Christian Bühlmann im Gespräch mit Meinrad Egger, Alain Veuve und Thore Harmuth Seite

Experten im Interview Fokus automatische Dokumentenverarbeitung

Interview: Christian Bühlmann Meinrad Egger Head of Business Unit Commerce & Production Abacus Research AG www.abacus.ch

Wie ist derzeit der Stand der Technik bei der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten? Was ist heute möglich? Was bringt die nahe Zukunft?

Welche Bereiche und Prozesse in Unternehmen sind dafür besonders geeignet?

Ab wann (Datenmengen, Kosten etc.) wird die Dokumentenautomatisierung für ein Unternehmen interessant?

Die Abacus E-Business-Lösung AbaNet bietet die Möglichkeit, elektronische Dokumente, beispielsweise E-Rechnungen (eBill, INVOIC), Bestellungen (ORDERS) usw. mit Kunden und Lieferanten auszutauschen. Verfügt der Geschäftspartner ebenfalls über ein ERP-System, das in der Lage ist, E-Dokumente zu verarbeiten, kann so eine hohe Effizienz erzielt werden. Im Jahr 2020 wurden via AbaNet über 4 Mio. elektronische Dokumente verarbeitet, im Jahr 2021 wurde diese Anzahl bereits im Oktober überschritten.

Sehr gut geeignet ist die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Sowohl beim Versand als auch beim Empfang lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erzielen. Aufgrund der strukturierten Daten, welche die E-Rechnung beinhaltet, kann das ERP-System die Rechnung komplett automatisiert im Kreditorenmodul anlegen. Hierbei wird auch die Kontierungsregel und der Freigabe-Prozess berücksichtigt. Es sind somit keine manuellen Bearbeitungen mehr notwendig.

Mit der Dokumentenautomatisierung können Prozesse optimiert und der manuelle Aufwand reduziert werden. Vor allem bei repetitiven Verarbeitungen kann ein hoher Automatisierungsgrad und somit Spareffekt erzielt werden. Grundsätzlich gibt es in jedem Unternehmen Bereiche, wo die elektronische Dokumentenverarbeitung mit Effizienzgewinn und Kosteneinsparung umgesetzt werden kann.

Was empfehlen Sie Interessenten als ideale Vorgehensweise für eine digitale, intelligente und möglichst automatisierte Dokumentenverarbeitung?

Der erste und wichtigste Schritt ist immer, die Prozesse im eigenen Unternehmen genau zu kennen. Mit diesem Wissen kann identifiziert werden, in welchen Bereichen viele Wiederholungen existieren, die sich für eine mögliche Automatisierung anbieten. Dies ist die Grundlage, um anschliessend mit dem Softwareberater die Umsetzung zu besprechen.

Alain Veuve CEO Parashift AG www.parashift.ch Thore Harmuth Co-Founder & CCO BLP Digital AG www.blp-digital.com

Wir konzentrieren uns auf das Auslesen der Informationen, die in Dokumenten enthalten sind. Heute ist eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten aller Art teilautomatisiert möglich. Viele Dokumente können bereits vollautomatisiert ausgelesen werden. Dank unserer Plattform können viele Dokumententypen effizient verarbeitet werden. Künftig wird man das mit unzähligen Dokumenttypen «out-of-the-box» tun können. Langfristig werden wir unsere API als StandardService anbieten.

Prozesse wie Lieferantenrechnungs- und Bestellungsverarbeitung sind sehr geeignet, da diese meist viel manuelle Arbeit erfordern. Betrachtet man die Gesamtheit aller Dokumente einer Unternehmung, repräsentieren diese Dokumente allerdings nur ca. 20 %. Der Löwenanteil wird meist manuell verarbeitet. Grund: Alte Systemen sind zu teuer, um solche Prozesse einzurichten. Wir können mit wenig Aufwand alle konfigurieren, auch individuelle Dokumententypen.

Wir kennen bei Parashift kaum eine Untergrenze. Klar ist die Anschaffung eines Systems zur intelligenten Dokumentenverarbeitung für einen Kleinstbetrieb kaum zielführend. Aber wir haben mittlere Kunden, die mehrere hundert Dokumente pro Jahr automatisieren und damit eine Menge an Zeit und Geld sparen. Da in fast jedem Prozess ein Dokument vorkommt, ist die Digitale Transformation nur so gut und schnell, wie auch Intelligent Document Processing eingesetzt wird. Jeder der sich mit Digitaler Transformation beschäftigt, sollte Intelligent Document Processing auf dem Radar haben.

Zwei Dinge sind entscheidend: Einerseits Prozesse nicht einfach 1:1 zu digitalisieren, sondern unter Einbezug neuer Technologien auch optimiert zu gestalten. Das ist nicht immer einfach – es gibt jedoch gute Beratungsangebote, welche Unternehmen hier schnell auf Speed bringen. Andererseits sich nicht in technischen Spielereien zu verlieren. Wenn immer lange trainiert werden muss, grosse Konfigurationsprojekte und Proof of Concepts gefahren werden müssen, ist meiner Meinung nach Vorsicht geboten. Wir sehen drei grosse Trends: 1. Weg von (Teil-)Automation einzelner Prozessschritte inkl. einer Vielzahl von Systembrüchen, hin zur Vollautomation des gesamten ERP-Prozesses 2. Weg von isolierten Tools pro Unternehmensbereich und Dokumententyp, hin zu ganzheitlichen Lösungen, die Vertrieb, Einkauf, Logistik und Buchhaltung lückenlos verbinden 3. Weg von IT-Projekten, die Zeit und Geld binden, hin zu Lösungen, die von Tag 1 an funktionieren. Die Besten im Markt können dies branchenspezifisch.

Damit die Schweiz weiterhin global auf Platz 1 steht, müssen repetitive Aufgaben überall dort automatisiert werden, wo Menschen wertschöpfende Tätigkeiten übernehmen können. Häufige Situationen sind Vertriebsmitarbeiter, die mehr Zeit mit ihren Kunden verbringen können, statt manuell Aufträge im ERP zu erfassen, eine beschleunigte Warenannahme oder Einkäufer, die sich um eine optimale Verfügbarkeit kümmern können, statt Terminänderungen im ERP zu pflegen.

Dies hängt vor allem von zwei Faktoren ab: 1. Für kleinere Unternehmen bzw. Firmen mit geringen Dokumentenvolumen ist entscheidend, dass eine Lösung «out of the box» funktioniert und kein ressourcenintensives IT-Projekt bzgl. Anpassungen oder Integration mit sich zieht, das einen ROI in weite Ferne rücken lässt 2. Wachsende Unternehmen sollten darauf achten, dass die Preismodelle des Anbieters degressiv gestaltet sind, so dass bei höheren Dokumentenvolumen die Kosten nicht linear steigen Unsere Kunden reichen von 100 bis >10‘000 Dokumenten pro Monat

Schaffen Sie sich ein komplettes Bild Ihrer internen Prozesse vom Einkauf bis zur Zahlung. Fragen Sie bei der Evaluation möglicher Lösungen kritisch nach, ob der Anbieter Ihre Branche und Prozesse wirklich versteht und wie hoch die Vollautomation im gesamten ERP-Prozess ist. Bitten Sie um eine Live-Demo anhand Ihrer eigenen Dokumente. Vermeiden Sie Anbieter mit hohen Vorabinvestitionen und Folgekosten für Anpassungen und Wartung. Starten Sie mit einem Dokumententyp, testen, lernen und weiten Sie dann aus.