire une mention « Réserver cette date » dans toutes vos communications
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et intégrer un slogan à tous les fichiers signature, voilà ce qui produira un message uniforme et récurrent dans la tête des invités potentiels, sur leur Blackberry et sur leur iPhone. Il est étonnant de constater à quel point les gens vont se rendre à votre événement de collecte de fonds, année après année, une fois que vous aurez réussi à les épater une première fois. Jyl Ashton Cunningham, CMP est designer et planificatrice d’événement professionnelle à Oakville en Ontario. On peut la joindre par courriel à info@jaacevents.com.
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Du 5 au 8 décembre 2008 Society of Incentive Travel Executives, SITE Conférence Internationale, Fairmont Le Montreux Palace, Montreux-Vevey, Suisse. Contact : ww.site-intl.org. Du 2 au 4 décembre 2008 European Incentive & Business Travel Meetings, EIBTM Exhibition, Fira Gran Via, Montjuic 2, Barcelone, Espagne. Contact : www.eibtm.com.
Du 8 au 11 décembre 2008 International Luxury Travel Market 2008, Palais de Festivals et des Congres, Cannes, France. Contact : www.iltm.net.
Le 15 décembre 2008 Réception de Noël - MPI Montréal, Bar d’hiver (Vieux Port de Montréal) Montréal, Qué. Contact : www.mpimontreal.com
Le 17 décembre 2008 CanSPEP, Toronto Holiday Event & Silent Auction, Delta Markham, Markham, Ont. Contact : www.cspep.ca.
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Du 9 au 11 janvier 2009 Association for Convention Operations Management, Annual Conference, Westin New Orleans, Nouveau-Orléans, La. Contact : www.acomonline.org Du 11 au 14 janvier 2009 Professional Convention Management Association, Annual Meeting, Ernest N. Memorial Convention Centre, Nouveau-Orléans, La. Contact : www.pcma.org ••• Le 25 décembre – Noël
Le 26 décembre – Lendemain de Nöel Le 1er janvier – Nouvel an
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