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Dokumentenmanagement von Schweizern für Schweizer

Dass ein Dokumenten-Management-System preisgünstig und dennoch leistungsfähig sein kann, beweist die ecoDMS GmbH. Mit einer Lizenzgebühr von unter 100 Schweizer Franken bieten deren in der Alpenrepublik ansässige Partner ein ausgereiftes DMS an. Einige von ihnen haben zielgruppenspezifische Erweiterungen entwickelt.

Cofex AG mit Sitz in Schwerzenbach bezieht für Vermögensverwalter Belege der Kontenbewegungen als PDF-Dateien. Diese liest der Finanzschnittstellen-Provider vollautomatisiert in ecoDMS ein. Cofex AG verwendet dabei alle Funktionen, die ecoDMS bereitstellt, wie OCR, Vorlagenerkennung oder dedizierte Inputordner. Sollte es zu Fehlern kommen, werden diese von der Cofex AG korrigiert. Vorteil für den Kunden: alle Belege sind automatisch im ecoDMS erfasst, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist. Auf Papierdokumente kann verzichtet werden und Archivraum lässt sich anderweitig verwenden.

Das SAP-Beratungsunternehmen Conactive aus Baar hat einen Konnektor entwickelt, mit dem Unternehmen Dokumente aus SAP revisionssicher in ecoDMS archivieren können. Der Konnektor nutzt die zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle und hat den Application Readiness Test (ARC) von SAP bestanden. Non-SAP-User können nunmehr auf Dokumente zugreifen, die in SAP erzeugt wurden, während zugleich die Schnittstelle SAPAnwendern den Zugriff auf sämtliche in ecoDMS archivierten Dokumente erlaubt.

Die Fantastic Solutions AG aus Mägenwil bietet mehrere Lösungen rund um ecoDMS an. Dazu gehört PED FantasticLink, die direkt aus Drittsystemen Dokumente aus dem ecoDMS Archiv aufruft, ohne dabei ins ecoDMS wechseln zu müssen. Eine weitere Lösung heisst QM-ecoDMS, ein Qualitätsmanagement-Informationssystem mit Wiki-Charakter. Dieses generiert dynamisch abteilungsspezifische Webseiten, aus der sich Mitarbeiter Dokumentenvorlagen, Formulare oder Prozessdokumentationen herunterladen können.

Die IT-S GmbH ist in der Schweiz an drei Standorten vertreten und bietet ecoDMS in der Cloud aus ihren Rechenzentren an. Dafür konfiguriert das Unternehmen ecoDMS auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse, die im Rahmen eines gemeinsamen Workshops erarbeitet werden. Hierzu gehören beispielsweise die Ordnerstruktur, die Parametrisierung und die Integration von Schnittstellen zur Anbindung an ERP-Systeme. Nach der Umsetzung der Anforderungen übernimmt IT-S das Aufsetzen des Systems und die Schulung der Mitarbeiter.

Logico Solutions AG hat ecoDMS über API vollständig in Dynamics 365 BC und in Dynamics NAV integriert. Mit der von Microsoft zertifizierten Extension können Anwender der etablierten ERP-Anwendung beliebige Files (Dokumente, Bilder, E-Mails) Dynamics-356-BC-Datensätzen hinzufügen und klassifizieren. Über die Volltextsuche sind die archivierten Belege direkt in Dynamics 365 BC / NAV auffindbar. Die Ablage in ecoDMS erfolgt weitgehend automatisiert. Dynamics 365 BC / NAV wird damit für den Anwender durch eine integrierte DMSFunktionalität kostengünstig erweitert.

Ralf Schmitz, zuständig für ecoDMS Partner: «Schweizer Unternehmen beziehen Produkte und Services gerne aus dem eigenen Land. Deshalb stärken wir unsere hier ansässigen Partner. Von deren Eigeninitiative und Know-how werden wir immer wieder positiv überrascht.»

Für den Früchte- und Gemüsehandel bietet der ERP-Anbieter www.cbt.ch, zusammen mit dem ecoDMS-Reseller www.weitnauer-it.ch, das perfekte digitale Zusammenspiel. In agris stecken 30-Jahre Warenwirtschaft-Know-how. Das Erfassen der Dokumente erfolgt in den Standardprozessen von agris, so dass für die Anwender ecoDMS als vollintegrierte DMSErweiterung eingebunden werden kann. Dokumente werden im Workflow intelligent eingelesen, verarbeitet und revisionstauglich archiviert.

Benutzerfreundliche, praxiserprobte Software-Lösungen für clevere Schweizer KMU bietet die Xippo GmbH aus Wallisellen an. Das Unternehmen hat für ecoDMS eine Schnittstelle zum avista.ERP geschaffen. Somit können die Vorteile von ecoDMS direkt aus dem avista.ERP genutzt werden. Der Mitarbeiter hat damit jederzeit einen schnellen Zugriff auf die von ihm erstellten und hinterlegten Dokumente. Der Unternehmer profitiert von einer effizienten Lösung und geniesst dabei die Sicherheit durch gesetzeskonforme Archivierung.