Novembre 2010 by MERCI

salon

Quantité ou qualité : comment choisir ? Que préférez-vous : obtenir 500 clients potentiels médiocres ou 25 à 30 bons contacts ? La réponse est évidente. Pourtant, de nombreux exposants de salons commerciaux tentent « d’accrocher » autant de personnes que possible et finissent par revenir au bureau avec une poignée de cartes de visite, fiers de leur accomplissement.

e suivi de ces soi-disant clients potentiels représente un coût énorme et met souvent à l’épreuve vos représentants des ventes, découragés par le nombre de rejets qu’ils reçoivent. Trois étapes peuvent solutionner le problème : Définir les objectifs visés Le succès de votre programme de salon s’articule autour de votre approche stratégique. La première étape consiste à concentrer vos efforts sur un seul but. Définissez clairement ce que vous voulez réaliser en participant au salon. Cet objectif vous permet d’établir les paramètres qui vous aideront à mesurer votre succès à la fin. Cependant, simplement énoncer que votre objectif est de recueillir les noms de bons clients potentiels n’est pas suffisant à moins de pouvoir identifier très clairement le profil de ce genre de personnes. Dans un monde où les moyens de communication sont hautement spécialisés, nous aurions tort penser pouvoir tout offrir à tout le monde.

Choisir les bons salons Bien connaître le profil de votre marché cible vous permet de sélectionner les salons et événements appropriés. Parlez à l’organisateur du salon auquel vous envisagez participer pour savoir qui en seront les visiteurs. Demandez quel a été le taux de fréquentation l’année précédente et quelles entreprises sont préenregistrées à l’événement de cette année. Analysez les données attentivement afin d’établir un lien entre le public potentiellement présent à l’événement et le profil que vous avez défini. Aurez-vous la possibilité de rencontrer suffisamment de personnes ciblées pour justifier votre participation ? Trop souvent, les exposants choisissent leurs salons par le volume de visiteurs. Le problème de cette approche soulève la question posée dans cet article : faut-il opter pour la quantité ou la qualité ? Formez votre personnel sur la façon d’attirer les bons contacts Supposons que vous avez sélectionné un salon et, qu’après enquête approfondie,

Par Barry Siskind

vous découvrez que 10 % de la clientèle prévue correspond à votre profil cible. Si vous n’équipez pas votre personnel des outils nécessaires pour différencier les 10 % qui vous intéressent des 90 % qui sont hors de votre zone d’intérêt, vos représentants perdront beaucoup de temps à parler à des personnes qui n’apporteront qu’une valeur minime à votre plan stratégique. Votre formation doit inclure l’établissement d’objectifs clairs, ciblés et mesurables pour chacun des représentants d e votre kiosque. Devraient être incluses une description détaillée du profil des bons contacts, sans compter les compétences dont votre personnel devra faire preuve pour accomplir efficacement le travail. Le meilleur outil que vous ayez à votre disposition serait une session d’information avant l’événement que l’on peut réaliser sur place juste avant l’ouverture du salon, en ligne quelques semaines auparavant ou dans le cadre d’une réunion des ventes ou d’une conférence téléphonique. Vous avez le choix. Tenter d’atteindre des objectifs bien établis sans offrir les outils nécessaires peut mener tout droit à la catastrophe. Un entraîneur de football dont l’équipe joue au Super Bowl rassemble l’équipe juste avant le match d’ouverture, passe en revue les jeux, les adversaires et le terrain et laisse les joueurs sur un dernier mot d’encouragement pour exalter leurs émotions afin qu’ils arrivent sur le terrain avec un maximum d’enthousiasme et prêts à relever les défis. Votre Super Bowl est le prochain salon auquel votre personnel participera. L’astuce consiste à vous concentrer sur les bonnes personnes, sélectionner le bon événement et établir le plan de match. Inutile de marquer 100 buts, car deux ou trois sont souvent tout ce qu’il faut pour gagner. Barry Siskind est président de l’International Training and Management Company et auteur de plusieurs livres. Visitez son site Web : www.siskindtraining.com.

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 3

Les alliances stratégiques : un moyen de croître ? Une alliance stratégique est une coopération entre entreprises ou individus ayant pour but de mener à bien un ou des projets ou activités spécifiques conjointement, en mettant en commun ses ressources et ses forces, de façon à minimiser les coûts et les risques de chacun. Pour les planificateurs, c’est votre société ou dans le cas de planificateurs indépendants, le client, qui fournira possiblement le concept et ce sont vos partenaires qui vous aideront à atteindre vos buts.

dans

numéro

8 Évaluer un événement

> Le bilan d’un événement est aussi important que sa préparation. Il permet d’évaluer les résultats obtenus, mais aussi de mieux anticiper vos événements futurs. Lyne Branchaud vous donne la marche à suivre.

12 Une salle à Québec

> Ville Nord-Américaine au flair européen, Québec possède de nombreux lieux atypiques propices aux événements. Véronique Hébert en connaît un rayon et vous dresse une liste des sites les plus en vue de la région.

14 Activités d’hiver

> Hiver rime avec… plein air ! Notre nouvelle collaboratrice, Audrey Esar, vous fait part de bonnes idées qui ne laisseront pas vos groupes indifférents. Soyez prêts à profiter pleinement de cette saison.

Dans le contexte économique actuel, les alliances stratégiques sont une façon efficace de développer vos courants d’affaires et réaliser des projets que vous n’auriez pas pu mettre sur pied seul(e). Que vous travailliez au sein d’une grande entreprise ou que vous soyez un(e) planificateur(rice) autonome, vous devez travailler à l’intérieur de budgets, avec vos patrons ou clients dont les attentes seront souvent supérieures à ce que le budget permet. L’alliance stratégique existe justement à cette fin.

25 Le Meilleur du Planificateur

> Pour rafraîchir la mémoire des habitués du Planificateur et pour que ses nouveaux abonnés en profitent aussi, nous réunissons pour vous quelques-uns des meilleurs articles, selon vos commentaires, parus en 2009.

Pour que votre alliance avec vos fournisseurs porte ses fruits, il faut toutefois se demander ce que vos partenaires peuvent en retirer afin d’être en mesure de les attirer et… de les retenir ! Il existe maintes façons de rendre votre partenariat « gagnant-gagnant ». Par exemple, pour les œuvres de charité, approchez des collaborateurs qui trouveront une certaine synergie avec votre cause. Reportez-vous à la page 17 pour connaître la fondation à laquelle Le Planificateur vient de s’associer ! Dans des cas comme celui-ci, une alliance stratégique peut vous faire économiser une fortune. Par exemple, une bonne entreprise d’audiovisuel vous aidera à trouver des solutions pour pallier à vos coupures budgétaires ou bien mener votre levée de fonds annuelle. Quant au domaine corporatif, les partenaires dont vous vous entourerez seront là pour vous aider à prendre les meilleures décisions, à développer et trouver de nouvelles idées et à gagner du temps, ce dont nous manquons tous. Pour les PME, vos alliances sont la clé de votre expansion, surtout lorsqu’une banque ne désire pas vous prêter les fonds nécessaires à votre croissance. Les bienfaits des alliances stratégiques sont bien nombreux, il s’agit d’y penser et de se tourner vers des partenaires qui pourront aussi y gagner.

PLANIFICATEUR

La seule publication canadienne francophone pour les planificateurs. R édactrice

en chef Camille

R édactrice

en chef adjointe

Lay clay@leplanificateur.ca Aurélie Thirion athirion@leplanificateur.ca G raphistes Matt Riopel, Sergio Szwarcberg V entes Céline Brondel cbrondel@leplanificateur.ca A dministration Patricia Lemus circulation@leplanificateur.ca C ontributeurs Barry Siskind, Lyne Branchaud, Véronique Hébert, Audrey Esar, Pierre Geoffroy, Jyl Ashton Cunningham, Sandy Biback, Esther Pelchat

2105, de la Montagne, bureau 100 Montréal, Québec H3G 1Z8 Téléphone : (514) 849-6841 poste 315 Télécopieur : (514) 284-2282 Vos commentaires sont appréciés : info@leplanificateur.ca

Le Planificateur est diffusé dix fois par an aux organisateurs professionnels d’événements et réunions à travers le Canada. Poste-publication No. 40934013 Dépôt légal - Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2010

Camille Lay Rédactrice en chef

Le Planificateur utilise du papier recyclé à 30 %. PAP – No d’enregistrement 11101

Nous reconnaissons l’appui financier du gouvernement du Canada par l’entremise du Programme d’aide aux publications pour nos dépenses d’envoi postal.

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

ici et là Par Camille Lay

Laissez-vous bercer par le St-Laurent Le nouveau Spa flottant Bota Bota a largué ses amarres sur les quais du VieuxPort de Montréal, rue de la Commune. Les propriétaires Nathalie et Geneviève Emond mènent la barque de ce très surprenant bateau traversier aménagé en 20 cabines de soins de massothérapie et d’esthétique. Ce havre de paix qui offre une vue à 360 degrés mouillera à l’année près du Café des éclusiers dans la partie ouest du Vieux-Port de Montréal. Le Bota Bota devrait ouvrir ses portes d’ici à la fin de l’année, l’avancement des travaux étant la condition au début de l’activité du spa. La coquette somme de 10 millions de dollars, contre 4,6 millions de dollars pour les bains Scandinaves du Vieux-Montréal auront été nécessaires à édifier ce nouveau temple de la détente urbaine de 2 200 pieds carrés sur cinq étages. Sur le Web : www.botabota.ca

Une cave pour vos grands crus Sur le même principe qu’un garde-meubles, la toute récente Cave St-Jacques à Montréal propose un service d’entreposage et de gestion de vos vins. Le principe est simple, louez un casier privé pouvant contenir jusqu’à 300 bouteilles et votre vin sera conservé et vieillira dans des conditions optimales. Idéal lors d’un événement, un service de livraison est disponible pour récupérer ou mettre en cave les bouteilles. De plus, l’endroit, une division de l’entreprise Maître & Chef Traiteur, est doté d’une salle de dégustation pouvant accueillir jusqu’à 50 personnes assises et 80 personnes en cocktail. Sur le Web : www.cavestjacques.com www.maitre-et-chef.com

Nouvel outil pour planifier un événement Organisateurs d’événements, voici pour vous le « eGuide », une bible d’informations pour la planification d’événements téléchargeable en ligne. Vous y trouverez les tendances du moment, des exemplestypes en tout genre, des aides mémoires pour ne citer que quelques caractéristiques. Une collection inédite de 12 fascicules en format électronique sont désormais à votre portée. En un clic et pour un petit prix vu la mine d’informations dont vous bénéficierez, sélectionnez le fascicule qui traite du type d’événement que vous devez organiser : tournoi de golf, lancement de produits, assemblée annuelle, etc. Sur le Web : www.eguideorganisateurevenements.com

Vers le terroir des Laurentides La première route touristique officiellement reconnue par le ministère du Tourisme et le ministère des Transports du Québec vient d’être inaugurée dans les Laurentides. Enchanteur et dépaysant, le Chemin du Terroir consiste en un parcours touristique, culturel et gastronomique idéal pour découvrir la région sous un nouveau jour, permettant aux touristes et excursionnistes de sortir des sentiers battus en toute saison. Initié par Tourisme Laurentides et ses partenaires, ce parcours personnalisable en ligne vise une clientèle nationale et internationale. Ainsi, l’agrotourisme, les attraits, les paysages et le patrimoine naturel son mis en valeur pour le plus grand plaisir des visiteurs, mais également celui des acteurs de l’industrie du tourisme des Laurentides. Sur le Web : www.cheminduterroir.com

L’ITHQ dans la cour des grands L’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) vient d’être couronné par le Wine & Spirit Education Trust de Londres, organisme de renommée internationale, pour la qualité de son enseignement en sommellerie. Cette prestigieuse distinction permet à l’établissement d’offrir la formation WSET de niveau intermédiaire dont le diplôme atteste que son détenteur est apte à comprendre et interpréter les étiquettes de la majorité des boissons alcoolisées du monde, mais également à donner des conseils pour le choix et le service du vin. En d’autres termes, à l’issue de leur formation WSET de deux ans, les étudiants maîtrisent les principes de dégustation et d’évaluation d’un vin. Le Wine & Spirit Education Trust de Londres établit des partenariats dans le monde entier avec des organismes de formation rendant ainsi accessibles ses diplômes en plusieurs langues. L’ITHQ quant à lui offrira ses cours en anglais et en français. Sur le Web : www.ithq.qc.ca

Paroles d’architectes L’histoire de l’architecture moderne du centre-ville de Montréal n’aura plus de secrets pour vous ! Devenez incollable sur Montréal et apprenez tout en vous amusant grâce au nouvel audioguide nommé « Montréal Moderne ». Tout juste lancé, cet audioguide téléchargeable sur Internet ou au centre d’Histoire de Montréal qui vous louera un lecteur MP3 vous promène pendant plus de deux heures sur fond de bruitage, musique et narration au cœur urbain de la métropole. Des témoignages d’architectes de renom tel qu’Aurèle Cardinal ou encore Eric Gauthier, mais aussi d’historiens, d’artistes, d’urbanistes et de politiciens racontent les grandes ligne du développement du centre-ville d’une façon peu ordinaire. Et pourquoi pas offrir ou suggérer l’audioguide et l’itinéraire de la promenade (8 $) à vos congressistes ? Sur le Web : www.montrealmoderne.net

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 5

ici là et

SUITE

Un grand espace ouvre ses portes Le quartier Griffintown de Montréal se déploie et compte officiellement depuis octobre 2010 une nouvelle corde à son arc. L’Espace Griffintown, dont la configuration permet d’y tenir différents types d’événements, s’étend sur 6 500 pieds carrés et est doté d’un plafond de 16 pieds de haut. Vestiaires, stationnement, aire surélevée, stationnement privé, cette nouvelle salle compte de nombreuses commodités, sans oublier la possibilité d’y travailler avec le traiteur de votre choix. Sur le Web : www.espacegriffintown.ca

Du jamais vu ou presque Le spectacle « Mystère » du Cirque du Soleil vient de fêter sa 8 000ème représentation à Las Vegas. Ce spectacle est à l’affiche de l’hôtel-casino Treasure Island, depuis le 25 décembre 1993. Dans un communiqué, le Cirque du Soleil souligne que seule une poignée de spectacles dans le monde ont atteint une telle longévité combinée à un nombre de représentations et de spectateurs aussi élevés. La production de ce spectacle, nommé « La fleur du désert » par Guy Laliberté, prévoit encore des représentations jusqu’en 2016 au moins. Chiffres impressionnants : « Mystère » a été vu par 12,2 millions de spectateurs depuis 1993 et la scène a été repeinte 300 fois. Bravo !

Que le spectacle commence ! Si les ventes de disques sont en chute libre, les ventes de billets de spectacles sont quant à elles en nette progression. Ainsi, il est courant de voir les tournées nord-américaines débuter à Montréal. Le Centre Bell ou encore le Métropolis voient donc défiler les plus grandes stars du moment comme Shakira, Gorillaz ou encore Massive Attack. Plusieurs raisons expliquent cela à commencer par les artistes qui sembleraient apprécier le public montréalais doté d’une « énergie spéciale », de plus Montréal n’est qu’à cinq heures de route de Boston, New-York et Toronto, autant de grandes villes susceptibles d’attirer des fans à Montréal. Il est à noter que les recettes de ventes de billets sont passées de 1,5 milliard à 4,6 milliards de dollars en Amérique du Nord entre 1999 et 2009 et cela sans augmentation de la fréquentation des salles de spectacles, mais du fait de l’augmentation du prix des billets. Une récente enquête menée par l’Institut de la statistique du Québec, portant sur la fréquentation des spectacles, montre que le nombre d’entrées est actuellement de 7,4 millions contre 7 millions sur les trois dernières années. En tête du palmarès des entrées arrivent haut la main les spectacles de cirque, de magie, d’humour, les comédies musicales et le music-hall. Sur la deuxième marche du podium, on retrouve le théâtre, la chanson anglophone, la musique classique, opéra, jazz, la chanson francophone et les spectacles de danse. En 2009, on notait une belle progression de la part de marché « cirque et magie » qui représentait 46 %, alors qu’elle n’occupait que 18 % des parts en 2007.

La chasse est ouverte « Si une annonce est trop belle pour être vraie, c’est sans doute le cas », du moins, c’est ce qu’affirme le Bureau de la concurrence qui s’est lancé à la chasse à la publicité mensongère. La cible principale du Bureau n’est ni plus ni moins les réseaux sociaux. Alors que 16 millions de Canadiens utilisent Facebook et Twitter, une vaste campagne de repérage vient de se terminer afin d’identifier les publicités, d’en examiner leur provenance et leur véracité. Cette opération s’inscrit dans le cadre de la protection des consommateurs. Le Bureau de la concurrence rappelle que quelque soit le canal utilisé par les publicitaires, la loi sur la protection du consommateur est applicable.

Êtes-vous texto ? On connaît tous la fonction message texte sur un téléphone cellulaire, initialement secondaire par rapport à la fonction des appels. Visiblement pas pour tout le monde. Une récente étude menée par la firme de recherche Nielsen, nous apprend que les jeunes Américains envoient en moyenne 3 339 messages texte par mois. Pour eux, cette fonction passe avant les appels. Après avoir épluché plus de 60 000 factures de téléphones dont 3 000 d’adolescents, il en ressort qu’en moyenne six messages texte sont envoyés à l’heure par les jeunes en moyenne. Les filles seraient en tête devant les garçons qui enverraient ou recevraient en moyenne 4 050 textos chaque mois, contre 2 539 pour les jeunes hommes.

20 ans, ça se fête À ses débuts, Le Baluchon, complexe basé à Saint-Paulin au Québec, ne comptait qu’une douzaine de chambres, dénombrées aujourd’hui à 90 et entretenues par quelque 200 employés. Avec quatre pavillons d’hébergement, un chalet, un Eco-café, un restaurant « saveurs du terroir », une salle de réception, un spa certifié Relais Santé, ainsi qu’une gamme d’activités évoluant au fil des saisons, Le Baluchon peut se 6

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

vanter d’un parcours complet. Situé sur un vaste terrain vallonné et en bordure de la rivière du Loup, l’auberge accueille désormais des visiteurs venus de tout le Québec. Pour fêter dignement ses 20 ans, elle offre à ses clients de goûter à un menu « nostalgique » élaboré pour l’occasion. On retrouve ainsi le palmarès des plats gastronomiques les plus populaires depuis son ouverture.

n o u v elles

hôtelières

Place aux événements au Westin Montréal

Sudoku

D’origine japonaise, chaque case doit contenir un chiffre de 1 à 9 de façon à n’utiliser chaque chiffre qu’une fois par ligne, colonne et grille.

Depuis son ouverture voilà un an, le Westin dispose de salles dédiées aux événements et réunions, petties ou grandes. Aujourd’hui, aux étages comme le 9è où l’on trouve la salle des Fortifications, ou le 11è d’où la Salle de bal Montréal offre une vue imprenable sur la ville, vient s’ajouter le 8è qui dévoilait tout récemment la Grande Place. Pour les expositions ou réceptions, l’hôtel propose désormais ce nouvel espace de 16 000 pieds carrés décloisonnés qui peuvent accueillir jusqu’à 70 stands. Il est aussi possible de diviser cet espace en sept salles adjacentes à La Grande Place de 8 700 pieds carrés.

Sur le Web : www.westinmontreal.com

Conversion à Laval : Le Radisson devient Holiday Inn

NIVEAU FACILE

Réponse à la page 24

NIVEAU MOYEN

Réponse à la page 24

Quatre millions de dollars auront été investis par le Westmont Hospitality Group pour transformer l’ancien hôtel Radisson de Laval en Holiday Inn Laval Montréal. Depuis le 1er novembre 2010, le nouvel établissement quatre étoiles de 176 chambres accueille ses clients dans un environnement rénové selon le programme de revitalisation de la marque « Next Generation ». Répondant aux critères qui importent le plus aux voyageurs, soit la modernité des lieux, un service efficace et cordial et une bonne nuit de sommeil, le Holiday Inn Laval Montréal offre, de plus, 7 900 pieds carrés d’espace réunions, propices aux événements d’affaires et banquets. Le programme « Next Generation », comprend la rénovation de 3 400 établissements Holiday Inn et Holiday Inn Express à travers le monde.

Sur le Web : www.holidayinn.com

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 7

bilan

Faites-vous le bilan de vos événements ? Une fois votre événement terminé, il est essentiel, selon moi, d’en faire le bilan. Pourquoi ?

•D écrire brièvement le déploiement ou l’exploitation sur le site

1. Pour en résumer le contenu (Ceci vous

Quelles activités ont été offertes ? Combien de participants réels par rapport au nombre d’inscrits ? Qui animait ces activités ? Quelles entreprises ont été utilisées pour les services techniques, la logistique, l’accueil, le divertissement, etc. ?

servira si vous devez refaire un événement semblable l’année suivante)

Pour évaluer si vos objectifs ont été atteints

Pour obtenir des faits et des chiffres concrets

Pour identifier les forces et faiblesses des différents aspects du projet

Pour calculer le rendement de votre investissement

Pour sonder les participants sur ce qu’ils souhaiteraient y retrouver lors des prochaines éditions. Toutes ces données vous serviront à améliorer votre formule pour les années à venir en offrant un événement qui vous permettra de mieux atteindre vos objectifs, de mieux comprendre et combler les besoins de vos participants et de devenir un événement… presque parfait !

Première étape Établir les grandes lignes de l’événement •F aire une brève description de l’événement

Nom de l’événement, date à laquelle il s’est tenu, endroit où il a eu lieu, horaires, nombre de participants (compilation des présences) et d’exposants. 8

Plan du site, salles assignées à chacune des activités, nombre et liste des exposants, y avait-il des kiosques corporatifs ou de l’exploitation — remise d’échantillons, explication des produits ou services, concours, etc. ? •R ésumer les différentes activités et la liste des intervenants

•E ffectuer un compte-rendu de l’hébergement et de la restauration

Hébergement : Occupations réelles par jour et par catégories de chambres, chambres simples/chambres doubles, nombre d’annulations ou de « no-show » (inscrits qui ne se sont pas présentés), cycle de réservation, etc. Restauration : Liste des repas servis avec le nombre de personnes à chacun, description des menus et style de service pour les repas et la boisson. • Décrire les éléments de communication utilisés et leurs résultats

Qu’est-ce qui a été fait au niveau des médias, de l’envoi d’information, de la publicité, de la promotion, du matériel imprimé, etc. En quelle quantité ces éléments ont-ils été produits ? À quel moment ces actions se sont-elles tenues ? À qui ont-elles été diffusées ? Quelles ont été les retombées ? Pour obtenir toutes ces données, il est nécessaire de prévoir avant l’événement, les données dont vous aurez besoin et d’instaurer des systèmes pour pouvoir les comptabiliser. Il faut également rencontrer les différentes équipes impliquées dans le projet (opérations, approvisionnement,

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Par Lyne Branchaud

ventes, informatique, etc.) afin d’obtenir leurs données et commentaires. Selon leurs observations, quels éléments ont été les points forts ? Les points faibles ? Qu’estce qui pourrait être amélioré et de quelle façon ? De plus, pendant l’événement ou après ce dernier, il est important de faire un sondage auprès des participants (et des fournisseurs ou exposants) pour recueillir leurs commentaires. De cette façon, vous obtiendrez des faits à intégrer au bilan ainsi qu’un autre point de vue. Vous pouvez sonder le niveau de satisfaction des invités sur l’événement en général, l’horaire, la nature des activités/conférences/formations, la qualité des contenus, les attentes et suggestions, etc. Ce sondage peut être réalisé à l’aide d’un groupe de discussion ou d’entrevues, d’un système de vote interactif pendant l’événement ou d’un sondage en ligne (sur place ou après l’événement). Je vous suggère fortement d’utiliser www.surveymonkey.com, un outil très simple pour bâtir et diffuser un questionnaire en ligne, qui compile également les résultats. Le sondage doit être conçu avant l’événement, afin qu’il soit prêt à être rempli par les participants sur place ou au maximum une semaine après l’événement, sans oublier d’indiquer la date limite pour le remplir. Vous pouvez également offrir une récompense aux participants afin de stimuler leur participation (tirage au sort, cadeau, rabais sur les frais d’inscription à la prochaine édition).

Deuxième étape Analyser les données afin d’en tirer des conclusions •É numérez les objectifs qui avaient été établis au début du projet

Ces objectifs ont-ils été atteints ? Sinon, comment cela s’explique-t-il ?

bilan

… pendant l’événement ou après, il est important de faire un sondage auprès des participants. •F aites un résumé de l’exercice financier

A-t-on respecté le budget provisoire ? Insérez un tableau comparatif du budget provisoire et du budget réel. Quels sont les résultats financiers : avez-vous réalisé un profit ou une perte, ou encore à peine atteint votre seuil de rentabilité ? •R ésumez les recommandations proposées

Organiseriez-vous l’événement au même endroit l’année suivante ? La formule a-telle été appréciée ou doit-elle modifiée ? Quels seraient les éléments à répéter et à améliorer (et de quelle façon) ?

• Tirez une conclusion

de salle, etc. Vous pouvez même intégrer ces photos au bilan. La mémoire est une faculté qui oublie et les équipes de travail changent au fil des années, alors votre bilan et les photos pourront grandement vous aider à mener à bien vos futurs projets.

Je vous conseille également de prendre et conserver des photos numériques de tous les événements que vous organisez et de les sauvegarder dans un dossier. Photographiez les endroits où vous avez installé de l’affichage, le kiosque d’inscription, les décors, les différentes activités, les dispositions

Lyne Branchaud est consultante et formatrice en organisation d’événements. On peut la joindre par courriel à l.branchaud@ sympatico.ca ou consulter son blogue au http://www.lesblogues.com/guideevenement

Une fois le bilan complété, présentez-le aux dirigeants, distribuez-le à toutes les personnes impliquées dans le projet (avec un petit mot de remerciement qui est toujours apprécié !) et gardez-en une copie au dossier pour références futures.

QUI A DIT QU’ON NE POUVAIT PAS JOINDRE L’UTILE À L’AGRÉABLE?

Planifier une réunion, un évènement ou un programme de récompenses réussi n’est pas simple. C’est pour cette raison que les programmes flexibles pour enterprises de Cineplex Divertissement sont la solution parfaite :

• Réunions, évènements et locations • Produits commerciaux • Projections pour entreprises Pour vous évader du quotidien, communiquez avec nous en visitant cineplex.com/servicescommerciaux ou en appelant le 1 800 313 4461

® Cineplex Divertissement LP ou utilisation sous licence

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 9

étiquette

Vous approche-t-on ou vous évite-t-on ? Le magazine Success (édition de mars 2010) publiait la citation suivante : « Chacun a le droit de parler, mais on doit gagner le droit d’être entendu. » Inspiré par cette dernière, John Maxwell soulignait simplement « que vous pouvez toujours parler, sans que cela signifie qu’on va nécessairement vous écouter. Il y a une grande différence entre avoir le droit de s’exprimer et le droit d’être entendu ».

Parfois, nous présumons que si nous passons un message, il sera entendu. Ce ne sera pas le cas si vous tombez dans l’une des catégories ci-dessous qui poussent les autres à vous éviter.

Êtes-vous un trouble-fête ?

Par exemple, vos amis doivent vous rencontrer au restaurant, après plusieurs semaines de coordination des différents horaires. Tout le monde est impatient de rattraper le temps perdu. Lorsque vous arrivez, vous pouvez entendre vos amis rire jusqu’à ce que VOUS les approchiez. Vous voir arriver détruit immédiatement leur enthousiasme, comme si on venait de crever un ballon gonflé de gaieté durant toute la semaine précédant cette grande soirée en ville.

Si vous voulez faire un changement :

• Il y a un temps et un lieu propices au soulagement de vos problèmes. Une sortie très attendue en ville avec des amis n’en fait pas partie. • Gardez à l’esprit que personne ne veut être à coté d’un trouble-fête se plaignant à tour de bras. • Comment pouvez-vous transformer votre défi en opportunité ? • Q u ’ a v e z - v o u s appris de cet événement pour être certain de l’éviter la prochaine fois ? • Q u ’ a v e z - v o u s appris qui pourra changer cette expérience en une circonstance positive ?

Il y a un temps et un lieu propices au soulagement de vos problèmes.

Votre langage corporel montre clairement que vous avez eu une semaine difficile. La première phrase que vous dites à vos amis qui vous accueillent à bras ouverts est : « Vous n’allez pas croire à quel point ma semaine a été difficile, et maintenant je sens que je couve un rhume ». À ce rythme, combien de ballons crevezvous autour de vous ? 10

Êtes-vous égocentrique ?

Si vous vous reconnaissez dans la situation suivante, vous l’êtes peut-être. Chaque fois que vous rencontrez une ou un ami, vous demandez immédiatement : « Comment ça va ? » et avant même que votre interlocuteur ait fini de vous répondre, vous l’interrompez en parlant de vous pensant que votre expérience est toujours meilleure que la sienne. Personne ne veut être constamment en compétition au cours d’une conversation informelle. La sincérité se perd et le manque de respect empêche les relations de grandir.

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Par Stacey Hanke

Si vous voulez faire un changement :

• Si vous voulez vraiment savoir comment va quelqu’un, donner-lui la chance de parler. • Démontrez votre intérêt en lui posant des questions sur ses expériences. • Attendez que la personne ait fini de parler d’elle ou de ce qu’elle vit avant de partager vos expériences. Le respect se construit facilement lorsqu’on perçoit que vous vous intéressez sincèrement aux autres.

Coupez-vous la parole ?

Pour être honnête, nous pouvons tous admettre tomber dans ce piège. Il peut être difficile de ne pas interrompre les autres quand nous sommes passionnés par une idée, un concept ou un sujet. Cette attitude pousse les autres à vous éviter car il est désagréable de se faire constamment interrompre. Elle envoie un message traduisant que les opinions des autres et leurs idées n’ont aucune valeur. Ce comportement montre aussi que les autres ne sont pas importants et en savent moins. Vous pensez peut-être que si vous n’interrompez pas pour faire valoir votre opinion, vous n’arriverez jamais à parler. Les gens préfèrent écouter les personnes qui prennent le temps de réfléchir avant de parler à celles qui ne comprennent pas que parler avant son tour est irrespectueux. Si vous voulez faire un changement :

• La prochaine fois que vous êtes tenté d’interrompre une conversation, respirez profondément et concentrez-vous sur ce que disent les autres, plutôt que sur ce que vous voulez dire. • Demandez à vos amis et membres de votre famille de vous rappeler à l’ordre chaque fois que vous les interrompez. • Prenez plus le temps d’écouter. Vous pourriez être surpris de la richesse des connaissances acquises en parlant moins et en écoutant davantage.

v o ya g e

Le mien ou le tien ? Le sujet suivant prête à sourire, et pourtant… Mise en situation : un avion, une rangée de trois sièges accolés, trois passagers et seulement… quatre accoudoirs ! À qui reviennent les deux accoudoirs du milieu ? Certains répondront qu’ils reviennent au passager occupant le fauteuil du milieu, sans pour autant qu’il s’y avachisse. Considérant que le passager près du hublot a tout le loisir de profiter de la vue, que celui du côté de l’allée peut se lever à son aise et que le troisième est coincé entre les deux, il reviendrait au passager du milieu de profiter des deux accoudoirs. Jugement peut convainquant certes. Ce qui est certain, c’est que des compagnies aériennes réfléchiraient actuellement à de nouveaux accoudoirs à la surface bombée indiquant qu’aucun des passagers n’en a le monopole, ou à l’inverse, à la surface creuse indiquant aux usagers du milieu où loger leurs coudes, ainsi que celui de leur voisin. D’ici là, chacun n’aura qu’à bien se tenir.

Est-ce la fin des restrictions ? Dans les deux dernières années, faire sa valise pour prendre l’avion est devenu un véritable casse-tête. Quand il ne s’agit pas du poids des bagages à respecter au gramme près, il s’agit de la quantité de gels, crèmes et autres cosmétiques que contient le bagage cabine à surveiller. Cette dernière norme devrait bientôt appartenir au passé. Elle avait été mise en place après les événements du 11 septembre 2001 dans le cadre de la lutte contre le terrorisme. D’ici deux ans, on estime que l’installation d’équipements destinés à détecter les explosifs permettra aux usagers d’emporter dans leurs bagages cabine des liquides sans restriction de quantité. En plus de ces nouveaux dispositifs de détection, les scanners corporels se développeront pour permettre entre autres de réduire les files d’attente.

En attendant… Pour outrepasser le brouhaha des aéroports de plus en plus fréquentés, les salons d’attente n’ont jamais été aussi appréciés. Air Canada propose 20 salons « Feuille d’érable » dans les principaux aéroports du Canada et l’international. Au grand confort des voyageurs, ils permettent de profiter de différents services offerts comme un centre d’affaires doté d’un accès Internet sans fil ainsi que des ordinateurs sécurisés mis à disposition. On peut également s’y restaurer gratuitement grâce aux légères collations et boissons alcoolisées ou non, offertes sur place, le tout dans un environnement agréable au décor épuré. À propos d’Air Canada, la compagnie imposera dès le 19 janvier un frais de second bagage de 20$ par trajet à ses clients qui voyageront à l’intérieur du pays. Ce même frais s’appliquera sur ses vols vers les Caraïbes, le Costa Rica et le Mexique. Sur le Web : www.aircanada.com

Photographe Commercial

Corporatif

Éditorial

Évènementiel

www.pierreyvescote.com pycphoto@me.com www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 11

sit e s

q u é b e c

Vous cherchez une salle dans la région de Québec ? À l’approche des événements de fin d’année, nous avons demandé à notre collaboratrice et spécialiste en décor Véronique Hébert de nous éclairer sur les salles multifonction à Québec. Utile pour vos réservations de dernière minute, cette liste vous sera précieuse à longueur d’année aussi lorsque vous rechercherez LA salle adéquate.

Par Véronique Hébert

Vu les nombreux projets de décors que j’ai pu réalisés depuis les huit dernières années, les planificateurs d’événements me demandent régulièrement de leur recommander des endroits où tenir leurs événements à Québec. Ces organisateurs désirent savoir avant tout quelles sont les nouvelles salles dans la région de Québec ou encore s’il y a des endroits inusités qui impressionneraient leurs invités lors d’une belle soirée de gala.

Pour 100 personnes et moins en banquet Gérée par la compagnie Ex Machina, La Caserne est un centre de création multidisciplinaire situé dans la partie basse de la ville de Québec, à proximité du Vieux-Port. La salle offre un espace tout en noir : du plancher, aux murs et plafond. Idéal pour mettre en valeur un décor feutré. Sur le Web : www.lacaserne.net Contact : 418 692-5323 d ’ interprétation

P lace

Sur le Web : www.mcq.org/fr/cipr Contact : 418 643-2158

Centre Morrin L’aspect est historique et l’emplacement est charmant - à quelques pas des principaux sites du Vieux Québec qui en font un lieu magique encore méconnu, qui servit autrefois d’ancienne prison de Québec. Sur le Web : www.morrin.org Contact : 418 694-9147

de l’artillerie

Deux salles uniques : La Fonderie de l’arsenal avec murs de briques rouges et pièces de machineries du 17e siècle (en banquet 90 personnes max.). La Redoute Dauphine au cachet incomparable est idéal pour les petits groupes (salle du Mess des Officiers = 45 assis - tables en U) Sur le Web : www.pc.gc.ca/fra/lhn-nhs/qc/ artiller/index.aspx Contact : 418 648-7016

Théâtre Petit Champlain

À deux pas du lieu où Samuel de Champlain a implanté, en 1608, le premier établissement français permanent en Amérique du Nord, ces salles sont uniques avec murs de pierres et cachet historique.

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Parc

Caserne Dalhousie

C entre Royale

Voici donc quelques suggestions de salles multifonctions qui ne sont pas situées dans des hôtels. Vous pouvez ainsi y travailler avec le traiteur de votre choix et y ajouter une touche spéciale en décorant vos tables tout en vous inspirant du lieu choisi, de la vue sur le fleuve ou même du cachet historique ou unique de l’endroit. Vos invités apprécieront certainement ce dépaysement et parleront longtemps de cette fameuse soirée.

Parallèlement à sa programmation régulière, le Théâtre Petit Champlain offre en location des espaces pour des événements. Murs de pierres gorgés d’histoire, grandes fenêtres offrant une vue splendide sur le parc FélixLeclerc et situé au cœur du Vieux-Québec. Sur le Web : www.theatrepetitchamplain.com Contact : 418 692-2631 poste 233.

De 100 à 250 personnes en banquet Aquarium

Québec

Il n’y a pas que les animaux marins qui sont extraordinaires ! Ce site offre une vue unique et imprenable sur le fleuve et le pont de Québec. Certaines des salles profitent d’une orientation parfaite pour admirer ce décor impressionnant. Plusieurs salles offertes pouvant accueillir de 6 à 400 personnes. Sur le Web : www.sepaq.com Contact : 418 659-5264, poste 248

Baie

Beauport

Dépaysement assuré dans ce nouvel espace pour soirées, cocktails ou mariages. Plusieurs salles de dimensions variées, très fenêtrées et lumineuses. Vue sur le fleuve et sur l’immense plage de sable face au site. Sur le Web : www.baiedebeauport.com Contact : 418 266-0711

Cercle

de la

Garnison

Depuis 1879, le Cercle de la Garnison offre à ses membres et à leurs invités des services de réunion, de réception et de restauration. Unique club privé de la ville de Québec pour des groupes de 2 à 240 personnes. N.B. Les salles peuvent aussi accueillir des événements corporatifs aux non-membres. Sur le Web : www.cerclegarnison.com Contact : 418 692-2475

Chapelle Française

Musée

de l ’A mérique

Domaine Cataraqui

Le Parlementaire

Rénové et ouvert à nouveau depuis octobre 2010. Vue magnifique sur le fleuve. Endroit qui sera très populaire en 2011 pour les mariages et soirées galas. Ouverture prévue d’ici la fin de 2010.

Situé dans la cour intérieure de l’hôtel du Parlement, le restaurant Le Parlementaire présente un magnifique décor de style Beaux-Arts.

Contact : 418 528-8528

Espace 400e Situé sur la rue St-Paul avec vue sur le Séminaire d’un côté et la projection du Moulin à Images de l’autre. Deux magnifiques salles : salon Héritage 160 personnes en banquet/250 personnes en cocktail ou le salon Vert 30 personnes

Sur le Web : www.assnat.qc.ca Contact : 418 644-5113

Pour 250 personnes et plus en banquet Capitole

Québec

À quelques pas du Centre des congrès, deux magnifiques salles avec grande capacité et décor théâtral. Sur le Web : www.lecapitole.com Contact : 418 694-9930, poste 226

Contact : 418 999-5946/418 648-3300

Espaces Dalhousie Manoir Montmorency Un magnifique manoir au sommet de la chute Montmorency à Beauport face au fleuve et à l’Ile d’Orléans. Sept salons permettant d’accueillir confortablement de 15 à 200 personnes. La formule « Tout Manoir » peut accueillir jusqu’à 400 personnes.

Situé dans le Vieux-Port de Québec, un endroit tout en lumière avec une vue imprenable sur le fleuve et facilement accessible. Sur le Web : www.espacesdalhousie.com Contact : 418 649-6409

Impérial

Québec

Sur le Web : www.sepaq.com/ct/pcm/ Contact : 418 663-3330

Ancien théâtre des Folies de Paris, situé dans la Basse-ville à quelques minutes de marche de plusieurs hôtels et du centre des congrès.

Observatoire

Sur le Web : www.imperialdequebec.com/ location-corporative-groupes Contact : 418 523-2227 poste 222

de la

Capitale

Panorama sur 360° à 221 mètres d’altitude ! L’Observatoire peut accueillir jusqu’à 250 personnes, mais peut se transformer facilement en un lieu plus intime pour les petits groupes. Sur le Web : www.observatoirecapitale.org Contact : 418 643-3117

Ancienne chapelle, unique en son genre, qui a été désacralisée et qui peut être réservée pour des concerts, des conférences, des réunions et des banquets. (200 personnes en banquet). Un lieu offrant une acoustique incroyable et un décor magnifique.

Palais Montcalm Plusieurs superbes salles disponibles dans ce lieu construit en 1932 et complètement réaménagé en 2007. Situé en plein cœur de Place d’Youville.

Sur le Web : www.mcq.org/fr/maf/ Contact : 418 643-2158

Sur le Web : www.palaismontcalm.ca/salles/ autres Contact : 418 641-6220 poste 2606

Musée

de la civilisation

Architecture grandiose avec vue sur une cour intérieure et sur la maison Estèbe. Vieux-Port de Québec sur la rue Dalhousie. Sur le Web : www.mcq.org/fr/mcq/index.html Contact : 418 643-2158

Musée national des beaux-arts du Québec Un site près de la nature et de la ville, au cœur du Parc des Champs-de-Bataille (Capacité maximale de 350 en banquet / 1 000 en cocktail). Sur le Web : www.mnba.qc.ca Contact : 418 646-9661

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 13

l’hiver en plein air

une saison prometteuse pour les groupes Ressentez-vous déjà l’air vivifiant de l’hiver et vos pensées de planificateurs se tourner vers des activités de plein air ? Plusieurs réunions de vente, programmes de motivation et autres événements ont lieu pendant la saison froide. Faire en sorte de n’oublier aucun des innombrables détails est la base d’une expérience réussie. Voici quelques conseils :

Demandez aux participants de s’inscrire à l’avance Les activités qui se déroulent à l’extérieur ne plaisent pas nécessairement à tout le monde, et à moins qu’il s’agisse d’un événement de consolidation d’équipe, mieux vaut proposer d’autres options. Il est bon d’équilibrer les activités comme le ski, la luge et la planche à neige, avec la raquette, le ski de fond et le patin, permettant ainsi aux participants de gérer le temps qu’ils passeront à l’extérieur. Un spa, si accessible, est une excellente option, de même qu’un cours de cuisine pour ceux qui ne sont tout simplement pas prêts à jouer dans la neige ! Lorsque les clients s’inscrivent à l’avance, assurez-vous de préciser tous les détails relatifs à chaque activité, par exemple s’il faut louer de l’équipement ou si les invités doivent apporter le leur.

de prévoir ce dont ils auront besoin comme vêtements afin qu’ils puissent faire un choix éclairé.

Des cadeaux originaux

Marquez un plus le jour de l’événement et donnez envie à vos participants en leur présentant une invitation dans une paire de chaussettes confortables, par exemple. Mitaines, chapeaux, foulards et vestes molletonnées, avec ou sans logos, sont toujours appréciés et seront utilisés longtemps après l’événement. Si votre activité implique des équipes, différenciez-les par des couleurs et stimulez la compétition !

Le temps cause souvent problème en hiver quand il s’agit de programmes de plein air.

La communication est essentielle ! Il est bon de fournir aux participants des renseignements détaillés sur les activités de sorte qu’ils soient pleinement conscients de quand et où l’événement aura lieu en plus 14

Haltes-boissons

Les haltes-boissons sont plus pour garder l’attention des participants où ils pourront savourer un bon chocolat chaud, du thé et du café. Veillez à ce queles stations soient aménagées à des endroits stratégiques pour encourager chacun à sortir, et assurez-vous qu’elles soient ravitaillées fréquemment. Des collations énergétiques sont également appropriées.

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Par Audrey Esar

Terminez en douceur ! De nombreux hôtels disposent de piscines extérieures chauffées à l’année. Elles créent une ambiance magique avec la brume qui s’élève au-dessus de l’eau. Qui n’aime pas un bon cocktail ? Après le repas du soir, un feu de joie où vos invités peuvent se détendre, fraterniser et s’amuser tout en buvant du cidre ou du vin chaud est une façon inoubliable de terminer la soirée.

La météo sera-t-elle de la partie ? Le temps cause souvent problème en hiver quand il s’agit de programmes de plein air. Le grésil et les conditions glacées pourraient entraîner des fermetures de routes, des retards de transfert, et des annulations. Trop peu de neige peut aussi causer problème. Assurez-vous de disposer d’installations adéquates sur les lieux de l’événement et de prévoir un plan B pour pallier au manque de neige. Lors d’un événement récent, nous avions organisé un concours de pizza où les participants ont conçu et préparé leurs créations que les chefs de l’hôtel ont ensuite jugées. Ce fut très amusant et les participants ont tout autant resserré leurs liens de camaraderie. Enfin, vérifiez soigneusement vos contrats avec vos fournisseurs afin de vous donner une certaine latitude dans le cas où vous devriez annuler une activité en raison des conditions météorologiques. Audrey Esar est consultante et fondatrice de l’entreprise Audrey Esar Consulting, spécialisée en activités incentive, événements, réunions et sélection de sites. On peut la joindre par courriel à audreyesar@videotron.ca

l’hiver en plein air

Le Québec est

reconnu pour son froid du Grand Nord mais aussi et surtout pour ses activités de plein air d’hiver que l’on ne peut apprécier autant ailleurs. Le Planificateur a approché quelques bureaux de tourisme afin qu’ils vous dévoilent ce que réserve la saison à venir à vos groupes.

Memphrémagog Sur le Web : www.tourisme-memphremagog.com

Cet hiver, découvrez une panoplie d’activités à Memphrémagog. Nichée au cœur des Cantons-de-l’Est, elle se divise en quatre régions : Magog-Orford, vallée du Massawippi, vallée de la Missisquoi et la région Frontalière. Éveiller vos sens : Regardez les paysages… Dégustez les produits du terroir… Prenez le temps d’écouter la nature… Respirez l’air frais des montagnes… Laissez-vous toucher par l’art de vivre de ses habitants. À ne pas manquer cet hiver :

Haut Bois Normand Quatre superbes glissades sur tube en montagne : 1 500 pieds de descente surprenante. Remonte-pente rapide et chauffé. Salle avec foyer pour se réchauffer. Sur le Web : www.hautboisnormand.ca

Owl’s Head

Abbaye Saint-Benoît

Sur les berges occidentales du lac Memphrémagog, Owl’s Head offre aux skieurs quatre remontées quadruples dont trois ultrarapides et quatre télésièges doubles et une remontée surface. Sur le Web : www.owlshead.com

Monastère bénédictin. Chant grégorien, sentiers de méditation et de prières. Séjour sur réservation. Boutique monastique sur place et en ligne pour se procurer fromage, cidre, etc. Sur le Web : www.st-benoit-du-lac.com

Spa Parc

national du

Mont-Orford

L’hiver au parc c’est... plus de 50 kilomètres de sentiers de ski de randonnée et 40 kilomètres de sentiers de raquettes. Sur le Web : www.sepaq.com/pq/mor/index. dot?language_id=2

des

Chutes

Bolton

Massothérapie en tout temps au pied des chutes, saunas, bains polaires et vapeur, tourbillon et piscine chauffée extérieure. Hébergement à la Villa du Spa en forfait. Sur le Web : www.spabolton.com

Spa Nordic Station Pêche blanche - Les Excursions l’AIR du Lac Découvrez la pêche blanche. Location d’équipements et de cabanes chauffées au bois. Service de guide. Rabais en semaine. Forfait sur mesure pour les groupes. De janvier à mars. Sur le Web : www.lairdulac.com/fr/index.asp

Station

de ski mont

Orford

Parmi les trois plus grands centres de ski au Québec, le Mont Orford offre un paradis aux skieurs et planchistes ; 61 pistes pour tous les niveaux et une gondole ultra-rapide. Sur le Web : www.orford.com/hiver_fr/accueil.php

École Mouvents - Surf-volant puissance/Kitesurf

Sport écologique quatre saisons se pratiquant seul ou en groupe. On y apprend le maniement nécessaire pour bien contrôler la puissance et la traction sur l’eau et la neige. Sur le Web : www.ecolemouvents.com

Les Amis du Marais de la Rivière aux Cerises Centre d’interprétation de la nature présentant une exposition sur le marais, son histoire et ses composantes. Un site naturel offrant 6 km de sentiers pédestres. Activités d’interprétation sur réservation. Randonnées pédestres à travers un marais. Sur le Web : www.lamrac.org

Nordic Station offre une oasis de paix en nature au rythme d’autrefois. Sur le Web : www.nordicstation.ca

L’Outaouais Sur le Web : www.tourismeoutaouais.com

Raquette

au clair de lune…

Porto,

chocolat et spa

Une excursion nocturne en raquettes dans le parc de la Gatineau avec un guide professionnel. Contes et légendes ainsi que porto et chocolat seront au rendez-vous. Après l’effort, un bon repas et du réconfort vous attendent ! Ce périple nocturne se conclut par un souper table d’hôte au réputé restaurant L’Orée du Bois et un accès aux bains nordiques du Nordik – Spa en nature. Sur le Web : www.oreeduboisrestaurant.com www.lenordik.com www.votreforfait.com.

Quand qu’un

équipe et musique ne font

Percussimo, une entreprise qui contribue au bien-être des équipes de travail par l’animation au moyen de tam-tams, offre un nouveau concept. Comme son nom l’indique, Surprise est un court spectacle, de 10 à 15 minutes, qui permet aux employeurs de surprendre leurs

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 15

l’hiver en plein air

clients ou équipes de travail, par une brève animation musicale adaptée au contexte organisationnel et climat de l’évènement. Surprise est aussi adapté comme brise glace aux débuts de réunions, conférences, ou tout autre événement. Sur le Web : www.percussimo.com

Connaissez-vous Festivex ? Il s’agit d’une firme spécialisée dans la production d’événements spéciaux de tout genre. Que ce soit pour une soirée thématique ou de reconnaissance, un pique-nique corporatif ou une activité de synergie de groupe, Festivex puise dans sa banque d’artistes et de fournisseurs pour vous en mettre plein la vue. Leur approche « clés en main », combinée avec leur expertise dans le domaine, leur permet de créer des événements sur mesure.

Laval Sur le Web : www.tourismelaval.com Si on ne peut envisager un long périple au fin fond du Québec pour profiter de l’hiver, Laval a tout ce qu’il faut : ski de fond, patinage, glissade, raquette, pêche blanche et même, des sports uniques et surprenants comme le poney luge et le ski joring. Des sports d’hiver accessibles, pour tous les goûts et budgets, à vingt minutes du centre-ville de Montréal. Intéressant, n’est-ce pas ? Dans le Vieux-Sainte-Rose, au Parc de la Rivière-des-Mille-Îles, on profite d’une formidable patinoire en rive, avec relais. Ski de randonnée, sentier pédestre et glissoires font aussi le bonheur des amateurs de plein air. Que dire du Village de pêche animé, sur la rivière… Une agréable façon de s’adonner à la pêche sur glace. Sur le Web : www.parc-mille-iles.qc.ca Au Bois Duvernay, le Club de ski Les Coureurs

Escapade Eskimo

Les experts en organisation d’évènements uniques

de Boisés a aménagé six parcours, sur 25 kilomètres de pistes (6 km pour le pas de patin) dans un décor fort attrayant. Idéal pour du ski aisé, en terrain peu accidenté, à travers champs et boisés, dans un secteur agricole. Ambiance chaleureuse, chalet d’accueil, refuge chauffé. Sur le Web : www.parc-mille-iles.qc.ca Au Bois Papineau (450) 662-4901, au Parc des Prairies (450) 662-4902 et au bois SainteDorothée : des kilomètres de pistes, parfois à l’état sauvage, permettent de pratiquer le ski de randonnée, la raquette, la marche et l’observation d’oiseaux. Sur le Web : www.boisesaintedorothee.org Le Centre de la nature présente une gamme d’activités variées : patinoire sur le lac illuminée en soirée, ski de fond, pentes pour la glissade, ferme et animaux, serre d’exposition et observatoire pour les amateurs d’astronomie. Location d’équipements. Sur le Web : www.ville.laval.qc.ca Pour des activités uniques, la Ferme L’Auteuilloise suggère le poney luge ! Inspiré du traîneau à chiens, on remplace les chiens par un poney. Randonnée d’une heure en pleine nature. Plus récemment, le ski joring a été introduit - un concept simple où le skieur est tiré par un poney à l’aide d’une corde de

10 mètres. La Ferme propose aussi des randonnées en carriole et en voiture tirée par des chevaux. Sur le Web : www.fermelauteuilloise.com S’il fait trop froid… Laval dispose d’attraits intérieurs uniques dont SkyVenture, où, grâce au simulateur de chute libre, on peut reproduire la portion chute libre d’un saut en parachute… en toute sécurité. Sur le Web : www.skyventuremontreal.com Chez Maeva Surf, on peut pratiquer le surf à l’intérieur, toute l’année et en toute sécurité.

Les Laurentides Sur le Web : www.laurentides.com

Séjourner

Tremblant

En logeant sur le site même, plusieurs valeurs ajoutées sont offertes. En période hivernale, les invités ont droit à plusieurs petits extras qui agrémentent le séjour comme la location de patins pour arpenter l’anneau de glace situé autour de la chapelle. Ensuite, l’activité Premières Traces consiste à pouvoir skier à partir de 7h45 pour profiter de la neige fraîchement damée avant l’ouverture officielle des pistes à 8h30. Et enfin, les soirées de glisse où la descente sur tube sur la dernière portion de la montagne attendent les visiteurs. Suite p. 21

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

l’hiver en plein air Suite

de la p.

Mont Saint-Sauveur International

Course amicale de Mont-Tremblant

ski à la

Station

Chaussez vos skis, attachez votre planche et hop ! Vous voilà lancé dans une course de slalom chronométrée. Avec cette activité, vous dépasserez toutes les attentes de vos participants avec des parcours exclusifs conçus autant pour les débutants que pour les experts. Et quoi de mieux que de terminer la journée avec une bonne boisson chaude devant un foyer pour resserrer les liens entre vos employés ou créer une relation privilégiée avec vos clients ? Sur le Web : www.tremblant.ca

Vols

directs à

Tremblant

Offrant jusqu’à 12 vols par semaine en provenance de Toronto avec Porter et de New York avec Continental, l’aéroport de Mont-Tremblant –La Macaza rend Tremblant plus accessible que jamais pour la clientèle corporative, avec des tarifs très intéressants. De plus, des navettes entre l’aéroport et la Station sont offertes : nul besoin de vous tracasser à propos de vos bagages, ils vous suivent de l’avion à l’hôtel. Sur le Web : www.flytremblant.ca

Mont Saint-Sauveur International Mont Saint-Sauveur aura un bel hiver blanc avec des investissements de 1.5 million de dollars. Une nouvelle ligne de distribution d’eau a été installée puis la centralisation et l’automatisation de la station de pompage optimiseront la quantité d’eau utilisée pour l’enneigement de la montagne durant la saison. Aussi, la station étendra sa fabrication de neige durant la saison, plutôt que de la concentrer sur le début de l’hiver. Ainsi, Mont Saint-Sauveur déroulera son tapis blanc en plus petites doses, mais plus souvent. Mont Saint-Sauveur a la bonne réputation d’être la première sta-

tion de ski au Québec à ouvrir ses pistes et la dernière à les fermer au printemps… Avec un investissement de 2.5 millions de dollars, Mont Saint-Sauveur vous offre, depuis décembre 2009, « Le Viking », une montagne russe alpine (alpine coaster) quatre saisons. Le concept reprend celui des luges, à la différence que celles-ci sont placées sur des rails de type montagne russe. Adaptée pour tous, puisque vous contrôlez vous-même la vitesse à l’aide d’un manche, elle permet aussi aux téméraires de profiter pleinement de l’expérience en poussant la vitesse au maximum. D’une longueur totale de 1.5 km et pouvant atteindre 35 km/h, Mont Saint-Sauveur mise sur l’intégration écologique de l’équipement, ainsi que sur le meilleur de sécurité grâce à un concept de rails guides qui empêchent le déraillement, des freins de chaque côté et une ceinture de sécurité. Entre 1 et 6 mètres du sol, vous vivrez, grâce au Viking, une nouvelle dimension des sports de glisse. (Ouvert 12 mois par année) Sur le Web : www.mssi.ca

Golf-O-Max

Cap Tremblant

À Cap Tremblant, vous pouvez jouer au golf à l’année longue grâce au système Golf-O-Max, le seul centre de golf intérieur de toute la région. Golf-O-Max est un simulateur à la fine pointe qui projette, en image réelle, le parcours de votre balle sur un écran haute définition de 10’x12’. Deux simulateurs Golf-O-Max sont à votre disposition avec un choix de 34 terrains de golf de renommée internationale pour perfectionner la technique de vos participants à même le champ de pratique. Vos groupes bénéficient aussi de la bonne atmosphère du club-house. Sur le Web : www.captremblant.ca

Sherbrooke Sur le Web : www.tourismesherbrooke.com Vivez la magie de Noël au marché de la Gare en vous procurant des œuvres d’art ou encore des produits de l’artisanat, dont la qualité et l’authenticité respectent les producteurs locaux et l’environnement. Un gigantesque sapin de Noël fera de la période hivernale un moment inoubliable ! Âgé de plus de 80 ans, ce sapin baumier est le plus gros arbre naturel de Noël et sera décoré de 30 000 lumières DEL, soit approximativement le même nombre de lumières que le fameux arbre du Rockfeller Center de New York. Nouveau cette saison, des sorties à bord du train de Noël, tout au long du mois de décembre avec l’Orford Express. Admirez la beauté des glaces, créées par le frimas sur la rivière Magog, une vraie splendeur naturelle. L’aménagement des sentiers illuminés de la gorge de la rivière Magog met en valeur ce lien pédestre reliant les pôles touristiques du lac des Nations et du centre-ville de Sherbrooke. Deux portes d’accès, soit la porte des Sciences située à côté du Musée de la nature et des sciences et la porte des Arts située à côté du Musée des beaux-arts de Sherbrooke, ont été aménagées puis mises en lumière pour profiter pleinement des reliefs sculptés par la rivière Magog. La promenade du Lac-desNations vous permettra de marcher sur un sentier déneigé de 3,5 km découvrant ainsi toute la beauté des paysages de l’hiver sherbrookois. Ce sentier multifonctionnel vous permet également de patiner sur la piste glacée de 1,3 km sur la berge nord du Lac des Nations.

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 21

l’hiver en plein air

Et vous, quelles sont vos activités de groupes préférées en hiver ? Le Planificateur vous a posé la question en vous offrant la chance d’être tiré au sort pour

Pour se réchauffer en février, nous participons au Mondial des vins de glace. Nous produisons les meilleurs vins de glace au monde et nous sommes fiers de le faire connaître. Surtout que cet événement coïncide avec la SaintValentin. Jean-Jacques Lapointe, Société des alcools du Québec

Tous les hivers, nous organisons une soirée de ski alpin et de raquettes pour les employés de la ville et du CLD, cela nous permet de nous détendre et de faire du réseautage en dehors du travail et de pratiquer ou de découvrir un nouveau sport. (prix modique et prêt d’équipement). Grâce à cette activité, plusieurs familles ont pris leurs abonnements et se sont équipées pour faire du plein air. Marylène Fortin, CLD du Haut-StMaurice

gagner un séjour d’une nuit dans l’un des quatre Hôtels Villégia. Notre gagnante, Isabelle Coutu de CAE Inc., bénéficiera d’une nuitée pour deux, incluant petit-déjeuner, accès aux installations récréatives de

Nos activités de groupe en hiver sont : - Les glissades de St-Jean-de-Matta : activité familiale très abordable. On aime se retrouver sur les pentes et rire un bon coup! - Cabane à sucre : Le temps des sucres, on ne le manque jamais ! Se réunir autour d’une table, se retrouver à l’extérieur pour les activités avec les enfants et collègues. Bref, c’est un incontournable ! Martine Alexandre, Boehringer Ingelheim (Canada) Ltd.

Les meilleures sorties de groupe en hiver sont l’initiation aux sports d’hiver, tel que le traîneau à chien et l’initiation. Quoi de mieux que de profiter de l’hiver pour rebâtir un esprit d’équipe ? Kyna Desjardins, Fonds de développement du collège ÉdouardMontpetit

L’hiver ne doit pas être synonyme de froid intense. Il importe donc de s’assurer de mettre l’accent sur ce qui implique une certaine «chaleur». Un bon exemple, c’est un 5@7 chaleureux dans un endroit où il y a un foyer. L’activité à le mérite de rapprocher les gens, car l’ambiance y est cordiale (beaucoup plus qu’au travail habituellement). Un bon verre de vin, des fauteuils confortables, nous avons assurément une activité gagnante ! Autrement, le patin en plein air peut aussi précéder le foyer et, qui sait, une tournée de chocolat chaud! Stéphanie Aubin, B.A.

l’hôtel, taxes et service. Une belle occasion pour profiter des joies de l’hiver ! Félicitations et merci à tous les participants dont voici quelques commentaires :

Une activité différente qui permettra à vos participants de prendre l’air après une longue journée de réunion est une randonnée en raquette de nuit. Cette activité convient parfaitement aux réunions d’affaires car elle a lieu après le repas du soir, soit vers 21h00. Enfilez vos manteaux, vos tuques,vos mitaines, vos raquettes et votre lampe frontale. Vous êtes prêts pour une excursion mémorable. À mi-chemin, rien de mieux qu’un chocolat chaud pour vous réchauffer un peu. Une bonne façon de se retrouver entre collègues. Plusieurs compagnies à travers le Québec offrent le service clé en main incluant la location de tout l’équipement nécessaire ainsi qu’un guide pour accompagner votre groupe et commenter à travers des histoires et anecdotes, la région visitée. Isabelle Coutu, CMP, CAE Inc.

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

l’hiver en plein air

Chaque hiver, nous organisons une sortie pleine air en soirée à Montréal à une patinoire extérieure. Par la suite les gens vont prendre un verre ensemble dans un pub de Montréal et cela nous donne l’occasion de mieux se connaître. Nous sommes une compagnie de 80 employés environs et étant donné que nous fonctionnons par département, il est rare que nous interagissions tous ensemble. Donc cette sortie nous permet d’être réunis et de pouvoir jaser les uns avec les autres. En plus, nous avons des gens d’un peu partout (Europe, Inde, Asie) qui viennent travailler chez nous, donc c’est toute une expérience pour eux la première fois qu’ils chaussent des patins ! Chantal

J’aime bien les activités du genre chalet dans le coin des Laurentides. Ceci fait sortir les invités de leur cadre de la ville. Durant ce weekend, il peut être intéressant de faire quelques rencontres de team building ou encore un lac à l’épaule et ainsi démarrer la prochaine année du bon pied. Durant les activités récréatives, un souper avec un chef à la maison (ou au chalet) peut être intéressant avec le feu de foyer du bon vin. Pour l’extérieur, la construction de forts de neige ou encore la traditionnelle bataille de boules-de-neige ramènent les invités à leur enfance et leur permettent également de rire deux et de leurs collègues. Pour le plus grand plaisir de chacun. Pour une journée dans la région de Montréal et très intéressante, il faut guetter la réouverture du Musée Stewart de l’Ile Ste Hélène si le sentier des Noctambules existe toujours. Une activité vraiment amusante au clair de lune et avec un guide coureur des bois. Chaussez vos raquettes et partez à la chasse à l’histoire de Montréal. Un sentier rempli de surprises. Pour la finale, jouez au curling comme le faisaient nos ancêtres et buvez un bon verre d’Hypocrate (un vin chaud). Steve Côté

La luge est une belle activité pour notre groupe (le ski ne rejoint pas tout le monde) donc avec la luge on a toujours plus de participants et on fait suivre l’activité par un bon souper. Sylvie Desrochers, Rio Tinto Alcan

Il n’y a rien comme une journée de glissades dans la neige. Tous retrouvent leur cœur d’enfant et il n’y a rien comme une belle journée à l’extérieur pour redonner des couleurs à tout le monde. Plusieurs endroits fournissent les tubes et traîneaux et offrent des remonte-pentes qui rendent l’activité plus facile. Et pour finir la journée, une belle soirée au chalet de la montagne avec un bon repas. Eve Kirlin, Raymond Chabot Grant Thornton

Les activités de groupe préférées de nos clients sont la joute de hockey bottines sur glace, la joute de ballon géant sur la neige, un tournoi de golf sur la neige, des sculptures de neige ou de glace en équipes, une chasse aux trésors en équipes, des olympiades loufoques en équipes, des descentes en tubes en équipes, un Sleigh Ride de soir, avec feu de camp et chansons (et boissons chaudes !), une excursion de motoneige (surtout les Européens et les Américains), une pêche aux petits poissons des chenaux, de jour ou de nuit. Yvan J., Les événementsYvan Jérôme illimité

Voici mes activités idéales en groupe l’hiver : une sortie en raquettes ou en patins est toujours agréable ; le traîneau à chiens est une excellente option pour des petits groupes qui cherchent à se détendre ; déguster un vin de glace ou une boisson chaude dans un bar de glace ; l’équitation peut être assez magique ; la glissade sur tubes est très exaltante. Christine Lavertu, Pointe-à-Callière, Musée d’archéologie et d’histoire de Montréal

L’activité de groupe que je préfère l’hiver tourne autour de notre sport national : le hockey ! Quoi de mieux que de se retrouver entre amis et/ou collègues à respirer l’air frais de l’hiver en dépensant son énergie et en faisant sortir les frustrations et le stress cumulés ? Une année, notre patron nous a invité à son chalet. Nous avons pelleté le lac en face de son chalet afin de se faire une patinoire ! Toute l’équipe a participé, et par la suite nous avons tous pu en profiter ! Une bonne façon de créer des liens avec des collègues. Jean-Sébastien Blais, CRHA, PragmaRH

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 23

ÉVÉNEMENTS

à venir

QUESTION QUIZ DU MOIS Droits d’auteur Une œuvre doit obligatoirement porter la mention suivante : « © 2007 Nom de l’auteur, tous droits réservés », afin d’être protégé par la Loi sur le droit d’auteur. VRAI OU FAUX ? FAUX.La Loi sur le droit d’auteur protège toute œuvre originale dès qu’elle est fixée sur un support matériel (tableaux, programmes d’ordinateurs, œuvres littéraires…) Le bénéfice de cette protection n’est pas conditionnel à l’enregistrement de l’œuvre auprès de l’Office de la propriété intellectuelle, ni à l’affichage du sigle du copyright.

RÉPONSE : Pour toute question sur les droits d’auteur et les droits de reproduction, n’hésitez pas à contactez Copibec, société de gestion collective des droits de reproduction, l’unique en matière de publications imprimées au Québec : info@copibec.qc.ca / www.copibec.qc.ca.

Le 13 décembre 2010 Le Planificateur Cocktail de fin d’année, Restaurant Ariel, Montréal, QC Contact : (514) 849-6841 poste 333 Le 25 décembre 2010 Noël Le 1er janvier 2011 Jour de l’an Le 12 janvier 2011 Le Planificateur Tendances 2011 Conférences et Speed Dating d’affaires, Marriott Château Champlain, Montréal, QC Contact : (514) 849-6841 poste 333 Le 21 janvier 2011 MPI Montréal Soirée du Nouvel an lieu à déterminer à Montréal, QC Contact : www.mpimontreal.com

Du 25 au 28 janvier 2011 International Special Events Society The Special Event Show 2011 formations et salon commercial Phoenix Convention Centre Phoenix, AZ, USA Contact : www.thespecialeventshow.com Du 13 au 15 février 2011 MPI European Meetings & Events Conference, Düsserldorf, Allemagne.

RÉPONSE FACILE

RÉPONSE MOYEN

SUDOKU PAGE 7

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Contact : www.mpiweb.org

epuis six ans, au fil des mois, Le Planificateur vous livre conseils et astuces pour vous garder au faîte de l’industrie des événements et vous éclairer dans vos responsabilités de planificateur d’événements et réunions. Des articles publiés aux guides prêts à l’emploi, en passant par les statistiques reccueillies pour vous donner le pouls de l’industrie, le contenu de votre magazine se distingue et se prête à une multitude de situations auxquelles vous faites souvent face. Notre équipe de la rédaction ainsi que nos collaborateurs, tous professionnels du domaine, rassemblent pour vous les

meilleures informations susceptibles d’améliorer votre quotidien au bureau ou sur le terrain. Nouvelles de l’industrie hôtelière ou du voyage, guides pratiques, articles de motivation personnelle et professionnelle, conseils à tous points d’un vue dans l’élaboration d’un événement, nos articles sont d’actualité et se réutilisent autant de fois que vous le souhaitez, dès qu’un sujet se prête à une situation que vous rencontrez.

quelques articles de 2009 est un recueil de conseils à mettre en pratique. Partagez-les avec vos collègues aussi impliqués dans l’événementiel ou conservez-les, mais avant tout, restez inspirés !

Ce mois-ci, nous donnons une seconde vie à certains des articles parus en 2009 ! Pour rafraîchir la mémoire de ceux qui nous sont fidèles au fil des ans ou en faire profiter nos plus récents abonnés, ce rappel de

Vous y trouverez également du contenu exclusif à nos internautes, comme des vidéos et podcasts concoctés spécialement pour vous donner en un rien de temps infos et recommandations livrées par des experts.

Le Meilleur en ligne Si d’autres articles ont piqué votre intérêt, sachez que tous les numéros du Planificateur sont disponibles en ligne sur notre site Web au www.leplanificateur.ca

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 25

Par Pierre Geoffroy, MD, CM, MSc, FCFP

Maximisez votre puissance cérébrale avec l’alimentation Avant votre prochaine réunion à l’extérieur, réfléchissez à la façon d’optimiser votre forme mentale. Les déplacements peuvent nuire à la fonction cérébrale. Le manque de sommeil et d’exercice, les changements de fuseau horaire, une alimentation pauvre et la déshydratation peuvent saboter vos aptitudes.

ertains de ces facteurs sont inévitables, mais d’autres sont possiblement neutralisés en choisissant sagement son alimentation. Un sommeil approprié, l’hydratation, l’alimentation et l’exercice sont à la base des voyages d’affaires les plus efficaces. Toutefois, des signes indiquent que certains aliments pourraient moduler la fonction cérébrale. Réfléchissons à l’alimentation pour le cerveau selon trois perspectives : 1. Lui fournir de l’énergie ; 2. L’approvisionner en nutriments essentiels pour son entretien structurel et ses réparations ; 3. L’approvisionner en nutriments qui, à court terme, pourraient influencer sa fonction cérébrale. Le cerveau représente 2,5 % du poids total du corps pourtant, il consomme un quart de l’énergie métabolique au repos. Il est très touché par le flux sanguin et la teneur en glucose et en oxygène dans le sang. À preuve, quand la pression artérielle baisse – par exemple pendant un évanouissement – le cerveau se ferme. Quand la teneur en sucre dans notre

sang diminue (hypoglycémie), la confusion, la léthargie et la perte de conscience peuvent rapidement survenir. Ainsi, le plus important est d’éviter la déshydratation et la baisse de pression artérielle en consommant beaucoup de boissons sans alcool, caféine et sucre. Ensuite, il faut maintenir un apport nutritif régulier au cerveau en vous alimentant régulièrement. Si vous êtes du type « un peu, mais souvent », assurez-vous de vous nourrir d’aliments nutritifs à faible teneur glycémique. Des noix, des produits de blé entier, des fruits et légumes et des produits laitiers faibles en gras font l’affaire. Le cerveau adulte continue de renouveler ses cellules neurales à l’aide des protéines, de source de protéine complète et des gras. La protéine est composée d’acides aminés. Bien que le cerveau en fabrique de façon artificielle, huit d’entre eux doivent provenir de notre alimentation. Ainsi, le pain et le riz fournissent tous les deux des protéines, mais sont dépourvus de certains acides aminés essentiels ; ils doivent donc être consommés avec d’autres sources de protéines afin de combler nos besoins. Du pain grillé avec du café le matin ne vous donnent pas les acides aminés essentiels : ajoutez-y des produits laitiers. La viande et le poisson fournissent des protéines complètes.

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Le poisson : excellent pour le cerveau Le poisson est l’une des sources de protéines les plus bénéfiques pour la santé et constitue également la meilleure source de gras pour le cerveau. Le gras est essentiel pour une bonne chimie du cerveau. En particulier, les acides gras oméga-3 sont cruciaux pour la structure du cerveau, car ce dernier est composé d’environ 60 % de gras dont une bonne partie d’oméga-3. Un régime déficient en oméga-3 est associé à plusieurs maladies mentales. Au quotidien, la fonction cérébrale dépend d’une provision régulière d’oméga-3 ; des études ont d’ailleurs démontré qu’une alimentation plus riche en oméga-3 chez les enfants les aide à mieux réussir à l’école. Pour les collations, pensez que les noix sont une excellente source d’acides gras oméga-3. Le maintien d’un cerveau en santé justifie de tenir compte des antioxydants, ces molécules qui aident à prévenir les changements cellulaires négatifs dus à l’oxydation, un processus chimique qui « brûle les cellules ». Un stress oxydatif important comprend les repas contenant beaucoup de gras saturés (un gros bifteck et les desserts). Les baies, particulièrement les fraises, un dessert idéal, contiennent beaucoup d’antioxydants.

Les effets de la nourriture sur le cerveau Après les besoins fondamentaux du cerveau, passons aux effets plus précis de la nourriture sur la fonction cérébrale. La fonction cérébrale dépend de la communication entre les cellules, qui à leur tour dépendent de la disponibilité des neurotransmetteurs, une variété de petites molécules qui transportent des messages d’une cellule à l’autre. Fait intéressant, le nombre de neurotransmetteurs peut être influencé par l’alimentation. En particulier, les précurseurs de certains des neurotransmetteurs les plus importants touchant la cognition et l’humeur viennent de notre alimentation. Le meilleur exemple étudié est peut-être celui de l’acide aminé tryptophane, utilisé dans la production de sérotonine. Quand elle abonde dans un régime alimentaire, elle peut percer la barrière de sang du cerveau, qui maintient un environnement distinct pour lui, et augmenter la production de sérotonine. L’effet nous est familier : quand nous mangeons des

biscuits trempés dans le lait le soir, nous entraînons une augmentation des niveaux de tryptophane dans le cerveau, une augmentation de la production de sérotonine et nous provoquons une agréable sensation de détente ensommeillée. C’est bien en soirée, mais probablement pas en après-midi quand nous nous asseyons après un copieux repas pour écouter un discours. Donc, en réunion, mangez léger ; il vaut mieux grignoter et manger de petites portions jusqu’au dîner si vous ne voulez pas vous endormir. Évitez en particulier les aliments hautement sucrés. Un autre neurotransmetteur vital est l’acétylcholine. Un faible niveau de ce neurotransmetteur dans le cerveau est caractéristique de l’Alzheimer. La choline, présente en grande quantité dans les œufs, est utilisée pour fabriquer l’acétylcholine. Manger des œufs ne protège pas contre la maladie d’Alzheimer, mais certains indices suggèrent qu’une augmentation d’apport de choline peut ralentir les pertes de mémoire dues à l’âge.

Plusieurs facteurs influencent notre vivacité d’esprit Notre concentration, notre vigilance et notre fonctionnement cognitif pendant une réunion sont liés à plusieurs facteurs. L’exercice, qui fournit de l’oxygène au cerveau ; le sommeil, qui permet aux neurones de se réparer et se renouveler ; et l’hydratation, qui encourage une bonne provision de sang sain au cerveau. Tous fonctionnent de concert avec une bonne alimentation pour assurer que vous êtes au meilleur de votre forme. Du point de vue de la nutrition, voici une bonne maxime à suivre : petit-déjeunez comme un roi, déjeunez comme une reine et dînez comme un pauvre ! Ce régime vous empêchera d’avoir faim et de manger trop, au mauvais moment. Il maintiendra aussi votre concentration et votre vivacité d’esprit à un niveau élevé. Le Dr. Geoffroy est médecin de famille et nutritionniste. En plus de ses activités de recherche et d’enseignement, il dirige une clinique de gestion du poids. Il donne des conférences sur la nutrition, le mode de vie et les questions de perte de poids sur demande à : pgmedpc@gmail.com

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 27

Choisir une destination Les critères, les options et l’argumentation de vente nécessaires à un bon choix

Par Jyl Ashton Cunningham, CMP

membres du Programme de Clé verte sont sur la bonne voie pour établir une base solide sur laquelle appuyer le mandat environnemental de leur événement. Sur le Web: www.hacgreenhotels.com.

Alors que le monde entrait à petits pas en 2009 avec appréhension, les planificateurs d’événements se sont regroupés, ont travaillé leurs budgets et inventé des stratégies pour répondre à la préoccupation concernant le résultat net.

e budget est important, mais les décisions ne sont pas uniquement basées sur l’argent, particulièrement lorsque le choix de la destination ou du site de l’événement n’est limité que par l’imagination et la créativité. Alors, qu’est-ce qui détermine les critères de sélection d’une entreprise pour sa prochaine assemblée annuelle, réunion de ventes ou de stimulation ? Pourquoi certaines destinations sont-elles populaires et d’autres difficiles à vendre ? Qu’est-ce qui fait ressortir un site du lot ? Pourquoi choisir un lieu à la mode parmi les autres ? Les dix points suivants expliquent en partie comment sont prises les décisions, de façon consciente ou pas. Marketing L’objectif d’une bonne campagne est d’attirer l’auditoire en mettant un produit en relief. Une mise en marché efficace doit expliquer pourquoi une région ou un pays doit être sélectionné parmi les autres. Par exemple, « It’s better in the Bahamas » dit 28

tout, même si la campagne se poursuit en décrivant les nombreuses îles et leurs qualités uniques. La campagne 2009 de l’Écosse, Retour au pays, est vouée à la réussite : les Écossais du monde sont encouragés à revisiter le vieux pays par affaires ou pour le plaisir et à s’amuser selon ses traditions uniques. Aussi attirante que puisse être une campagne publicitaire, il vaut mieux visiter une destination soi-même avant de la recommander à un client. Adressez-vous aux bureaux de tourisme pour vous familiariser avec les voyages, mais préparez-vous à répondre à quelques questions pointues sur l’événement proposé. L’environnement D’avis général, les événements écologiques sont plus chers, mais sélectionner un site respectueux de l’environnement ne devrait pas être plus coûteux, puisque la plupart des initiatives écologiques exigées sont déjà instaurées dans la propriété. Les planificateurs qui choisissent des hôtels

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Antécédents La connaissance des événements passés est utile. Cependant, le changement n’est pas nécessairement une bonne idée si le groupe a choisi le même site ou la même destination année après année, peu importe la raison. Souvent, on peut négocier de meilleurs taux si l’on s’engage pour trois ans ou plus. C’est peut-être aussi simple que le fait que le client est à l’aise avec le site, que le stationnement est gratuit ou que le coût est intéressant. Lorsque vous utilisez un hôtel ou un centre de villégiature pendant quelques années consécutives, soyez attentifs, entre autres, aux normes d’hébergement et à la qualité de la nourriture afin de vous assurer de leur constance. Température La température est probablement le premier facteur de sélection d’une destination. Les Canadiens qui ne skient pas adorent échapper au froid de l’hiver, alors que les sportifs trouvent les mois d’avril et de novembre les moins propices à une rencontre au Canada, car il y a peu de neige, aucun golf et la température est incertaine, particulièrement dans l’Est. La beauté du Canada, c’est de se situer sur un continent où on trouve une température modérée en tout temps. Suggérez aux clients d’interroger leurs délégués sur leurs préférences : bord de mer, campagne ou ville. Rappelez-vous que le temps libre est aussi important que celui consacré aux réunions. Inutile d’amener un groupe dans une destination fabuleuse s’il ne peut en profiter. Si vous ne connaissez pas les conditions météorologiques prévues lors d’un événement à l’étranger, contactez le bureau de tourisme local ou vérifiez sur la toile.

Sécurité Assurer la sécurité du client lors de troubles sociaux, de catastrophes naturelles ou de délit mineur est primordial pour tout planificateur. Les bureaux de tourisme offrent des conseils de sécurité personnelle et l’Organisation mondiale de la santé (www.who.int) fournit des informations sur des questions de santé dans plusieurs pays. Les étudiants et les professionnels peuvent aussi consulter www.destineduction. ca. Conçu d’abord pour les étudiants, le site présente beaucoup de renseignements utiles pour tous les voyageurs. Installations Lorsque vous choisissez un site, informez-vous sur leurs installations. Les clubs de mise en forme, les spas, les boutiques et une sélection de restaurants sur la propriété ou à proximité sont en tête des listes de souhaits ou d’exigences. Un lieu qui répond aussi bien aux besoins des partenaires et de la famille qu’aux clients d’affaires sera un choix populaire. Pour les destinations où les affaires priment, un accès Internet gratuit, des appels peu coûteux, un centre d’affaires et un club de mise en forme sur place comptent parmi les demandes courantes. Accessibilité Vols directs, navette, accès souterrain par temps froid, stationnement gratuit et accès pour les fauteuils roulants sont déterminants au succès d’un lieu aux yeux

des voyageurs. Évitez si possible les vols avec plus d’une correspondance, si attirants soient-ils. Encouragez les invités à emporter au moins deux tenues de rechange dans leur bagage à main au cas où les bagages enregistrés seraient égarés. Réputation et service Le bouche-à-oreille reste une des façons les plus prisées de trouver le lieu d’événement parfait. Le programme d’assistance en ligne de CanSpep, l’un des nombreux avantages aux membres, est utilisé régulièrement pour obtenir des recommandations de collègues. Les réunions mensuelles des membres du MPI sont une excellente façon d’obtenir des conseils de sélection d’un lieu ; l’expérience constitue la meilleure recommandation. Sur le Web: www.canspep.ca et www. mpiweb.org Préférence de bannière et favoritisme Plusieurs clients d’affaires ont des préférences, particulièrement en matière de compagnies aériennes et d’hôtels. Découvrez si c’est le cas lors de la première réunion avec votre client afin d’éviter des recherches inutiles. Certains planificateurs moins scrupuleux pourraient sélectionner des sites leur offrant une ristourne ou une commission dont ils ne font pas profiter le client. C’est une pratique risquée de la part d’une personne acceptant des honoraires de gestion de son client. Une commission sur l’héber-

gement, par exemple, doit presque toujours être indiquée dans le contrat que le client peut lire en tout temps. Si l’on offre des points pour vous inciter à demeurer dans une propriété, offrez-les d’abord à votre client et obtenez son accord par écrit avant de les réclamer pour vous. Galerie marchande Les centres de villégiature tout inclus sont très populaires auprès des planificateurs, car la majeure partie du budget est géré par le centre. Les négociations se corsent s’il y a des événements hors du site. C’est tout de même souvent plus avantageux d’opter pour cette formule et de payer un supplément pour les événements extérieurs. Plusieurs centres s’occupent des activités récréatives et c’est habituellement profitable au planificateur, car cela diminue la paperasse et le travail de liaison. Aussi, les fournisseurs locaux ont tendance à mieux travailler avec les clients locaux et détestent ternir leur réputation auprès d’un acheteur régulier. Peu importe les raisons pour choisir un site, les conseils et les renseignements ci-dessus devraient vous aider dans le processus. Que vous voyagiez au Canada ou à l’étranger, prenez le temps de faire des recherches et de demander des conseils et des recommandations. Bon voyage ! Jyl Ashton Cunningham, CMP est designer et planificatrice d’événement professionnelle à Oakville en Ontario. On peut la joindre par courriel à info@jaacevents.com.

pour

Une tuque pour un ours polaire Les étalages des magasins Holt Renfrew se mettent au rouge et noir. Depuis le 4 novembre 2010, vous pouvez en effet vous procurer une tuque de laine pour cet hiver tout en faisant une bonne action grâce au partenariat mondial exclusif que la chaîne de magasins a entrepris avec la marque Canada Goose et la fondation à

but non-lucratif Polar Bears International, dédiée à la protection des ours polaires. Restez au chaud sous ce bonnet offert en rouge ou en noir, dons une partie des profits sera reversée à la fondation. Achats en ligne : www.holtrenfrew.com Sur le Web : www.polarbearsinternational.org

votre

i n f o

50 $

Devenez fan de notre groupe Facebook d’ici le 20 décembre 2010 et courez la chance de gagner une tuque Canada Goose ! www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 29

marketing

Les pièges courants à éviter en planification d’événements « Il n’y a pas de problème, que des solutions. »

sez citer Man Ray à un planificateur qui tente de placer cent personnes supplémentaires dans une pièce parce que le président du Conseil a oublié de mentionner qu’il y aurait des invités en plus pour le repas ! Vous pouvez éviter plusieurs pépins dès le début si vous déterminez vos objectifs : qui seront les invités et quel sera le budget (et en ces temps qui courent, peut être aucun). Pensez à vos dernières expériences, les bonnes et les moins bonnes. Quelles nouvelles idées pouvez-vous mettre de l’avant ? Les crises sur place, comment ont-elles été gérées ? Commencez par le début – Assurez vous que votre appel d’offres envoyé aux sites d’événements que vous considérez soit détaillé au maximum. N’oubliez pas d’y inclure, par exemple : • Les dates • Le nombre d’invités

• Les espaces de réunions (n’omettez pas un espace de bureau, un délai de 24 heures pour l’installation, les salles de conférence, etc.) • Les chambres (soyez honnête – les hôtels se concertent entre eux) • Les mesures de sécurité et d’urgence • Leur façon de subvenir aux besoins • Les pratiques écologiques • Les autres entreprises présentes sur les lieux en même temps que vous • TOUT ce que vous devez savoir avant l’inspection 30

Ce qui nous amène à l’inspection du site... Elle va au-delà de la perception de l’espace et de la qualité des chambres. Il s’agit aussi de se rendre compte de la façon dont les membres du personnel interagissent avec vous, avec les autres invités et entre eux. Tout cela vous indique la façon dont vous, vos invités et vos fournisseurs serez traités. Pour toute inspection, j’ai même une liste de vérification de 14 pages que je fais parvenir avant ma visite à l’hôtel. Que se passe-t-il si l’on ne peut répondre à l’une de vos questions ? Promet-on de vous rappeler dans un certain laps de temps et le fait-on réellement ? Qu’arrive-t-il si vous demandez à voir une chambre qui n’a pas été prévue comme pièce de démonstration ? Une fois tous vos devoirs faits, vous êtes à présent en train de négocier le contrat : avez-vous étudié et compris les clauses d’attrition, d’annulation et de forces majeures ? S’il advenait le cas que votre groupe soit de taille moins importante que vous ne l’espériez, cela pourrait vous revenir bien plus cher que prévu. Au fur et à mesure que vous avancez dans votre projet, communiquez-vous régulièrement avec votre équipe ? Avec le lieu où se tiendra l’événement, vos fournisseurs principaux et oui, les conférenciers et les délégués aussi ? Vous devez être transparent. Tenez cette réunion pré-conférence avec le personnel du site d’événement et votre fournisseur principal. Mon fournisseur audiovisuel y participe toujours. C’est là où vous pouvez prévenir les crises de dernière minute.

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Man Ray

Par Sandy Biback, CMP, CMM

Avez-vous rédigé un plan de gestion de risque couvrant toutes les situations auxquelles vous pouvez penser ? Nul besoin d’élaborer. Deux colonnes suffisent : 1. Crise 2. Comment la gérer ? Avez-vous inscrit le nom de l’hôpital local, le médecin, etc. ? Savez-vous comment évacuer l’édifice et où se trouve le point de rencontre si cela arrivait ? Que feriez-vous si un conférencier ne se présentait pas ? Et si vous, le planificateur, tombiez malade ? La plupart de ces crises se rapportent au site et sont gérées par son personnel – vous devez faire savoir comment votre groupe s’intègrera à leurs plans. Et maintenant, nous voici sur le site... Qu’est-ce qui pourrait bien aller de travers ? Laissez-moi en faire le tour : 1. Marie-Jeanne a développé une allergie aux noix que vous ignoriez. 2. Il y a une panne d’électricité. 3. Un énorme embouteillage bloque la rue principale et retient votre transport vers un lieu hors site. 4. L’orateur principal tombe malade. 5. Trois employés à l’enregistrement ne se présentent pas. 6. Michel s’est fait voler son porte-monnaie dans sa chambre. 7. Louis s’est brisé la jambe il y a trois jours et la salle de réunions est trop loin de sa chambre. Je pourrais continuer, mais vous comprenez l’idée. Comment trouver une solution à tout cela ? Avec le plan de gestion de risque que vous aurez instauré et, plus

marketing

important, avec les excellentes relations que vous entretenez avec vos fournisseurs. Communiquez, communiquez, communiquez Considérez votre événement/conférence/réunion comme une production théâtrale. Elle doit avoir lieu, que vous soyez fin prêt ou pas. Imaginez que les acteurs sont les membres de votre équipe et qu’ils interagissent ensemble à la perfection. Pensez à tout ce qui pourrait mal tourner dans les coulisses à l’insu du public. Quand une crise se produit, respirez profondément, évaluez la gravité et mettez de l’avant votre solution. Avec de la chance, votre plan de gestion de crise fonctionnera. Sinon, travaillez en équipe pour trouver une solution acceptable. Et, rappelez-vous, si l’on vous a promis des biscuits aux pépites de chocolat et que l’on vous en sert à l’avoine et aux raisins, s’agit-il réellement d’une crise ? (À moins que quelqu’un y soit allergique, auquel cas vous étiquetez

les biscuits). En fin de compte, il y a toujours un oubli. Quelle était la solution au problème sur le site ? Notez-la et ajoutez-la dans votre prochain plan de gestion de risque. En conclusion, à moins qu’il s’agisse d’une question de vie ou de mort, les crises peuvent être gérées. Ne font-elles pas d’ailleurs partie des moments de précipitation et de palpitation propre à notre travail ? Pour moi, si. Conseils pour une réunion réussie : 1. Connaissez bien vos objectifs – qu’ils soient réalistes 2. Sachez qui assiste à votre événement 3. Préparez un budget détaillé 4. Apprenez de vos expériences pour vous aider à progresser 5. Préparez un appel d’offres complet 6. Faites une inspection minutieuse des lieux

dans le projet et comprenez qu’ils font partie de votre brillante équipe 8. Rédigez un plan de gestion de risque avant d’aller sur le site et partagez-le 9. Attendez-vous aux problèmes imprévus et évaluez leur sévérité avant de sauter aux conclusions 10. Soyez proactif et non réactif 11. Communiquez, communiquez, communiquez Sandy Biback est la fondatrice de Imagination+Meeting Planners Inc. et a plus de trente ans d’expérience dans la planification de conférences et d’événements. Elle n’a jamais vécu un événement parfait, mais elle a toujours trouvé une solution. Elle a aussi conçu des cours de niveau collégial et enseigne actuellement au George Brown College, au Seneca College et à l’université du Nevada à Las Vegas. Elle est aussi membre du PCMA et de CanSPEP et c’est une experte largement citée dans le domaine de la planification d’événements. On peut la joindre à : biback@imaginationmeetings.com.

7. Faites participer vos fournisseurs très tôt

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 31

Longue vie aux réunions face-à-face !

La dernière chose que les planificateurs d’événements souhaitent entendre est que le temps des réunions face-àface (FAF) est révolu. Pourtant, il n’y a pas lieu de s’inquiéter pour le moment. Le concept des rencontres FAF est encore d’actualité lors des réunions d’entreprises, des conférences, des salons, même dans notre ère du « réseautage » social, où les gens se sont habitués à partager leurs pensées ou leurs photos les plus intimes avec le reste du monde, sans même avoir eu à quitter leur demeure.

otre intention ici n’est pas de démontrer les avantages et les inconvénients des différentes façons de se rencontrer, qui sont largement développés sur Internet, mais plutôt d’analyser la logique derrière les stratégies des rencontres FAF et les développements de technologie qui pourraient un jour changer l’industrie des événements de façon radicale. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les réunions FAF sont importantes. L’une d’entre elles est qu’elles offrent une façon unique de voir les personnes sous leur vrai jour.

Étude de cas : Il y a plusieurs années, à Londres, en Angleterre, une grande entreprise de l’alimentaire a organisé un événement pour rechercher des talents étudiants, ouvert à près de deux cents jeunes espoirs cherchant à décrocher un premier poste à haut salaire en marketing. Un bon ami à moi était parmi les étudiants sélectionnés dans les grandes universités du pays. La boisson coulait à flot et les invités passaient un excellent moment, dans une atmosphère détendue. Mon ami en question sirotait une boisson très diluée tandis que les autres profitaient ouvertement du bar ouvert et des canapés. Durant l’événement, quelques « pions »

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Par Jyl Ashton Cunningham, CMP

de l’entreprise observaient le groupe, remarquant subtilement ceux qui se laissaient trop aller. Il va sans dire que les gros buveurs ne sont jamais allés plus loin dans les entrevues. Aurait-on pu mener le même type de sélection par Internet ou par téléphone ? Sûrement pas. Cette mission a-t-elle coûté cher ? Absolument, mais embaucher des personnes potentiellement irresponsables pourrait coûter aussi cher, sinon plus, en fin de compte. Une telle sélection ne se produirait pas aujourd’hui, puisque l’alcool n’est plus de rigueur dans le milieu des affaires et qu’une telle pratique pourrait paraître choquante. Cependant, les campagnes d’embauche et les salons de l’emploi en FAF font toujours partie des stratégies de sélection les plus efficaces des candidats potentiels. Une faible capacité à s’entretenir FAF fait souvent de l’ombre à une lettre de motivation et un CV fabuleux, alors que c’est à la rencontre finale que la décision d’embauche est généralement prise. On juge une personne dans les trois premières secondes d’une entrevue, sur son langage corporel, ses expressions du visage, la franchise de son regard, sa tenue vestimentaire et sa posture. Aussi injuste que cela puisse paraître, c’est ainsi que cela fonctionne et il serait impossible de le réa-

liser sans un FAF. Pour les planificateurs d’événements, la responsabilité d’organiser une réunion FAF avec succès, pour le compte d’une entreprise, d’une association ou avec les médias, va au-delà de la réalisation des objectifs, de l’éducation et du rendement. Rassembler des gens, de partout dans le monde, pour une rencontre FAF demande des compétences, de la créativité et du cran. Il est crucial de pouvoir justifier le déplacement d’un participant à l’emploi du temps chargé à l’autre bout du monde pour une réunion de trois jours. Sans quoi, les dirigeants d’entreprise risquent de décliner l’invitation. Même si le contenu et la formation d’une réunion sont extrêmement importants, l’objectif principal d’un FAF reste d’établir un réseau de contacts professionnels. Le reste du temps étant consacré à se former, se motiver, se divertir et se nourrir. Plusieurs éléments relatifs aux rencontres FAF ne pourraient pas avoir lieu en situation virtuelle. L’atmosphère d’un dîner gala, du divertissement en direct, voire un atelier de travail sont juste une coche au-dessus de ce que peut offrir une réunion virtuelle. Les face-à-face resserrent les liens L’Association canadienne du transport urbain (ACTU), basée à Toronto, tient deux grandes conférences par année avec une audience régulière et propre à chacune. L’ACTU a recours à des sites d’événements intéressants, parfois même éclectiques dans les villes à travers le Canada dont le réseau de transport est important. Les mêmes participants se regroupent chaque année, mais leur expérience demeure toujours aussi animée et formatrice. La conférence qui aura lieu en automne accueillera environ 450 délégués. Un salon professionnel s’y tiendra également incluant plus de 30 bus et 120 stands. Il serait impensable d’organiser le même événement à distance. Ainsi, pour l’ACTU, le FAF demeure. Il paraît que les réunions FAF renforcent les liens entre les membres d’une équipe qui ne se rencontrent normalement qu’en ligne ou par téléphone. J’ai dernièrement emmené à Nassau, dans les Bahamas,

un groupe de représentants des ventes travaillant pour une entreprise d’ingénierie de Toronto. Chacun avoua que l’aspect le plus important du voyage était de pouvoir interagir avec des professionnels dans le même état d’esprit, et qu’ils avaient resserré leurs liens autant dans un environnement sérieux que détendu. Ils se sont aussi mieux affirmés au sein de leur entreprise et se sont sentis capables de faire part de leurs revendications plus librement et de façon plus constructive que s’ils avaient dû le faire virtuellement. Ce groupe se réunit une fois par an, FAF, dans un centre de villégiature, puis le reste de l’année virtuellement ou FAF en petits groupes. Face à la popularité croissante qu’offre la télé-présence, et bien que son installation soit dispendieuse et qu’elle requière des frais mensuels d’entretien, les salles de réunions ont pris une tout autre dimension. Conçue à l’origine par Teleris, puis développée par Cisco, HP et LifeSize pour n’en nommer que quelques-uns, ses effets sont incroyablement réalistes. Cette technologie permet de réunir deux groupes se trouvant dans deux endroits différents par l’entremise d’un écran géant tout en créant l’illusion que ces participants se trouvent autour d’une même table de conférence. Ceux-ci sont de taille réelle de chaque côté de la table et des réunions en temps réel peuvent ainsi se tenir à travers la planète pour une fraction des coûts généralement engendrés par le voyage et les chambres d’hôtels. Si vous n’avez jamais vu cette technologie, c’est certainement quelque chose à vivre. Le seul problème que j’ai rencontré l’an passé avec la télé-présence est que la pièce a surchauffé à cause de l’équipement utilisé, et du manque d’aération, à tel point que les participants ne le supportaient plus. Aussi, les boissons étaient interdites à l’intérieur de la pièce donc les pauses devaient être fréquentes. La salle était limitée à 6 personnes, aux deux endroits en communication, mais sachant que la technologie progresse, on envisageait dans un futur proche de plus grandes salles de réunions. Une école de pensée porte à croire que

les réunions FAF n’ont plus lieu d’être et que tout ce qui pouvait les améliorer a déjà été fait. Leur coût est bien souvent le premier problème soulevé lorsqu’on compare les pours et les contres d’un FAF et d’une réunion virtuelle. La question environnementale selon laquelle on se demande si les congrès et conférences ont leur place d’un point de vue moral et de la responsabilité sociale de l’entreprise. De surcroît, d’autres sujets sérieux comme les pandémies, le terrorisme et l’écologie pourraient aussi affecter la question du transport de délégués de façon globale pour se regrouper. Ces sujets, plutôt rares il y a seulement 10 ans, demandent aujourd’hui une attention considérable lors de la planification d’événements internationaux. Lorsque vous considérez la communication FAF versus la communication virtuelle, demandez-vous ceci : combien de fois répondez-vous à un appel de vente où, avant même toute présentation, le représentant vous dit « Bonjour, comment allez-vous aujourd’hui ? » ? Doutez-vous tout de suite de cet appel en pensant que la personne veut vous vendre quelque chose ou répondez-vous amicalement « Je vais bien merci, et vous ? » ? Si vous rencontriez une personne dans la rue vous demandant la même chose, même un parfait inconnu, votre réponse serait plutôt la seconde, puisque ce genre de question se pose lors d’une rencontre amicale FAF. Au téléphone, elle apparaît embêtante, voire intrusive, pourtant de nombreux discours de vente démarrent ainsi. Pour conclure, le débat sur les réunions FAF et les réunions virtuelles continuera tout au long du 21è siècle. Cependant, la nature humaine est de vouloir se réunir et le fait de s’isoler comme dans des situations virtuelles ne peut être sain à long terme. Selon le type de mission, les FAF peuvent rassembler les délégués et leur offrir une expérience de qualité que la communication virtuelle ne peut égaler. Jyl Ashton Cunningham, CMP est designer et planificatrice d’événement professionnelle à Oakville en Ontario. On peut la joindre par courriel à info@jaacevents.com.

www.leplanificateur.ca | novembre 2010 | LePLANIFICATEUR 33

Étiquette

Les fameuses « fêtes de bureau », là où l’étiquette bat son plein Le « party de bureau » est l’occasion idéale pour apprendre à mieux se connaître. Il sera donc important pour l’un et l’autre de respecter certaines consignes pour que chacun en retire le maximum.

Tout d’abord, pour l’employé Il faut savoir qu’à moins d’un empêchement majeur, on se présentera (quitte à partir plus tôt) au party du bureau. Ne pas le faire pourrait être interprété comme un manque d’intérêt. N’oubliez pas que vous pourriez être observé et qu’un comportement inadéquat pourrait miner votre carrière. Pour plusieurs, c’est la seule occasion dans l’année de rencontrer la haute direction. Profitez-en pour faire bonne impression et pour tisser des liens avec vos collègues et vos supérieurs. Le party des fêtes du bureau est un événement festif, mais n’en demeure pas moins un événement « professionnel ». Les dirigeants se feront une idée de vous lorsque vous êtes à l’extérieur du bureau (surtout si vous rencontrez des clients ou si vous voyagez pour l’entreprise). Ils auront dorénavant de bonnes raisons de penser que vous êtes la personne toute indiquée en qui ils peuvent avoir confiance… ou le contraire. 1- L’accompagnement

Assurez-vous que les conjoints sont invités avant de vous y faire accompagner. Si vous n’êtes pas en couple et que vous invitez un ami ou une copine, cette personne devra avoir toute votre confiance et se garder de flirter avec vos collègues et leurs conjoints ou conjointes. Si c’est ce que semble vouloir faire la personne qui vous accompagne, peu importe son statut, trouvez un prétexte pour partir. 2- La consommation d’alcool

Comme on a rarement l’air bien intelligent sous l’effet d’un excès d’alcool, il va de soi qu’il faudra être prudent. On a tous des anecdotes, plus ou moins savoureuses, de party de Noël qui a dérapé dû à une trop grande consommation d’alcool. Vous ne voudriez pas être celui ou celle qui a raconté une anecdote humiliante concernant la personne qui partage votre bureau ou être l’instigateur de la prestation déplorable d’un de vos collègues. Être perçu comme le bambocheur qui ne sait 34

pas se tenir en public ne vous rendra jamais service sur le plan professionnel. Il faut garder en tête qu’avec les nouvelles technologies, une photo embarrassante pourrait faire le tour de l’entreprise, et même audelà, assez rapidement. 3- Se restaurer

Vous vous féliciterez d’avoir pris une bouchée auparavant, car cela vous évitera de vous empiffrer de canapés dès votre arrivée et d’être ivre après un premier verre. Évitez donc de remplir votre assiette… ou d’en garder un peu pour le lendemain. 4- Le code vestimentaire

Renseignez-vous sur la tenue vestimentaire convenue. Pour les femmes, ce n’est pas le temps de porter votre corsage bien décolleté ou trop transparent. Être séduisante sans être forcément séductrice sera plus approprié à ce genre d’événement qui est, rappelons-le, socioprofessionnel. 5- Les sujets de conversation

Parlez au plus grand nombre de personnes tout en laissant de côté les ragots et les vieilles chicanes. Les sujets à privilégier sont les affaires, les réalisations de l’entreprise cette année, vos projets de vacances ou la famille. 6- Les cadeaux

S’il y a un échange de cadeaux, essayez d’être original sans toutefois être vulgaire. Un bon conseil, respectez le prix suggéré (ni plus, ni moins), les autres vous en seront reconnaissants. Un employé n’a pas à offrir de cadeau à son patron. À l’inverse, c’est une belle occasion pour le patron de démontrer son appréciation à ses proches collaborateurs. 7- Une attitude positive

Ayez votre plus beau sourire, mettez à profit votre personnalité chaleureuse et amusez-vous ! Votre employeur a investi sur l’événement et certains de vos collègues ont peut-être même mis du temps pour l’organiser. Montrez-leur que cela a valu la peine, n’hésitez pas à les remercier avant de partir.

PLANIFICATEUR | novembre 2010 | www.leplanificateur.ca

Par Esther Pelchat

Les patrons aussi ont leurs devoirs Comme les parties de bureau se font ordinairement en semaine, il faudrait prévoir assez de temps entre la journée de travail et l’heure à laquelle vous désirez voir les invités arriver. Au besoin, terminez la journée plus tôt si c’est possible. 1- L’invitation

Sur l’invitation (imprimée ou courriel), il est toujours apprécié de voir tous les détails concernant la soirée. En plus de la date, de l’heure (début et fin) et de l’endroit, on y ajoutera le programme de la soirée, le type de tenue souhaité (ex. : tenue de ville, décontractée ou de soirée…), le trajet pour s’y rendre et les détails du retour, si celui-ci est prévu. 2- La musique

La musique devra être choisie en fonction des invités et convenir à tous les genres. Ce n’est pas tout le monde qui peut supporter de la musique Techno toute une soirée. Danser un slow sentimental avec un collègue de travail n’est pas vraiment souhaitable alors, il serait bon d’informer le DJ ou les musiciens de s’abstenir d’en jouer si les conjoints ne sont pas invités. 3- L’accueil et les remerciements

Les patrons devraient être les premiers arrivés et accueillir leurs convives chaleureusement. Ils donneront également l’exemple et s’abstiendront de trop prendre d’alcool. La crédibilité et le respect sont particulièrement en jeu en ce qui les concerne. Si le patron offre des cadeaux à certains employés seulement, il le fera en privé. Rappelez-vous qu’un boni n’est pas considéré comme un cadeau. Les patrons doivent aussi se faire un devoir de remercier les personnes présentes de leur participation, et dans la mesure du possible, avant leur départ. De retour au bureau, un petit courriel de la direction pourra être envoyé à tous ceux qui se sont déplacés pour prendre part à la fête. Une belle occasion de démontrer de la considération ! Bonnes Fêtes ! Esther Pelchat est consultante en étiquette des affaires et protocole au service des dirigeants d’entreprise et des professionnels qui se préoccupent de leur image. Vous pouvez la joindre par courriel à info@estherpelchat.com ou au (514) 825-4016.